GUIA OPERATIVA PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS DEL SGP

EDUCACION EN CUENTAS MAESTRAS

INDICE

Normatividad aplicable y justificación de las cuentas maestras …………………………...2

Definición y Descripción de cuentas maestras………………………………………………..3

Convenio con la entidad bancaria……………………………………………………………...4

Proceso de Apertura de Cuentas Maestras (ETC´s).......................………………………..4

Proceso de traslado de saldos y cancelación de cuentas anteriores

a la resolución 12829 de 2017(ETC´s)….. ……………………………………………………6

Proceso de Conversión a Cuentas Maestras (Mpios no certificados y FSE)...........……...8

Perfeccionamiento de cuentas maestras……………………………………………………...10

Inscripción de Beneficiarios……………………………………………………………………..10

Sustitución de una cuenta maestra…………………………………………………………….11

Operaciones crédito autorizadas……………………………………………………………….12

Operaciones débito autorizadas………………………………..……………………………....13

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1. Normatividad aplicable y justificación de las cuentas maestras

Por medio de la Ley 1753 de 2015, Plan Nacional de Desarrollo «Todos por un nuevo País»,
el Congreso de la República emitió una orden específica en relación con el producto
bancario mediante el cual se deben administrar los recursos de la partida de educación del
Sistema General de Participaciones –SGP-, como son las Cuentas Maestras.

En efecto, el artículo 140 de dicha norma precisa que: «Los recursos del Sistema General
de Participaciones se manejarán a través de cuentas bancarias debidamente registradas
que sólo acepten operaciones de débitos por transferencia electrónica a aquellas cuentas
bancarias que pertenecen a beneficiarios naturales o jurídicos identificados formalmente
como receptores de estos recursos. La apertura de las cuentas maestras por parte de las
entidades territoriales se efectuará conforme la metodología que para el efecto determine
cada ministerio Sectorial que gira los recursos. Los saldos excedentes de estas cuentas se
destinarán a los usos previstos legalmente para estos recursos en cada sector»

De lo establecido en el precitado artículo 140 se puede, inicialmente, concluir lo siguiente:

a) Las Cuentas Maestras son productos bancarios con unas características especiales de
funcionamiento. Estas características son distintas a las que actualmente tienen las
cuentas que utilizan las entidades territoriales y los FSE para la administración de los
recursos del SGP-Educación.

b) Las transacciones que se realicen mediante dichas cuentas son exclusivamente de

naturaleza electrónica.

c) Todos los terceros beneficiarios, sin distinción alguna, deberán tener cuentas de ahorro
o corriente para poder recibir los recursos del SGP-Educación.

Es claro, entonces que el objetivo fundamental del Gobierno Nacional y del Legislador al
incluir este artículo dentro de la ley del Plan, fue el de fortalecer los mecanismos de
seguimiento y monitoreo a los recursos del SGP al igual que propender por la
bancarización de la población.

Teniendo en cuenta lo establecido en el Artículo 140, el Ministerio de Educación Nacional

realizó un ejercicio técnico mediante múltiples mesas de trabajo y emitió la Resolución
12829 del 30 de Junio de 2017, “Por la cual se reglamentan las Cuentas Maestras de las
entidades territoriales para la administración de los recursos del Sistema General de
Participaciones en Educación en sus componentes de prestación del servicio,
cancelaciones, calidad matrícula y calidad gratuidad”.

Los puntos más importantes que se establecieron en el mencionado acto administrativo

son:

a) La definición de cuenta maestra.

b) Las entidades que deben aperturar una cuenta maestra y las entidades que deben
convertir las cuentas actualmente registradas en SIIF nación a cuentas maestras.

c) Las operaciones crédito y débito que se autorizan realizar en dichas cuentas maestras.

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d) Los requisitos mínimos que debe tener el convenio con la entidad bancaria para la
apertura o conversión de cuentas maestras.

e) La documentación necesaria para el registro de las cuentas maestras que se aperturen

o conviertan ante el Ministerio de Educación Nacional.

f) La documentación necesaria para la inscripción de beneficiarios por parte de las

entidades territoriales o fondos de servicios educativos.

g) El proceso de sustitución de una cuenta maestra, cuando ésta ya se encuentre en pleno

funcionamiento.

h) Las características y estructura del reporte de información que deben generar y remitir
las entidades bancarias a la Subdirección de Monitoreo y Control del Ministerio de
Educación Nacional con toda la información de los movimientos que se realicen en las
cuentas maestras.

i) La periodicidad y el mecanismo mediante el cual las entidades bancarias enviarán el

reporte de información a la Subdirección de Monitoreo y Control del Ministerio de
Educación Nacional.

Es importante resaltar que, conforme a lo establecido en el artículo 8, numeral 8 del Código

de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso administrativo (Ley 1437 de 2011), el
proyecto de resolución fue publicado en la página Web del Ministerio de Educación Nacional
desde el 31 de mayo hasta 10 de junio para recepción de comentarios de todas las partes
interesadas.

2. Definición y descripción de cuentas maestras

De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución 12829 de 2017 “se entiende por Cuenta
Maestra, aquella cuenta que se convierta o aperture en una entidad bancaria vigilada por
la Superintendencia Financiera de Colombia, en condiciones de mercado, la cual acepta
únicamente trasferencias electrónicas de crédito y débito, que se realicen a través de la
plataforma de servicios de cada entidad bancaria con personas naturales o jurídicas
previamente registradas”.

En este sentido es importante resaltar lo siguiente:

a) Las cuentas maestras que se aperturen podrán ser de ahorro o corriente. Por su parte,
las cuentas que se conviertan en cuenta maestra conservarán su naturaleza corriente
o de ahorro.

b) Los movimientos débito y crédito que realicen las entidades territoriales y los FSE serán
reportados por parte de la entidad bancaria a la Subdirección de Monitoreo y Control
del Ministerio de Educación Nacional máximo el día 20 del mes siguiente.

c) Las cuentas maestras deben tener rendimientos financieros independientemente de su

naturaleza (corriente o ahorro).

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d) A partir de la vigencia 2018, los giros del Sistema General de Participaciones
serán efectuados únicamente a las cuentas maestras previamente registradas
ante el Ministerio de Educación Nacional. Por tanto, las entidades territoriales o
Fondos de Servicios Educativos - FSE que no realicen el proceso documental y
de solicitud de registro, tendrán dificultades para recibir los recursos por este
concepto hasta que tengan registrada la cuenta maestra.

3. Convenio con la Entidad Bancaria

Los alcaldes o gobernadores de las entidades territoriales y los ordenadores del gasto de
los FSE, deberán firmar un convenio con la entidad bancaria que ofrezca el producto, por
cada cuenta maestra que se apertura o convierta. Para el caso de las Entidades
Territoriales Certificadas (únicamente) que hagan la apertura de todas las cuentas
maestras en una sola entidad bancaria, el convenio que se firme puede ser el mismo para
todas las cuentas, si así lo acuerdan con la entidad bancaria.

Es necesario que en dicho convenio, firmado entre las partes, exista el mínimo de requisitos
establecidos en el artículo 5º de la Resolución 12829 de 2017, situación que debe ser
verificada por el responsable de cada entidad territorial y ordenador de gasto de los FSE.
Lo anterior, teniendo en cuenta que, cada entidad bancaria que ofrece el producto de
cuentas maestras tiene un modelo distinto de convenio, por lo que se hizo necesario
generar unos estándares mínimos en la relación comercial entre las entidades territoriales,
los FSE y las entidades bancarias.

4. Proceso de Apertura de Cuentas Maestras

De acuerdo con el artículo 3º de la resolución 12829 de 2017, únicamente las entidades

territoriales certificadas en educación (95 al corte actual) deben realizar la apertura de
cuentas maestras.

Los departamentos deberán abrir tres cuentas:

(a) Cuenta maestra para el componente de prestación del servicio de nómina, donde serán
girados exclusivamente los recursos asociados a la nómina docente, directiva docente
y administrativa. Se recuerda la importancia que tiene el reporte oportuno y veraz por
parte de las entidades territoriales certificadas de todas las novedades de nómina en el
aplicativo HUMANO, ya que este es un insumo indispensable para la estimación que
mensualmente el MEN realizará de los recursos por girar a esta cuenta maestra en
2018.

(b) Cuenta maestra para el componente de prestación de servicios distintos de nómina,

donde serán girados el resto de recursos que no se relacionan estrictamente con los
gastos de nómina como por ejemplo los recursos de la contratada, gastos
administrativos, conectividad, necesidades educativas especiales, entre otros definidos
en la resolución 12829 de 2017.

(c) Cuenta maestra para el componente de cancelaciones, donde se girarán los recursos
para las cancelaciones de las prestaciones sociales de docentes nacionalizados. Es
importante resaltar que a partir de lo establecido en la Ley 1753 de 2015 y en la

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 Resolución 12829 de 2017, estos recursos solo serán girados a cuentas maestras
abiertas y registradas ante el MEN, entendiendo que cualquier otro mecanismo que en
la actualidad se encuentre en uso por parte de los departamentos, deberá ser
reemplazado por lo indicado en la normatividad vigente para estos recursos y serán
dichas Entidades Territoriales Certificadas, las responsables del manejo directo de
dichas cuentas y no a través de un tercero.

Por su parte los municipios certificados en educación deberán abrir tres cuentas:

(a) Cuenta maestra para el componente de prestación del servicio de nómina, donde serán
girados exclusivamente los recursos asociados a la nómina docente, directiva docente
y administrativa. Se recuerda la importancia que tiene el reporte oportuno y veraz por
parte de los municipios certificados de todas las novedades de nómina en el aplicativo
HUMANO, ya que este es un insumo indispensable para la estimación que
mensualmente el MEN realizará de los recursos por girar a esta cuenta maestra en
2018.

(b) Cuenta maestra para el componente de prestación del servicio distinta de nómina,
donde serán girados el resto de recursos que no se relacionan estrictamente con los
gastos de nómina como por ejemplo los recursos de la contratada, gastos
administrativos, conectividad, necesidades educativas especiales, entre otros definidos
en la resolución 12829 de 2017.

(c) Cuenta maestra para el componente de calidad-matrícula.

Bogotá y San Andres, como receptores de los recursos de cancelaciones y calidad-

matricula y Amazonas como receptor de recursos de calidad de las áreas no
municipalizadas y cancelaciones, deberán realizar la apertura de una cuenta maestra por
cada uno de los componentes, convirtiéndose en las únicas Entidades Territoriales
Certificadas en aperturar cuatro cuentas maestras.

Tal como se establece en el Parágrafo 1 del Artículo 3º de la Resolución 12829, las cuentas
bancarias que actualmente se utilizan para recibir y administrar los recursos del SGP-
Educación en las entidades territoriales certificadas (y que no son maestras) deberán ser
canceladas, (tal como se menciona más adelante en la presente guía), situación que
obligatoriamente será certificada ante el Ministerio de Educación por parte de las ETC
mediante documento emitido por la entidad bancaria. Así mismo, en ningún caso, una
Entidad Territorial Certificada, podrá, después de implementado todo el proceso de cuentas
maestras, contar con cuentas adicionales (maestras o no maestras) para el manejo de
recursos del SGP-Educación de los componentes mencionados anteriormente.

En este punto se aclara que el procedimiento de incorporación de los recursos sin situación
de fondos (SSF) que la entidad territorial certificada realiza y que corresponden a los
aportes que van para el FOMAG, continúa sin ningún tipo de cambio. Es por esta razón que
ni FOMAG ni la ETC deberán abrir cuentas maestras para girar esta clase de pagos.

La documentación para realizar la apertura de una cuenta maestra es la siguiente:

5
a) Formato de solicitud para el Registro de Cuentas Maestras, que para el efecto determine
el Ministerio de Educación Nacional, debidamente diligenciado y firmado por el
gobernador o alcalde.

b) Registro Único Tributario RUT actualizado y completo, de la Entidad Territorial

Certificada, titular de la Cuenta Maestra. En este punto es importante indicar que no se
aceptará ningún registro distinto al que represente a la Entidad Territorial Certificada
(ejemplo RUT de la Secretaría de Hacienda, de la Secretaría de Educación o cualquier
otro diferente).

c) Copia del documento de identificación del respectivo gobernador o alcalde.

d) Certificación de la Cuenta Maestra no mayor a tres meses, expedida por la entidad

bancaria, en la que deberá constar el nombre del titular, el NIT del titular, el nombre,
número y tipo de cuenta.

e) Copia del convenio firmado entre la entidad territorial (alcalde o gobernador), y la

entidad bancaria de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la presente
resolución.

Toda la documentación mencionada en los puntos A) al E) debe ser enviada en sobre

sellado mediante oficio por parte del alcalde o gobernador solicitando el registro de la cuenta
maestra ante la Subdirección de Gestión Financiera del Ministerio de Educación Nacional
en la Unidad de Atención al Ciudadano, Calle 43 No. 57 – 14, Centro Administrativo
Nacional (CAN).

El formato de solicitud de registro de cuenta maestra (Punto A) y el oficio remisorio de

solicitud de registro podrán ser descargados en el siguiente link:

http://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-institucionales/Subdireccion-de-
Gestion-Financiera/Cuentas-Maestras-SGP-Educacion/

El periodo habilitado para el envío de la documentación por parte de las entidades

territoriales certificadas en educación tal como se describe en la presente guía, se ajustó
para que sea entre el 1 de agosto y el 31 de octubre de 2017. Es muy importante que las
entidades territoriales vayan preparando la información correspondiente con anticipación
validando que cumpla con lo establecido en la Resolución 12829 de 2017, de manera que
se puedan minimizar las devoluciones y solicitudes de subsanación.

Finalmente, es importante señalar que cuando haya una medida de asunción temporal de
competencias sobre la administración de los recursos del SGP-Educación en una Entidad
Territorial Certificada, el encargado de efectuar todo el proceso de solicitud de apertura de
las cuentas maestras al igual que la firma del convenio con la entidad bancaria y la
formalización de la documentación anexa, deberá ser el administrador temporal designado
o quien asuma o haya asumido dicha competencia. El titular de la cuenta maestra que se
apertura deberá ser la Entidad Territorial Certificada. Todo lo anterior, en el marco del
parágrafo 3, artículo 3º, de la resolución 12829 de 2017 y del artículo 140 de la Ley 1753
de 2015.

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5. Proceso de traslado de saldos y cancelación de cuentas (Únicamente ETC`s)

Traslado de Saldos

Para el traslado de saldos existentes en otras cuentas hacia las cuentas maestras, en
desarrollo de lo establecido en el Parágrafo 1, Artículo 3º y literal 5 del artículo 7º de la
Resolución 12829 de 2017, se deberán tener en cuenta las siguientes directrices:

a) Antes de realizar el traslado de saldos de otras cuentas a la cuenta maestra

correspondiente por tipo de componente, según la clasificación establecida en el
artículo 3º de la Resolución 12829 de 2017, las entidades territoriales certificadas
deberán trabajar desde ahora, realizando la depuración de los saldos por tipo de
fuente atendiendo los siguientes criterios:

 Todos los recursos correspondientes a rendimientos financieros a 31 de

Diciembre de 2017, deberán transferirse y mantenerse en una única cuenta donde
se manejen los recursos de calidad, hasta su transferencia a la respectiva cuenta
maestra de Calidad (Art. 91, Ley 715 de 2001.), que se haya aperturado para tal
efecto.

 Los recursos no ejecutados en vigencias anteriores por cada fuente, deberán

mantenerse en la cuenta correspondiente a su fuente original, hasta su transferencia
a la cuenta maestra respectiva. Este principio aplica para los recursos recaudados
como reintegros, independiente del concepto de gasto y la vigencia en que se realizó
el giro que los originó. En relación con el proceso de conciliación que se lleva de
saldos de vigencias anteriores no identificados la entidad debe rastrear y definir del
concepto por el cual se presentan valores superiores a los indicados en cierre de
tesorería y cierre fiscal FUT.

b) Las cuentas maestras aperturadas y registradas en el SIIF NACION serán confirmadas

a cada una de las entidades territoriales certificadas por parte del Ministerio de
Educación Nacional antes del 3 de enero de 2018.

c) Confirmado el registro mencionado en el punto anterior, la entidad territorial deberá

verificar una vez más que los saldos a transferir de las cuentas antiguas a las cuentas
maestras, correspondan a la fuente respectiva (prestación del servicio, calidad matrícula
y cancelaciones), pues es su responsabilidad, el uso posterior de dichos recursos
conforme a la ley. El traslado de los saldos deberá realizarse únicamente mediante
transferencia electrónica. El propósito es que esta labor sea realizada por las
Entidades Territoriales Certificadas antes del 15 de enero de 2018, lo que equivale
a decir, que este ejercicio se convierte en punto importante para garantizar un
cierre fiscal y de tesorería exitoso.

d) En el futuro, cuando a través del proceso de sustitución de cuentas maestras

establecido en el artículo 14 de la Resolución 12829 de 2017, el Ministerio de Educación
Nacional acepte el cambio de una cuenta maestra de una entidad bancaria a una cuenta
maestra de otra entidad bancaria, la Entidad Territorial Certificada deberá:

 Abrir la nueva cuenta maestra en los términos de la mencionada resolución.

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  Realizar el traslado del saldo de la cuenta maestra anterior a la cuenta maestra
nueva, teniendo en cuenta la correspondencia que debe existir entre las fuentes de
recurso (ej: trasladar saldos de la cuenta maestra de calidad matricula que se cierra
a la cuenta maestra donde se vayan a administrar recursos de calidad matricula,
etc.). Dicho traslado debe realizarse únicamente mediante transferencia
electrónica.

Cancelación de cuentas

Una vez se realice el traslado de saldos a las cuentas maestras, la Entidad Territorial
Certificada deberá:

a) Realizar la cancelación ante la entidad bancaria correspondiente, la cual emitirá

certificación en la cual se constante dicha situación, antes del 22 de enero de 2018.

b) Remitir o radicar en la Subdirección de Gestión Financiera del Ministerio de Educación

Nacional ubicada en la Calle 43 No. 57 – 14 original o copia de la certificación emitida
por la entidad bancaria. También puede remitirse dicha certificación al correo electrónico
[email protected]

c) El Ministerio de Educación Nacional, una vez recibida la certificación de cancelación de

la cuenta o cuentas maestras por parte de las entidades territoriales certificadas,
procederá a validar si las mismas aún se encuentran activas, y de estarlo, podrá
solicitar la suspensión del giro de los recursos del componente que le corresponde
hasta tanto se surta el proceso de cancelación.

6. Proceso de Conversión a Cuentas Maestras

De acuerdo con el artículo 4º de la Resolución 12829 de 2017, las entidades territoriales

no certificadas y los FSE deberán convertir las cuentas donde actualmente administran los
recursos del SGP- Educación a cuentas maestras. Se entiende por conversión, que las
cuentas de ahorro o corriente que actualmente tienen estas entidades y fondos, surtirán un
proceso de registro ante el Ministerio de Educación Nacional para que, una vez surtido,
puedan tener las características especiales de cuentas maestras. Por tanto, no se debe
hacer cancelación de las cuentas actuales ni apertura de nuevas cuentas.

Municipios no certificados

Los municipios no certificados deberán realizar la conversión a cuenta maestra para

administrar los recursos del componente de calidad-matricula. En este sentido, la entidad
territorial deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento: (a) Realizar la firma del convenio
con la entidad bancaria donde tiene la cuenta, revisando que dicho documento cumpla con
los requisitos mínimos establecidos en el artículo 5 de la Resolución 12829 de 2017. (b)
Solicitar un certificado a la entidad bancaria de dicha cuenta, en los términos del artículo
12, literal 4 de la Resolución 12829 de 2017. (c) Diligenciar el formato de registro de la
cuenta maestra, el cual es provisto por el MEN, señalando la casilla “conversión” y firmarlo
por el alcalde. (d) Adjuntar la siguiente documentación:

8
a) Registro Único Tributario RUT actualizado y completo, de la entidad territorial, titular
de la Cuenta. En este punto es importante indicar que no se aceptará ningún registro
distinto al que represente a la entidad territorial (ejemplo RUT de la Secretaría de
Hacienda, de la Secretaría de Educación o cualquier otro diferente).

b) Copia del documento de identificación del alcalde.

c) Copia del convenio firmado entre la entidad territorial y la entidad bancaria de acuerdo
con lo establecido en el artículo 5 de la resolución.

Toda la documentación mencionada en los puntos anteriores, deberá ser enviada en sobre
sellado a través de oficio por parte del representante legal de la entidad, solicitando el
registro de la cuenta maestra ante la Subdirección de Gestión Financiera del Ministerio de
Educación Nacional en la Unidad de Atención al Ciudadano, Calle 43 No. 57 – 14, Centro
Administrativo Nacional (CAN).

El formato de solicitud de registro de cuenta maestra y el oficio remisorio de solicitud de

registro podrán ser descargados en el siguiente link:

http://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-institucionales/Subdireccion-de-
Gestion-Financiera/Cuentas-Maestras-SGP-Educacion/

NOTA: Si el municipio no certificado administra los recursos de calidad matrícula en una

cuenta corriente o de ahorro en el Banco Agrario debe seguir el siguiente procedimiento:

a) Contactar al gerente de la sucursal del Banco Agrario, para realizar la firma del
convenio, garantizando que dicho documento cuente con los requisitos mínimos
establecidos en el artículo 5º de la Resolución 12829 de 2017.

b) Diligenciar completamente el formato de registro de cuenta maestra provisto por el

MEN. Se hace énfasis en que en dicho documento pueden marcar la casilla “conversión”
o “apertura” y dejarlo firmado por el alcalde.

c) Solicitar al banco agrario la generación del producto cuenta maestra de ahorro activo,
que es el diseñado por dicha entidad para cumplir con el proceso de conversión a cuenta
maestra

d) Una vez sea generado dicho producto, solicitar la certificación bancaria del mismo en
los términos del artículo 12, literal 4 de la Resolución 12829 de 2017. La cuenta donde
actualmente se administran los recursos de calidad matrícula SOLO debe ser
cerrada una vez el MEN haya confirmado al municipio no certificado de manera
oficial que el producto cuenta maestra ha cumplido con los requisitos de registro.
Mediante documento emitido por el Banco Agrario, el municipio no certificado
deberá asegurarle al MEN que la cuenta donde administraba los recursos fue
cancelada.

e) El municipio no certificado deberá adicionar la siguiente documentación:

9
  Registro Único Tributario RUT actualizado y completo, de la entidad territorial,
titular de la Cuenta. En este punto es importante indicar que no se aceptará ningún
registro distinto al que represente a la entidad territorial (ejemplo RUT de la
Secretaría de Hacienda, de la Secretaría de Educación o cualquier otro diferente).

 Copia del documento de identificación del alcalde

 Copia del convenio firmado entre la entidad territorial y la entidad bancaria de

acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la resolución.

 La documentación mencionada en los puntos a) al e) del párrafo anterior, deberá

ser enviada en sobre sellado a través de oficio por parte del representante legal de
la entidad, solicitando el registro de la cuenta maestra ante la Subdirección de
Gestión Financiera del Ministerio de Educación Nacional en la Unidad de Atención
al Ciudadano, Calle 43 No. 57 – 14, Centro Administrativo Nacional (CAN).

El formato de solicitud de registro de cuenta maestra y el oficio remisorio de solicitud de

registro podrán ser descargados en el link indicado a lo largo de la presente guía.

El periodo habilitado para el envío de la documentación por parte de los municipios no

certificados, tal como se describe en la presente guía, es entre el 1 de agosto y el 30 de
noviembre de 2017.

Una vez las cuentas sean registradas en el Ministerio de Educación Nacional como cuentas
maestras, se procederá a avisar a los municipios no certificados de esta situación.

Fondos de Servicios Educativos (FSE)

Los Fondos de Servicios Educativos (FSE) a través de la gestión específica del ordenador
del gasto deberán realizar el proceso de conversión a cuenta maestra para administrar los
recursos del componente de calidad-gratuidad.

De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 4º de la Resolución 12829 de 2017, los recursos
de los FSE que provengan o sean de fuente distinta al SGP-Educación deberán manejarse
en cuentas diferentes a la cuenta maestra de calidad-gratuidad y por ningún motivo los
recursos pueden mezclarse o hacer unidad de caja, por ser éstos de fuentes distintas. Así
mismo, es una práctica no autorizada que estas cuentas cuya fuente es diferente a la del
SGP-Educación sean inscritas como beneficiarias de la cuenta maestra de calidad-
gratuidad.

El procedimiento que deberá ejecutar el ordenador del gasto del FSE es el siguiente:

a) Realizar la firma del convenio con la entidad bancaria donde tiene la cuenta, revisando
que dicho documento cumpla con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 5
de la Resolución 12829 de 2017.

b) Solicitar el certificado a la entidad bancaria de dicha cuenta, en los términos del artículo
12, literal 4 de la Resolución 12829 de 2017.

c) Diligenciar el formato de registro de la cuenta maestra, el cual es provisto por el MEN.

10
d) Adjuntar la siguiente documentación:

 Registro Único Tributario RUT actualizado del FSE, titular de la Cuenta

 Copia del documento de identificación del respectivo ordenador del gasto del FSE.

 Copia del convenio firmado entre el FSE, y la entidad bancaria de acuerdo con lo
establecido en el artículo 5 de la resolución.

El formato de solicitud de registro de cuenta maestra podrá ser descargado en el siguiente

link:

http://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-institucionales/Subdireccion-de-
Gestion-Financiera/Cuentas-Maestras-SGP-Educacion/

Toda la documentación mencionada anteriormente deberá ser remitida a la respectiva

Entidad Territorial Certificada en educación, la cual, en el marco de las competencias
establecidas en los artículos 2.3.1.6.3.15. y 2.3.1.6.3.18 del decreto 1075 de 2015, recibirá,
validará y solicitará las subsanaciones a las que haya lugar, para, finalmente certificarle al
Ministerio de Educación Nacional, que la información remitida por los ordenadores del gasto
de los FSE, es consistente con lo establecido en la Resolución 12829 de 2017 y que es la
que se encuentra consignada en el aplicativo SIFSE. Además, dicho procedimiento deberá
ser incorporado en la reglamentación del proceso de tesorería de los FSE adoptado por la
Entidad Territorial Certificada. El secretario(a) de Educacion de la Entidad territorial
certificada es responsable por la remisión de la información mencionada de forma tal que
se garanticen los datos necesarios y ciertos para el giro de recursos a los FSE.

Posteriormente, la Entidad Territorial Certificada enviará, mediante oficio al Ministerio de

Educación Nacional, un listado en el formato de Excel provisto por la entidad, de las cuentas
maestras. Dicho formato se encuentra en el link mencionado a lo largo de la presente guía
operativa.

Dicho envío debe hacerse a la Oficina de Planeación y Finanzas de la entidad a la

dirección Calle 43 No. 57 – 14, Centro Administrativo Nacional (CAN).

.
NOTA: Si los recursos de gratuidad de los Fondos de Servicios Educativos se administran
en una cuenta corriente o de ahorro en el Banco Agrario, los ordenadores del gasto del
FSE deben seguir el siguiente procedimiento:

a) Contactar al gerente de la sucursal del Banco Agrario donde actualmente administra los
recursos de gratuidad, para realizar la firma del convenio, garantizando que dicho
documento cuente con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 5º de la
Resolución 12829 de 2017.

11
b) Diligenciar completamente el formato de registro de cuenta maestra provisto por el
MEN. Se hace énfasis en que en dicho documento deben marcar la casilla “conversión”
y dejarlo firmado por el ordenador del gasto del FSE.

c) Solicitar al gerente del banco agrario la generación del producto cuenta maestra de
ahorro activo, que es el diseñado por dicha entidad para cumplir con el proceso de
conversión a cuenta maestra.

d) Una vez sea generado dicho producto, solicitar la certificación bancaria del mismo en
los términos del artículo 12, literal 4 de la Resolución 12829 de 2017.
e) El ordenador del gasto del FSE deberá adicionar la siguiente documentación:

 Registro Único Tributario RUT actualizado y completo, del FSE, titular de la Cuenta.

 Copia de su documento de identificación.

 Copia del convenio firmado entre el FSE y la entidad bancaria de acuerdo con lo
establecido en el artículo 5 de la resolución.

Toda la documentación mencionada en los puntos a) al e) del párrafo anterior, deberá ser
remitida a la respectiva Entidad Territorial Certificada en educación, la cual, en el
marco de las competencias establecidas en los artículos 2.3.1.6.3.15. y 2.3.1.6.3.18 del
decreto 1075 de 2015, recibirá, validará y solicitará las subsanaciones a las que haya lugar.

Así mismo, la Entidad Territorial Certificada será la encargada de realizar la inclusión

de la novedad en el SIFSE del nuevo producto cuenta maestra generado por el Banco
Agrario, soportado en la información documental mencionada.

La Entidad Territorial Certificada enviará, mediante oficio dirigido al Ministerio de Educación

Nacional, un listado, en el formato de Excel provisto por el Ministerio, de las cuentas
validadas e incluidas como novedad en el SIFSE. Dicho formato se encuentra publicado en
el link mencionado a lo largo de la presente guía operativa. El envío debe hacerse a la
Oficina de Planeación y Finanzas del MEN a la dirección Calle 43 No. 57 – 14, Centro
Administrativo Nacional (CAN).

La cuenta donde actualmente se administran los recursos de gratuidad SOLO debe

ser cerrada una vez el MEN haya confirmado a la ETC (y esta a su vez al FSE) de
manera oficial que el producto cuenta maestra ha cumplido con los requisitos de
registro. Mediante documento emitido por el Banco Agrario, el ordenador del gasto
del FSE deberá certificarle al MEN que la cuenta donde administraba los recursos fue
cancelada.

El periodo habilitado para el envío de la documentación por parte de los FSE a las
entidades territoriales certificadas en los términos de la presente guía operativa se ajustó
para que sea entre el 1 de agosto y el 30 de Noviembre de 2017.Por su parte las ETC
tendrán plazo hasta el 31 de Diciembre de 2017 para enviar el formato con el listado
certificando todas las cuentas maestras validadas

Finalmente, es muy importante que las entidades territoriales no certificadas y los FSE
vayan preparando la documentación correspondiente con la debida antelación validando

12
que cumpla con lo establecido en la Resolución 12829 de 2017 de manera que se puedan
minimizar las devoluciones y solicitudes de subsanación. Así mismo, se recomienda no
dejar el envío para los últimos días de plazo.

7. Perfeccionamiento de las Cuentas Maestras

Las cuentas maestras deben entenderse como habilitadas para operar plenamente como
tales, una vez cumplidos todos los requisitos establecidos, según lo previsto en el Parágrafo
2, Artículo 3 y Parágrafos 2 y 3 del Artículo 4 de la Resolución 12829 de 2017. En ese
sentido, el Ministerio de Educación Nacional facilitará la información a las Entidades
Territoriales Certificadas, Municipios no certificados, Fondos de Servicios Educativos (a
través de las ETC) y entidades bancarias, del momento en que las cuentas maestras que
se aperturen o se conviertan están perfeccionadas conforme al plazo límite establecido en
la Resolución 12829 de 2017.

8. Inscripción de Beneficiarios

La Ley 1753 de 2015, en su artículo 140 fue clara en establecer que los recursos del SGP
se transferirían a través de operaciones electrónicas “a aquellas cuentas bancarias que
pertenecen a beneficiarios naturales o jurídicos identificados formalmente como receptores
de estos recursos”.

La Resolución 12829 de 2017, desarrolló este mandato en su artículo 10º , estableciendo

el proceso que las entidades territoriales y los FSE deben llevar a cabo para hacer la
inscripción de los terceros beneficiarios, en la plataforma de la entidad bancaria, de manera
que sea factible realizar las trasferencias electrónicas que establece la Ley. Este proceso
se divide en dos:

a) La preinscripción de terceros beneficiarios antes del primer giro de los recursos, el cual
implica una preparación operativa importante por parte de las entidades territoriales y
los FSE. Este primer ejercicio de inscripción será posible llevarlo a cabo
aproximadamente entre Diciembre 15 de 2017 y el 22 de Enero de 2018 para las
entidades territoriales y entre el 15 de Enero y 28 de Febrero de 2018 para los FSE. Lo
anterior, siempre que las etapas previas de envío de documentación y registro
de cuentas ante el Ministerio de Educación Nacional se hayan cumplido.

b) La preinscripción de nuevos terceros beneficiarios cada vez que las entidades

territoriales y FSE tengan la necesidad de hacerlo.

Es importante destacar que la Resolución 12829 de 2017 otorga la posibilidad para que las
entidades territoriales y los FSE puedan apoyarse en mecanismos de cargue masivo
ofrecidos por las entidades bancarias para inscribir los terceros beneficiarios, de manera
que exista una alternativa a la inscripción uno a uno directamente en el portal (Parágrafo 2,
artículo 10º). Por tanto, se recomienda solicitar a la entidad bancaria donde sea aperturada
o convertida una cuenta en maestra, toda la asistencia y soporte necesarios para su exitoso
funcionamiento. Dicho apoyo deberá ser coordinado y acordado, exclusivamente entre la
Entidad Territorial o FSE y la entidad bancaria.

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Para que las entidades territoriales y los FSE soporten la inscripción de los terceros
beneficiarios, deberán solicitar a éstos la siguiente documentación:

a) Copia del documento de identidad (NlT, CC, CE) del beneficiario del pago de la Cuenta
Maestra.

b) Certificación bancaria expedida dentro de los tres meses anteriores al momento de la

presentación, en la que se indique: tipo, número de cuenta, titularidad y su estado, el
cual debe ser activo.

c) Para personas jurídicas, el certificado de existencia y representación legal, junto con la

copia del documento de identidad del representante legal.

Entendiendo que, para las entidades territoriales certificadas que administran los
recursos del componente de prestación de servicios –nómina-, puede ser complejo llevar a
cabo un operativo de recepción de documentación del personal docente, directivo docente
y administrativo, la Resolución 12829 de 2017 da la potestad a dichas entidades para que
decidan si solicitan o no los documentos mencionados en el párrafo anterior única y
exclusivamente para el caso de este tipo de beneficiarios. Sea cual fuere la decisión al
respecto, los terceros beneficiarios de los pagos de éstas cuentas, deberán ser docentes,
directivos docentes y administrativos con vínculo laboral legal y reglamentario vigente en el
momento en que la Entidad Territorial Certificada correspondiente los inscriba en la
plataforma de la entidad bancaria, hecho que podrá ser verificable con la información
sobre el particular, disponible en otras fuentes de información.

9. Sustitución de Cuenta Maestra

El Ministerio de Educación Nacional ha determinado un procedimiento específico para la

solicitud de sustitución o cambio de una cuenta maestra una vez estén habilitadas y
en pleno funcionamiento. En este sentido, el respectivo alcalde, gobernador u ordenador
del gasto del FSE, deberá remitir la solicitud de cambio al MEN exponiendo razones
objetivas, claras y determinables que justifiquen la petición. Por tanto, la solicitud de revisar
el caso solo será evaluada si se configuran las siguientes causales definidas en el artículo
14 de la Resolución 12829:

a) Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados por la entidad bancaria

en la cual se tiene la Cuenta Maestra.

b) Incumplimiento de lo pactado en el convenio con la entidad bancaria.

c) El incumplimiento en el envío, por parte de las entidades bancarias, del reporte de

información establecido en el anexo técnico que hace parte integral de esta resolución,
por más de dos períodos consecutivos.

d) Deficiencia comprobada y atribuible a la entidad bancaria sobre la disponibilidad de la

plataforma virtual.

e) Cierre de la sucursal principal en el municipio del banco con el cual se tenga la cuenta
maestra.

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De llegarse a autorizar la sustitución de la cuenta maestra, la entidad territorial o el FSE,
debe realizar el procedimiento establecido en la Resolución 12829 de 2017 y que explica
con mayor detalle en el literal 4º de la presente guía operativa. Es importante dejar claro
que en ningún caso las medidas cautelares (embargos) serán una causal para solicitar la
autorización para sustituir una cuenta maestra.

10. Operaciones Crédito Autorizadas:

Con respecto a las operaciones de crédito autorizadas que se definieron en el artículo 7º

de la Resolución 12829 de 2017, es importante precisar:

a) En cuanto al reintegro de recursos a que se refiere el numeral 3, debe existir conexidad

directa entre dicho reintegro y una operación débito previa, la cual puede ser anterior a
la entrada en vigencia de dicha resolución. En todo caso, la entidad territorial deberá
obtener el soporte documental y/o de información que respalde y permita identificar
dicha operación.

b) Las transferencias recibidas por la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio Nomina
desde la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio diferente de Nómina (en las
Entidades Territoriales Certificadas - ETC) a que se refiere el numeral 7, en caso de
requerirse, son transferencias internas de tesorería o de ajuste de PAC, necesarias
para cumplir de manera prioritaria con los pagos de nómina y prestaciones sociales.

c) Las giros o transferencias de recursos recibidos de otras cuentas maestras por concepto
de excedentes a que se refiere el numeral 8, atañen a los recursos no ejecutados de
vigencias anteriores, que por ejemplo, de manera excepcional y solo en las ETC, se
deban transferir de la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio Nómina a la Cuenta
Maestra de Prestación del Servicio diferente de Nómina, para atender pagos
correspondientes a deudas validadas por el MEN, Contratación de la Prestación del
Servicio o al FFIE, en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 148 de la Ley 1450 de
2011 y el Artículo 59 de la Ley 1753 de 2015. Así mismo, las correspondientes a
rendimientos financieros recibidas por la Cuenta Maestra de Calidad, en cumplimiento
de lo establecido en el Artículo 91 de la Ley 715 de 2001.

11. Operaciones débito autorizadas:

Con respecto a las operaciones débito autorizadas definidas en el artículo 8º de la

Resolución 12829 de 2017, es importante precisar:

a) Las operaciones débito reglamentadas en el numeral 2, corresponden a las

transferencias de recursos realizadas en virtud de lo dispuesto en el Artículo 2.3.1.6.3.8.
del Decreto 1075 de 2015, sobre presupuesto de ingresos y con sujeción a lo
establecido en el Artículo 2.3.1.6.3.11., sobre utilización de los recursos de los FSE.

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b) Los giros o transferencias de recursos correspondientes a rendimientos financieros o
excedentes que deban ser transferidos entre cuentas maestras a que se refiere el
numeral 4, atañen a rendimientos financieros y recursos no ejecutados de vigencias
anteriores, que se deban transferir de la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio
Nómina a la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio diferente de Nómina, para
atender pagos correspondientes a deudas validadas por el MEN, Contratación de la
Prestación del Servicio o aportes al FFIE: así mismo, los correspondientes a
rendimientos financieros que se deban transferir a la Cuenta Maestra de Calidad, en
cumplimiento de lo establecido en el Artículo 91 de la Ley 715 de 2001.

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