MANUAL DE PROCEDIMIENTOS P-MA-02

Mantenimiento Correctivo PÁGINA 1 DE 12

CONTENIDO
Tema Página
1. – Objetivo………………………………………………………….. 2
2. – Alcance………………………………………………………….. 2
3. – Referencias……………………………………………………... 2
4. – Definiciones…………………………………………………….. 2
5. – Marco Jurídico…………………………………………………. 2
6. – Lineamientos…………………………………………………… 3
7. – Diagrama de Flujo……………………………………………... 4
8. – Descripción del Procedimiento……………………………... 5
9. – Instructivos de llenado de los formatos…………………. 7
10. – Enfoque Cliente-Proveedor………………………………… 10
11. – Control Interno Institucional……………………………….. 10
12. – Vinculación Con Otros Sistemas…………………………. 10

ÁMBITO AL QUE PERTENECE

Este documento respalda el cumplimiento en los siguientes ámbitos:
x Calidad
Salud y
Seguridad
en el
Trabajo
Ambiental
Soporte Administrativo

FORMATOS INCLUIDOS EN ESTE DOCUMENTO

(F-MA-02-01) Orden de Servicio para Mantenimiento Correctivo Rev.

(F-MA-02-02) Bitácora de mantenimiento correctivo Rev.

CUADRO DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Fecha de Unidad
Gerencia Elaboró Revisó y Aprobó Autorizó Emisión
Revisión Administrativa
Rev.
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Mantenimiento Correctivo PÁGINA 2 DE 12

1.- OBJETIVO
Atender y corregir con eficiencia y oportunidad los paros y fallas inesperados de la maquinaria y
equipo para minimizar el tiempo improductivo.

2.- ALCANCE
Aplicable a todo el equipo, maquinaria e instalaciones de la organización.

3.- REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008
Solicitud de servicio (F-AD-01-02)
Requisición de compra (F-AL-01-02)
Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la
Administración Pública Federal
Anexo “Qué debemos saber en cuanto al control de los documentos del Sistema de Gestión Integral”

4.- DEFINICIONES
Mantenimiento Correctivo: Son las actividades desarrolladas para corregir las fallas declaradas que
impiden el buen funcionamiento de la maquinaria y equipo para el adecuado de su función.

Fallas Menores: Son aquellas que son atendidas por el personal de mantenimiento de planta y que
no requieren de una asesoría especializada

Fallas Mayores: Son aquellas que por su complejidad deben ser atendidas por el fabricante o
servicios externos especializados.

5.- MARCO JURÍDICO

Manual de Organización de IMPRESORA Y ENCUADERNADORA, PROGRESO S. A. DE C. V.

Rev.
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Mantenimiento Correctivo PÁGINA 3 DE 12

6. - LINEAMIENTOS

1. Es responsabilidad del Jefe de Mantenimiento


Reportar cualquier falla o indicación de fallas al Supervisor y / o Coordinador de Producción para su

atención.
Es responsabilidad del Subgerente de Adquisiciones y del Jefe de Mantenimiento,
mantener un inventario de refacciones de uso frecuente.

Notificar a la Gerencia de Producción, cuando se presente una falla de causa mayor, es decir, paro
total del equipo y/o maquinaria.

Retroalimentar a la Subgerencia de Adquisiciones de IEPSA, de aquellos proveedores de
bienes y/o servicios que no cumplan con los requisitos y características especificadas para
su compra y/o contratación; mediante los formatos F-AD-01-14 y F-AD-01-17.

2. Es responsabilidad del personal de Mantenimiento


Atender de forma inmediata las Órdenes de Servicio para Mantenimiento Correctivo que sean
requeridas.

Informarse de las causas reales de la falla o paro de la maquinaria y/o equipo y notificar al
Supervisor y/ o Coordinador de Producción.

Efectuar el mantenimiento correctivo por orden de prioridad las fallas para el Mantenimiento
Correctivo de acuerdo a los siguientes criterios:
 Fallas que pongan en riesgo la integridad física del personal.
 Fallas que representen el paro total o parcial del equipo y/o maquinaria.
 Fallas que pongan en riesgo la calidad del producto.

Notificar al Jefe y/o Supervisor de Mantenimiento inmediatamente si durante el
Mantenimiento Correctivo menor se detecta la necesidad de la intervención de personal
especializado y/o cambiar refacciones.

3. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas.


Proveer de las herramientas, refacciones y equipo necesario para realizar el
Mantenimiento Correctivo a la brevedad posible y en su defecto, autorizar la contratación
de servicios especializados.

LINEAMIENTO ÚNICO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Con la finalidad de mantener la integridad de los documentos normativos internos que pertenezcan al
Sistema de Gestión Integral de la entidad, se requiere que todos los usuarios que consulten este
documento, conozcan y cumplan con lo establecido en el Anexo “Qué debemos saber en
cuanto al Control de los Documentos del Sistema de Gestión Integral”, que está situado al
principio de cada carpeta de procedimientos e instructivos del SGC.

Rev.
Rev.

.7
PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL EVALUACIÓN Y MEJORA

Archiva "Orden de
Realiza diagnóstico Servicio de
Recibe del usuario Indicador "Orden
al equipo y/o Mantenimiento Correctivo
y reporte del tecnico de servicio de
maquinaria
externo mantenimiento
"Orden de servicio Correctivo"
de mantenimiento"

Envia a la Gerencia Envia a compras,

¿Requiere Genera "Solicitud se asigna Indicadores clave
SI de Producción consecutivo y
servicio de servicio" para su

PROCEDIMIENTOSDEMANUAL
sello de recibido
externo? autorización Reporte
Se archiva copia de

Mantenimiento Correctivo
Determina
prioridad NO "Solicitud de
servicio" a control

Proceso del Flujo de Diagrama-

Programar y Analisis de causa
"Orden de servicio
ejecutar de no
de mantenimiento" Según sea el caso
actividades de conformidad
se comunica con el
mantenimiento
proveedor externo
correctivo

1
Acciones
preventivas y
Asigna al personal Proveedor
correctivas
externo realiza
Verificar equipo y/ó diagnostico
"Orden de servicio maquina
de mantenimiento"

NO
¿Se requiere 1
refacciones?

SI Firma "Orden de SI

¿Reparado a servicio de
conformidad? mantenimiento" Se elabora
requisición y se
entrega a almacen

Almacen entrega
copia a
mantenimiento

NO

ENTRADA SALIDA
PROCESO

DE4PÁGINA 2

02-MA-P
1
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8. - DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actor No. Descripción de Actividad

PLANEACIÓN

Personal de 1 Recibe del usuario, solicitud verbal de servicio de mantenimiento.

Mantenimiento. Nota:
 Para el caso de oficinas, solicitar el servicio o al jefe y/o supervisor
de mantenimiento quien llevará el desarrollo y control del formato
“orden de servicio para mantenimiento”.
Personal de 2 Se presenta con el usuario, le entrega un formato de orden de servicio
Mantenimiento. de mantenimiento el cual deberá requisitar y ejecuta el trabajo
solicitado.
Jefe de 3 En caso de atender varias ordenes de servicio simultáneamente,
Mantenimiento determina la prioridad en el numeral 2 del punto 6 de este
y/o Supervisor procedimiento.
de
Mantenimiento
EJECUCIÓN

Personal de 4 Realiza diagnóstico de falla en el equipo y/o maquinaria

mantenimiento ¿Se requiere se servicio externo especializado?
Personal de 5 No se requiere servicio externo especializado.
mantenimiento Se programan y se ejecutan las actividades de mantenimiento
correctivo.
Personal de 6 Verificar las condiciones mecánicas eléctricas o electrónicas según la
mantenimiento naturaleza de la falla reportada.
Personal de 7 ¿El usuario recibe de conformidad el equipo y/o maquinaria?
mantenimiento
Personal de 8 No. Continuar con actividad 6
mantenimiento
Personal de 9 Sí. Se obtiene firma de conformidad del usuario en “Orden de Servicio
Mantenimiento de mantenimiento”
Jefe de 10 Si se requiere servicio externo especializado.
Mantenimiento Genera una Solicitud de Servicio
y/o Supervisor
de
Mantenimiento
Jefe de 11 Se envía la “Solicitud de Servicio” en original y 3 Copias a la Gerencia
Mantenimiento de Producción para obtener firmas de autorización.
y Gerente de
Producción

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Jefe de 12 Se lleva a Solicitud de Servicio donde se le asigna folio y sello de

Mantenimiento y recibido.
Compras Mantenimiento se queda con una copia para su control.
Jefe de 13 Se comunica con el Servicio Externo Especializado para solicitar el
Mantenimiento y/o apoyo técnico requerido.
Supervisor de
Mantenimiento
Personal Externo 14 Personal externo realiza diagnostico
¿Se requieren refacciones?
Personal Externo 15 No. Continuar con actividad 6
Jefe de 16 SÍ. Se elabora requisición y se lleva almacén para asignarle folio
Mantenimiento y/o del sistema.
Supervisor de Mantenimiento se queda copia para su control.
Mantenimiento
Personal Externo 17 Se continua con actividad 6.

CONTROL
Jefe de 18 Archivar las ordenes de servicio de mantenimiento correctivo y el
mantenimiento reporte del técnico externo en el expediente de cada máquina.
y/o Supervisor de
Mantenimiento

EVALUACIÓN / MEJORA

Personal de 19 Revisa los pendientes y mejoras a realizar en el mantenimiento

mantenimiento correctivo.

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F-MA-02-01 REV. 1

REV 1 F-MA-02-01

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Instructivo de llenado
Orden de servicio de Mantenimiento Correctivo

Objetivo: Contar con documentos que permitan reportar, solicitar,

programar y controlar los servicios de mantenimiento
correctivo en la planta.
Responsable de la elaboración: Cualquier persona que solicite un trabajo de mantenimiento.
Frecuencia: Cada vez que se requiera mantenimiento correctivo
Responsable de la revisión: Jefe de Mantenimiento
Responsable de la autorización: Jefe de Mantenimiento
Forma de llenado: Manual

No. Elemento Descripción

1. Fecha Anotar la fecha de requerimiento de las actividades del
mantenimiento correctivo.
2. Hora Anotar la hora de requerimiento de las actividades del mantenimiento
correctivo
3. Nombre Anotar el nombre del solicitante que requiere el servicio.
4. Departamento Anotar el nombre del departamento en donde se solicita el servicio
5. Área Anotar el nombre del área en donde se solicita el servicio.
6. Datos Marcar con una X (cruz) en el rectángulo que especifique si el
mantenimiento se requiere en una máquina, un equipo, una
instalación o en oficinas.
7. Tipo de Falla Marcar con una X (cruz) en el rectángulo que especifique si el
mantenimiento es mecánico, eléctrico, especializado u otro,
explicando en que consiste.
8. Carácter del Marca con una X (cruz) en el rectángulo que especifique si el
Servicio mantenimiento requiere de su atención extra-urgente, urgente u
ordinario.
9. Descripción de Falla Describir la falla o defectos observados en las máquinas equipos,
instalaciones u oficinas, que requieren de mantenimiento correctivo.
10. Fecha de recepción Anotar la fecha en que la orden de trabajo de mantenimiento es
entregada al área de mantenimiento.
11. Hora de recepción Anotar la hora en que la orden de trabajo de mantenimiento es
entregada al área de mantenimiento.
12. Diagnostico Marca con una X (cruz) en el rectángulo que especifique la acción
que se realizará para la solución del problema de acuerdo al
diagnóstico de la falla.
13. Fecha programada de Anotar fecha y hora programada para la reparación de la falla, así
reparación como la fecha y hora de término del servicio.

Rev.
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14. Actividades Describir claramente todas las actividades de mantenimiento

Realizadas correctivo que fueron ejecutadas por el personal de mantenimiento
15. Observaciones Anotar cualquier comentario adicional con respecto al servicio
realizado.

16. Entrego el servicio Anotar el nombre y firma del técnico que ejecutó el servicio de
mantenimiento.

17. Recibí de conformidad Anotar nombre y firma del solicitante como Vo. Bo. del servicio de
mantenimiento ejecutado.

18. Aprobó Anotar el nombre y firma del Supervisor y / o Coordinador de

Producción como Vo. Bo. del servicio de mantenimiento ejecutado.

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Instructivo de llenado
Bitácora de mantenimiento correctivo
Objetivo: Contar con un documento de control que nos permita registrar
los eventos de mantenimiento correctivo al equipo de cómputo,
equipo de videovigilancia y de telefonía(Conmutador y aparatos
telefónicos), así como contar con la información de los equipos
que se reparan ya sea, dentro o fuera de las instalaciones de la
entidad.
Responsable de la elaboración: Jefe del Departamento de Soporte Técnico
Frecuencia: Por evento
Responsable de la revisión: Coordinador de Informática
Responsable de la autorización: Coordinador de Informática
Forma de llenado: Por computadora por medio de un sistema informático o con
pluma en formato preimpreso para su posterior captura
electrónica. El llenado de todos los campos es obligatorio a
menos que se especifique lo contrario en alguno de ellos.

No. Elemento Descripción

REPORTE Se anota la fecha y hora en que se hace el reporte al proveedor de un
1
FECHA/HORA equipo específico.
Se anota el nombre del proveedor contratado para dar el servicio de
2 PROVEEDOR
mantenimiento preventivo.
ATENCIÓN Se anota la fecha y hora en que se presente el proveedor en nuestras
3
FECHA/HORA instalaciones.
Se refiera al lugar físico o nombre de área donde localiza el equipo
4 UBICACIÓN
que requiere de mantenimiento correctivo.
Anotar la Descripción del equipo de cómputo, videovigilancia o
5 DESCRIPCIÓN
telefonía
Anotar la marca (obligatorio) y/o modelo (opcional) del equipo de
6 MARCA MODELO
cómputo, videovigilancia o telefonía.
Anotar el número de serie del equipo o anotar las siglas SN si el
7 SERIE
equipo no cuenta con este número o no es visible.
8 PROBLEMA Se anota una breve descripción o idea de la falla del equipo.
CONCLUSIÓN Anotar la fecha y hora de terminación del mantenimiento correctivo
9
FECHA/HORA para ese equipo.
Anotar si el equipo se repara en IEPSA o en las instalaciones del
OBSERVACIONES O proveedor y opcionalmente cometarios u observaciones, ya sean por
10
COMENTARIOS parte de la persona que entrega el equipo y/o de la persona que lo
recibe.

Rev. 5
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10. – ENFOQUE CLIENTE-PROVEEDOR

Todos somos clientes y a la vez proveedores de otros procesos, ya que tal como necesitamos de otras
áreas para llevar a cabo correctamente nuestro trabajo, el resultado de nuestra labor, a su vez, es la
materia prima para otros procesos.

Por ello, el servicio que les brindamos a nuestros clientes internos es tan importante como el que le
proporcionamos a nuestros clientes externos, ya que para que el cliente externo esté satisfecho,
debe estar satisfecho el cliente interno.

De esta forma, todas las áreas requerimos trabajar con el Enfoque Cliente-Proveedor, es decir,
con el objetivo de satisfacer a nuestro cliente, sea interno o externo, ya que nuestro trabajo siempre
impactará en el resultado final de otras áreas.

Particularmente, cada área podrá consultar y/o actualizar quiénes son sus clientes internos y externos
para cada uno de sus procesos, en el Manual de Gestión de la Calidad de IEPSA.

11. – CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

De conformidad con lo establecido en el “Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de
Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal”, publicado el 27 de Septiembre de
2006; todos los servidores públicos tenemos la obligación de contribuir a la actualización y
mejoramiento continuo del Control Interno Institucional.

El Control Interno Institucional es el conjunto de medios, mecanismos o procedimientos del cual

todos somos responsables, que tienen el propósito de:

1. Conducir las actividades correspondientes hacia el logro de los objetivos y metas

institucionales
2. Obtener información confiable y oportuna,
3. Cumplir con el marco jurídico, y
4. Evitar pérdidas o daños al erario federal.

Para continuar lográndolo, es responsabilidad de todos los que laboramos en IEPSA:

1. Conocer el Reglamento Interior de Trabajo, el Código de Conducta de la entidad, el Manual

de Bienvenida y los manuales, procedimientos e instructivos que rijan nuestro trabajo.
2. Llevar a cabo nuestras actividades tal como se describe en ellos, con el propósito de
coadyuvar al cumplimiento de metas y objetivos, dentro del Marco Jurídico aplicable;
3. Asegurarse de que la información que generemos sea confiable y oportuna, para seguir
propiciando el adecuado rendimiento de cuentas por parte de IEPSA y su ejercicio
transparente como entidad paraestatal; y
4. Actualizar y tomar acciones periódicamente respecto de nuestro inventario de riesgos
por área, a fin de prevenir la realización de los riesgos que puedan afectar el logro de los
objetivos o causar daños al erario federal.

A fin de llevar a cabo correctamente estas actividades, puede consultar para mayor referencia el
procedimiento P-CI-01 Administración del Riesgo Institucional.

12. – VINCULACIÓN CON OTROS SISTEMAS

Ninguna.

Rev.