Manual Sistema Logístico y Control de Almacén

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UNIVERSIDAD SANTIAGO

ANTÚNEZ DE MAYOLO

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA


INDUSTRIAL

Dr. VEGA HUINCHO FERNANDO

HUARAZ - PERÚ - 2018

1 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO I
SEMANA 1
SISTEMA LOGÍSTICO

CONCEPTOS

LOGÍSTICA
Es Planificación, organización y control del conjunto de las actividades de
movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde
la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor costo, incluidos los flujos
de información y control.

La logística es un área de gran importancia en las actividades organizacionales,


debido a ello Michael Porter la introdujo como una de los procesos que añade valor
al producto o servicio que ofrece una empresa a sus clientes. Ballou (2011)
considera que la logística es un área que se encuentra inmersa en la cadena de
abastecimiento, cuya disciplina planifica, dirige y controla el flujo de materiales,
suministros, insumos y productos terminados, así como su almacenamiento eficiente,
para satisfacer adecuadamente los requerimientos exigidos por los clientes.

La logística es un área clave dentro de las actividades empresariales, porque de ella


depende la maximización del nivel de satisfacción de los clientes, esto significa que
de nada vale manufacturar un producto de alta calidad, si la distribución del bien es
inadecuada y no satisface los requerimientos de la demanda.

Martínez, Washington (2009), en su obra Logística empresarial, define a la logística


como “el ámbito perteneciente a la cadena de suministro, que añade valor a los
bienes o servicios, a través de la realización del cuidado, protección, control,
transporte y distribución de bienes, bajo indicadores de tiempo y posición” (p. 89),
siendo también de gran relevancia para esta disciplina, el servicio al cliente.

Es en sí misma un sistema, es una red de actividades relacionadas con el propósito


de administrar el flujo continuo de materiales y personas pertenecientes al canal
logístico. El enfoque sistémico es un paradigma, que aunque simple, es muy
poderoso para la comprensión de las interrelaciones. La idea es que si se visualizan
las acciones desarrolladas en una empresa, de manera aislada, va a ser muy difícil
captar la estructura del sistema como un todo (“Big Picture”), es decir, no se va a
lograr establecer claramente como alguna acción o acciones pueden afectar o ser
afectadas por otras actividades. En esencia la suma o el resultado de una serie de
actividades es más que la suma de las partes individuales.

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Es una de las disciplinas que se encuentra dentro del ámbito de las ciencias
administrativas y también de ingeniería, la cual tiene gran importancia dentro de la
eficiencia empresarial y la competitividad en el mercado, porque de acuerdo a la
teoría de la cadena de valor, enunciada por algunos expertos de la calidad de Porter,
la logística de entrada y de salida tiene la característica de añadir valor al producto.

Es la Planificación, organización y control del conjunto de actividades de


movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y
productos desde la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al
menor costo, incluidos los flujos de información y control.

Objetivo de la logística
Dos son fundamentalmente los objetivos de la Logística:
 Conseguir unos costos compatibles con un servicio determinado.
 Dar un Servicio adecuado a lo solicitado por los clientes.
Para Luis Aníbal García Mora (2009), “entre los objetivos principales de la logística
están la de reducción de costos y la contribución sustancial a las utilidades de las
empresa, mediante la racionalización y optimización de recursos utilizados,
aumentando la ventaja competitiva, captando y reteniendo clientes y generando un
incremento en los beneficios económicos obtenidos por la comercialización y
producción de bienes y servicios.”

SISTEMA LOGÍSTICO
Es el conjunto de actividades tanto internas como externas que tienen lugar entre el
aprovisionamiento de materias primas y la entrega de productos terminados a los
clientes, las cuales tienen como objetivo la calidad como adecuación del producto
para dar satisfacción a las necesidades y aspiraciones del cliente; el servicio al
cliente, reuniendo aquellos aspectos de conveniencia para el cliente en su
transacción con la empresa que no están directamente asociados con la empresa y
costo para el cliente, integrado por el precio de adquisición, o disposición y costos
asociados a la utilización del producto. (Carrasco, 2000) y mediante la sincronización
de sus funciones componentes, permite lograr un flujo ágil para responder
velozmente a una demanda cambiante y cada vez más exigente. (Monterroso, 2000).

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Hacer un gráfico de sistema logístico

El sistema logístico será tanto más flexible cuanto mayor sea el rango de variación
de los objetos que pueda afrontar con éxito; cuanto menor sea el costo asociado al
cambio de funcionamiento; y cuanto menor sea el plazo requerido para funcionar en
las nuevas condiciones (Carrasco, 2000). El concepto se refiere a un sistema total
para controlar el flujo físico de un producto o mercancía, articulando producción y
consumo. Se trata de una unificación de cinco subsistemas (transporte, almacenaje,
embalaje, carga/descarga y distribución) y un sistema de apoyo e información. La
distribución física se propone proveer, de manera más eficiente, un producto al
mercado. En otras palabras, el propósito de la distribución física es repartir una
cantidad necesaria de productos en una condición necesaria requerida y, en suma, al
menor costo. (Motoki Inatsuka, 2000).

El concepto actual de sistema logístico lo expresan (Acevedo, & Urquiaga, 1997),


como la red de unidades autónomas y coordinadas que permiten garantizar la
satisfacción de los clientes finales en el tiempo, calidad y costos demandados”.
Según estos mismos autores, el sistema logístico está compuesto por tres tipos de
procesos, material, financiero y monetario y de dirección que debe funcionar como un
solo proceso. El objetivo final del sistema logístico como lo exponen (Christopher,
1994; Lambert, et al, 1998) es satisfacer a los clientes. Una red Logística según
Soret, 2001) está compuesta por: Proveedores, Centros de producción, Almacenes
centrales, Almacenes Nacionales, Almacenes Regionales, Almacenes Locales,
Almacenes de Tránsito, Puntos de venta y Clientes.

LA ORGANIZACIÓN DE AREA LOGISTICA


 Las diferentes posiciones Jerárquicas, en la organización actual, en donde la
Logística no ocupa la posición importante al cual debe acceder.

Gerente General
Gerente de Finanzas
 Jefe de Finanzas
 Jefe de Créditos y Cobranzas
Gerente de Producción
 Jefe de Planta
 Jefe de Logística
Control de Inventarios
Compras
Almacenes
Distribución Física
Tramites Documentarios

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- Jefe de Almacén
- Jefe de Pre - Prensa
Gerente de Sistemas
Gerencia Contable
- Jefe de Contabilidad
Gerencia de Marketing
Sub Gerente de Ventas
Gerente Internacional
- Jefe de Exportaciones

ORGANIZACIÓN DEL AREA LOGÍSTICA DE UNA EMPRESA XYZ


El objetivo general del Área de Logística de XYZ dar soporte a los procesos
productivos y administrativos de la adquisición de los materiales y servicios, control
de inventarios, entrega y/o distribución en el lugar apropiado para garantizar la
operación de la empresa. Así mismo se encarga de la administración y control de los
inventarios de los productos terminados, su preparación y distribución hasta el punto
de embarque, al mínimo costo y a tiempo, realizando una gestión eficiente para
satisfacer las expectativas de los clientes internos (demás áreas) y externos, así
como mantener excelentes relaciones con los proveedores. Para ello realiza la
coordinación de las actividades siguientes:
 Abastecimiento (Requerimientos, compras y economía de material)
 Almacenaje y Control de Inventarios
 Distribución Local (Despachos y Transporte)

Funciones del área de logística


La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas,
productos acabados…) y se interesa a su entorno. El entorno corresponde en este
caso a:
 Recursos (humanos, consumibles, electricidad…)
 Bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios,
herramientas, camiones propios, sistemas informáticos…)
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 Servicios (transportes o almacén subcontratados, …)
La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos
financieros y de información asociados. Los flujos físicos son generalmente divididos
entre los “de compra” (entre un proveedor y su cliente), “de distribución” (entre un
proveedor y el cliente final), “de devolución” (logística inversa).

Logística de distribución
La logística de distribución incluye la gestión de los flujos físicos hoy conocida como
DFI (Distribución física Internacional), de información y administrativos siguientes:
 La previsión de la actividad de los centros logísticos
 El almacenamiento
 El traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y
equipos necesarios
 La preparación de los pedidos o la ejecución de cross docking (tránsito)
 Algunas veces, la realización de pequeñas actividades de transformación del
producto (kitting, etiquetado…)
 El transporte de distribución hasta el cliente.
Logística inversa
La logística inversa incluye la gestión de los flujos físicos, de información y
administrativos siguientes:
 recogida del producto en las instalaciones del cliente
 puesta en conformidad, reparación, reintegración en stock, destrucción,
reciclaje, embalaje y almacenaje
Logística de aprovisionamiento:
 Decisión de realizar los pedidos
 Decisión sobre el volumen de pedidos y su fecha
 Realización de los pedidos
 Seguimiento y control de los pedidos
 Recepción de los pedidos
Logística en planta:
 Gestión de stocks de materias primas
 Gestión de stocks de productos semielaborados
 Transporte de los productos en el interior de los almacenes de la empresa
 Gestión de stocks de productos finales
Logística en distribución:
 Transporte de los productos finales a los distintos almacenes intermedios
 Gestión de stocks de los distintos almacenes intermedios
 Gestión de stocks de almacenes finales o locales
 Transporte de los productos finales a los clientes

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CAPITULO II
SEMANA 2
ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Y LA LOGÍSTICA
La logística comprende todas las actividades de la dirección que se relacionan con
los métodos de obtención, traslado, almacenamiento de materiales y productos, con
el objetivo de satisfacer las necesidades y exigencias de la demanda (clientes). Tiene
que ser eficaz, eficiente, lograr el mínimo de costo y asegurar un nivel de calidad
óptimo. (Torres, Daduna y Mederos, 2004)

Su gestión integra todas las operaciones de la empresa o cooperativa: compra,


aprovisionamiento, recepción, almacenamiento, suministro, transporte, distribución,
control, crecimiento, administración, ventas, mercado, calidad, comercio, sistemas de
pago, etc. Exige de individuos dispuestos a conocer sus fundamentos, que sean
hábiles y se sientan y piensen de forma comprometida con el éxito de su
emprendimiento.

Dada la importancia de la logística en lo relacionado con el manejo y administración


de la cadena de abastecimiento, producción, distribución de las empresas y
cooperativas, resulta imprescindible hoy en día tener una buena gestión logística, ya
que se ha transformado en un verdadero activo empresarial, sinónimo de eficiencia y
excelencia en el servicio, lo cual se traduce en generar mayor valor.

El elemento que relaciona la ética, los valores, la competencia y la gestión logística


es el trabajo como esfuerzo humano capaz de admitir la participación socializadora
del hombre en las más diversas actividades de transformación y creación que
favorezcan la adquisición de conocimientos, habilidades y valores, es decir de
competencias sociomorales, es el único elemento que estimula la interacción entre
esos factores disímiles.

El enfoque logístico está constituyendo una exigencia del entorno actual y está
conformando un nuevo factor de diferenciación competitiva, se necesita desarrollarlo
observando la debida integración y las necesidades de la organización en cada
momento (Acevedo y Gómez, 2001). Para aceptar este reto se hace necesario un
desarrollo de la logística en las cooperativas a nivel de su filosofía, la estructura, los
conceptos y las técnicas, debiéndose tener en cuenta determinados preceptos.

Alguno de los principales preceptos con el enfoque logístico:


 Satisfacción permanente a los clientes
 Gestionar como un flujo integrado de materiales, información y valores
 Constante combate a los inventarios
 Aplicación del autocontrol y autogestión
 Aplicación del trabajo en equipo

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Son reales las necesidades de conocimientos elementales de logística para el mejor
sostén de las nuevas cooperativas sobre aspectos básicos inherentes a esta
disciplina, siendo el aprovisionamiento; servicio al cliente; almacenamiento y
transporte; como algunos de los de mayor impacto que han ido aflorando en el país
en estos tiempos.

La garantía de disponer de materias primas, materiales e insumos necesarios exige


el establecimiento de determinados principios sobre lo que hay que comprar, cuándo,
cuánto y a qué suministrador vincular fuertemente con la organización o cooperativa,
según la evaluación que se haga de su desempeño en función de las demandas
realizadas y el cumplimiento de las entregas pactadas. Todo esto debe ser
controlado y evaluado sistemáticamente, a fin de poder tomar acciones oportunas
que aseguren un suministro estable y seguro. Logística.

Adicionalmente a estas consideraciones anteriores con respecto a lo que


necesariamente se debe mantener en inventario, resulta indispensable controlar la
cantidad y calidad, las entradas y salidas, el posible envejecimiento del mismos, así
como el monto del capital inmovilizado por este concepto, que dicho sea de paso, no
es despreciable de ninguna manera y puede llegar a comprometer el éxito financiero
del negocio en cuestión.

Al considerar la gestión de aprovisionamiento necesaria para poder brindar el


servicio esperado por los clientes sin incurrir en gastos excesivos, se requiere velar
por la consideración de determinada cantidad de recursos de reserva o inventario de
seguridad que tenga en cuenta los ciclos de entrega del suministrador, los pedidos
que deben estar por entrar y mantener una correcta y precisa comunicación y los
registros actualizados para la correcta conservación y mantenimiento del inventario
necesario.

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CAPITULO III - IV
SEMANA 3 - 4
ORGANIZACIÓN DEL AREA LOGÍSTICA
Organización de las actividades del sistema logístico

La gestión logística comprende una serie de actividades que sustentan los seis
“correctos”. Con los años, los técnicos en logística han desarrollado un modelo que
ilustra la relación que existe entre las actividades adentro de un sistema logístico. Lo
denominaron el ciclo logístico

Lo primero que se puede notar es que el ciclo es circular, lo que muestra la índole
cíclica o repetitiva de varios elementos en el ciclo. Cada actividad, ya sea el servicio
a los usuarios, la selección de productos, la cuantificación y las adquisiciones, así
como el control de inventarios, depende de y se ve afectada por las demás
actividades.
Por ejemplo, la selección de productos se basa en el servicio a los usuarios. ¿Qué
pasaría si, por alguna razón médica, se selecciona un producto que no está
aprobado o registrado para el uso en el programa de un determinado país? Se
tendría que revisar la decisión y encargar un producto que esté aprobado y
registrado para el uso. A su turno, esta decisión afectaría las adquisiciones y el
almacenamiento, otras dos actividades del ciclo logístico.

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Las actividades que se encuentran en el centro del ciclo logístico representan las
funciones de apoyo a la gerencia, o sea las que informan e impactan los demás
elementos alrededor del ciclo logístico.
En las siguientes secciones, se examinarán brevemente todos los elementos del
ciclo logístico. Estos incluyen:

 Principales actividades del ciclo


 Corazón del ciclo logístico
 Control de calidad de las actividades
 Entorno logístico: políticas y adaptabilidad del sistema

ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL CICLO LOGÍSTICO


Las principales actividades del ciclo logístico:

 Servicio al usuario. Cada persona que trabaja en logística debe recordar que
selecciona, compra, almacena o distribuye productos para satisfacer las
necesidades del usuario. Los bodegueros no almacenan medicamentos por el
mero hecho de almacenarlos; más bien lo hacen para asegurar la
disponibilidad de insumos para cada usuario y, así, puedan acceder a los
insumos de salud cuando sea que los necesiten. Además de satisfacer las
necesidades del usuario al final del sistema, o sea el cliente que necesita
servicios de salud, cada persona que participa en el sistema satisface también
necesidades de clientes más inmediatos. Los bodegueros proveen un servicio
al cliente cada vez que expiden medicamentos a centros de salud, igual como
los almacenes centrales proveen un servicio al cliente cuando despachan
insumos al distrito. El sistema logístico garantiza el servicio al cliente al
cumplir con los seis “correctos”. Cada una de las actividades del ciclo
logístico, por tanto, contribuye a brindar un excelente servicio al usuario y a
garantizar la disponibilidad asegurada de insumos.

 Selección de los productos. En cualquier sistema logístico de salud, los


programas de salud tienen que seleccionar productos. En un sistema logístico
de salud, la selección de productos puede estar a cargo de un comité nacional
terapéutico, un colegio de farmacéuticos, un consejo de médicos u otro
organismo designado por el gobierno. La mayoría de los países han elaborado
listas de medicamentos esenciales y han tomado como modelo la lista de la
Organización Mundial de la Salud (OMS). Los productos seleccionados para el
uso tendrán un impacto sobre el sistema logístico, así que se tienen que tomar
en cuenta los requerimientos logísticos a la hora de seleccionar productos.

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 Cuantificación. Después de la selección de los productos, se tiene que
determinar la cantidad necesaria y el costo de cada producto. La
cuantificación es el proceso de estimación de la cantidad y el costo de los
productos necesarios para un programa (o servicio) específico de la salud;
este proceso implica también la determinación de cuándo conviene comprar y
distribuir los productos a fin de asegurar un abastecimiento continuo para el
mismo programa. Véase la lista de lectura sugerida que figura al final del
presente manual para referencias complementarias en cuanto a la
cuantificación de insumos de la salud.

 Adquisiciones. Una vez que se ha desarrollado un plan de insumos como


parte del proceso de cuantificación, se tienen que adquirir ciertas cantidades
de productos. Los programas o sistemas de salud pueden conseguir sus
insumos por medio de abastecedores a nivel local, regional o internacional, o
pueden recurrir a agentes de compras para cumplir con esta actividad
logística. De cualquier manera, el proceso de adquisiciones debería seguir un
conjunto de pasos específicos para asegurar un proceso abierto y
transparente que sostenga los seis “correctos”.

 Control de inventarios: almacenamiento y distribución. Una vez que el


programa o sistema de salud ha comprado y recibido un artículo, éste se tiene
que transportar hacia el nivel de prestación de servicio donde el usuario
recibirá los productos. Durante este proceso, los productos se tienen que
almacenar hasta que sean enviados al siguiente nivel o hasta que el cliente
los necesite. Casi todas las empresas almacenan parte de sus existencias
para prever futuras necesidades de los clientes.

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CAPITULO V - VI
SEMANA 5 - 6
PLANEAMIENTO DE ABASTECIMIENTO
El abastecimiento es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de
consumo de una unidad económica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una
familia, una empresa, aplicándose muy especialmente cuando ese sujeto económico
es una ciudad. Cuando es un ejército se le suele aplicar el nombre de intendencia.

Se trata de un enfoque sistemático para planificar los abastecimientos de materiales


y servicios de terceros, asegurar su efectiva y eficiente materialización.

Una herramienta para ganar y registrar compromiso, apoyo de los clientes internos y
externos de abastecimiento. Es un plan concreto de acciones previstas con un
horizonte a mediano plazo (usualmente 12, 18 a 24 meses) en el que se definen:

 •Los materiales y servicios de terceros que necesitará la organización


(cantidad, monto previsto) en el período en cuestión y los que no necesitará
(ej.: desinversiones, etc.)
 •Cómo se necesitan (ej.: alquilar o comprar, completos o semi-terminados,
nacional o importado, etc.)
 •Cuándo se necesitan (fechas, frecuencia)
 •Recursos necesarios.

Interrogantes a satisfacer para elaborar un buen plan:

 ¿Por qué se necesitan ciertos materiales y servicios de terceros? (plantear la


posible re-ingeniería del requerimiento)
 ¿Cómo afectan las variables externas? (Análisis de Porter)
 ¿Cómo manejar mejor las variables bajo mi control? (ej.: planes de
mantenimiento, servicios habituales)
 ¿Qué costo / precio tendrán los materiales y servicios en el próximo período?
 ¿Mantener o no a los actuales proveedores y contratistas? (Anticipar la
estrategia de compra)
 ¿Hacer o tercerizar?, ¿licitar o negociar?, ¿comprar o alquilar?, ¿duración del
contrato?

Algunos tópicos que se presentan:

El planeamiento está basado en un pronóstico y como tal siempre tendrá errores,


pero hay variables que la empresa puede (o debería) manejar, como por ejemplo:
Diferentes escenarios posibles (ej.: ventas “mínimas”, introducción de nuevos
productos) - Materiales y servicios a contratar que pueden ser independientes del
giro del negocio (ej.: mantenimiento, limpieza, vigilancia etc.) - Prever la
incertidumbre de, por ejemplo: “si nos adjudican tal obra o contrato”, “si vendemos

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más o menos de lo esperado”, etc. Puede “segmentase” entre otros por probabilidad
de ocurrencia de ciertos eventos.

Debe ser flexible, ágil, dinámico, estar permanentemente actualizado, “vivo” (planear,
revisar, replanear, ajustar). Instaurar la mecánica “PDCA”.
Timing (desfase de eventos previstos) y diferencias entre cantidades y costos
previstos y los reales pueden resultar muy perjudiciales para la organización.

En muchas organizaciones el plan de abastecimiento se perfecciona luego de


tomadas las decisiones de producir e invertir, cuando debería formularse
conjuntamente.

Tener un plan perfectible por cierto es mejor que no tenerlo. ¡Sin un plan estaremos
100% errados!

LAS VENTAJAS

Un buen planeamiento de las compras implicará:

 Mejores comunicaciones, claves para mejores negocios de la empresa y


servicios del área.
 Mayor pro-actividad, foco en lo estratégico, lo más importante. Menos
emergencias, compras urgentes.
 Mejor uso de los recursos y utilización del capital de trabajo (menores
stocks, bienes en tránsito, etc.).
 Un adecuado manejo de la demanda interna y externa (base y variaciones).
Mejor preparación y ejecución ante diferentes escenarios.
 Mejor “timing” que resultará más favorable a la empresa (ej: minimizar
compras en picos de demanda, maximizar contra-estación, etc.)
 Mayor flexibilidad, adaptabilidad, resiliencia de la cadena de suministros a
dichas variaciones.
 Las requisiciones de compra no resultarán una sorpresa para el comprador
sino el “kick-off” de la estrategia definida, acordada (salvo imprevistos,
urgencias)
 Mejor manejo del capital de trabajo. Reducción del TCO (costo total de la
propiedad) de los bienes y servicios involucrados y de la carga
administrativa para satisfacerlos (reducción y nivelación de los recursos
involucrados)
 Mejor servicio al cliente interno y externo.
 Permitirá “conectar” la estrategia de suministros con las cuestiones tácticas
y operativas de las demás áreas.

Algunos Trucos de implementación, buenas prácticas:

 Un buen plan de suministros debería abarcar al menos el 80% de las


inversiones y gastos relacionados con proveedores y contratistas.

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 Identificar todas las inversiones y gastos de terceros (ej.: servicios legales,
financieros, compras menores, etc.), que podrían ser gestionadas por el
área de abastecimiento con valor agregado.
 Debería satisfacer entre otras, las siguientes inquietudes: ¿Cómo afectan a
mi plan las variables externas? (Porter) - ¿Cómo manejar mejor las
variables que están completamente bajo mi control? (ej: planes de
mantenimiento, servicios) - ¿Qué costo / precio tendrán los materiales y
servicios en el próximo período? - ¿Mantener o no actuales proveedores,
licitar o negociar?, ¿duración del contrato?
 Debe monitorearse periódicamente su eficacia. Definir y medir factores
clave, “KPIs” relacionados. Algunos ejemplos: ¿Cuáles fueron los mayores
desvíos presupuestarios? Aprender de los mismos y evitar repetirlos -
¿Cuánto se compró acorde a lo planeado? (calidad del planeamiento:
compras no planeadas / compras totales) - Monto gestionado por otras
áreas sin recursos profesionales de abastecimiento) versus el total
involucrado en compras y servicios de terceros - Compras urgentes, en
plazos menores a los de normal gestión (monto y cantidad de operaciones).
 La exitosa planificación de los suministros sólo será posible si existe un
compromiso de todos los involucrados.

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CAPITULO VII
SEMANA 7
FACTORES DE LAS COMPRAS

Factores Influyentes
Tanto externos como internos, los factores más influyentes en el proceso del
consumidor son los siguientes:

Factores Sociales

Son factores externos al consumidor relacionados con tendencias socioculturales,


que afectan las decisiones de cada consumidor y a sus grupos de referencia. Un
grupo de referencia es un conjunto de personas que están asociadas afectiva o
circunstancialmente con el consumidor en cuestión, y que sus preferencias,
comentario y recomendaciones afectan al consumidor.

Factores Psicológicos
Son factores internos del consumidor relacionados con aspectos personales. Estos
factores son variables dependiendo de la edad y de varios factores demográficos de
cada uno de los consumidores, además de la manera en cómo se desenvuelven en
su vida diaria y el estilo de vida que llevan. Son los factores más difíciles de predecir
por la empresa.

Factores Situacionales
Son factores tanto internos como externos al consumidor, y depende del estado
actual del ambiente que rodea al consumidor y de su estado de ánimo. Los estados
externos e internos marcan una diferencia situacional

Factores de Información
Son factores que dependen de la cantidad de información que esté disponible para el
consumidor, antes o durante el proceso de compra.

FACTORES QUE INFLUYEN A LA HORA DE LA COMPRA

En este artículo se hablará de los dos grupos de factores que influyen a la hora de
comprar.

FACTORES INTERNOS

Son conocidos así, porque viene del propio consumidor, de su idiosincrasia, su forma
de ser; como la percepción, el aprendizaje, las creencias, las actitudes, la motivación,
la personalidad; que son los que influyen en cómo las personas recuerdan las

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marcas, los nombres de los productos que quieren y el lugar en el que los adquieren,
que son los factores más importantes en el proceso de compra.

Algunos de estos factores son:

Edad y fase del ciclo de vida: las personas a lo largo de su vida y dependiendo de
su edad, pasan por la compra de diferentes productos. Un ejemplo, muchas
personas jóvenes prefieren productos para deportes extremos, para resaltar sobre
los demás y explorar cada vez más el mundo, mientras que una persona de edad
madura prefiere algo más tranquilo, pues ya han trabajado o vivido muchas
experiencias y generalmente prefieren descansar.

Ocupación: el tipo de trabajo al que se dedica una persona ejerce una gran
influencia en su comportamiento a la hora de comprar. Por ejemplo muchos
directores de empresas prefieren viajar en primera clase.

Estilo de vida: se refiere a la forma o manera en que se entiende la vida; en el


sentido de la identidad, idiosincrasia, carácter en particular o de grupo. Esto perfila
todo un patrón de acción e interacción con el mundo. Conociendo el estilo de vida de
un grupo de personas, se podrá dirigir la marca de su producto con mayor claridad
hacia ese estilo de vida y tener un mayor éxito en la aceptación del producto. Por
ejemplo, sí una persona practica un deporte, comprará en mayor medida productos
que le sirvan para practicarlo.

Recordar que todos pueden ser clientes potenciales.

Personalidad: Es el conjunto de rasgos y cualidades que configuran la manera de


ser de una persona y la diferencian de las demás. Algunas personas son más
seguras, otras más sociables y tal vez de un carácter más dominante. Las marcas
también tienen personalidad, y así, los consumidores tienden a elegir las marcas
cuya personalidad se asemeja más a la suya. En la compra de un perfume por
ejemplo éstos van dirigidos a diferentes personalidades hay unos que son para
deportistas, otros para hombres y mujeres de carácter fuerte, los hay de aroma
dulce, etc.

Motivación: conjunto de factores que impulsan el comportamiento de los seres


humanos hacia la consecución de un objeto. Algunas son el resultado de estados
fisiológicos de tensión como el hambre, la sed y la incomodidad. Otras, resultado de
los estados psicológicos de tensión como la necesidad de reconocimiento,
estimación o pertenencia. Por ejemplo las personas adquieren servicios o productos
de seguridad para estar tranquilos, tecnología para diversión y hacer más fácil su
trabajo.

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Aprendizaje: la adquisición de nuevos productos y servicios, crean en el cliente
nuevos aprendizajes, acerca de su manejo, funcionalidad y eficacia en el caso de un
producto, y en el caso de servicios, en la forma que es atendido y la calidad del
servicio que lo pueden llevar a ser un cliente fiel del establecimiento comercial, o que
no vuelva y recuerden que un cliente insatisfecho, son mil clientes insatisfechos.

FACTORES EXTERNOS

Son aquellos que influencian a una persona, como su quehacer diario y el entorno
que vendrían ligados a la familia, la clase social, la cultura, las subculturas, lo roles,
circunstancia economía y ocupación, los cuales lo conllevan a un decisión tal vez
para ser aceptado en esos diferentes entornos que lo rodean. No obstante, los
vendedores deben tener en cuenta otros factores externos como son:

El valor añadido de los productos: los consumidores de la actualidad tienen en


cuenta la presentación del producto, la información recibida, la atención
personalizada y los servicios posventa, a la hora de comprar.

Los horarios y ocio: los horarios de trabajo llevan a las personas hacer sus
compras luego del horario laboral o los fines de semana, por lo general se dirigen a
centros comerciales, donde encuentran una gran variedad de productos y actividades
de ocio para liberarse de la rutina.

Competencia y renovación: la competencia obliga a adaptar los productos de forma


constante a las variables del mercado. El periodo de vida de los productos se acorta
y el posible comprador se acostumbra al constante cambio. Y ver lo mismo lo aburre
a menos que lo esté buscando.

Nuevos tipo de familia: cada vez más la mujeres hace parte o ingresan al mundo
laboral, lo cual conlleva a cambios en las tareas domésticas y en los roles del
comprador. Por otro lado, a la conformación de las familias monoparentales y
unipersonales está dando lugar a necesidades y tendencias de consumo.

El medioambiente: la preocupación por el cuidado del medioambiente a conllevado


a la producción de productos ecológicos, y al mejor aprovechamiento de los
recursos.

La Gestión del Aprovisionamiento es una de las herramientas de que dispone la


empresa para tomar decisiones en relación a los ingresos de materiales a lo largo de
la cadena de suministro, la contratación de servicios y la adquisición de activos y sus
repuestos.

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Aunque la misión de los aprovisionamientos se extiende, como hemos dicho, a varios
aspectos de las necesidades de recursos de la empresa, tales como activos,
servicios, repuestos y materiales para el proceso productivo, en este escrito nos
referiremos esencialmente a estos últimos y no haremos mención de la adquisición
de activos ni repuestos, dado que en muchas ocasiones las decisiones se toman en
otros lugares de la empresa distintos al de Compras, dejando para éste labores
menores de tipo administrativo.

Desde el punto de vista empresarial, la función aprovisionamientos tiene como


misión la optimización de los ingresos de productos en el circuito logístico de la
empresa actuando sobre los siguientes aspectos:
 Precio y condiciones de pago de los materiales
 Calidad de los materiales
 Calidad del servicio asociado a los materiales

La actividad del gerente de compras se centrará en la selección y evaluación de


proveedores y en la negociación de ofertas con los mismos.

LOS PRECIOS Y LOS PLAZOS DE ENTREGA


El primer criterio que se ha de aplicar a los aprovisionamientos que se citó
anteriormente lo definíamos como Reducción de Costes. Es decir, la Gestión del
Aprovisionamiento debe plantearse como un instrumento de mejora de los resultados
de la empresa.
Centrándonos ahora específicamente en la gestión o “negociación” de compras, esto
significa que el responsable de compras debe dirigir gran parte de su tarea hacia el
logro de los mejores precios. Otras tareas consistirán en garantizar plazos de entrega
que hagan viables los objetivos de la gestión de inventarios y en asegurar en general
la calidad de servicio.
El precio de las mercancías adquiridas es evidentemente la contraprestación
económica que hay que satisfacer al proveedor por la entrega de las mismas. No
obstante, este sencillo concepto debe completarse incorporándole otros aspectos
complementarios, tales como:
 Las condiciones de pago
 Los costes inducidos
 Los costes ocultos

Las condiciones de pago se refieren principalmente al periodo o plazo de pago


(aplazamiento del pago), es decir, al momento en que es necesario hacer efectiva la
contraprestación por los materiales o servicios suministrados por el proveedor. El
plazo de pago puede variar según una amplia gama, desde el “pago previo” que en
ocasiones exigirán los proveedores en situaciones monopolísticas o cuando tienen
un gran poder de negociación hasta los pagos a 90, 120 o más días que

17 Dr. Fernando Vega Huincho


acostumbran aplicar las empresas de la gran distribución comercial a sus
proveedores medianos o pequeños (y, en ocasiones, incluso a los grandes).

Lógicamente, el precio real de un determinado material o servicio será el precio


negociado una vez descontado el efecto financiero del aplazamiento del pago a las
tasas de interés vigentes. Cuando el precio del dinero es muy elevado, el efecto del
descuento es muy importante y el aplazamiento de pago se convierte en un criterio
de extraordinaria relevancia para valorar las ofertas de los proveedores.
Evidentemente, el descuento correspondiente al aplazamiento de los pagos habrá
que matizarlo con el plazo de entrega previsto para las mercancías. No es lo mismo
que las mercancías se entreguen de forma inmediata a la compra (caso frecuente
para las empresas de distribución comercial) o que se entreguen de acuerdo con un
programa de reaprovisionamiento (caso frecuente para las empresas fabricantes). Un
aplazamiento de pago de 90 días combinado con un plazo de entrega de 3 meses es
financieramente neutro en el momento de cursar la orden de compra.

18 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO VIII
SEMANA 8

PRIMER EXAMEN PARCIAL

CAPITULO IX
SEMANA 9

PROCESOS DE COMPRAS
El objetivo fundamental de la gestión de compras es la adquisición de materiales
suministros y servicios al costo más bajo que sea compatible con las necesidades de
calidad y servicio. La función de compras es responsable no solo del costo de los
materiales, sino también del costo, bastante importante, de su obtención.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:


 Mantener la continuidad del abastecimiento
 Pagar precios justos teniendo en cuenta que estos no afecten la calidad de los
productos.
 Mantener existencias económicas, pero sin poner en riesgo la continuidad del
abastecimiento en la empresa
 Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc., de los materiales.
 Buscar fuentes de suministros alternativas y localizar nuevos productos y
materiales
 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos
 Preocuparse por la permanente capacitación del personal
 Mantener informado al gerente general sobre la marcha del departamento.

Actividades de la Gestión de compras


Un análisis práctico de las empresas revela seis actividades principales que
constituyen lo esencial en la vida cotidiana de un departamento de compras:

19 Dr. Fernando Vega Huincho


ACTIVIDADES PRINCIPALES DEFINICION
Acción de previsión y de definición de las nuevas
necesidades de compra a mediano y largo plazo:
Necesidades
participación en acciones de vigilancia tecnológica y en
reflexión “hacer o comprar”
Conocimiento de los mercados de compras
Marketing de compras Búsqueda de proveedores potenciales y de productos de
sustitución.
Seguimiento y puesta al día de bases de datos sobre el
Gestión de la población de proveedores parque proveedor incluyendo índices de eficacia y de
salud financiera.
Organización de un proceso de selección de uno o varios
proveedores para una gama de productos que tienen por
Homologación de los proveedores
objeto un desarrollo conjunto en el marco de relaciones
duraderas.
Negociación de condiciones contractuales generales y/o
de contratos marco de modalidad de realización de la
demanda de compras (precio, calidad, plazo, innovación,
Negociación
etc.); mantenimiento de relaciones regulares con los
componentes
.
Toma en consideración de las necesidades transmisión y
Gestión administrativa gestión del pedido

Toda compra debe estar asociada a una Orden de Compra, bajo ninguna
circunstancia su empresa debe ejecutar trabajos y/o servicios o despachar material
sin tener una Orden de Compra previa.

Concepto de Compra
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisición.

Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen
características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a
continuación:

 Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la


Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el
Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario
para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

 Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el


abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la
empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos
materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y

20 Dr. Fernando Vega Huincho


cuándo comprar, puede traer consigo mayor economía y ganancias para la
Empresa.
 Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo
tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro,
tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia,
podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La
actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales
tienen sus ventajas o desventajas.

Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el
departamento, sección o encargado de compras.

Las ventajas de este sistema son:


 Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras
en grandes cantidades.
 Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
 Mayor especialización de los compradores.
 Organización de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
 Poca flexibilidad.
 No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes
organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.

Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados
de compras para atender sus necesidades específicas y locales.

Las ventajas de este sistema son:


 Mayor conocimiento de los proveedores locales.
 Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa.
 Agilidad en las compras.

Entre las desventajas más importantes se destacan:


 Permite un menor volumen de compra.
 No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
 Falta de esquematización en los procedimientos de compra
 Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.

Departamento de compras
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio
adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos
principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que
requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo
necesario para realizar las operaciones de la organización.

21 Dr. Fernando Vega Huincho


Funciones:
 Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y
equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales
deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por último aceptarlas.
 Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y
control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso
y medidas.
 Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a
las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las
mismas.

Fijación del precio de compra.


Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las
materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo
cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso
contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación
cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea
respetado.

Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de


la relación peso-dólar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta
del material que se pretende adquirir aumentará en proporción a la cantidad de
materiales de importación que lleve en sí dicho producto; por ejemplo, Si se compone
de un 30% de material de importación, el comprador no aceptaría un aumento del
80%; por otra parte, en la negociación debe considerarse el tipo de cambio que ha
sido creado por el gobierno como ayuda o para las transacciones comerciales.

Muchos proveedores mes a mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun
cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto
asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.

22 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO X
SEMANA 10
PROCESO TÉCNICO DE LAS COMPRAS
El ciclo de compra típico estará compuesto de cuatro fases:

Determinación de las necesidades


El departamento usuario (recordemos que es cualquier departamento donde se
identifica una necesidad de compra determinada) remite al departamento de compras
el documento de requisición de compra (que describiremos en detalle en otra
próxima entrada).

Selección de fuentes de suministro


El departamento de compras recibe el documento de requisición de compra y a partir
de ese momento empieza a moverse todo el protocolo por parte de éste. Protocolo
que tiene diversas partes:

Identificación de proveedores potenciales: El departamento de compras a través


de su “área comercial y de investigación de mercado” comienza a buscar qué
posibles proveedores pueden potencialmente servir el producto a comprar.

Este proceso evidentemente comienza con la búsqueda de esos recursos dentro de


la propia organización, si esto no fuera posible (lo cual es muy habitual en empresas
de no muy gran tamaño) a continuación se buscaría entre los proveedores-socios
que pudieran estar integrados verticalmente en la estructura de la organización (si es
que la empresa los tuviera integrados con contratos de compromiso y exclusividad),
después se buscaría dentro del conjunto o paquete de proveedores que ya hubieran
trabajado con nuestra organización, y finalmente si se diera el caso, se buscaría un
nuevo proveedor dentro del mercado que nos pudiera surtir de dichos materiales.

Paralelamente al proceso anterior de búsqueda de proveedores, el departamento de


compras junto con el departamento usuario preparará la oferta de compra que se
remitirá a los proveedores seleccionados.

Una vez preparada y emitida la oferta a los proveedores seleccionados para recibirla,
se espera un tiempo (marcado por el departamento de compras) para recibir
contestación a esta oferta.

Se produce la comparación comercial de las ofertas recibidas de acuerdo a unos


parámetros establecidos clave (estos dependerán de cada empresa), que deben de
ser analizados por un “comité de decisión” que contará con la ayuda para la toma de
decisión final de un “análisis comercial” realizado por el departamento de compras, y
de un “análisis técnico” realizado por el departamento usuario.

23 Dr. Fernando Vega Huincho


El comité de decisión elige el proveedor más adecuado y el departamento de
compras comienza la negociación con este proveedor para cerrar un “acuerdo de
compra-venta” (es decir, el pedido).

Lo recomendable respecto a este acuerdo o contrato de compra-venta es que esté


revisado y controlado en todo momento por el departamento legal de la empresa, o si
esta no es muy grande por el asesor legal correspondiente contratado puntualmente
para estos temas concretos.

Todo contrato de compra-venta deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:


 Que los términos del contrato responden fielmente a lo negociado y acordado
anteriormente.
 Que las cláusulas de prima y penalización sean claras y precisas (es decir,
medibles de acuerdo a un parámetro/indicador que no dé lugar a dudas), es
decir, sin ambigüedades o interpretaciones dudosas que pueden dar lugar a
disputas o litigios posteriores.
 Que contemplen las condiciones circunstanciales (eventuales o sobrevenidas)
que puedan dar lugar a una posterior modificación de las condiciones
pactadas originalmente. Aquí también deben quedar claramente señaladas las
circunstancias de ruptura unilateral del contrato.
 Que contemple el hecho de que cualquier modificación de las condiciones del
pedido (cantidad, calidad, condiciones de entrega, etc.,) deberá ser
comunicada a la otra parte.
 Que contemple las protecciones legales a las que ambas partes pueden
acogerse.

Emisión y seguimiento de pedido


El departamento de compras, una vez cerrado el acuerdo emite el pedido: al
proveedor, al departamento usuario, a recepción de almacén, al departamento de
control documental del propio departamento de compras, y también a Tesorería para
que tenga en cuenta la provisión de fondos para hacer frente al pago del pedido en
las condiciones acordadas con el proveedor.

A partir de ese momento el departamento de compras se dedicará a realizar el


seguimiento del pedido, y a velar por el cumplimiento del mismo en todos sus
términos.

Hay que aclarar que el pedido también recibe el nombre de “orden de compra”, y que
éste consiste en un contrato entre comprador y vendedor donde quedan expresadas
las cantidades, precio y plazos de entrega convenidos.

Recepción e inspección del pedido


El proveedor entrega el pedido (con su albarán correspondiente) en el punto
acordado por la empresa compradora (normalmente en sus almacenes de materia
prima o producción), y en recepción del almacén envían dicho albarán al
departamento de compras y éste a su vez al área de gestión de facturas o cuentas
por pagar, que a continuación, después de revisado convenientemente envía a
24 Dr. Fernando Vega Huincho
Tesorería para que procedan a su abono (evidentemente si se dispone de software
de gestión tipo ERP en la empresa con un SGA (sistema de gestión de almacenes
integrado) muchos de estos trámites quedan enormemente simplificados y son casi
instantáneos).

Hay que tener muy en cuenta que el proceso de recepción lleva implícitamente
consigo el proceso de inspección y control de calidad in situ, ya que una vez el
proveedor ha entregado el pedido y se ha aceptado el albarán se reducen sus
responsabilidades posteriores y las posibilidades de reclamación por parte de la
empresa compradora.

El proceso de compra no se podrá dar por finalizado hasta que el departamento


usuario no comunique su conformidad con el pedido recibido.

MODELO DE INVENTARIOS

Modelo de lote económico


 Es un modelo de cantidad fija de reorden.
 Fue desarrollado por F.W. Harrisen1915.
 Considera sólo como costos relevantes los costos de mantenimiento del
inventario y los costos de pedido.
 Busca minimizar la suma de ambos costos.

Supuestos
 La demanda es uniforme
 El abastecimiento de mercancías se recibe todo junto cada vez
 El tiempo de entrega es constante
 Todos los costos son constantes

Cantidad optima
2∗𝐷∗𝑆
𝑄=√
𝐻
D = Demanda anual (unidades)
S = Costo por orden ($)
C = Costo por unidad ($)
I = Costo mantenimiento (%)
H = Costo mantenimiento ($) = I*C
Costo total del inventario = Costo de ordenar o pedir + Costo de conservación
Demanda anual en unidades (D)
Número de órdenes por año = D/Q
Costo anual de ordenar = D/Q*S

25 Dr. Fernando Vega Huincho


Costo de mantener el inventario = Inventario promedio x costo anual de mantener
una unidad
Q
Costo de mantener inventario = (I ∗ C)
2

Costo total anual

𝐷𝑆 𝑄𝐻
𝑇𝐶 = 𝐷𝐶 + +
𝑄 2

TC = Costo total anual


D = Demanda anual
C = Costo unitario
Q = Cantidad del pedido
EOQ = Cantidad económica del pedido
S = Costo de preparación en producción o costo del pedido
R = Punto de Reorden
L = Tiempo de entrega
H = Costo de mantener una unidad de inventario promedio (IC, con I en porcentaje)
̅ = Demanda promedio por periodo (unidades por día, semana, mes)
𝒅

2𝐷𝑆
𝑄𝑜𝑝𝑡 = √
𝐼𝐶

El punto de Reorden es: 𝑅 = 𝑑̅ 𝐿

Ejemplo 1:
Encontrar la cantidad económica del pedido y el punto de reorden para:
D = 1000 unidades
d = 1000 / 365 unidades por día
S = $5 por pedido
H = I*C= $1.25 por unidad por año
L = 5 días de tiempo de espera
C = $12.50 por unidad

2∗1000∗5
𝑄𝑜𝑝𝑡 = √ = 89.4 unidades
1.25

R = (1000/365)*5 = 13.7 unidades o aproximadamente 14


Como política de inventarios se realizan pedidos de 89 unidades siempre que las
existencias lleguen a 14 unidades.
El costo total TC = 1000(12.5) + (1000*5)/89 + (89*1.125)/2 = $12,611.81

Ejemplo 2:

26 Dr. Fernando Vega Huincho


Los artículos comprados a un proveedor cuestan $20 cada uno y el pronóstico de la
demanda para el año siguiente es de 1000 unidades. Si cada vez que se coloca un
pedido cuesta $5 y el costo de almacenaje es de $4 por unidad al año:
a) ¿Qué cantidades se deberían comprar por cada pedido?
2𝐷𝑆 2 ∗ 1000 ∗ 5
𝑄𝑜𝑝𝑡 = √ = √ = 50 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠
𝐼𝐶 4

Q* = 50 unidades
b) ¿Cuál es el costo total de los pedidos para un año?
𝐷 1000
𝑆= 5 = $100
𝑄 50

c) ¿Cuál es el costo total de almacenaje para un año?

𝑄 50
𝐻= 4 = $100
2 20

MODELO DE CANTIDAD FIJA DEL PEDIDO CON EXISTENCIA DE RESERVA O


INVENTARIO DE SEGURIDAD

En este modelo la cantidad óptima de pedido se determina igual que en el modelo


anterior y solo difiere la forma como se determina el punto de reorden:
𝑅 = 𝑑̅ 𝐿 + 𝑍𝜎𝐿
Dónde:
R = Punto de reorden en unidades
̅ = demanda diaria promedio
𝒅
L = Tiempo de entrega en días
Z = Número de desviaciones estándar para una probabilidad específica de servicio
𝝈𝑳 = Desviación estándar de uso durante la entrega.
= Desviación estándar durante un día (𝜎𝑑 ) por la raíz cuadrada del tiempo de
entrega

27 Dr. Fernando Vega Huincho


𝝈𝑳 = √∑2𝑖=1 𝜎𝑑2 = √𝐿 *𝜎𝑑

𝒁𝝈𝑳 = Cantidad de existencias de reserva o inventario de seguridad

Ejemplo 1:

Se administra un almacén que distribuye determinado tipo de desayunos a los


vendedores al menudeo. Este alimento tiene las siguientes características:

Demanda promedio = 200 cajas al día

Tiempo de entrega = 4 días de reabastecimiento por parte del proveedor

Desviación estándar de la demanda diaria = 150 cajas

Nivel de servicio deseado = 95%

S = 20 dólares la orden

i = 20% al año

C = 10 dólares por caja

Suponer que se utilizará un sistema de revisión continua y también que el almacén


abre cinco días a la semana, 50 semanas al año o 250 días al año. Entonces, la
demanda promedio anual = 250(200) = 50 000 cajas al año.

La cantidad económica de pedido es:

(2)(20)(250)(200)
𝑄=√ = √106 = 1000 𝑐𝑎𝑗𝑎
(10)(0.20)

La demanda promedio durante el tiempo de entrega es de 200 cajas al día durante


cuatro días; por lo tanto, 𝑚 = 4(200) = 800 cajas. La desviación estándar de la
demanda durante tiempo de entrega es de √4(150) = 300 cajas.

El nivel de 95% requiere un factor de seguridad de 𝑧 = 1.65 . Por tanto, se tiene que:

𝑅 = 𝑚 + 𝑧𝜎 = 800 + 1.65(300) = 1295

La política de decisión de inventarios del sistema Q consiste en colocar un pedido de


1000 cajas siempre que la posición de las existencias caiga a 1295. En promedio se

28 Dr. Fernando Vega Huincho


levantarán 50 pedidos al año y habrá un promedio de cinco días de trabajo entre
ellos. El tiempo variará según la demanda.

Ejemplo 7:
La demanda anual es de D = 1000 unidades, la cantidad económica del pedido es de
Q = 200 unidades, la probabilidad deseada de no sufrir desabasto es de P = 0.95, la
desviación estándar de la demanda durante el tiempo de entrega es de 𝝈𝑳 = 25
unidades y el tiempo de entrega es L = 15 días. Determinar el punto de reorden,
asumir que el año tiene 250 días laborales.

̅ = 1000 / 250 = 4 unidades / día


𝒅

𝑅 = 𝑑̅ 𝐿 + 𝑍𝜎𝐿 = 4(15) + 𝑍(25)


= 60 + 1.64 ∗ 25 = 64 + 41
= 101 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠

La política de inventarios indica que cuando los artículos bajen a 101 unidades, se
deben pedir 200.

Ejemplo 8:
La demanda diaria de un producto se distribuye normalmente con una media de 60 y
una desviación estándar diaria de 7. El tiempo de entrega es de 6 días. El costo por
colocar un pedido es de $10 y el costo anual de mantener una unidad es de $0.50
por unidad. Suponiendo que las ventas se hacen los 365 días del año, encontrar la
cantidad óptima de pedido y el punto de reorden necesarios para mantener una
probabilidad de 95% de no sufrir desabastos durante el tiempo de entrega.

̅ = 60
𝒅
L=6
Z = 1.64
H = IC = 0.50
𝜎𝑑 = 7
𝝈𝑳 = √𝐿(𝜎𝑑2 ) = √𝐿 *𝜎𝑑 = raíz(6) *7= 17.5

2𝐷𝑆 2(60)(365)(10)
𝑄𝑜𝑝𝑡 = √ =√ = 936
𝐼𝐶 0.5

𝑅 = 𝑑̅𝐿 + 𝑍𝜎𝐿 = 60(6) + 1.64(17.5) = 388

Por tanto la política de inventarios es colocar un pedido de 936 unidades siempre


que la cantidad de unidades en existencia bajen a 388 unidades.

29 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO XI
SEMANA 11
ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN

Almacén
Función de la logística que permite mantener cercanos los productos a los distintos
mercados, al tiempo que puede ajustar la producción a los niveles de la demanda y
facilita el servicio al cliente

Proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento


dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material así
como el tratamiento e información de los datos generados.
Proceso de recepción
 Previsión Llegada mercancía
 Llegada mercancía
 Comprobación existencia de la O. Compra
 Control de Bultos según albarán
 Sellado de albarán si conforme
 Parte de incidencias sino conforme
 Desembalaje, pesado y revisión si necesario
 Registro de mercancía
 Edición de etiquetas
 Etiquetado de mercancía
 Almacenamiento temporal y definitivo
El almacén es un punto en el que confluyen intereses de diferentes departamentos
de la empresa, los cuales necesitan de un adecuado funcionamiento del mismo para
poder cumplir con sus objetivos, entre las áreas que presentan un mayor interés en
el funcionamiento del almacén cabe destacar:
 Marketing/ Comercial: Su objetivo es disponer de puntos de almacenaje lo
más cercanos al cliente, con la cantidad suficiente de stock de producto
terminado para con ello conseguir el mejor nivel de servicio al cliente tanto en
tiempo como en cantidad.
 Financiero: Su objetivo es disponer del menor número de puntos de
almacenaje, con los stocks más bajos posibles para conseguir una
optimización de costos y con ello la mejor rentabilidad empresarial
 Producción: Al igual que Marketing persigue disponer del stock suficiente de
materia prima y del espacio suficiente en almacenes que permita que no
exista en ningún momento problemas en el funcionamiento del proceso
productivo.

OBJETIVOS. Teniendo en cuenta, los objetivos que persigue la Logística y los


objetivos que persiguen los departamentos que se relacionan con la función de

30 Dr. Fernando Vega Huincho


almacenaje, se debe establecer unos objetivos generales de partida tanto para el
diseño del almacén como para la posterior gestión del mismo:´
Objetivos relacionados con el costo:
 Aprovechar el espacio. El almacén debe disponer en todo momento de la
superficie ajustada a las necesidades del inventario y a los procesos de
manipulación que en el mismo se desarrollan.
 Optimizar los tiempos de manipulación. Se debe disponer de los recursos
adecuados de manipulación y almacenaje, así como tener un diseño de
almacén que favorezca este objetivo.
 Facilitar el control de los inventarios. Hay que establecer unas reglas de juego,
unos criterios de gestión y apoyarnos en unos sistemas de información
adecuados a nuestras necesidades para garantizar la variable básica de la
gestión de un almacén.
 Ajustar los niveles de inversión a las necesidades del producto/ cliente. La
evolución de los elementos de almacenaje, manipulación, hardware etc. que
podemos utilizar en almacenes ha evolucionado mucho, cada empresa debe
ajustar estos elementos a sus necesidades y a su capacidad financiera
Objetivos relacionados con el servicio:
 Disminuir el número de errores en el servicio al cliente. El factor básico en
cualquier empresa es el cliente, no cometer errores en los pedidos que nos
realizan permite avanzar en la consecución de uno de los grandes objetivos
de las compañías que es la fidelización del cliente.
 Mantener la rotación de stocks a un nivel que no genere ni excesos ni roturas
del mismo. Al cliente hay que darle una respuesta rápida necesitamos
controlar el inventario y disponer en todo momento de las cantidades en
específico que nos solicite dentro de nuestros almacenes
 Capacidad de adecuarse a la evolución de las necesidades de los clientes/
productos. La evolución de los mercados es continua, el cliente va cambiando
y el almacén en todos sus aspectos desde infraestructuras a procesos
operativos se debe ir adecuando a las necesidades de los mismos.

Una vez fijado este conjunto de objetivos como punto de partida, desarrollar los
factores a tener en cuenta para un adecuado funcionamiento de la cadena logística
empresarial en el aspecto de almacenaje, intentar responder a una serie de
preguntas:
 ¿Por qué necesitamos un almacén?
 ¿Qué opciones dispone la empresa?
 ¿Dónde debo situar mis puntos de almacenaje?
 ¿Qué elementos de almacenaje y manipulación debo utilizar?
 ¿Qué metros cuadrados necesito para desarrollar de forma adecuada la
función de almacenaje y manipulación?
 ¿Cómo puedo gestionar mi almacén?
 ¿Cuáles son los procesos de manipulación a desarrollar en el mismo?

31 Dr. Fernando Vega Huincho


 ¿Qué posibilidades me ofrecen los sistemas de información hoy en día?
 ¿Cómo puedo controlar todo el funcionamiento de mi almacén?
 ¿Cuáles son las características de los recursos humanos y las habilidades
que necesitamos para su gestión?
 ¿Qué factores de seguridad debemos tener en cuenta?

Función y Tipos de Almacén


FUNCIÓN DE LOS ALMACENES ¿Por qué se necesita un almacén? Los motivos
por los que habitualmente una empresa dispone de almacenaje propio o
subcontratado pueden ser varios y totalmente diferentes, en función de las
características de la empresa, por el proceso operativo de la misma, la gama de
productos y las características de los clientes. Los motivos más genéricos por los que
habitualmente una empresa dispone de espacios dedicados al almacenaje son:

Desequilibrios entre oferta y demanda: Escasos son los productos cuya demanda
coincide, en tiempo y cantidad, con su oferta. La evolución de la gestión empresarial
con la vista puesta en la calidad de servicio al cliente (menores tiempos de entrega,
entrega de todos los productos solicitados y en la cantidad exacta) genera a muchas
empresas la necesidad de almacenar los productos de cara a conseguir:
 Reducir las demandas insatisfechas que pudieran producirse por problemas
en el transporte, falta de previsión de los proveedores, y otras
eventualidades.
 Optimizar los tiempos de respuesta en la entrega de mercancías.
EJEMPLOS:
 Empresas cuya demanda, ya incierta, presenta carácter estacional.
 Empresas con proveedores que generan variaciones importantes en el precio
de los productos, aconsejando realizar compras especulativas que compensen
los costos generados por su obligado almacenamiento.
 Empresas cuyo proceso productivo obliga a fabricar series muy largas que el
mercado no absorbe de una forma rápida

Reducción de costos: El costo logístico cada vez tiene una mayor incidencia en el
costo total de la empresa, en algunas ocasiones la existencia de puntos de
almacenaje puede generar una optimización del costo logístico de la empresa,
podemos analizar dos situaciones:

Reducción de costos de aprovisionamiento: La disminución que se consigue en el


precio de compra de la mercancía y en los procesos administrativos a realizar es
superior al incremento de costo que implica mantener stock (financieros + espacio) y
en los procesos de manipulación e incluso transporte que debemos realizar.

Reducción de costos de mala calidad de servicio: El beneficio tanto cuantitativo


como cualitativo que tiene la empresa por el incremento de ventas que se genera por

32 Dr. Fernando Vega Huincho


disponer de un almacén cercano al cliente es superior a los costos de espacio,
administrativos, manipulación y transporte en los cuales incurrimos.
Ejemplo
 Empresas con amplia presencia en un territorio que recibe pequeñas
cantidades de proveedores en cada uno de los puntos.
 Empresas en las cuales la rapidez de servicio es un factor fundamental para
generar ventas y fidelizar al cliente.

Complemento al proceso productivo: Los procesos de producción obligan en


ocasiones a disponer de almacenes por diferentes motivos:
 Necesidad de procesos de maduración del producto elaborado o controles de
calidad a realizar al mismo que obligan a una paralización temporal en
nuestras instalaciones. En este caso no hay ningún análisis es una obligación
 Necesidad de mantener materias primas por obligación consecuencia de las
características del servicio que nos presta el proveedor, el costo de parada de
la cadena productiva es suprior a los costos logísticos en los que incurrimos.

Ejemplo
 Empresas de alimentación que necesitan madurar el producto (quesos, vinos,
etc.).
 Empresas con baja capacidad de compra o en un mercado dominado por los
proveedores

Se debe tener en cuenta que en la mayoría de las ocasiones, los


almacenes no producen valor añadido al producto, por lo cual deben
perseguir conseguir optimizar los costos de funcionamiento o mejorar el
servicio al cliente.

TIPOS DE ALMACENES
¿Qué opciones dispone la empresa?
La empresa tiene que analizar y valorar el tipo de almacén que necesita en función
de diferentes criterios, no solo teniendo en cuenta aspectos relacionados con la
cadena logística, esta es una decisión estratégica y en ella se deben ver
involucrados todos los departamentos de la empresa, los aspectos que se deben
analizar son los siguientes:

NIVEL ESTRATÉGICO / FINANCIERO Las primeras opciones a valorar sobre el tipo


de almacén que necesita nuestra empresa están situadas en el nivel estratégico y
estarán marcadas por este aspecto y por las características de la inversión.
Debemos decidir según:

33 Dr. Fernando Vega Huincho


La visión estratégica de esta actividad y el costo del almacenaje y la
manipulación. La empresa en función de estos dos aspectos puede optar por
encargarse de la función de almacenaje o bien delegarla en una empresa externa.

ALMACEN PROPIO: La empresa tiene hecha una inversión en espacio y en equipo


destinada al almacenamiento de sus mercancías. Las ventajas e inconvenientes de
esta situación:

VENTAJAS DESVENTAJAS
Rentabilidad, si su Volumen elevado de inversión
utilización es intensiva. (Terreno, instalaciones, etc.)
Mayor control de las Pueden aparecer problemas de
operaciones, que ayuda a espacio, con el crecimiento de la
asegurar un mayor nivel actividad
de servicio
Flexibilidad en el empleo Problemas para la venta en el caso
futuro de los espacios de ser un almacén con una elevada
superficie.
Puede servir como base Inflexibilidad para ajustarse a la
de otras actividades evolución del mercado, tanto en
complementarias (Oficina clientes, como en productos).
de ventas, Centro de la
flota de vehículos,
Departamento de
compras, etc.).

ALMACEN SUBCONTRATADO (Operador Logístico): En la actualidad existen


empresas cuyo negocio consiste en ofrecer servicios de almacenamiento. Pueden
distinguirse dos grandes tipos de almacenes de servicios en alquiler: aquellos que
simplemente son alquilados en función de los volúmenes ocupados y aquellos que
ofrecen gran variedad de servicios complementarios.

VENTAJAS DESVENTAJAS
No exigen inversión fija. No sirve como base de otras
actividades complementarias
Costos variables bajos Menor control sobre los
debido a su utilización no procesos operativos
sistemática.
Ubicación flexible Menor capacidad de
evolución ante los cambios
del mercado o de los
productos.

34 Dr. Fernando Vega Huincho


Tal y como se refleja en el capítulo sobre subcontratación logística, la empresa
deberá realizar un estudio detallado para ver cuál es la opción que más le interesa.

Las características de adquisición o de uso: Este desglose se abre en el caso de


que la empresa haya optado por disponer de la función de almacenaje en propiedad,
realizándola en sus propias instalaciones o que estas se encuentren bajo su
responsabilidad:

ALMACEN PROPIO: La empresa tiene hecha una inversión en espacio y en equipo


destinada al almacenamiento de sus mercancías. Las ventajas e inconvenientes son
similares al caso anterior.

ALMACÉN EN ALQUILER: La empresa realiza el arrendamiento de una nave


construida y generalmente no equipada, que destinara a la función de almacenaje,
casi como si fuese propio. En el caso de no estar equipado la empresa deberá
acometer la inversión en todos los elementos necesarios tanto de manipulación como
de almacenaje para un adecuado funcionamiento del mismo.

VENTAJAS DESVENTAJAS
No exigen inversión fija. No encontrar naves con
las características
adecuadas
Flexibilidad. No disponer de
localización óptima
Costo fijo Menor capacidad de
evolución ante los
cambios del mercado o
de los productos

ALMACÉN EN LEASING: Esta opción se presenta como una alternativa inmediata a


las anteriores, dado que el usuario viene obligado a contratar el alquiler del almacén
durante un período predeterminado de tiempo, se pierde flexibilidad en cuanto a la
posibilidad de cambio de ubicación del almacén; pero permitiendo controlar tanto el
espacio del almacenamiento como las operaciones que se realizan

Esta decisión implica realizar un análisis financiero detallado de las diferentes


opciones y tener muy claro también los diferentes tiempos de ejecución de la puesta
en marcha de cada uno de los proyectos que puede hacer inviable la mejor opción
financiera por aspectos relacionados con el servicio al cliente.

NIVEL ORGANIZACIÓN INTERNA / SERVICIO AL CLIENTE


Una vez tomada la decisión oportuna, entran en juego las otras áreas de la empresa
con las que hemos señalado que la función de almacenaje mantiene una relación
estrecha como son Marketing/ Comercial y Producción. En este caso se debe decidir
qué tipo de almacén necesitamos en función de:

35 Dr. Fernando Vega Huincho


El proceso operativo de la empresa, y los productos que fabrica. El ciclo
operativo de la empresa nos puede llevar a disponer de almacenes dedicados a
diferentes tipos de productos. Las posibilidades que nos aparecen en este caso son
las siguientes:

 ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS: Los que suministran los productos que


un proceso productivo ha de transformar. Normalmente se encuentran
próximos a los talleres o centros de producción.

 ALMACÉN DE PRODUCTOS SEMIELABORADOS: Suelen estar situados


entre dos talleres y su proceso productivo no está enteramente finalizado.

 ALMACÉN DE PIEZAS DE RECAMBIO: Pueden estar segregados de los de


productos acabados, si bien las piezas o conjuntos almacenados también
están destinados a la venta.

 ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los que suministran al proceso


productivo materiales para que éste se pueda llevar a cabo.

 ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS: Son los que más nos interesan


dentro del campo de la logística de distribución que estamos estudiando. Los
productos almacenados están destinados a ser vendidos.

Se debe conocer perfectamente la gama de productos, y el ciclo operativo de la


empresa para poder decidir el tipo de almacenes que vamos a necesitar. Estos
almacenes pueden estar todos incluidos en la misma nave pero sus criterios de
organización y funcionamiento serán diferentes por las características físicas de los
productos y los procesos operativos que sobre los mismos tenemos que realizar.

La situación y características de los clientes y del tipo de servicio que


debamos prestarle. La localización de nuestros clientes, sus características y el tipo
de servicio que debamos prestarle, genera que nos aparezcan otros tipos de
almacenes. Entre estos tipos se puede destacar:

ALMACEN CENTRAL. Contienen productos terminados en espera de ser


distribuidos. Suelen hallarse situados dentro del recinto de la fábrica, constituyendo
el primer escalón del sistema logístico. Los centros productivos reaprovisionan este
almacén, saliendo sus productos hacia los REGIONALES, LOCALES.

ALMACEN REGIONAL O LOCAL Tienen por misión el mantenimiento de los stocks


del sistema logístico. Se suelen clasificar en:
 De stock normal.
 De stock estacional.
 De stock excepcional (stock especulativo).

36 Dr. Fernando Vega Huincho


ALMACEN TEMPORAL O DEPOSITO: Tienen una actividad más dinámica que los
almacenes de campo e incluso que las plataformas. Están dedicados, casi siempre,
al paso de productos perecederos.

ALMACEN TRANSITO O PLATAFORMA: Fundamentalmente creados para atender


a las necesidades de transporte, compensan los costos de almacenamiento con
mayores volúmenes transportados.

En este caso debemos realizar un análisis entre los costos operativos de las
diferentes opciones (espacio, manipulación, stock, transporte) y los costos de mal
servicio al cliente.

NIVEL OPERACIONES ALMACÉN.


El último factor de decisión y por tanto característica que le podemos poner a los
tipos de almacenes que tiene la empresa, estará en función del proceso operativo
interno que vendrá marcado por las características físicas de la nave y el producto y
los criterios de gestión que establezcamos para su funcionamiento.
 ALMACÉN CONVENCIONAL: Sistema clásico de almacenamiento con
estanterías de acceso manual servidas por carretillas.
 ALMACÉN EN BLOQUE: Sistema de almacenamiento sin ningún tipo de
estructura de soporte, los pallets cargados se apilan uno sobre otro.
 ALMACÉN COMPACTO: Sistema de almacenamiento, cuya característica
principal, es la de no tener espacios entre pasillos, pudiendo introducirse las
carretillas dentro de las estanterías. o ALMACÉN DINÁMICO. Sistema de
almacenamiento móvil. Formados por bloques compactos, sin pasillos. Su
principal característica es el deslizamiento de los palets desde el punto de
entrada a la estantería, hasta el de salida. Sistema FIFO
 ALMACÉN MOVIL: Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el
movimiento de toda la estructura de estanterías. Esto permite abrir un pasillo
entre cualquiera de ellas, manteniendo el resto compacto.
 ALMACÉN SEMIAUTOMÁTICO Y AUTOMATICO: Estos sistemas se
caracterizan por el movimiento automatizado de las zonas de
almacenamiento. Ello permite el acceso a cualquier producto almacenado
desde el punto de control.
 ALMACÉN AUTOPORTANTE: Estos almacenes se caracterizan por la doble
función de las estanterías. Una es la de almacenar los diferentes productos, y
la otra es la de hacer de soporte del edificio.

En este punto incidirá de una manera clara las características del producto, los
elementos de manutención de los que dotemos a nuestro almacén, y los procesos de
manipulación que debamos realizar.

Una empresa dispone de un número elevado de opciones a la hora de definir las


características básicas de su red de almacenes, el conjunto de departamentos
implicados deberán tomar decisiones de manera colegiada para que el trabajo
posterior nos lleve a conseguir un equilibrio adecuado entre servicio al cliente y
costos. La decisión en cada uno de los diferentes niveles deberá venir basada en
37 Dr. Fernando Vega Huincho
análisis detallados de costo / beneficio, las características generales de cada uno de
estos análisis las vamos a ir desarrollando en los capítulos posteriores del presente
manual.

LOCALIZACIÓN DEL ALMACÉN


¿Dónde se debe situar los puntos de almacenaje? Esta decisión va a tener una
importancia elevada en los factores:
 Costos operativos.
 Servicio al cliente. Para poder dar una respuesta adecuada a este proceso
debemos afrontar dos etapas claramente diferenciadas:
LOCALIZACIÓN DE LA ZONA GENERAL: En esta etapa, el objetivo es definir una
zona más o menos amplia que nos permita a continuación pasar a realizar un
análisis detallado de las diferentes opciones de naves, operadores logísticos o
terrenos que se presentan en la misma, en esta etapa influyen por tanto de manera
fundamental factores cuantitativos como son:
 Costos de transporte, espacio, manipulación, etc.
 Objetivo del nivel de servicio que queremos prestar a los clientes.

Esta etapa es de complicada resolución por la cantidad de variables con las que se
debe jugar, y por las posibles combinaciones que nos pueden aparecer tanto en
costo como en nivel de servicio a los clientes. Existen diferentes modelos
matemáticos que nos van a ayudar a simular diferentes hipótesis, el proceso de
trabajo que deberemos seguir será el siguiente:

Recogida de la información que utilizan los modelos. Entre ella cabe destacar: o
Situación de los clientes, para ello necesitamos conocer la localización geográfica
exacta de los actuales de cara a los futuros o potenciales, se necesitaría disponer de
las zonas concretas dónde está centrado el plan de expansión del departamento de
Marketing.

Volumen de demanda por zona o cliente. Es necesario establecer una previsión de


ventas tanto para los clientes existentes, como futuros.

Costos operativos:
 Costos de transporte. Por punto de destino.
 Costos de espacio, impuestos, subvenciones por zona a analizar de localización
del almacén.
 Otras variables a considerar como puedan ser costos de manipulación, costos de
mantenimiento, etc. Para realizar los cálculos de costos podemos jugar con
datos estándar o históricos o también podemos realizar nuestra propia
simulación.
 Aplicación del modelo. -Dos son los modelos comúnmente empleados para ubicar
un almacén en la red logística:

38 Dr. Fernando Vega Huincho


Método Gráfico de Weber: Este método soluciona la ubicación de almacenes en
una red de distribución, de forma que la suma de los costos de transporte se
minimice. El factor considerado como más importante para la ubicación de un nodo
en la red, es el costo de transporte, que puede considerarse no lineal. Este método
tiene en cuenta inicialmente:
 Demanda de los productos.
 Situación de puntos origen/ destino.
 Tarifas de transporte.

El método propone buscar puntos de costo total igual, que uniéndolos forman curvas
isocosto. Estas curvas van convergiendo en un punto, de costo total mínimo, que
será la solución del problema.
Este método de Weber nos ofrece un mapa de costos, con el que se pueden ensayar
variadas ubicaciones del almacén, dependiendo de otros factores como: costos del
terreno, costos laborales, de recursos, etc. Si existe un número elevado de cálculos
implicados exigen la utilización de un potente ordenador.

Método del Centro de Gravedad: El método de Weber sólo considera los costos de
transporte, pero no el volumen de la demanda. El método del centro de gravedad se
basa en la consideración de que la mejor situación de un almacén es el Centro de
Gravedad de la demanda por los costos del transporte. Si en una cuadrícula se
representan las coordenadas de los puntos de origen y destino (Xi, Yi), las
coordenadas del centro de gravedad (X0, Y0) se determinarán a partir de los datos
siguientes:
 Vi = Volumen transportado desde/ al punto i.
 Ci = Costo del transporte desde/ al punto i.

ELECCIÓN DEL PUNTO CONCRETO DE ALMACENAJE.


Esta etapa se realizará una vez finalizada la anterior que nos da como resultado una
zona más o menos amplia dónde nos debemos ubicar. Es un análisis con un carácter
más cualitativo y sobre naves o terrenos concretos, de cara a localizar un punto que
esté dotado de las condiciones y medios más adecuados, dentro de lo posible, para
cumplir con las funciones objeto de su búsqueda. A continuación, señalamos todas
aquellas condiciones generales de una nave o un terreno que debemos tener en
cuenta en el momento de la construcción de un nuevo almacén, o de encontrar un
almacén ya construido para nuestro uso.
 Factores externos. En este bloque analizaremos todos aquellos aspectos
relacionados con las zonas anexas a la nave o al terreno que estemos
analizando: o Localización. - Consideramos aquí el tipo de zona donde ha de
ubicarse el almacén. Cada posible situación tiene sus ventajas e
inconvenientes y de la consideración de todas ha de surgir la decisión final.
Las circunstancias son muy diferentes de situarlo en:
 En un edificio independiente en:
 Centro de ciudad.

39 Dr. Fernando Vega Huincho


 Polígono industrial
 En un edificio anexo diseñado para usos industriales con mayor o menor nivel
de servicios.

Comunicaciones: Las comunicaciones afectan básicamente al transporte final de


distribución, puesto que al de larga distancia prácticamente no le afectara, ya que
estas distancias en kilómetros, que es el factor básico en este tipo de transporte,
nunca llegaran a ser de consideración. Sin embargo, en el de distribución, este
aspecto es básico puesto que, en gran parte de las ocasiones, los receptores de
mercancía están localizados en ciertas zonas o, cuando menos salidas de las
ciudades. De nosotros situar el almacén en el lugar erróneo el tiempo de distribución
a estos clientes y retorno del almacén puede frenar la agilidad de nuestros vehículos
con la consiguiente repercusión en los tiempos de utilización de los mismos y sus
consecuencias en costos. Las comunicaciones no solo se refieren al transporte de
las mercancías sino también a las facilidades de acceso al personal que ha de estar
en contacto con este almacén, tanto porque:
 Es su centro de trabajo.
 Otras personas como vendedores necesitan conocimiento de lo que allí se
produce.
 Intercambio de documentaciones como es el envío de albaranes, situaciones
de stocks, movimientos, etc.

Espacio: Nos estamos refiriendo en este primer punto a la superficie total de la que
va a ser necesario disponer al objeto de poder construir el almacén. Se han de tener
en cuenta en estos momentos no solo las necesidades actuales o lo que es lo
mismo, el presente, sino lo que es en este momento más importante, las
necesidades futuras. La superficie del almacén ha de estar delimitada con visión de
futuro y a un plazo suficientemente lógico. Se pueden dar dos circunstancias en
estos momentos y que serían:
 Que se tratara de localizar el espacio con lo que se partiría de la situación ideal
creando desde cero, sin ningún tipo de restricción operativa.
 El otro caso es que ya dispusiéramos de un terreno y debiéramos buscar la
forma de hacer este más aprovechable con lo que la solución sería más
complicada.

Ampliaciones: El espacio del almacén consta de dos grandes zonas:


 Superficie construida.
 Superficie sin construir.

El costo del espacio construido es sensiblemente superior al que está sin construir y
por lo tanto resulta mucho más interesante desde el punto de vista de los costos
mantener el espacio sin construir en previsión de futuras ampliaciones que afrontar
los costos que se derivan de la obra en su totalidad desde un principio. Aparte de
este aspecto puro de costo, hay otro importante que es la incertidumbre de que
siempre está cargada cualquier previsión, con lo que si ese desarrollo estimado no

40 Dr. Fernando Vega Huincho


se produce como estaba previsto, habremos hecho una inversión desmesurada sin
ninguna contrapartida.

Costo: Este es un aspecto que marca cualquier decisión antes de ser tomada. El
aspecto costo como tal es muy complejo y es el resultado final de una serie de
consideraciones. No obstante, en ocasiones, este factor se convierte en esencial en
su aspecto cuantitativo con lo que esa posibilidad de analizar el verdadero alcance
del costo, considerando todos los componentes que lo conforman con sus
respectivos pesos específicos, etc., se desvanece ante una pretendida realidad que
puede desencadenar una serie de decisiones desacertadas, cuando el hecho cierto
sería una imposibilidad de llevar la empresa con garantías.

Factores internos: Estos factores se analizarán en el caso de que nuestro proceso


de búsqueda se centre en una nave ya construida, o se tendrán en cuenta de cara al
diseño de un nuevo almacén, los factores a tener en cuenta son los siguientes:

Dimensiones: La forma del espacio construido, necesita de un detallado estudio en


orden a lograr las economías que de una decisión acertada en este sentido cabe
esperar. Se da una clara relación entre las distancias a recorrer dentro del almacén
para realizar las distintas operaciones que en él se efectúan y el costo de
manipulación, así como la rapidez y fluidez con que estas se llevan a cabo. De la
misma manera las posibilidades de realizar una implantación correcta para el
almacén, vendrá muy determinada por esta construcción fija que tenemos en el
hecho de disponer de un espacio cerrado y de dimensiones fijas.

Altura: Dependiendo del tipo de productos a almacenar y los niveles de Stock a


mantener para las distintas referencias, el adecuar el almacén a una altura acertada
puede permitirnos un mejor aprovechamiento del espacio disponible con una relación
tonelada por metro cuadrado muy elevada.

Para hacer este aprovechamiento máximo, no solo se ha de tener en cuenta la altura


total de la nave sino que esta sea lo más diáfana posible, cuidando la colocación de
cerchas, etc. que limiten esa altura

Columnas: Tanto en su número como en su disposición y distancias entre ellas,


tienen una repercusión clara en el aprovechamiento de los espacios. En la
realización de la implantación del almacén estos elementos son totalmente
determinantes, puesto que el diseño de pasillos y colocación de estanterías o
bloques, vendrá condicionado por dichas columnas. La disposición de un almacén
sin ninguna columna es en este sentido el ideal. Sin embargo, esto puede llegar a
representar un extra-costo dependiendo de la necesidad de acudir para ello a
módulos no comunes en la construcción o incluso a los almacenes autosoportados.
El equilibrio costo - beneficio será el que decida en este punto.

La propia dimensión de las columnas es determinante en cuanto a la aparición de


espacios totalmente inservibles con las repercusiones que de ello se suceden.

41 Dr. Fernando Vega Huincho


Tipo de techo: De una toma de decisión en este sentido pueden derivarse una serie
de ventajas e inconvenientes como sería la claridad y la propia conservación de los
productos sometidos por otra parte al efecto de las temperaturas. Asimismo, las
condiciones de trabajo están claramente influenciadas por el tipo de techumbre
adoptada y este es un aspecto que como todos los de tipo social, es muy a
considerar en estos momentos.

Claridad: En este punto influyen básicamente:


 Los puntos de luz que han de ser colocados con la posterior colocación de
estanterías y bloque con sus pasillos correspondientes.
 Ventanales y Translúcidos, estas aperturas al exterior han de cuidarse evitando
que se facilite el acceso al interior por ellas, pero su disposición necesaria cara a la
claridad del almacén.

Puertas: Nos referimos a las puertas tanto de acceso normal de camiones y


personas como las de emergencia. El número de estas puertas y disposición es el
punto a delimitar tanto por necesidades propias como por imperativos de la ley. La
apertura de una puerta cuando menos supone abrir una zona de paso que impedirá
el almacenamiento en ella. Por tanto, hemos de evitar la colocación excesiva de
puertas que, además, han de ser lo suficientemente sólidas que dificulten el acceso
por parte de las personas a nuestros productos.

Tipo de suelo: El tiempo de vida de las maquinas empleadas para el movimiento de


mercancías, depende en gran medida de estos suelos, así también como de su costo
de mantenimiento y nivel de averías con sus repercusiones.

42 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO XII
SEMANA 12
IMPLEMENTACIÓN DE ALMACÉN
MANIPULACIÓN Y ALMACENAMIENTO DEL ALMACÉN
CRITERIOS DE GESTIÓN EN EL ALMACÉN
¿Cómo puedo gestionar mi almacén? Una vez nos encontramos con nuestro
almacén totalmente diseñado, y como en cualquier otro punto dónde realizamos
cualquier tipo de convivencia es necesario establecer unas normas básicas de
actuación que permita a todas las áreas que van a intervenir en el proceso de gestión
del almacén tener un marco de relación redefinido y adecuado a las necesidades de
la empresa.

Las normas básicas a establecer deberían estar relacionadas con los siguientes
aspectos:
 Señalizar el almacén como si de una ciudad se tratase para conseguir:
 Optimizar los tiempos de manipulación.
 Disminuir los riesgos laborales, incrementando la seguridad de todo el
personal de la empresa.
 Definir los criterios de actuación en los diferentes procesos operativos que incidan
en los procesos de manipulación y almacenaje que se realicen en el almacén, con
las vistas puestas en conseguir:
Mejorar el nivel de servicio al cliente.

Optimizar los costos operativos de la empresa.


Estos criterios básicos de gestión, nos presentan diferentes posibilidades, cada
almacén deberá realizar la selección que se adecue mejor a ellos por los siguientes
factores: Productos, Clientes, Dimensiones de almacén, Personal, Elementos de
manutención, Software, Etc.

CODIFICACIÓN DEL ALMACÉN


Es la señalización de cada uno de los diferentes huecos donde se puede producir la
colocación de mercancías en el almacén. A cada una de estas posiciones se les
conoce por ubicaciones que son por tanto aquellos lugares destinados a alojar
temporalmente los artículos o unidad de carga de ellos.

Cada ubicación de un almacén debe estar claramente identificada de tal forma que
exista un código para cada ubicación y que cada ubicación posea su código.

De manera habitual se utilizan para la codificación del almacén letras y números,


teniendo en cuenta que: Las letras se utilizan para la codificación de zonas de
almacén o de distintos almacenes de la misma empresa. Que los números se utilizan
para la codificación del resto de información de la ubicación como estanterías,
pasillos, huecos, alturas, etc. Los objetivos que debe perseguir cualquier proceso de

43 Dr. Fernando Vega Huincho


codificación de un almacén son los siguientes: Máxima simplicidad en el proceso de
definición del código. Favorecer la operación que genere un mayor tiempo en el
proceso de recorrido de los operarios A continuación se citan y describen
brevemente algunas normas para la definición de un sistema de ubicación de
productos. Por estantería o sistema de ubicación lineal: A cada estantería se le
asigna un número correlativo.

La codificación por estanterías suele utilizarse cuando los aparatos de manutención


pueden realizar recorridos de ida y vuelta, trabajando primero sobre una estantería y
luego sobre la otra del mismo pasillo. Por pasillos o sistema de ubicación peine: A
cada pasillo se le asigna un número correlativo.

METODOS DE ALMACENAJE
Existen diversos métodos de almacenaje de las mercancías en la zona de stock,
cada uno de ellos presenta simultáneamente ventajas e inconvenientes. La elección
del método más adecuado para cada caso, depende tanto de la mercancía en sí,
como del equipamiento para su manejo. Los métodos de almacenaje pueden
agruparse según criterios diferentes, los más habituales son:
 Según la organización para la ubicación de las mercancías.
 Según el flujo de entrada/salida. o Según el equipamiento empleado para la
optimización del espacio disponible. A continuación, pasamos a realizar una
breve descripción de los mismos:
DE ORGANIZACION DEL ALMACENAJE
Almacén Ordenado: Método de almacenaje que asigna un único lugar, fijo y
predeterminado, a cada producto. Los espacios destinados a alojar los diversos
productos están adecuados a las características particulares que puedan presentar y
en ellos no pueden colocarse más que mercancías del mismo tipo. Este método de
almacenaje presenta las mayores ventajas para controlar las mercancías
almacenadas, así como gran facilidad para su manipulación. Los inconvenientes más
comunes hallados son: La baja utilización del almacén, sobre todo cuando el
volumen a almacenar presenta variaciones de importancia. La capacidad de
almacenamiento se halla limitada a los espacios previstos.

Almacén Caótico: Método de almacenaje en el cual se asignan los espacios a


medida que se van recepcionando las mercancías, sin atender a ningún orden
predeterminado.
 Aunque no existan ubicaciones predeterminadas, sí se suelen establecer
ciertos condicionantes a las reglas de ubicación de los productos, p.e.
razones de seguridad, optimización de recorridos, condiciones climáticas,
zonas de mayor rotación, etc.
 Los volúmenes huecos deberán tener las dimensiones adecuadas para alojar
cualquiera de los productos que puedan recibirse en el almacén.
 La principal ventaja de este método es su flexibilidad con mayor
aprovechamiento de espacio; pero sacrificando la facilidad de control de las
mercancías almacenadas, precisando, por tanto, métodos sofisticados de
control.
44 Dr. Fernando Vega Huincho
DEL FLUJO DE ENTRADA/ SALIDA
Si se atiende al flujo de entrada y salida de su lugar de almacenaje, se pueden
obtener dos métodos básicos:

Método FIFO (First In - First Out): En este método, el producto que primero entró
en el lugar de almacenaje, será también, el primer en salir de él. Es el método
indicado para el almacenaje de artículos perecederos o de rápida caducidad
(medicinas, alimentos frescos, etc.).

Método LIFO (Last In - First Out): Al contrario del método anterior, en éste, el
producto que entró último, será el primero en salir. Este método se utilizara en
momentos promocionales o de oferta cuando el producto presente pequeñas
variaciones en formato o en cualquier característica del envase o del embalaje.

Método NIFO (Next In - First Out): El próximo producto a entrar en el almacén, será
el primero en salir. Este método se utiliza en momentos promocionales o de oferta
cuando el producto presente pequeñas variaciones en formato o en cualquier
característica del envase o del embalaje.

Método FEFO (First expirited - First Out): El producto que va a caducar en primer
lugar es el primer producto en salir.

MÉTODOS DE OPTIMIZACIÓN DEL ESPACIO DISPONIBLE


La clasificación más generalizada de los diferentes métodos de almacenaje, es la
que atiende al equipamiento empleado para la optimización del volumen disponible.
En ella, puede hacerse una primera división en dos grandes grupos: o Almacenaje
sin pasillos.- Los métodos de almacenaje sin pasillos se obtienen al disponer los
productos en bloque, de forma tal que entre ellos no exista espacio alguno.

A granel: Cuando el producto a almacenar no está estructurado en unidades de


carga y se puede almacenar suelto, en montones o en grandes depósitos o silos,
naves diáfanas, se dice que el almacenamiento es "a granel". El lugar de
almacenamiento depende exclusivamente de las características del producto y de su
resistencia a los agentes climatológicos, así como a sus efectos ambientales.
Apilado en bloque: Una de las formas más primarias de almacenamiento. Las
mercancías suelen ir colocadas sobre paletas, constituyendo unidades de carga que
se superponen formando pilas, colocadas unas junto a otras y sin dejar hueco
alguno, de manera que todo el volumen disponible quede plenamente ocupado. Dos
inconvenientes se presentan: La pila está limitada por el peso que pueda soportar la
carga inferior sin deformarse. Si la carga es inestable o no homogénea, suelen
emplearse cajas -paleta que permiten apilarse una sobre otra, mediante pies que
encajan en la caja -paleta inferior.

Rack: Se utiliza este sistema cuando se requiere una máxima capacidad de


almacenaje, no pudiéndose utilizar el almacenaje clásico en bloque por la
incapacidad de la carga de soportar el apilado. Este sistema consiste en el montaje
45 Dr. Fernando Vega Huincho
de una sencilla estructura que soportará la carga, pudiendo ser desmontado y
almacenado con facilidad en caso de necesidad. Compacto sobre Estanterías.-
Cuando la resistencia de las unidades de carga no permite su apilado, es preciso
utilizar estanterías. Las estanterías que permiten almacenamiento compacto son de
dos tipos:

Estanterías Dinámicas: En ellas, las paletas se depositan sobre una base de


rodillos con pendiente que facilita su deslizamiento. Al retirar la primera paleta, en la
parte más baja de la pendiente, avanza todo el conjunto restante hacia el espacio
que ha quedado libre

Drivers: Este método de almacenaje está basado en el empleo de estanterías de


almacenamiento compacto, pero que permiten la entrada de carretillas elevadoras
(Drive) en su interior a fin de (des)cargar las paletas.

Almacenaje con pasillo: Por el contrario, si las mercancías se disponen de tal forma
que dejan un pasillo de separación de anchura adecuada al equipo de manipulación
empleado, se dice que es un almacenaje con pasillos. Tal y como ya se ha dicho, en
todos estos métodos de almacenaje, las unidades de carga (generalmente paletas),
se disponen de tal manera que dejan espacio suficiente para permitir el paso de una
carretilla o de cualquier otro aparato para su manipulación

GESTIÓN DE LAS UBICACIONES


Se considerarán dos formas de gestionar las ubicaciones:
A priori: Se sigue un procedimiento que consta de cuatro puntos: Consulta de
ubicaciones vacías a la llegada del producto. Una vez finalizada la recepción de la
mercancía que entra en nuestros almacenes, se procederá a buscar las suficientes
ubicaciones libres en las cuales se pueda almacenar la mercancía. Asignación de la
ubicación óptima. Según unos condicionantes preestablecidos, se asigna al producto
la ubicación más conveniente, informando al carretillero a través de sistemas físicos
o informáticos. Ubicación física del producto. El operario, recoge la mercancía de la
zona de recepción trasladándola a la localización exacta que tiene asignada. Anular
la ubicación recientemente ocupada de la relación de vacías. Confirmación de la
colocación correcta de la mercancía.

A posteriori: En este caso el procedimiento seguido es distinto: Se accede al


almacén con el producto a ubicar. Según unas premisas previamente establecidas.
Se anota la ubicación de este producto almacenado.

UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS


A fin de acortar los recorridos en el momento de preparar los pedidos, los productos
deben ubicarse en el almacén de forma que los que tengan mayor movimiento estén
más cerca de la zona de expediciones. Para ello es necesario clasificar los productos
según un ABC de ventas, aunque esta clasificación también podría hacerse
atendiendo a:
 Los artículos de igual estacionalidad de ventas.
 Ventas de la familia a la que pertenecen.
46 Dr. Fernando Vega Huincho
 Ventas por tipo de producto.
 Ventas por modelo. Para el dimensionado de huecos necesarios, se utilizan
cálculos en los que se tiene en cuenta: Número de unidades que salen del
almacén, Stock total, Stock de picking (Stock de pedido), Capacidades de los
huecos. etc.

PROCESOS DE MANIPULACIÓN
La actividad de un almacén se encuentra centrada en diferentes procesos de
manipulación que cubren todo el ciclo, desde que la mercancía llega a las
instalaciones del almacén, hasta que esta sale hacia los clientes, a lo largo de este
camino se realizan diferentes procesos de manipulación que están en función de:
Las características físicas del producto, en este capítulo en este aspecto nos
referiremos a los aspectos básicos a tener en cuenta en elementos de
contenerización y transporte.

La estructura física del almacén, así como de los medios de los que se encuentre
dotado, carretillas, estanterías etc. Para realizar los procesos de manipulación.
El personal de que se dispone tanto en cantidad como en nivel de formación.
Las características de los clientes, tanto en los pedidos que nos realizan, como en el
plazo que disponemos para realizar la entrega. Pese a que en la forma de realizar los
procesos vamos a encontrar diferencias por los factores señalados, de manera
genérica podemos señalar que en un almacén se realizan los siguientes procesos de
manipulación:

Procesos de entrada: Denominamos así a todas aquellas operaciones que se


realizan hasta que la mercancía se encuentra situada en la zona de almacenaje,
entre ellos tenemos: Descarga / Recepción, Devolución de cliente y Ubicación de
productos.

Existen otros procesos operativos en los almacenes, que no se pueden clasificar


dentro de los grupos antes señalados como son: Inventarios y Cross docking.

ELEMENTOS DE MANIPULACIÓN DE PRODUCTOS EN ALMACÉN.


De cara a un adecuado y rentable proceso de manipulación en el almacén, el
elemento de manipulación y en especial la caja o embalaje se convierte en una
herramienta fundamental por los siguientes factores:
Debe cumplir con los requisitos de proteger las condiciones del producto, de
identificarlo, y en algunas empresas llegar hasta los clientes de la empresa.
Debe cumplir con requisitos de seguridad para los operarios que trabajan en su
manipulación.

Deben intentar optimizar costos tanto de almacenaje, ajustándose a formatos


estándar, y de manipulación permitiendo agilidad en el trabajo y que el nivel de
averías (roturas físicas de producto) sea muy bajo.

47 Dr. Fernando Vega Huincho


Una vez que hemos visto la importancia de los elementos de manipulación en el
almacén, es necesario que procedamos a realizar una breve definición de conceptos:

Envase Primario: Envase de venta, envase primario o de la unidad de consumo:


todo envase diseñado para constituir en el punto de venta una unidad de venta
destinada al consumidor o usuario final.

Envase Secundario: Envase o embalaje colectivo, o envase secundario: todo


envase diseñado para constituir en el punto de venta una agrupación de un número
determinado de unidades de venta, tanto si va a ser vendido como tal al usuario o
consumidor final como si se utiliza únicamente como medio para reaprovisionar los
lineales en el punto de venta, puede separarse del producto sin afectar a las
características del mismo.

Envases Terciario: Envase o embalaje de transporte, o envase terciario: todo


envase, incluidas las paletas de transporte, diseñado para facilitar la manipulación y
el transporte de varias unidades de venta o de varios envases colectivos con objeto
de evitar su manipulación física y los daños inherentes al transporte. El envase de
transporte no abarca los contenedores normalizados navales, viarios, ferroviarios ni
aéreos.

Unidad de Carga: Es un conjunto de artículos o embalajes agrupados juntos por uno


o más medios mecanizados, constituidos y adecuados para la manipulación, el
transporte, el apilado y el almacenamiento como una unidad. El término también es
utilizado para describir un único y gran artículo destinado para el mismo fin.

Unidad de Carga Homogénea: Es una unidad de carga que se compone de


embalajes que tienen las mismas dimensiones y formas.

Dentro de la empresa los envases y embalajes no solo inciden en la gestión del


almacén, por lo cual cada departamento tiene una opinión muy diferenciada sobre las
características que debe tener el mismo, se debe establecer un equilibrio entre las
necesidades de los distintos departamentos, a modo de ejemplo podemos señalar
las recomendaciones que realiza AECOC sobre las características de envases y
embalajes:

La función gráfica o de comunicación debe facilitar la percepción de toda información


útil del embalaje y producto que contiene a todos los usuarios de la cadena de
suministro y consumidores finales.

La función física o estructural debe cumplir los requisitos de la optimización


superficial y cúbica de las paletas; transporte; almacenes y tiendas; la resistencia a la
manipulación y apilamiento, y la optimización del peso y volumen de los embalajes.
La función de facilitar la cantidad mínima y necesaria de material de embalaje para
cumplir sus funciones físicas y a la vez sea valorizable y produzca el mínimo residuo.
Cualquier embalaje debe cumplir con las siguientes condiciones y características:

48 Dr. Fernando Vega Huincho


 Conjuntar a los envases de venta o unidades de trabajo y protegerlos para
disminuir las roturas.
 Cumplir con la normativa legal establecida en el aspecto de señalizaciones,
etc.
 Disponer de una identificación adecuada para optimizar controles en la gestión
del almacén.
 Facilitar la manipulación y las tareas adicionales que se puedan hacer en el
almacén (etiquetado, apertura).
 Adaptarse a las medidas de los elementos de transporte en el sector.
 Resistencia al apilado, y estabilidad. Dejar el mínimo residuo posible y ser
valorizable.

Dentro de las condiciones que debe cumplir un embalaje, hemos marcado como un
factor importante la necesidad de un nivel de coordinación en sus medidas
(denominado sistema Modular por AECOC), pues con la aplicación de este sistema
se van a conseguir las siguientes ventajas en la gestión del almacén y de la
manipulación:
 Mayor productividad en la manipulación y preparación de pedidos.
 Mayor aprovechamiento del espacio en almacén, transporte y tienda.
 Ocupación completa de la paleta y roll container.
 Facilidad en los procesos automáticos de paletización, transporte y
preparación de pedidos (robotización).

DESCARGA Y RECEPCIÓN DE PEDIDOS


La operación de descarga y recepción en un almacén se define como la fase final del
acuerdo que establecemos con un proveedor al realizarle un pedido. En esta
operación se deberá:
 Recoger mercancía del transporte del proveedor e introducirla en nuestro
almacén.
 Verificar contenido, cantidad y calidad de los envíos.
 Identificar y codificar los artículos.
 Dar de alta en stock

Para llevar a buen fin el proceso anterior existen diversas variables que condicionan
la eficiencia:  Negociación de parámetros logísticos en el proceso de búsqueda y
selección de proveedores. Es interesante plantear en el proceso de búsqueda y
selección de proveedores del proceso de compras el análisis y acuerdo sobre una
serie de conceptos que tienen incidencia sobre este proceso operativo en nuestro
almacén. Las principales variables que inciden sobre la descarga son:
 Plazo de entrega. Debe tenerse en cuenta de manera específica el tiempo que
va tardar el proveedor desde que recibe el pedido hasta que posiciona la
mercancía solicitada en nuestro almacén.

49 Dr. Fernando Vega Huincho


 Sistema de comunicación: Se debe definir quiénes y cómo que tipos de
comunicaciones se deben establecer entre las empresas proveedoras y
clientes en este proceso operativo del almacén.
 Responsabilidad de ejecución de la descarga, podemos diferenciar dos
alternativas:
 Entrega sobre camión: Implica la accesibilidad directa a la mercancía por
nuestros elementos de manutención y nuestro personal.
 Entrega sobre muelle: El transportista debe sacar la mercancía del camión y
posicionarla en el muelle de nuestras instalaciones.

Criterios de actuación en el caso de incidencias en la entrega. Se deben consensuar


los pasos a realizar en el caso de que se detecten cualquier tipo de errores en el
proceso de descarga en el almacén. o Sistema de devolución de mercancías. Se
debe pactar un sistema de retirada de mercancías entre el proveedor y el cliente,
este no debe entorpecer nunca el flujo directo de las mismas.

Documento de pedido. La operación de descarga / recepción materializa el


compromiso de la compraventa, por lo cual es indispensable que exista un
documento de pedido. El objetivo es que el proveedor y el cliente desarrollen una
actividad integrada que enlace el flujo físico con los sistemas de información o En un
sistema de organización tradicional no se consigue esta integración, y esto conlleva
que puedan aparecer muchas ineficiencias en el proceso operativo (entregas
incorrectas tanto en artículos como en cantidades, retrasos, etc.). o Actualmente los
avances en los sistemas de información y la utilización de herramientas como EDI,
Internet, etc, mejoran la integración de la información con lo cual se consiguen una
disminución importante de ineficiencias en el proceso de descarga y recepción

Planificación de la descarga. - Para poder optimizar las fluctuaciones que se


pueden dar en este proceso de entrada en el almacén, se convierte en un factor
básico gestionar la fecha y hora de llegada de los diferentes pedidos de proveedores
de cara a poder optimizar de manera adecuada:

Recursos físicos del almacén: Muelles, carretillas, etc. o Recursos humanos. o


Necesidades del inventario de la empresa. Hay que dar entrada con prioridad
aquellos artículos que se encuentran en rotura o con un bajo nivel de stock.
Recursos utilizados, e instalaciones en almacén. - Disponer de las herramientas y
espacios adecuados para el desarrollo del proceso operativo mejorara la
productividad y el control a realizar en esta zona. Entre estos factores podemos
destacar: o Existencia o no de muelles de descarga. - La descarga en muelle
incrementa la productividad y mejora el tratamiento al producto.

Tipo de carretilla. - La carretilla con la que desarrollemos el proceso de descarga


incide en la productividad por variables como velocidad, etc. o Existencia o no de
zona de recepción. - No disponer del espacio adecuado implica un disminución en la
serie de controles que se debe realizar a la mercancía decepcionada. o Disponer de

50 Dr. Fernando Vega Huincho


recursos humanos suficientes y con las adecuadas competencias. Este aspecto
incide de una manera directa en el control de recepción. o Herramienta informáticas.
Disponer de equipos de lectura óptica con incorporación directa de la mercancía al
stock disminuye errores, mientras en el sistema tradicional tenemos de incorporación
manual al ordenador tenemos mayores ineficiencias.

Volumen y características de la descarga: Estas variables incidirán tanto en lo


referente a la productividad como el control de esta operación y entre los aspectos a
tener en cuenta podemos reseñar: o Promedio de vehículos, pedido, pallets, diarios.
La estacionalidad incide de manera negativa tanto en productividad como en el
control de recepción. o Cumplimiento de fechas por proveedor. Los retrasos del
proveedor inciden ce una manera negativa en la productividad sobre todo si ya le
teníamos asignada hora de descarga. o Normalización de elementos de descarga,
altura de pallets, etc.- Genera mejoras claras en la productividad de los operarios de
la zona.

PLANIFICACIÓN DE LA DESCARGA. En la actualidad entre los puntos críticos de


ineficiencias que afectan a proveedores, transportistas y clientes están las esperas
prolongadas que se producen en la operación de descarga de mercancías. Existen
varias alternativas de solución. Para cada solución se debe establecer un
compromiso de cumplimiento estricto de lo pactado por parte de todos los integrantes
de este proceso:

DESCARGA Y RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA

TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO


Verifica la conformidad de entrada
Jefe Recepción Albarán proveedor
y ordena la descarga
Descarga los artículos y los deja
preparados en playa de descarga
para su control, adecuando si son
Operario descarga Pedido interno
necesarias las cajas pallet del
artículo a las cajas/pallet del
almacén.
Control de cantidades y datos
logísticos de la mercancía Jefe Recepción Pedido interno
posicionada en playa
Control de calidad embalajes y
revisión de posibles roturas de Jefe Recepción Pedido interno
mercancías
Dar conformidad a la recepción
señalando si es necesario:
Cantidad recepcionada valida,
Jefe Recepción Pedido interno
Cantidad recepcionada no valida (
devolución a proveedor que no se
lleva el transporte )
Entrega documentación en oficina
de almacén para proceder a su Jefe Recepción Pedido interno
recepción administrativa
Conforma albarán del proveedor
Jefe Recepción Albarán proveedor
entregando la copia del mismo al

51 Dr. Fernando Vega Huincho


transportista.
Finalizado el proceso de recepción
administrativa recoge de oficina de
Jefe Recepción Etiquetas pallet
almacén: Etiquetas pallet y
Documentos control ubicación
Entrega los documentos a los
Jefe Recepción Etiquetas pallet
operarios que los van a utilizar
Pega etiquetas identificativas en los
Etiquetas pallet
pallets.
Ordena inicio del proceso de
evacuación de la mercancía, para Jefe Recepción
su ubicación en almacén.
Recibe documento de recepción
Oficina almacén Pedido interno
física
Modifica cantidades y datos
Pantalla recepción
logísticos en el pedido si fuera Oficina almacén
pedidos
necesario
Confirma recepción una vez
Pantalla recepción
hechas las modificaciones Oficina almacén
pedidos
necesarias
Lanza proceso de emisión de
documentos:  Etiquetas pallets  Oficina almacén Etiquetas pallet
Prefactura ( Si es necesario)
Archivo de los documentos
Albarán proveedor
recepcionada en carpeta diaria de Oficina almacén
Pedido interno
recepción
Al final de la jornada trasladar los
Albarán proveedor
documentos de la recepción diaria Oficina almacén
Pedido interno
al Dpto. de Administración.
Proceso manual de estadísticas del Albarán proveedor
Oficina almacén
área de recepción. Pedido interno

Algunas recomendaciones que realiza AECOC de cara a los procesos


administrativos de entrega- recepción son:

FICHA DE PRODUCTO. Debe potenciarse la transmisión y empleo de las fichas de


productos y su actualización permanente. El proveedor debe comunicar con la
suficiente antelación al cliente cualquier cambio que afecte a la ficha de producto

COMPROBACIÓN DE LAS MERCANCÍAS ENTREGADAS. - Se recomienda la


utilización de códigos de barra o etiquetas RFID para evitar las incidencias entre lo
entregado y lo solicitado.

EL ALBARÁN DE ENTREGA. - Los albaranes de entrega deben contener todos los


datos necesarios para la cadena total de suministro. En todos los casos la
documentación de la entrega debe entregarse en mano junto con el albarán del
proveedor.

CONFORMIDAD A LA RECEPCIÓN. - El Receptor dará conformidad a la Recepción


de mercancía mediante la aplicación de un sello con firma y fecha sobre el albarán
en el cual se podrá hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido".

52 Dr. Fernando Vega Huincho


DATOS Y CONFIRMACIÓN DEL RECHAZO DE MERCANCÍAS. - En caso de
rechazo de mercancía por parte del cliente, este aplicará un sello identificativo de
rechazo en el albarán de entrega, incluyendo el nombre del centro, la fecha, motivo
del rechazo, y nombre y firma de la persona responsable de la recepción.

CONTROL DEL TIEMPO DE RECEPCIÓN. - El receptor de la mercancía indicará en


el albarán de entrega la información de la hora de entrada acordada por el cliente,
hora de llegada y hora de salida. En casi todas las compañías nos encontremos con
recepciones incorrectas, entre las causas más habituales podemos destacar:

Error de transcripción del pedido.

 Error del suministrador


 Rotura o deterioro durante el transporte
 Material incompleto
 Recepción de distintas marcas de las solicitadas.
 Calidad concertada en los suministros. Sistema que persigue facilitar el flujo
de materiales en la entrega recepción Poner a disposición del cliente (entrega)
el producto solicitado en el pedido:
 En la cantidad
 En el lugar
 En la fecha y hora
En las condiciones acordadas. Asegurando la repetibilidad y racionalización de los
procesos. Los puntos clave de este sistema son:

 El proveedor está evaluado y homologado por el cliente. La homologación


siempre se establece por la libre iniciativa de las partes para asegurar la
calidad referida a productos y servicios logísticos.
 Establecer acuerdos con el cliente en un marco de confianza
 Alineamiento de ficheros maestros.
 Seguimiento de las Especificaciones de Codificación EAN
 Aplicación de herramientas facilitadoras que incrementen la eficiencia en los
procesos
 Enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo. Las mejoras en las que
habitualmente incurren las empresas que ponen en marcha este sistema son:
 Menor tiempo del flujo operativo
 Reducción de las incidencias en las entregas y procesos de facturación
 Incremento en los niveles de información y trazabilidad, • Menor costo de
entrega.

53 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO XIII - XIV
SEMANA 13
PLANEAMIENTO Y CONTROL DEL INVENTARIO

Control del inventario

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos


departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los
productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de
inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de
un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios.
Desde el punto de vista global de la compañía, las altas y bajas en las ventas pueden
ser absorbidas por los inventarios como una especie de amortiguador. Sin los
inventarios, producción tendría que responder directamente a estos cambios. Los
inventarios también separan las operaciones de producción que tienen diferentes
tasas de producción.

Los inventarios son necesarios para dar un buen servicio al cliente, para hacer
funcionar la planta más eficientemente, manteniendo la producción en cuotas más
uniformes y mantener lotes de producción razonablemente grandes.

No obstante, mientras cierta inversión en inventarios es necesaria, mucha inversión


en inventarios es perjudicial. Muchas empresas cuentan con recursos limitados y por
ello el dinero invertido en inventarios podría ser útil para dar mantenimiento a la
planta, para el desarrollo de nuevos productos, o para pagar dividendos a los
accionistas.

Desde el punto de vista global de la compañía, es importante equilibrar la inversión


en inventarios con otras demandas de capital
Función de los inventarios
Los inventarios se pueden clasificar en cinco tipos diferentes definidos por la función:

Inventarios de fluctuación
Estos son los inventarios que existen porque el ritmo de producción, el
aprovisionamiento de materia prima o la demanda no pueden predecirse de manera
exacta. Estas fluctuaciones pueden compensarse con la existencia de seguridad o de
reserva, nombres usuales de los inventarios de fluctuación. Los inventarios de
fluctuación existen en centros donde el flujo de trabajo no puede equilibrarse por
completo.

54 Dr. Fernando Vega Huincho


Inventarios de anticipación
Estos son los inventarios que se hacen antes de las épocas de mayor venta,
programas de promoción de venta o a periodos de cierre de planta. Estos inventarios
almacenan horas de trabajo y horas de máquina ante futuras necesidades y limitan
los cambios de producción.
Inventarios de tamaño de lote
Es frecuente que no se pueda fabricar o comprar artículos en la misma cuota que se
venden. Por lo tanto los artículos se compran en cantidades mayores de las que se
necesitan en el momento, el inventario resultante es el inventario de tamaño de lote.
Inventarios de transportación
Existen porque es necesario mover el material de un lugar a otro. El inventario
depositado en un transporte puede estar varios días en camino a su destino, por lo
cual no tienen ninguna función útil para las plantas o para el cliente. Existe
únicamente el tiempo que dure el transporte.

Inventarios de protección
Las compañías que usan grandes cantidades de materiales básicos como el carbón,
el petróleo, el cemento, la lana o los granos, que se caracterizan por su fluctuación
de precios, pueden comprar grandes cantidades cuando los precios están bajos y así
obtener un ahorro. Estas cantidades se llaman inventarios de protección.

Clases de inventarios
Además de agrupar los inventarios por funciones, también pueden clasificarse los
inventarios por el uso o condición durante su proceso.
 Materias primas: estos son los materiales que se utilizan en la fabricación de
los artículos.

 Componentes: estas son las partes o los submontajes que se encuentran


listos para el montaje final del producto.

 Materiales en proceso: estos son los materiales o los componentes sobre los
cuales se está efectuando un trabajo o los que están esperando en la fábrica
entre una operación y otra.

 Productos terminados: son los artículos terminados que se encuentran en


una planta para almacenar o artículos terminados que se encuentran en
espera para ser embarcados al cliente según el pedido.
Importancia del control de los inventarios

El control de los inventarios ciertamente merece la atención de alta dirección de una


empresa; especialmente cuando se encuentran en una etapa de crecimiento y de
expansión de sus actividades en mercado.
La dirección puede y debe alarmarse cuando encuentre parte de su capital de trabajo
invertido en materias primas, material en proceso y productos terminados

55 Dr. Fernando Vega Huincho


Para Plossl (1987) dentro de los elementos del control de inventarios se tiene que
fijar objetivos.

Los objetivos ya fijados por la compañía deben actualizarse ya que constituyen una
base administrativa que debe ser constantemente revisada debido a las variantes
que presentan en su desarrollo No pueden darse aquí modelos ya que cada empresa
tiene una organización de ventas y de producción, son diferentes: sin embargo, se
mencionan a continuación algunas que si son comunes para la mayoría de las
empresas.

 Tener el mínimo de inversión en existencia, en materia primas y partes


componentes, en materiales en proceso y productos terminados
 Mantener el nivel de las existencias de materias primas y partes
componentes de manera tal que las operaciones de producción no sufran
demoras por faltantes.
 Tener el mínimo posible de inversión en existencias de productos
terminados.
 Mantener el, nivel de existencias de productos terminados de acuerdo con
la demanda de los clientes para así dar un servicio de entrega oportuno.
 Descubrir a tiempo los materiales o productos que no tienen movimiento y
los que se han deteriorado o son y obsoletos en el mercado.
 Establecer una buena custodia en los almacenes para evitar fugas,
despilfarros o maltrato por descuido
 Estar alerta ante los cambios en las demandas del mercado.

PLANEAMIENTO DE INVENTARIOS:
El Planeamiento de los inventarios tiene como objetivo principal que se realice la
inversión óptima necesaria, tanto en los stocks que guardan los almacenes, como en
la renovación de cada uno de los artículos que utiliza la empresa. Para llevarlo a
cabo en las mejores condiciones posibles, se requiere contar con los registros
adecuados del movimiento de cada artículo y con los datos estadísticos que estos
movimientos generan en su análisis y estudio, de manera que se logre establecer
pronósticos o previsiones que sirvan de pauta para ejecutar las acciones, pertinentes
a mantener stocks bajos y a renovar con eficiencia las existencias. Esto podrá
alcanzarse si se conoce el pronóstico o posibilidades razonables de venta o consumo
de cada artículo o de los grupos o líneas de productos, que permitirá programar los
inventarios y establecer los planes para su control, mediante el cual se procurará
alcanzar el objetivo principal mencionado.

56 Dr. Fernando Vega Huincho


PLANIFICACION Y ADMINISTRACION DE INVENTARIO

57 Dr. Fernando Vega Huincho


CAPITULO XV
DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE
INFORMÁTICA APLICADA AL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El escenario de negocios es cada vez más complejo y nuestras empresas deben


competir innovando, ofreciendo productos diferenciados, personalizados para los
clientes, y de esta forma la diversidad y cantidad de productos operados crece, los
tiempos de operación se reducen y la demanda de calidad en el servicio es mayor.

Este marco nos obliga a buscar nuevas herramientas que nos permitan asegurar
altos niveles de servicio al mismo tiempo que incrementar la eficiencia y la
productividad y mantener los costos controlados.

La tecnología informática es una herramienta imprescindible para alcanzar estos


objetivos y los sistemas base que se utilizan en la gestión logística son:

 Sistema de Gestión de Almacenes - WMS (Warehouse Management System)


 Sistema de Gestión de Transporte - TMS (Transportation Management
System)
 Sistema de Ruteo - RS (Routing System)

El Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) es habitualmente la herramienta de


gestión clave de los procesos logísticos y el corazón de los procesos de distribución
sobre los que se asienta la calidad del servicio de entrega a los clientes.

Es importante que sean parametrizables para adecuarlos a nuestras necesidades y


la funcionalidad básica necesaria de un WMS incluye:

 Operar con Radio Frecuencia, Código de Barras y tener una operación sin
papeles (paper-less)
 Gerenciar múltiples almacenes lógicos y físicos.
 Administrar diferentes tipos de sistemas almacenaje (racks frontales,
penetrables, autoestibas) con diferentes alturas de nichos.
 Sectorizar el almacén en áreas de alta, media y baja rotación.
 Asignar atributos a los productos (rotación, altura, tipo de peso, etc.)
 Administrar la rotación aplicando criterios (FIFO - FEFO - LIFO, etc.)

 Llevar la trazabilidad de los productos identificando a que cliente se entregó


cada unidad (número de Serie, Lote, fecha de Vencimiento).

58 Dr. Fernando Vega Huincho


 Definir qué sistema de picking utilizar (hombre al producto, por batch,
combinados, etc.) establecer áreas de picking y definir los criterios de
abastecimiento al mismo.
 Consolidar pedidos por zona de entrega o atributos comunes, para preparar
despachos consolidados.
 Capacidad de administrar la preparación de combos o adecuaciones finales
para los clientes (kitting)
 Gerenciar todas las operaciones del almacén enviando las instrucciones a las
hand – held de los operarios en cada una de sus funciones:

 Recepción de materiales, (control ciego - recepción ASN - etc.)


 Guardado del Producto (aplicando las lógicas de rotación)
 Reposición del picking (masiva - por demanda - etc.)
 Inventarios cíclicos.
 Preparación de Pedidos o Picking.
 Envío al área de despacho de los pallets completos.
 Despacho de órdenes.
 Sobre todas las actividades operativas, los sistemas más completos
permiten elaborar estadísticas con la productividad del personal (pallets
hora en recepción, guardado, despacho, bultos por hora en picking,
etc.)
 Información estadística de la operación del almacén (diaria y mensual)
(vacío operativo, pallets recibidos, despachados, bultos preparados,
etc.).
 Capacidad de interactuar en forma automática con el sistema ERP
(Enterprise Resource Planning) de la empresa.

Los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) han evolucionado tanto funcionales


como tecnológicamente, y hoy operan en la WEB (web enable), administran múltiples
almacenes dentro del sistema, y permiten la gestión y el control a distancia.

Pasaron de ser una herramienta para el control de los movimientos y el


almacenamiento de materiales, a incluir actividades de postponement (adecuación
final), gestión de transporte, gestión de pedidos, y alimentar a los sistemas de
centrales.

El Sistema de Gestión de Transportes (TMS) es la herramienta complementaria de


los procesos logísticos y aumenta su importancia cuanto más compleja es la red de
transporte de la empresa.

Este tipo de herramientas son importantes para gerenciar el proceso de distribución y


tomar decisiones de optimización del costo de la distribución y la funcionalidad
fundamental incluye:

 Administración de la gestión de transporte


 Control de la documentación de los transportistas
 Asignación de los viajes a los transportistas
59 Dr. Fernando Vega Huincho
 Control de los viajes realizados
 Cálculo del precio de los viajes según las tarifas negociadas con cada
empresa de transporte
 Control de la rendición de las entregas de los transportistas
 Seguimiento de las entregas (track and trace) que puede realizarse en forma
on-line y dar visibilidad al cliente sobre el estado de su pedido.
 Estadísticas de la gestión para la optimización de la red (participación de cada
tipo de camión utilizado, porcentaje de llenado de los camiones, costo por kg
transportado, etc.)

El Sistema de Ruteo - RS (Routing System) es la tercera herramienta que se utiliza


en redes complejas con esquemas de distribución extensivo y con muchos puntos de
entrega.

Estos sistemas buscan reducir el costo de transporte optimizando el


aprovechamiento de los camiones, maximizando la cantidad de puntos de entrega a
atender y la cantidad bultos a colocar en los mismos.

Utilizan modelos matemáticos que consideran las restricciones que afectan la


distribución, como tiempo de viaje, tiempo de demora en la entrega, tipo de camión
que permite la recepción del cliente y la zona donde está ubicado, etc.

CAPITULO XVI
SEMANA 16
EXAMEN FINAL

60 Dr. Fernando Vega Huincho

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