Perfil Del Cargo

FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Código: ADM-PE-
ASISTENTE
Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS
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1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO Coordinadora Administrativa
REPORTA A Directora de Planificacion Estrategica
DIRECCIÓN O UNIDAD Dirección de Planificacion Estrategica.
2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:
Ámbito de Acción Debe asistir administrativamente de manera eficiente y oportuna a

las Unidades pertenecientes a la Dirección de Planificación
Estratégica. De igual forma, debe colaborar en la revisión y
generación de documentos administrativo, manteniendo adecuado
registro. Colaborar en actividades logísticas, como gestión de
materiales, espacios físicos, compra de bienes , etc.
3. REQUISITOS
Nivel de estudio Técnico de nivel medio o superior, Profesional con experiencia en cargos
similares.
Título o profesión Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente Ejecutiva/o o formación afín.
Idioma No requiere
Formación complementaria • Especialización en gestión de Administrativa.
• Manejo de Office .
• Manejo de e-mail y de herramientas tecnológicas para uso
administrativo.
• Atención de público presencial y virtual.
• Manejo de Protocolo.
• Manejo en técnicas de archivo y correspondencia.
Experiencia Previa Necesaria Minimo 3 años de experiencia en cargos similares.
Competencias o Habilidades  Proactividad: Se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones
coordinadas y eficientes.
 Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de
las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la
planificación y organización de tareas.
 Comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa
con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.
 Planificación y Organización: Establecer plan de trabajo para cumplir
con las tareas encomendadas.
 Responsabilidad: Obligación de responder dentro de los plazos y
niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.
 Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la
exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las tareas
asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las actividades
efectuadas.
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4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO:
1. Gestión Documental
- Redactar y transcribir correspondencia, oficios, actas, memorándum, informes, correo electrónico y
otros documentos.
- Elaborar y mantener actualizados registros clasificados de la documentación interna y externa, asociados
a normativa, manuales de procedimientos y documentos que requieran seguimientos históricos.
- Efectuar el control de cumplimiento de documentos a los integrantes del equipo.
- Entrega de informes de actividades a Unidad de Planificación estratégica.
2. Gestión de Personal
- Registro y seguimiento de procesos de contratación de personal, asociado a pagos de honorarios.
3. Gestión de Compras
- Centralización de actividades asociadas a la gestión de cotizaciones y solicitudes compras de acuerdo a
Plan anual.
- Vela por la entrega trimestral del listado de materiales que requieran las autoridades.
- Revisión de documentación relacionada a compras, contratación, pago de proveedores, etc.
- Lleva control de stock de la Dirección.
- Prepara documentación a la Unidad de Planificación, para cumplimiento de los procesos de
adquisiciones.
- Revisión de rendiciones de caja chica acorde a la normativa.
4. Asistencia Unidades
- Realizar y recibir llamadas telefónicas.
Otros que la Directora determine como apoyo relevante para las Unidades.
5. Funciones Transversales
- Uso de hardware (fotocopiadora, escáner, etc).
- Mantener la confidencialidad y privacidad de la información emitida.
- Recordar e informar permanentemente los procesos y plazos administrativos a las autoridades.
6. Gestión de Agenda
- Visualizar, informar y realizar seguimiento de las actividades de la Directora.
- Agendar entrevistas de estudiantes, personal de colaboración, académicos y autoridades, preparando
informe sobre la situación.
- Velar por el cumplimiento de la programación institucional.
CONDICIONES HONORARIOS $ 20 Monto neto, devengado a la tasa del dia los viernes de
cada semana, contrato interno entre las partes por 3 meses

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