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    Cuadro Flujograma

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    Maria Camila Arias Hernandez
    El documento describe los pasos para recaudar facturas emitidas por la Cámara de Comercio de Cartagena, incluyendo recibir solicitudes de facturación, elaborar y aprobar facturas, enviar facturas a clientes, realizar seguimiento de pagos, y llevar a cabo gestiones de cobro si la factura no se paga.

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    Recaudar el conjunto de activos de las facturas emitidas por los

    OBJETIVO(S) servicios prestado a las empresas de la jurisdicción de la Cámara


    de Comercio de Cartagena.
    DEFINICIONES
    Aplica a todas las facturas emitidas y cobro de las mismas. De
    ALCANCE todos los procesos de la Cámara de Comercio de Cartagena.

    No. RESPONSABLE TAREAS DOCUMENTOS TIEMPO


    Se recibe la solicitud de la
    Asistente II facturación por parte del Recibir
    1 contable vendedor. solicitud de
    facturación.
    Se analiza la solicitud, si
    cumple con los requisitos Analizar
    2 Asistente II para facturar (validar solicitud de
    contable formato). En caso de no facturación
    cumplir con lo especificado
    se devuelve.
    Se elabora la factura en el
    sistema de información
    contable así: se crea el NIT,
    se parametriza (Se crea
    como cliente y se le asigna
    una cuenta por cobrar), se Elaborar
    3 Asistente II graba la factura llenando factura
    contable los datos (centro de costos,
    tipo de cartera, vendedor,
    valor, concepto,
    especificaciones de pago y
    causación), esta factura se
    imprime.
    Se da aprobación del jefe
    Jefe financiero financiero partir de la firma Aprobar
    4 sobre la factura.

    Se envía factura al cliente


    solo por el área de archivo
    Archivo y y correspondencia en la Enviar factura
    5 correspondencia cual se manejan los
    procedimientos.
    Asistente II Se realiza la primera Confirmar
    6 contable llamada de confirmación recibido
    del recibido de la factura
    dos días después que se
    entregue la factura a
    archivo.
    Una segunda llamada como
    7 Asistente II recordatorio de pago. Se Recordatorio
    Contable realiza cobro por escrito de pago
    antes de finalizar mes.
    Deben hacer seguimiento a
    Responsable del pago de factura, durante la Seguimiento
    8 proceso ejecución del contrato los pago de
    encargados de realizar la factura
    venta del servicio.
    Se realizará la gestión de
    cobro, mediante llamadas
    Asistente II telefónicas por parte del Gestión de
    9 Contable Departamento Financiero, cobro
    una vez la factura se
    encuentre vencida, es decir
    a los 30 días de emitida la
    factura.
    Si dentro de los 45 días
    posteriores a la emisión de
    la factura, no se ha
    efectuado el pago,
    mediante comunicación
    10 Jefe del área solicitante escrita se realizará el cobro Suspensión del
    y se dará aviso a la servicio
    suspensión del servicio por
    parte del responsable del
    proceso que emitió la
    factura.
    Después de 60 días de
    emitida la factura y no se
    haya efectuado el pago, se
    11 Secretaria General dará traslado a la Secretaría Cobro jurídico
    General de la entidad, para
    que el cobro se realice bajo
    esta instancia.
    ini INICIO

    Recibir solicitud de
    facturación

    Analizar solicitud de
    facturación

    Elaborar factura ¿La


    Seguimiento empresa
    pago de pago la
    factura
    Factura?

    Aprobar
    Recordatorio
    de pago
    SI
    NO

    Enviar factura Confirmar


    recibido
    Suspensión
    del servicio

    Cobro FIN
    jurídico

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