Tipos de póliza contable

Los tipos de póliza contable son los tipos en los que dicha póliza puede presentarse en la
gestión contable de una empresa. Dependiendo del hecho al que hagan alusión, del
movimiento contable que se registre, dicha póliza puede ser de un tipo o de otro.

En este sentido, entre los tipos de póliza contable existentes cabría destacar los tres tipos
principales:

Póliza de ingresos.

Póliza de egresos.

Póliza de diario

Estos tipos, como veremos a continuación, registran aquellos movimientos contables que se
dan en la empresa.

Tipos de póliza contable

Como decíamos, los tipos de póliza contable, en función del movimiento al que hagan
referencia, pueden clasificarse de la siguiente forma:

Pólizas de Ingresos

Las Pólizas de Ingresos contienen el registro de todo aquello que recibes por ventas de
productos o servicios de tu negocio; y que tú expides una factura como comprobante para tus
clientes.

En estas se anotan diariamente las operaciones referentes a los ingresos de la empresa, sobre
todo, entradas de dinero en efectivo o cheque para la empresa.

Las personas físicas o morales que estén obligados a llevar la contabilidad electrónica; deberán
hacerlo en sistemas electrónicos que tengan la capacidad de generar archivos en formato
.XML; porque contendrán la información de las pólizas de ingresos, egresos y diario que se
generaron en cada operación de tu empresa

Las Pólizas de Ingresos deben de contener la siguiente información para que puedan ser
aceptadas por el SAT:

Transacciones especificadas.

En cada partida incluirá la cuenta y subcuenta contable que serán afectadas, así como sus
auxiliares.

Los CFDI que soporte la operación deberán distinguirse fácilmente.

Los impuestos así como las distintas tasas y cuotas deben de distinguirse sencillamente.
Deberá incluirse el RFC en las operaciones relacionadas con terceros.

En caso de que el folio fiscal no pueda especificarse. el contribuyente podrá relacionar los
folios fiscales a través de un reporte auxiliar.

Los montos contenidos y el RFC de los comprobantes que amparen a cada una de las pólizas de
ingresos, egresos y diarios.

Al momento de no poder identificar el folio fiscal en las pólizas deberá relacionarse en un

reporte auxiliar; Además de eso el nuevo requerimiento de la contabilidad electrónica, dice
que cada registro o asiento identifique la operación relacionada con el UUID; sobre todo la
documentación comprobatoria que reconozca el método de pago y las aportaciones causadas.
Pólizas de Egresos

En las Pólizas de Egresos, también llamadas Pólizas de Cheques o Pólizas de Efectivo, se deben
registrar y agregar los documentos que sirven como comprobantes de las operaciones en las
cuales se haya generado un cheque como método de pago o bien.

“Todas las pólizas de egresos, ingresos y de diario, físicas, deben ir acompañadas de

documentación comprobatoria que soporte la operación registrada”

Recuerda que las pólizas de egresos, de Ingresos y de Diario deben de contener la siguiente
información:

Número de Póliza.

Tipo de Póliza.

Fecha.

Número de la cuenta a cargar o abonar.

Parcial.

Debe.

Haber.

Sumas iguales.

Concepto.

Nombre y firma de quien elabora, revisa y autoriza.

Para las pólizas de egresos por cheque se le tendrá que agregar lo siguiente:

Fecha del cheque.

Nombre del beneficiario.

Monto.

Importe con letra.

Concepto de pago:
Para las pólizas de egresos digitales, existen diferentes requisitos que aquí te menciono:

detalle por transacción.

Cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.

Los CFDI que soporten la operación deben de estar visibles.

Los impuestos deberán estar en una zona identificable.

Incluir el RFC en las operaciones relacionadas con un tercero.

Utilizar un reporte auxiliar en caso de que no se identifique el folio fiscal asignado a los
comprobantes fiscales en las pólizas fiscales.

El RFC y el monto contenido de los comprobantes que amparen las pólizas.

Recuerda que las pólizas contables (pólizas de egresos, diario e ingresos) digitales se deberán
entregar cuando las autoridades fiscales te lo soliciten, ya sea como información contable o
como requisito en la presentación de un solicitud de devolución o compensación.
Que es una póliza de diario o póliza directa y como realizarlas

La poliza de diario como uno de los tipos de pólizas contables deja asentada una de las más
importante operaciones de contabilidad como documento digital que se lleva en facturas
electrónicas por profesionales o empresas dejando asentadas todas las operaciones contables
que realiza.

Qué es la poliza de diario

Ante todo, la póliza es un documento interno de la empresa que sirve para registrar las
operaciones que realiza y se adjuntan los comprobantes d cada una de las operaciones que se
asientan.

Con la poliza de diario o póliza directa se lleva a cabo el registro de las operaciones
contables que tienen que ver con la economía empresarial.

El registro no es representativo del flujo del efectivo de la empresa porque no denotan la

entrada de dinero ni la salida de dinero elaborada con un cheque.

Cuándo se utiliza la poliza de diario

Se utiliza cuando adquieres un activo, es decir que se usan cuando no se trata de productos
que vendes o que compras con un cheque.

Pues, no refleja el movimiento de dinero en efectivo o con cheque sino que representa el
intercambio, recepción o entrega de mercadería con una promesa de pago, ya sea como
crédito para el cliente o para la empresa, pues en pocas palabras es el documento que al
librarse emite una orden de cobro o pago de dinero, siempre recordando el anexo de los
comprobantes de todas las operaciones que no implican movimientos bancarios que se
asienten en la póliza.

No obstante, dependiendo del tipo de pólizas que uses, por ejemplo si no utilizas póliza de
cheque, en el supuesto caso de que se genere un fondo fijo de caja chica, a pesar de que
deberías hacer una póliza de cheque, como no la usas, entonces deberás crear una póliza de
diario porque se trata de dinero circulante dentro de la empresa y además no se gastó.

Más adelante como el fondo fijo de caja chica se va gastando genera gastos y a su vez es
necesario que generes los comprobantes correspondientes sobre esos gastos, por lo tanto
deberá crear una póliza de egresos para generar el cheque para la reposición del fondo fijo de
caja chica para que se pueda conservar los fondos.
Errores en la poliza de diario

Como con cualquier asiento contable puede cometer un error en una poliza de diario y si te
das cuenta antes de registrarla, no la debe corregir sino que la destruirás o la cancelarás y
simplemente crearás una nueva póliza con el asiento correcto.

También puede suceder que hayas cometido un error pero que no lo hayas advertido y
registraste un asiento incorrecto, entonces deberás crear una segunda póliza con un asiento
de contrapartida y una referencia a la póliza errónea, registrarás la segunda póliza y se
corregirá el error.

Qué contiene la poliza de diario

Los datos que contiene una poliza de diario son variables dependiendo de cada empresa, pero
existen datos esenciales que toda póliza debe contener:

Encabezado:

El nombre de la empresa.

La referencia a la póliza.

El nombre del tipo de póliza.

Cuerpo de la póliza:

La fecha.

El número de cuenta

El número de subcuenta.

El concepto, cargos y los abonos del asiento.

Una columna para el parcial.

Una columna para el cargo.

Una columna para el abono.

El concepto.

Espacios para sumas iguales, deber y haber.

Espacio para explicaciones.

Las firmas de quien elaboró la póliza, de quien revisó la póliza, de quien autorizó la póliza y de
quien llevó el registro de auxiliares y diario.

No obstante, básicamente debe contener 10 ítems: El nombre de la empresa, el nombre del

tipo de póliza, columna cuenta, columna subcuenta, columna parcial, columna debe, columna
haber, sumas iguales y concepto.
Poliza de diario ejemplo

Como Poliza de diario ejemplo, se pueden suponer varias cuentas y en base a ellas como se
cargan y abonan incluyendo los incobrables.

La cuenta clientes las cargas por el monto adeudado por los clientes, por el valor de las
mercaderías que se siguen véndenlo a plazo y abonas por el valor de devoluciones de los
clientes o rebajas concedidas.

La cuenta Bancos la cargas por los depósitos bancarios en la cuenta cheques y la abonas por
cobros o intereses que te paga el banco.

La cuenta Deudores varios la cargas por lo que prestes a deudores, anticipos de salarios,
comisione o entregas a cobrar y abonas por cobros a deudores, valor de documentos que te
endosen y descuentos concedidos.

La cuenta documentos por cobrar la cargas por el valor de documentos a cobrar y su valor
nominal cuando se inicia el ejercicio y por los que recibes para cobrar a su vencimiento y
abonas por el valor nominal fe documentos cancelados o cobrados.

La cuenta IVA por acreditar la cargas por el impuesto que se grava según facturas legalizadas
que expidieron tus proveedores y por el valor del IVA trasladado en el pago de gastos y
servicios.

La cuenta Almacén la cargas por el costo del inventario inicial, por nuevas adquisiciones a
precio de costo, valor de gastos sobre la compras, por costo de las mercaderías que recibes de
clientes por devoluciones sobre ventas y la abonas por el valor del costo de mercadería
vendida, devuelta a proveedores, rebajas en las compras a proveedores.

La cuenta Equipo de transporte la cargas por la adquisición de equipos de transporte y la

abonas por la destrucción o venta de equipo de transporte.

La cuenta Muebles y equipos la cargas por la adquisición de mobiliario de acuerdo al costo que
indica las facturas y la abonas por el costo del mobiliario o equipos destruidos o dados de baja
por haber sido vendidos.

La cuenta acreedores varios la cargas por la liquidación parcial o total a los acreedores, por
pagarés, letras de cambio ya sea por suscripción o aceptación, descuentos que los acreedores
conceden y la abonas por el valor de obligaciones no documentadas, que no contrajo a
empresa u otras operaciones que no sean de cuenta de proveedores.

Póliza de Cheque

La Póliza de Cheque (también conocida como Póliza de Egreso) se utiliza para registrar que ha
salido dinero de su cuenta bancaria a través de un cheque. Gracias a este registro, podemos
organizar y comprobar todos los pagos que se hicieron a través de un cheque. Normalmente se
utiliza cuando se realiza un pago y se extiende una nota o factura de comprobación. Por lo
tanto, es importante agregar ese recibo o factura para comprobar en lo que se utilizó el
cheque.

Además, se debe adjuntar una copia del cheque a la póliza al momento de emitir el cheque.
Esto es para llevar un registro contable del valor del cheque y el concepto del cheque que se
emite. Este concepto es el motivo por el cual se expidió el cheque. Esta póliza sirve como
recibo y para garantizar que el cheque ha sido entregado.

¿Qué notas o facturas se agregan a la Póliza de Cheque?

Las notas o facturas deberán ir acompañadas de una Póliza de Cheque cuando la empresa
realice las siguientes compras o pagos:

Adquisición de insumos o materias primas: Cuando una empresa recibe una factura de un
proveedor que vende insumos o materias primas. La Póliza se realiza cuando el pago es
efectuado mediante un cheque.
Adquisición de Bienes de Capital: En este caso, una empresa compra herramientas, maquinaria
o equipo recibiendo una factura y pagando el monto correspondiente con un cheque.

Pago de salarios en efectivo: Sucede cuando la empresa retira dinero en efectivo para pagarle
a los empleados. En este caso, en lugar de una factura, el documento que sirve como
comprobante de pago es un recibo firmado por el empleador.

Obligación Tributaria: Ocurre cuando una empresa paga impuestos con cheque. La prueba en
este caso es un comprobante de pago sellado y firmado por el banco receptor.

¿Qué datos se deben anotar en la Póliza de Cheque?

Cuando se realice una operación en la que se deba expedir un cheque. Se deben llenar los
siguientes datos en su Póliza:

Copia del Cheque

Primero, al desarrollar una Póliza de Cheques, es una buena idea agregar una copia del cheque
que se ha expedido. Tenga cuidado de verificar que los detalles de la información del cheque
sean legibles.

Los datos más importantes son:

Monto de la emisión.

Fecha de emisión.

Beneficiario o nombre de la empresa.

Número del cheque.

Concepto de pago

El concepto de pago también se debe escribir. Se deben señalar claramente las razones por la
que se realizó el pago con el cheque. Lo mejor es agregar un comprobante del pago realizado.

Firma del Cheque recibido

El cheque recibido debe estar firmado. Esta sección requiere la firma de la persona que acepta
el cheque. Esto es muy importante porque asegura que los cheques sean pagados y cobrados.
Número de Póliza

Por último, la Póliza de Cheque debe tener un número de identificación. Este número debe ser
igual al número del cheque que respalda la póliza. Cabe mencionar, que si por algún motivo el
cheque es cancelado, de de todos modos debe crearse la póliza correspondiente señalando los
motivos de la cancelación.

Toda esta información se le debe entregar al contador a cargo, mismo que será el encargado
de generar el registro contable del documento

Ejemplo de una Póliza de Cheque

La empresa Sytec 2000 C.A. se dedica a la compra y venta de artículos de computación. Para
llevar un control de todos los cheques emitidos, la empresa registra todos sus pagos en Pólizas
de Cheque. Este es el formato que utiliza la empresa, la cual agrega un cheque a la póliza: