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    Ejemplo Control de Documentos

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    Chechi Garzon
    Este documento establece los parámetros para la elaboración, identificación, revisión y actualización de documentos como parte del Sistema de Gestión de Inocuidad de una empresa. Describe el proceso de 9 pasos para gestionar los documentos, que incluye identificar la necesidad, revisión, aprobación, publicación y actualización. También define los tipos de documentos, sus siglas y los registros relacionados con el control documental.

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    Este documento establece los parámetros para la elaboración, identificación, revisión y actualización de documentos como parte del Sistema de Gestión de Inocuidad de una empresa. Describe el proceso de 9 pasos para gestionar los documentos, que incluye identificar la necesidad, revisión, aprobación, publicación y actualización. También define los tipos de documentos, sus siglas y los registros relacionados con el control documental.

    Descripción original:

    CONTROL DE DOCUMENTOS

    Título original

    EJEMPLO CONTROL DE DOCUMENTOS

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    Este documento establece los parámetros para la elaboración, identificación, revisión y actualización de documentos como parte del Sistema de Gestión de Inocuidad de una empresa. Describe el proceso de 9 pasos para gestionar los documentos, que incluye identificar la necesidad, revisión, aprobación, publicación y actualización. También define los tipos de documentos, sus siglas y los registros relacionados con el control documental.

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    Chechi Garzon
    Este documento establece los parámetros para la elaboración, identificación, revisión y actualización de documentos como parte del Sistema de Gestión de Inocuidad de una empresa. Describe el proceso de 9 pasos para gestionar los documentos, que incluye identificar la necesidad, revisión, aprobación, publicación y actualización. También define los tipos de documentos, sus siglas y los registros relacionados con el control documental.

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    de 5

    Nombre de la empresa Código: PAC-001

    SISTEMA DE GESTION DE LA INOCUIDAD Versión: 0


    PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE Fecha: 29/04/2016
    DOCUMENTOS Página 1 de 5

    OBJETIVO Establecer los parámetros generales para la elaboración, identificación,


    revisión, aprobación, divulgación, actualización y retiro por obsoletos, de los
    documentos del Sistema de Gestión de Inocuidad de XXXXXXXXX.

    ALCANCE Este procedimiento aplica para la elaboración, identificación, modificación,


    revisión, eliminación, divulgación y distribución de los documentos del Sistema
    de Gestión de la Inocuidad en XXXXXXXXXXX
    INVOLUCRADOS  Departamento de calidad
     Departamento de procesamiento
     Gerencia
     Ventas
    DEFINICIONES  Documento: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado.
    Información y su medio de soporte generado dentro de la entidad, el
    medio de soporte puede ser magnético, pág. Web, correo electrónico,
    físico entre otros.
     Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para
    iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
    establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un
    servicio.
     Instructivo: Describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que
    se desea realizar del procedimiento. Los instructivos se limitan a indicar o
    clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
     Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria
    para la realización de un proceso o actividad.

    DESCRIPCION Acción de organizar y recopilar toda la información de las actividades de las


    DEL PROCESO diferentes Dependencias de xxxxxxxx.
    La estructura documental del Sistema de Gestión de la Inocuidad está
    conformada por los siguientes tipos de documentos:
     Manual de Inocuidad
     Especificaciones
     Directrices
     Procedimientos
     Instructivos
     Formatos

    Todos los documentos deben ser escritos en Letra Calibri 11, espaciado
    sencillo, deben llevar encabezado que contenga:
     Logotipo de la organización
     Código
     Versión
     Fecha de elaboración
     Paginación
    Nombre de la empresa Código: PAC-001
    SISTEMA DE GESTION DE LA INOCUIDAD Versión: 0
    PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE Fecha: 29/04/2016
    DOCUMENTOS Página 2 de 5

    Los procedimientos e instructivos deben contener al final de la descripción


    del procedimiento o instructivo la información concerniente a:
     Registros
     Referencias
     Historial del documento

    Tal como se muestra en el ejemplo:

    Las siglas de los tipos documentales son:

    Tipo Documental Sigla


    Manual del Sistema de gestión MSGI
    de la Inocuidad
    Procedimiento P
    Instructivo I
    Formato F
    Tabla T
    Anexo A

    Las siglas de los procesos de xxxxxxxxx son:

    Proceso Sigla
    Gestión Humana GH
    Aseguramiento de Calidad AC
    Laboratorio Aseguramiento de Calidad LAC
    Nombre de la empresa Código: PAC-001
    SISTEMA DE GESTION DE LA INOCUIDAD Versión: 0
    PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE Fecha: 29/04/2016
    DOCUMENTOS Página 3 de 5

    ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÒN REGISTROS RESPONSABLE


    1
    INICIO

    2 Identificar la N.A JEFE DEL AREA


    necesidad de
    GESTIÒN DE crear, modificar
    DOCUMENTO o eliminar un
    documento

    3 Poner a JEFE DE CALIDAD


    consideración de N.A
    PRESENTACIÒN
    las partes
    DE PROPUESTA
    interesadas la
    propuesta, los
    documentos
    deben
    presentarse el en
    letra calibri 11,
    espaciado
    sencillo.

    Recepción de N.A JEFE DE CALIDAD


    4 documentos
    REVISION
    para su
    respectiva
    evaluación Y
    aceptación.

    5 Definir el flujo N.A JEFE DE CALIDAD


    documental o de
    GESTIÓN
    la información
    DOCUMENTAL
    Nombre de la empresa Código: PAC-001
    SISTEMA DE GESTION DE LA INOCUIDAD Versión: 0
    PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE Fecha: 29/04/2016
    DOCUMENTOS Página 4 de 5

    6 NO Recepción de N.A JEFE DE CALIDAD


    documentos
    APROBACIÓN para su
    respectiva
    SI aprobación

    7 Revisión de N.A JEFE DE CALIDAD


    documentos,
    Verificar el
    Documento estado del
    requiere ajustes documento, los
    cambios o
    SI
    ajustes
    NO necesarios y el
    estado de
    revisión actual
    8 Codificar el Formato de Jefe de calidad.
    documento, y Registro de
    Publicar el documento y
    registrar en la Asistencia a
    o actualizarlo
    lista maestra de Capacitación o
    documento. Divulgación
    Socialización al
    personal del Lista Maestra de
    documento para Documentos
    su respectiva
    implementación
    y seguimiento.
    Asegurar que los
    documentos
    permanecen
    legibles y
    fácilmente
    identificables.
    9

    FIN

    REGISTROS

    Tiempo de
    Código Nombre Ubicación
    Archivo
    Nombre de la empresa Código: PAC-001
    SISTEMA DE GESTION DE LA INOCUIDAD Versión: 0
    PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE Fecha: 29/04/2016
    DOCUMENTOS Página 5 de 5

    FGH-001 Formato de registro de Asistencia a Capacitación o 2 años SGI


    Divulgación

    FAC-001 Lista maestra de Documentos 2 años SGI

    REFERENCIAS

     ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de calidad – fundamentos y vocabularios.


     ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
     ISO 22000:2005 Sistema de Gestión de la Inocuidad de los alimentos

    HISTORIA DEL DOCUMENTO

    CONTROL DE DOCUMENTOS
    Elaboró Revisó Aprobó
    Nombre Angela Fuerte Dorelly Barrera Viviana Flórez
    Cargo Auxiliar de Calidad Jefe de Calidad Gerente
    Firma

    CONTROL DE CAMBIOS

    Descripción del Nombre Cargo Fecha


    cambio

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