TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SERVICIO AL CLIENTE

ACTIVIDAD 2

RETOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP

ELABORADO POR: Harold Alveiro Leal Galvis

Descripción de la actividad

1. Lee y reflexiona acerca de las diversas ideas que se presentan en el artículo

“LOS DESAFÍOS DE IMPLEMENTAR UN ERP” y distingue cuáles son los
principales conceptos que se presentan.

LOS DESAFÍOS DE IMPLEMENTAR UN ERP

ERP es un requerimiento básico para toda empresa, hoy en día. Cada vez más, el
mercado se hace más grande, las fronteras se eliminan, las barreras comerciales
desaparecen, y las empresas se ven forzadas a incrementar su portafolio de
servicios y productos, o especializarse en uno de ellos. Por otro lado, necesitan el
apoyo tecnológico para poder administrar eficientemente sus bases de datos; en
otras palabras, contar con sistemas de información capaces de identificar
exactamente la situación actual y futura de sus negocios. Esto se logra por medio de
ERP. Con el crecimiento de la tecnología de Internet, estas empresas se enfrentan a
mercados electrónicos, los cuales harán posible sus transacciones comerciales.
Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERP, será el futuro de todas
las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan,
experimentarán el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarán saliendo del
mercado. Hoy en día, las soluciones se ofrecen para levantar por completo una
implantación de ERP en poco tiempo, y con pocos recursos. Hacerlo es cuestión de
orden, visión, entrega al proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza
en la empresa y sus usuarios y la necesidad de un cambio cultural en la empresa.

Los principales retos

"La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalación de un ERP, enorme. Pero

también lo son los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo.
Implementar este tipo de software en una compañía, de forma habitual, hace
necesario el cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la
resistencia al cambio en los empleados de la compañía se puede convertir
fácilmente en una espina clavada en su costado, y hacer que sus ejecutivos tengan
que afinar al máximo sus capacidades de gestión del cambio. Con una planificación
cuidadosa y mucho engrase de todos sus cojinetes, sin embargo, un ERP puede
funcionar muy bien y hacer que una empresa se gestione mucho mejor." Se debe
generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el cual, la empresa podrá
desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios. Los desafíos son
variados. Por un lado, las empresas deben separar secuencialmente las actividades.
Primero, plantearse si es necesario rediseñar el modelo de negocios e investigar las
mejores prácticas del mercado y la forma en que éstas pueden incorporarse en la
compañía. Luego, definir los procesos y el flujo de información para determinar el
sistema de gestión y proceder a su implementación, designando a un jefe de
proyecto con las atribuciones que corresponda. En este contexto, los proveedores
tienen que destacar la importancia de la separación de las actividades,
responsabilidad de cada área, reforzar las prácticas del mercado incorporadas a los
sistemas y nominar a los mejores para su ejecución. Proveedor y usuario no pueden
olvidar la cultura organizacional y hacer frente a la resistencia natural al cambio. En
el caso de la estructura organizacional, ésta es el resultado del análisis del modelo
de negocios que debe considerar la forma en que será utilizado el sistema de gestión
en toda la empresa y quién será el encargado de su funcionamiento. Es frecuente
comprobar que cada módulo es administrado por el área respectiva y justamente ahí
existe otro desafío: una única persona a cargo que conozca las necesidades y ser la
contraparte del proveedor. Esta persona debe tener conocimientos contables y de TI,
del modelo de negocios y de la función de cada unidad de la empresa. Asimismo, del
sistema de gestión y especialmente de la variable control de proyectos.

2. Consulta la información de las siguientes páginas y reflexiona sobre los

comentarios de personas que han implantado un Sistema ERP:

 ¿ ERP una solución o una carga para las compañías ?

 Implementación de un ERP. Éxito o fracaso

Antes de implementar un ERP se debe conocer el potencial de este tipo de sistemas,

sus ventajas y sus principales características, así como sus desventajas y problemas
de implementación y puntos importantes que requieren mayor atención al momento
de tomar la decisión de implementar una aplicación como el ERP. Con el transcurso
del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con información
confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos de las
organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital
importancia tener comunicados a todos sus departamentos; dicho de otra manera,
que sus fuentes y almacenes de información dispongan de los medios mediante los
cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener información útil y
confiable para el logro de sus objetivos. Se trata es contar con un sólo programa de
software que satisfaga las necesidades de la gente del departamento de
manufactura, así como las de la gente del departamento de recursos humanos,
ventas y mercadotecnia, entre otras. Normalmente, cada uno de estos
departamentos tiene su propio sistema de computación de acuerdo a las formas de
trabajo en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos
sistemas en un solo programa de software integrado que "corre" (ejecuta) una sola
base de datos de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar,
acceder y actualizar información y comunicarse con los otros departamentos más
fácilmente.

Lo más complicado al momento de introducir una nueva tecnología, como el caso del
ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la
nueva tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo. Este cambio en la forma de
realizar el trabajo es la razón por la cual el valor del ERP es tan difícil de afianzar.
También el aspecto financiero es uno de los temas de mayor preocupación para las
compañías al tomar la decisión de cuál solución de ERP será la más apropiada. Sin
embargo, y aunque no es una tarea fácil, los efectos de alinear los procesos
financieros con la ayuda del ERP son muy atractivos como por ejemplo:

 Las transacciones requieren de menor tiempo.

 El staff financiero puede invertir más tiempo realizando trabajo con mayor
valor agregado.
 Los costos relativos se ven disminuidos.

 Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor
atención a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se
presente alguna necesidad.

A raíz del incremento de implementaciones de sistemas como ERP y CRM, se

generan otros de los beneficios de contar con estos tipos de sistemas en la
organización. Al contar con dichos sistemas, se facilita la integración de la
información relacionada con las órdenes de los clientes, de esta manera mejorando
la relación y el servicio al cliente.
Estas modificaciones al software, son muy frecuentes que traigan como
consecuencia varias situaciones que ocasionarán desventajas para la compañía, por
ejemplo que las futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP
serán extremadamente difíciles, debido a que ya se encuentra personalizado el
software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerirán
trabajo extra con el fin de ajustarlo a la nueva versión. Por lo cual, el problema de
mayor peso al implantar un sistema ERP es sin lugar a dudas la gente que trabaja en
la compañía ya que al cambiar los hábitos de la gente será un reto enorme, hacer
que la gente use el software para mejorar las formas de trabajo es por mucho el reto
más grande y esto hace que el ERP fracase.

ÉXITO O FRACASO DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS

Los cambios en los últimos siglos han representado tanto en las personas como en
las empresas una nueva forma de ver la vida y hacer negocios. Factores muy
importantes como la Globalización, han provocado que las empresas tengan mayor
competitividad y con ello mayor competencia, mejor servicio al cliente, velocidad en
las operaciones, valor agregado a los productos, entre otros. Por lo tanto, entre más
sea usado el programa ERP, mayor control se tiene sobre la producción y se pueden
tomar mejores decisiones para el futuro logrando el éxito de la empresa. Para
alcanzar los logros en la operación de este sistema, es muy importante que la
empresa antes de solicitar la implementación de un ERP dentro de la misma,
promueva capacitación para que sus empleados se relacionen a los nuevos
cambios. Para logar el éxito en la implementación de un sistema se debe definir el
objetivo y visión del proyecto en el negocio, es importante saber que este no
resuelve conflictos generados entre personas o departamentos, un sistema resuelve
problemas dentro de la organización pero enfocados a su buen funcionamiento.

3. Investiga en una organización local, que haya implementado un sistema ERP,

cada uno de los retos que se le presentaron en este proceso de
implementación.
 IMPLEMENTACIÓN DE ERP EMPRESA BIMBO

• Descripción de la Empresa

Fundado en México el año de 1945, cuando inició sus operaciones con sólo tres
productos: pan tajado blanco, pan negro y tostadas, Grupo Bimbo es hoy en día una
de las empresas de panificación más importantes del mundo, por el posicionamiento
de su marca y por sus volúmenes de producción y ventas, además de ser líder
absoluto de su categoría en el continente Americano.

Su compromiso de ser una empresa altamente productiva y plenamente humana, ha

logrado que el Osito Bimbo esté presente en más de 5000 productos diferentes para
los mercados de México, Estados Unidos, Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica,
Panamá, Chile, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Perú, Venezuela,
Uruguay, Paraguay, la República Checa y China.

Adicionalmente se debe destacar la dinámica empresarial que BIMBO viene

aplicando desde sus inicios haciendo que, tras 63 años de actividad, su imagen de
marca proyecte hoy a una empresa de productos alimenticios universalmente
innovadora, competitiva y orientada a la satisfacción total de sus clientes y
consumidores.

• ¿Cuáles fueron los criterios que utilizaron para seleccionar la implantación de

un ERP?

Ante la dispersión geográfica de las diferentes áreas de la empresa, en el año 2001

Bimbo creó una nueva área funcional –Supply Chain Management (SCM) – con el
objetivo de unificar y optimizar la cadena de suministro y garantizar el máximo
frescor de los productos, el mejor servicio al cliente y la rentabilidad de la gestión
logística e industrial.

La empresa necesitaba una herramienta para planificar la cadena de suministro de

los productos de vida media y larga (pastelería, tostados y aperitivos y golosinas).
• ¿Cuál fue el procedimiento para la selección?

El área de SCM procedió a realizar un estudio funcional y organizativo con el objetivo

de optimizar la cadena de suministro, conseguir a la vez un frescor óptimo de los
productos, disminuir los stocks intermedios en la cadena, optimizar la producción y
mejorar el servicio a las delegaciones de venta desde las fábricas. El proyecto de
implementación de SAP APO (Advanced Planning Optimizer) se dividió en tres fases:

1-Realización de un modelo detallado de funcionamiento y de un prototipo con un

sistema avanzado de planificación para las áreas de Planificación de Demanda,
Planificación de Producción y Distribución Troncal, tomando como referencia el
nuevo modelo operativo SCM.

2-Implantación de un sistema avanzado de planificación y de sus componentes

Demand Planning (DP) y Supply Network Planning (SNP), e inicio de la fabricación
de los productos de pastelería de la marca Martínez

3-Expansión de la solución para productos de larga vida (tostados y aperitivos y

golosinas), incluyendo una solución de planificación colaborativa de la demanda con
el operador logístico.

• ¿Qué justificación hicieron para seleccionar ese ERP?

La funcionalidad implementada por Bimbo para optimizar la gestión de la cadena de

suministro se basa en:

- Planificación de demanda (DP). Componente que recoge la información sobre los

históricos de ventas y la proyección mediante modelos estadísticos, teniendo en
cuenta estacionalidades y acontecimientos (promociones, festivos, etc.)

- Planificación de producción (SNP). Componente que permite a la empresa

planificar cada semana las ventas que resultan de la planificación de la demanda y
de los parámetros relacionados con las capacidades de producción de las plantas, el
stock de seguridad, las frecuencias de envío y el frescor de los productos.

- Planificación de envío de productos. Se basa en las previsiones consensuadas y/o

los pedidos según la frecuencia de envío y frescor definidos.

- Secuenciación de la producción. Es posible gracias a la integración del sistema de

gestión interna, el módulo de producción y los procesos del sistema de planificación
avanzada.

• ¿Tuvieron problemas? en caso de ser afirmativo, indicar ¿Cuáles fueron los

problemas se les presentaron? ¿Los solucionaron? o ¿todavía están en
proceso?
El problema radicó en que al implementar un ERP no solamente se incurría en un
cambio de sistemas, se trataba de una profunda transformación en la forma de
entender, operar y administrar el negocio, por lo cual, la empresa creó un equipo
multifuncional, con representantes de todas y cada una de las áreas afectadas por el
proyecto: supply chain, logística, ventas, marketing y sistemas de información. El
área funcional supply chain lideró la primera fase del proyecto, hasta llegar a un
prototipo del componente de planificación. El Departamento de Sistemas de
Información lideró la implementación y la integración de la solución. Paralelamente,
el área de SCM desarrolló un proyecto de Gestión del Cambio para adecuar la
organización actual al nuevo modelo de gestión.

4. Incluye en tu documento, la descripción de la organización, la metodología de

implementación y una conclusión personal sobre este proceso.

Ante la gran dispersión geográfica de la compañía Bimbo, esta emprendió la

implementación de un sistema ERP para optimizar sus servicios y tener una
rentabilidad en su gestión operacional. Dicha implementación se basó en una
planificación de demanda, producción, envío de productos y secuenciación de la
producción. En este proceso la compañía tuvo un problema que radicó en la
transformación de la forma de operar y administrar el negocio, ante lo cual esta creó
un equipo multifuncional con representantes de todas las áreas afectadas hasta
llegar a una planificación y solución, logrando una adecuada operación del sistema,
consolidando a Bimbo como la compañía panificadora líder a nivel nacional e
internacional.