GESTIÓN DE COSTOS Y ADQUISICIONES

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO

GESTIÓN DE COSTOS Y ADQUISICIONES DEL PROYECTO

RODOLFO MADRID WUOTTO

DR. OSCAR ENRIQUE DÍAZ SANTOS

GESTIÓN DE COSTOS Y ADQUISICIONES

18-03-2018

RODOLFO MADRID WUOTTO

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Introducción

El coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o los gastos para la
prestación de algún determinado servicio, está formado por el precio de la materia prima, la mano
de obra directa y la indirecta más el costo de amortización de la maquinaria y edificio.

El buen manejo de los costes es uno de los aspectos más importantes dentro de las empresas,
para tomar buenas decisiones, obtener un producto o servicio de calidad, gastando el menor
dinero posible, ofrecer precios razonables a nuestros clientes, mejorar ante la competencia, y
obtener mayor rentabilidad e ingresos, es indispensable para toda empresa tener un control de
los costes.

Ante todo, debería resultarnos evidente que la falta de planificación deja abiertas mayores
oportunidades de tener sorpresas y resultados inesperados, según lo muestra la situación que
narramos al principio. Por el contrario, una buena planificación nos ayuda a trazar un camino
para hacer las cosas con mayor posibilidad de éxito, pues incluye la anticipación de problemas y
soluciones. Si bien ningún plan es perfecto, cualquier plan es mejor que no tener ningún plan.

La buena gestión de las adquisiciones es un factor clave de éxito en los proyectos, y debe llevar
un proceso de planificación adecuado a la situación particular del proyecto que nos ocupe.

Según los conceptos y las buenas prácticas que promueve el Project Management Institute,
planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto es el proceso de documentar las decisiones
de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

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Gestión de costos
Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto: Se utilizarán todos los componentes del este plan que ya
desarrollados, como por ejemplo las líneas base del Alcance y del Cronograma, cualquier
información que se considere útil para establecer las guías de la Gestión del Costos del Proyecto.

Acta de Constitución: Desarrollada en el grupo de procesos de inicio, provee de información

sobre el marco del Proyecto a tener en cuenta para establecer las guías de la Gestión del costo
del Proyecto, por ejemplo, el resumen de presupuesto a priori destinado por el patrocinador para
realizarlo.

Herramientas

Juicio de Expertos: El juicio de expertos se aplica también para establecer las políticas,
procedimientos, técnicas, métodos y herramientas que se utilizarán en la Gestión de Costos del
Proyecto. Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas con
conocimientos y/o formación especializados y puede obtenerse de numerosas fuentes.

Técnicas Analíticas: Para poder elegir racionalmente entre varias estrategias de financiación: por
autofinanciación, por intercambio y por endeudamiento. También, para poder optar por diversas
maneras de comprar recursos, tales como fabricar, comprar, alquilar, etc. Además, es posible
que los procedimientos corporativos recomienden utilizar técnicas financieras específicas a la
hora de determinar una estimación y tomar la decisión adecuada: periodo de recuperación
retorno de la inversión flujo de caja y valor neto presente.

Reuniones: Del equipo de Proyecto. Sirven para discutir y abordar cualquier asunto relacionado
con establecer las políticas, procedimientos, técnicas, métodos y herramientas que se utilizarán
en la Gestión de Costos del Proyecto.

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Salidas

1. Plan de Gestión de Costos: Es necesario elaborar un Plan de Gestión de Costos. Se deben

detallar los criterios para estructurar, estimar, preparar y aprobar el presupuesto del Proyecto.
También para controlarlos. Los procesos de Gestión de Costos varían por área de aplicación.
Por lo tanto, es conveniente seleccionarlos y documentarlos en el Plan de Gestión de Costos del
Proyecto, que debe establecer:

Unidades de medida. Para cada uno de los recursos se definen las unidades a usar en la
medición de los Costos, por ejemplo, Costes indirectos, tasas horarias, etc.

Nivel de exactitud. El grado de redondeo permitido a las estimaciones de los Costos.

Nivel de precisión. Las estimaciones de Costos se ajustarán a una precisión prescrita

dependiendo del alcance de los paquetes de trabajo y de la magnitud del Proyecto. También
pueden incluir una cantidad para contingencias.

Enlaces con los procedimientos de la organización. El componente de la EDT usado para la

contabilidad del coste del Proyecto suele ser la Cuenta de Control (CA). A cada cuenta de control
se le asigna un código o número de cuenta. Éste está vinculado de forma directa al sistema de
contabilidad de la organización ejecutante. Dado que la cuenta de control incluye la estimación
de los Costos de los paquetes de trabajo, hay que tener en cuenta los métodos idóneos para
presupuestar dichos paquetes.

Umbrales de control. Se suelen dejar definidos umbrales de control para permitir desviaciones
de costo antes de tomar acciones correctivas ó preventivas.

Reglas para la medición del rendimiento. Por ejemplo:

1) Se dejan definidas las fórmulas para calcular pronósticos,

2) Se dejan establecidos criterios y reglas para imputar Costos y

3) Se fijan los niveles de la EDT en los que se realizará el análisis del valor ganado.
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Formatos de informe. Se definen los diferentes tipos de informes de rendimiento de Costes.

Descripciones de los procesos. Se documentan los procedimientos a emplear en cada uno de

los tres procesos de la Gestión de Costos.

Detalles adicionales. Fuentes de financiación recomendadas, normas para aplicar los cambios
de moneda, reglas para la imputación de los Costes incurridos, etc.

En el Plan de Gestión de Costos puede incluir otra información adicional. Además, está incluido
en el Plan de Dirección del Proyecto y es un plan subsidiario de éste.

Gestión de Adquisiciones
Entradas

Gestión de adquisiciones del proyecto

El proceso de planificar la gestión de las adquisiciones es un paso muy importante en la planificación del
proyecto porque implica que el director del mismo, con una visión global de su alcance, riesgos,
cronograma y costos, valora y en consecuencia documenta, la opción de que parte del trabajo requerido
para cumplir los objetivos del proyecto necesita ser contratada fuera de la organización.

Plan para la dirección del proyecto

Usted es oficialmente el director de un proyecto, conoce sus características básicas, cuenta con un
presupuesto aproximado y maneja unas fechas de entrega, pero es consciente de que no conoce todo el
trabajo que el proyecto implica, especialmente ahora, que dicho proyecto parece que acaba de comenzar.
Para acometerlo, será necesario que usted disponga de información, aunque sea básica, sobre el
cronograma, los costos, el alcance, la calidad, los RRHH, las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones
y los interesados. Toda esta información constituirá el plan para la dirección del proyecto.

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Recopilar requisitos

El proceso de recopilar requisitos es determinante para la correcta evolución del proyecto y está
directamente relacionado con la implicación activa de los interesados pues se trata de conocer lo que
ellos esperan del proyecto, del negocio y de los productos o servicios a obtener.

Registro de riesgos

El objetivo de este proceso es producir un registro de riesgos por lo que es sencillo entender que durante
el mismo deberemos identificar los riesgos exhaustivamente y que se trata de una actividad que, aunque
debe comenzar en estadios iniciales del proyecto, tendrá un carácter iterativo puesto que algunos de los
riesgos se irán concretando o incluso algunos riesgos no identificados previamente irán surgiendo a
medida que el proyecto se está ejecutando.

Recursos requeridos para la actividad

Estimar los recursos de las actividades es un proceso complejo y con unas implicaciones de gran
trascendencia en el proyecto. No se trata solamente de asignar los recursos más indicados para cada
actividad sino de poder determinar el tiempo de asignación de cada recurso y los requerimientos de
asignación.

Cronograma del proyecto

Una vez que ya conocemos las actividades del proyecto, sus dependencias, los recursos necesarios para
abordarlas y la calendarización ha llegado el momento de desarrollar el cronograma, de reflejar de forma
visual todo el trabajo que ha de hacerse en el tiempo acordado.

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Estimación de costos de las actividades

En este proceso se analiza cada actividad del cronograma, las estimaciones de duración de las mismas, así
como las estimaciones de recursos, y sus dependencias. A partir de esta información se estimará el costo
de cada actividad, es decir, pondremos precio a las actividades que conforman el proyecto.

Registro de interesados

El proceso de identificar los interesados tiene lugar a partir del momento en que se dispone del acta de
constitución y nos permitirá detectar correctamente a los interesados con el objetivo de satisfacer sus
necesidades y expectativas.

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

Análisis de Hacer o Comprar. Técnica de dirección general para determinar si el equipo del
Proyecto debe producir un producto o servicio determinado, o es mejor que lo compre a un
proveedor externo. En las decisiones de fabricación propia o compra externa, debemos tener en
cuenta las restricciones del presupuesto del Proyecto, y en la decisión de compra, si lo
conveniente es comprar o alquilar. Debemos considerar tanto los costes directos como los
indirectos.

Juicio de Expertos. Se aplica tanto a los detalles técnicos de los productos y/o servicios a adquirir
como a los diferentes aspectos del negocio de gestión de las Adquisiciones, así como para
desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las ofertas o propuestas
de los vendedores. El juicio de expertos legales puede ser necesario para ayudar con los
términos y condiciones de los contratos.

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Investigación del Mercado. Incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los

vendedores específicos.

Reuniones del Equipo de Proyecto

Salidas

Plan de gestión de las adquisiciones

El proceso de efectuar las adquisiciones del proyecto trata de seleccionar a los vendedores más
adecuados para el proyecto comparando sus propuestas en base a criterios de selección de
proveedores con el objetivo final de cerrar un acuerdo que se plasme en un contrato.

Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones

El proceso de efectuar las adquisiciones del proyecto trata de seleccionar a los vendedores más
adecuados para el proyecto comparando sus propuestas en base a criterios de selección de
proveedores con el objetivo final de cerrar un acuerdo que se plasme en un contrato.

Documentos de la adquisición

Identificar los riesgos

Controlar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

Identificar a los interesados

Efectuar las adquisiciones

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Criterios de selección de proveedores

El proceso de efectuar las adquisiciones del proyecto trata de seleccionar a los vendedores
más adecuados para el proyecto comparando sus propuestas en base a criterios de selección
de proveedores con el objetivo final de cerrar un acuerdo que se plasme en un contrato.

Decisiones de hacer o comprar

El proceso de efectuar las adquisiciones del proyecto trata de seleccionar a los vendedores más
adecuados para el proyecto comparando sus propuestas en base a criterios de selección de
proveedores con el objetivo final de cerrar un acuerdo que se plasme en un contrato.

Solicitudes de cambio

El cambio es una constante en todo proyecto; puede decirse que los cambios son inevitables y
que la forma en que los abordemos asegurarán el éxito o fracaso del proyecto. El cambio
introduce, no obstante, un elemento de incertidumbre al que un director de proyectos no es ajeno.
Para resolver esta situación el director del proyecto acudirá al plan para la dirección del proyecto
que le permitirá abordar cualquier modificación al plan original; estando la clave de una buena
gestión, en manejar dichas modificaciones siguiendo un procedimiento acordado por todas las
partes y que quedará recogido en el plan de gestión del cambio.

Actualizaciones a los documentos del proyecto

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Conclusión

Con este trabajo nos damos cuenta de la importancia de hacer una buena gestión de costos, ya
que si no se hiciera como debe ser no podríamos tomar buenas decisiones para el correcto gasto
que represente un producto o para un determinado servicio, obtenemos mayor rentabilidad e
ingresos con un buen control y una buena gestión de las adquisiciones es un factor clave de éxito
para los proyectos, planificarla especifica el enfoque e identifica a los proveedores potenciales

Referencias

Anónimo. (Sin fecha). GESTIÓN DE LOS COSTES DEL PROYECTO.. Sin fecha, de uacm123
Sitio web: https://uacm123.weebly.com/3-gestioacuten-de-los-costes-del-proyecto.html

Anónimo. (06, 01, 2015). Algunas reflexiones en torno a la importancia de planificar la gestión de
las adquisiciones en proyectos.. 06, 01, 2015, de ucigspm Sitio web:
http://www.ucigspm.com/es/algunas-reflexiones-en-torno-a-la-importancia-de-planificar-la-
gestion-de-las-adquisiciones-en-proyectos/

González, B.. (06, 23, 2015). Planificación de la gestión de costos en un proyecto. 06, 23, 2015,
de ficara Sitio web: http://ficprem.com/planificacion-de-la-gestion-de-costos-en-un-proyecto/

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