ASOCIADOS NORCESUR S.A.

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PROCEDIMIENTO DE
ELABORACION Y CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
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INDICE
1. OBJETIVO......................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE.......................................................................................................................................................... 3
3. RESPONSABLES................................................................................................................................................ 3
4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA...................................................................................................... 4
5. DEFINICIONES.................................................................................................................................................. 4
6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.................................................................................................................... 5
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO................................................................................................................. 5
7.1. DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................................................................................................5
7.2. DOCUMENTOS EXTERNOS..............................................................................................................................11
7.3. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS...........................................................................................................11
7.4. REGISTROS..................................................................................................................................................... 13
8. CONDICIONES MINIMAS AMBIENTALES.......................................................................................................... 15
9. EMERGENCIAS Y COMUNICACIÓN.................................................................................................................. 15
10. REGISTROS................................................................................................................................................. 15

1. OBJETIVO
Describir las actividades que la empresa ASOCIADOS NORCESUR S.A.C ha establecido para
elaborar, revisar, aprobar, distribuir, y modificar los documentos y datos del Sistema Integrado
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de Gestión de la Organización e identificar los documentos obsoletos, incluida la

documentación de origen externo.

Asegurar que las versiones pertinentes estén disponibles en los puntos de uso, que
permanezcan legibles, identificables, accesibles y que cualquier modificación realizada en el
documento sea actualizada.

Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente

en el caso que se mantengan por cualquier razón.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de la empresa ASOCIADOS NORCESUR
S.A.C, asimismo, el presente procedimiento aplica a todos los documentos controlados y no
controlados dentro del Sistema de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

Premisas

Es responsabilidad de cada área garantizar que el control de sus documentos requeridos por el
Sistema Integrado de Gestión.

 Aprobados para su adecuación antes de su emisión.

 Analizados críticamente y actualizados según la normativa legal vigente.
 Identificados respecto a las alteraciones y situación actual de la revisión.
El área SIG es responsable de la Gestión de los Documentos Internos y Externos para la
empresa ASOCIADOS NORCESUR S.A.C

El plazo de vigencia de los Documentos internos es indeterminado y podrá ser revisado en

cualquier momento, debido a los cambios organizacionales, de procesos o criterios, por
iniciativa del Gerente General, o a solicitud de las otras Áreas.

Todos los Documentos internos, y otros deben ser almacenados en forma física y/o virtual en el
Área SIG, solo pueden ser cambiados para su análisis y aprobación previa solicitud al Área SIG
y devolverle el documento actualizado para su almacenamiento.

3. RESPONSABLES
 La Gerencia, designa al personal que revisa y aprueba los documentos y datos para ver si
son adecuados antes de su distribución.

 El Supervisor tiene las siguientes responsabilidades:

 Velar por la adecuada distribución de los Documentos del sistema.
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 Distribuir las copias controladas de los Documentos calidad, así como retirar las
versiones obsoletas de dichos documentos tras una nueva edición.

 Revisar y actualizar el Listado de documentación interna del Sistema.

 Los trabajadores tienen la obligación de cumplir los procedimientos que le sean asignados.

4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 ISO 9001:2015

5. DEFINICIONES
SIG: Sistema Integrado de Gestión.

Documento: Medio de información. Puede ser en papel o electrónico.

Documento Interno: Documento elaborado por ASOCIAFDOS NORCESUR S.A.C, tales

como: manuales, procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos que forman parte
del Sistema de Gestión.

Copia Controlada: Es el documento vigente del SIG, que ha sido entregado a las personas
pertinentes.

Copia No Controlada: Es todo documento que se encuentre en forma impresa, fotocopiada,

en medio magnética o electrónica que son empleados con fines didácticos o de revisión y que
no cuenta con la marca de agua de "Copia Controlada".

Documento Obsoleto: Es un documento que no cumple con los requisitos y actividades

vigentes, por eso sale de circulación.

Documento externo: provee información o dirección para el desempeño de las actividades

dentro del alcance del SIG. Los cuales pueden ser: normas industriales, normas nacionales o
internacionales, manuales de equipos, documentación de clientes u otras partes interesadas y
otros.

PETS: Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

Instructivo: Documento instructivo que describe pasó a paso cómo debe ejecutarse una
actividad o trabajo operativo específicos, definiendo las normas, registros y parámetros que
deben ser utilizados.
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Identificación: Nombre (título) con el que se identifica el registro. Ejemplo. (Queja, Contrato,
etc.)

Almacenamiento: Lugar en donde se colocan los registros. Ejemplo. (Archivero, Gavetas,

Escritorios, etc.)

Protección: Manera de cómo se protegen los registros. Ejemplo. (Carpetas, fólder, discos, CD
´s, cartapacios, etc.)

Recuperación: La manera en la que se presenta el registro; este puede ser lógico (discos
magnéticos) y/o papel para realizar cualquier consulta.

Tiempo de retención: El tiempo que el registro permanece en el área para consulta antes de
su disposición.

Disposición: El destino que se le da al registro después de cumplir con el tiempo de retención.

(Archivo muerto o destrucción)

HSEQ: Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad.

6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El Supervisor es el responsable del control de los registros utilizados en su área de acuerdo al
formato de Control de Registros.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

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7.1. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO 10 10. solicitud de documentación

20. Aprobación de la solicitud
30. Generar documentos o realizar
40 No 20 modificación
40. Informar al solicitante
Si
SI 50. Revisión del documento
Si
60. Aprobación del documento
50 30
70. Distribución de documentos
No 80. Revisión para actualización de
documentos
60
Si
90. Emisión y actualización de la lista
Si
SI maestra de Documentos o
registros.
Si70 80

No

FIN 90
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Identificación y evaluación de elaboración o modificación de documentos

 Los supervisores de la empresa que identifiquen la necesidad de elaborar o modificar un

documento comunica al Encargado del SIG, para verificar y evaluar la conveniencia de
elaborarlo o modificarlo.

 El Encargado del SIG comunica a Gerencia para la aprobación de la

modificación/elaboración del documento.

 Si no hubiese ningún inconveniente el Gerente comunica al encargado de la elaboración o

modificación, según su grado de responsabilidad en la aplicación del documento.
Elaboración o modificación del documento

 Los supervisores y el Gerente pueden identificar el nuevo documento a través de la

codificación del documento y entrega este código al responsable de elaborar el
documento.

 El responsable de la elaboración, realiza el borrador del documento, teniendo en cuenta

los lineamientos, luego envía el documento para su revisión.

 En caso de que existan cambios o modificaciones a los documentos del Sistema de

Gestión, se realizará una pequeña descripción en el cajetín ubicado al final de cada
documento (procedimiento, planes, y otros)

 Se debe cambiar el número de la revisión con el número inmediato posterior y

actualizar la fecha de edición del documento.

 Se debe actualizar la “Lista Maestra de Documentos”, colocando el número de la

revisión o inscribiendo el nuevo documento ya codificado siempre y cuando sea
necesario de lo contrario se mantendrá la actual revisión.

 Se debe enviar un correo al personal relacionado con los nuevos procedimientos

indicando la colocación de un nuevo documento o revisión de un documento
existente.

Formato

El formato a utilizar en los documentos del Sistema de Gestión consta de las siguientes partes:

Encabezado

 En la esquina superior izquierda,

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 El logo de la empresa.
 En el centro superior.
 El nombre de la organización.
 En el centro.
 Sistema correspondiente
 En el centro inferior
 El nombre del documento.
 En la esquina superior derecha:
 Código del documento
 Versión del documento inicia en 01
 Página y total de páginas

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Página:

Pie de página (solo en la primera hoja)

 En la esquina inferior izquierda:

 La persona o equipo que elaboró el documento
 Firma de la persona o equipo que elaboró el documento
 Fecha de elaboración de documento
 En el centro:
 La persona o equipo que revisó el documento
 Firma de la persona o equipo que revisó el documento
 Fecha de revisión de documento

 En la esquina inferior derecha:

 La persona que aprobó el documento
 Firma de la persona o equipo que aprobó el procedimiento
 Fecha de aprobación de documento

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:

FECHA FECHA FECHA

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 Contenido de los procedimientos

 OBJETIVO (Objetivo del documento).

 ALCANCE (Alcance de la aplicación del documento).
 RESPONSABLES (Puestos de trabajo relevantes involucrados en el documento, sí
corresponde).
 NORMAS Y REFERENCIA (Referencia base para la elaboración del documento.
Ejemplo, normas, reglamentos, etc.) (Si corresponde).
 DEFINICIONES (Definiciones necesarias para la lectura y comprensión del documento)
 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (responsable durante la actividad)
 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
 CONDICIONES MINIMAS AMBIENTALES (condiciones ambientales para el desarrollo
de la actividad).
 EMERGENCIAS Y COMUNICACIÓN.
 REGISTROS
Revisión del documento

 El documento es remitido para su revisión a quién(es) corresponda según el grado de

responsabilidad. Esta revisión del documento asegura que lo que se hace está escrito y
que el contenido es adecuado para el cumplimiento de su objetivo y satisface las
necesidades de los usuarios en lo que respecta a transmisión de la información, estructura
lógica, claridad y objetividad.

 La aprobación de los documentos se realizará según los lineamientos de la tabla siguiente:

Tabla Nª 1

Tipo de
Descripción Aprobación
documento

MAN Manual Gerente

PRO Procedimiento Gerente

PLA Planes Gerente

PGM Programas Gerente

RGT Registro Gerente

FOR Formato Gerente

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INS Instructivo Gerente

REG Reglamento Gerente

PMA Plan de Manejo Ambiental Gerente

MAT Matriz Gerente

PTR Permiso de Trabajo de Alto Riesgo Gerente

INS Inspección Gerente

REP Reporte Gerente

EVA Evaluación de Capacitación Gerente

 Si se presentan observaciones al nuevo documento, éste es devuelto al responsable de la

elaboración para la modificación Correspondiente.

 Subsanadas las observaciones se enviará el documento para su aprobación.

Aprobación del documento

 El (los) responsable(s) de la aprobación asegura(n) que lo escrito en el documento es lo

que se debe hacer para el logro de los objetivos.

 Si se presentan observaciones al nuevo documento, éste es devuelto al responsable de la

elaboración para la modificación correspondiente y edición final.

 Subsanadas las observaciones el (los) responsable(s) de la aprobación entrega al Gerente

para la verificación de la edición Final y para el ingreso del documento en la lista maestra
de documentos
Verificación de la edición final del documento

 Una vez aprobado el nuevo documento, el responsable del sistema de gestión verifica la
edición final del mismo para que guarde relación con los lineamientos de un documento.

 La información se entregará al responsable y se realizará en la reunión de supervisores y

trabajadores
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Distribución del documento

 Aprobado el documento, el Encargado del SIG identifica quienes necesitan contar con
copia del documento y las coloca en las áreas correspondientes. Las copias serán emitidas
con la lista de distribución NOR-REG-001

 Las copias electrónicas estarán protegidas y no podrán ser modificadas.

 El Gerente será responsable de autorizar la modificación de un documento, luego de la

evaluación de la necesidad de cambio.
Almacenamiento y conservación de los documentos

 El documento aprobado ORIGINAL en medio físico es conservado y almacenado por la

Gerencia de forma física y digital.

 La información se guarda en forma digital o física y se entrega al gerente, el tiempo de

almacenamiento física será de 1 año y posterior a éste se guardará esta información
acorde a las exigencias de ley

 De ser necesario conservar algún documento obsoleto, éste se identifica con un sello que
dice “DOCUMENTO OBSOLETO” y es almacenado en condiciones adecuadas hasta que
cumpla su tiempo de su conservación.

 Si no es necesario conservarlo, se procede a eliminarlo.

Actualización de Listas Maestras de Documentos.

El Gerente genera y actualiza la Lista Maestra de Documentos, esta actividad la realiza en

conjunto con el Supervisor y usuarios del documento en las áreas involucradas. La generación y
actualización se lleva a cabo según la estandarización y lineamientos establecidos para la
identificación, rastreabilidad y control de documentos.

7.2. DOCUMENTOS EXTERNOS

Control de documentos externos

 Los documentos de origen externo utilizados se incluyen en la Lista Maestra de

Documentos.

 Su identificación es: “DOCUMENTO EXTERNO” colocado en la página inicial del

documento estos se enumerarán externo1, externo 2, y así sucesivamente

 Aquellos documentos que sean emitidos por nuestros clientes se les respetará la
codificación y versión que ellos consideren pertinentes, y estos serán incluidos en la lista
de registros y documentos en el cuadro de “Externo”.
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7.3. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se identifican con un código descrito a continuación:

A. Caso para documentos de Sistema Integrado de Gestión y Comercial

NOR -YYY-ZZ

Dónde:

NOR: Iniciales de la Empresa.

YYY: Corresponde al tipo de documento generado Tabla Nº 2
ZZ: Numero de documento (Orden correlativo)

Tabla Nº 2

Tipo de
Descripción
documento

MAN Manual

PRO Procedimiento

PLN Planes

PGM Programas

INS Instructivo

AST Análisis seguro de trabajo

REG Registro

POL Política

OTR Otros

B. Caso para documentos de gestión Ambiental y Seguridad (solicitados por el cliente para
que se aplique dentro de su área)

CSL-NOR-XXX-TTT

Dónde:

CSL: Iniciales del cliente Cerámicas san Lorenzo.

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NOR: Iniciales de la empresa ASOCIADOS NORCESUR S.A.C

XXX: Corresponde al tipo de documento generado (Tabla Nº 3)

TTT: N° del documento Correlativo.

Tabla N° 3

Tipo de
Descripción
documento

ORG Organigrama

SSO Seguridad y salud ocupacional

FOR Formato

GSSO Gestión de seguridad y salud ocupacional

NL Norma legal

PG Programa general

ML Metodología legal

FR Formato

PRCA Programa capacitación anual

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PRO Procedimiento

EPP Equipo de protección personal

AST Análisis seguro de trabajo

IPERC Identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus controles

EMO Examen médico ocupacional

HSE Salud seguridad y medio ambiente

EST Estadísticas

SGA Sistema de gestión ambiental

EC Empresa contratista

7.4. REGISTROS
Identificación de los Registros

 Los registros se identifican a través de un único nombre, el cual preferentemente debería

estar relacionado con un procedimiento.

 Los registros se listan en la Lista Maestra de Registros, mantenida y actualizada por el

Supervisor.

 Los responsables de la identificación de los registros del SIG son las personas que
elaboran los documentos que generan estos registros (procedimientos, manuales, entre
otros).
Llenado de los registros

 Para el llenado de los registros estos podrán realizarse vía digital o escrita con letra
legible y fácil de leer.
 El llenado de los registros los podrá realizar la persona encargada correspondiente a
cada área
Almacenamiento de los registros

 Se almacenan en ambientes apropiados para evitar su daño, deterioro o pérdida, en zonas

accesibles y de fácil ubicación, con control directo del responsable del registro.
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 Durante su uso y almacenamiento, se deberá prevenir el deterioro de los mismos por

acción de la luz solar, la humedad, la acción de sustancias químicas, polvos, entre otros.

 Los medios de almacenamiento pueden ser:

 Medio Físico: Copia Física.

 Medio Electrónico: Ubicados en la PC.

 Cada área es responsable de conservar los registros y mantenerlos durante el tiempo de

conservación que indica el control de registros asociados de cada procedimiento.

 En el caso de usuarios circunstanciales, los Registros del SIG, deben solicitarse al

responsable del control de registro identificado en los procedimientos del SIG. Cuando un
registro es retirado temporalmente del lugar donde se archiva, el responsable del control
se asegurará que este sea devuelto a su lugar correspondiente, después de su uso.

Protección de los registros

 Copia física:
Cada responsable del registro debe proteger a los mismos almacenándolos
adecuadamente durante su uso o tiempo de conservación.

 Medio electrónico:
La información contenida se entrega a la gerencia y es quien determina los niveles de
acceso y este evita su modificación, esta información se solicitará solo a gerencia

 El responsable del registro se encarga de mantener disponibles dichos registros, para su

consulta y para que se realice las copias de seguridad de dichos registros

 La información se entregará al responsable y se realizará en la reunión de supervisores y

trabajadores
Recuperación

 Cuando un registro es requerido para su consulta el responsable del registro, lo entrega a

la persona que lo solicita, haciéndole firmar un cargo que se archivará en el lugar de
almacenamiento del registro hasta su devolución.

 La persona que solicita el registro, mientras lo utilice deberá tener las consideraciones para
su protección descritos en el punto anterior.
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REGISTROS

Tiempo de retención y destino final de los registros

 El tiempo mínimo de conservación es un 1 año para cada registro del Sistema de Gestión.

 Luego de transcurrido este tiempo mínimo, el responsable del registro decide si debe
conservarlo por un periodo adicional ya sea por aspectos legales, requisitos legales
ambientales o de SSO.

8. CONDICIONES MINIMAS AMBIENTALES

Se elaborarán bajo oficinas administrativas

9. EMERGENCIAS Y COMUNICACIÓN
No aplica

10. REGISTROS
Los formatos que dan lugar a los registros, son los siguientes:

a) Lista Maestra de Documentos NOR-REG-003

b) Lista maestra de registros NOR-REG-002

c) Lista de distribución NOR-REG-0021

Historial de Revisiones

Fecha de
Revisión Descripción Reviso
Modificación