Presidencia

del Consejo de Mm1stros

INFORME TECNICO PREVIO DE EVALUACION

DE SOFTWARE W 015-2014

1. NOMBRE DEL ÁREA

Gerencia de Tecnología de la Información, Comunicaciones y Estadística

2. RESPONSABLE(S) DE LA EVALUACIÓN

Freddy Alvarado Vargas

Augusto Mora Obregón
Vianne Loza Guerra

3. CARGO(S)

Gerente de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Estadística

Jefe de Informática y Sistemas
CAS- Apoyo en Proyectos de Gobierno Electrónico

4. FECHA

Martes, 16 de diciembre de 2014.

5. JUSTIFICACIÓN

La Estrategia Nacional de Gobierno Electrónico aprobada mediante Resolución

Ministerial N° 274-2006-PCM, establece políticas encaminadas al uso de las
Tecnologías de Información para mejorar los procesos en el marco legal de la
administración pública en términos de eficacia, eficiencia y transparencia, y a
promover en consecuencia el acercamiento de estos servicios al ciudadano.

La Estrategia Nacional de Gobierno Electrónico 2013 - 2017, emitida por la Oficina

Nacional de Gobierno Electrónico e Informática en diciembre de 2012, que
reemplaza la estrategia emitida en el 2006 y aprobada mediante Resolución
Ministerial N° 274-2006-PCM, incluye como sus objetivos estratégicos, garantizar
la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información pública mediante
mecanismos de seguridad de la información gestionada y promover la continuidad
de operaciones de la infraestructura del Estado ante situaciones adversas.
Tomando ello en consideración, el OSIPTEL ha identificado como proyectos
encaminados al "fortalecimiento institucional", aquellos que utilicen medios
electrónicos para el intercambio y almacenamiento de documentos con tendencia
al uso de los certificados digitales y firmas electrónicas en los procesos
administrativos.

El OSIPTEL tiene en uso el Sistema de Administración Digital de Documentos

(SADD), para la administración electrónica de la gestión documental, y para la
visualización de documentos institucionales digitalizados, que incluye expedientes
del Tribunal Administrativo de Solución de Reclamos de Usuarios, expedientes de
controversias de la Secretaría Técnica de Cuerpos Colegiados, y resoluciones de
la Alta Dirección. Dicho sistema está basado en la plataforma tecnológica ECM
(Enterprise Content Management) de OnBase, la cual se integra y opera sobre
software base estándar instalado en la institución, como: servicio de base de datos
 Pres1denc1a
del Consejo de Mm!Stros

(Oracle 11 g}, servicio de red local (Windows Server 2003 SP1 ), servicio de correo
electrónico (Exchange 2007), servicios web (Internet Información Server}, y
aplicaciones ofimáticas (Microsoft Office 2003,2007), entre otras.

El 13 de noviembre del 2014, el OSIPTEL suscribió un contrato con la empresa

AyO Asociados S.A.C, por el Servicio de Consultoria para el Rediseño del Sistema
de Gestión Documental, para contar con una plataforma tecnológica actual de
sistemas informáticos transaccionales, que permitan la gestión electrónica integral
de los documentos emitidos y recibidos en la institución, y conlleve a la reducción
paulatina en los plazos de atención de trámites administrativos, que beneficie
directamente a los ciudadanos. El plazo para la implementación del nuevo Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos es de 260 dias calendario, y será
construido sobre la misma plataforma ECM que actualmente utiliza la institución.

El OSIPTEL es propietario de las licencias del software OnBase utilizadas para el

funcionamiento y rediseño del sistema de gestión documental, y para la
visualización de los documentos institucionales digitalizados (p.e. Resoluciones,
Expedientes de Reclamos del TRASU y Expedientes del Tribunal de Solución de
Controversias).

Mediante resolución de Gerencia General No 104-2013-GG/OSIPTEL del 26 de

febrero de 2013, se aprobó la estandarización de los módulos del software OnBase
del fabricante Hyland Software, para el registro, administración, almacenamiento y
distribución de documentos digitales en la institución. Los módulos incluidos en la
resolución de estandarización son los siguientes:

Tabla N° 02
Nro. Módulo
1 ON BASE- Archiva! API
2 ON BASE- Batch OCR
3 ON BASE- CD Autoriting
4 ON BASE- Client
5 ON BASE- Desktop Document lmaging
6 ON BASE- Digital Signature
7 ON BASE- Document lmport Processor
8 ON BASE- Document Retention
9 ON BASE- EDM Services
10 ON BASE- E-Forms
11 ON BASE- Exception Reports
12 ON BASE- Export
13 ON BASE- Multi-User License
14 ON BASE- Outlook lntegration or E-maillntegration for Outlook
15 ON BASE- Production Document lma¡:¡in¡:¡
16 ON BASE- Publishing
17 ON BASE- Reportin¡:¡(Central View)
18 ON BASE- Virtual Print Driver
19 ON BASE- Web Server
20 ON BASE- Workflow Client
21 ON BASE- Workflow Departmental Server
22 ON BASE- WorkView
23 ON BASE- WorkView Client
 Pres1denc1a
del Consejo de Mm1stros:

Los módulos ONBASE - Client y ONBASE - Workflow Client agrupan diferentes

tipos de licencias dependiendo del tipo de usuario que hará uso del sistema.
Dichas licencias se listan a continuación:

ONBASE- Client:

Concurren! Client; licencia de cliente compartida, disponible para cualquier

usuario. Esta licencia solo se utiliza mientras se mantenga abierta una
sesión; al cerrarla, la licencia se libera para ser utilizada por otro usuario.
Named User Client; licencia que permite el acceso a un usuario específico
identificado por un nombre de usuario (login). Esta licencia es individual y
está siempre disponible para un solo usuario, aun cuando no utilice el
sistema.
Workstation Client; licencia que permite el acceso a cualquier usuario
desde una estación de trabajo (PC) específica. Esta licencia no es
compartida.

ONBASE - Workflow Client:

Workflow Concurren! Client; licencia de cliente compartida para el uso del

Workflow de OnBase. Esta licencia solo se utiliza mientras se mantenga
abierta una sesión; al cerrarla, la licencia se libera para ser utilizada por
cualquier otro usuario.
Workflow Named User Client; licencia que permite el acceso a un usuario
específico identificado por un nombre de usuario (login), para el uso del
Workflow de OnBase. Esta licencia es individual y está siempre disponible
para un solo usuario, aun cuando no utilice el sistema.

Es importante resaltar que en tanto el OSIPTEL utilice esta plataforma para su

gesiión documental electrónica, se debe asegurar las licencias necesarias de los
módulos del OnBase, de modo que garanticen el uso por parte de todos los
funcionarios que lo requieran. Asimismo, considerando que en el último año se ha
promovido el uso de los sistemas de consulta y gestión documental a nivel
institucional, y que el objetivo de la rediseño de dichos sistemas involucra que
todos los funcionarios del OSIPTEL gestionen electrónicamente toda su
documentación, se hace necesario adquirir licencias adicionales del Software
OnBase, de acuerdo al siguiente cuadro:

Módulo Cantidad de Licencias

ON BASE- Client (Named User Client) 40
ON BASE- Client (Concurren! User Client) 50
ON BASE- Workflow Client (Named User Client) 10
ON BASE- Workflow Client (Concurren! User Client) 35
 Pres¡denc!a
dC!I Consejo de M1n1stros:

6. ALCANCE

Adquirir licencias adicionales del software OnBase, en los módulos ON BASE -

Client y ON BASE - Workflow, para atender los requerimientos de acceso
resultantes del uso intensivo de los sistemas de gestión documental de la
institución.

Las nuevas licencias a adquirir del software OnBase serán de propiedad del
OSIPTEL de forma perpetua, debiendo ser anualmente mantenidas para asegurar
su vigencia tecnológica y el soporte del fabricante.

7. ALTERNATIVAS

Con respecto a la distribución del software OnBase, el fabricante Hyland Software

informa, mediante carta del 16 de diciembre de 2014, que en el Perú la empresa
AyO Asociados S.A.C. es el único distribuidor autorizado para brindar al OSIPTEL
tanto el soporte técnico como nuevas licencias de los productos de software
OnBase.

Por consiguiente, las alternativas a comparar son:

• Adquirir licencias adicionales. Esta alternativa permitirá asegurar el acceso

de la gran mayoría de funcionarios, a los sistemas de gestión documental de la
institución. Por ende, dichos funcionarios tendrán la posibilidad de gestionar
oportunamente su documentación, de forma electrónica.

• No adquirir licencias adicionales. Bajo este escenario existe el riesgo de que

los funcionarios no puedan acceder ni utilizar los sistemas de gestión
documental cuando lo necesiten. Consecuentemente, se generarían retrasos y
paralizaciones en el trámite de los documentos institucionales, impactando
negativamente en el cumplimiento de plazos de atención de trámites iniciados
por los usuarios externos.

8. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO

Debido a que el producto a evaluar no posee sustitutos para la institución, no es

necesario utilizar la Guía de Evaluación de Software mencionada en el artículo 2°
de la Resolución Ministerial N° 139-2004-PCM, que dice: ".. Deberá aplicar lo
establecido en la 'Guía Técnica Sobre Evaluación de Software para la
Administración Pública' en los productos de software que desarrollen o adquieran.".

De acuerdo a la carta del fabricante Hyland Software, el servicio de provisión de

nuevas licencias del software OnBase es provisto por un proveedor único para el
OSIPTEL.

9. ANALISIS COMPARATIVO DE COSTO- BENEFICIO

9.1. Costos

a) Licenciamiento: El costo de adquisición de licencias adicionales del

software OnBase, se detalla en el siguiente cuadro:
 Presidencia
del Consejo de !Vllmstros

Cantidad Mantenimiento
Precio Precio Total Precio Total
Módulo de por Licencia
Unitario (S/.) sin IGV (S/.) con IGV (S/.)
Licencias (S/.)
ON BASE- Client (Named
40 1,800.00 360.00 86,400.00 101,952.00
User Client)
ON BASE- Client
50 3,600.00 720.00 216,000.00 254,880.00
(Concurrent User Client)
ON BASE- Workftow
Client (Named User 10 1,800.00 360.00 21,600.00 25,488.00
Client)
ON BASE- Workftow
Cllent (Concurrent User 35 3,600.00 720.00 151,200.00 178,416.00
Client)
2,160.00 475,200.00 560,736.00

b) Hardware necesario para su funcionamiento: La adquisición de nuevas

licencias no genera costos adicionales en equipamiento informático para
su instalación.

e) Soporte y mantenimiento externo: El servicio de mantenimiento anual de

las licencias adicionales se ha incluido en el literal a), como parte del
costo de licenciamiento. Dicho servicio incluye:

Actualización de nuevas versiones.

Asistencia técnica.
Actualización permanente de los módulos licenciados para corregir
preventivamente defectos reportados a Hyland por terceros, a fin de
asegurar la operatividad e integridad del sistema.
Acceso al sitio de usuarios users.onbase.com.
Acceso a documentación: En caso se requiera, se tendrá acceso a
toda la documentación técnica actualizada relacionada a los módulos
del software OnBase instalados en la institución.

d) Personal y mantenimiento interno: La Gerencia de Tecnologías de

Información, Comunicaciones y Estadística cuenta con personal
encargado del mantenimiento de los productos OnBase licenciados.

e) Capacitación: El servicio a contratar no genera costos adicionales en

capacitación a usuarios.

9.2. Beneficios

Los beneficios obtenidos por la adquisición de nuevas licencias son:

-/ Acceso a mayor cantidad de usuarios a los sistemas de gestión

documental institucional, para el trámite y visualización de documentos
digitalizados.
-/ Menores tiempos de espera para acceder a una licencia y hacer uso del
sistema. Esto generará menores tiempos muertos en el proceso de
trámite documentario.
-/ Derecho de actualización versiones, referido a las nuevas versiones de
los módulos licenciados, de acuerdo a la liberación de versiones de
Hyland Software durante el periodo en que se encuentre vigente el
servicio de mantenimiento.
 PresJdencta
del ConseJO de Mm1stros

,/ Asesoría y/o soporte para la instalación y/o implementación de

actualizaciones.
,/ Derecho de asistencia técnica por defectos presentados en el uso de los
módulos software licenciados en la institución.
,/ Actualización permanente de los módulos licenciados para corregir
preventivamente defectos reportados a Hyland por terceros a fin de
asegurar la operatividad e integridad del sistema.

La vigencia para el uso de las licencias a adquirir es perpetua. Su

mantenimiento tiene vigencia por el periodo de un año; la asistencia técnica
será brindada por el representante local y se puede solicitar escalamiento de
los incidentes ocurridos con el fin de resolver las contingencias y tener
operativa la aplicación en el corto plazo.

1 O. CONCLUSIONES

Por lo anteriormente expresado, se concluye que para garantizar la continuidad del

servicio de los sistemas de gestión documental, y para cubrir las necesidades
institucionales de acceso a dichos sistemas, se requiere adquirir las licencias
adicionales del software OnBase listadas en la sección 9 del presente documento.

11. FIRMAS