SIGESP Manual

SIGESP
Sistema Integrado de Gestión

para Entes del Sector Público
Instructivo de Uso
INDICE
• CONSIDERACIONES GENERALES
• INSTALACION
• MODULO CONFIGURACION - DEFINICIONES - PARAMETRIZACIONES BASICAS
• MODULOS PRINCIPALES
• CONTABILIDAD PATRIMONIAL CONTABILIDAD

• PRESUPUESTARIA DE GASTO
• MODULOS AUXILIARES
• SOLICITUD DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

• ORDENES DE COMPRA
• CUENTAS POR PAGAR
• CAJA Y BANCO
• NOMINA
• INTEGRADOR
• INVENTARIO
• PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
• ACTIVOS FIJOS
• CONTROL DE VIATICOS
• MODULOS DE SISTEMA
• APERTURA
• INSTALA
• SEGURIDAD
• FLUJO DE PROCESO
CONSIDERACIONES GENERALES
SIGESP es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestión administrativa en la

organización. Está conformado por una serie de módulos adaptable a cada ente, que
gestionan diversas tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades
de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo.
SIGESP ha sido diseñado observando las normas legales que rigen la materia
presupuestaria establecidas por la Oficina Nacional de Presupuesto para las instituciones
públicas (ONAPRE), la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y
sus Reglamentos, y demás publicaciones de la Controlaría General de la República , la
Oficina Nacional de Contabilidad Pública y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.
Características del SIGESP
• Solución adaptable a las necesidades y requerimiento del ente.

• Módulos totalmente integrados.
• Diseñado bajo las exigencias legales establecidas en la Constitución Nacional, la Ley
Orgánica de Administración Pública, la Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público, Reglamentos y todas las providencias e instructivos emanados de la
ONAPRE, SIGECOF, ONCOP, Controlaría General de la República.
• Actualización constante del sistema de acuerdo a las nuevas exigencias legales-tributarias.
• Interfaz gráfica intuitiva y fácil de usar.
• Sistema multiusuario, que permite definirlos.
• Acceso al sistema con claves de seguridad individuales.
• Máxima seguridad y total confiabilidad de la información.
• Múltiples reportes a la medida, exportables a hojas de cálculo electrónico y formato de
documento portable (PDF).
• Tecnología de punta que permite un manejo óptimo, rápido y seguro, acorde a los últimos
avances.
• Multi Empresa
• Arquitectura Cliente/Servidor.
Requerimientos:
Servidor
• Procesador Pentium IV en adelante o su equivalente
• Disco Duro SCSI 80 GB y disco espejo
• Memoria RAM 2 GB
• Sistema Operativo : Linux (Debian, Red Hat 9, OpenSuse, Knoppix) ,
Windows 2000 Server o superior
• Gestor de Base de Datos : Mysql 5.0 (Libre), Postgresql 8.0 (Libre) , Oracle
9.2 (Propietario) , Anywhere 9 (Propietario)
• Servidor Web : Linux Apache , Windows IIS
• Lenguajes: PHP 5.0 con librerías para soporte de manejador de BD elegido
y manejo de imágenes.
Estación de Trabajo
• Procesador Pentium II en adelante o su equivalente
• Sistema Operativo: Linux (Derian, Knoppix, OpenSus, Red Hat9), Mac Os, Windows
• Navegador: Internet Explorer, Mozilla (firefox / Iceweasel), Netscape, Opera, Safari
• Plugin para apertura de documentos en formato portable (PDF)
En que consistes la aplicación y como Funciona?:
La aplicación fue Desarrollada por la empresa SIGESP, C.A., bajo la modalidad de Software
Libre, su código fuente (programación) esta estructurado en PHP y la información esta
almacenada en una Base de Datos(manejador preferiblemente Libre Mysql o Postgresql).
Como dicha aplicación es totalmente web o gráfica, no requiere ninguna instalación física en
las estaciones de trabajo de los usuarios su implementación, su acceso y utilización están
únicamente supeditada a una conexión de red, en la LAN privada de cada ente, desde donde
se ejecutara la misma a través del link destinado por el administrador de red de cada ente.
Como pantalla inicial de la aplicación esta la bienvenida en la que se deberá seleccionar dos datos
importantes para poder ingresar a la misma, los cuales son: Base de Datos, que indicara a cual BD
se desea acceder (cada BD sera un ejercicio fiscal para el ente) y Empresa, que indica el ente del
cual se llevara la gestión administrativa y contable, como la aplicación es multi-empresa se puede
llevar la contabilidad a mas de un ente u organización dentro de una misma BD.
Luego de seleccionar el ámbito de operación se procederá a la autorización para acceder al

sistema según sea el privilegio de cada usuario, para lo cual hay que suministrar el nombre
de usuario (login), por defecto “admin”, y la contraseña de acceso (password), por defecto
“admin”, como a continuación se observa:
Una de las características de esta aplicación es su flexibilidad en los parámetros a utilizar, o
sea que permite adecuarla a los procedimientos de cada ente diseñándose de forma que se
puedan configurar y adecuar los parámetros que se requieren para la gestión administrativa.
Iconografía
Al ingresar al sistema se presentara una pantalla con el menú, mediante iconos, de todos los
módulos presente en la aplicación como se muestra a continuación:
En un principio todos lo usuario podrán visualizar el icono correspondiente a todos los
modulo pero solo podrá acceder a aquellos módulos y funcionalidades que se le hayan
definido en su perfil de usuario.
Por otra parte, en todos las pantallas o formularios de la aplicación se presentara una barra
de iconos o herramientas que indicaran las acciones que se pueden ejecutar en cada una de
ellas. Esta barra, dado el caso, mostrara las siguientes acciones:
• Formularios de Registro de Información:
Hoja en Blanco: Para indicar nuevo registro, blanqueara datos de la pantalla.
Disco: Grabar información nuevo o actualizar registro ya existente.
Lupa: para buscar registros ya existente mediante parámetros o filtros de búsqueda.
Equis: Notación para eliminar el registro actual.
Impresora: indicación de imprimir en formato de documento portable (PDF) el reporte

correspondiente al formulario o proceso.
Cuadro Rojo: Botón para cerrar el formulario o pantalla.
• Pantallas de Procesamiento de Información:
Lupa: Para buscar registros existente y que serán objeto de alguna acción.
Rueda Dentada: Icono para ejecutar la acción sobre el o los registro(s)

seleccionado(s), esta acción puede ser: procesar, aprobar, contabilizar, reversar,
anular, etc., esto dependerá del modulo y pantalla donde se encuentre ubicado.
• Pantallas para emitir Reportes:
Impresora: indicación de imprimir en formato de documento portable (PDF) el reporte

correspondiente.
Icono de OpenOffice Calc: Indica que el reporte seleccionado se puede exportar a

alguna aplicación de hoja de calculo electrónico como OpenOffice Calc o MS Excel.

INSTALACION
Para la instalación de la aplicación se deben realizar tres pasos como se listan a continuación:
1. Creación de la BD en el servidor de bases de datos seleccionado. Esto mediante el

script sql de la base de datos vacía con la estructura y data necesarias para la instalación
inicial y puesta en funcionamiento.
El proceso se puede realizar desde una herramienta administrativa por ejemplo: MYSQL
Administrator, MYSQL WorkBench, phpMyadmin, PGADMIN III, phpPgadmin, etc.
2. Creación del directorio de hospedaje del código fuente en el directorio de publicación

de sitios del servidor web donde operara. Las actividades de esta operación dependerán del
SO donde se ejecuta el servidor Web.
Para servidores con SO GNU/Linux Debian o derivados, se debe crear una directorio
en /var/www donde se descomprimirá el archivo comprimido sigesp.tar.gz que
contiene los archivos fuentes de la aplicación. Se creara el árbol de todas las carpetas
de los módulos que componen la aplicación.
Al directorio creado se le deben dar atributos o propiedad al usuario que ejecuta el

demonio web, en este caso www-data.
A las carpetas /var/www/sigesp/sno/txt/, /var/www/sigesp/cxp/declaracioninformativa/,

/var/www/sigesp/scb/reportes/cheques_configurable/ y
/var/www/sigesp/cxp/retencionislr/, se otorgarán permisos de lectura y escritura.
3. Se debe editar el archivo sigesp_config.php del directorio /var/www/sigesp/ para configurar

los parámetros de conexión a la BD y el logo del ente, como se muestra a continuación:
<?php
$empresa["hostname"][1] = "localhost"; // Nombre o IP del Servidor de BD

$empresa["port"][1] = "3306"; // Puerto de conexión
$empresa["database"][1] = "db_ente_ 2010"; // Nombre de la BD
$empresa["login"][1] = "db_user"; // Usuario de conexión al Servidor DB
$empresa["password"][1] = "password"; // Contraseña del usuario
$empresa["gestor"][1] = "MYSQLT"; // Gestor de BD MYSQLT o POSTGRE
$empresa["width"][1] = "85"; // Ancho del Logo en px
$empresa["height"][1] = "65"; // Alto del Logo en px
$empresa["logo"][1] = "logo.png"; // Arhcivo con Logo del ente
?>
El archivo con el logo del ente sera utilizado por todos los reportes de la aplicación y
deberá ser ubicado en las carpetas: /var/www/sigesp/shared/imagebanks/ y
/var/www/sigesp/shared/class_folder/tcpdf/
El administrador de la red o de la unidad TIC de cada ente deberá configurar los servicios de
DNS para crear un nombre de sencillo para el link de acceso por parte de los usuarios en sus
estaciones de trabajo, por ejemplo: getsion.ente.gob.ve o administracion.ente.org, etc.
MODULO CONFIGURACION - DEFINICIONES - PARAMETRIZACIONES BASICAS
Este modulo de la aplicación es de suma importancia, ya que en el se deberá establecer

desde un inicio la información para el adecuado funcionamiento. Cuando se disponga a
parametrizar la aplicación se deben tener claras las opciones que se desean establecer, para
lo cual se debe hacer en conjunto con personal de todas las áreas que dirigen la gestión del
ente y así garantizar que la información seleccionada sea la correcta, ya que en la mayoría
de los casos esta información permanecerá inalterable durante todo el ejercicio fiscal.
Este Modulo contiene siete (08) opciones como se observa a continuación:
Sigesp
Contabilidad Patrimonial / Fiscal
Presupuesto de Ingreso
Presupuesto de Gasto
Cuentas por Pagar
Solicitud de Ejecución Presupuestaria
Ordenes de Compra
Banco
Sigesp
En esta opción se deben cargar información general sobre la gestión del Ente, como datos
legales y financieros de su ejercicio fiscal, como por ejemplo: Modalidad de Contabilidad y
Presupuesto, etc.. Se debe suministrar la información que no podrá ser modificada una vez
iniciado el procesamiento de información administrativa.
Posee a su vez nueve (09) formularios:
• Empresa, Procedencias, Ubicación Geográficas, Comunidades, Control Numero,

Unidad Tributaria, Consolidación, Moneda y Correo Electrónico.
De los Formularios nos centraremos en especificar el mas

importante como lo es Empresa.
Empresa: en este formulario se definen todos los parámetros de los entes, a los
cuales se gestionara la contabilidad o gestión contable. Cabe señalar que como la
aplicación es Mlti-empresa puede existir mas de un ente registrado y para cada uno de
ellos se deberá especificar los parámetros de funcionamiento.
El formulario es tan extenso que lo dividiremos en secciones comenzando con:
Sección Datos Generales:
En la primera parte de esta sección podemos ingresar datos básicos del ente:
• Codigo: Numérico consecutivo asignado por la aplicación.
• Nombre: Denominación completa del Ente, según acta constitutiva.
• Nombre Resumido:
• Siglas:
• Dirección: Domicilio Fiscal.
• Ciudad: lugar de radicación legal.
• Estado: entidad federal de operación
• •
• •
• Zona Postal: Según lo indica IPOSTEL.
• Teléfono y Fax:
• RIF: Registro Único de Información Fiscal según lo indica el SENIAT.
• NIT: Numero de Identificación Tributaria.
Nro. IVSS: Numero de control del ente según lo indicado por IVSS.
• E-mail: correo institucional o de contacto del ente.
Website: Sitio web del ente.
Licencia: Numero de documento legal que acredite si es el caso de
entes mercantiles.
Organismo de Adscripción: Organismo superior al cual pertenece el
ente, dado el caso.
Luego se presentan las opciones de :
• Permitir cambio de Empresa: esto si se maneja esquema multi-empresa.

• Manejo de Anticipo: si es política de la empresa dar anticipos en caso
de pagos directos, de no ser así se manejaran por los módulos
correspondientes de cuentas por pagar.
• Permitir Presupuesto de Ingreso por Estructura: Por defecto la
aplicación maneja un solo plan de cuenta para el Presupuesto de Ingreso
del ente. Si se tilda esta opción se permitirá incluir cuentas de presupuesto
de ingreso en las estructuras presupuestarias definidas para cada ente.
Información de Consolidación:
• Empresa que consolida: tildar esta opción en caso de manejar

esquema mutli-empresa y se quiera llevar una contabilidad centralizada
al final del ejercicio de todas las empresas.
• Base de Datos donde consolida: indicar el nombre de la BD donde se
quiere consolidar la contabilidad de las empresas en el caso que se
utilice esquema mutli-empresa
• Código Alterno de la Empresa:
Representante Legal: estos datos se refieren a la empresa que se esta

definiendo, no son obligatorios pero se aconseja indicarlos para ser utilizados
por la aplicación en los distintos reportes y cartas que genera la aplicación.
• Apellidos y Nombres
• Cédula de identidad
• Teléfono
• Cargo
Sección Datos de la Gestión:
En la primera parte de esta sección encontramos Periodo:
• Periodo: Fecha de inicio del ejercicio fiscal del ente, por lo general
01/01/XXXX, del año.
• Validación: Se debe seleccionar como la aplicación validara la
disponibilidad presupuestaria en las partidas, hay 4 opciones: Genérica,
Especifica, Sub-específica y Auxiliar.
• No permitir generar SEP con Bienes, Servicios o Conceptos sin
disponibilidad presupuestaria: Al tildar esta opción la aplicación
validara según lo indicado en el campo anterior y no permitirá realizar
ejecución de presupuesto sin disponibilidad.
•
Validar por el Programado: Al tildar esta opción la aplicación validara
• según lo indicado en el campo Validación y no permitirá realizar
ejecución de presupuesto que sobrepase lo programado mensual para
cada partida dentro de una estructura presupuestaria.
Meses Abiertos: Mientras el mes no esté tildado la aplicación no permitirá realizar
ninguna operación en ningún modulo para ese mes en especifico. Puede ser
utilizado como mecanismo de seguridad para resguardar que no se ejecuten
movimientos en los meses cuya gestión contable y presupuestaria este conciliada.
Formatos: esta sección es importante ya que indicara desde el inicio como se

trabajaran las cuentas presupuestarias y contables, y su configuración no podrá
ser modificada una vez que se haya iniciado el procesamiento de información
para el ejercicio fiscal en la aplicación.
• Contabilidad Patrimonial o Fiscal: se debe seleccionar la opción de

contabilidad de acuerdo con las normas legales y contables que aplican
para cada ente.
• Plan Único: este campo indica la cantidad de dígitos y el formato que
presentaran las partidas que conforman el plan único de cuentas
presupuestarias a utilizar. El plan único de cuentas Presupuestarias
viene precargado en la aplicación.
• P. Gasto: este campo indica la cantidad de dígitos y el formato que presentaran
las partidas que conforman el plan de cuentas presupuestarias de gasto
personalizado para el ente, por ejemplo: 999-99-99-99, esto indica que utilizare
un plan de cuentas de gastos con 9 dígitos y en esa disposición 401-01-01-00.
• P. Ingreso: este campo indica la cantidad de dígitos y el formato que
presentaran las partidas que conforman el plan de cuentas
presupuestarias de ingreso personalizado para el ente, por ejemplo: 999-
99-99-99-999, esto indica que utilizare un plan de cuentas de ingreso con
12 dígitos y en esa disposición 305-01-03-02-010.
• Contabilidad: este campo indica la cantidad de dígitos y el formato que
presentaran las partidas que conforman el plan de cuentas contable personalizado
para el ente, por ejemplo: 9-99-99-99-99-99-999, esto indica que utilizare un plan
de cuentas contable con 14 dígitos y en esa disposición 1-11-01-01-01-01-01-001.
El plan de cuentas Patrimoniales viene precargado en la aplicación.
Dígitos de Cuentas: en esta sección se indicaran los dígitos de inicios que

identificaran las cuentas tanto contables como presupuestarias
• Dígitos de Cuentas – Contabilidad General: se debe indicar cual sera el

dígito de identificación de las cuentas de Activo, Pasivo, Ingreso, Gasto,
Resultado y Capital. Estos dígitos deberían ser apegados a las normas y
recomendaciones de la ONCOP o pueden ser ajustados a las políticas el ente.
• Dígitos de Cuentas - Presupuesto: se debe indicar cual sera el dígito
de identificación de las cuentas de Orden, Gasto e Ingreso. Estos dígitos
deberían ser apegados a las normas y recomendaciones de la ONCOP o
pueden ser ajustados a las políticas el ente.
• Dígitos de Cuentas – Contabilidad Fiscal: se debe indicar cual sera el dígito de
identificación de las cuentas de Activo, Pasivo, Ingreso, Gasto, Resultado y Capital,
tanto para HACIENDA como para TESORO. Estos dígitos deberían ser apegados a
las normas y recomendaciones de la ONCOP o pueden ser ajustados a
las políticas el ente.
Sección Datos de la Gestión II:
En la primera parte de esta sección encontramos Cuentas:
• Cuentas de Resultado: En esta opción se deberá indicar a la aplicación

los números de las cuentas contables de Resultado del Ejercicio fiscal
Actual y Resultado de Ejercicio fiscal Anterior. Estas cuentas son parte
del plan de cuenta contable de cada ente y la aplicación las utilizara para
hacer el proceso de cierre de cada ejercicio fiscal.
• Situación del Tesoro: En esta opción se deberá indicar a la aplicación
los números de las cuentas contables si las manejan dentro de su plan
de cuenta y aplica a su forma de contabilidad.
• Configuración Estructura Presupuestaria o Programática: Se debe
seleccionar la forma como se establecerá las estructura presupuestaria, esto
•
dependerá de cada ente, se consta de dos opciones Por Programas o
Por Proyectos.
• Numero de Nivel de la Estructura: Establece la cantidad de niveles que
poseerá la estructura, este parámetro queda a la necesidad de cada ente
y depende de lo seleccionado en la opción anterior.
Estructura Presupuestaria: Se indicaran las denominaciones de los
niveles, definidos anteriormente, que contendrá la estructura
presupuestaria. No confundir el nombre del nivel con los nombres de los
proyectos o programas. Por ejemplo, si se escogió Presupuesto por
• Proyectos y se optó por tres (03) niveles se podrían asignar las siguientes
denominaciones: Nombre Nivel 1 Proyectos y/o Acciones Centralizadas ,
Nombre Nivel 2 Acciones Especificas, Nombre Nivel 3 Actividades.
Longitud del Código de la Estructura Presupuestaria: Aquí se define la
longitud que tendrá el código de cada nivel de la estructura presupuestaria.
Debe indicarse una longitud por cada nivel que se definió con anterioridad.
Este campo debe ser definido con exactitud, ya que no podrá ser modificado
una vez iniciado el proceso de carga de información en la aplicación.
En la segunda parte de esta sección encontramos Compras:
• Partidas de Compras: En esta opción se deberá indicar los dígitos iniciales

de las partidas que se utilizaran para la compra de bienes (consumibles o
activos) y l para la contratación de servicios. Por ejemplo, se debe colocar
en Bienes 402,404 si en el ente se utilizan las partidas iniciadas con esos
dígitos para la compra de los mismos y , Servicios 403 si en el ente se
utilizan las partidas iniciadas con esos dígitos para la contratación de estos.
• Inicio de Contadores: Se debe especificar la numeración en la cual se
iniciaran los contadores para: Ordenes de Compra, Ordenes de Servicios y
Solicitudes de Pago. Por defecto estos documentos iniciaran en 00000000001.
Por ejemplo si se desea que las Ordenes de Compra inicien en el numero
00000000100 se debe colocar 99 en la casilla que corresponde.
• Permitir modificar las partidas en la imputación Presupuestaria: Por defecto la
aplicación no permite que se modifiquen las partidas presupuestarias por donde se
imputan los artículos o servicios al momento de registrar Requerimientos de
Tramites Administrativos (Solicitud de Ejecución Presupuestaria) u Ordenes de
Compra, si se desea permitir esto solo se debe tildar en cual documento se
efectuara. Esta opción queda a criterio de cada ente.
Sección Datos de la Gestión III:
En la primera parte de esta sección encontramos Gasto:
• Código ONAPRE Asignado a la Empresa: En este campo se deberá

indicar el numero asignado por la Oficina Nacional de Presupuesto. Este
código es utilizado en los reportes del modulo Contabilidad Presupuestaria
de Gasto para emitir rendiciones de cuentas presupuestarias en formatos de
los Instructivos emanados de la ONAPRE.
• Modalidad de Apertura: Se indica la forma de apertura del presupuesto
de Gasto del ente, la modalidad puede ser Mensual o Trimestral.
• Saldos Iniciales: Se debe indicar los saldos para cada caso, solo se inicia
la utilización de la aplicación con posterioridad al ejercicio fiscal del ente.
En la sección siguiente encontramos datos SIGECOF:
• Código del Organismo: En este campo se debe indicar el numero

asignado por la ONCOP para el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas
Públicas.
Las secciones subsiguientes se Refieren a la Generación de Comprobantes de

Retención de Impuesto Municipal, IVA e ISLR:
• Módulos donde se Generarán: La aplicación puede generar los

comprobantes de retención de impuestos (municipales, IVA, ISLR) en los
módulos de Cuentas por Pagar(CXP) o Caja y Bancos. Por defecto se
generaran en el modulo de CXP, ya que es en este donde se aplican las
retenciones de ley al momento de recibir las facturas. Es política de cada
ente como se generan los comprobantes de retención de impuesto.
• Valor inicial del Contador: Por defecto inician en el número 1, pero si
se tienen comprobantes de retenciones previos se debe indicar el
numero del ultimo comprobante impreso para que la aplicación lo tome
como base. La numeración de los comprobantes de Retención de IVA
cumplen con los parámetros exigidos por el SENIAT, es decir cuatro
dígitos del año, dos dígitos del mes y ocho dígitos para el consecutivo.
Sigue la sección Cuentas por Pagar:
• Permitir Modificar IVA en la recepción de documentos: La aplicación por

defecto no permite modificar el monto del IVA, que calculo en la Orden de Compra,
cuando se esta recibiendo una factura. Si se tilda esta opción se podría modificar el
monto a fin de que concuerde con lo expresado en la factura.
• Contabilizar Recepciones de Documentos: Se tilda esta opción si se
requiere que se afecte la contabilidad con la recepción de las facturas,
de lo contrario se causará el compromiso presupuestario y se afectará la
contabilidad cuando se genera la Solicitud de Pago.
• Consolidar Comprobantes de Retención: Se tilda esta opción para
que el sistema consolide en un único Comprobante de Retención de
Impuesto (Municipal. IVA, ISLR) para todas las operaciones o facturas de
un proveedor en el periodo que se requiera (Quincenal o Mensual).
Sección Carta Orden:
• Beneficiario: Se debe indicar el beneficiario del ente que generara las

Cartas Orden o de compromiso de pago para se utilizadas en el Modulo de Cuentas por
Pagar y Caja y Banco.
Sección Datos de la Gestión IV:
En la primera parte de esta sección encontramos Banco:
• Caducidad del Cheque: Se debe indicar la cantidad de días en el que el

documento caducara, esta información saldrá impresa en el voucher del cheque
automáticamente. Si se deja en blanco no se imprimirá ninguna información.
• Generación de Cheques: Se escoger como se generaran los números de
documentos correspondientes a los cheques en el modulo Caja y Banco. Si se
selecciona Manual se debe suministrar el numero al momento de emitir el cheque,
si se selecciona Automático se deberá cargar previamente las chequeras de cada
cuenta en la opción Banco del modulo de configuración y así estos se incluirán
automáticamente en forma secuencial a la hora de emitir los cheques.
Otra parte de esta sección es Configuración del IVA:
• Manejo del IVA: Se debe seleccionar como se afectara el IVA en la gestión del
ente. El IVA puede ser afectado de dos formas: Presupuestario, requiere
que cada estructura presupuestaria contenga la partida presupuestaria y
disponibilidad para poderlo ejecutar y Contable se puede utilizar la partida
de IVA centralizada y afectarlo a nivel de asientos contables como un único
gasto. Esta configuración solo se establece al inicio de la gestión y no podrá
ser modificada durante el transcurso del ejercicio fiscal.
Por ultimo en esta sección tenemos Configuración de los instructivos ONAPRE:
• Instructivo: Se debe indicar que instructivos se manejaran para rendir

cuentas presupuestarias del ente por ante la ONAPRE.
Los otros formularios los indicamos a manera informativa:

Procedencias: Es la forma interna de identificar de donde provienen los
comprobantes presupuestarios y contables dentro de la aplicación. La
codificación ya esta establecida para el buen funcionamiento de la aplicación
pero estas pueden personalizarce según la necesidad de cada ente.
Ubicación Geográficas: Son formularios para el registros de Países, Estados,

Municipios, Parroquias y Comunidades. La aplicación tiene precargado cierta
información a nivel general pero permite agregar y modificar para adaptarla a
las necesidades particulares.
Control Número: En esta opción se pueden establecer números de control

personalizados para los documentos que maneja el sistema como Tramites
Administrativos, Ordenes de Compra y Servicio, Solicitudes de Pago. También se
pueden asignar
números de control
específicos por
documentos a los
diferentes usuarios
del sistema.
Unidad Tributaria: En esta opción se pueden establecer los valores nominales
de las Unidades Tributaria establecidas por el Gobierno Nacional a los fines de
ser utilizadas por la aplicación para cálculos.
Consolidación: En esta opción se establece, de ser necesario, la Base de Datos y

Empresa que consolidara la Contabilidad de un esquema mutli-empresa.
Moneda: En esta opción se definen las unidades monetarias que emplearan las
empresa para registrar sus transacciones. Estas unidades monetarias deben
ser apegadas a las leyes que regulan a cada ente.
Contabilidad Patrimonial / Fiscal:
En esta opción se configura información sobre el esquema de cuentas contables que se utilizaran
para llevar la Contabilidad del ente. Se debe establecer cuidadosamente el plan de cuentas
contables personalizado, el cual que sera requerido por los demás módulos de la aplicación.
Posee a su vez nueve (04) formularios:
• Plan de Cuentas Patrimoniales, Catalogo de Recursos y Egresos, Plan de Cuentas y

Casamiento Presupuestario.
Plan de Cuentas Patrimoniales: en este formulario se definen todas las cuentas contables
patrimoniales establecidas por la ONCOP para llevar la contabilidad de entes del sector público.
Cabe señalar que en la BD viene precargado el plan de cuentas contables generales y padres que
servirá de patrón para crear el plan de cuentas contable especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya existente si

se requiere por alguna actualización hecha por la ONCOP.
Catalogo de Recursos y Egresos: en este formulario se definen todas las cuentas
presupuestarias establecidas por la ONAPRE para llevar la contabilidad presupuestaria de
gasto y de ingreso de entes del sector público. Cabe señalar que en la BD viene precargado el
plan de cuentas presupuestario general que servirá de patrón para crear el plan de cuentas
presupuestario, tanto de gasto como de ingreso, especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya existente si

se requiere por alguna actualización hecha por la ONAPRE.
Plan de Cuentas: en este formulario se define el plan de cuentas contables personalizado

para el ente, el mismo estará basado en el plan único de cuentas de la ONCOP como patrón.
Cabe señalar que la cantidad de dígitos del código contable esta predefinido por un formato
que se indica, este formato fue indicado en el formulario de definición de la empresa.
El proceso para crear las cuentas contables especificas consiste en seleccionar la cuenta padre
haciendo click en la lupa que esta al lado del Código contable de la cuenta a definir. Se abrirá un
catalogo de las cuentas del Plan único contable para seleccionar la que servirá como guía.
Por ejemplo, si se requiere crear una cuenta contable para un banco publico, se
escogerá la cuenta 111010201 como cuenta padre.
Luego se debe completar la cantidad de dígitos necesarios para cumplir con el formato
establecido, y a su vez se debe personalizar la denominación acorde con la necesidad.
En este formulario se podrán eliminar cuentas contables, siempre y cuando las mismas no
posean movimientos dentro de la aplicación o estén asociadas a otros procesos. El proceso se
deberá realizar desde las cuentas especificas hasta las cuentas padres, si se requiere.
También se podrán modificar las denominaciones de las cuentas contables, tanto las
especificas como las de nivel superior.
Casamiento Presupuestario: Esta opción nos permite asociar una(s) cuenta(s) presupuestaria(s)
de ingreso o de gasto a una cuenta contable del plan de cuentas contables personalizado de cada
ente. Esto con el objeto de que la aplicación se encargue automáticamente de hacer los asientos
presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
En primer lugar se agregan la(s) cuenta(s) presupuestarias en la columna de la izquierda y

luego se ubican las cuentas contables del plan de cuentas definido en la opción anterior para
ser asociada a su respectiva cuenta presupuestaria, esto dependerá o variara por cada ente.
Se debe tener en cuenta que el formulario maneja hasta 50 cuentas simultaneas, lo que
indica que si se desean asociar mas de 50 cuentas se deberá hacer por grupos, grabando
las primeras 50 cuentas y luego se agregaran otras hasta completar el numero total.
Este proceso también puede ser realizado, y es lo recomendado, al momento de

configurar la estructura presupuestaria del ente.
Presupuesto de Ingreso:
En esta opción se debe definir la información sobre el presupuesto de ingreso para la gestión del Ente.
Posee a un (01) formulario:
• Plan de Cuentas.
Plan de Cuentas: Esta opción nos permite declarar el plan de cuentas

presupuestario de ingresos que se utilizará en la gestión y a su vez
asociarla a una cuenta contable del plan de cuentas contables
personalizado de cada ente. Esto con el objeto de que la aplicación se encargue automáticamente
de hacer los asientos presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
En primer lugar se agregan la(s) cuenta(s) presupuestarias en la columna de la izquierda y

luego se ubican las cuentas contables del plan de cuentas definido para ser asociada a su
respectiva cuenta presupuestaria, esto dependerá o variara por cada ente.
indica que si se desean asociar mas de 50 cuentas se deberá hacer por grupos, grabando
El plan de cuentas presupuestarias de ingreso estará basado en el catalogo de Recursos y

Egresos de la ONAPRE, el cual se pudo observar en la opción de Contabilidad Patrimonial.
Presupuesto de Gasto:
En esta opción se debe definir la información sobre el presupuesto de gasto para la gestión
del Ente. Se definirán aspectos importantes para la forma de hacer las imputaciones
presupuestarias, así como las estructuras que se manejaran a nivel de presupuesto.
Posee a su vez ocho (08) formularios:
• Fuente de Financiamiento, Estructura Presupuestaria, Casamiento Estructura

Presupuestaria - Fuente de Financiamiento, Plan de Cuentas, Unidad Administradora, Unidad
Ejecutora, Validaciones Presupuestarias y Tipo de Modificaciones Presupuestarias.
Fuente de Financiamiento: Este formulario nos permite definir las fuentes de donde
provienen los recursos que se distribuirán en el presupuesto de gasto del ente,
pudiendo existir mas de una fuente de financiamiento.
Se debe indicar Código, Denominación y una breve explicación de la fuente de financiamiento.

Estructura Presupuestaria: En esta opción se definirá la estructura presupuestaria del ente
en concordancia con su Plan Operativo y modalidad de llevar La contabilidad Presupuestaria.
Si en la sección de configuración de la empresa se selecciono la modalidad de Proyectos, se
deberá definir las Acciones Centralizadas y Proyectos con sus respectivas acciones
especificas que se hallan planificado hasta el nivel establecido, por el contrario si se escogió la
modalidad de presupuesto por Programas se deben establecer los niveles correspondientes.
El proceso de creación de la estructura se realiza desde el nivel superior a los niveles inferiores.
En primer lugar se define el Nivel superior y para este ejemplo se escogió la

modalidad de Proyectos y/o Acciones Centralizadas.
• Código: campo alfanumérico de longitud definida en la sección de
configuración de empresa.
• Denominación: define el nombre que identificara al nivel superior.
• Intercompañia: se tildara si el Nivel superior estar disponible para multi-empresa.
• Cuenta Contable: opcional si se tilda el campo de intercompañia.
• Proyecto / Acción Centralizada: se debe escoger en que categoría esta el
Nivel superior a definir.
Luego de definir todos o al menos un nivel superior se deberá escoger sobre el cual se
desea continuar trabajando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro
de el, como se indica:
Se deber hacer click

en el link Ir a Acciones
especificas para
ingresar al siguiente
formulario.
Luego se define el
segundo nivel que
correspondeal Proyecto
y/o Acción Centralizada.
• Código: campo alfanumérico de longitud definida en la sección de

configuración de empresa.
• Denominación: define el nombre que identificara al 2do nivel.
Puede haber una o mas Acciones especificas por cada Proyecto y/o Acción
Centralizada, por lo que deberá definirse cada una con el mismo procedimiento.
Seguidamente al definir todas o al menos una acción especifica se deberá escoger

sobre la cual se desea continuar trabajando para luego proceder a definir los niveles
inferiores dentro de ella, como se indica:
Se deber hacer click en el

link Ir a Otros para ingresar
al siguiente formulario.
Luego se define el tercer

nivel que corresponde a la
acción especifica de un
Proyecto y/o Acción
Centralizada.
• Código: campo numérico de longitud definida en la sección de configuración de

empresa.
• Denominación: define el nombre que identificara al 3er nivel.
• Fuente de Financiamiento: se debe seleccionar a que fuente de
financiamiento esta asociada la estructura que se esta definiendo.
Puede haber una o mas niveles por cada Acción especifica de cada Proyecto y/o Acción
Centralizada, por lo que deberá definirse cada una con el mismo procedimiento.
Para regresar a los niveles superiores de la estructura presupuestaria se puede hacer uso
de los links Ir a Acciones Especificas o Ir a Proyecto y/o Acciones Centralizadas.
Casamiento Estructura Presupuestaria - Fuente de Financiamiento: En esta

sección se establecerá la asociación de cada estructura presupuestaria con su
respectiva fuente de financiamiento. Esta opción se omitirá si se asocio la estructura a
una fuente de financiamiento al momento de definirla.
Se deberá seleccionar la
estructura presupuestaria a
la que se le asignara la
fuente de financiamiento.
Esta selección puede
hacerse nivel a nivel o en su
defecto todos los niveles
simultáneamente.
Posteriormente se debe hacer click en el link Agregar Detalle Fuente Financiamiento

para abrir el catalogo de las fuentes de financiamientos definidas anteriormente. Se puede
agregar una o mas fuentes de financiamiento por cada estructura presupuestaria.
Plan de Cuentas: Sección donde se crea y se modifica el plan de cuentas

presupuestaria de gasto personalizada que utilizara cada estructura antes definida.
Se deberá seleccionar la
estructura presupuestaria a la que
se le asignaran las partidas
presupuestarias de gasto. Esta
selección puede hacerse nivel a
nivel o en su defecto todos los
niveles simultáneamente.
Una vez seleccionada la

estructura sobre la cual se desea
trabajar, se hace click en uno de
los links:
Blanquear: Limpia las

cuentas presupuestarias
del formulario.
Agregar cuentas: Abre el catalogo del plan único de cuentas presupuestarias de gastos
propuestas por la ONAPRE para seleccionar las que se incorporaran a las
estructura que se esta trabajando.
Borrar Todas: Borra todas las cuentas presupuestarias, mostradas en el

formulario, de la estructura seleccionada.
Agregar cuentas de ingreso: Abre el catalogo del plan único de cuentas

presupuestarias de ingreso de la ONAPRE para seleccionar las que se
incorporaran a las estructura que se esta trabajando. Esto siempre y cuando se
halla configurado la opción de permitir cuentas de ingresos por estructuras en
la sección de configuración de empresas.
Una vez que se halla completado de agregar las cuentas presupuestarias se deben asociar a la
cuenta contable que le corresponda dentro del plan de cuenta contable del ente, previamente
definido. Para ello se hará click en la lupa que esta en la columna cuenta contable del formulario,
proceso que se repetirá por cada una de las cuentas presupuestarias; es de hacer notar que varias
cuentas presupuestarias pueden ser asociadas a una misma cuenta contable.
indica que si se desean insertar mas de 50 cuentas se deberá hacer por grupos, grabando
Unidad Administradora: En esta opción se definirán las unidades que conforman al

ente, esta definición se hará basados en el organigrama del mismo.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Denominación: Nombre de la unidad administrativa a definir.
Responsable: Persona encargada o titular de la unidad administrativa.
Unidad Central: Se tilda la opción si es la unidad administrativa que centraliza

todo el presupuesto.
Unidad Ejecutora: Se definirán, modificarán y eliminarán las unidades que tienen a cargo
la ejecución de un presupuesto y por lo tanto estarán asociadas a una(s) estructura(s)
presupuestaria(s). Se debe asociar la unidad ejecutora a una unidad administradora.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto
generado.
Denominación: Nombre de la unidad ejecutora a definir.
Emite Requisición: Se debe tildar para garantizar que la unidad pueda solicitar
ejecución presupuestaria o requerir tramites administrativos.
Unidad Administradora: Se debe seleccionar la unidad administradora encargada.
Agregar Estructura Presupuestaria: Haciendo click se abrirá el catalogo de

las estructuras presupuestarias, previamente definidas, para escoger la o las
que se asociaran a la unidad ejecutora.
Cuentas por Pagar:
En esta sección se debe definir la información sobre los procesos de cuentas por pagar del
Ente. Se definirán aspectos importantes como las deducciones de ley, créditos y tipos de
documentos contables y presupuestarios que manejara la aplicación.
Posee a su vez cuatro (04) formularios:
• Deducciones, Otros Créditos, Documentos y

Clasificador.
Deducciones: Se definirán, modificarán y eliminarán todas las deducciones o
impuestos de ley que deba aplicar el ente, como : retenciones de impuestos
municipales, IVA, ISLR, etc.. Estas deducciones serán utilizadas en el modulo de
Cuentas por pagar al momento de hacer las recepciones de documentos.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Denominación: Nombre de la deducción o impuesto a definir.
%: Porcentaje que corresponde a la deducción y que se aplica al monto.
Código Contable: Se debe seleccionar la cuenta contable, definida en el plan de

cuentas contables del ente, para registrar los asientos asociados a la deducción.
Deducible: Monto que se deducirá al momento de su aplicación, esto si le

concepto lo amerita.
Tipo de Deducción: Se debe tildar una de las opciones que corresponda al

tipo de deducción que se esta definiendo.
Retención ISLR: Se deberá escoger el código de la tabla suministrada por el

SENIAT, la cual esta precargada, que corresponda con la deducción que se
esta definiendo. Esto aplica para las deducciones de ISLR, si se define otro tipo
de deducciones se debvera escoger no aplica.
Fórmula: Al hacer click en el botón fórmula se abrirá un asistente para construir

el proceso de calculo de la deducción.
La formula debe constar de una

variable estática, un operador y
un valor, los cuales son incluidos
al hacer click en la tilde que los
acompaña.
Una vez construida la formula se

deberá hacer click en el link Retornar Fórmula para regresar al formulario anterior.
Tipo de Persona: Se tildara a que tipo de personas (Jurídica o Natural)

aplicara la deducción.
Otros Créditos: Se definirán, modificarán y eliminarán todas los créditos o impuestos
de ley que deba cancelar el ente, como el IVA. Estos créditos serán utilizados en los
módulos de Inventario y Configuración a la hora de definir los bienes y servicios.
Se debe suministrar
información sobre:
Código: Identificador
interno de la
aplicación, es numero
consecutivo auto
generado.
Denominación: Nombre del Crédito o impuesto a definir.
%: Porcentaje que corresponde al impuesto y que se aplica al monto.
El formulario variara el campo siguiente, dependiendo de como se halla

configurado la modalidad del IVA en la sección de configuración de la Empresa.
Si es modalidad IVA presupuestario:

Presupuesto: Se debe seleccionar la cuenta presupuestaria de gasto,
definida en el plan de cuentas de cada estructura presupuestaria del
ente, para cancelar el impuesto.
Si es modalidad IVA contable:

Código Contable: Se debe seleccionar la cuenta contable, definida en el plan de
cuentas contables del ente, para registrar los asientos asociados al impuesto.
Libro de Compra: Se tilda la opción para registrar los asientos de impuestos

en el libro de compra.
Fórmula: Al hacer click en el botón fórmula se abrirá un asistente para construir

el proceso de calculo del impuesto.
La formula debe constar de una

variable estática, un operador y
un valor, los cuales son incluidos
al hacer click en la tilde que los
acompaña.
Una vez construida la formula se

deberá hacer click en el link Retornar Fórmula para regresar al formulario anterior.
Documentos: Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de documentos que se manejaran a
nivel de cuentas por pagar, y como estos afectaran al presupuesto y a la contabilidad del ente.
Estos documentos son personalizados y ajustables a las necesidades de cada ente.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto generado.
Denominación: Nombre del Documento para control e insumo interno de la aplicación.
Presupuestariamente: Se debe indicar como afectara la operación de orden

de pago al presupuesto. Se puede seleccionar que el documento sea de:
Causa, Compromete y Causa, Ninguna o sin Afectación.
Contablemente: Se debe indicar como afectara la operación de orden de pago a la

contabilidad. Se puede seleccionar que el documento sea: Crédito o sin Afectación.
Tipo de Documento: Solo se tildara para identificar a los documentos que se

definan como anticipo de pago.
Solicitud de Ejecución Presupuestaria:
En esta sección se debe definir la información sobre el documento que dará inicio al proceso
administrativo dentro de la aplicación. Se definirán aspectos como la forma de afectar al
presupuesto y los conceptos para la ejecución del mismo. Este documento puede ser
denominado Solicitud de ejecución Presupuestaria, Tramite Administrativo o Requisición de
Bienes/Servicios, eso dependerá de cada ente.
Posee a su vez dos (02) formularios:
• Tipo y Concepto.
Tipo: Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de Tramites que se manejaran en la
aplicación para la ejecución del presupuesto, y como estos afectaran al presupuesto del
ente. Estos documentos son personalizados y ajustables a las necesidades de cada ente.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Denominación: Nombre del Documento para control e insumo interno de la aplicación.

Ejemplos: Compras (Bienes activos/consumibles), Servicios, Transferencias, Obras, etc.
Afectación Presupuestaria: Se debe indicar como afectara la operación de

solicitud de tramite al presupuesto. Se puede seleccionar que el documento sea
de: Precompromiso, Compromiso o sin Afectación.
Tipo: Se tildara para identificar a los documentos que se definan como tramites
de Bienes (activos/consumibles) , Servicios, Otros (obras, transferencias,etc) o
Ayudas Económicas Personal.
Concepto: Se definirán, modificarán y eliminarán los conceptos para Tramites que no estén
en la categoría de Bienes o Servicios y que comprometan directamente el presupuesto del
ente. Estos conceptos son personalizados y ajustables a las necesidades de cada ente.
Se debe suministrar información

sobre:
Código: Identificador interno

de la aplicación, es numero
Denominación: Nombre del

Concepto que sera incluido
en el tramite o requisición.
Precio: Se debe indicar un

precio de referencia para el
concepto. Este precio puede
ser modificado al momento
de elaborar el tramite.
Cuenta: Se asociara la cuenta presupuestaria de gasto por el cual la aplicación cargara

los movimientos por el concepto.
Observación: Se indicara cualquier comentario relevante acerca del concepto a definir.
Agregar Cargos: Se asociara el cargo o cargos (impuestos) que afectan al

concepto y serán incluidos automáticamente al momento de realizar el tramite.
Estos cargos o impuestos fueron previamente definidos en la sección de
Cuentas por Pagar – Otros Créditos.
Ordenes de Compra:
En esta sección se debe definir la información sobre los parámetros a utilizar en el modulo de
Orden de Compra y Solicitud de Ejecución Presupuestaria. Se definirán aspectos como los
servicios a contratar y clausulas de compra o contratación.
Posee a su vez cuatro (04) formularios:
• Tipo de Servicios, Servicios, Clausulas y Modalidades de Clausulas.
Tipo de Servicios: Se definirán, modificarán y eliminarán las familias de Servicios que

podrá contratar el ente. Estas familias o tipos son personalizados y ajustables a las
necesidades de cada ente y ya viene precargados algunas clasificaciones.

sobre:
interno de la aplicación,
es numero consecutivo
auto generado.
Denominación: Nombre del Tipo de Servicio.
Catalogo Milco: Se debe indicar a que familia del catalogo MILCO pertenece,
de manejar esta categorización (opcional).
Servicios: Se definirán, modificarán y eliminarán los Servicios que podrá contratar el

ente y serán incluidos en el detalle de los tramites.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto
generado.
Tipo: Se debe
asociar a un
Tipo de Servicio.
Denominación: Nombre del Servicio.
Precio: Se debe indicar un precio de referencia para el servicio. Este precio

puede ser modificado al momento de elaborar el tramite o al momento de
realizar la orden de servicio para su contratación.
Cuenta: Se asociara la cuenta presupuestaria de gasto por el cual la aplicación

cargara los movimientos por el servicio.
Agregar Cargos: Se asociara el cargo o cargos (impuestos) que afectan al

servicio y serán incluidos automáticamente al momento de realizar el tramite.
Estos cargos o impuestos fueron previamente definidos en la sección de
Cuentas por Pagar – Otros Créditos.
Banco:
En esta sección se debe definir la información sobre los parámetros a utilizar en el modulo de
Caja y Banco. Se definirán aspectos como Bancos y cuentas del ente, chequeras y colocaciones.
Posee a su vez ocho (08) formularios:
• Banco, Tipo de Cuenta, Cuenta Banco, Chequera, Tipo de Colocación, Colocación,

Concepto de Movimientos y Agencias.
Banco: Se definirán, modificarán y eliminarán las Entidades Financieras con las que
tiene relación el ente.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Nombre: Identificación de la entidad financiera.
Dirección: Domicilio Fiscal del Banco.
Gerente: Se debe indicar nombre del gerente de la entidad financiera.
Teléfono:
Móvil de Contacto: Numero del teléfono celular.
email: buzón de correo electrónico.
Código de Sudeban: Numero de control de Sudeban.
Tesorería Nacional: Si el ente definido es perteneciente a la Tesorería

Nacional de la República.
Tipo de Cuenta: Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de cuentas bancarias

que podrá manejar el ente.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
Denominación: Identificación del tipo de cuenta bancaria.

Cuenta Banco: Se definirán, modificarán y eliminarán las cuentas bancarias que
posea o requiera el ente.

sobre:
Código: Identificador de
la cuenta, es numérico y
puede ser suministrado
por el usuario.
Comúnmente se utiliza
el código de la cuenta.
Denominación:
Identificación de la
cuenta bancaria.
Cta. Extendida:
Identificador de 20 dígitos
de la cuenta bancaria.
Tipo Cuenta: Se seleccionara el tipo de cuenta bancaria que se esta definiendo.
Banco: Se seleccionara la Entidad Financiera a la cual pertenece la cuenta bancaria.
Cuenta Contable: Se asignara la cuenta contable, del plan de cuentas del ente,
creada específicamente para registrar los asientos asociados a la cuenta bancaria.
Fecha de Apertura: Fecha legal de apertura de la cuenta bancaria.
Fecha de Cierre: Fecha legal de cierre de la cuenta bancaria. Si se esta

definiendo se deja por defecto.
Activa: se tilda para apertura y permitir movimientos en la cuenta bancaria
Chequera: Se definirán, modificarán y eliminarán las chequeras asociadas a las

cuentas bancarias que posea. Esta Opción solo sera llenada si se configuro en la
sección de Empresa que la emisión de cheques sea automática.
Agencias: Se definirán, modificarán y eliminarán las sedes de las entidades

financieras definidas anteriormente. Se debe definir al menos una para cada entidad.
Se debe suministrar información sobre:

Código: Identificador interno de la
aplicación, es numero consecutivo
auto generado.
Denominación: Identificación de la
Agencia bancaria.
Banco: Seleccionar el banco al cual
estará asociada la agencia.
MODULO CONTABILIDAD PATRIMONIAL
Gestiona el registro de datos y proporciona información acerca de la gestión financiera de la

organización. Las operaciones se pueden registrar de forma directa y a través de los
módulos auxiliares. En este último caso, la unidad de contabilidad centra sus actividades en
revisar, chequear, verificar y examinar todos los movimientos y registro.
Reportes Generados
Estándars
• Balance general
• Balance de comprobación
• Estado de resultados
• Mayor analítico
Comparados
• Balance general Forma 0718
• Estados de resultados Forma 0406
• Origen y aplicación de fondos Forma 0719
• Inversiones Forma 0714
Listados
• Comprobante
• Formato 1
• Formato 2
• Plan de cuentas
• Plan único de cuentas
• Movimiento del mes
Dentro de la estructura de archivos del sistema este modulo tiene sus archivos fuentes en la
siguiente carpeta: /var/www/sigesp/scg
Este Modulo contiene cuatro (04) procesos como se observa a continuación:
•Comprobante Contable,
Comprobante Cierre de Ejercicio,
Programación de Reportes y
Programación de Reportes OAF
Nos centraremos en los dos primeros

procesos que son los de mayor utilidad
para entes del sector público.
Comprobante Contable:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de comprobantes y asientos

contables que se realizan directamente a los libros de contabilidad del ente. Permite
visualizar comprobantes contables creados por los módulos auxiliares del sistema.
Campos del Formulario:
Procedencia:
Identificador interno de
la aplicación que indica
donde fue creado el
comprobante.
Fecha: Se debe
indicar la fecha que se
desea asignar al
movimiento contable.
Comprobante:
Identificador del
documento, campo
alfanumérico puede ser
suministrado por el
usuario. Si no se modifica
la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado.
Descripción: Referencia o Concepto del comprobante contable.
Tipo: Titular (Proveedor o Beneficiario) a nombre de quien estará el comprobante. Por defecto
Ninguno.
En la sección de Detalles Contables se asignaran las cuentas contables, montos y operación

que formaran parte del comprobante:
Código Contable: Se selecciona la cuenta, del plan contable del ente, que sera objeto
de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta hasta completar las requeridas
para cerrar el comprobante.
Operación: Se selecciona como sera afectada la cuenta, por el debe o por el haber.
Monto: Cantidad que afectara a la cuenta.
Se agregaran o eliminaran cuentas en orden ascendente mediante los links Agregar Detalle /
Eliminar Detalle. Se debe verificar que la Diferencia entre las columnas del DEBE y el
HABER sea cero (0) para poder guardar el comprobante.
Comprobante Cierre de Ejercicio:
Este proceso permite la creación del comprobante contable de cierre del ejercicio fiscal, el
cual se ejecutara una vez se halla acordado con el departamento administrativo.
Para que se pueda ejecutar este proceso previamente se debe realizar el Cierre
Presupuestario del Ejercicio en el Modulo de Contabilidad Presupuestaria de Gasto.
Su ejecución inhabilita la realización de movimientos posteriores en la contabilidad del ente.
Para su ejecución solo se debe hacer

click en el botón de proceso como lo
indica la figura.
Se generara automáticamente el
asiento y se podrá imprimir el mismo
en la opción de reportes.
MODULO CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA DE GASTO
Gestiona las tareas y proporciona información de la ejecución física financiera del presupuesto.
Las operaciones se pueden registrar de forma directa ó a través de los módulos auxiliares.
Reportes Generados por el Sistema

Estándar
• Acumulado por cuentas
• Acumulado por cuentas
• Mayor analítico
• Listado de apertura
• Modificaciones presupuestaria aprobadas
• Modificaciones presupuestaria no aprobadas
• Comprobante
• Disponibilidad presupuestaria
• Listado de cuentas presupuestaria
Otros
• Distribución mensual de presupuesto
• Unidades ejecutoras
• Ejecución de compromiso
• Compromiso causado
• Compromiso causado parcialmente
• Compromiso causado no pagados
• Operación por especifica
• Ejecutado por partida
• Instructivo 04
• Presupuesto de caja Forma 0402
• Ejecución financiera de los proyectos/acciones centralizadas del ente Forma 0405
• Ejecución financiera trimestral del presupuesto de gasto Forma 0407
Instructivo 05
• Ejecución financiera mensual del presupuesto de gasto Forma 0503
• Estándar
• Acumulada
• Ejecución Financiera de los proyectos del ente Forma 0514
• Ejecución Financiera de los proyectos del ente Forma 0516
• Ejecución Financiera de las acciones centralizada del ente Forma 0517
• Ejecución Financiera de las acciones especificas Forma 0518 Instructivo 07
• Resumen del presupuesto de gasto por partida Forma 0704
• Resumen del presupuesto a nivel de proyecto y acciones centralizadas Forma 0705
• Ejecución Financiera del presupuesto de gasto Forma 0707
• Presupuesto de caja Forma 0717
Dentro de la estructura de archivos del sistema este modulo tiene sus archivos fuentes en la
siguiente carpeta: /var/www/sigesp/spg
Este Módulo contiene ocho (08) procesos como se observa a continuación:

• Apertura, Comprobantes, Modificaciones
Presupuestarias,Transferencias
Intercompañias,Reverso/Cierrede
Presupuesto, Eliminar Comprobantes,
Programación de Reportes y Modificación
del Presupuesto Programado
Nos centraremos en los procesos de Apertura,
Comprobantes, Modificaciones y Cierre de Prepuesto.
Apertura:
Este proceso permite el ingreso de los montos a las partidas presupuestarias de gasto para
cada estructura. La modalidad de apertura depende de lo que se configure en la sección de
Empresa, pudiendo ser Mensual o Trimestral.
Proyecto y/o Acciones

Centralizadas: Selecciona el 1er
nivel de la estructura
presupuestarias.
Acciones Especificas: Selecciona

el 2do nivel de la estructura
presupuestarias.
Otros: Selecciona el 3er nivel de

la estructura presupuestarias.
Fecha: Es la indicada al momento de configurar la empresa como fecha de inicio del periodo.
Distribución: Modalidad para hacer la distribución o programación del monto asignado a

cada partida. Si se selecciona Automático, se dividirá el monto asignado a cada partida entre
12 meses. Si se selecciona Manual, se debe asignar el monto por cada mes.
Una vez seleccionada la estructura presupuestaria, en la sección APERTURA se

desplegarán las partidas presupuestarias definidas en el plan de cuentas y se procederá a
introducir el monto correspondiente a cada partida en la columna de Asignación.
Comprobante de Ejecución Financiera:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de comprobantes o asientos

que afectan directamente la ejecución física financiera del presupuesto del ente.
Procedencia:
Identificador interno
de la aplicación que
indica donde fue
creado el
comprobante.
Fecha: Se debe
indicar la fecha que
se desea asignar al
movimiento
presupuestario.
Comprobante:
Identificador del
documento, campo
alfanumérico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación
autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado.
Rendición de Fondos: Se tilda para identificar operaciones presupuestarias de este tipo.
Descripción: Referencia o Concepto del comprobante presupuestario.
Tipo: Titular (Proveedor o Beneficiario) a nombre de quien estará el comprobante. Por defecto
Ninguno.
Fuente de Financiamiento: Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que

estarán involucrados en el comprobante presupuestario.
En la sección de Agregar Detalle Presupuestario se asignaran las cuentas de gasto, montos

y operación que formaran parte del comprobante:
Proyecto y/o Acciones Centralizadas: Selecciona el 1er nivel de la estructura presupuestarias.
Acciones Especificas: Selecciona el 2do nivel de la estructura presupuestarias.
Otros: Selecciona el 3er nivel de la estructura presupuestarias.
Cuenta: Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura

seleccionada, que sera objeto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta
hasta completar las requeridas para cerrar el comprobante.
Operación: Se selecciona como sera afectada la cuenta a nivel presupuestario, puede ser:
Pre-Compromiso, Compromiso Simple, Compromiso Gasto Causado, Gasto Causado, Gasto
Causado Pago, Pago, Compromiso Causado Pagado .
Modificaciones Presupuestarias:
Este proceso permite la ejecución de variaciones en el presupuesto del ente mediante la

creación, modificación y eliminación de los siguientes subprocesos:
• Rectificaciones, Insubsistencias,
Traspasos y Créditos Adicionales.
Rectificaciones: Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de incrementos de créditos

presupuestarios que se acuerdan a los proyectos y/o acciones centralizadas del ente para
gastos necesarios no previstos o que resulten insuficientes. La fuente de financiamiento es la
partida "Rectificaciones al Presupuesto" prevista en la Ley de Presupuesto anual.
Procedencia:
donde fue creado el
comprobante.
Fecha: Se debe indicar la

fecha que se desea
asignar al movimiento
presupuestario.
Número de
Modificación: Identificador del documento, campo alfanumérico puede ser
suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código
consecutivo basado en el ultimo registrado.
Concepto de la Modificación: Referencia o Concepto del comprobante presupuestario.
Fuente de Financiamiento: Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos

que estarán involucrados en el comprobante presupuestario.
Unidad Administradora: Se selecciona la Unidad Administrado a la que afectara la

rectificación presupuestaria.
En la sección de Agregar a cuentas de Rectificación Presupuestaria se asignaran las cuentas
que son el origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
Proyecto y/o Acciones Centralizadas:

Selecciona el 1er nivel de la estructura
presupuestarias.
Acciones Especificas: Selecciona el 2do

nivel de la estructura presupuestarias.
Otros: Selecciona el 3er nivel de la estructura

presupuestarias.
Cuenta: Se selecciona la cuenta, del plan

de cuenta presupuestario para la estructura
seleccionada, que sera objeto de la operación. Se debe ir operando cuenta a
cuenta hasta completar las requeridas para cerrar el comprobante.
Operación: Por defecto es DI de disminución de recursos presupuestarios.
En la sección de Agregar a Otras cuentas se asignaran las cuentas que recibirán los
recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:

Centralizadas: Selecciona el
1er nivel de la estructura
presupuestarias.
Acciones Especificas:
Selecciona el 2do nivel de la
estructura presupuestarias.
Otros: Selecciona el 3er nivel

de la estructura
presupuestarias.
Cuenta: Se selecciona la
cuenta, del plan de cuenta
presupuestario para la estructura seleccionada, que sera objeto de la operación. Se debe ir
operando cuenta a cuenta hasta completar las requeridas para cerrar el comprobante.
Operación: Por defecto es AU de aumento de recursos presupuestarios.
Insubsistencias: Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificación presupuestaria

mediante la cual se anulan, total o parcialmente, los créditos no comprometidos acordados a los
proyectos y/o acciones centralizadas del ente, constituye una de las
modificaciones que provoca rebaja a los créditos del presupuesto de gastos.
Campos del
Formulario:
Procedencia:
Identificador interno
de la aplicación que
indica donde fue
creado el
comprobante.
Fecha: Se debe
indicar la fecha que se desea asignar al movimiento presupuestario.
Número de Modificación: Identificador del documento, campo alfanumérico puede

ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código

Unidad Administradora: Se selecciona la Unidad Administrado a la que afectara la

modificación presupuestaria.
En la sección de Agregar Detalle de Gasto se asignaran las cuentas que son objetos
de rebaja a los créditos, montos y operación que formaran parte del comprobante:

Centralizadas: Selecciona el 1er nivel
de la estructura presupuestarias.
Otros: Selecciona el 3er nivel de la


seleccionada, que sera objeto de la
operación. Se debe ir operando cuenta a
cuenta hasta completar las requeridas para cerrar el comprobante.

Traspasos: Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificación presupuestaria
mediante la cual se realiza reasignación de créditos presupuestarios entre partidas genéricas,
específicas y subespecificas de un mismo proyecto y/o acción centralizada del ente, que no
afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto gasto.
Campos del
Formulario:
Procedencia:
donde fue creado el
comprobante.
Fecha: Se debe indicar

la fecha que se desea
presupuestario.


Unidad Administradora: Se selecciona la Unidad Administrado a la que afectara el

traspaso presupuestario.
En la sección Partidas Cedentes se asignaran las cuentas presupuestarias que son el

origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
Proyecto y/o Acciones Centralizadas:

Selecciona el 1er nivel de la estructura
presupuestarias.


Cuenta: Se selecciona la cuenta, del plan de
cuenta presupuestario para la estructura
seleccionada, que sera objeto de la operación. Se
debe ir operando cuenta a cuenta hasta completar
las requeridas para cerrar el comprobante.

En la sección Partidas Receptoras se asignaran las cuentas que recibirán los

recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:

Centralizadas: Selecciona el 1er nivel
de la estructura presupuestarias.



seleccionada,que sera objeto de la
operación. Se debe ir operando cuenta a
cuenta hasta completar las requeridas para
cerrar el comprobante.
Se debe tomar en cuenta que el proceso de traspaso puede tener varias formas de estructurarse
entre las Partidas Cedentes y Receptoras, estas pueden ser: De una a una, De una a varias, De
varias a un o en su defecto de Varias a Varias. Lo mas importante que se debe prever es que el
monto total de las partidas Cedentes debe ser igual al monto de las partidas Receptoras.
Crédito/Ingreso Adicional: Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de

modificación presupuestaria mediante la cual se realiza incrementos a los créditos
presupuestarios que se acuerdan a los proyectos y/o acción centralizada del ente.
Campos del
Formulario:
Procedencia:
donde fue creado el
comprobante.

presupuestario.

Unidad Administradora: Se selecciona la Unidad Administrado a la que afectara el

crédito o ingreso adicional.
En la sección Agregar Detalle de Gasto se asignaran las cuentas presupuestarias que

recibirán los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:

Centralizadas: Selecciona el 1er

de cuenta presupuestario para la
estructura seleccionada, que sera objeto
de la operación. Se debe ir operando
cuenta a cuenta hasta completar las
requeridas para cerrar el comprobante.
En la sección de Agregar Detalle Contable se asignaran las cuentas contables para registrar el
origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
Cuenta Contable: Se selecciona la cuenta,

del plan de cuenta contable, que sera
objeto de la operación. Se debe ir operando
cuenta a cuenta hasta completar las
requeridas para cerrar el comprobante.
Operación: Como se afectara la cuenta

por el DEBE o por el HABER

Reverso/Cierre Presupuesto de Gasto:
Este proceso permite ejecutar el cierre del presupuesto de gasto para el ejercicio fiscal,
operación que impide que se ejecuten movimientos posteriores a ella.
Se ejecuta haciendo click en el botón central de la pantalla “CERRAR PRESUPUESTO DE GASTO”
Este proceso se puede reservar en la misma opción haciendo click en el botón central de la
pantalla “REVERSAR CIERRE PRESUPUESTO DE GASTO”
MODULOS AUXILIARES
MODULO SOLICITUD DE
EJECUCION PREUPUESTARIA
Registra los pre-compromisos referentes a la adquisición de bienes y servicios y

asignaciones de obras o servicios que así lo requieran por la complejidad de los casos. De
igual manera registra los compromisos en aquellos casos de actos con contraprestación
cumplida o por el envío de transferencias. Se integra con los módulos de compras, obras y
contratos, ordenación de pagos, contabilidad presupuestaria y financiera.
Los archivos fuentes de este modulo, así como sus reportes se encuentran en: /var/www/sigesp/sep
Este Módulo contiene ocho (03) procesos como se observa a continuación:
• Registro, Aprobación y Anulación
Registro:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de Requisiciones, Tramites o

Solicitudes para la compra de bienes, contratación de servicios y/o inicio de compromisos por
otros conceptos (obras, transferencias, etc) que requieran hacer las diferentes unidades
ejecutoras de presupuesto dentro del ente.
Estatus: Identificador del

estado del documento.
Pudiendo haber los estatus
de Registro, Aprobado y
Procesado.
Solicitud: Código de
Numeración del documento,
es un numero consecutivo y
auto generado por la
aplicación.
Fecha: Se debe indicar la fecha que se desea asignar al documento.
Tipo: Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite. Esta tipología se ha declarado
previamente en el Modulo Configuración e su sección de Solicitud de Ejecución Presupuestaria.
Dependiendo de la tipología seleccionada el formulario cambiara los campos a registrar.
Cuando la tipología sea de Compra se puede indicar si la compra sera de: Materiales
y/o Suministros o de un Activo.
Unidad Ejecutora: Se selecciona la unidad ejecutora, incluyendo la estructura

presupuestaria, que generara el tramite.
Fuente de Financiamiento: Se selecciona la fuente de recursos para el tramite.
Destino: Se selecciona el titular (proveedor o beneficiario) con el cual se hará la

tramitación. Este campo solo sera llenado en los casos que los tramites comprometan
directamente el presupuesto, por ejemplo en transferencias.
Concepto: Campo para descripción detallada del objeto de la solicitud, tramite o requisición.
En la sección Agregar Detalle, se pueden suceder tres casos dependiendo de lo

seleccionado en el campo Tipo , pudendo ser Compra, Servicio o Concepto, y se
agregaran el o los bienes, servicios o conceptos que sean objeto del tramite:
Dado el caso se procede a

hacer click en el link para
acceder al catalogo de Bienes,
Servicios o Conceptos,
previamente definidos es sus
respectivos módulos.
Como ejemplo se accedió

al catalogo de bienes, en
un tramite de compras.
Se puede observar el listado de

bienes disponibles, con la
peculiaridad de estar bienes en
fondo azul y otros en fondos
blancos. El color azul nos indica que
son bienes, servicios o conceptos
que pueden ser requeridos por la
Unidad Ejecutora antes
seleccionada, ya que las partidas
presupuestarias por las que se
imputaran están contempladas en la
estructura presupuestaria
correspondiente. Por el contrario no
se podrá tramitar los bienes,
servicios o conceptos que estén en
fondo blanco.
Haciendo click en la tilde, al final de cada renglón, se irán insertando los bienes,
servicios o conceptos en el formulario del tramite.
Una vez seleccionado el o los bienes, servicios o conceptos, se debe indicar la cantidad de
cada renglón.
En cuanto al precio unitario de cada renglón el formulario se actualizara con el precio aproximado con
que se definió el bien, servicio o concepto, pudiendo ser modificado por el usuario. Si el renglón es
afectado por algún impuesto o cargo el formulario hará los cálculos de forma automática.
Por último de sebe guardar la Solicitud, Requisición o Tramite, e imprimir el mismo para
proceder a su gestión.
Aprobación:
Este opción permite la aprobación para proseguir con la gestión del documento de requisición,
solicitud o tramite, así como también el reverso de aprobación para modificar algún documento.
Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
1. Como paso inicial se debe indicar que acción se desea hacer Aprobar o Reversar
Aprobación
2. Luego se inicia con la búsqueda, mediante algún filtro, de los documentos disponibles
para aprobar
mediante el icono para
que se despliegue la grilla de documentos.
3. Se tildará el o los documentos a aprobar o a reversar.
4. Se procesara la acción mediante el icono
Anulación:
Este opción permite la anulación del documento de requisición, solicitud o tramite, así como
también el reverso de su anulación. Su ejecución puede ser realizado por el personal
debidamente autorizado para ello.
1. Como paso inicial se debe indicar que acción se desea hacer Anular o Reversar
Anulación
2. Luego se inicia con la búsqueda, mediante algún filtro, de los documentos
disponiblesparaanular/reversar
mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
3. Se tildará el o los documentos a anular o a reversar.

MODULO SOLICITUD DE
EJECUCION PREUPUESTARIA
Este módulo facilita los trámites para las adquisiciones. Incluye opciones el análisis de
cotizaciones, emisión de órdenes de compras o servicios, verifica de manera automática la
existencia o no de disponibilidad presupuestaria, y genera el registro del compromiso en
contabilidad presupuestaria en forma automática, imprime y emite la orden de compra o
servicio de acuerdo con las exigencias de la institución.
Reportes Generados
• Orden de compra
• Solicitud de cotizaciones
• Registro de cotizaciones
• Análisis de cotizaciones
Ubicación de archivos fuentes del módulo: /var/www/sigesp/soc
Se puede hacer el procedimiento de compra de bienes o contratación de servicio por dos

vías. Una a través del análisis de cotizaciones y la otra directamente desde una Solicitud de
Ejecución Presupuestaria:
Caso Solicitud de Cotizaciones
Solicitud de Cotizaciones:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de solicitudes de cotizaciones a

proveedores, basadas en una requisición o solicitud de ejecución presupuestaria.
Estatus: Identificador del estado

del documento. Pudiendo haber
los estatus de Registro y
Procesado.
Número: Código de
Numeración del documento, es
un numero consecutivo y auto
generado por la aplicación.
Fecha: Se debe indicar la fecha que se desea asignar al documento.
Tipo: Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite (Bien o Servicio).

Cuando la tipología sea de bien se puede indicar si la compra sera de: Materiales y/o
Suministros o de un Activo.
Unidad Asociada: Campo que indica la Unidad Ejecutora y la Estructura

Presupuestaria del documento.
Observación: Campo para indicar algún comentario adicional sobre el tramite.
Personal: Seleccione la persona, del listado de nomina, que esta originando la

solicitud de cotización.
Teléfono: Indicar un numero de contacto de la persona que emite la solicitud de cotización.
Fax: Numero de fax de la institución.
Solicitud de Ejecución Presupuestaria: Este enlace abre el catalogo de

requisiciones o solicitudes, con estatus de procesadas, disponibles para comenzar el
proceso de compra o contratación. Cuando se seleccione la solicitud a procesar se
cargaran los datos de la misma en el formulario.
En la sección Agregar Proveedor, se agregaran el o los proveedores a los que se les

solicitara cotización de los bienes o servicios que sean objeto del tramite:
Los proveedores deben

estar previamente
definidos en el modulo
Registro de Proveedores
y Contratistas.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la solicitud de cotizaciones

para posteriormente imprimirla(s).
Registro de Cotizaciones:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de registros de cotizaciones

suministradas por los proveedores a petición del ente, basadas en una solicitud de cotización.
Estatus: Identificador del estado del documento. Pudiendo haber los estatus de
Registro y Procesado.
Número: Código de Numeración del documento, es un numero consecutivo y auto

Fecha: indica la fecha de
registro del documento.
Tipo: Se selecciona de que

tipo es el requerimiento o
tramite (Bien o Servicio).
Proveedor: Seleccionar el
proveedor que esta emitiendo la
cotización o presupuesto.
Observación: Campo para

indicar algún comentario
adicional sobre el tramite.
Forma de Pago: Campo para

indicar la forma de pago
propuesta por el proveedor.
Plazo de Entrega: El tiempo de

entrega del bien o servicio estipulado por el proveedor.
En la sección Agregar Solicitud de Cotización, se agregara la solicitud de cotización

que fue enviada al proveedor y que origino la cotización que se esta registrando.
Al seleccionar la Solicitud de Cotización se cargaran los detalles de bienes o servicios

asociados a ella para proceder a modificar los precios con los montos reales
suministrados por el proveedor en su cotización o presupuesto.
Una vez completada toda la información se precede a guardar la cotización.
Analisis de Cotizaciones:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de análisis de cotizaciones para

proceder a seleccionar el proveedor al que se le adjudicara la compra de bien o contratación
de servicio, basadas en una solicitud de cotización.
Estatus: Identificador del estado

del documento. Pudiendo haber
los estatus de Registro y
Procesado.
Nro Análisis: Código de

Numeración del documento, es
un numero consecutivo y auto
Fecha: indica la fecha de registro del documento.
En la sección Agregar Cotización, se agregaran las cotizaciones enviadas por proveedores

que se desean analizar y que estén asociadas a una solicitud de cotización especifica.
Al seleccionar las Cotización se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados

a ella para proceder a asignar los renglones a los proveedores. Si son dos o mas
renglones y se asignan a proveedores diferentes se generaran automáticamente
tantas ordenes de compra o servicio como proveedores hallan sido seleccionados.
Una vez completada toda la información se procede a guardar el análisis de cotizaciones

para posteriormente imprimirlo.
Aprobación de Analista de Cotizaciones:
Este opción permite la aprobación para proseguir con la gestión del análisis de cotizaciones,
así como también el reverso de aprobación para modificar algún documento. Su ejecución
puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
Aprobación
2. Luego se inicia con la búsqueda, mediante algún filtro, de los documentos disponibles para
aprobar
mediante el icono para que se

Generación de Orden de Compra:
Este opción permite la creación de las ordenes de compra o servicio que se asignan
mediante los análisis de cotizaciones. Su ejecución puede ser realizado por el personal
para aprobar mediante el icono para
2. Se tildará el o los documentos generar.
Caso Directo a Orden de
Compra Registro de Ordenes de Compra:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de Ordenes de Compra o

Servicio a proveedores, basadas en una requisición o solicitud de ejecución presupuestaria.
Estatus: Identificador
del estado del
documento. Pudiendo
haber los estatus de
Registro, Emitida,
Emitida (Aprobada),
Comprometida
(Procesada) y Anulada.

asignar al documento.
Tipo: Se selecciona de
que tipo sera la Orden
(Bien o Servicio).
Cuando la tipología sea
de bien se puede indicar
si la compra sera de:
Materiales y/o Suministros o de un Activo.
Número de Orden: Código de Numeración del documento, es un numero consecutivo

y auto generado por la aplicación. Este identificador es independiente para Ordenes
de Compras o Servicios.
Proveedor: Seleccionar, del catalogo de proveedores, al que se le asignara la Orden

de Compra o Servicio.
Solicitud de Ejecución Presupuestaria: Este enlace abre el catalogo de

requisiciones o solicitudes, con estatus de procesadas, disponibles para comenzar el
proceso de compra o contratación. Cuando se seleccione la solicitud a procesar se
cargaran los datos de la misma en el formulario.
Unidad Asociada: Campo que indica la Unidad Ejecutora y la Estructura

En la sección de Condiciones de Entrega se debe indicar datos de importancia para las Ordenes
de Compra o Servicio como Dirección y Dependencia done se requiere la entrega del bien o
servicio, así como el lapso de tiempo para ello y si sera objeto de paso de aseguramiento.
Otros datos son la Ubicación Geográfica de la Institución.
Al seleccionar la Solicitud de Ejecución Presupuestaria (Requisición) se cargaran los

detalles de bienes o servicios asociados a ella para proceder a modificar los precios
con los montos reales suministrados por el proveedor en su cotización o presupuesto.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la Orden de Compra o

Servicio para posteriormente imprimirla.
Aprobación de Orden de Compra:
Este opción permite la aprobación para proseguir con el proceso de compra de bienes o
contratación de servicios, así como también el reverso de aprobación para modificar algún
documento. Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
Aprobación
aprobar mediante el icono
para que se despliegue
la grilla de documentos.
Anulación:
Este opción permite la anulación de las Ordenes de Compra o Servicio. Su ejecución puede
ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
1. Como paso inicial se busca, mediante algún filtro, de los documentos disponibles
para anular mediante el icono para que

se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a anular.
MODULO CUENTAS POR PAGAR
Este subsistema comprende todos aquellos registros de las obligaciones validamente

contraídas, así como la preparación de la solicitud de pago y el registro de los asientos
contables y presupuestarios correspondientes. Este módulo genera el registro de
documentos en el módulo de cuentas a pagar y verifica la existencia de compromiso previo.
Reportes Generados
Listados
• Deducciones
• Otros créditos
• Documentos Recepciones de documentos Cuentas por pagar Solicitudes
• Formato 1
• Formato 2
Retenciones
• I.S.L.R
• General
• Específico
• I.V.A
• Declaración informativa
• Municipales
• Relación de facturas
• Relación consecutiva de solicitudes
• CXP resumido
• Relación de saldos por solicitud
• Relación de notas débitos/créditos
• AR-C
Libro de compra
• General
• Resumido
Los archivos fuentes del modulo se encuentran en: /var/www/sigesp/cxp
Este Módulo contiene dos (02) grandes Acciones a su vez divididas en tres (03) procesos
cada una, como se observa a continuación:
• Recepción de Documentos:
Registro, Aprobación y
Anulación.
• Solicitudes de Pago: Registro,

Aprobación y Anulación sin
Afectación.
Recepción de Documentos
Registro:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de recepciones de documentos

(Facturas, Viáticos, Nominas, Transferencias) que sean provenientes de compromisos con
proveedores o beneficiarios, basadas en una solicitud de ejecución presupuestaria, ordenes
de compra/servicio, solicitud de viáticos o procesamiento de nominas.
Estatus: Identificador
del estado del
documento. Pudiendo
haber los estatus de
Registro, Emitida,
Contabilizada y
Anulada.
Fecha de Registro: Se
debe indicar la fecha
que se desea asignar al
documento.
Tipo de Documento:
Se selecciona de que
tipo sera documento
presupuestario y
contables para registrar las cuentas por pagar. Esta tipología fue definida en el modulo
de configuración en la sección de Cuentas por Pagar.
Dependiendo de lo que se seleccione en este campo el formulario cambiara su aspecto para

adaptarse a la operación seleccionada. Comúnmente se utiliza el tipo Documento Causa.
Proveedor/Beneficiario: Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios,

quien sera el titular del documento de pago.
Número de Documento: Identificador del documento legal en caso de ser una

Factura. En caso de ser documento Interno permite caracteres alfanumérico.
Número de Control: Control del documento legal en caso de ser una Factura. En
caso de ser documento de control Interno permite caracteres alfanumérico.
Fecha de Emisión: Se debe indicar la fecha de emisión del documento o factura.
Fecha de Vencimiento: Se debe indicar la fecha en que vence el documento.
Unidad Ejecutora: Campo que indica la Unidad Ejecutora y la Estructura

En la sección Agregar
Compromisos, se desplegaran
los Compromisos de pagos al
proveedor o beneficiario, antes
seleccionado,generados por
Ordenes de Compra/Servicio o
Solicitudes de Ejecución
Presupuestarias procesadas.
Al seleccionar los
compromisos por Solicitud de
Ejecución Presupuestaria
(Requisición) u Orden de
Compra/Servicio se cargaran
los detalles de bienes, servicios o conceptos asociados a ella para proceder a verificar
los montos y aplicar las deducciones de ley si aplicasen.
Una vez aplicado las deducciones de rigor y completada la información se debe hacer
click en el botón Cerrar Asiento, para que la aplicación construya el asiento contable
que se generara al momento de procesar el documento.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la Recepción de Documento

para posteriormente imprimirla.
Aprobación:
Este opción permite la aprobación del documento, así como también el reverso de
aprobación para modificar algún documento. Su ejecución puede ser realizado por el
personal debidamente autorizado para ello.
1. Como paso inicial se debe indicar que acción se desea hacer Aprobar o Reversar Aprobación
para
aprobar mediante el icono
para que se despliegue la grilla
de documentos.
Anulación:
Este opción permite la anulación de la Recepción de Documento. Su ejecución puede ser

realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
1. Como paso inicial se busca, mediante algún filtro, de los documentos disponibles
para anular mediante el icono para que

Solicitudes de Pago
Registro:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de Ordenes de Pago que sean
provenientes de compromisos con proveedores o beneficiarios, basadas en Recepciones de
Documento (Facturas, Viáticos, Nominas, Transferencias).
Estatus: Identificador del

estado del documento.
Pudiendo haber los
estatus de Registro,
Emitida, Contabilizada y
Anulada.
Fecha de Emisión: Se
debe indicar la fecha que
se desea asignar al
documento.
Número Solicitud:
Identificador de la
Solicitud de Pago.
Numero consecutivo auto
generado por la
aplicación.
Proveedor/Beneficiario: Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios,

quien sera el titular de la orden de pago.
En la sección Agregar Detalle de Recepciones, se desplegaran las Facturas o

Documentos Compromisos de pagos al proveedor o beneficiario, antes seleccionado.
Al seleccionar Factura o Documento se cargaran los detalles de bienes, servicios o conceptos

asociados a ella para proceder.
Se puede agregar una o mas recepciones de documentos para un mismo proveedor.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la Orden de Pago para
posteriormente imprimirla.
Aprobación:
Este opción permite la aprobación de la orden de pago para proseguir, así como también el
reverso de aprobación para modificarla. Su ejecución puede ser realizado por el personal
Aprobación
aprobar mediante el
icono para que se despliegue la
grilla de documentos.
Anulación:
Este opción permite la anulación de la orden de pago, así como también el reverso de su
anulación. Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
1. Como paso inicial se debe indicar que acción se desea hacer Anular o Reversar
Anulación
anular/reversar mediante
el icono para que se despliegue
3. Se tildará el o los documentos a anular o a reversar.
MODULO CAJA Y BANCO
Gestiona todas las transacciones y movimientos realizados en las diferentes cuentas

bancarias y proporciona información general y detallada de éstas. Además, permite el
registro de los pago en los módulos de órdenes de pago, contabilidad presupuestaria y
contabilidad general. De igual manera registra transacciones tales como: nota de crédito,
nota de débito, depósitos, retiros, colocaciones y conciliaciones bancarias.
Reportes Generados
Estándar
• Disponibilidad financiera Listado de documento
• Documentos
• Conciliados
• Documentos en tránsito Listado de órdenes de pago directa Pago
Registro contable
Conciliación bancaria
Estado de cuenta
• Formato 1
• Resumido
Otros
• Movimiento presupuestario por banco
• Listado de chequeras
• Relación selectiva de cheques
• Relación selectiva de documentos(no incluye cheques)
• Cheques en custodia
• Libro de banco
• Comprobante de retención municipal
Archivos fuentes ubicados en: /var/www/sigesp/scb
Este Módulo contiene diez (10) procesos, como se observa a continuación:
• Movimiento de Banco, Cancelaciones, Conciliación Bancaria, Colocaciones,

Retenciones IVA, Retenciones Municipales, Transferencias Bancarias, Entrega de
Cheques, Reverso de Entrega de Cheques y Eliminación Anulados Monto 0.
Aunque todos los procesos son funcionales e importantes nos

enfocaremos en los que están resaltados por considerarlos
vitales en la emisión de pagos y gestión de una institución.
Movimiento de Banco:
Este proceso permitirá registrar, modificar y eliminar los movimientos que ejecutar el ente en
cuentas de banco, tales como: Depósitos, Notas de Débito y Crédito. Puede ser utilizado
para llevar cajas chicas de la institución dándole el mismo trato que a una entidad financiera.
Operación: Combo de selección para indicar el tipo de operación (Deposito, Nota de

Débito, Crédito, Retiro o Cheque).
Nro Orden de Pago Ministerio: Campo opcional para indicar el documento origen de
los recursos si son transferencias del ente de adscripción.
Tipo Fondo: Campo opcional para indicar el tipo de fondo si son transferencias de un
ente de adscripción.
Afectación: Indica que tipo de afectación tendrán los recursos financieros y

dependerá del tipo de operación seleccionada.
Tipo Concepto: Campo opcional para seleccionar algún tipo de concepto predefinido,
en la modulo de configuración - sección banco, para el movimiento bancario.
Banco: Campo para seleccionar la entidad financiera.
Cuenta: Se debe seleccionar la cuenta bancaria que es objeto del movimiento.
Fecha: Se debe indicar la fecha que se desea asignar al movimiento.
Disponible: Saldo de la cuenta bancaria seleccionada.
Contable: Cuenta contable donde se registran los movimientos asociados a la cuenta bancaria.
Documento: Identificador del Movimiento Bancario.
Nro Carta Orden: Se usa para identificar el documento carta orden para pago a
proveedores mediante el uso de transferencias bancarias. (opcional)
Concepto: Campo para suministrar información sobre el motivo del movimiento bancario.
Tipo Destino (Proveedor/Beneficiario): Seleccionar, del catalogo de proveedores o

beneficiarios, quien sera el titular del movimiento bancario.
Monto: Indicar la cantidad del movimiento.
MOR: Monto objeto de retención.
Monto Retenido: Campo informativo que indica el monto resultado de aplicar

retenciones al movimiento, si es aplicable.
Fuente de Financiamiento: Se utiliza para indicar la fuente de origen de los recursos

presupuestarios que se utilizan en el movimiento bancario.
Interés: Se tilda para identificar que el monto del movimiento bancario representa algún interés.
No Contabilizable: Se tilda para indicar que el movimiento bancario no afectara la

contabilidad, solo libro de banco.
Luego se debe seleccionar si el movimiento bancario que se esta creando incluirá

detalles presupuestario de ingreso o gasto, contable o de retención.
En la sección Agregar Detalle de

Presupuesto, se desplegara un
formulario para seleccionar la
estructura presupuestaria y las partidas
de gasto que se requieran.
Esta opción aplica a movimientos

de Nota de Débito.
En la sección Agregar Detalle de
Ingreso, se desplegara un formulario
para seleccionar las partidas
presupuestarias de ingreso que se
requieran.
Esta opción aplica a movimientos de

Deposito y Nota de Crédito.
En la sección Agregar Detalle de Contable,

se desplegara un formulario para seleccionar
las cuentas contables, del plan de cuentas de
la institución, que se requieran.
Esta opción aplica a todos los movimientos.
Una vez completada toda la información se procede a guardar el movimiento bancario para
posteriormente imprimirlo.
Cancelaciones:
Este proceso a su vez se subdivide en:
• Programación de Pagos, Desprogramación de Pagos, Emisión de Cheques, Eliminación

de Cheques no Contabilizados y Pago Directo.
Programación de Pagos:
Esta opción permite hacer programación de emisión de cheques para ajustarlos al flujo
de caja o financiero de la institución.
Proveedor/Beneficiario: Selección para indicar el tipo de titular del pago.
Tipo Viático: Campo que se activa en conjunto con la opción beneficiario y solo
desplegara los pagos originados por solicitudes de viáticos.
Banco: Se debe seleccionar el banco por el que deberá salir el pago.
Cuenta: Seleccionar la cuenta bancaria por donde se programara la emisión del pago.
Al seleccionar Proveedor o Beneficiario se desplegaran las solicitudes pendientes para

pago en la grilla para que se proceda a tildar la(s) orden(es) de pago a programar
mediante el campo Fecha Programada y el link Procesar Programación. Luego de
procesar fechas de programación de debe guardar el proceso.
Desprogramación de Pagos:
Esta opción permite desprogramar ordenes de pago para la emisión de cheques con
el objeto de hacer cualquier modificación requerida.
Proveedor/Beneficiario: Selección para indicar el tipo de titular del pago.
Al seleccionar Proveedor o Beneficiario se desplegaran las solicitudes, programadas

para pago, en la grilla para que se proceda a tildar la o las ordenes de pago a
desprogramar, luego se debe guardar el proceso.
Emisión de Cheques:
Esta opción permite la creación del documento de pago basado en las solicitudes de pagos
programadas. Se puede crear un cheque con una o varias solicitudes de pago del mismo titular.
Proveedor/Beneficiario: Selección para indicar el tipo de titular del cheque.

Luego se debe ubicar el titular especifico que posea solicitudes de pago
programadas por emisión de cheques.
Al seleccionar Proveedor o Beneficiario se desplegaran las solicitudes programadas

en la grilla para que se proceda a tildar la(s) orden(es) de pago a incluir en el cheque.
Luego se debe guardar el proceso y automáticamente se abrirá una ventana con el
documento para su impresión.
Eliminación de Cheques no Contabilizados:
Esta opción permite eliminar cheques que no hallan sido procesados en el modulo integrador.
Proveedor/Beneficiario: Selección para indicar el tipo de titular del cheque.
Al seleccionar Proveedor o Beneficiario se debe hacer click en el link Cargar Cheques

para que se desplieguen los cheques en la grilla y así proceder a tildarlos, luego se
debe presionar el icono de procesar.
Conciliación Bancaria:
Este proceso permitirá hacer auditoría o seguimiento a los movimientos bancarios de todas las
cuentas del ente y hacer que correspondan con los estados de cuenta de las entidades financieras.
Mes/Año: Se debe seleccionar el mes a conciliar.
Banco: Se selecciona la entidad financiera a conciliar.
Cuenta: Se selecciona la cuenta bancaria a conciliar.
Cerrar Conciliación: Se debe tildar cuando se halla conciliado todos los movimientos
bancarios del mes.
Se deben cargar los movimientos de la cuenta a conciliar haciendo click en el link Cargar
Movimientos, con esto se desplegaran en la grilla todos los depósitos, cheques, notas de
débitos y créditos que se hallan registrados para la cuenta seleccionada.
Luego se deberá ir tildando según lo indicado con el estado de cuenta bancaria, emitido por
la entidad financiera, hasta que la diferencia entre saldos según banco y libro sea igual a
cero (0) con lo que se lograría conciliar la cuenta. Se procede a guardar los cambios hechos.
Retenciones IVA:
Este proceso permitirá crear, modificar y eliminar los comprobantes de retención de IVA para los
proveedores de la institución. Al crear los comprobantes se estará suministrando la información para
la posterior creación del archivo de declaración ante el SENIAT. Este procedimiento se debe ejecutar
una vez se hallan contabilizado los cheques para el pago de los compromisos objeto de retención.
Mes: Se debe seleccionar el mes

del cual se desea crear el
comprobante de retención.
Proveedor/Beneficiario: Selección
para indicar el tipo de titular del cheque.
Desde/Hasta: Se selecciona específicamente el titular del que se requiere crear el

comprobante de retención.
Luego se deberá hacer click en el link Ejecutar para que se genere el o los comprobantes de
retención de IVA.
MODULO NOMINA
Este modulo permite el procesamiento de: Cálculo de Fideicomiso de Prestaciones Sociales ,

Manejo de históricos de nóminas, Contabilización de la nómina y de los aportes , Permite
movimientos entre nóminas , Cálculo de préstamos y cuotas a descontar una vez definidos ,
Importación y exportación de datos , Manejo de caja de ahorro , entre otras funciones de vital
importancia para la gestión de personal dentro de una institución.
Reportes Generados
Personal
• Listado de personal
• Listado de personal contratado
• Listado de personal con unidades administrativas
• Listado de personal genérico
• Ficha de personal
• Cumpleañeros
• Familiares
• Vacaciones
• Constancia de trabajo
• Credenciales
• Antigüedad
• Recursos humanos Forma 0406 Instructivo 05

• Recursos humanos Forma 0506 Instructivo 07
• Recursos humanos clasificados por tipo de cargo Forma 0711
• Personal jubilado pensionado y asignaciones sobreviviente Forma 0712
Retenciones
• Relación de retención AR-C
• Relación de retención I.S.L.R
• Conceptos
• Aporte patronal
• Listado al banco
• Recibo de pago
• Cesta ticket Prestación de antigüedad
Archivos fuentes y reportes ubicados en: /var/www/sigesp/srh y /var/www/sigesp/sno
Este es uno de los módulos mas extensos y delicados de la aplicación por la información que
maneja y procesa.
Este Módulo por su peculiaridad posee definiciones o configuraciones que se realizan

específicamente en su interior, de las cuales nos centraremos en las indispensables para su
funcionamiento, como lo son:
Definiciones
• Nóminas: en períodos semanales, quincenales, mensuales y anuales
• Profesiones: todas las profesiones del
• personal Unidades Administrativas
• Días Feriados, Permisos y Prestaciones Sociales
• Métodos para el funcionamiento de Cesta Ticek y
Sodexho Pass: permitiendo definir también el valor
• Cargos
• Prestamos
Definición de NOMINAS:
En esta opción se crearan, modificaran y eliminaran las nominas que se manejaran en el sistema. La
creación de la nomina incluye la configuración general de parámetros importante para su ejecución.
La primera parte del formulario consta de los siguientes campos:
Código: Numeración única, suministrada por el usuario, para identificación interna de

la nomina,
Denominación: Descripción para identificar la nomina.
Tipo de Periodo: Se selecciona la forma de pago de la nomina (Semanal, Quincenal,

Mensual, Anual).
Inicio: Fecha de inicio de la nomina.
Tipo de Nomina: Se selecciona que personal estará amparado por la nomina

(empleados, obreros, etc.).
Los atributos especiales se pueden configurar según las políticas de personal internas
de cada institución. Entre los atributos especiales mas importantes esta el de RAC que
indica como manejara la nomina la asignación de cargos. Hay dos opciones si se
manejara por cargos individuales no se debe tildar la opción o por el contrario se
manejaran tabuladores y Registro de Asignación de Cargo, lo cual debe ser definido al
momento de crear la nomina, ya que no podrá ser modificado.
Luego se debe especificar si la Nomina que se esta creando es de Cesta Ticket o

Bono Alimentación.
A continuación se deben configurar parámetros de contabilizan de la nomina, aportes

y antigüedad:
Se debe indicar como afectara la nomina, los aportes y la antigüedad, tanto al
presupuesto de gasto como a la contabilización de la institución. Dependiendo de lo que
se seleccione se deberán tildar los parámetros que se crean convenientes a cada caso.
Definición de Profesiones:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las profesiones que tendrá el
personal que formara parte de la institución.
Código: Identificador numérico suministrado por el usuario.
Denominación: Nombre de la profesión.

Definición de Unidad Administrativa:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las unidades administrativas u

organizativas de la institución. Se debe asignar la estructura presupuestaria para imputar los
gastos del personal que esta asignado a la unidad administrativa.
numérico suministrado
por el usuario.
Denominación:
Nombre de la Unidad
Administrativa.

Centralizadas:
Selecciona el 1er nivel
de la estructura
presupuestarias.
Acciones Especificas: Selecciona el 2do nivel de la estructura presupuestarias.
Otros: Selecciona el 3er nivel de la estructura presupuestarias.
Definición de Personal :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las personas que formaran parte de los
empleados de la institución. Cada persona poseerá una ficha de datos y atributo que debe ser llenado
al ingresar a la institución para luego ser usados por el sistema al asignar al personal a una nomina.
Campos del Formulario: Aunque todos los datos del personal son de gran importancia
se puede grabar un registro con solo suministrar los campos que posean asterisco *.
Código: Identificador numérico suministrado por el usuario. Puede ser el numero de

Cédula de Identidad.
Cédula: Documento de Identificación de la persona.
Los demás campos requeridos: Nombre, Apellido, Dirección, Fecha de Nacimiento,

Estado Civil, Nacionalidad, Genero, Profesión, Nivel Académico, Ubicación
Geográfica, Numero de Hijos, Tipo de Personal, Tipo de Vivienda, Fecha de Ingreso a
la Administración Pública y Fecha de Ingreso a la Institución.
Además la ficha del personal posee formularios anexos como: Familiares, Estudios,
Trabajos, ISLR, Permiso, Fideicomiso, Vacaciones y Beneficiarios, estos pueden ser
accedidos a través e los botones en el inferior del formulario principal.
Definición de Tabla de Vacaciones :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las diferentes formas de

calculo de vacaciones que aplica la institución a sus trabajadores.
Código:
Identificador
numérico
suministrado por el
usuario.
Denominación:
Descripción del
nombre de la Tabla o
cuadro.
Periodo: Se selecciona el periodo como se deben otorgar las Vacaciones.
Se tildara la opción de Tomar en cuenta Años de Servicios Previos, si se desea que el

sistema tome este parámetro para el cálculo de vacaciones.
Luego se procederá a completar el cuadro con los lineamiento o políticas internas de cada
institución para el calculo de vacaciones, suministrando para cada Lapso o Año: Días de
Disfrute, Días Adicionales de Disfrute, Días de Bono y Días Adicionales de Bono. Haciendo
click en la tilde de la fila se irán agregando nuevas hasta completar toda la información.
Una vez completado el cuadro se procederá a guardar la tabla de vacaciones para

que sea utilizada en cada nomina para el calculo de las mismas.
Definición de Dedicaciones :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes tipos de patrones de
trabajo del personal de la Institución, por ejemplo: Tiempo completo, parcial, etc..
Código: Identificador numérico

suministrado por el usuario.
Denominación: Descripción del

patrón de tiempo para el trabajo.
Tipo de Personal: Se selecciona

el tipo de trabajadores al que aplicara la dedicación.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar la dedicación para que sea
asignada al personal dentro de las nominas.
Definición de Ubicación Fisica :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes sitios de trabajo
o sedes de la institución y a donde pueden ser asignados los trabajadores.
Código: Identificador numérico

suministrado por el usuario.
Denominación: Descripción de la
sede o ubicación.
Ubicación Geográfica: Se
selecciona el País, Estado,
Municipio y Parroquia donde se
encuentra la sede que se esta
definiendo.
Dirección: Domicilio Fiscal de la

infraestructura.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar la ubicación física para que
el personal sea asignado a ellas dentro de las nominas.
Definición de Cargos :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes cargos que
posee la estructura organizativa de la institución y a donde pueden ser asignados los
trabajadores. Esta sección se utilizara solo en el caso de que sea configurada la nomina para
utilizar cargos independientes al momento de su creación o para nominas especiales.
numérico suministrado por el
usuario.
Denominación: Descripción o
Nombre del Cargo.
Nomina: Se selecciona la nomina a la cual pertenecerá el cargo a definir.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar el cargo para que se pueda
utilizar al momento de ingresar un personal a la nomina. Un mismo Cargo puede ser
utilizado por una o varias personas.
Definición de Tabulador :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes tabuladores o

lista de todos los sueldos asignado para cada puesto que posee la estructura organizativa de
la institución y a donde pueden ser asignados los trabajadores. Esta sección se utilizara solo
en el caso de que sea configurada la nomina para utilizar RAC al momento de su creación.
Código:
Identificador
numérico
suministrado
por el usuario.
Denominación:
Descripción del
nombre del
Tabulador o
cuadro.
Nomina: Se selecciona la nomina a la cual pertenecerá el tabulador a definir.
Total de pasos por grados: Se declarara cuantos pasos, según la política de personal
interna o la ley que rige la materia, contendrá cada grado o escalón del tabulador.
Luego se procederá a completar el cuadro con los lineamiento o políticas internas de

cada institución para el calculo de sueldos, suministrando para cada Grado o escalón:
Paso, Salario, Compensación y Salario+Compensación. Haciendo click en la tilde de
la fila se irán agregando nuevas hasta completar toda la información.
Una vez completado el cuadro se procederá a guardar el tabulador de sueldos para que
sea utilizado en cada nomina para el calculo de los sueldos y salarios del personal.
Definición de Asignación de Cargo :
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes cargos que posee la
estructura organizativa de la institución, así como sus parámetros de imputación presupuestaria,
y a donde pueden ser asignados los trabajadores. Esta sección se utilizara solo en el caso de
que sea configurada la nomina para utilizar RAC al momento de su creación.
Código: Identificador numérico suministrado por el usuario.
Denominación: Descripción o Nombre del Cargo.
Nomina: Se selecciona la nomina a la cual pertenecerá el cargo a definir.
Unidad Administrativa: Se selecciona la unidad organizativa donde estará ubicado el

cargo que se esta definiendo. Dependiendo de la unidad administrativa se cargara la
estructura presupuestaria por donde se imputaran los gastos atribuidos a el cargo.
Dedicación: Se debe asignar una dedicación de tiempo al cargo.
Tipo de Personal: Se selecciona de los tipos de personal predefindos.
Tabulador: Se debe asignar un tabulador de sueldos que regirá al cargo.

Grado: Se debe asignar un grado o escalón dentro del tabulador de sueldos del
cargo.
Numero de Vacantes: Se debe indicar en numero de cargos a crear con la misma

características y que pertenezcan a la misma unidad administrativa.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar el cargo para que se pueda
utilizar al momento de ingresar un personal a la nomina. Un mismo Cargo puede ser
utilizado por una o varias personas.
PROCESOS DE NOMINA
Cunado se halla definido los parámetros generales que se utilizaran en el modulo de

nominas se procederán a ejecutar ciertos procesos específicos, como los son:
• Seleccionar Nomina, Prestación de Antigüedad, Histórico de Nomina y Cambio de Estatus
Personal
MODULO INTEGRADOR
Este módulo permite el procesamiento de los documentos de los otros módulos del sistema,
para lograr la integración presupuestaria y contable. Para que el flujo de trabajo fluya o pase
de un modulo a otro se deben ejecutar los procesos que están especificados para cada
sección del sistema como se describa a continuación:
Solicitud de Ejecución Presupuestaria :
Este opción permite la ejecución, reverso y

anulación del pre-compromiso presupuestario
que requieren las requisiciones o tramites
elaborados en el modulo SEP.
Contabilizar: Se ejecuta para crear el precompromiso presupuestario según los

establecido en el documento para compra de bienes, contratación de servicios, y
compromiso en el caso de otro concepto.
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para contabilizar o precomprometer mediante el icono
para que se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a contabilizar.
Reversar: Se ejecuta para eliminar el precompromiso presupuestario de los

documento para compra de bienes, contratación de servicios y compromiso en el caso
de otro concepto., a fin de que los mismos puedan ser modificados.
disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para
2. Se tildará el o los documentos a reversar.
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el precompromiso presupuestario de los documento
para compra de bienes, contratación de servicios y compromiso en el caso de otro concepto.
disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la
Compra :
Este opción permite la ejecución, reverso y

anulación del compromiso presupuestario que
requieren las ordenes de compra o servicio
elaborados en el módulo Ordenes de Compra.
Contabilizar: Se ejecuta para crear el compromiso presupuestario según los

establecido en la orden de compra de bienes o contratación de servicios.
disponibles para comprometer mediante el icono para que se
Reversar: Se ejecuta para eliminar el compromiso presupuestario de la orden de compra

de bienes o contratación de servicios, a fin de que los mismos puedan ser modificados.
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el compromiso presupuestario de las ordenes
de compra de bienes o contratación de servicios.
Cuentas por paga :
Este opción permite la ejecución, reverso y anulación del causado presupuestario y asientos
contables que requieren las solicitudes de pago elaboradas en el módulo Cuentas Por Pagar.
Contabilizar: Se ejecuta para crear el causado presupuestario y asiento contable
según lo establecido en la solicitud de pago.
disponibles para contabilizar mediante el icono para que se
Reversar: Se ejecuta para eliminar el causado presupuestario y asientos contables de

la solicitud de pago, a fin de que las mismos puedan ser modificados.
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el causado presupuestario y asientos

contables de las solicitudes de pago.
Caja y Banco :
Este opción permite la ejecución, reverso y anulación del pago presupuestario, asientos
contables y afectación financiera de las cuentas bancarias que requieren los movimientos
bancarios creados en el módulo Caja y Banco.
Contabilizar: Se ejecuta para crear el momento de pagado presupuestario, asiento contable y

afectación financiera de cuentas de banco según lo establecido en los movimientos bancarios.
1. Como paso inicial se debe indicar que operación se desea contabilizar (Cheque,
Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún filtro, los
documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para que
Reversar: Se ejecuta para eliminar el momento de pagado presupuestario, asiento contable y

1. Como paso inicial se debe indicar que operación se desea reversar

(Cheque, Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún filtro, los
documentos disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el momento de pagado presupuestario, asiento contable y
1. Como paso inicial se debe indicar que operación se desea anular (Cheque,
Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún filtro, los
documentos disponibles para anular mediante el icono para que se
Nomina :
Este opción permite la ejecución y reverso de los asientos presupuestario, asientos contables
y afectación financiera producto del procesamiento de nominas de trabajadores de la
institución creadas en el módulo de Nomina.
Contabilizar: Se ejecuta para crear los asientos presupuestario, asientos contables y

afectación financiera producto del procesamiento de nominas.
1. Como paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea contabilizar
(Cheque, Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún
filtro, los documentos disponibles para contabilizar mediante el icono
Reversar: Se ejecuta
para eliminar los
asientos
presupuestario,
asientos contables y
afectación financiera
producto del
procesamiento de nominas.
1. Como paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea reversar
(Cheque, Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún
filtro, los documentos disponibles para reversar mediante el icono
Contabilidad Presupuestaria de Gasto:
Este opción permite la ejecución y reverso de los asientos presupuestario productos de

movimientos como Traspaso, Créditos adicionales, Insubsistencias y Rectificaciones a los
recursos presupuestarios creados en el módulo de Contabilidad Presupuestaria de Gasto.
Aprobación de Modificaciones Presupuestarias: Se ejecuta para crear los asientos

presupuestario producto de Traspasos, Créditos adicionales, Insubsistencias y
Rectificaciones a los recursos presupuestarios.
disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla
de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a aprobar.
Reversar Aprobación de Modificaciones Presupuestarias: Se ejecuta para eliminar

los asientos presupuestario producto de Traspasos, Créditos adicionales,
Insubsistencias y Rectificaciones a los recursos presupuestarios.
disponibles para reversar mediante el icono para que se despliegue
MODULO INVENTARIO
Este módulo fue diseñado y desarrollado para el registro, control y seguimiento de las entradas y salidas
de artículos en el almacén. Está basado en los métodos Lifo, Fifo y costo promedio ponderado.
Reportes Generados
Existencia de artículos
Movimientos
Artículos por solicitar
Listado de artículos por almacén
Órdenes de despacho
Entradas de suministros a almacenes
Transferencia entre almacenes
Resumen de inventario
Listado de almacenes
Valoración de inventario
Cierre de órdenes de compra
Valoración de toma de inventario
Valoración de ajuste de inventario
Acta de recepción de bienes
Configuración y Carga de datos al Modulo
Operaciones de Almacén
Carpeta de ubicación del módulo de inventario: /var/www/sigesp/inv

MODULO REGISTRO DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Permite ingresar vía Internet, los datos de los proveedores y contratistas que trabajan para el
Estado, agilizando el registro de los mismos y la actualización de sus datos. Este módulo
verifica y valida el RIF con el portal del SENIAT.
Reporte Generados
Proveedores
Beneficiarios
Fichas de proveedor
MODULO ACTIVOS FIJOS
El módulo de activos fijos fue diseñado para el registro de los bienes muebles e inmuebles,
tanto de la República, como de los estados y municipios. Además, permite el registro de los
activos fijos de los entes descentralizados con o sin fines empresariales, y calcula la
depreciación de los mismos a través de los diferentes métodos.
Reportes Generados
Activos
Incorporación
Desincorporación
Reasignación
Modificación
Depreciación
Depreciación mensual
Listado de catálogo SIGECOF
Listado de activos
Comprobante de incorporación
Comprobante de desincorporación
Comprobante de reasignación
Configuración y Carga de datos del Modulo Activos Fijos
Procesos y Movimientos del Modulo Activos Fijos
Los archivos fuentes y reportes del modulo están ubicados en: /var/www/sigesp/saf
MODULO CONTROL DE VIATICOS
Permite el cálculo, registro y control de los viáticos. Este módulo está integrado con los de
ordenación de pagos, caja y banco, contabilidad presupuestaria y contabilidad patrimonial.
Este módulo ha sido diseñado atendiendo a la matriz del Marco Lógico y demás orientaciones dadas
por el Ministerio de Planificación y Desarrollo para los niveles programáticos del Plan Operativo
Anual, y a las normas e instructivos de la ONAPRE para la formulación de presupuestos.
Reportes Generados
Solicitudes de viáticos
Solicitudes de pago de viáticos
Listado de solicitudes
MODULOS DE SISTEMA
MODULO APERTURA
Gestiona el inicio de cada ejercicio de la gestión administrativa de la organización. Las

operaciones contemplan los asientos de aperturas desde una base de datos origen (año
anterior) hacia la BD nueva, trasladando saldos contables, bancarios y presupuestarios.
Apertura
Los archivos fuentes de este modulo estan contenidos en la carpeta:

/var/www/sigesp/backres y /var/www/sigesp/apr
MODULO INSTALA
Gestiona ciertas tareas de mantenimiento en la BD del sistema así como la actualización o

releas de los ejecutables, sus opciones son:
Procesos
Contabilidad Patrimonial
• Reprocesar Saldos
• Reprocesar Niveles y Referencias Presupuesto de Gasto
• Reprocesar Saldos
• Comprobantes Descuadrados Reprocesar Fechas de Comprobantes Release
Reporte de Comprobantes Descuadrados
Reporte de solicitudes sin detalles
asociados Reprocesar Movimientos
Sus archivos fuentes están contenidos en la carpeta: /var/www/sigesp/ins
MODULO SEGURIDAD
Gestiona todo lo referente a la seguridad interna del sistema, entre lo cual tenemos:
Definición
Creación de Sistemas
Creación de Grupos
Creación de Usuarios
Procesos
Asignar usuarios a grupos

Asignar nominas a usuarios
Asignar presupuesto a usuarios
Asignar Unidad Ejecutora a usuarios
Asignar constantes de nomina a usuarios
Sistemas
Asignar permiso por cada sistema a los usuarios
Mantenimiento
Actualizar ventanas
Cambio de password
Administrar cambio de password
Administrar permiso por sistema
Sus archivos fuentes se ubican en la carpeta: /var/www/sigesp/sss

FLUJOGRAMA DE PROCESO

SIGESP Manual

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SIGESP

Sistema Integrado de Gestión

• MODULO CONFIGURACION - DEFINICIONES - PARAMETRIZACIONES BASICAS

• CONTABILIDAD PATRIMONIAL CONTABILIDAD

• SOLICITUD DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

SIGESP es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestión administrativa en la

Características del SIGESP

• Solución adaptable a las necesidades y requerimiento del ente.

En que consistes la aplicación y como Funciona?:

Luego de seleccionar el ámbito de operación se procederá a la autorización para acceder al

• Formularios de Registro de Información:

Hoja en Blanco: Para indicar nuevo registro, blanqueara datos de la pantalla.

Disco: Grabar información nuevo o actualizar registro ya existente.

Lupa: para buscar registros ya existente mediante parámetros o filtros de búsqueda.

Equis: Notación para eliminar el registro actual.

Impresora: indicación de imprimir en formato de documento portable (PDF) el reporte

Cuadro Rojo: Botón para cerrar el formulario o pantalla.

• Pantallas de Procesamiento de Información:

Rueda Dentada: Icono para ejecutar la acción sobre el o los registro(s)

Cuadro Rojo: Botón para cerrar el formulario o pantalla.

• Pantallas para emitir Reportes:

Impresora: indicación de imprimir en formato de documento portable (PDF) el reporte

Icono de OpenOffice Calc: Indica que el reporte seleccionado se puede exportar a

Cuadro Rojo: Botón para cerrar el formulario o pantalla.

1. Creación de la BD en el servidor de bases de datos seleccionado. Esto mediante el

2. Creación del directorio de hospedaje del código fuente en el directorio de publicación

Al directorio creado se le deben dar atributos o propiedad al usuario que ejecuta el

A las carpetas /var/www/sigesp/sno/txt/, /var/www/sigesp/cxp/declaracioninformativa/,

3. Se debe editar el archivo sigesp_config.php del directorio /var/www/sigesp/ para configurar

$empresa["hostname"][1] = "localhost"; // Nombre o IP del Servidor de BD

Este modulo de la aplicación es de suma importancia, ya que en el se deberá establecer

Este Modulo contiene siete (08) opciones como se observa a continuación:

Posee a su vez nueve (09) formularios:

• Empresa, Procedencias, Ubicación Geográficas, Comunidades, Control Numero,

De los Formularios nos centraremos en especificar el mas

El formulario es tan extenso que lo dividiremos en secciones comenzando con:

Sección Datos Generales:

• Permitir cambio de Empresa: esto si se maneja esquema multi-empresa.

• Empresa que consolida: tildar esta opción en caso de manejar

Representante Legal: estos datos se refieren a la empresa que se esta

En la primera parte de esta sección encontramos Periodo:

Formatos: esta sección es importante ya que indicara desde el inicio como se

• Contabilidad Patrimonial o Fiscal: se debe seleccionar la opción de

Dígitos de Cuentas: en esta sección se indicaran los dígitos de inicios que

• Dígitos de Cuentas – Contabilidad General: se debe indicar cual sera el

Sección Datos de la Gestión II:

En la primera parte de esta sección encontramos Cuentas:

• Cuentas de Resultado: En esta opción se deberá indicar a la aplicación

En la segunda parte de esta sección encontramos Compras:

• Partidas de Compras: En esta opción se deberá indicar los dígitos iniciales

En la primera parte de esta sección encontramos Gasto:

• Código ONAPRE Asignado a la Empresa: En este campo se deberá

• Código del Organismo: En este campo se debe indicar el numero

Las secciones subsiguientes se Refieren a la Generación de Comprobantes de

• Módulos donde se Generarán: La aplicación puede generar los

• Permitir Modificar IVA en la recepción de documentos: La aplicación por

Sección Carta Orden:

• Beneficiario: Se debe indicar el beneficiario del ente que generara las

En la primera parte de esta sección encontramos Banco: