INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVARIANO

DE TECNOLOGÍA

PROYECTO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

TECNÓLOGO EN ANÁLISIS DE SISTEMAS

TEMA:

DISEÑO DE UN SISTEMA WEB PARA ADMINISTRAR LOS

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN LA EMPRESA “SELECTA”

Autor:

Solano Ayala Alex Fernando

Tutor:

Lsi. Iván Darwin Tutillo Arcentales

Guayaquil, Ecuador
2015
 INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVARIANO DE
TECNOLOGÍA
CERTIFICACIÓN DE LA ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por el
Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano de
Tecnología.

CERTIFICO:
Que he analizado el proyecto de investigación con el tema: “DISEÑO DE
UN SISTEMA WEB PARA ADMINISTRAR LOS INVENTARIOS DE
PRODUCTOS EN LA EMPRESA “SELECTA””, presentado como
requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar
por el título de:

TECNÓLOGO EN ANÁLISIS DE SISTEMAS

El problema de investigación se refiere a: ¿Cómo contribuir a mejorar la

administración de los inventarios de los productos en la empresa
“Selecta” con un sistema web? El mismo que considero debe ser
aceptado por reunir los requisitos legales y por la importancia del tema:

Presentado por el Egresado: Alex Fernando Solano Ayala

Tutor: Lsi. Iván Darwin Tutillo Arcentales

II
 AUTORÍA NOTARIADA

Los criterios e ideas expuestos en el presente trabajo de graduación con

el tema: DISEÑO DE UN SISTEMA WEB PARA ADMINISTRAR LOS
INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN LA EMPRESA “SELECTA”, de la
carrera Análisis de Sistemas del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano
de Tecnología, son de absoluta responsabilidad del autor y no constituye
copia o plagio de otra tesis presentada con anterioridad.

Autor:
Sr. Alex Fernando Solano Ayala
C.I. 0706474939

III
 DEDICATORIA

Dedico este proyecto a Dios Todopoderoso, por ser la luz que ha guiado
mi vida en esta dura tarea de alcanzar todas mis metas y en especial, la
de mí deseado título de tecnólogo en análisis de sistemas. A mis padres
que con su apoyo y comprensión me supieron guiar por el camino del
bien, y por ultimo a todos aquellos que de una u otra manera colaboraron
para que todo este trabajo se lleve a cabo de la mejor manera.

Sr. Alex Fernando Solano Ayala

IV
 AGRADECIMIENTO

Agradezco sobre todas las cosas a Dios, por permitirme culminar una de
las metas trazadas en mi vida, proporcionándome salud y capacidad para
llevar adelante mí estudio.

A mis padres que siempre me han dado su apoyo incondicional y a

quienes debo este triunfo profesional, por todo su trabajo y dedicación
para darme una formación académica y sobre todo humanística y
espiritual. Para ellos es todo mi agradecimiento.

A todos mis compañeros y amigos que me apoyaron en todo momento

para seguir adelante y cumplir esta importante meta.

Sr. Alex Fernando Solano Ayala

V
 ÍNDICE GENERAL
Contenidos Páginas

CERTIFICACIÓN DE LA ACEPTACIÓN DEL TUTOR .........................................................II

AUTORÍA NOTARIADA..........................................................................................................III
DEDICATORIA ....................................................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO ................................................................................................................ V

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA ......................................................................... 1

1.1.1 UBICACIÓN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO........................................................... 2
1.1.2 SITUACIÓN CONFLICTO ............................................................................................... 4
1.1.3 CAUSAS DEL PROBLEMA Y CONSECUENCIAS ............................................................. 6
1.1.4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................... 6
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................... 6
1.1.6 EVALUACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................................... 6
1.2 OBJETIVOS ................................................................................................................. 7
1.2.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................... 7
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ........................................................................................... 7
1.3 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 8

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS ............................................................................. 10

2.2 ANTECEDENTES REFERENCIALES ..................................................................... 11
2.3 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ............................................................................... 15
2.3.1 INVENTARIOS ............................................................................................................. 16
2.3.1.1 Tipos de inventario ............................................................................................. 17
2.3.2 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS .................................................................................. 18
2.3.2.1 Transacciones de inventarios....................................................................... 18
2.4 FUNDAMENTACIÓN LEGAL ................................................................................... 41
2.4.1. LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO............................................................................. 41
2.4.3 REGLAMENTO A LA LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y
MENSAJES DE DATOS .................................................................................................................. 42

2.5 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN .......................................................................... 44

VI
 2.5.1 VARIABLE INDEPENDIENTE: INFORMACIÓN DE ACTIVIDAD DE BODEGA POR VÍA WEB
44
2.5.2 VARIABLE DEPENDIENTE: ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ............................... 45

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 46

3.1.1 DISEÑO INVESTIGATIVO ............................................................................................ 46
3.1.2 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................................... 46
3.1.3 TIPO DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................... 46
3.2 LA POBLACION Y MUESTRA ................................................................................. 48
3.3 MÉTODOS Y TÉCNICAS .......................................................................................... 48
3.3.1 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ..................................................................................... 48
3.2.3 MÉTODOS .................................................................................................................. 49

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS

4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ................................................................ 52

4.2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................................................... 58
4.2.1 CONCLUSIONES......................................................................................................... 58
4.2.2 RECOMENDACIONES ................................................................................................. 59

VII
 TECNOLOGÍA EN ANALISIS DE SISTEMAS

Proyecto previo a la obtención del título de: Tecnólogo en Análisis de

Sistemas.

Tema: DISEÑO DE UN SISTEMA WEB PARA ADMINISTRAR LOS

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN LA EMPRESA “SELECTA”

Autor: Solano Ayala Alex Fernando

Tutor: Lsi. Iván Tutillo Arcentales

RESUMEN

La presente investigaciónEl presente trabajo tiene como objetivo

diseñar una página web para administrar los inventarios de la
empresa Selecta, puesto que el control de inventario es uno de los
aspectos que ayudará a evitar el robo, desperdicio, alteraciones e
informes empíricos. La metodología de estudio que se utilizó es de
tipo descriptiva. La importancia de este trabajo es en base a una
necesidad y previo a una serie de análisis de la empresa, para lo cual
se plantea el requerimiento del diseño de un sistema web para
administrar los inventarios, para facilitar las operaciones de entrada
y salida de mercadería. Se concluye que el sistema web de
inventarios brinda una satisfacción al cliente y al propietario en base
a la administración de su empresa. La presente investigación tiene
como objetivo diseñar una página web para administrar los
inventarios de la empresa Selecta, puesto que el control de
inventario es uno de los aspectos que ayudará a evitar el robo,
desperdicio, alteraciones e informes empíricos. La presente
investigación tiene como objetivo diseñar una página web para

VIII
administrar los inventarios de la empresa Selecta, puesto que el
control de inventario es uno de los aspectos que ayudará a evitar el.
Palabras Claves: Sistema, Inventario, Control, Procedimientos

TECNOLOGÍA EN ANALISIS DE SISTEMAS

Proyecto previo a la obtención del título de: Tecnólogo en Análisis de

Sistemas.

Tema: DISEÑO DE UN SISTEMA WEB PARA ADMINISTRAR LOS

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN LA EMPRESA “SELECTA”

Autor: Solano Ayala Alex Fernando

Tutor: Lsi. Iván Tutillo Arcentales

ABSTRACT

This research aims to design a website to manage inventories of the

company Selecta, since inventory control is one of the aspects that
will help prevent theft, waste, alterations and empirical reports. The
study methodology used is descriptive. The importance of this work
is based on a need and subject to a series of analyzes of the
company, for which the requirement of designing a web system to
manage inventories arises, to facilitate the operations of entry and
exit of goods . We conclude that the web inventory system provides
customer satisfaction and owner based on the management of your
company.

Keywords: System, Inventory Control Procedures

IX
 CAPÍTULO I

1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

Hoy en día se observa que el óptimo funcionamiento de una empresa,

radica en el uso correcto de sus herramientas administrativas y contables,
coordinando sus actividades y sus funciones para hacer frente a las
necesidades de sus clientes. Una de las herramientas más utilizadas es el
control interno de inventario, el cual está dirigido a controlar el movimiento
de la mercancía en los almacenes de las empresas para asegurar un
máximo aprovechamiento y disminuir las pérdidas económicas en estos
productos.

En la actualidad muchas organizaciones comerciales, han reaccionado a

la realidad de que al corregir sus inventarios mejoran todos sus
movimientos económicos, internos y externos, y se encuentran en la
búsqueda de soluciones para satisfacer sus necesidades, desde las más
simples hasta las más complejas. Esta búsqueda constante ha permitido
la actualización en sus métodos de trabajo, haciendo más eficientes sus
sistemas de inventarios al notar los beneficios que esto produce; las
empresas que no se han interesado en la búsqueda de estas mejoras, se
están hundiendo en graves problemas en sus procesos de compra-venta
y en consecuencia, incremento de sus costos y una gran caída de la
clientela.

1
Uno de los grandes problemas de una empresa es que se le acaben sus
productos cuando si hay demanda. Se genera una situación que nos
provoca pérdidas inmediatas y a largo plazo ya que los clientes pueden
irse buscando a un proveedor mejor.

Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca

graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos
existencias en almacén y comprar demás o bien, simplemente no
encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil.

El control del inventario de una empresa es uno de los aspectos

administrativos que en las micro y pequeñas empresas no es de mucha
importancia, por lo que se deja de lado, sin tener registros verdaderos, un
responsable, políticas o sistemas que ayuden a mantener el Control de
Inventarios, estas tareas no complicadas, pero a la larga se torna tedioso.

Es de vital importancia el Control de Inventarios en todas las empresas,

dado que existen falencias internas y externas dentro de la bodega, como
resultado de una falta de control, de esta manera mediante un debido uso
de este sistema se puede minimizar las pérdidas y desperdicios, e
intervenir sobre las causas de impacto sobre las utilidades.

1.1.1 Ubicación del problema en un contexto

La empresa Selecta es un centro estético dedicado a ofrecer servicios y

productos de calidad, buscando mejorar la imagen y salud personal,
fortaleciendo la autoestima y motivando a la superación, en la actualidad
cuenta con una gran variedad de productos de belleza para hombres y
mujeres, tales como; tratamientos capilares, depilaciones en cera
también; paralelamente la empresa presta servicios de reparación y
ventas al por mayor y menor de equipos de peluquería.

La empresa tiene dos locales, el uno es la matriz que es de servicio

exclusivo para hombres y de servicio de reparación de equipos de
peluquería, y una agencia menor, que brinda servicio solo para damas.
Para cada uno de los almacenes existe una bodega, lo cual en ninguno

2
de los locales de la empresa se lleva un control adecuado de los
productos de ventas que ofrece y de los servicios a sus clientes.
Aproximadamente en el día se atienden hasta 25 usuarios.

En la matriz trabajan tres personas, uno de ellos está a cargo de la

bodega, es fresca y con una única llave, allí no se hace oficina, el
responsable de bodega es vendedor y permanece en los puntos de venta,
solamente cuando se necesita algún producto, va a la bodega a buscar y
lo lleva al punto de venta, su capacitación es de vendedor y no de
bodeguero. Las bodegas son de 2.5m por 3m y la distancia entre el punto
de venta y la bodega es de 50 metros.

La sucursal trabajan dos mujeres, no existe una persona específica que

se encargue del orden de la mercadería que entra a bodega. Ambas
están encargadas del servicio al usuario y de los productos existentes en
la bodega y las vitrinas. Cuando un producto está agotado en las
estanterías, una chica va y busca en perchas de bodega o en los cartones
que aún no han sido abiertos ni colocados en inventario.

En las bodegas existen productos vigentes y caducados en los mismos

estantes ya que el encargado de bodega almacena en un determinado
lugar los productos, sin revisar que mercancías están por caducar y
cuales son aquellas que pueden esperar la salida. Durante el día se
retiran mercadería de bodega hasta por 25 veces, en cada retiro los
estantes se desordenan y al final del día se los vuelve a ordenar en 10
minutos.

Cuando se recibe la mercadería el bodeguero coloca cada cartón sin un

orden, es decir los productos que ingresan son ubicados por encima de la
mercadería que ya estaba ingresada anteriormente, cuando debería de
ser que los productos nuevos estén por debajo de los mismos, con el fin
que la mercadería antigua salga de la empresa sin tener que caducarse y
sin generar pérdidas. No existe kardex de los productos, solamente se
usa como referencia las facturas de las compras que están almacenadas

3
en una carpeta, a veces se anota la salida de los productos en las
facturas.

El problema también se encuentra en las vitrinas, tanto de la matriz y la

sucursal porque no poseen un orden de exhibición, por ejemplo en la
matriz están colocados productos de cabello con utensilios de repuesto,
mientras que en la sucursal exhiben tratamientos capilares, con productos
exclusivos de maquillaje.

Durante el proceso de venta, se registran los clientes, proveedores y

empleados de forma manual. Los clientes se registran en las facturas, los
proveedores tienen sus datos en sus facturas y los empleados que
atienden registran su hora de entrada y salida en una bitácora.

Si los trabajadores de la empresa “SELECTA” con estos problemas de

administración no colaboran para la mejoría de las ganancias y el
incremento de clientes, deberán capacitarse para un mejor control y
manejo de los productos, caso contrario el propietario deberá prescindir
de los servicios de estas personas, y contratar personal capacitado que
sume a la empresa.

1.1.2 Situación conflicto

A comienzos del año 2008 la empresa tuvo un declive en cuanto a

productos de ventas. Su inversión fue aproximadamente de $ 3.000
americanos pero jamás vio ganancias que tenía que proporcionar dicha
inversión, porque tenía otros gastos, como pagar el alquiler del local,
pagos de servicios básicos y a los empleados.

En ese mismo tiempo, en la competencia se abrieron locales de la misma

industria es ahí donde los clientes empezaron a disminuir poco a poco.
Ese año para la empresa fue la peor época porque obtuvieron únicamente
perdidas de su negocio, los ingresos que tenían eran del negocio paralelo
de reparación de equipos a los locales vecinos.

En el 2009 realizó un préstamo bancario para poder surtir el local en

productos de belleza, pero incorporo productos inmobiliarios para los

4
centros estéticos, se convirtió en el único lugar de la ciudad donde podría
adquirir estos implementos. Esto ayudó a la empresa a salir de la caída
que tuvo en el año anterior. Desde esa fecha hasta ahora sigue
adquiriendo productos tanto de belleza como de inmobiliario, la perdida de
productos continúa en menores cantidades porque no lleva un registro o
inventario de productos donde le facilite la cantidad de mercadería que
tiene, en qué lugar se encuentran y el valor monetario que lo compro y lo
tiene que vender.

Debido a la falta de tiempo y conocimiento especializado, muchas veces

no se realiza inventario físico de los ítems. Como parte de la cultura
empresarial, el dueño del negocio desea hacer todas las actividades la
misma compra, vende, cobra, etc.

La situación conflicto al comprar, se evidencia en que no se puede

calcular las unidades de mayor número de venta porque no cuentan con
un registro de los productos que salen con frecuencia, en las vitrinas el
arreglo de la mercadería es irregular porque no se exhibe ni por marcas ni
categorías. Muchas de las ocasiones los clientes al momento de querer
adquirir un producto, piden un descuento al propietario o al personal que
lo atiende, pero si el producto llevara ya un ticket con su valor que tenga
incluido el descuento, esto generara una nueva perspectiva al usuario del
producto y la empresa, y cancelara el valor monetario del mismo.

Si los problemas mencionados no se atienden oportunamente, La

empresa “SELECTA” continuará con un deficiente control de inventario
perdiendo tiempo y recursos económicos, esto afectará a la
comercialización y a la imagen de la empresa causando pérdidas de
clientes. Una vez implantado el sistema web de inventarios con la ayuda
del propietario se garantiza la mejoría de administración de los ingresos
en la empresa.

5
1.1.3 Causas del problema y consecuencias

La empresa no cuenta con un control de inventario para atender al

despacho de los clientes, por esto se ve afectado directamente el proceso
de comercialización, con descensos significativos, creando disgustos
tanto para el cliente como para el comercio en general, teniendo como
consecuencia lo siguiente: Deficiencia en el servicio del despacho, fallas
en las actividades del almacén para hacer el despacho, insuficiencia de
productos en las perchas del almacén para cubrir las ventas, desperdicio
de los materiales como por ejemplo los tintes, shampoo, esmaltes,
maquillaje, entre otros que se caducan y ya son pérdidas para la
empresa, y manejo inadecuado de los materiales.

Otra causa es que no se ha registrado entrada, salida que permita

calcular con eficiencia la existencia de los materiales y productos. Lo
anteriormente expuesto trae como consecuencia pérdida de clientes,
pérdida de tiempo al ubicar la mercancía, lo que ha ocasionado ciertas
dificultades al momento de organizar, comprar o vender mercancía.

1.1.4 Delimitación del problema

 Campo: Sistemas de información

 Área: Programación WEB
 Aspectos: Control interno
 Periodo: 2015

1.1.5 Formulación del problema

¿Cómo contribuir a mejorar la administración de los inventarios de los

productos en la empresa “Selecta” con un sistema web?

1.1.6 Evaluación del problema

Delimitado.- Los productos serán inventariados y registrados por el

personal o dueño de la empresa, quiénes serán responsables de los
mismos.

6
Claro.- Conforme a los inventarios que se registran deben mantener de
manera actualizada y confiable de las existencias de los productos que
estén bajo su cuidado.

Concreto.- Reglas y normas bien especificadas que consiste en

establecer los criterios técnicos normativos de los procesos de las
actividades, para permitir una eficiente administración y control de
productos.

Relevante.- Sistematizar el conteo real de los productos, con el fin de

confirmar la exactitud de los registros del sistema que se llevan para
controlar la existencia diaria de productos.

Contextual.- La despreocupación del almacenamiento, en la ubicación de

la mercadería ocasiona caducidad, obsolescencia, desperdicio y por ende
reduce la utilidad de la empresa.

Viable.- Investigar de acuerdo a comentarios y encuestas a compradores,

para mejorar y poder servir a los clientes.

1.1.7 Variables de investigación

Variable independiente: Información de actividad de bodega vía web

Variable dependiente: Administración de inventarios

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo general

Diseñar una página web para administrar los inventarios de la empresa.

1.2.2 Objetivos específicos:

 Fundamentar los aspectos teóricos de un sistema web.

 Diagnosticar el estudio actual de cómo se administran los
inventarios.

7
  Proponer un plan de mejoras para la correcta administración de
productos y la atención al usuario.

1.3 JUSTIFICACIÓN

El desarrollo de esta investigación se efectuará para la administración de

los inventarios en la empresa Selecta, con el propósito de ayudar a
regularizar el despacho y el conteo de la mercadería. Con este sistema de
control la empresa tendrá un ordenamiento en sus registros de ventas y la
calidad del servicio al cliente.

La importancia del estudio radica básicamente en que mediante la

planificación y control de inventario en el almacén se podría lograr un
buen abastecimiento de productos a los principales clientes de la
empresa.

Con esto se logrará disminuir inconvenientes presentes con los clientes,

debido al desabastecimiento de los productos en bodega, tomando así
medidas necesarias que mejoren y ajusten los procedimientos de
inventario en dicho almacén.

Por tal razón, resulta oportuno realizar una investigación profunda y

minuciosa de los problemas que incurren en la empresa, especialmente
en bodega que es en donde se originan los inconvenientes en el
despacho de mercaderías.

La ejecución del sistema es importante, ya que hoy en día el contar con

un inventario actualizado permite el adecuado control de la empresa
impidiendo tener pérdidas y daños en dicho lugar. Con la realización del
sistema la empresa estará mejor organizada en lo que corresponde a los
inventarios y esto a su vez se reflejara en el trabajo del día a día, con los
informes convenientes que logre el control de productos y la salida de
cada uno de ellos.

8
También debemos tener en cuenta que este tipo de sistema beneficiará al
ecosistema, disminuyendo el uso del papel que las imprentas necesitan
para la realización de facturas. El registro por computadora en una base
de datos evita utilizar el papel impreso, lo cual favorece a la no tala de
árboles, que son utilizados para la elaboración de dicho papel.

9
 CAPÍTULO II

2 MARCO TEÒRICO
2.1 Antecedentes Históricos

La peluquería Selecta Unisex fue creada en el año 2000, por el propietario

Patricio Salazar en las calles Av. La Republica y 9 de Octubre, empezó en
un lugar acogedor, a los dos años de abrir su negocio contrato un
empleado que lo ayudara en dicha emprendimiento. Después de cinco
años logró expandir el local siendo uno exclusivamente para damas y otro
para caballeros, con venta de productos y servicios, así como reparación
de artefactos.

En el 2000 la empresa fue abierta solo para el servicio de hombres, ahí

únicamente contaba con los productos que tenía exhibidos en las vitrinas,
luego de los dos años que amplio su negocio y contrato un ayudante,
estableció una pequeña bodega con diferentes tipos de productos. Con el
pasar del tiempo esta bodega fue incrementándose de productos y de
inmobiliario para la venta de los demás centros estéticos.

El 2005 inauguro una sede para el servicio único de damas, teniendo esta
su propia bodega, al principio los trabajadores de ambos locales tenían
organizado las estanterías como las bodegas. Después de cierto tiempo
empezaron los problemas de orden y manejo de los productos en la
bodega y la atención al cliente fue declinando cuando se requerían
productos de bodega.

10
En aquel tiempo en la ciudad de Machala en la provincia de El Oro se
contaba únicamente con tres centros de belleza para damas y caballeros,
por lo consiguiente la plaza de mercado en aquellos tiempos era favorable
en las ganancias y los clientes eran mucho más frecuentes. Desde el año
2008 al 2015, los locales se han incrementado en más del 50%.
Actualmente en la ubicación en la que se encuentra el local, también
existen 15 centros de belleza para niños, damas y caballeros; eso sin
contar con los locales que existen en alrededor de la zona y por los
suburbios de la ciudad.

Estos factores han incidido para que los clientes hayan disminuido; a su
vez, también la falta de interés en la administración del inventario han
ocasionado pérdidas mayores a la empresa. Por este motivo es
importante elaborar una página web de inventarios para un mayor control
de existencias de los productos, ya que en la ciudad de Machala no es
común que los locales cuenten con este tipo de sistema computacional
que les permita tener una ventaja competitiva.

2.2 Antecedentes referenciales

El tema a desarrollar es una investigación de autoría propia, que cuenta

con el apoyo de la empresa SELECTA, la cual nos facilita la organización
para realizar los trabajos sobre el problema de estudio

Un proyecto similar aplicado al entorno global se basa en la utilización de

las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación.) para la
adecuada gestión de almacenes, para en conjunto incrementar la
eficacia, la eficiencia para el mejoramiento de la empresa. Las TIC
influyen para la reducción de costos, evitar pérdidas de mercancías por
inventario extraviado o por vencimientos de productos. Permite maximizar
la disponibilidad de la mercancía, para la atención de los pedidos del
usuario, a su vez facilitara la distribución y rotación del producto y la
protección de ellos.

11
Artículos de referencia

Título del artículo: Curso de administración de bodega y control de

inventario.

Autor: Carlos A. Sáez Andrades. Contador Auditor. Licenciado en

Auditoria.

Fundación Ludovico Rutten, Congregación de los hermanos de la

inmaculada concepción. Talca – Chile, del año 2012.

Título del artículo: Gestión de almacenes y tecnologías de la información y

comunicación.

Autores: Alexander Alberto Correa Espinal - Rodrigo Andrés Gómez

Montoya - José Alejandro Cano Arenas.

Ph.D. en Estadística e Investigación de operaciones, Universidad

Politécnica de Cataluña, España. Profesor Escuela de Ingeniería de la
Organización, Universidad Nacional de Colombia, Colombia. Grupo
Investigación “GIMGO”, afiliado a la Universidad de Colombia.

Ingeniero Industrial, Universidad Nacional de Colombia, Colombia.

Profesor Ingeniería Industrial, Corporación Universitaria Lasallista,
Colombia.

Ingeniero Industrial, Universidad Nacional de Colombia, Colombia. Grupo

Investigación “GIMGO”, afiliado a la Universidad Nacional de Colombia.

Scielo. Estudios Gerenciales, del año 2010.

Proyectos similares

Un proyecto similar aplicado al entorno regional en la administración de

bodegas se refiere a los beneficios que implementara para la empresa, la
meta de la administración es permitir a la empresa reducir los costos,
perfeccionar la atención al cliente y la manipulación de los productos, al
mismo tiempo mantener las utilidades. Si la administración es buena las

12
bodegas, vitrinas e inventario serán efectivos y la gestión de la empresa
se vera de manera trasparente y funcional.

El proyecto “DISEÑO DE UN SISTEMA WEB PARA ADMINISTRAR LOS

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN LA EMPRESA SELECTA”,
corresponde solamente a su autor y por tal motivo explico que si existen
otras investigaciones similares sobre el tema en la biblioteca de las
Universidades a nivel nacional.

Título de tesis: Análisis de la Administración de las Bodegas de materiales

de la empresa Dicopaint.

Autor: Juan Francisco Troya.

Universidad Tecnológica Israel, del año 2012.

La falta de un control en cuanto a la administración de los materiales en la

bodega de la empresa DICOPAINT, puede ser un causal de la baja
capacidad de respuesta hacia sus clientes, problemas en sus inventarios,
pérdidas de dinero, retraso en la entrega de productos, insatisfacción del
cliente y generar una disminución en el nivel de ventas.

Título de tesis: Desarrollo de un sistema web para el manejo de inventario

de multibodegas, gestión contable para la empresa CROSSTRONIK CIA.

Autores: Diana Catalina Cruz Caiza– Christian Xavier Zhamungui Oviedo

Universidad Politécnica del Ejército, Carrera Ingeniería en Sistemas, del

año 2013.

El presente trabajo muestra el desarrollo de un sistema web que permite

automatizar los procesos de control de Inventario de multibodegas,
gestión de los principales procesos contables en la web.

Para estructurar, planificar y controlar el proceso de desarrollo del

sistema, se utilizó la metodología de desarrollo ágil, Programación
Extrema (X.P); porque es una metodología bastante flexible que

13
promueve un desarrollo iterativo e incremental, y la retroalimentación
frecuente del código.

Crosstronik Cía. Ltda. Es una empresa privada, orientada hacia el área de

la Ingeniería Eléctrica y Electrónica. Actualmente, el enfoque de negocio
de ésta empresa es prestar servicios en el ámbito de
Telecomunicaciones, Control y Automatización.

Dentro de las actividades que son realizadas por el personal técnico y

administrativo que trabaja en la empresa, existen una serie de
necesidades y problemáticas; sin embargo, a las que se enfoca este
proyecto son específicamente a la gestión de inventario de productos, que
se encuentran en distintas bodegas, situadas en Quito, y Santo Domingo
de los Tsáchilas, y que debido a la ausencia de un sistema informático
apropiado, se ha dificultado la administración de éstos, por lo que es
necesario recurrir a la gestión sistemática a través del uso de las
tecnologías de información para optimizar este proceso.

Título de tesis: Sistema web de inventarios y facturación para el control de

componentes y sistemas automáticos CONTAMATIC CIA.LTDA

Autor: Maricella Alexandra Sinchiguano Vizuete

Universidad Central del Ecuador, Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas

y Matemática Carrera de Ingeniería Informática, del año 2013.

La empresa ContaMatic Cía. Ltda. al distribuir gran cantidad de

componentes eléctricos para la venta requiere de un sistema de
inventarios y facturación que sea rápido y de fácil utilización pues la
característica de los componentes implica mantener información extensa
de cada uno debido a su semejanza. Al mantener un inventario y
facturación manualmente se requiere de un sistema ágil el cual pueda
manejar gran cantidad de productos y emitir reportes a la fecha o con
fechas anteriores los mismos que se podrán visualizar en la web para su
fácil comercialización.

14
Título de tesis: Sistema Informático de Inventario y Facturación de
mercadería con entorno web en la imprenta y graficas Chone

Autores: Geomara Juliana Lucas Chávez – Yandri Víctor Loor Altamirano

Universidad Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí, Carrera de

Ingeniería Informática, del año 2013.

Imprenta y Gráficas CHONE es una empresa que se dedica al diseño y

elaboración de trabajos impresos, además también ofrece el servicio de
venta de suministros de oficina, artículos de librería y papelería, por lo
cual es necesario llevar a cabo el control del inventario de la mercadería y
a su vez llevar la contabilidad de la empresa.

Los procesos de facturación y control de inventario en dicha institución se

realizan de forma manual lo que hace que esto sea cansado y tedioso
para los trabajadores que realizan este proceso, esto debido a la cantidad
de información que se maneja a diario. Se ha observado muchas veces,
que el inventario de los artículos disponibles para la venta disminuye sin
existir algún tipo de registro que demuestre lo sucedido con la mercadería
faltante.

Este proyecto de investigación, se ha elaborado con el propósito de

aplicarlo en la empresa Selecta de acuerdo a sus requerimientos de
operación en bodega y necesidades para la toma de medidas correctivas
en los futuros ejercicios económicos.

Dada su factibilidad podrá ser aplicado en las empresas que se

encuentran involucradas en actividades comerciales o de producción de
nuestro país, para permitir la interacción más directa y eficiente con el
proveedor, pasando por el avance de los procesos internos de la empresa
hasta poder conocer al cliente y sus preferencias.

2.3 Fundamentación Teórica

Este proyecto tiene por finalidad hacer el estudio de un sistema de control

y administración de productos para la empresa Selecta.

15
El inventario es parte fundamental en la organización de una empresa,
cuyo propósito es proveer materiales necesarios para su continuo y
regulara desenvolvimiento, para afrontar la demanda en sus productos.

2.3.1 Inventarios

‘’Un inventario constituye la cantidad de existencias de un bien o recurso

cualquiera usado en una organización. Un sistema de inventarios es el
conjunto de políticas y controles que regulan los niveles del inventario y
determinan qué niveles debemos mantener, cuándo debemos
reabastecer. El objeto básico del análisis de inventarios para conocer las
existencias necesarias para la producción y los servicios es especificar
cuándo se deben ordenar los artículos y cuál debe ser el volumen de la
orden. ’’ (Richard Chase, 2004)

De lo mencionado anteriormente se concluye que el sistema de inventario

son las políticas y los controles que rigen en una organización para
conocer el nivel de existencias que poseen y para tomar decisiones
acerca de qué y cuándo abastecerse.

“Los inventarios representan uno de los principales recursos de que

dispone una entidad comercial o industrial. Es importante tener un
adecuado abastecimiento de inventarios pues de ello dependen las
actividades primarias para las que se constituyó la organización; es decir,
las operaciones de compra-venta. Para las empresas comerciales, el
inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta
en el curso regular del comercio. De hecho, éste rubro representa el
principal activo circulante presentado en el balance general en la mayoría
de las empresas.” (López, 2004)

Por lo que se puede mencionar, el inventario son todos los productos

disponibles que produce o compra una empresa para vendérselos a sus
clientes y así poder ganar dinero para el subsidio, mantenimiento de los
empleados y de la organización en sí.

16
2.3.1.1 Tipos de inventario

Otra perspectiva aplicable a los inventarios consiste en clasificar cada uno

de ellos según la forma en que fue creado. En este contexto, existen
varios tipos de inventarios

Inventarios de mercancías en existencia.- Valor de los bienes

adquiridos a cualquier título para la venta y que no serán sometidos a
ningún proceso de trasformación.

Inventarios de materia prima y suministros.- Representan el valor de

los materiales y suministros adquiridos para su transformación,
explotación, construcción, o producción.

Inventarios de productos en proceso.- Representan el valor de los

productos semielaborados, que requieren procesos de trasformación,
explotación, construcción o adición, para que se conviertan en bienes o
mercancías terminadas y disponibles para la venta.

Inventarios de mercancías en existencia.- Valor de los bienes

adquiridos a cualquier título para la venta y que no serán sometidos a
ningún proceso de trasformación.

Inventarios de obsoleto y vencidos.- Cuenta que representa el valor de

los inventarios que a causa de explotación a factores naturales y de
tiempo, avances tecnológicos y otros han quedado obsoletos y vencidos.
Para su consumo o utilización porque se encuentran en un proceso de
trámite, transporte, legalización o entrega por parte de los proveedores o
personas responsables.

Inventario inicial.- Son las existencias que tiene una empresa en el

momento de comenzar su ejercicio económico. Este va ubicado en el
Costo de Venta en el Estado de Pérdidas y Ganancias.

17
Inventario final.- Es el inventario físico que se toma al final del ejercicio,
entrará a formar parte del Activo en el Balance General y también ira
disminuyendo al Costo de Venta en el Estado de Ganancias y Pérdidas.

Inventario de Suministros de Fábrica: son aquellos materiales con los

que se elaboran. (Sarmiento, 2007)

2.3.2 Administración de Inventarios

‘’Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y

evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de
inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos
los resultados de una manera razonable, pudiendo establecer la situación
financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o
mantener dicha situación. ’’ (Resolución Económica del V Congreso del
partido comunista de cuba, 1997)

Por otro lado, la administración de inventarios como en todo proceso

administrativo genera ventajas y desventajas. Su ventaja principal radica
en que la empresa puede estar en capacidad de solventar las
necesidades del mercado (clientes) de manera oportuna y eficiente. Entre
sus desventajas radica, en que su mantenimiento implica un costo
elevado por concepto de almacenamiento, manejo, rendimiento, sin dejar
a un lado el riesgo de que ciertos productos del inventario se conviertan
en obsoletos por el pasar del tiempo.

Según lo expuesto la administración de inventarios de enfoca en la

determinación del stock de inventario que debe mantenerse para su
funcionamiento, así como las unidades a reponer, y los plazos de
renovación d las mismas.

2.3.2.1 Transacciones de inventarios

La siguiente figura muestra algunas de estas transacciones:

18
 Gráfico Nº 1
Transacciones de inventario

Fuente: Hiller-Liberman, Investigación de Operaciones, 7ma edición

Podemos definir a las transacciones de inventarios como aquellas

operaciones o movimientos que incrementen o disminuyan la existencia
de un producto en almacén (bodega). (Sarmiento, 2007)

2.3.2.2 Registros de Inventarios

Los registros de inventarios son aquellos documentos que reflejan las

transacciones realizadas con los diversos renglones. También incluimos
los documentos físicos (kárdex) o electrónicos que reflejan las cantidades
de productos que la empresa tiene disponible. Estos documentos físicos
podrían contener:

 Código del producto

 Descripción del producto
 Unidad de medida del producto
 Cantidad en existencia
 Tamaño del lote
 Stock mínimo (nivel de reorden)
 Proveedor habitual
 Clasificación ABC

19
Una transacción de inventario genera un documento o registro, la cual a
su vez actualiza otro registro que contiene un parámetro fundamental
como lo es la cantidad en existencia de un producto. Podemos observar,
entonces, que cada movimiento físico del producto conlleva la realización
de un movimiento lógico en el sistema. Es necesario que todos los
movimientos físicos activen dichos movimientos lógicos en el sistema y
más aún que éstos reflejen cabalmente lo ocurrido en la transacción.
(ZHINGRI, 2015)

Es importante tener un registro de inventarios ya que este no permitirá:

Mantener la información del stock al día actualizada, verificar la rotación
que tiene el producto, ya que la información de entradas y salidas es
diaria.

2.3.2.3 Control interno de los inventarios

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de

procedimientos de verificación automática que se producen por la
coincidencia de los datos reportados por las transacciones.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación

dentro del activo corriente, no sólo en su cuantía, sino porque de su
manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que
tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este
renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades

excesivas de inventarios.

 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos

 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
 Evita o reduce pérdidas resultantes de baja de precios
 Reduce el costo de la toma del inventario físico anual
 Mantener el mínimo de capital invertido (Muller)

20
2.3.4 Costo de los inventarios

‘’El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su

adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya
incurrido para darles su condición y ubicación actuales”. Ahora bien, en
relación con el costo de adquisición, la referida norma establece que
comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros
impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente
atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los
servicios. ‘’ (ZHINGRI, 2015)

Para implantar un sistema de inventarios solo se deben considerar

aquellos costos que varían directamente con la doctrina de operación, al
decidir cuándo y cuánto reordenar.
Básicamente existen cinco tipos de costos, los cuales son:

Costo del producto

El costo del producto es la suma que se paga al proveedor por el producto

recibido, o los costos directos de manufactura si este se produce. Por lo
general, es igual al precio de adquisición. En las importaciones se puede
incluir el costo de transporte, recepción o inspección como parte de los
costos del producto. Si el costo unitario por unidad es constante para
todas las unidades ordenadas, el costo total de los bienes adquiridos es
irrelevante para la operación pero si el costo varía cuando se modifica el
pedido se lleva a cabo una reducción en el precio llamada descuento por
cantidad.

Costo de adquisición

Es aquel en el que se incurre al colocar la orden de compra o si trata de

manufactura se consideran como costos de preparación. Estos costos
varían con cada orden de compra colocada e incluyen costos de servicio
de correo, mano de obra, llamadas telefónicas, contabilidad, tiempo de

21
cómputo para el mantenimiento de los registros y abastecimientos para la
elaboración de las órdenes de compra.

Costos de manejo de inventarios

Son los costos reales que se relacionan con tener el inventario disponible.
Estos costos incluyen los seguros, el alquiler de bodegas, calefacción,
energía, impuestos, descomposición o ruptura de productos, algunos
costos de oportunidad, aunque no directos, es decir los costos en los que
se incurre por tener capital ocioso en los inventarios.

Costos por falta de existencias

Estos se ocasionan cuando las existencias se agotan, es decir son los

costos de las ventas pérdidas o de pedidos no entregados. Cuando las
ventas se pierden por falta de existencias, la empresa pierde utilidades de
las ventas no realizadas y la confianza del cliente.

Costo de operación del sistema

Corresponden al procesamiento de información. Son costos que se

derivan de la actualización de los registros, a medida que varían los
niveles de las existencias, ya sea a mano o por computadora. En los
sistemas en los que los niveles de inventario no se registran diariamente,
se tiene este costo de operación principalmente al obtener el recuento
físico de los inventarios. (ZHINGRI, 2015)

2.3.5 Sistema de Codificación del Inventario

El sistema de codificación del inventario consiste en tomar el inventario y

generar una identificación única para cada artículo, con el fin de facilitar la
localización de los materiales dentro de la bodega.

Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible

identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, modelos, tamaños,
etc. Para su adecuado manejo los materiales se deben de clasificar en
base a un sistema que permita procedimientos de almacenajes correctos
y control eficiente de las existencias.

22
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación,
simplificación, especificación, normalización, esquematización y
codificación de los materiales que componen las existencias en la
bodega. A continuación definimos cada una de estas etapas:

Catalogación

Significa la toma del inventario de todos los artículos, la catalogación

proporciona una idea general de la colección.

Simplificación

Se refiere a la reducción de la cantidad de materiales usados con una

misma finalidad, cuando hay dos o más artículos para una misma función
se recomiendan la simplificación de materiales.

Especificación

Detalla la descripción de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño,

peso etc. La especificación ayuda a las compras del artículo, pues permite
dar al proveedor una idea precisa del material que se va a comprar.

Normalización

Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas

aplicaciones. La palabra deriva de normas que es el conjunto de
instrucciones sobre el uso de los materiales.

Estandarización

Significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos

para los materiales de tal modo que no exista una diferencia grande entre
ellos.

Clasificación y Codificación

La clasificación de los materiales significa agruparlos de acuerdo a su

dimensión, forma, tipo, peso, características, utilización, etc. La
clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de los materiales

23
ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en la
bodega.

La codificación es una secuencia de la clasificación de los artículos.

Codificar significa representar cada artículo, por medio de un código que
contiene la información necesaria, esta información puede ser números y
letras. (Tawfik & Chauvel , 2009)

2.3.6 Sistema de Inventarios

Un sistema de inventarios es una serie de políticas y controles que

monitorean los niveles de inventario y determinan los niveles que se
deben mantener, el momento que las existencias se deben reponer y el
tamaño de los pedidos, con la finalidad de evitar gastos excesivos, así
como también la pérdida de clientes o disminución de las ventas.

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan un

sistema de inventarios de acuerdo a sus necesidades.

Comprender la importancia de un sistema de inventarios, es de gran

utilidad para la empresa, ya que este fija el punto de producción que se
pueda tener de acuerdo a la demanda establecida por los clientes.

En las operaciones, estas reglas deben enmarcarse dentro de un sistema

de control de inventarios, de la forma como se registra la información
(transacciones).

Un sistema de control de inventarios puede ser manual o computarizado o

una combinación de ambos. Sin embargo, hoy en día la gran mayoría de
los sistemas de control son computarizados, exceptuándose aquellos que
tienen un número pequeño de artículos, donde su costo no justifica que se
implemente un sistema sofisticado.
Independiente de si un sistema de control es o no computarizado, deben
ejecutarse las siguientes funciones:

24
2.3.6.1 Conteo de las Transacciones

Todo sistema de inventario requiere de un método de registro de las

operaciones de entrada y salidas del sistema con el fin de dar apoyo a las
funciones contables y de administración de inventarios. Estos registros
pueden mantenerse en forma perpetua o sólo por un período de tiempo.

2.3.6.2 Informes a la alta administración

Un sistema de control de inventarios debe generar informes para la alta

administración, así como para los gerentes de inventarios.
Estos informes deben medir el funcionamiento global del inventario y
deben ayudar en la formulación de políticas generales para los
inventarios. Tales informes deben incluir el nivel de servicio que se
proporciona, los costos de operación del inventario, los niveles
comparados con otros periodos. (Tawfik & Chauvel , 2009)

2.3.7 Control Interno

Bajo el enfoque habitual se han desarrollado muchas teorías de control

interno, la primera definición formal que constituyo uno de los conceptos
más importantes formulados por la profesión contable fue emitida por la
Junta de Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores
Públicos (AICPA) en la declaración sobre procedimientos de auditoria Nº
1 (SAS Nº 1), párrafo 320.09.

“El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos

coordinador y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las
practicas ordenadas por la gerencia.”

De lo mencionado anteriormente se concluye que en un sistema de

control interno se establecen las políticas y procedimientos a ser
utilizados en el control de los procesos y actividades de la empresa,

25
teniendo como objetivo extraer información útil para corregir las falencias
en dichos procesos así como en los datos obtenidos.

2.3.7.1 Técnicas para el control de Inventarios

Existen varias técnicas para el control de los inventarios, dentro de las

cuales las detalladas a continuación:

Sistema ABC

El proceso que consiste en dividir los artículos de tres clases, de acuerdo

con el valor de su consumo, de modo que los gerentes puedan concentrar
su atención en los que tengan el valor monetario más alto.
Para llevar a cabo el control de inventarios, es frecuente recurrir al
sistema de clasificación ABC, que distingue entre los artículos en función
de su valor económico para la empresa. Lo normal es que cualquier
empresa, especialmente las manufactureras, mantenga una gran cantidad
de elementos inventariados. Sin embargo, sólo una parte de ellos son tan
valiosos que se los debe controlar muy cuidadosamente.

El principio que rige al modelo ABC es que cada categoría o clase

requiere distintos niveles de control. Mientras mayor sea el valor
económico de los materiales inventariados, mayor será el control. Para
aplicar el sistema ABC el primer paso consiste en determinar el valor
económico de cada categoría de elementos. Este valor se obtiene
multiplicando el número de unidades almacenadas de un artículo por su
precio.

26
 Gráfico Nº 2
Sistema ABC

Fuente: Lee J. Krajewski, Larry P.Ritzman, Administración de Operaciones

Estrategias y Análisis, 5ta edición. Preatice Hall, México 2005

Posteriormente se clasifican los artículos por orden decreciente con

respecto a su valor. Por ejemplo, el 10% superior se podrá incluir en la
categoría A, el 30% siguiente en la categoría B y los restantes en la C.
Este resultado es orientativo pero no está muy lejos de la realidad. El
siguiente paso consiste en establecer niveles de control para cada
categoría. Los artículos A deben tener un control más estrecho. Es
necesario reducir las existencias en la medida de lo posible, esto da como
resultado mejores estudios de la demanda, sistemas de inventarios
continuos y mejores políticas de compras. Sin embargo, para los
elementos de las categorías B y C la mera observación puede ser un
método de control válido. Se pueden emplear modelos periódicos de
inventarios para cada una de éstas categorías. (Cardona, 2012)

Este método está orientado a clasificar los ítems de inventario en base a

su costo unitario y el valor de las cantidades utilizadas durante un periodo
determinado.

Control de inventarios justo a tiempo

Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es

que se adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el

27
momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de
inventarios.

Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una

administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se
pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor
eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos.
Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se
puede rebajar la cantidad de materias primas. Respecto a los artículos
terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce
el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los
inventarios de este tipo. (Krajewski, 2005)

Los sistemas de inventarios justo a tiempo, permiten a una empresa

evaluar su desempeño anterior y prevenir que el inventario de ventas
quede sentado en el almacén. Los sistemas JIT ayudaran a la empresa a
evaluar lo que necesita con el fin de satisfacer los requerimientos diarios
de venta.

2.3.8 Administración de bodega

¿Qué es una bodega?

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La formulación de una política de inventario para un departamento de
almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantos,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de
compras, es la mejor fuente de esta información.

Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la

conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento
de éstas disposiciones al interior de las bodegas. (Andrades, 2010)

Funciones de bodega

28
  Mantener un inventario de bienes muebles, inmuebles, suministros
actualizado y valorado con control de custodios actualizado.
 Recibir, ingresar y almacenar materiales, insumos y suministros,
para abastecer el normal funcionamiento de empresa.
 Enviar reportes mensuales de consumo de suministros para que se
registre en contabilidad por cuenta y por dependencia.
 Preparar informes sobre la necesidad de materiales, insumos y
suministros para bodega, con un reporte de consumo y control de
inventarios con máximos y mínimos.
 Toma física de inventarios de bienes y suministros en forma anual.
(Andrades, 2010)

Procedimientos de la administración de bodegas

Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se

debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo
de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos,
según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual
pertenecen las instalaciones de almacenamiento.
 Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando
que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la
orden de compra y factura o guía de despacho del proveedor, y
rechazar productos que estén deteriorados o no correspondan a la
compra.
 Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo
según corresponda, cualquier irregularidad en la recepción.
 Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas
condiciones de uso.
 Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como:
problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal
estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas
con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de
personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones

29
 eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el
ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas,
deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc.
 Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y
especificaciones establecidas en el documento "solicitud de
abastecimiento" u otro documento interno.
 Mantener actualizados los registros de control de existencias de los
bienes bajo su custodia. (Andrades, 2010)

Recepción de mercaderías

La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a

la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la
bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y
mercaderías, adquiridas por la empresa.
Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un
representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que
ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean
los especificados.

Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación

del solicitante de la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento

de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de
compra o en la nota de pedido del proveedor.

Almacenamiento

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el

encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones
establecidas en los capítulos siguientes.

Entrega de mercaderías

30
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las
órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible,
con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

2.3.9 Perfil Ocupacional Bodeguero

Función Principal

Recepcionar materiales de proveedores, chequear estos de acuerdo a los

requerimientos, mantener en resguardo los bienes materiales adquiridos
apoyando en labores de almacenaje, orden y limpieza; Uso de
herramientas computacionales en el rotulado y control de insumos.

Funciones especificas

 Recepción, rotulado y almacenaje de insumos.

 Codificar solicitud de materiales.
 Organización de Tareas.
 Verificar documentación con área de administración.
 Realización de turno semanal en atención a las áreas operativas.
 Confección guías despacho, memorándum de reparaciones y
ventas a terceros.
 Verificación y chequeo de mercaderías en relación a
requerimientos.
 Custodia y control de repuestos en reparación.

2.3.10 Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al

tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos
para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.

Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento

electrónico de datos son el sistema de computación, el sistema de
numeración y el sistema Operativo.

31
Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

 El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para

que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las
computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
 El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información,
el cual está formado por las personas que utilizan el sistema,
alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
 Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema,
son todas las entradas que necesita él sistema de información para
generar como resultado la información que se desea.
 Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de
resultados. Los programas son la parte del software del sistema de
información que hará que los datos de entrada introducidos sean
procesados correctamente y generen los resultados que se
esperan.

Actividades del Sistema de Información

“Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación
se definirán cada una de estas actividades.
 Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual
el Sistema de Información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos.
 Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.

32
  Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas
permite la transformación de datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones.
 Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar (presentar) la información procesada. Es
importante aclarar que la salida de un Sistema de Información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo. En este caso, también existe una interface automática de
salida.” (Kendall & Kendall, 2008)

Para una empresa sus recursos más importantes suelen ser el capital, la
materia prima, el trabajo, sus empleados, entre otras cosas; de igual
manera la información es un recurso de suma importancia para todas las
empresas. Así como se tiene gran cuidado por los demás recursos,
también la información requiere de atención y cuidados, y que mejor
cuidado que el manejarla por medio de un sistema de información que
nos permita comprender y analizar todos los datos y reportes generados
por las actividades llevadas a cabo para el funcionamiento de la
organización. Esto sin duda marcara un pauta en las actividades de la
empresa y se obtendrá un mayor nivel como organización para poder
ofrecer mejores productos y servicios a todo el mercado.

Ciclo de vida de los Sistemas de Información

Identificación de los problemas oportunidades y Objetivos

Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la

organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin
de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos
transaccionales a los que dará soporte el SI.

33
Determinación de los requerimientos.

El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de

las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una
empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el
costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones
desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta
(Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy
reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

Análisis de las necesidades del sistema

Este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el

mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de
información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante
para el SI que se propondrá.

Diseño del sistema

Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño

lógico del SI; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro
del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, el
diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es
importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje
de programación a utilizar.

Desarrollo de software

En esta etapa el programador instala el software y se hace responsable

de la documentación de los programas y de proporcionar una explicación
de cómo y porque ciertos procedimientos se codifican de determinada
manera. La documentación es esencial para probar el programa y dar
mantenimiento a la aplicación instalada.

Durante esta fase el sistema se emplea de manera experimental para

asegurarse de que el software no tenga fallas. Se utilizan como entradas

34
conjunto de datos de prueba para su procesamiento y luego se examinan
resultados. De esta manera se observa si el sistema es confiable.

Prueba y Mantenimiento

Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la

corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro
entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico
acordado anteriormente.

Implementación y evaluación del sistema

La implantación es un proceso, donde instala la aplicación y construye

todos los archivos de datos necesarios para su uso.
En una organización es preferible que emplee la aplicación solo en un
área de la empresa, para así no halla riesgos y una vez instaladas en la
empresa, esta aplicación se emplearan durante muchos años. Por tal
motivo debe realizarse el mantenimiento respectivo porque la
organización cambia a medida que pasa el tiempo, para satisfacer las
nuevas necesidades de los usuarios.
La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes
dimensiones:
 Evaluación operacional: valoración del funcionamiento del sistema.
 Impacto organizacional: Identificación de los beneficios para la
organización (Kendall & Kendall, 2008)
Basándonos en los conceptos presentados, para efectos de este trabajo
de investigación emplearemos la siguiente definición de sistema de
información: “un sistema de información es un conjunto de personas,
datos, procesos y tecnología de la información ( hardware, software,
medios de almacenamiento y base de datos) que reciben datos de
entrada, llevan a cabo procesamientos ya definidos y generan información
de salida o cualquier otro resultado requerido, la cual se presenta a través
de distintos medios de difusión y que será utilizada para las tomas de
decisiones en la organización.

35
2.3.11 Aplicaciones Web

Que es una aplicación Web

Es importante mencionar que una página Web puede contener elementos

que permiten una comunicación activa entre el usuario y la información.
Esto permite que el usuario acceda a los datos de modo interactivo,
gracias a que la página responderá a cada una de sus acciones, como
por ejemplo rellenar y enviar formularios, participar en juegos diversos y
acceder a gestores de base de datos de todo tipo. (Heurtel, 2009)

En la ingeniería de software se denomina aplicación Web a aquellas

aplicaciones que los usuarios utilizan accediendo a un servidor de servicio
Web a través de Internet o de una intranet mediante un navegador.
Es una aplicación (software) que se codifica en un lenguaje soportado por
los navegadores Web en la que se confía la ejecución al navegador

Interfaz

Las interfaces Web tienen ciertas limitaciones en las funcionalidades que

puede ofrecen al usuario. Hay funcionalidades comunes en las
aplicaciones de escritorio que no están soportadas por las tecnologías
Web. Los desarrolladores Web generalmente utilizan lenguajes
interpretados (scripts) en el lado del cliente para añadir más
funcionalidades, especialmente para ofrecer una experiencia interactiva
que no requiera recargar la página cada vez. Recientemente se han
desarrollado tecnologías para coordinar estos lenguajes con las
tecnologías en el lado del servidor. Como ejemplo, AJAX es una técnica
de desarrollo Web muy utilizada para procesos que se ejecutan en el lado
del cliente.

Estructura de las aplicaciones Web

La idea fundamental es que los navegadores, browsers, presentan

documentos escritos en HTML, que han obtenido de un servidor web.

36
Estos documentos HTML habitualmente presentan información de forma
estática, sin más posibilidad de interacción con ellos.

El modo de crear los documentos HTML ha variado a lo largo de la corta

vida de las tecnologías web pasando desde las primeras páginas escritas
en HTML almacenadas en un fichero en el servidor web hasta aquellas
que se generan al vuelo como respuesta a una acción del cliente y cuyo
contenido varía según las circunstancias.

Así mismo, el modo de generar páginas dinámicas ha evolucionado,

desde la utilización del CGI, hasta los servlets pasando por tecnologías
tipo JSP. Todas estas tecnologías se encuadran dentro de aquellas
conocidas como Server Side, ya que se ejecutan en el servidor web.

Otro aspecto que completa el panorama son las inclusiones del lado del
cliente, Client Side, que se refieren a las posibilidades de que las páginas
lleven incrustado código que se ejecuta en el cliente, como por ejemplo
JavaScript y programas Java (Applets)

Desarrollo de aplicaciones web

El desarrollo de una Aplicación Web, consiste en una aplicación de

software que se codifica en un lenguaje que es soportado por los
navegadores, dispone de muchos componentes web; que sumados con
capas de persistencia construyen aplicaciones robustas, escalables y que
aceleran los tiempos de desarrollo. Además garantizan la disminución de
recursos en instalación y configuración –donde la instalación del sistema
se realiza en un servidor, no siendo necesario instalarlo en cada terminal
que lo va a utilizar-, así como el soporte de múltiples usuarios y tareas
concurrentes que es fundamental para cualquier empresa con esta
cadena de valor. (CAIZA, 2013)

La tecnología para el desarrollo de aplicaciones a través de sistemas web

ha evolucionado al punto de volverse no solo un simple sistema de
información, sino que ahora se pueden desarrollar aplicaciones complejas

37
que cumplen con todas las necesidades que se le presenten y que
cumplen con requerimientos de seguridad, rapidez y facilidad de uso.

Servidor Web

‘’El servidor web es un programa que corre sobre el servidor que escucha
las peticiones HTTP que le llegan y las satisface. Dependiendo del tipo de
la petición, el servidor web buscará una página web o bien ejecutará un
programa en el servidor. De cualquier modo, siempre devolverá algún tipo
de resultado HTML al cliente o navegador que realizó la petición.’’
(CAIZA, 2013)

De lo mencionado anteriormente se pude decir que un servidor web es la

maquina o computador donde se almacena una página web. Toda la
información publicada en cada sitio web se almacena en un espacio
destinado para este fin. De lo contrario no habría forma de divulgar el
contenido.

Hosting web

‘’Es el servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para

poder almacenar información, imágenes, vídeo, o cualquier contenido
accesible vía web. Es una analogía de "hospedaje o alojamiento en
hoteles o habitaciones" donde uno ocupa un lugar específico, en este
caso la analogía alojamiento web o alojamiento de páginas web, se refiere
al lugar que ocupa una página web, sitio web, sistema, correo electrónico,
archivos etc. en internet o más específicamente en un servidor que por lo
general hospeda varias aplicaciones o páginas web.’’ (Pipes, 2011)

Dominio

Los dominios son los "nombres" de las páginas en internet, así de simple.
Cuando quieres entrar a una página, normalmente escribes el nombre,
por ejemplo: www.nombredelapagina.com.

El nombre de dominio está compuesto por dos partes:

38
 - El nombre:

El nombre que llevará tu página

- TLD:
La terminación. Que puede ser .com, .com.mx, .org, .mx, .tv y
muchas otras opciones (Ver más). Ésta terminación ayuda a indicar
el giro de tu empresa y ubicación: .com-> comercial; .com.mx ->
comercial en México; .org-> asociación civil u organización sin fines
de lucro; .tv -> canal de televisión o televisora. (Pipes, 2011)

2.3.11 Herramientas de programación web

PHP

“PHP es un lenguaje de programación interpretado y diseñado para la

creación de páginas web. Más allá del desarrollo web, PHP permite
incluso la creación de aplicaciones de escritorio (con una interface gráfica
independiente del navegador). Es una solución para la construcción de
webs con independencia de la Base De Datos y del servidor válido para
cualquier plataforma. El objetivo final es conseguir la integración delas
paginas HTML5 con aplicaciones que corran en el servidor como
procesos integrados en el mismo, y no como un proceso separado”
(VASWANI, 2010)

Entre las características más importantes de PHP tenemos:

3 Es software libre.
4 Es multiplataforma, se interpreta y ejecuta de igual forma un
scriptin dependientemente del tipo de plataforma (tipo de sistema
operativo o tipo deservidor web) donde sea ejecutado.
5 Se lleva excelentemente bien con MySQL y otras bases de datos,
facilitando así el desarrollo de aplicaciones web dinámicas que
acceden a bases de datos entiempo real.

39
6 Es invisible al usuario de la página web, no puede verse el código
fuente PHP desde el navegador web, ya que este código es
interpretado en el servidor y nos devuelve la salida en HTML.
7 Permite la programación orientada a objetos.
8 Dispone de una amplia biblioteca de funciones nativas.
9 Las variables no necesitan ser definidas, sino que se evalúan en
tiempo de ejecución, es decir, con darlas un valor ya quedan
definidas también en su tipo. (Holzner, 2009)

PHP Y HTML

“HTML es el lenguaje básico de cualquier página web y PHP es el

lenguaje que te permite realizar procesos en el servidor, luego de una
serie de pasos, por fin el servidor web muestra al usuario la página que
solicitó, en su browser. Pues esa página que se le envía al cliente está en
HTML. PHP y HTML trabajan juntos, cada uno cumple sus propias
funciones, solo que PHP es procesado en el servidor y HTML en el
cliente.” (Holzner, 2009)

PhpMyAdmin

PhpMyAdmin es un programa de libre distribución en PHP, creado por

una comunidad sin ánimo de lucro, que sólo trabaja en el proyecto por
amor al arte. Es una herramienta muy completa que permite acceder a
todas las funciones típicas de la base de datos MySQL a través de una
interfaz web muy intuitiva.

La aplicación en si no es más que un conjunto de archivos escritos en

PHP que podemos copiar en un directorio de nuestro servidor web, de
modo que, cuando accedemos a esos archivos, nos muestran unas
páginas donde podemos encontrar las bases de datos a las que tenemos
acceso en nuestro servidor de bases de datos y todas sus tablas. La
herramienta nos permite crear tablas, insertar datos en las tablas
existentes, navegar por los registros de las tablas, editarlos y borrarlos,

40
borrar tablas y un largo etcétera, incluso ejecutar sentencias SQL y hacer
un backup de la base de datos. (Álvarez, 2009)

2.4 Fundamentación Legal

2.4.1. Ley General de Control Interno

Ley No. No. 8292 de 31 de julio del 2002

Artículo 1.- Contenido y ámbito de aplicación

Esta Ley establece los criterios mínimos que deberán observar la

Contraloría General de la República y los entes u órganos sujetos a su
fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento,
perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control interno.

Artículo 2.- Definiciones.

a) Administración activa: desde el punto de vista funcional, es la función

decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración.
Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la
función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como
última instancia.

b) Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control

interno: términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o
la del titular subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a
instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente.

c) Jerarca: superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima

autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado.

d) Titular subordinado: funcionario de la administración activa responsable

de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

41
e) Ambiente de control: conjunto de factores del ambiente organizacional
que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y
demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de
apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.

f) Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que

enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes
para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y
los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben
administrar dichos riesgos.

g) Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener

la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la
Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares
subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control
interno.

2.4.3 Reglamento a la Ley de comercio electrónico, firmas

electrónicas y mensajes de datos

Considerando:

Que mediante Ley No. 67, publicada en el Registro Oficial Suplemento

No. 577 de 17 de abril del 2002 se expidió la Ley de Comercio
Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos;

Que la disposición final de la citada ley dispone que el Presidente de la

República debe expedir el correspondiente reglamento; y,

En ejercicio de la facultad prevista en el artículo 171 numeral 5 de la

Constitución Política de la República,

Decreta:

42
Expedir el siguiente REGLAMENTO GENERAL A LA LEY DE
COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES
DE DATOS.

Art. 2.- Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos: mediante este

artículo se nos hace entender que tanto mensajes de datos como
documentos escritos van a tener el mismo reconocimiento jurídico, es
decir, se considerarán en las mismas condiciones para el cumplimiento de
la ley.

Art. 3.- Incorporación por remisión: de igual manera, tendrá mismo

reconocimiento jurídico, información que directamente no esté contenido
en el mensaje de datos, pero si como un anexo.

Art. 4.- Propiedad Intelectual: entendemos que los mensajes de datos

deben respetar leyes o reglamente referidos a propiedad intelectual.

Art. 5.- Confidencialidad y reserva: se respeta este derecho en toda

edición de mensajes de datos y se sancionará en caso de haber violación
a secretos, intrusión electrónica o apoderamiento ilegal de mensajes de
datos.

Art. 6.- Información escrita: Si la Ley requiere información por escrito, esto
se dará por hecho con la presentación de un mensaje de datos, siempre y
cuando luego se pueda seguir revisándolo posteriormente.

Art. 7.- Información original: Si la ley requiere información original, de igual

manera, se dará por hecho con la presentación de un mensaje de datos,
siempre y cuando, permanezca íntegro desde que se creó, es decir,
completo e inalterable en su contenido.

Art. 8.- Conservación de los mensajes de datos: Todo mensaje de datos

podrá ser conservado mediante un archivo de datos, este servicio lo
puede ofertar un tercero cumpliendo con los requisitos de: accesibilidad,

43
conservación con el formato generado, conservación para determinar
origen y garantía en su integridad.

2.5 Variables de Investigación

2.5.1 Variable Independiente: Información de actividad de bodega
por vía Web

Tecnología Web
“Es una Tecnología que utiliza todas las tecnologías de inter conectividad
de ordenadores que permite a los usuarios el intercambio, en formato de
hipertexto, de todo tipo de datos e información (Texto, imágenes, sonido)
y de aplicaciones de software.” (Araujo, 2007)

Gráfico Nº 3
Tecnología Web

Fuente: http://www.slideshare.net/MeliVidal/tecnologia-web-5778008

“Las tecnologías Web sirven para acceder a los recursos de conocimiento

disponibles en Internet o en las intranets utilizando un navegador. Están
muy extendidas por muchas razones: facilitan el desarrollo de sistemas de
Gestión del Conocimiento, su flexibilidad en términos de escalabilidad, es
decir, a la hora de expandir el sistema; su sencillez de uso y que imitan la
forma de relacionarse de las personas, al poner a disposición de todos el
conocimiento de los demás, por encima de jerarquías, barreras formales u
otras cuestiones. Estas tecnologías pueden llegar a proporcionar recursos

44
estratégicos, pero, evidentemente, no por la tecnología en sí misma, que
está disponible ampliamente, sino por lo fácil que es personalizarla y
construir con ella sistemas de GC propietarios de la empresa.” (Capdevila,
2011)

La tecnología web surge desde el internet, es decir la tecnología web se

trata de una red interconectada de ordenadores para compartir recursos y
servicios y establecer una comunicación inmediata a cualquier parte del
mundo.

2.5.2 Variable Dependiente: Administración de inventarios

“Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y

evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de
inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos
los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo
establecer su situación financiera y las medidas necesarias para mejorar
o mantener dicha situación.” (Muller)

El tener una buena política de compras, le va a permitir un manejo fluido a

la empresa y disminuir sus costos, lo que obviamente mejorará su
rentabilidad. Debido a lo anterior es necesario estudiar los inventarios
desde el momento en que se proyecta la compra, es decir involucrarlos en
los procesos de planeación de la compañía y en su contrapartida
obligatoria, el control.

45
 CAPÍTULO III

3 METODOLOGÍA
3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1 Diseño Investigativo

Se considera que el diseño de la investigación aplicada en este estudio

está definido en la modalidad de investigación no experimental en donde
(Toro, 2005), expresa como: “Aquella en las cuales el investigador no
ejerce control, ni manipulación alguna sobre las variables en estudio”; sin
interponerse de manera directa para no afectar el desenvolvimiento de la
empresa y encontrar su problemática de una forma eficaz.

3.1.2 Modalidad de la Investigación

El presente estudio se basa en la Investigación Bibliográfica, ya que para

el desarrollo de la investigación se ha recopilado información de libros,
revistas, documentos de tesis con relación al tema planteado e Internet,
para así respaldar más el presente estudio.

También se basa en el tipo de Investigación de Campo, ya que esta

ayudara a la investigación a recolectar y analizar datos e información en
el lugar de los hechos, en este caso se ha acudido a las dos bodegas de
la empresa Selecta, para conocer la realidad de la misma y comprender el
problema objeto de estudio.

3.1.3 Tipo de Investigación

46
Dentro de este contexto el objetivo es diseñar una página web para
administrar los inventarios de la empresa Selecta Unisex, el cual ayudara
al propietario y empleados a mantener una correcta administración de
productos y servicios que ofrecen.

Por ello la metodología que se realizó para llevar a cabo la investigación

fue basada en los siguientes tipos:

Descriptiva

“Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la

naturaleza actual y la composición o procesos de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre cómo una
persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente.” (Baena,
2003)

Podríamos decir que es una de las funciones principales de la

Investigación descriptiva es la capacidad para escoger las características
fundamentales del objeto de estudio y su representación detallada de las
partes, categorías o clases de dicho objeto.

Para llegar a conocer la situación problemática que se encuentra la

empresa, se examinó si en ese lugar había algún tipo de fallas
administrativas, se recopilo los datos mediantes entrevistas y encuestas
dirigidas a los clientes, empleados y dueños de la empresa.

Explicativo

“Los estudios explicativos van más allá de la descripción de conceptos o

fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos; están
dirigidos a responder a las causas de los eventos físicos o sociales. Como
su nombre lo indica, su interés se centra en explicar por qué ocurre un
fenómeno y en qué condiciones se da éste, o por qué dos o más variables
están relacionadas.” (Hernández Sampieri, 1998)

47
Se basa en describir y encontrar los causantes en el problema detectado,
con el fin disminuir los contaminantes de la empresa, por lo que se
requiere llevar a cabo métodos y técnicas en el sistema.

Correlacional

‘’Los estudios correlaciónales tienen como propósito medir el grado de

relación que exista entre dos o más conceptos o variables. ’’ (Hernández
Sampieri, 1998)

Así como también se aplicado la investigación Correlacional ya que se ha

relacionado la variable independiente (Administración de Inventarios), con
la variable dependiente (Información por vía web) para entender sus
causas y sus respectivos efectos y poder profundizar el estudio de la
problemática.

3.2 LA POBLACION Y MUESTRA

Población

En la presente investigación la población está conformada por la totalidad

de las personas que laboran en la empresa Selecta, la cual está integrada
por el propietario y 7 empleados.

Muestra

Es únicamente el subconjunto de la población, dada la conformacion y

tamaño de la poblacion, se aplica la encuesta sobre la totalidad de la
misma.

3.3 MÉTODOS Y TÉCNICAS

3.3.1 Técnicas e instrumentos

Las técnicas para la recopilación de información para el sistema

propuesto fue la exploración directa esta modalidad nos dará la facilidad
de percibir la realidad del objeto de estudio.

Encuestas

48
“Las encuestas son entrevistas con un gran número de personas
utilizando un cuestionario prediseñado. Según el mencionado autor, el
método de encuesta incluye un cuestionario estructurado que se da a los
encuestados y que está diseñado para obtener información específica.”
(Malhotra, 2008)

Estarán destinadas a obtener datos de varias personas o de una parte

representativa, estas permitirán conocer los interrogantes sobre la falta de
procesos internos debido a una administración inestable y falta de un
sistema de control de información.

Entrevistas

“La entrevista es una de las técnicas comúnmente utilizadas ya que

consiste en el proceso de comunicación entre personas, generalmente
entre dos (entrevistador y entrevistado). Se obtiene la información de
manera directa entre los sujetos.” (Malhotra, 2008)

Se realizaron entrevistas a través de preguntas previamente formuladas

con el propósito de obtener información de las personas involucradas
directamente con el sistema en estudio

3.2.3 Métodos

Inductivo.-

‘’Es el razonamiento que, partiendo de casos particulares, se eleva a

conocimientos generales. Este método permite la formación de hipótesis,
investigación de leyes científicas, y las demostraciones. La inducción
puede ser completa o incompleta. ’’ (Baena, 2003)

Se aplicara para estudiar cada hecho o actividad que generara las

verdaderas causas del problema y emitir así una solución.

Deductivo.-

49
“Mediante ella se aplican los principios descubiertos a casos particulares,
a partir de un enlace de juicios. El papel de la deducción en la
investigación es doble:

a. Primero consiste en encontrar principios desconocidos, a partir de los

conocidos. Una ley o principio puede reducirse a otra más general que la
incluya. Si un cuerpo cae decimos que pesa porque es un caso particular
de la gravitación.

b. También sirve para descubrir consecuencias desconocidas, de

principios conocidos. Si sabemos que la fórmula de la velocidad es v=e/t,
podremos calcular la velocidad de un avión. La matemática es la ciencia
deductiva por excelencia; parte de axiomas y definiciones.” (Baena,
2003)

El sistema brindara la posibilidad de emplear principios empresariales

para el diagnóstico y control de inventario.

50
 CAPÍTULO IV

4 Análisis e Interpretación de los resultados

El presente capitulo se muestran los resultados obtenidos por medio de la

aplicación del instrumento de recolección de datos a la población objeto
de estudio, con la finalidad de analizar el control de inventario de la matriz
y sucursal de la empresa SELECTA.

Se interpretaron los resultados con el fin de facilitar la comprensión de los

mismos atendiendo a la problemática planteada, y a sus objetivos de
estudio. Cada uno de los ítems se analizaron de manera cualitativa y
cuantitativa.

A continuación se observa la representación de tablas y gráficos de los

resultados, incluyendo una interpretación y análisis de la información
alcanzada durante la recolección de datos.

51
4.1 Análisis de la situación actual

1) ¿En su empresa existe un tipo de sistema manual o

computarizado, que le permita el control de su mercadería?

Cuadro 1: Sistema manual o computarizado

Alternativas Muestra Porcentaje

SI 1 12%
NO 7 88%
TOTAL 8 100%
Elaborado por: Alex Solano Ayala

Gráfico Nº 4: Sistema manual o computarizado

SI
12%

NO
88%

Elaborado por: Alex Solano Ayala

Análisis

El 87% del personal respondió que NO existe ningún tipo sistema manual
o computarizado de inventario, mientras el 12% del personal considera
que si hay un sistema de inventario.

52
2) ¿Cree usted que el control manual de inventario al momento de
ingreso y salida del producto es eficiente?

Cuadro 2: Ingreso y salida de producto es eficiente

Alternativas Muestra Porcentaje

SI 3 37%
NO 5 63%
TOTAL 8 100%
Elaborado por: Alex Solano Ayala

Gráfico Nº5: Ingreso y salida de producto es eficiente

SI
37%

NO
63%

Elaborado por: Alex Solano Ayala

Análisis
De los 8 encuestados, 5 de ellos respondió que NO, es decir que el 63%
del personal cree que el control manual de inventario al momento de
ingreso y salida del producto es deficiente. Mientras el 37% del personal
de la empresa considera que el sistema SI es eficiente; esto permite
observar una inestabilidad del sistema y la elaboración de una propuesta
para mejorar la economía de la empresa.

53
3) ¿En el departamento de bodega se encuentran todos los
productos clasificados y contabilizados?

Cuadro 3: Productos clasificados y contabilizados

Alternativas Muestra Porcentaje

SI 1 12%
NO 7 88%
TOTAL 8 100%
Elaborado por: Alex Solano Ayala

Gráfico Nº6: Productos clasificados y contabilizados

Chart Title
SI
12%

NO
88%

Elaborado por: Alex Solano Ayala

Análisis

El 88% del personal se encuentra en la posición de que los productos NO

se encuentran clasificados ni contabilizados en el departamento de
bodega, por otra parte tenemos el 12% del personal que dice que los
productos en bodega SI se encuentra debidamente clasificados y
contabilizados; el personal se encuentra dividido en cuanto el orden de
productos en bodega, es indispensable que todo el personal de la
empresa se dialoguen y se pongan de acuerdo en la clasificación y
codificación de los productos para que no existan más confusiones.

54
4) ¿Al momento del usuario comprar un producto que se encuentra
agotado en vitrina, el cliente espera demasiado tiempo para
adquirirlo?

Cuadro 4: Cliente espera demasiado tiempo

Alternativas Muestra Porcentaje

SI 3 17%
NO 5 83%
TOTAL 8 100%
Elaborado por: Alex Solano Ayala

Gráfico Nº7: Cliente espera demasiado tiempo

Chart Title
SI
37%

NO
63%

Elaborado por: Alex Solano Ayala

Análisis

Cinco de los ocho encuestados dicen que NO, es decir que el 63% del
personal considera que el usuario no espera demasiado tiempo al
momento de comprar algún producto, por otra parte los tres restantes el
decir el 37% del personal dice que SI esperan los usuarios al momento de
adquirir un producto; esto demuestra la deslealtad e ineficiencia por parte
del personal hacia la empresa ya que no colaboran para un buen
funcionamiento en los almacenes.

55
5) ¿Realizan el inventario físico de productos dentro del tiempo
estimado de labores?

Cuadro 5: Inventario físico de productos

Alternativas Muestra Porcentaje

SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 8 100%
Elaborado por: Alex Solano Ayala

Gráfico Nº 8: Inventario físico de productos

Chart Title
SI
25%

NO
75%

Elaborado por: Alex Solano Ayala

Análisis

El 75% del personal respondió que NO realizan el inventario físico de los

productos dentro del tiempo estimado de labores, mientras el 25% del
personal dice que SI lo realizan.

56
6) ¿El tamaño de bodega es adecuado para la cantidad de productos
que existen en la empresa?

7) ¿Se clasifican los productos de menor salida en bodega para

evitar las pérdidas de mercadería por caducidad?

8) ¿Usted identifica con facilidad la cantidad de productos que

existen en el almacén?

9) ¿Cree usted que al realizar inventarios automatizados cada

semana tanto en la matriz y sucursal de la empresa, ayudara a tener
un mejor control de los productos?

10) ¿Considera usted que con la implementación de un sistema web

de inventarios en la empresa, se ayudará a tener una mejor
administración y atención al cliente al momento de despachar
productos desde bodega?

57
4.2 Conclusiones y recomendaciones
4.2.1 Conclusiones

Dentro del desarrollo de la investigación en base a la problemática

planteada se puede concluir que:

 El origen del problema de la empresa S electa, es el mal manejo de

control de ingreso y salida de productos, porque no emplean un
control de inventario sistematizado.
 El bodeguero de la empresa no se encuentra debidamente
capacitado para el manejo y control de productos.
 Las bodegas de la matriz y sucursal, no están muy bien
organizadas, es decir, que al momento de buscar un producto no
se lo encuentra con facilidad; se percibe que no están clasificados
ni bien contabilizados.
 Los reportes realizados para el sistema ayudan principalmente a
examinar el flujo de bodega y a controlar el número de productos
que se encuentran en la misma.
 La utilización de un sistema automatizado mediante tecnología web
brindará soluciones seguras al proceso de entrada y salida de
productos, logrando así dar un servicio eficiente y de calidad a sus
clientes.

58
4.2.2 Recomendaciones

Con el estudio de este proyecto una vez obtenido las conclusiones se

recomienda lo siguiente:

 Implementar un sistema web de administración de inventarios, para

mejorar el manejo de ingreso y egreso de los productos, y así
obtener un progreso y desarrollo económico en la empresa.
 Dar capacitación continua al personal que labora día a día con los
procesos de control de inventario.
 Definir las responsabilidades del encargado de bodega, y asignar a
él o a un auxiliar la responsabilidad de mantener una clasificación y
organización de los productos que se encuentran en la misma.
 Para la realización de un sistema web de inventarios, se
recomienda que se dé prioridad al control del flujo de productos de
la bodega, ya que este es el objetivo principal del sistema en sí.
 Se recomienda el registro adecuado de la información para tener
información real y confiable en el momento que se necesite.

59
 CAPÍTULO V

5 PLAN DE MEJORAS
5.1 Tema

Implementación de un Sistema Web para administrar los inventarios de

productos en la empresa “SELECTA”

5.2 Presentación

El proceso para el control de inventario es importante para toda

organización, ya que a través de estos controles se logra ejecutar
efectivamente el proceso normal de las operaciones diarias de dicha
organización; lo cual permite atender oportunamente las necesidades de
los clientes logrando cumplir los objetivos planteados en el presente
estudio y que de manera indirecta favorezca la creación de vínculos
comerciales exitosos.

El sistema web de inventarios que se ha definido, sustituirá actividades

que actualmente se realizan en forma manual, por lo cual mejora y agiliza
las actividades propias de la empresa. Las actividades que apoya el
sistema son de tipo rutinaria y cotidiana, que ocurren siempre de la misma
forma. Este sistema de apoyo, permitirá una mayor exactitud y eficiencia
en el procesamiento de datos de las existencias y reservas de productos,
lo que le permitirá a la empresa poder administrar de mejor forma sus
recursos y así tener la posibilidad de adelantarse ante la baja de stock de
algún producto.

5.3 Justificación

La propuesta de este proyecto, señala que la empresa Selecta, no cuenta

con ningún sistema de inventarios automatizado ya que actualmente se
ha lleva este proceso de manera manual mediante documentos
archivados, esto se debía a que el propietario desconocía de las
herramientas y aplicaciones tecnológicas que existe en la actualidad,
dicho sistema fue planteado para lograr eficiencia y agilidad

60
principalmente en gestiones de ingreso, egreso y utilidad de los
productos.

Con el presente proyecto se pretende cubrir las necesidades de la

empresa Selecta, con una herramienta orientada a un sistema de
información para tener organizado los datos referentes al manejo de
actividades básicas de inventarios acordes a las necesidades de la
empresa, se considera que la mayoría de los comercios del país ya
cuentan con un sistema propio, en base a este desarrollo se pretende
cubrir la necesidad a través de un sistema web de administración de
inventarios.

5.4 Fundamentación

Con el desarrollo de la Propuesta de mejora en el sistema de control

inventario de la Empresa Selecta; fundamentada en bases teóricas y en
las exigencias misma de toda organización en cuanto a llevar y mantener
controles internos; se pretende dar solución y mejoramientos la las
diversas situaciones que han venido afectando el desenvolvimiento de
empresa Selecta, en las cuales se ha producido una serie de variaciones
inconsistentes de acuerdo a que la mayoría de los productos no tienen un
lugar específico de almacenamiento, tampoco existen registros de
entradas y salidas de mercancía, lo que ocasiona pérdidas de la
mercancía, pérdida de tiempo al momento de ubicar los diversos
productos; lo que trae como consecuencia al momento de organizar, de
comprar o de vender dichos productos.

Una excelente administración ayudara a conseguir las metas, la

administración tiene que asegurarse de que todo funcione bien y la
completa satisfacción de los clientes se refleja en el desempeño de los
empleados, la empresa podrá ver los resultados en los ingresos que no se
reflejarían si se brinda un servicio de mala calidad, para que la
administración funcione correctamente tiene que aplicar sus habilidades
de planear, organizar y controlar de manera efectiva.

61
5.5 Objetivos
5.5.1 Objetivo General

Implementar un Sistema web para la administración de inventarios de

productos de la empresa Selecta.

5.5.2 Objetivos Específicos

 Establecer requerimientos para el sistema de control de inventario.
 Diseñar la interfaz de usuario, la cual ayude en forma amigable y
segura a controlar el proceso de inventario de productos.
 Desarrollar un sistema que permita trabajar vía Web.
 Desarrollar un sistema que permita la actualización del conjunto de
la información relacionada con el manejo de inventarios y de
reservas de productos, el tratamiento de consultas y la emisión de
los informes correspondientes.
5.6 Estudio de Factibilidad

La aplicación de un sistema de control es de vital importancia para el

manejo del negocio, es por ello que en primer lugar se aplicara una
solución que es adaptable a cualquier sistema operativo como por
ejemplo Windows Vista, Xp, Windows 7 y actualmente Windows 8.

5.6.1 Factibilidad Técnica

Actualmente la empresa cuenta con una infraestructura computacional

que se adapta a sus necesidades, además cuenta con servicio de
internet.

Equipamiento

Computador con las siguientes características:

Equipo Armado

Procesador Intel 2.00 GHz

62
 Disco Duro 305 GB

Monitor LG

RAM 2,00 GB

Impresora con las siguientes características:

Impresora Epson

Modelo L555

Tipo Tinta continua

Software

Posee el siguiente software en su equipo:

 Windows 7
 Office 2010
 Correo electrónico
 Adobe Reader

Como conclusión podemos decir que la tecnología requerida para el

desarrollo del sistema, se encuentra disponible en el mercado, este
equipamiento permite dar soporte a los datos requeridos para el uso del
sistema, Por lo tanto, podemos decir que el sistema es factible
técnicamente.

5.6.2 Factibilidad Económica

La empresa en la actualidad posee Software y Hardware de lo más

recomendado, esto es de gran ventaja ya que posee la mayoría de las
herramientas que se necesita, es decir que la inversión que se tiene es

63
poca, para todos los beneficios que este ofrece, de tal manera que la
empresa podrá adquirir el sistema sin ninguna complicación.

Se necesitara contratar un servidor web para alojar todos los archivos

correspondientes al sistema web

5.6.3 Factibilidad Operativa

Con el Desarrollo de un Sistema Web para administrar los inventarios de

productos en la empresa Selecta, se podrá contar con una herramienta
Informática con tecnología web de todas las actividades que se realiza
dentro de la misma.

Además el sistema cuenta con una interfaz de usuario totalmente

amigable; esto hace que el usuario se sienta totalmente respaldado en
todos los procesos que conlleva al debido control de inventario de
productos, a más de contar con información real y oportuna del estado de
los productos mediante los reportes que brinda esta aplicación web.

5.7 Requisitos del Sistema

Una vez entendido el problema, definido los objetivos y la factibilidad para

llevar acabo el sistema, se puede determinar cuáles serán los
requerimientos de salida y entrada del sistema así como materiales y
recursos humanos para poder llevarlos a la práctica.

5.7.1 Hardware y Software

Los requerimientos de hardware y software para poder iniciar con el

desarrollo del sistema fueron considerados en base a las necesidades ya
planteadas y en base con los recursos con que se cuenta.

En cuanto al software se usaran las herramientas web (HTML, css,

JavaScript, SQL, apache, adobe dreamweaver) ya que cumplen con las
especificaciones de los equipos a utilizar.

64
5.8 Diseño de la propuesta
5.8.1 Diagrama de casos de uso

En esta fase se definen los diagramas de uso, la cual modelaran el

funcionamiento del sistema además de determinar los actores que
participaran en el mismo.

En los casos de uso se detallan los procesos llevados a cabo por el

sistema, los diagramas de actividad también pueden ser utilizados para
exponer de manera gráfica los escenarios a manipular.

Una vez que se determinen los actores y objetos a participar dentro del
sistema, se utilizaran los diagramas de secuencia para mostrar las
relaciones entre actores y objetos, según el comportamiento de cada uno.

Actores involucrados

 Administrador: Es el encargado de administrar el sistema, en

nuestro caso, el dueño de la empresa. Entre sus funciones
principales esta agregar, modificar y eliminar un cliente y/o
producto.
 Bodeguero: Es la persona encargada de aumentar el stock, cuando
llegan nuevos productos. Además verifica y avisa cuando un
producto se encuentra bajo stock.
 Empleados (Puntos de venta): tendrá acceso solamente a la
pantalla de venta de productos y será el encargado de registrar la
salida de los productos hacia los clientes.

A continuación vamos a detallar los casos de uso que intervienen en el

levantamiento de los requerimientos:

65
Caso de uso: Inicio de sesión

Caso de uso #1

Identificador y nombre Ingreso al sistema

Actores Propietario, Bodeguero, Empleados

Diagrama detallado

Gráfico Nº 14: Ingreso al sistema

Elaborador por: Alex Solano

66
Caso de uso: Administración de usuarios

Caso de uso #2

Identificador y nombre Control de usuarios

Actores Propietario

Diagrama

detallado

Gráfico Nº 15: Control de usuario

Elaborador por: Alex Solano

67
Caso de uso: Administración de clientes

Caso de uso #3

Identificador y nombre Control de clientes

Actores Propietario, Empleados(Puntos de venta)

Diagrama

detallado

Gráfico Nº 16: Control de clientes

Elaborador por: Alex Solano

68
Caso de uso: Administración de proveedores

Caso de uso #4

Identificador y nombre Control de proveedores

Actores Propietario, Bodeguero

Diagrama

detallado

Gráfico Nº 17: Control de proveedores

Elaborador por: Alex Solano

69
Caso de uso: Administración de productos

Caso de uso #5

Identificador y nombre Control de productos

Actores Propietario, Bodeguero

Diagrama

detallado

Gráfico Nº 18: Control de productos

Elaborador por: Alex Solano

70
Caso de uso: Movimiento de Entrada

Caso de uso #6

Identificador y nombre Control de entrada del producto

Actores Propietario, Bodeguero

Diagrama

detallado

Gráfico Nº 19: Control de entrada del producto

Elaborador por: Alex Solano

71
Caso de uso: Movimiento de salida

Caso de uso #7

Identificador y nombre Control de salida del producto por venta

Actores Empleados

Diagrama

detallado

Gráfico Nº 20: Control de salida del producto

Elaborador por: Alex Solano

72
Descripción de casos de uso

Caso de uso # 1

Nombre Inicio de sesión

Objetivo Ingresar al sistema

Actor Propietario, bodeguero, Empleados(Puntos de

venta)

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Se debe iniciar creando el usuario por parte del

propietario.

Flujo del sistema 1.- Se presenta una pantalla al usuario

indicando que ingrese su usuario y contraseña.

2.- El sistema valida que sean correctos los

datos y permitirá el ingreso.

3.- Finalización de caso de uso.

Caso de uso # 2

Nombre Crear nuevo usuario

Objetivo Registrar un nuevo usuario

Actor Propietario

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos

Flujo del sistema 1.- El usuario a ingresado como administrador al

sistema

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador

3.- El usuario pide funcionalidad a registrar

nuevo usuario

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

73
 registrar un nuevo usuario

5.- El usuario llena los atributos del nuevo

usuario solicitados por la interfaz gráfica.

6. El sistema guarda en la base de datos el

nuevo usuario.

Caso de uso # 2

Nombre Editar usuario

Objetivo Modificar un usuario

Actor Propietario

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona modificar usuario.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

modificar usuario.

5.- El usuario selecciona los atributos del

usuario que desee modificar.

6. El sistema valida los datos entrantes.

Caso de uso # 2

Nombre Eliminar usuario

Objetivo Eliminar un usuario

74
Actor Propietario

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona eliminar usuario.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

eliminar usuario.

5.- El usuario selecciona el usuario a eliminar

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 2

Nombre Buscar usuario

Objetivo Buscar un usuario

Actor Propietario

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario ingresa cedula de usuario.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica del

usuario encontrado.

6. El sistema valida los datos entrante.

75
Caso de uso # 3

Nombre Crear nuevo cliente

Objetivo Registrar un nuevo cliente

Actor Propietario, Empleados

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos

Flujo del sistema 1.- El usuario a ingresado como administrador al

sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario pide funcionalidad a registrar

nuevo cliente.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

registrar un nuevo cliente.

5.- El usuario llena los atributos del nuevo

clinete solicitados por la interfaz gráfica.

6. El sistema guarda en la base de datos el

nuevo cliente.

Caso de uso # 3

Nombre Editar cliente

Objetivo Modificar un cliente

Actor Propietario, Empleados

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

76
 nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona modificar cliente.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

modificar cliente.

5.- El usuario selecciona los atributos del cliente

que desee modificar.

6. El sistema valida los datos entrantes.

Caso de uso # 3

Nombre Eliminar cliente

Objetivo Eliminar un cliente

Actor Propietario, Empleados

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona eliminar cliente.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

eliminar cliente.

5.- El usuario selecciona el cliente a eliminar

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 3

Nombre Buscar cliente

Objetivo Buscar un cliente

Actor Propietario, Empleados

77
Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado
en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario ingresa cedula de cliente.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica del

cliente encontrado.

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 4

Nombre Crear nuevo proveedor

Objetivo Registrar un nuevo proveedor

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos

Flujo del sistema 1.- El usuario a ingresado como administrador al

sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario pide funcionalidad a registrar

nuevo proveedor.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

registrar un nuevo proveedor.

5.- El usuario llena los atributos del nuevo

proveedor solicitados por la interfaz gráfica.

6. El sistema guarda en la base de datos el

78
 nuevo cliente.

Caso de uso # 4

Nombre Editar proveedor

Objetivo Modificar un proveedor

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona modificar proveedor.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

modificar proveedor.

5.- El usuario selecciona los atributos del

proveedor que desee modificar.

6. El sistema valida los datos entrantes.

Caso de uso # 4

Nombre Eliminar proveedor

Objetivo Eliminar un proveedor

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

79
 2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene
nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona eliminar proveedor.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

proveedor cliente.

5.- El usuario selecciona el proveedor a eliminar

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 4

Nombre Buscar proveedor

Objetivo Buscar un proveedor

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario ingresa nombre de proveedor.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica del

proveedor encontrado.

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 5

Nombre Crear nuevo producto

Objetivo Registrar un nuevo producto

Actor Propietario, Bodeguero

80
Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado
en la base de datos

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario pide funcionalidad a registrar

nuevo producto.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

registrar un nuevo producto.

5.- El usuario llena los atributos del nuevo

producto solicitados por la interfaz gráfica.

6. El sistema guarda en la base de datos el

nuevo cliente.

Caso de uso # 5

Nombre Editar producto

Objetivo Modificar un producto

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona modificar producto.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

modificar producto.

5.- El usuario selecciona los atributos del

producto que desee modificar.

81
 6. El sistema valida los datos entrantes.

Caso de uso # 5

Nombre Eliminar producto

Objetivo Eliminar un producto

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

3.- El usuario selecciona eliminar producto.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

eliminar producto.

5.- El usuario selecciona el producto a eliminar

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 5

Nombre Buscar producto

Objetivo Buscar un producto

Actor Propietario, Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como administrador

al sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de administrador.

82
 3.- El usuario ingresa código de producto.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica del

producto encontrado.

6. El sistema valida los datos entrante.

Caso de uso # 6

Nombre Registrar la entrada del producto

Objetivo Controlar las entradas de productos hacia

bodega.

Actor Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como bodeguero al

sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de bodeguero.

3.- El usuario selecciona entrada producto.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

registrar la entrada del producto.

5.- El usuario llena los campos; fecha, nombre

del proveedor, nombre del usuario, en la interfaz
gráfica dada por el sistema.

6.- El usuario graba esta información.

7.- El sistema muestra la lista de los productos

disponible para realiza la carga del inventario.

8.- El usuario selecciona el nombre del producto

y la cantidad que desee ingresar.

9.- El sistema guarda en la base de datos el

ingreso de los productos y actualiza el stock.

83
Caso de uso # 7

Nombre Registrar la salida del producto

Objetivo Controlar las salidas de productos.

Actor Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario ha ingresado como bodeguero al

sistema.

2.- El sistema valida si el usuario en sesión tiene

nivel de accesibilidad de bodeguero.

3.- El usuario selecciona salida productos.

4.- El sistema despliega la interfaz gráfica para

registrar la salida del producto.

5.- El usuario llena los campos; fecha, nombre

del proveedor, nombre del usuario, en la interfaz
gráfica dada por el sistema.

6.- El usuario graba esta información.

7.- El sistema muestra la lista de los productos

disponible para realiza la descarga del
inventario.

8.- El usuario selecciona el nombre del producto

y la cantidad que desee transferir.

9.- El sistema guarda en la base de datos la

salida de los productos y actualiza el stock.

Caso de uso # 6-7

Nombre Consulta de entradas y salidas de los productos.

84
Objetivo Ver la lista de los productos entrantes y
salientes del sistema. Donde nos muestre el
stock actualizado.

Actor Bodeguero

Pre-condición EL usuario debe estar debidamente registrado

en la base de datos.

Flujo del sistema 1.- El usuario desea ver la lista de los productos
de entrada y salida que se han realizado en el
día.

2.- El sistema despliega una interfaz gráfica

para consultar las entradas y salidas de los
productos, mediante la fecha de ingreso o
egreso del producto.

3.- El usuario ingresa la fecha desde y hasta

que desea ver los producto.

4.- El sistema consulta en base de datos la

existencia de dichos productos

5.- El sistema despliega una interfaz gráfica

mostrando la lista de productos actualizada.

85
Diagramas de robustez

Finalizada la descripción de los casos de uso, se procede a elaborar los

respectivos diagramas de robustez, los cuales permiten identificar nuevos
objetos que no hayan sido considerados.

Un diagrama de robustez muestra gráficamente las clases: de interfaz, de

control y de entidad que interactúan con los usuarios que utilizan el
sistema.

Diagrama de robustez #1

Identificador y nombre Ingreso al sistema

Actores Propietario, Bodeguero, Empleados

Diagrama detallado

Gráfico Nº 21: Ingreso al sistema

Elaborador por: Alex Solano

86
Diagrama de robustez #2

Identificador y nombre Crear nuevo usuario

Actores Propietario

Diagrama detallado

Gráfico Nº 22: Crear nuevo usuario

Elaborador por: Alex Solano

87
Diagrama de robustez # 3

Identificador y nombre Editar, Eliminar, Buscar usuario

Actores Propietario

Diagrama detallado

Gráfico Nº 23: Editar, Eliminar, Buscar usuario

Elaborador por: Alex Solano

88
Diagrama de robustez # 4

Identificador y nombre Crear nuevo cliente

Actores Propietario, Empleados

Diagrama detallado

Gráfico Nº 24: Crear nuevo cliente

Elaborador por: Alex Solano

89
Diagramas de secuencia

Los diagramas de secuencia describen a cada proceso (caso de uso) de

la aplicación y su funcionalidad. A continuación se listan los procesos que
cubren los diagramas de secuencia:

5.8.2 U
5.8.3 H
5.8.4 cc
5.9 Xxx

90
5.10 Xx
5.11 Xxx
5.12 Xxx
5.13 Xxx
5.14 Xx
5.15 Xx

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