Guia Usuario Add
Guia Usuario Add
Guia Usuario Add
11120141003
ndice
1. Para empezar ...........................................................................................................1
Qu es ............................................................................................................................................................... 1
Recomendaciones............................................................................................................................................. 1
Cmo ingreso .................................................................................................................................................... 1
Usuario y contrasea ........................................................................................................................................ 2
Inicio ................................................................................................................................................................. 2
Abrir empresa ................................................................................................................................................... 2
Partes del ADD .................................................................................................................................................. 3
Para empezar
Qu es
El Administrador de Documentos Digitales
(ADD) es un mdulo que te permite
almacenar, buscar y administrar documentos
y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que
emitas y recibas en tu empresa.
CONTPAQi Nminas
CONTPAQi Contabilidad
CONTPAQi Bancos
CONTPAQi Comercial
Recomendaciones
Para asegurar el ptimo funcionamiento del ADD es recomendable trabajar con los
siguientes navegadores de internet, segn la forma en que se accede al ADD:
Si vas a trabajar con el ADD
Es recomendable utilizar
accediendo desde
La aplicacin CONTPAQi
Internet Explorer 10*
Nminas, Contabilidad, Ba nco s, Comercial
Internet Explorer 10
Google Chrome**
*Las aplicaciones CONTPAQ i abrir n el ADD en este na vegador sin importar que otro est configurado por omisin
** En caso que utilices un nav egador distinto a In ternet Exp lorer consulta el Anexo Comp atibilidad con Nave gadores p ara
conocer qu configuraciones realizar, as como las restricci ones en la funcionalidad del ADD.
Cmo ingreso
Desde el sistema
2
Usuario y contrasea
Inicio
Desde
aqu
podrs
accesar
a
la
configuracin
del
administrador
o
directamente al almacn para buscar
almacenar y administrar tus documentos.
Si no has seleccionado una empresa hazlo en
este momento haciendo clic en el botn
Abrir Empresa.
Abrir empresa
3
Partes del ADD
Este es el men principal del ADD el cual contiene las siguientes partes:
Men
Haz clic en la opcin CONTPAQi para
desplegar el men de secciones.
Cuando quieras cambiar de una seccin a
otra utiliza esta opcin o desde la barra
superior selecciona la deseada.
Si te encuentras en la ventana de inicio,
utiliza los grficos que se localizan en el
rea de despliegue.
Usuario conectado
Conoce el usuario con el cual ests
trabajando en el ADD. Este dato solo es
informativo y no puede modificarse.
Seleccionar empresa
Haz clic para desplegar la lista de
empresas disponibles y seleccionar la
deseada.
Cerrar sesin
Haz clic en esta opcin para cerrar la
sesin del usuario. Automticamente se
mostrar la ventana de ingreso para que
indiques un usuario y contrasea.
rea de despliegue
En esta rea se despliegan las opciones de cada seccin y se considera tambin como
rea de trabajo para algunos mdulos.
Problemas para visualizar las opciones del ADD
Consulta la seccin Preguntas ms frecuentes
Conociendo el ADD
Administrador de
Documentos Digitales
ADD
Administracin*
Mdulos contenidos:
Mdulos contenidos:
Consulta las siguientes pginas para conocer el detalle de la informacin de cada seccin.
5
Administrador de Documentos Digitales
Cargar docs. recibidos
Ingresa a esta opcin para cargar los
documentos que te envan tus proveedores
al ADD y poder administrarlos.
Paso 1
Haz clic en el botn Seleccionar Archivos
para localizar los XML y otros documentos que
deseas cargar al ADD.
Paso 2
Selecciona el archivo a cargar
y haz clic en el botn Abrir.
utiliza
los
Paso 3
Haz clic en el botn Cargar
6
2 Carga documentos desde el explorador sin abrir el ADD
Otra forma de realizar la carga de los documentos es a travs del Explorador de Windows pero
sin necesidad de abrir el ADD.
Solo debes hacer clic derecho sobre el
XML y seleccionar del men flotante, el
submen ADD CONTPAQi y la opcin
Cargar.
Advertencia: Es posible que en algunos equipos esta caracterstica no est disponible.
Para agregarla utiliza las utileras de Microsoft Windows Uninstall_UserChoice.reg y
Uninstall_UserChoice_Win81.reg segn la versin de tu sistema operativo.
Resultado de la carga
Una vez cargados los documentos, el ADD te proporciona informacin importante sobre cada
uno, como:
Detalle
Haz clic en el botn
para conocer los detalles de
la carga realizada basada en las validaciones
configuradas. Los datos desplegados solo son
informativos pero si deseas modificar alguna
configuracin de las validaciones selecciona de la
barra de men la opcin Configuracin ADD.
7
E-mail
Haz clic en el botn
para capturar todos los datos necesarios para enviar por correo
electrnico un mensaje con el resultado de la validacin e informar al usuario de cualquier
posible problema.
Entre los datos que debes especificar
est:
8
Visor de Documentos
Desde aqu podrs ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes
tipos de bsquedas, capturar informacin adicional a los documentos, asociarlos con otros
y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.
Pestaas
Una vez cargados los documentos podrs identificarlos fcilmente ya que estn
organizados en tres pestaas: Recibidos, Emitidos y Otros Documentos. De esta forma ser
mucho ms fcil localizarlos e identificarlos.
9
Barra de herramientas
Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos
disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y
enseguida haz clic en la opcin deseada:
Panel de Bsqueda
Dentro del Visor de documentos digitales podrs realizar diferentes tipos de bsquedas: por
rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite
hacer ms eficiente tu trabajo dentro del ADD. Para comenzar, habilita los filtros haciendo clic
en el botn
Al utilizar el panel se realiza la bsqueda por todos los campos, en todo el documento.
Bsqueda por Rango de fechas
Por
omisin,
muestra
dos
meses
considerando el actual y el inmediato
anterior, sin importar el periodo en el cual
est trabajando la empresa.
Bsqueda por Aproximaciones
Marca la casilla cuando desees
localizar aquellos documentos que
cumplan con la aproximacin
indicada.
Utilzala cuando desees que se consideren
los acentos dentro de la bsqueda.
10
Bsqueda por columnas
Considera que:
11
Qu acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos
Dentro del Visor puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de
herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratn y seleccionando del men flotante
las opciones.
Referencia
Utiliza una referencia para identificar de forma
rpida el comprobante.
Paso 1
Haz clic en el botn
Paso 2
Captura la informacin
Paso 3
Guarda los cambios
Observaciones
Captura informacin adicional al documento
para indicar datos ms especficos sobre la
factura o documento en cuestin.
Paso 4
Acepta los cambios
Paso 5
Cierra la ventana.
Expediente
Conoce informacin relacionada con
aplicacin y descripcin del documento.
la
Paso 2
Consulta la informacin
12
Responsable / Proceso
Utiliza estos campos para indicar en cada XML
recibido, el rea de la empresa y el usuario
responsable de dar seguimiento a este
documento, de tal forma que puedas filtrar por
esos campos y facilitar la administracin de tus
documentos, por ejemplo, para que
identifiques los XML correspondientes a una
comprobacin de gastos de viaje.
Paso 2
Captura la informacin
Paso 1
Haz clic en el botn
Paso 3
Guarda los cambios
Paso 4
Acepta los cambios
Paso 5
Cierra la ventana.
13
Asociar Documento
Al utilizar esta opcin puedes asociar al XML un documento con extensin: .PDF, .DOC o .XLS, de esta
forma puedes ir relacionando la informacin y llevar un mejor control.
Ejemplos: entre algunos ejemplos est asociar :
Un CFDI a su representacin grfica en PDF.
A un XML el archivo de Excel que contiene
el presupuesto del mes.
Para localizar los archivos a asociar utiliza la
bsqueda de documentos. Habilita los filtros
para que especifiques un rango de fechas y
enseguida podrs aplicar los criterios de
bsqueda tal como lo haces directamente en el
Visor.
Una vez seleccionado el archivo a asociar
asegrate de indicar una descripcin.
Esto te permitir tener a la mano informacin
sobre la relacin que existe entre documentos.
Para lograrlo, captura esta descripcin en el
campo Detalle Asociacin.
Paso 1
Selecciona el documento
desde el Visor.
Paso 2
Presiona la tecla de funcin <F9>
Paso 3
Busca el archivo
Paso 4
Captura una descripcin
Paso 5
Asocia el documento
Paso 6
Acepta el mensaje
14
Preliminar
Haz clic en este botn para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un
XML vers la representacin impresa del mismo; en documentos PDF podrs consultarlos directamente en
el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrs opcin de abrirlos y guardarlos en
alguna ruta especfica.
Si el XML y el PDF original de la representacin impresa estn asociados y tienen el mismo
nombre, al utilizar la opcin Preliminar se mostrar el PDF original de la representacin
impresa; en caso que no tengan el mismo nombre o no est asociado mostrar una plantilla
preestablecida por el sistema
Resultado Validacin
Consulta el detalle de la validacin que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos.
Recuerda que esta informacin es de solo consulta y te permite conocer la configuracin que realizaste en
las Validaciones de recepcin.
Ver XML
Para ver un archivo XML asegrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en
el botn Ver XML. Utiliza esta opcin como una forma de consultar o de revisar un CFDI..
15
Exportar Excel
Haz clic en este botn para que el documento
seleccionado sea exportado a Excel. Al
ejecutarse esta opcin podrs realizar dos
acciones: abrir directamente el documento en
dicha aplicacin; o bien, guardarlo en algn
directorio especfico de tu equipo.
Columnas
Tambin podrs realizar bsquedas por
columnas. Captura en los recuadros la
informacin que quieras considerar en los
filtros.
Para borrar los filtros indicados haz clic en el
botn
Exportar
Utiliza esta opcin cuando desees exportar los
XML y compactarlos en un archivo ZIP. Esta
accin puede resultarte til cuando existan
demasiados documentos en el visor; as de
forma rpida los puedes enviar a un archivo
ZIP.
Estado Pagado
Esta informacin es de solo consulta ya que el
estado solo puede asignarse desde CONTPAQ i
BANCOS.
Estatus
Dentro de la pestaa Emitidos encontrars la
columna Estatus, la cual indica el estado del
documento:
CFD Emitido
CFDI Timbrado / Emitido
16
Certificados y folios
del SAT
En este mdulo podrs realizar la
carga de los certificados pblicos y
actualizar las listas del SAT.
Paso 1
Haz clic en el botn Seleccionar Archivo
Paso 2
Busca la ruta y selecciona
Paso 3
Haz clic en el botn Importar
Importacin de archivos del SAT
Utiliza esta opcin para importar y
cargar los archivos que emite el SAT
(certificados y folios) as como el
certificado pblico (*.cer) de algn
emisor.
Paso 4
Haz clic en el botn Descarga de archivos para
del SAT para verificar la fecha de ltima modificacin y
vigencia de los Certificados y folios.
17
Certificados pblicos
En esta opcin puedes conocer la
informacin de los certificados
pblicos como: nmero, RFC, validez.
Esta informacin solo es informativa.
ndices
En este mdulo podrs ejecutar una
serie de utileras que te ayudarn a
dar mantenimiento a la base de
datos.
Paso 1
Marca la casilla
para eliminarlo.
Paso 1
Selecciona el ndice
Paso 2
Haz clic en el texto Reindexar
del rengln que corresponda.
18
Configuracin add
En este mdulo podrs configurar los
criterios que sern considerados para
cargar o recibir los documentos en el
ADD.
Esto significa que si la regla no se
cumple para el documento en
cuestin, ste no ingresa al ADD.
Paso 1
Haz clic en la opcin Criterios para recibir
comprobantes para desplegar la lista de opciones que
tiene consideradas el ADD.
Paso 2
Marca la(s) casilla(s)
Paso 3
Guarda los cambios
19
Listado de Criterios
para validacin de comprobantes recibidos y emitidos
La opcin
Valida que
1.3 - Estructura
20
Listado de Criterios
para validacin de comprobantes recibidos y emitidos
continuacin
Nota: El certificado del PAC se tiene que descargar del sitio FTP del SAT
la primera vez que se usa para validar un comprobante, posteriormente
se almacena y se usa el almacenado para validar comprobantes futuros.
A partir de la versin 109 ya se van a tener los certificados del PAC
precargados.
El sello del Timbre Fiscal Digital fue generado con el contenido del
complemento y con el certificado del PAC.
El nodo del Sello dentro del Timbre Fiscal Digital corresponde al primer sello
generado del comprobante en el XML.
Validacin de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido para el RFC
de la empresa en cuestin.
21
Administracin
Esta informacin solo debe ser manipulada por usuarios tcnicos
Configuracin
Aqu
podrs
realizar
la
configuracin del Servidor y otros
componentes para que el ADD
funcione de forma correcta.
En
esta
configuracin
estn
contenidas todas las opciones de
facturacin electrnica como rutas,
contraseas, envos de CFDI y
dems informacin tcnica que
requiere el ADD.
Es aqu donde se gestiona la
descarga automtica de los archivos
del SAT y el guardado de los
certificados pblicos descargados.
Para comenzar haz clic en el
componente que deseas configurar:
Paso 1
Identifica la opcin a configurar
haciendo clic sobre el cuadro de edicin.
Paso 2
Modifica la informacin
Paso 3
Repite estos pasos
Paso 4
Ve al men CONTPAQi
Configurar correo
Desde aqu, personal tcnico de tu empresa podr configurar la informacin de los
servidores para el envo de correo electrnico.
Por omisin el ADD ya tiene tres configuraciones predefinidas.
22
Selecciona la que
ms te convenga
o edtala si es
necesario.
Tambin puedes
agregar
una
nueva
configuracin.
Nombre
del
servicio
que
se
1. ADD de forma independiente. Podrs ingresar directamente al ADD para ver los
documentos almacenados en l, realizar bsquedas o bien, capturar informacin
adicional que ayude a la administracin de los mismos.
2. Desde CONTPAQi Nminas.
3. Desde CONTPAQi Contabilidad-Bancos. Donde podrs generar el pago de un
CFD/CFDI, asociar el documento de pago al comprobante as como la pliza
correspondiente.
4. Desde CONTPAQi Comercial. Para asociar los comprobantes con los documentos
comerciales.
Nota: Las pestaas que se muestren dentro del visor de documentos pueden variar
dependiendo de la forma en que se ingresa al ADD.
23
24
CONTPAQi Contabilidad-Bancos y el ADD
Actualizar CSD y folios
SAT
Validaciones recepcin
Cargar documentos
Configuracin
ADD
Asociacin
CFD/CFDI
Pagar CFD/CFDI
Ver documentos pagados
Deshacer asociacin
Pagar
CFD/CFDI
Pagar CFD/CFDI
Puedes realizar el pago de los comprobantes desde los documentos bancarios Cheques y
Egresos. Habilita el botn Almacn digital, donde encontrars opciones relacionadas
con el pago de los comprobantes: Pagar CFD/CFDI, Ver CFD/CFDI pagados <Alt+F9> y
Deshacer el pago a CFD/CFDI.
Desde el ADD puedes verificar cules CFD/CFDI han sido pagados para que lleves un
mayor control de la informacin e identifiques rpidamente aquellos asociados con
CONTPAQ i Bancos.
Nota: Puedes pagar tambin desde el Calendario financiero y desde el proceso Pagar
CFD/CFDI. Desde CONTPAQi Contabilidad podrs visualizar en el ADD los documentos
emitidos y recibidos.
Asociar a Pliza
Puedes asociar a la pliza el CFD/CFDI y con base en esto desglosar la informacin para el
mdulo Comprobantes y generar los movimientos de la pliza. O bien, puedes generar el
Control de IVA a partir de los XML asociados.
Si ingresas al ADD desde una pliza o un documento banc a rio, el sistema solo mostrar c omo opciones disponibles: consultar
y asociar comproban tes.
25
Combinar almacenes
Este proceso se realiza de forma interna y permite concentrar la informacin contenida
en dos almacenes diferentes y que ser administrada por uno solo.
Qu hacer antes de combinar los almacenes
Para que los almacenes se combinen de forma exitosa asegrate de:
Importante:
Cuando se realiza la combinacin de los almacenes, el ADD que rige es el de CONTPAQi
Contabilidad, es decir, que este agregar la informacin proveniente de Nminas,
Comercial o ambos -segn sea el caso.
Qu pasa con el ADD que transfiri su informacin a otro ADD al combinar almacenes
Consulta la seccin Preguntas ms frecuentes
26
Cmo trabajar con ms de un sistema CONTPAQi y el ADD
Consulta los siguientes escenarios para obtener ms informacin sobre cmo trabaja el
ADD dependiendo de las acciones que deseas realizar al tener conexin entre los
sistemas.
Escenario
Establecer conexin entre estos sistemas para enviar plizas a
CONTPAQi Contabilidad y realizar pagos de los documentos comerciales
desde CONTPAQi Bancos.
ventana
Redefinir
a Usar el administrador de
documentos digitales con Comercial.
Paso 2
Haz clic en el botn <F3>
Paso 3
Guarda la informacin
27
Qu debo configurar en CONTPAQi
Comercial
Paso 1
Indica en la ventana Redefinir empresa
Paso 2
Guarda los cambios
28
Escenario
Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos y enviar
plizas a CONTPAQi Contabilidad
la
ventana
Paso 2
Marca la casilla Crear administrador de
documentos digitales.
Redefinir
la
Paso 3
Guarda la informacin.
29
Qu debo configurar en AdminPAQ
Paso 1
Indica en la ventana Empresas
Paso 2
Guarda los cambios
en el campo
Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para
importar/Exportar informacin a ContPAQ el nombre
de la empresa de CONTPAQ i Contabilidad.
30
Escenario
Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos, enviar
plizas a CONTPAQi Contabilidad y realizar pago de documentos
comerciales desde CONTPAQi Bancos.
Paso 2
Marca la
Paso 3
Marca la casilla Crear administrador de
documentos digitales
Paso 4
Guarda la informacin.
Nota: Contabilidad-Bancos contina trabajando con
su ADD (no usar el almacn digital de AdminPAQ ).
31
Qu debo configurar en AdminPAQ
Paso 1
Indica en la ventana Empresas
Paso 2
Guarda los cambios
en el campo
Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para
importar/Exportar informacin a ContPAQ el nombre
de la empresa de CONTPAQ i Contabilidad.
32
Escenario
Establecer la conexin entre estos sistemas para enviar plizas desde
CONTPAQi Comercial a CONTPAQi Contabilidad; as como enviar pagos
de CONTPAQi Nminas a CONTPAQi Bancos.
Paso 2
Haz clic en el botn <F3>
ventana
Redefinir
a Usar el administrador de
documentos digitales con Comercial.
Paso 3
Guarda la informacin
Paso 2
Guarda los cambios
33
Qu debo configurar en CONTPAQi
Nminas
Paso 1
Indica en la ventana Catlogo de
empresas, en la pestaa Contable que vas a
establecer la conexin con CONTPAQi Contabilidad y
CONTPAQi Bancos.
Paso 2
Ve a la pestaa Recibo Electrnico y en el
campo Utilizar el ADD marca la opcin
Que usa la empresa de CONTPAQi
Contabilidad.
Paso 3
Guarda los cambios
Este proceso realiza la combinacin de almacenes. Si
llegara a presentarse algn error, se queda con la
configuracin anterior; es decir, no combina los ADD
ni guarda interfaz.
34
Preguntas ms frecuentes
35
Problemas al cargar los certificados
Es posible que al intentar cargar los certificados y folios del SAT se presente el mensaje
"Es posible que el ndice est daado, favor de volver a cargar el archivo"
La razn es porque el servicio de FTP del SAT -de donde se obtienen los certificados y
folios- est saturado, provocando lentitud en el acceso y e indicando que el proceso no
puede realizar el cargado del archivo.
Esta situacin es ms comn cuando es la primera vez que se realiza el cargado de los
certificados y folios.
Una alternativa para realizar el cargado, es ingresando directamente al sitio FTP del SAT e
importar los archivos en la opcin Importacin de archivos del SAT.
ftp://ftp2.sat.gob.mx/agti_servicio_ftp/verifica_comprobante_ftp/
Qu pasa con el ADD que transfiri su informacin a otro ADD al combinar almacenes
Cuando se realiza el proceso Combinar almacenes, aquellos ADD de los sistemas que se
combinaron con CONTPAQi Contabilidad siguen existiendo, es decir, no se eliminan.
Por ello, si ingresas al ADD desde el acceso directo (fuera de la aplicacin CONTPAQi)
asegrate de seleccionar el ADD que corresponda con CONTPAQi Contabilidad, ya que
ste es el que concentra toda la informacin.
36
Qu veo?
A1
Al utilizar Internet Explorer versin 8 es necesario configurar algunos parmetros para tener un correcto
funcionamiento del ADD.
Al utilizar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estar limitada
Paso 1
Ve al men Herramientas
Paso 1
Selecciona del men Herramientas, submen
Paso 2
Selecciona la opcin Configuracin de Vista
de compatibilidad que se ubica en el mismo
men Herramientas.
Paso 3
Desmarca la casilla Mostrar sitios de la
intranet en Vista de compatibilidad.
Nota: Asegrate que las tres casillas estn
desmarcadas. Realiza el procedimiento Permitir
elementos emergentes.
Paso 2
Captura http://127.0.0.1 en el campo Direccin
Paso 3
Cierra la ventana.
37
Ingreso al ADD desde el acceso directo
Qu veo?
Limitaciones
Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1.
La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al rea de
cargado NO est disponible. Al hacerlo se abre una pestaa con la estructura del XML.
Si trabajas con sistemas operativos Windows XP y Office 2003 , para ejecutar la opcin Exportar a
Excel desde el Visor del ADD es necesario contar con el complemento File Format Converters, de
lo contrario, la opcin no funcionar.
La opcin Resultado de Validaciones, ubicada en el Visor del ADD, no muestra informacin.
Paso 3
Desmarca la casilla Mostrar sitios de la intranet
en Vista de compatibilidad.
Nota: Asegrate que las casillas estn desmarcadas.
Paso 2
Selecciona la opcin Configuracin de Vista
de compatibilidad que se ubica en el mismo
men Herramientas.
Limitaciones
Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1.
La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al rea de
cargado NO est disponible. Al hacerlo se abre una pestaa con la estructura del XML.
38
Firefox versin 26.0
Para utilizar el ADD con Firefox versin 26.0 es necesario:
Paso 2
Haz clic en el botn Excepciones y en el
campo Direccin del sitio web captura el
sitio del ADD
Esto permite que las opciones de visualizacin y exportacin en el visor del ADD se
ejecuten sin ningn contratiempo.
Este navegador permite
Si ste es el navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrir con este
navegador.
Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos.
Arrastrar documentos al rea de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes
cantidades de XML.