Caso Práctico Hartman TMS

Caso práctico: Caso Hartmann.
Implantación de un sistema de
gestión de transportes (TMS)
Objetivos de la actividad
» Con el siguiente caso se pretende que el alumno ponga en práctica los conocimientos
adquiridos en el tema ocho de la asignatura dedicado a los sistemas TMS
(Transportation Management Systems), además de los adquiridos en otras
asignaturas de este máster relacionados con la gestión del transporte y los
conocimientos que pueda poseer de su actividad profesional en el sector. Los hechos
que se relatan en el caso corresponden a situaciones reales referidas a la empresa
indicada en el caso.
Descripción de la actividad
» Hartmann es una empresa alemana cuya actividad es la fabricación y
comercialización de productos del área de la salud y cuidado personal,
concretamente productos para el tratamiento y cuidado de las heridas, de los
problemas relacionados con la incontinencia, prevención de infecciones, productos
de higiene y cuidado personal y de diagnóstico y control de la salud (termómetros,
tensiómetros). La empresa, que cuenta en la actualidad con más de 10 000
empleados en todo el mundo, fue fundada en 1818 por Ludwig von Hartmann en
Heidenheim (región de Baden-Württemberg), en el sur de Alemania, lugar donde se
mantiene la sede en la actualidad. En esta localidad se encuentran también centros
de producción y el almacén central de la compañía, con capacidad para más de 100
000 pallettes, desde el que se distribuye mercancía a otros 45 centros de
distribución mundial. Aunque su principal mercado es el europeo que aporta el 85 %
de la facturación global de la compañía, tiene presencia en los cinco continentes.
Además de centros de distribución, Hartmann cuenta también con varios puntos de

producción repartidos por diferentes países. Así por ejemplo, en España, Hartmann,
cuya sede corporativa se encuentra en la localidad de Mataró (cerca de Barcelona),
cuenta también en esta misma localidad con un centro de producción donde se
fabrican las famosas Tiritas, unos de los productos más emblemáticos de
Hartmann, y que en el año 2015 cumplieron sesenta años de historia. Este centro de
producción fabrica cada año más de 600 millones de unidades de este apósito que se
distribuye por todo el mundo.
Problemática del transporte en Hartmann
Hartmann cuenta con 45 centros de distribución repartidos por el mundo de

diferentes tamaños, desde el almacén central con capacidad para más de 100 000
pallettes a pequeños con capacidad de 2000 o 3000 pallettes. Además, cuenta con
un total de 25 centros de producción en varios continentes. Esto hace que Hartmann
cuente con 250 rutas de transporte que interconectan los centros de producción y
distribución. Esto supone un volumen anual de transporte de 15 000 contenedores
importados/exportados entre estos centros de producción y distribución, además de
25 000 cargas anuales transportadas desde los centros de distribución a los clientes
(distribuidores farmacéuticos, hospitales y otros tipos centros asistenciales) en toda
Europa. Todos estos movimientos suponen un presupuesto anual de varias decenas
de millones de Euros, por lo que una optimización en esta área del transporte
permitirá ahorros importantes para la compañía.
Además del coste del transporte en sí, por otro lado, Hartmann además se enfrenta a
otra problemática relacionada con este en su principal centro de distribución de
Herbrechtingen (en Heidenheim, Alemania). El centro de distribución trabaja
actualmente en dos turnos pero debido al volumen de recepción y expedición
(derivado de las rutas de transporte indicadas) y el número de muelles de recepción
y expedición con los que cuenta dicho centro de distribución parece que será
inevitable pasar a trabajar en tres turnos. La dirección logística de Hartmann no
desea añadir este tercer turno por los costes que ello comporta. Por lo que respecta a
la preparación de pedidos, la capacidad puede ser aumentada mediante la
contratación de personal adicional que realice esta tarea, pero la capacidad en
número de operaciones de carga y descarga de camiones viene dada por el número
de slots de carga y descarga disponibles (que a su vez depende básicamente de los
muelles disponibles, el número de horas de trabajo por día y el tiempo necesario
para la operación de carga o descarga).
Selección e implantación del sistema de gestión de transporte
Teniendo en cuenta la situación, Hartmann inició en 2009 el proceso de selección de
una solución TMS (Transportation Management System). Después de evaluar
diferentes soluciones software de tipo TMS, Hartmann optó por confiar en el
softwareTranswide del proveedor WoltersKluwerTransportServices. Este proveedor
belga se encuentra especializado en software de gestión de transportes del tipo
Software-as-a-Service (SaaS) y/o en red y cuenta con varias herramientas de
software en esta área de gestión del transporte que permiten gestionar bolsas de
cargas, asignación de transportistas, planificación y optimización, ejecución de
operaciones de transporte, etc.
Tras el proceso de selección, en 2010 se implantó el TMS Transwide en una nueva

plataforma de distribución de nueva apertura situada en Belleville-sur-Saône (región
de Ródano-Alpes) de 48 000 metros cuadrados de extensión y que Hartmann
acababa de inaugurar.
Tras esta implantación y los beneficios aportados por la solución, de los cuales
hablaremos en la siguiente sección, en 2013 se extendió el uso de la herramienta
Transwide a los cuarenta centros de distribución con los que cuenta Hartmann en
toda Europa.
Ventajas aportadas por la solución TMS

Uno de los grandes problemas que tenía Hartmann era la falta de información sobre
el horario de llegada de los camiones a sus instalaciones para realizar las
cargas/descargas de los pedidos/recepciones de mercancía. Esta falta de
información provocaba largos tiempos de espera por parte de los camiones ya que en
el caso de recepción no había muelles disponibles y en el caso de expedición en
algunas ocasiones el pedido no estaba listo para ser cargado en el camión. Además
de las quejas que recibía Hartmann de los proveedores de transporte, el mayor
efecto era que esto limitaba el número de cargas/descargas que se podían hacer al
día en sus almacenes (lo que denominamos slots de carga). Esta situación era
especialmente crítica en el almacén central de Heidenheim en donde resultaba
complicado realizar todas las operaciones de carga/descarga en los dos turnos de
trabajo del almacén.
Con la utilidad de gestión de slots de tiempo incluida en el TMS y con la mejora de la

información respecto al horario de llegada de los camiones dada por la utilización de
una herramienta en red se consiguió reducir los tiempos de carga (espera + carga)
de los camiones en un 25 %, lo que proporcionó a Hartmann un 25 % más de slots de
carga diarios, haciendo que se pudiera mantener la operativa de almacén en dos
turnos.
Otra ventaja muy importante de la implantación del TMS vino dada por la reducción
del trabajo administrativo. Antes de la implantación el proceso de contratación
requería un importante trabajo administrativo (faxes, e-mails, hojas de cálculo de
control). Con la utilización de la herramienta TMS toda la información queda
registrada en la aplicación a la que se conectan los usuarios de los diferentes centros
de distribución de Hartmann y de los diferentes proveedores de transporte. Al ser
una aplicación SaaS no requiere instalación en ningún servidor de la compañía sino
que simplemente tanto el personal de Hartmann como los proveedores de
transporte acceden a la aplicación con el navegador web simplemente conectándose
con un usuario y un password. En la parte de la aplicación para transportistas, estos
ven las cargas disponibles y aceptan estos «encargos». Por otro lado, la aplicación
TMS cuenta con un interface mediante el que se intercambia la información con el
ERP de la compañía, en el caso de Hartmann SAP.
Toda la información de horas previstas de carga/descarga y las horas reales queda

registrada en el sistema por lo que se han podido establecer las KPI a partir de esta
información.
Además de los ahorros directamente relacionados con el transporte, se han

producido otra serie de ahorros muy importantes en otras áreas derivados de la
implantación del TMS. Así, gracias al TMS, el hecho de disponer información fiable
de las horas de llegada de los camiones, ha permitido disminuir la incertidumbre en
el plazo de entrega lo que ha permitido una reducción en el stock de seguridad en
torno a un 5 %, lo que le ha supuesto a Hartmann un ahorro anual próximo a un
millón de euros.
Preguntas sobre el caso

o El software TMS que implantó Hartmann es de tipo SaaS (Software-as-a-
Service). Indica cuáles son las características de esta modalidad de software.
¿Qué ventajas crees que tiene esta modalidad de software respecto a las
modalidades tradicionales? ¿Por qué cree que esta modalidad de software está
más extendida en los de tipo TMS respecto a otros tipos de software vistos en
otros temas de esta asignatura?
o El TMS implantado en Hartmann se encuentra conectado vía interface con el
ERP de la compañía (SAP). ¿Qué tipo de información crees que se intercambia
entre ambos sistemas? ¿Con qué otro tipo de sistemas de información vistos en la
asignatura podría intercambiar información el TMS?
o De las funcionalidades que se han visto en la sección de ideas clave como
funcionalidades habituales de un TMS, ¿cuáles crees que podrían ser útiles a
Hartmann y qué ventajas le aportarían?

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