Auditoría Interna KJON

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: EAM. Consultorías y Servicios

Dirección: Calle 100 # 80-54 Bogotá, Colombia
Representante: Emiro Gutiérrez
Tel: 6466002
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: [email protected]
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
[email protected]
Para: Coordinación del área de compras para sector oil & gas
Carlos Ortega Ortega
Fecha: Junio 14 de 2019
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de EAM consultorías y servicios, en
los procedimientos de planificación del área de compras para sector oil & gas
ALCANCE: Verificar la planificación del área de compras para sector oil & gas del
departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa EAM consultorías y
servicios
Criterios de Auditoria
 SGC de EAM consultorías y servicios
 Política de Logística y compras

 Manual de Procedimientos
 Norma ISO 9001:2015
 Manual de Procedimientos de Software SAP
 Manual de Calidad corporativo
Reunión de Apertura:
5 de Enero 2019
Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
5 de Enero 2019
Hora 5:00 pm
Tenga un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
planificación del área de compras para sector oil & gas designados en cada uno de
los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada
por un equipo de cuatro (4) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el líder del área de compras, el coordinador de logística de compras,
el día 5 de Enero del presente año, con una duración de 9 horas, en las instalaciones
de EAM consultorías y servicios. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC corporativo. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 4 de Enero de 2019. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo
auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar
a las personas que servirán de apoyo y observadores del área que será auditada.
Para la reunión inicial es necesario disponer de la documentación, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de la
adecuación física para los trabajadores. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad
Indicadores
Cumplimiento en compras y logística
Responsable Auditoria: Oficina de Control interno
Responsable Área: Superintendencia de Compras y logística
Asistentes:
• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia
• Superintendencia de Compras y logística
• Oficina de Control interno
ASISTENTES
Equipo Auditor de gerencia de Calidad
Carmenza Niño Rojas Experto Técnico SGC Firma:

Jessica Pulido Ingeniero de Procesos Firma:
Santiago Picón Representante de Gerencia Firma:
Auditados
Carlos Ortega Ortega Coordinador Área de compras y Firma:

logística
Alfonso Paredes Líder de Compras y logística Firma:
Juan José Dietes Analista de compras Firma:
Guillermo Balcucho Analista de Logística Firma:
PROCEOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA 05-Enero-2019
PROCESO/ACTIVIDAD/REQUISITO AUDITAR AUDITOR CARGO HORA
Carmenza Niño
Reunión de apertura Rojas Experto Técnico 8:00 a.m
Dirección del proceso y planificación Laura Gonzales Secretaría corporativa 8:30 a.m
Trámites y proyectos Ana María Cuello líder de logística 11:00 a.m
Almuerzo 12:00 a.m
Análisis de Auditoría interna Jessica Pulido Ingeniería de procesos 3:00 p.m
Carmenza Niño
Reunión de cierre Rojas Experto Técnico 5:00 p.m
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

español. Favor regresar el documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al correo [email protected]
Cualquier duda comunicarse al teléfono 643712654. Los elementos control de
documentos, control de registros, Infraestructura, ambiente de trabajo,
comunicación interna, acciones correctivas y preventivas y Análisis de datos, se
auditaran en el área de compras y logística y procesos aplicables. Los nombres de
los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades
detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y compras Actualizado el 12 de marzo de
1
2010
Manual de Procedimientos
2 Actualizado 15 de octubre de 2012
Manual de Procedimientos de
Actualizado 22 de septiembre de
3 Software SAP
2016
Manual de Calidad corporativo Última versión 10 de diciembre de
4
2017
c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
R/: Escucha activa
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
R/: Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 15 de Enero 2019 Auditor (es): Oficina de control
interno
Proceso Auditado: compras y Auditado (s): Coordinador área de
logística compras sector oil & gas
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Falta
actualización de
la política de
logística, cuya
última
Política actualización fue
Cambios
de logística y el 12 de marzo X
organizacionales
compras 2010 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2011 en
adelante
2 No se tiene en
cuenta el formato
único de
área
Manual de despachos y
Compras y X
procedimientos recibo de
logística
mercancía en el
procedimiento,
software SAP
3 Falta agregar
Procedimientos implementación
de costos en política de de procedimiento
materiales en gestión para costos en X
bodega y stand- financiera materiales de
by bodega y stand-
by
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
R/:
 Se debe actualizar la Política de planeación de compras y logística para el
manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
 Se debe recibir y actualizar el manual de procedimientos.
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2011 en adelante.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
R/: Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua
con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de
una organización.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

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EMPRESA: EAM. Consultorías y Servicios

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

 SGC de EAM consultorías y servicios

 Política de Logística y compras

 Norma ISO 9001:2015

 Manual de Procedimientos de Software SAP

 Manual de Calidad corporativo

Cumplimiento en compras y logística

Responsable Auditoria: Oficina de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Compras y logística

• Superintendencia de Compras y logística

• Oficina de Control interno

Equipo Auditor de gerencia de Calidad

Carmenza Niño Rojas Experto Técnico SGC Firma:

Carlos Ortega Ortega Coordinador Área de compras y Firma:

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

 Se debe recibir y actualizar el manual de procedimientos.

 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

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