Que es un sistema administrativo

La integración de procedimientos que son necesarios para poder dar curso a las diferentes
actividades que se requieren con el fin de alcanzar los objetivos de una organización,
generando también información que facilite el control de los resultados que se vayan
logrando.

“Los sistemas administrativos existen para ayudar a que la organización pueda desplegar su
estrategia de manera efectiva. Están conformados por un conjunto de procesos que facilitarán
que los objetivos de la organización se traduzcan en acciones concretas.”

Para que una organización pueda alcanzar sus objetivos más allá del merado y capital, también
necesita un sistema que permita:

 Que las tareas se realicen dentro de lo previsto, minimizando los costos y con
márgenes de rentabilidad aceptables
 Que la estructura de datos sea suficiente para tomar decisiones efectivas
 Garantizar mediante el control de los resultados, el proceso planteado por la
organización.

Elementos

Los procedimientos deben ser claramente definidos e identificados, dejando asentados los
procesos de excepción.

Flujo de trabajo: Indica que hay que hacer en acciones, que es necesario para llevar adelante
la estrategia de la organización

Flujo de Información: Se requiere concretar operaciones, tomar decisiones y controlar niveles

de desempeño.

Personas: Son el recurso, además de realizar tareas específicas, también se encargan de

procesar y transmitir información.

Tecnología: Permite poder procesar las diferentes actividades que se desarrollan en la

empresa, como la información.

En resumen, un sistema de información implica:

1. La autonomía individual, el aprendizaje y la motivación.

 2. El acceso oportuno a la información.
3. El personal capacitado para el uso del sistema y el óptimo aprovechamiento.
4. La incorporación de la tecnología.

Requisitos

1. Efectividad: Es el concepto de que se hagan las cosas y los sistemas administrativos

deben colaborar Ej: Obtención de materia prima
2. Eficiencia: Hacer bien las cosas, los sistemas colaborarán para que se hagan de la
mejor manera y con la mejor productividad
3. Calidad: Métricas y elementos que permiten medir y validar el hacer
4. Creación de valor: Como aumentar la percepción del cliente en cuanto a los beneficios
5. Transparencia: Los sistemas debe proporcionar transparencia al proceso y a la
información.
Los sistemas para cuyo funcionamiento se desarrollan procedimientos y normas son los que se
denominan sistemas operativos, y son los que concretamente están relacionados con las
operaciones básicas que se requieren en una organización, según su naturaleza. Por ejemplo,
compra de insumos (proceso de abastecimiento), transformación de dichos insumos (proceso
de producción), obtención y administración de fondos (proceso financiero), venta (proceso de
comercialización o venta), distribución de los bienes y los servicios producido (proceso de
logística), incorporación y gestión de los empleados (proceso de administración de personal o
de recursos humanos)

Sistema de abastecimiento

Nos permite cubrir desde el proceso de detección de la necesidad de insumos, no incluye el

pago de estos, ya que tal instancia pertenece al sistema financiero.

Características

 Uno de los desafíos más importantes de este sistema es lograr los niveles óptimos
de stock de materia prima o productos, dado que el costo de inventarios es un
factor condicionante en la empresa y es importante que nunca falte el insumo o no
se tenga stock innecesario. Hay modelos, como el just in time, que consideran a los
inventarios como un desperdicio, es decir, hay que tener lo estrictamente
necesario
 La selección de proveedores también es relevante
 Las compras pueden ser llevadas a cabo por procesos de compra por:
- Licitación: más normal en los organismos públicos o grandes empresas
- Cotización: en empresas privadas de todos sus tamaños)
- Compras normales locales o en el exterior, compras de activo: como maquinaria,
equipos de computación, activos de la empresa
- Compras de caja chica: compras directas o de monto menor
Evolución

A lo largo de la evolución de las TIC evolucionaron las formas de aplicar los sistemas en las
empresas. Hoy estos permiten la detección automática de los faltantes o niveles críticos de
stock y se puede emitir la orden de compra de forma directa a proveedores preestablecidos

Una estrategia aplicada se conoce como SCM (supply chain management, administración de la
cadena de proveedores) y puede permitir al proveedor la comunicación directa con los niveles
de stock de la empresa cliente y mantener los niveles de manera directa

Sistema producción

Entendemos como sistema de producción a aquel que nos permite cubrir la generación de los
productos requeridos por la organización para su posterior comercialización. Estos pueden ser
productos tangibles o servicios.

Características

 Una de las decisiones clave que se involucran es la relacionada con la tecnología que
utilizar en dicho proceso, ya que es lo que influirá directamente en la eficiencia y en la
calidad.
 se definen decisiones estratégicas relacionadas con el producto, el proceso, los
volúmenes o dimensiones en que se producirá y la ubicación en donde se llevará a
cabo

Estos sistemas hoy tienen la incorporación de tecnología como un factor de relevancia.

Pensemos en los procesos de producción de automotrices, donde la robótica cada día
tiene mayor participación. También es importante analizar el impacto que hoy tienen
las impresoras 3D en la producción
Sistema de venta o comercialización

En él podemos considerar a los procesos que:

 Desde que el cliente solicita el producto o servicio hasta la entrega de este

 Sistema extendido a los que promocionan y colaboran con el acercamiento del cliente.

Conceptos

Un sistema de ventas permite el ingreso de la nota de pedido. Antes de confirmarla, debe

atravesar un proceso que valide la existencia del bien que el cliente desea adquirir.

Valor: dependerá del medio de pago, de la cantidad o de los medios de financiamiento.

Financiamiento: cuenta corriente, se debe verificar que el cliente no exceda el límite de crédito
que el área financiera ha definido para este

Documento que respalde la venta

Las entregas de este pueden formar parte del sistema de logística de la empresa.

Evolución

Pensemos en los primeros aportes de un sistema que permitía facturar y descontar el stock en
el momento hasta la incorporación de modelos de comercio electrónico que permiten hacer
ventas con inventarios en cero y lograr un enlace con la cadena de abastecimiento para
mostrar automáticamente los plazos y tiempos de entrega

Ej:WEB, APP

Sistema de administración de personal

Recursos humanos, existe para dar respuesta a la organización en todos los requerimientos
relacionados con el personal que trabaja en la empresa.

Actividades

Incorporación de personal: se relaciona con las actividades de reclutamiento, selección e

inducción.

 Administración del personal: relacionado con la administración de legajos, sueldos y

liquidación.

 Mantenimiento del personal: se relaciona con evaluar el desempeño de la gente, capacitarla,

desarrollarla y motivarla.

Si bien se vincula con todos los sistemas operativos, se destaca el sistema financiero necesaria
para llevar adelante el circuito de pago de sueldos y las obligaciones patronales.

Características

La principal característica de este sistema, la cual lo diferencia de otros, es que es uno staff, es
decir, de apoyo o soporte para el resto de los sistemas que existen en la organización
permanente vinculación con el contexto, ya que desde allí se atrae al personal con 8 potencial
para llevar adelante el procedimiento de reclutamiento y selección, además de que es en el
contexto en donde se atienden las diferentes regulaciones que existen en materia laboral y
donde se evalúa el nivel de competitividad de las remuneraciones. También se llevan adelante
en este sistema las relaciones y negociaciones con los sindicatos, en los casos de que existan o
de que sea necesario.

Sistema financiero

Entendemos como sistema financiero a aquel que nos permite abarcar todos los circuitos de
cobros y pagos de la organización

Características

El sistema financiero es el que se encarga de administrar el capital que invirtieron los

accionistas; maneja el ingreso y egreso de fondos que se generan de la actividad desarrollada
por la organización

Administrar el sistema financiero implica lograr un equilibro entre los ingresos y egresos con el
fin de optimizar la liquidez de la empresa para poder cumplir con los compromisos de pago
asumidos.

Tener flujos positivos es lo que da la posibilidad a la organización de invertir. Los flujos

negativos son los que llevan a la organización a recurrir al financiamiento
Áreas funcionales

Son áreas que se encuentran divididas por la estructura de la empresa con el objetivo de
especializar cada sector

Las áreas funcionales consideradas como vitales dentro de una organización son:

 comercialización o marketing;  recursos humanos;  producción.

Comercialización o marketing

Dos puntos de vista:

A- Estrategico: base en la investigación de mercados para encontrar nuevas

oportunidades
B- Operativa: nos referimos a él como área funcional, es decir, a lo que concretamente se
trata de las acciones relacionadas con venta, distribución y comunicación

Objetivo: Relacionado con facilitarle a la empresa la posibilidad de conocer los diferentes

comportamientos, motivaciones, preferencias y emociones que impulsan a los potenciales
clientes que existen en los diferentes mercados.

Es posible clasificar al marketing en función de la finalidad que persigue la organización:

 marketing lucrativo: cuando la organización busca utilidades a partir de los mercados

 marketing NO lucrativo: cuando la organización las utilidades provienen de recursos de
otras fuentes

Los diferentes tipos de definiciones de MKT:

La definición de Santesmases (1996) - Es un modo de concebir y ejecutar la relación de

intercambio, con la finalidad de que sea satisfactoria a las partes que intervienen la sociedad,
mediante el desarrollo, valoración, 3 distribución y promoción, por una de las partes, de los
bienes, servicios, o ideas que la otra parte necesita.

Pride y Ferrel - el proceso de crear, distribuir, promover y fijar precios de bienes, servicios e
ideas para facilitar la satisfacción de relaciones de intercambio en un entorno dinámico

Conclusión: El foco central del marketing se encuentra anclado en la posibilidad de lograr el

intercambio, la promoción y la satisfacción entre las partes que están involucradas en las
interrelaciones comerciales, ya sea con o sin fines de lucro. El marketing está orientado al
cliente, lo cual quiere decir que, necesariamente, si el cliente cambia, el marketing debe
cambiar

El marketing tradicional puede ser definido como una función dentro de nuestro negocio cuyo
principal objetivo es permitirnos conocer cuáles son las necesidades de nuestros clientes e
identificar cuáles son los segmentos de mercado a los cuales conviene penetrar con nuestros
productos y servicios para luego encarar el desarrollo de aquellos que mejor satisfagan estos
dos requisitos. Dentro de las estrategias de marketing, está lo que se conoce como el
marketing mix, que es una estrategia cuyo foco está puesto en el desarrollo de cuatro variables
fundamentales que se relacionan con el precio, el producto, la plaza o mercado y la
promoción. También es conocida como la estrategia de las 4P.
En el marketing tradicional, los productos o servicios son diseñados respondiendo a las
ventajas que espera el consumidor o segmento de mercado objetivo.

En el marketing actual, el producto es la manera en la que los clientes o consumidores generan

vínculos y relaciones con la marca.

El nuevo objetivo del marketing ha dejado de ser conseguir nuevos clientes y se ha enfocado
en lograr seguidores, internet se ha convertido, a lo largo de los años, en la clave de la
estrategia de comunicación, comercialización y gestión de marca de cualquier organización.

En la actualidad, los objetivos y la razón de ser de las empresas no han cambiado; todas buscan
lo mismo: ser rentables y lograr posicionamientos óptimos respecto de la competencia

estrategia de comercialización a través del marketing digital. ¿Por qué? La inmediatez con la
que en la actualidad un usuario puede acceder a información a través de la web es una
característica de esta nueva era digital

El marketing digital, al igual que el tradicional, busca alcanzar los objetivos que la organización
ha definido en sus estrategias de marketing, pero la gran diferencia es que lo hace a través de
la tecnología

Recursos humanos

Actualmente, para el éxito en cualquier organización, ya no solo es necesario el trabajo

eficiente de cada una de sus áreas, sino que también se requiere lo que se conoce con el
nombre de trabajo en red o trabajo en equipo, entre áreas dentro de la misma empresa hasta
el trabajo interdisciplinario con otras organizaciones, ayudando a las empresas a aumentar sus
ventajas competitivas, incrementar sus utilidades y mejorar su presencia en el mercado.

La globalización domina el horizonte competitivo: nuevos mercados, nuevos productos,

nuevos conceptos, nuevas capacidades y nuevas maneras de pensar los negocios.
operación de organizaciones que sean más sensibles a los clientes. Ser sensible incluye asumir
la innovación, la toma de decisiones más rápida, el liderazgo de una industria en precio o valor
y la vinculación efectiva con los proveedores y vendedores con el fin de crear una cadena de
valor para los clientes.

¿Para poder crear valor y obtener resultados, debe estar enfocado no en las actividades del
área, sino en la definición de los aportes que puede realizar este trabajo, como?

La preparación de personas capaces de llevar adelante proyectos orientados a la consecución

de objetivos estratégicos es tal vez uno de los temas más importantes a nivel organizacional

Con la conformación de la estrategia, las organizaciones comienzan a pensar en las

capacidades necesarias para que el negocio funciones, así como las capacidades futuras para
lograr sustentabilidad en el mediano y largo plazo. Dicho estudio se traduce en estructuras
organizativas y perfiles de directivos y colaboradores que llevaran adelantes la estrategia del
negocio.

En competencias que utilizaremos para saber si los directivos se encuentran a la altura de las
circunstancias.

La excelencia en las organizaciones dependerá, en parte, de poder lograr ventajas competitivas

a través de los recursos humanos, lo cual significa que, cuanto más se trabaje con la gente y
por la gente, mayores serán los resultados de la empresa y su calidad.

La gente se ha convertido en la fuente de una potencial ventaja competitiva.

Sus principales argumentos de retención y motivación deben contemplar, como mínimo: - un

programa de crecimiento; - una posición apropiada, en cuanto a funciones y prestigio, con las
cualificaciones de quien la desempeña; - responsabilidades suficientemente desafiantes como
para llamar la atención del talento; - un equipo que despierte deseo de pertenencia y orgullo,
y - un liderazgo inteligente y comprometido

Producción

Definición:

Cuando hablamos de un sistema de producción, decimos que es un conjunto de actividades

desarrolladas por un grupo de personas organizadas, dirigidas y ejecutadas en función de sus
objetivos

conjunto de elementos organizados que se relacionan e interactúan entre sí.

La función de un proceso de producción consiste en que recursos de la organización generen

valor agregado.

Existen tres fases relevantes dentro del proceso de producción:

Insumos: es la fase en la cual se adquieren, se reciben y se almacenan los materiales o

materias primas como etapa previa a la iniciación de su proceso de transformación.

Procesos: es la fase en la cual los insumos son transformados en el producto final, e incluye
un conjunto de actividades para lograrlo, además de las personas, la tecnología y las
maquinarias.
 Productos: son los bienes o servicios que finalmente la empresa le entrega al cliente final.

Elementos de un sistema de producción

Capital: el capital hace referencia a la cantidad de bienes y dinero que será destinada al
proceso productivo.

Mano de obra: la mano de obra hace referencia al esfuerzo humano, es decir, la hora
hombre destinada al proceso productivo

Materiales: los materiales son todos los insumos que se requieren para poder llevar adelante
el proceso productivo e incluso darle al producto el valor agregado que se desea.

Clasificación de los sistemas de producción

Sistemas de producción tradicionales

Por encargo: este tipo de sistema productivo es aquel que dispara la producción en
respuesta al pedido o encargo concreto.

Por lote: este tipo de sistema productivo es utilizado por empresas que producen de a un
producto o servicio por vez y en cantidades limitadas.

Continua: son aquellos sistemas en donde se produce de manera constante y continuada en

el tiempo, y donde el ritmo de producción es ágil y sin interrupciones de por medio

Sistemas nuevos de producción

Just in time: Según el cual la producción está organizada de manera tal que se elimina la
necesidad de disponer de almacenamiento previo o posterior al proceso productivo.

Producción flexible: son sistemas que funcionan mediante computadoras centrales que
controlan todas las instalaciones y pueden funcionar sin la participación de personas dentro
del proceso productivo. Son sistemas avanzados y extremadamente onerosos.
Es un indicador que permite evaluar la buena gestión empresarial dentro de una organización.
El gobierno corporativo existe para mejorar e incrementar los sistemas de control sobre las
diferentes administraciones que existen en cualquier organización, facilitando y fomentando la
transparencia, la eficiencia y la democracia.

en dos formas de conceptualizar al gobierno corporativo: el enfoque de los shareholders y el

enfoque de los stakeholders.
El cambio tecnológico

Evolucióm

Aplicaciones tecnológicas

1) Redes de datos digitales: las redes telefónicas están migrando rápidamente a la

digitalización con el potencial en la transferencia de datos que esto lleva aparejado.
Esto permite que el usuario esté conectado de manera sencilla con los sistemas de la
empresa.
2) Máquinas interactivas: podemos pensar en los primeros cajeros automáticos de los
bancos o los sistemas de quioscos interactivos en donde nosotros, como usuarios,
directamente hacemos los depósitos bancarios, los check-in en vuelos o la obtención
de información turística, entre otros ejemplos.
3) Fabricación virtual: pensemos en aquellos sistemas que hoy nos permiten modelar y
diseñar productos en una pantalla
4) Oficinas sin papeles: a veces nos parece que es algo utópico, pero consideremos que el
volumen de papeles, aunque no se elimine al 100 % por cuestiones de procedimientos,
no es un impedimento tecnológico. Hoy podemos incorporar el concepto de firma
digital a nuestros procesos y de esta forma permitir hasta la generación de contratos
con nuestros clientes o proveedores con validez legal de acuerdo con las legislaciones
de cada país
5) Sistemas de información integrales (ERP, planificación de los recursos de la empresa):
esta mirada e implementación de los sistemas nos permite integrar toda la empresa y
sus procesos
6) Comercio electrónico: es la posibilidad de mantener nuestra organización abierta las
24 horas los 365 días. Hoy la tecnología permite su desarrollo. Nuestro desafío es
analizar cómo competirá nuestra organización en este modelo y cuál será el alcance de
nuestro mercado; por ejemplo, nuestros productos pueden o no ser comercializados
en otros países, es decir, el desafío es cómo planeamos este sistema

La incorporación de la tecnología y sus alternativas no puede ser realizada sin un análisis

completo sobre el impacto que tendrá en los clientes, en los procesos internos, con los
proveedores o con los empleados.

La seguridad de la información

Evitar un delito informatico

Sistemas de acceso: otro aspecto fundamental es el de los niveles de seguridad que existan
para el acceso a los sistemas de información de la organización.
 Cantidad y tipo de información: es importante que se controle la cantidad y el tipo de
información que se introduce en los sistemas, ya sea regulándola o regulando las personas que
acceden a cada tipo de información.

 Personal: se debe prestar especial atención a las personas que están conectadas de manera
directa a los sistemas de información, además de 6 mirar las relaciones en el uso de la
información y los niveles de capacitación del personal que la utiliza.

 Medidas de control: deberán existir en la organización sistema de control o auditoría que

permita detectar cuándo se están generando cambios o movimientos fuera de lo convencional
en los sistemas de información.

Desarrollo de un sistema de seguridad integral

Desarrollar un sistema de seguridad significa: planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar

las actividades relacionadas a mantener y garantizar la integridad física de los recursos
implicados en la función informática, así como el resguardo de los activos de la empresa

Para poder implementar un sistema de seguridad en una organización, es fundamental, por un

lado, que los directivos sean sensibilizados en lo que respecta a los temas relacionados con la
seguridad; por otro, también es importante realizar un diagnóstico con respecto a la situación
de riesgo y seguridad sobre la información tanto a nivel software como de hardware, así como
a nivel de recursos humanos y del entorno.