CAPÍTULO III

Ventajas del Proceso Administrativo y el Método Científico

Ventajas del proceso administrativo

Uno de los componentes más relevantes del saber del proceso administrativo es su
importancia ya que a través de ella se logra deducir sus ventajas. Si bien, se puede
desarrollar una perspectiva general de la importancia de este proceso en el primer
capítulo, no es suficiente y no permite desprender de ello sus ventajas por lo que este
apartado las autoras de esta investigación estarán enfocando las mismas para su mayor
compresión.

A continuación, las ventajas del proceso administrativo:

• Ofrece un marco de trabajo conceptual

• Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el
entendimiento de lo que es la administración.
• Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede
usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
• Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al
usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
• Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera
de utilizarlo en una forma práctica.
• Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El
patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a
determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
• Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven
como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
• Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada
una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del
gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Por otra parte, Eduardo Román Morales ha identificado diversas ventajas del
proceso administrativo, para que la gerencia se conduzca con mayores posibilidades de
éxito:

• Enseña a evitar los ‘no se puede’; fuerza a la mente humana a crear alternativas.
• Proporciona una metodología en las decisiones. No sólo explica lo que se va a hacer,
sino cómo y por qué debe hacerse.
• Considera la posible evolución de los problemas y nos prepara sus cambios.
• Combate la subjetividad. No da oportunidad a los “yo creo”, recurre a los hechos para
argumentar las reglas de conducta.
• Genera una mentalidad de resultados. Obliga a eliminar excusas, pretextos, disculpas,
etc.
• Pone énfasis en el aspecto humano, y coadyuva especialmente en la comunicación de
lo necesario y de lo posible, esto frente a accionistas, inversionistas, banqueros,
clientes, obreros, vecinos, proveedores, etc.
• Induce al logro de objetivos, ya que establece lo que debe hacerse en el corto, mediano
y largo plazos.
• Reconoce la existencia de individuos, grupos formales, informales y no formales.
• Contribuye a la conducta de secuencias lógicas de los proyectos de trabajo,
auspiciando la coherencia interna de las actividades administrativas.
• Estimula el trabajo multidisciplinario o interdisciplinario o transdisciplinario, al darle
a cada profesión y puesto su lugar, dejando que la administración, se ocupe de las
labores de integración de equipos.
• Constituye la precisión y la diferencia en la búsqueda tanto de la eficacia como de la
eficiencia.”

En torno a lo anterior, Odilón González Huerta tiene las siguientes observaciones:

• Que el Proceso Administrativo no fuerza a la mente humana a buscar alternativas sino

a la voluntad de los hombres para acatar los procedimientos, técnicas, métodos, etc.,
que se emplean en las diversas fases.
• La metodología que se emplea en el Proceso Administrativo es el método científico,
y este tiene por misión la búsqueda de la objetividad.
• En realidad, no obliga a eliminar las excusas pretextos o disculpas, más bien pretende
eliminar los obstáculos a la obtención de las ganancias.
• El Proceso Administrativo no pone énfasis en el aspecto humano, se emplea para
obtener resultados sin reparar en las consecuencias.

Además de las anteriores, tiene una ventaja fundamental:

• Combate el empirismo, la intuición, la improvisación y la decisión precipitada.

Método Científico y Proceso Administrativo

Las disciplinas del conocimiento universal cuentan con una estructura de

conocimientos regidos por una teoría, integrada por elementos interrelacionados y
dinámicos que aparecen paulatinamente. Asimismo, tales disciplinas estudian y aplican
su teoría a través de un método que facilita el análisis y compresión y les confiere carácter
científico. En efecto, para cumplir su cometido, los científicos avanzan en una serie de
etapas sistemáticas a fin de dar solidez a su tarea.

Ahora bien, en el estudio de las disciplinas científicas, podemos localizar el

conocimiento de elementos o fases sucesivas que cumplen un papel independiente y
solidario en la consecución de un objetivo concreto. De ahí que solemos oír hablar de
procesos o ciclos que persiguen objetivos y metas específicas; por ejemplo, el proceso
económico, el proceso histórico, el proceso contable, el proceso de investigación y el
proceso de administración.

Precisamente es de este último del que se estará hablando en este apartado,

específicamente de la aplicación del método científico en el proceso de administración,
esto se hará a través de la presentación de un modelo de aplicación del método científico
a la ejecución del proceso administrativo, realizado por Carlos Ramírez Cardona en su
obra Fundamentos de la Administración.

Pero antes es importante para las autoras de este trabajo explicar de dónde proviene
la relación existente entre el método científico y el proceso de la administración.

Se ha dicho que la teoría clásica de la administración se originó de los trabajos,

estudios o investigaciones de Taylor y de Fayol, de los cuales se expone con anterioridad
en el primer trabajo de administración. Estos trabajos tuvieron como objetivo logar una
manera eficiente en el funcionamiento de las empresas privadas y en las organizaciones
administrativas públicas. Ambos tratadistas consideraron que la administración posee
características de una ciencia y que, tanto la teoría como la práctica, deben abordarse
científicamente.
 Para ello, los mismos usaron el método científico a fin de descubrir nuevos
conocimientos respecto a la administración. Este método puede ser descrito como de
experimentación controlada. Está formado de pasos bien definidos que deben ejecutarse
en el orden adecuado. Dicho en pocas palabras, el método científico confirma o rechaza
una proposición. Se lleva a cabo un experimento o ensayo bajo circunstancias
cuidadosamente controladas. En tanto se lleva a cabo el experimento se hace
observaciones y se llevan registros para indicar con precisión el qué, cómo y cuándo de
todo lo que ocurre dentro del experimento. A continuación, se seleccionan los datos en
grupos comunes, o se clasifican, con objeto de facilitar su interpretación. Partiendo de los
datos clasificados se hacen enunciados, formulados con sumo cuidado, que constituyen
la respuesta a la proposición originalmente presentada. Los pasos definidos en el método
científico se muestran a continuación:

Pasos en el Método Científico

• Identificación de la proposición. Este paso define el objetivo y orienta toda la

investigación hacia una meta específica.
• Obtención de observaciones preliminares respecto a la proposición. Esto es de
carácter exploratorio, supone la familiarización con los conocimientos existentes
y proporciona útil material de antecedentes.
• Manifestar la solución provisional a una proposición. La hipótesis, así
manifestada, se confirmará o desaprobará mediante experimentos controlados. Se
mantendrán constantes todos los factores que afecten a la proposición en toda la
prueba excepto un factor que, al permitir que varíe, revelará su relación con la
proposición. Se requiere mucha creatividad para formular la solución provisional
pensando más allá de lo que en la actualidad se dispone. La historia también revela
que muchos de los principales descubrimientos son el resultado de buscar la
respuesta a una proposición y relacionarla con una respuesta inesperada a otra
proposición.
• Investigar cuidadosamente la proposición, empleando tanto los conocimientos
actuales como los experimentos controlados. Se busca el grado de relación, o la
falta total de ella, entre los datos y la solución provisional. Se usa tanto el análisis
como la síntesis. El análisis significa descomponer la entidad en sus componentes
y examinar cada uno de ellos en sí y en relación a los componentes restantes La
 síntesis significa combinar, construir o reunir las varias entidades que se
consideran. Además, los experimentos controlados se hacen para proporcionar
datos sobre la proposición específica que se discute. Deben hacerse pruebas para
establecer la consistencia de los resultados.
• Clasificación de los datos obtenidos. La clasificación facilita el manejo de los
datos. Las clases seleccionadas dependen de la proposición y de la respuesta
provisional. Por ejemplo, los datos sobre libros publicados pueden clasificarse por
editor, tamaño o tema. Para un fabricante de libreros, el tamaño del libro sería lo
más importante, en tanto que, para una biblioteca, se seleccionaría el tema.
• Manifestar la respuesta provisional a la proposición. Esto se logra mediante una
cuidadosa interpretación de los datos clasificados. Para este propósito, se usan dos
tipos de razonamiento: (a) razonamiento inductivo, y (b) razonamiento deductivo.
El primero es el razonamiento derivado de los resultados de muchas pruebas que
se refieren al mismo fenómeno. En contraste, el razonamiento deductivo, es el
resultado derivado de la verdad de la totalidad de un conjunto, revelado por
muchas pruebas, para una porción o segmento de esa entidad.
• Ayustar y Manifestar la respuesta a la proposición. Para ayudar a asegurar validez
y unidad, la respuesta provisional se pone a prueba bajo las condiciones prescritas
y se anotan los resultados. Si es necesario, se ajusta la respuesta y se manifiesta
con claridad, teniendo cuidado de relacionarla a la proposición expresada
originalmente del paso Núm. 1.

Así pues, el método científico puede considerarse como la actitud que debe adoptarse
con respecto a los problemas o como un instrumento por medio del cual se obtienen
respuestas basadas en datos efectivos reales. La esencia de la escuela de la administración
científica es el desarrollo de una mente inquisitiva, con la resultante investigación
inteligente en busca de mayores conocimientos, más hechos y más relaciones. Se requiere
imaginación, originalidad y facultad para crear nuevas ideas. La solución provisional que
se deriva está influida directamente por el ingenio y la destreza del científico, y se requiere
disponer de muchos recursos para cumplir con los diferentes pasos.

El gerente científico se esfuerza en descubrir las relaciones causales; esto es, él

conocimiento de que cuando ocurren determinadas cosas, están acompañadas,
causalmente, por otras cosas que ocurren o tienen lugar. Esto no debe ser confundido con
la identidad de la causa y del efecto. Todas las causas son el resultado de efectos y,
viceversa, los efectos son el resultado de causas. Aislar, ya sea la causa o el efecto, se
resuelve finalmente en pensar en círculos, ya que la causa y el efecto están
inseparablemente relacionados. Más aún, el gerente científico sabe que las informaciones
unidas a la causa y efecto tienen poco valor práctico, pero que el conocimiento válido y
útil son las relaciones y que este conocimiento se obtiene mediante la aplicación del
método científico.

Por ende, la administración es considerada como una disciplina científica, puesta

que cuenta con un conjunto de conceptos que forman la estructura de la teoría
administrativa, representada por los principios de administración e inmersa en métodos,
como el método científico.

Dicho esto, a continuación, presentaremos el modelo que mencionamos con

anterioridad el cual describe como el administrador logra que las funciones del proceso
administrativo se ejecuten científicamente, mediante su acción que puede asemejarse a
un sistema cíclico.

El protagonista del proceso administrativo, por así decirlo, es el administrador,

quien en el ejercicio de su papel dirige y ejecuta las siguientes actividades específicas
denominadas ciclos del proceso administrativo: toma de decisiones, programación,
comunicación, control y evaluación.

Proceso de toma de decisiones. Primer ciclo.

Partiendo de la premisa de que la acción administrativa se origina de las decisiones,

debe suponerse que para lograr que estas sean correctas y las mejores, se requiere que
ellas tomen como conclusión de un proceso mental racional. Este proceso debe seguir a
su vez una secuencia que comprende las siguientes fases:

• Definición de la materia objeto de la decisión.

• Análisis de la situación existente o estudio de la información disponible
sobre el objeto de decisión.
• Cálculo y delineación sobre ventajas y desventajas.
• Escogencia de la alternativa que se considere mejor.
 También aquí la secuencia de la actividad, desde de la definición de la materia hasta
la escogencia de la alternativa, constituye un proceso cíclico en sí mismo, el cual debe ser
un proceso racional, es decir, basado en el método científico.

La definición de la materia: es la identificación del problema. Problema aquí no

significa solamente un hecho que plantea interrogantes, problema aquí significa
propósito, lo cual resulta del deseo o finalidad que la diaria actividad administrativa
contribuye a formar en el administrador y que, si no surge espontáneamente, se crea bajo
el influjo de la cultura y dinámica humana. Un problema necesita diagnóstico y, en
algunos casos, es objeto de importantes investigaciones previas. En todo caso, la actividad
relacionada con la definición de la materia consiste en la descripción y clasificación de lo
que se tiene entre manos. La eficacia en los pasos subsiguientes del ciclo depende, en
gran parte si no en toda, de la precisión con la cual se realice esta primera actividad de
definición del asunto acerca del cual hay que decidir.

El análisis de la situación o de la información disponible: comprende el estudio de

hechos y factores que tienen relación con el problema. A veces, ello incluye la
investigación y consideración de ciertos hechos y valores que gravitan alrededor de la
decisión. Hay innumerables medios que auxilian esta actividad, como: los registros
contables, las investigaciones de opinión, el análisis de mercados, la prueba de productos,
los informes comprensivos, etc. Todo lo cual suministra datos acerca del asunto que se
estudia.

El cálculo y delineación de alternativas: comprenden dos pasos principales:

primero, una sistemática identificación y descripción del asunto y su confrontación con
casos conocidos si los hubiere, en donde aparezcan evaluados los cursos de la acción
tomada y las experiencias obtenidas. Segundo una ponderación de las consecuencias que
puedan acarrear las acciones que vayan a tomarse, cuando ellas son conocidas.

Cuando se conocen deben ser estimadas. En todo caso, el cálculo de alternativas

tiene relación con hechos conocidos y hechos supuestos y probabilidades. Hay que
estudiar el ambiente, así como los valores involucrados. En esta tarea, algunos métodos
y técnicas sirven de auxiliares, tales como las predicciones económicas, las proyecciones
de mercado, la investigación de operaciones, la programación lineal, etc.
 La deliberación, consiste en una revisión del problema, a la luz de lo que se tiene
conocido y de las posibles alternativas de acción. Esta actividad envuelve una evaluación
de valores, prioridades y probabilidades, en donde la oportunidad y la estrategia juegan
un gran papel a falta de conocimientos perfectos sobre los resultados esperados. La
deliberación debe ser racional, con el fin de prever no solamente los posibles éxitos, sino
también los riesgos. Un auxiliar importante en esta actividad lo constituye la operación
matemática, la cual cuenta hoy con excelentes apoyos de computación que proporcionan
rapidez y precisión en los cálculos y simulaciones.

La escogencia de la alternativa: es una actividad de selección que viene a

continuación de los pasos precedentes. Pero la opresión misma de escoger implica una
revisión juiciosa de tales pasos.

La selección de la alternativa está influida por otros factores, como: la libertad, la

autonomía para la escogencia, la voluntad y el juicio. Así resulta que una sabia
escogencia, seria aquella donde el administrador tuvo la posibilidad de hacerla
racionalmente, con base en hechos perfectamente conocidos o estimados en forma libre
y consciente.

En la toma de decisiones, el administrador debe entender que no hay siempre una

única respuesta para un problema especial. En administración, frecuentemente, se pueden
tomar varios caminos para llegar a un resultado. Lo que importa es escoger alternativas
con alto grado de racionalidad. Lograr el reconocimiento de que existen varias
posibilidades, aceptar que pueden existir otros caminos para lograr un objetivo y conocer
que la perfección administrativa es relativa, puede evitar largos periodos de indecisión.
La indecisión sin razones puede afectar la salud mental de aquellos que debiendo decidir
no deciden así como también aquellos que están pendientes de la decisión. En
administración nunca podrían tomarse decisiones si siempre se aspirara a un grado
absoluto de perfeccionismo. Correr riesgos calculados es de la esencia de la
administración. Pero obrar por sola intuición o corazonada es temeraria.

En la práctica, muchas decisiones se toman sin seguir, de manera perfecta, la

secuencia descrita. La materia de la decisión puede ser tan clara que no requiera de
estudiosa prolijos o de especulaciones innecesarias. A veces un rápido estudio es
suficiente para asegurar una estimación correcta de los hechos. Empecinarse en una
metodología demasiada estricta, puede conducir también a un inapropiado cálculo de las
alternativas. Pero tampoco hay que ser tan amplios en la eliminación de los pasos, hasta
el punto de llegar al extremo de tomar decisiones incorrectas sobre todo cuando se confía
en que la sola intuición puede sustituir la información objetiva para una buena escogencia
de la alternativa.

Proceso de programación. Segundo ciclo.

La programación de las decisiones se convierte en una guía para la acción cuando

se traduce en programa específicos.

La decisión debe ser interpretada o traducida en programas específicos, los cuales

proporcionan la orientación para adelantar las operaciones en detalle. Algunas veces, esta
interpretación recibe el nombre de plan de acción o plan de operaciones. En el programa
se señala los recursos que se requieren y las acciones que deben tomarse, las cuales vienen
a ser los modos de ejecución de las decisiones. En estos programas se indican los métodos
y técnicas que deben aplicarse y se incluyen asuntos relacionados con presupuestos de
capital, presupuestos de operación, cuadros de personal, cartas de organización,
inventarios de equipo y de medios que se requieren para la ejecución de la decisión
tomada. El programa debe indicar los costos, la asignación de responsabilidades, líneas
de autoridad, etc. Un programa completo es una adecuada interpretación de la decisión y
guía para la acción concreta.

Proceso de comunicación. Tercer ciclo.

El proceso de comunicación cuando es efectivo garantiza la ejecución de una

decisión que ya ha sido programada.

Para lograr que los programas sean cumplidos, es necesario comunicarlos a todos
aquellos que deben actuar en la ejecución.

La comunicación es un método por el cual el individuo trasmite a otros el estímulo

que modifica su comportamiento. Se ha distinguido tres aspectos en el proceso
comunicativo: el estímulo, la respuesta al estímulo y las leyes y principios que gobiernan
a cada uno de estos aspectos.
 Todos ellos son importantes en administración. Se debe dar importancia a los
procesos comunicativos. Hay muchas maneras de comunicarse. Lo importante es utilizar
el mejor método para cada caso. Las reuniones, los manuales los cursos de entrenamiento,
los informes, el trabajo en grupo, las instrucciones verbales y escritas, etc. son medios de
comunicación. La respuesta positiva al estímulo está muy relacionada con la forma como
se efectúa la comunicación.

La comunicación en administración debe ser un acto deliberado. Por lo tanto, debe

aclararse si se trata de una acción continuada o rutinaria, o sí se trata de trabajos nuevos
que se requieren de capacitación y apoyo directivo, con fin de lograr la exacta
interpretación de lo que hay que hacer.

El proceso comunicativo implica tres responsabilidades principales para el

administrador:

Primera: debe establecer los canales para el flujo de la información entre el jefe y
los subalternos y viceversa, señalando las frecuencias y los métodos o modos de la
comunicación. Es decir, la forma como debe hacerse.

Segunda: debe dar el apoyo logístico para la selección de los medios y métodos que
deben ser empleados.

Tercera: debe vigilar que los mensajes y los canales sean eficientes y no presenten
barreras que impidan la comunicación.

Proceso de control. Cuarto ciclo.

La función de control es esencial para lograr el cumplimiento fiel de las decisiones

tomadas.

El control consiste en la vigilancia para que la decisión se cumpla en la forma que

fue programada y comunicada. Para el control se aplican principios, normas y técnicas
que sirven como guías para quienes ejecutan los trabajos y como medios para medir e
impulsar sus acciones.
 Los controles se llevan a cabo por medio de la supervisión y mediante el uso de
instrumentos de comparación y medición, tales como los presupuestos, las cartas de
organización, las graficas, la descripción de funciones, las instrucciones, las normas, etc.

También existen ayudas para ciertos controles por medio de aparatos tale como
relojes, programas de computación, registros, manuales, etc.

La función de control imprime una característica muy notable a quien lo aplica y es

que tiende a tomarlo como un fin en sí mismo. Es conocido que un controlador se vuelve
más interesado en mantener los mecanismos de control que en coadyuvar a realizar los
fines de la administración. Esta situación resulta del hecho de que los mecanismos de
control se rutinizan o convierten en estándares o patrones de media inflexibles,
trasformando, a quien los aplica, en funcionario también inflexible con capacidad de
decisión coercitiva.

Quien tiene la función de controlar pocas veces tiene la facultad de modificar el

método, lo cual hace también difícil el progreso administrativo. Debe vigilarse que el
control sea eficiente y que no retarde el proceso de producción de servicio.

El proceso de evaluación. Quinto ciclo.

El proceso de evaluación completa el ciclo de la acción administrativa.

Una decisión que se pone en ejecución vale solamente en la medida en que durante
el periodo del ciclo administrativo no cambien de carácter los hechos y circunstancia que
sirvieron de base para la misma. La evaluación es necesaria, para verificar la posible
imperfección o certeza de la decisión original. Los nuevos hechos, las nuevas
circunstancias, pueden hacer conveniente la reconsideración de la indecisión inicial, con
el fin de introducir los ajustes o cambios necesarios, durante el proceso administrativo.

La evaluación es una actividad que puede desarrollarse de muy diferentes maneras.

En su forma más simple, la evaluación implica una observación de resultados que da base
a la elaboración de juicios de valor. La evaluación es fuente de nuevas decisiones,
cambios y crecimiento del proceso administrativo.
 La evaluación es una actividad indispensable para completar la acción del ciclo y
para mantener el equilibrio entre su dinámica y su estática. Es la acción que induce, por
decirlo así, a la reorientación. No solamente a través de la evaluación la administración
puede ajustarse a una evolución y progresión lógica. Sin evaluación no es posible
seleccionar estrategias y se cae en rutinas que impiden incorporar las nuevas ideas y las
nuevas técnicas al proceso administrativo.