GERENCIA DE PROYECTOS

Docente : Carlos Eduardo Cuervo G

Correo electrónico: [email protected]
 CONCEPTOS
Proyecto
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, bien o servicio.

Surgen de atender necesidades o solucionar problemáticas.

Los proyectos son para el hombre y tendrán éxito en la medida

que los mismos lo acepten, tienen como fin satisfacer una
necesidad, corriendo el menor riesgo posible de fracaso,
permitiendo el mejor uso de los recursos disponibles.
 CONCEPTOS
Gestión
Proceso emprendido por una o más personas para
coordinar las actividades laborales de otros individuos.

Es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y

evaluar sus propósitos, con el adecuado uso de los
recursos disponibles.

Gerencia de proyectos
Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a actividades de proyectos de
tal forma que se puedan cumplir o exceder las
necesidades de los patrocinadores del proyecto.

Cumplir o exceder estas necesidades significa balancear

las demandas específicas relacionadas con alcance,
tiempo, costo y calidad.
 CARACTERISTICAS
Cuentan con un propósito.

 Se resumen en objetivos y metas.

Se han de ajustar a un plazo de tiempo limitado.

Cuentan con, al menos, una fase de

planificación, una de ejecución y una de entrega.

Se orientan a la consecución de un resultado.

Involucran a personas, que actúan en base a

distintos roles y responsabilidades.
 CARACTERISTICAS
 Se ven afectados por la incertidumbre.

Han de sujetarse a un seguimiento y monitorización para

garantizar que el resultado es el esperado.

Cada uno es diferente, incluso aquellos con similares

características.

Involucran recursos
 TIPOS DE PROYECTOS
Cuando se habla de proyecto siempre es necesario
especificar algo más que permita encuadrar el área o sector
donde sus competencias se desarrollarán.
Existen muchos tipos de proyectos, pero los más comunes
son:

Según el grado de dificultad que entraña su consecución:

• Proyectos simples: aquellos cuyas tareas no tienen
demasiada complejidad y que se pueden realizar en un
tiempo relativamente corto.

• Proyectos complejos: son los que demandan mayor

planificación o cuyas tareas son numerosas y requieren de
una organización distinta a la un proyecto simple.
 TIPOS DE PROYECTOS
Según la procedencia del capital:
• Proyectos públicos: se financian en su totalidad con
fondos públicos o que provengan de instituciones
gubernamentales.

• Proyectos privados: sus aportes provienen

exclusivamente de la iniciativa privada o de empresas
con capital particular.

• Proyectos mixtos: combinan las dos formas de

financiación: la pública o de entidades estatales y la
privada.
 TIPOS DE PROYECTOS
Según el grado de experimentación del proyecto y sus
objetivos:
• Proyectos experimentales: son los que exploran
áreas o campos en los que hasta el momento nadie
ha realizado aportes o cuya consecución supone una
apuesta por algo inédito o novedoso.

• Proyectos normalizados: tienen una serie de

normas o parámetros que van marcando las fases de
ejecución y monitorización

Según el sector:
Proyectos de energía: se basan en el aprovechamiento
y el uso de la energía o en el hallazgo de nuevas
formas de producirla.
 TIPOS DE PROYECTOS
Según el sector:
• Proyectos de construcción: suponen la puesta en
marcha de una obra de tipo civil o arquitectónico. Por
ejemplo, cuando se construyen edificios, puentes, vías
ferroviarias, presas, carreteras, entre otros.

• Proyectos de minería: consisten en la extracción de

minerales, productos o materias primas que se hallan
en la naturaleza.

• Proyectos de transformación: se ejecutan en un

escenario con el objetivo de generar una
transformación de sus condiciones y características.
 TIPOS DE PROYECTOS
Según el sector:
• Proyectos de medioambiente: van orientados al fomento de
prácticas para el cuidado y la preservación de los recursos
naturales y el equilibrio del planeta. Por ejemplo, iniciativas de
reciclaje o de conservación de bosques.

• Proyectos industriales: aquellos que pretendan impulsar la

industria en cualquiera de sus sectores a través de la
elaboración de un producto o servicio.

• Proyectos de servicios: a diferencia de los proyectos de

productos, en este caso se trata de proporcionar bienes
inmateriales a un tercero.

• Proyectos de banca o finanzas: se orientan a la gestión en el

campo de la banca o a las inversiones de capital.
 TIPOS DE PROYECTOS
Según su área de influencia:
• Proyectos supranacionales: se implementan en grandes
regiones, que por lo general superan las fronteras
nacionales y continentales.
Un claro ejemplo son las iniciativas que surgen al interior
de la Unión Europea.

• Proyectos internacionales: en este caso, son proyectos

que comparten dos o más países, como por ejemplo
cualquier iniciativa bilateral.

• Proyectos locales: su alcance se limita a ciertas

comunidades, localidades, pueblos o comarcas. La acción
es mucho más específica.
 TIPOS DE PROYECTOS
Según su área de influencia:

• Proyectos nacionales: se implementan a lo largo y

ancho de un territorio o país; son propios de
sistemas de gobierno centralistas en los que se
marcan unas directrices desde la administración y el
resto de territorios las adoptan.

• Proyectos regionales: su nivel de incidencia es mayor

que la de un proyecto local, pero a la vez menor que
la de uno nacional. En España, las diputaciones
provinciales promueven iniciativas de este tipo.
 GESTION DE PROYECTOS
Es la disciplina de conocimiento y experiencia que
permite planificar, organizar y gestionar proyectos.

Asegurar que los proyectos se completan

satisfactoriamente y que se consiguen sus resultados.

Hacerlo de manera que se pueda predecir y controlar su

evolución y explicarlo satisfactoriamente al equipo de
trabajo y al cliente.

Un proyecto comprende un cúmulo específico de

operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un
alcance, recursos, inicio y final establecidos.
 GESTION DE PROYECTOS
Los objetivos de la gestión de proyectos son:

• Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto

• Controlar y responder ante problemas que surjan

durante un proyecto

• Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

• Para que el proyecto tenga éxito es esencial que se

realice un trabajo en equipo eficiente.

La manera en la que la gestión de proyectos dirigirá el

trabajo depende de varios factores, entre ellos: la
escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto crezca), la
importancia y la complejidad de las tareas.
 GESTION DE PROYECTOS
La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a
conseguir los objetivos preestablecidos para
proporcionar un beneficio a la organización.

Los objetivos pueden expresarse en términos de:

• Resultados (como la creación de una nueva sede

central)
• Consecuencias (como la reubicación de los empleados a
nueva sede)
• Beneficios (reducción de costes de cheques de comida,
del mantenimiento de las máquinas o instalaciones)
• Objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento
corporativo en tres años).
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
1. Análisis de viabilidad del proyecto

Se basa en analizar si este sigue adelante.

Este paso se realiza porque, a menudo, el

beneficio que la empresa obtendría al
implementar el proyecto es mayor que la
inversión.

Para investigar las posibilidades del proyecto,

hay que tener en cuenta factores como el tiempo,
los recursos y el coste.
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:

• Creación del registro de seguimiento del proyecto en un

software empresarial;

• Análisis previo del alcance del proyecto

• Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto

• Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste

previsto y la calidad que se pretende.

• Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se

puede proceder a la segunda fase
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas

tareas a realizar y los recursos necesarios.

Si no se define con claridad, esto puede repercutir

(muy) negativamente en la empresa.

Para establecer estas tareas y recursos con la mayor

precisión se debe:

• Revisar el análisis del alcance del proyecto;

• Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
• Definir el plan de proyecto.
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
3. Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how

(es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos
y de gestionar los procesos).
Algunos software de gestión de proyectos facilitan las
actividades

En esta fase suelen surgir los problemas.

Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:
• Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo)
• Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles
• Ejecutar las tareas planificadas
• Gestionar las peticiones de cambio.
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
4. Seguimiento y control del trabajo

Supone una de las más importantes para el proyecto junto con

la anterior.

En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la

planificación y si se están superando todas las expectativas de
calidad.

De esta forma se puede responder de manera rápida y

eficiente ante los problemas que surjan.

Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un

seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance,
los tiempos y los costes.
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de
actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados

Gestión de entregables (incluido control de la calidad)

Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir

durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de
trabajo no esté bien relacionado o conectado)

Generación de informes de seguimiento (informes para los

directores o jefes de proyecto informando sobre si el
proyecto va según lo planificado).
 FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS
5. Cierre del proyecto
Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como
debiera antes de cerrar el proyecto.

El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen

decisiones más realistas y seguras.

Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist.

Las tareas de esta etapa son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados

Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto.
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones
iniciales.
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
FASES Y CONTENIDOS DE LA GESTION DE
PROYECTOS
RECURSOS EN EL CICLO DE VIDA
 FACTORES CRITICOS DE ÉXITO DE UN
PROYECTO
En términos generales las expresiones de éxito y fracaso pueden
ser subjetivas, dependen de la óptica desde que se les mire.

En términos generales un proyecto se considera un fracaso

cuando:

• No se han alzando los objetivos o resultados propuestos.

• Se han sobrepasado los tiempos asignados.

• Se han sobrepasados los recursos o costos previos

• No se han alcanzado los estándares de calidad deseados

 PORQUE FALLAN LOS PROYECTOS
Un proyecto puede fallar por una cantidad de razones
entre otras…

• Falta de compromiso de la dirección

• Los usuarios no se involucran
• Falta de conocimiento técnico por parte del equipo de
trabajo
• Falta de madurez o estabilidad tecnológica
• Malas relaciones con otras partes o departamentos
interesados
• Mala gestión administrativa
• Falta de supervisión sobre el equipo del proyecto
• Falta de dedicación de gerente y supervisores
 PORQUE FALLAN LOS PROYECTOS
• Pocas reuniones de seguimiento y control
• Documentación insuficiente de progreso y
seguimiento
• Pésima planificación
• Venta y contratación por debajo de las necesidades
de tiempo y recursos
• Plazos para ejecución no realistas
• Mala definición de autoridad y roles dentro del
equipo
• Mal ambiente de trabajo y falta de comunicación del
equipo
• Asignación inadecuada de personal en cantidad o
perfiles
• No se identifican y gestionan los riesgos.
 LO FUNDAMENTAL ES PLANIFICAR….
Planificar es determinar qué hay que hacer, quién lo hará,
en qué tiempo y con qué recursos, para cumplir un
objetivo.

El plan de proyecto es la herramienta principal, el

cuaderno de bitácora, que utiliza un gestor de proyecto
para asegurar la consecución de los objetivos del proyecto.

Un plan de proyecto se puede considerar:

• Un mapa de ruta estructurado que establece todas las

actividades que hay que hacer para alcanzar los objetivos
de negocio.

• Una definición de los tiempos y recursos –tecnológicos y

de negocio necesarios para completar el trabajo.
 LO FUNDAMENTAL ES PLANEAR….
• Un mecanismo para monitorizar avances, controlar el
alcance y gestionar el proyecto para asegurar los
resultados finales dentro del marco del tiempo y
presupuesto definidos.

• Un medio para comunicar los progresos y

comprometer a los participantes del proyecto.

Planificar proyectos es, en definitiva, estructurar y

describir las actividades requeridas para alcanzar los
objetivos del proyecto, teniendo en cuenta las
responsabilidades y recursos requeridos en cantidad,
tipología y experiencia.
 PLAN DE GESTION DEL PROYECTO
El plan de un proyecto debe contemplar todos los
elementos siguientes:

• Los objetivos y los resultados que se esperan del

proyecto, de manera que permita la evaluación del éxito
o fracaso del proyecto.

• Los hitos principales del proyecto, coincidentes con

puntos de decisión, entregables, finalización de etapas,
etc.

Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el

haber conseguido un logro importante dentro de la
ejecución del proyecto.
 PLAN DE GESTION DEL PROYECTO
Los hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto, aun sin están plenamente familiarizado con
el.

Permite gestionar los entregables del proyecto ya que

permite establecer fechas para cada fase del proyecto
y asociar hitos a listas de tareas.

El incumplimiento de un hito indica que un proyecto

no está procediendo como fue planificado y, por lo
general, desencadena en una acción correctiva por
parte de la dirección.

Además, en algunos casos, los hitos determinan

cuándo se envían los pagos a proveedores y distintos
trabajadores
 PLAN DE GESTION DEL PROYECTO
• Los mecanismos de control del alcance y de gestión
de cambios.

• Involucración de los distintos agentes participantes

del proyecto, sus roles y responsabilidades.

• Definición de las actividades del proyecto, tareas o

grupos de tareas, los recursos necesarios y el
resultado o hito que debe obtenerse mediante la
realización de estas actividades.

• Calendario de trabajo, fechas de inicio y finalización

de actividades e hitos.

• La organización y el equipo asignado al proyecto,

con la matriz de roles y responsabilidades para los
diferentes hitos y responsabilidades
 PLAN DE GESTION DEL PROYECTO
• El presupuesto del proyecto, estimaciones de
inversión y costos en la línea de tiempo estimada y
beneficios esperados.

• Riesgos identificados previamente al inicio del

proyecto, su posible impacto sobre el proyecto, el
plan de gestión de estos riesgos.

• La calidad de los trabajos realizados según los

resultados esperados, la definición de las
condiciones o principios de aceptación de los
mismos.
 EL PENSAMIENTO BASADO EN RIESGOS
El análisis de riesgos es considerado uno de los pasos más
importantes para la identificación de los posibles problemas que
podrían surgir en la ejecución de proyectos.

Abordar tanto los riesgos como las oportunidades establece una

base para aumentar la eficacia del sistema de gestión de la
calidad, alcanzar mejores resultados y prevenir los efectos
negativos
 El pensamiento basado en riesgos
Paso 1. Definir cómo se abordarán y tratarán los riesgos, en este paso lo
más importante es determinar qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

• ¿Quién es el responsable de la evaluación de riesgos dentro del proceso?

• ¿Qué tiene que suceder cuando se identifica el riesgo?

• ¿Dónde se puede presentar el riesgo y dónde se realizará la

evaluación?

• ¿Cuándo es necesario evaluar el riesgo?

• ¿Porqué es necesario evaluar el riesgo?

• ¿Cómo realizar la evaluación de riesgos, cómo registrarlos y

controlarlos?
 El pensamiento basado en riesgos
Paso 2. Identificar los riesgos
Ahora que el procedimiento ha sido definido, el siguiente
paso es identificar qué riesgos existen para el sistema de
gestión de la calidad.

Un buen método es responder a las siguientes preguntas:

• ¿Puede su organización cumplir con todos los requisitos

para entregar productos y servicios de calidad a sus
clientes?

• ¿Sus proveedores representan condiciones que se puedan

convertir en riesgos para alcanzar las metas de la
organización?

• ¿Qué controles es necesario implementar para que los

procesos de la organización funcionen correctamente?
 El pensamiento basado en riesgos
Paso 3. Evaluar cómo de significativos son los riesgos
identificados

La importancia del riesgo se determina calificando el nivel de

impacto negativo y la probabilidad de ocurrencia.

Algunos riesgos tienen una probabilidad mínima de ocurrencia,

en tanto que otros, sucederán solo si no implementamos un
control o una acción correctiva para impedir que sucedan.

Del mismo modo, algunos riesgos provocan muchos problemas,

mientras que otros apenas crean dificultades o estas resultan
ser muy fáciles de solucionar.

Existen diversas herramientas para “categorizar” los riesgos.

Una de ellas es el Modo de Fallas y Análisis de Efectos (FMEA).
Una matriz de riesgos o un esquema de espina de pescado,
también serán de gran utilidad
 El pensamiento basado en riesgos
Paso 4: Identificar los controles y otras opciones para
disminuir o eliminar los riesgos.

Lo que sigue a continuación es diseñar e implementar los

controles o las acciones necesarias para eliminar o
disminuir el impacto o la probabilidad de ocurrencia del
riesgo.

Si un riesgo tiene un alto impacto negativo para la calidad

y tiene una alta probabilidad de ocurrencia, no existe otra
opción que implementar controles para eliminarlo o
minimizar su impacto.

Si se trata de un riesgo de bajo impacto y escasa

probabilidad de ocurrencia, tal vez se pueda optar por no
hacer nada, sobre todo cuando los controles pueden
resultar muy costosos.
 GESTIÓN DEL RIESGO
Riesgo
Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos,
considerando que un efecto es una desviación de
aquello que se espera, sea positivo, negativo o
ambos.

Incertidumbre
Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de
información relacionada con la comprensión o el
conocimiento de un evento, su consecuencia o
probabilidad.
 GESTIÓN DEL RIESGO
Gestión del riesgo
Actividades coordinadas para dirigir y controlar
una organización con respecto al riesgo.

Riesgos financieros: aquellos relacionados con la

gestión financiera de las empresas.

Riesgos económicos: riesgos asociados a la

actividad económica, ya sean de tipo interno o
externo.

Riesgos ambientales: aquellos a los que están

expuestas las empresas cuando el entorno en el
que operan es especialmente hostil o puede llegar
a serlo.
 GESTIÓN DEL RIESGO
Riesgos políticos: Este riesgo puede derivarse de cualquier
circunstancia política del entorno en el que operen las
empresas.

Riesgos legales: Se refiere a los obstáculos legales o normativos

que pueden obstaculizar el rol de una empresa en un sitio
determinado
 GESTIÓN DEL RIESGO
La gestión del riesgo de un proyecto debe llevarse
a cabo en función de cinco momento cruciales:

1. Identificación de riesgos: en la fase de

iniciación del proyecto se requiere detectar los
posibles riesgos que pueden afectar a su
ejecución.

La identificación de riesgos ha de contemplar

todos los tipos de riesgo que pueden afectar a la
programación, ya se trate de riesgos laborales,
financieros, relacionados con los recursos o sus
habilidades o con efectos sobre la calidad de los
entregables.
 GESTIÓN DEL RIESGO
2, Creación del registro de riesgos: una vez identificados, la
gestión de riesgos multiplica su eficacia si se cuenta con un
documento que permita realizar consultas y contemplar su
evolución, se trata del registro de riesgos.

Esta herramienta se utiliza para controlar y realizar un

seguimiento de los riesgos, permitiendo compartir su
contenido con las partes interesadas.

El documento habrá de estar en continua actualización,

debiendo completarse cada vez que se detecte un nuevo
riesgo que no había sido identificado.

El registro de riesgos debe evolucionar con el tiempo,

haciendo desaparecer unos cuando se logren erradicar y
añadiendo otros, cuando se perciban a medida que el
proyecto avanza.