ADMINISTRACIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO

Hacer una administración de costos eficiente es uno de los procesos fundamentales para que la

empresa alcance el éxito financiero. Para emprendedores de pequeños a grandes negocios, saber
controlar y prever gastos, identificando cuando es posible reducir, es requisito para una buena
administración.

Pero ¿cómo desarrollar este proceso? Conoce algunos consejos y aprende cómo hacer una
administración de costos de calidad.

Qué es administración de costos

Primero, es necesario entender la importancia de la administración. De acuerdo con el libro Project
estimating and cost management, del autor Parviz Rad, la administración de costos es el proceso
utilizado para minimizar los costos del proyecto, sin perjudicar su calidad.

Por eso, proyectar y controlar  a todo instante los costos y gastos generados para la producción y
comercialización de productos o servicios y planear estrategias es esencial. De esta forma, el
administrador tiene cómo saber cuál es la situación financiera real del negocio.

Como hacer la administración de costos

Para dar inicio al proceso, es preciso entender la diferencia entre los conceptos de costos y gastos.

Los costos son los gastos relacionados con el producto: la cantidad de dinero que la empresa invierte
para producir y dejar el producto o servicio listo para la venta. Ya gastos comprenden los desembolsos
que no están directamente vinculados con el producto o servicio, como el alquiler, la publicidad y la
comisión de los vendedores.

Ambos pueden ser divididos en dos categorías:

Fijos: son independientes del volumen de producción y venta. O sea, son los costos y gastos
mensuales esenciales para mantener la empresa en funcionamiento, como alquiler, energía eléctrica,
sueldos, agua y teléfono, por ejemplo.

Variables: son alterados de acuerdo con el volumen de producción y venta. Mientras más la empresa
gasta con productos y servicios, mayores son los costos y gastos variables el mes y vice versa.

Administración de costos eficiente

El proceso de administración de costos es complejo, por eso, es bueno que conozcas  algunos
consejos.

Estima los costos

Hacer un estimado de costos para cada proyecto por medio de informes detallados es esencial.
Intenta analizar el valor de todas las actividades, mano de obra y materiales necesarios para ponerlo
en práctica.

Para eso, es preciso investigar los precios y analizar el costo-beneficio, que nos lleve a descubrir  si
la opción es viable para la empresa. No olvides hacer una planificación para tener control financiero y
no extrapolar los límites.

Haz un presupuesto

Tras estimar los costos para cada necesidad del proyecto, realiza un presupuesto que los incluya en
un mismo informe De esta forma, el emprendedor tendrá el valor exacto necesario para la ejecución y
podrá presentar los números al sector financiero.

Para que el presupuesto tenga las mejores condiciones posibles, la fase estimativa debe ser hecha
con cuidado, analizando todas las posibilidades y precios y seleccionando cuáles recursos son
realmente necesarios y posibles.

Estipula un margen de error

Para la administración de costos, prever los gastos que puedan surgir a lo largo del desarrollo del
proyecto es esencial, además de tener en mente cuáles son los posibles riesgos. Por eso, es
aconsejable determinar un margen de error en el presupuesto y tener una reserva financiera para no
interrumpir la marcha si ocurren accidentes durante el recorrido recorrido.

Analiza el resultado

Después de finalizar  cada proyecto, la administración no debe ser dejada de lado. Analizar los
gastos que se confirmaron (creando un nuevo informe)  es importante para ver si la inversión fue
hecha de acuerdo con las estimativas anteriores. De esta forma, el emprendedor podrá conocer los
problemas que ocurrieron y asegurarse para evitarlos posteriormente.

Pon en práctica estas acciones

Ahora que sabes cómo hacer una administración adecuada, intenta practicar estos consejos,
identificando los errores tras finalizar cada proyecto. De esta forma, podrá mejorar cada vez más la
administración.

¿Te gustaron los consejos? Entonces, compártelos  con otras personas en las redes sociales. Si
tienes alguna pregunta o sugerencia, deja un comentario a continuación.
 GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Según la 5ª Edición del PMBOK®, la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el Proyecto
dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la
obtención de los costos, ya que los diversos interesados medirán los costos del Proyecto de diferentes
maneras y en tiempos diferentes.

Plan de Gestión de costos

El trabajo necesario para llevar a cabo los tres procesos de la Gestión de los Costos, debe estar
precedido de un esfuerzo de planificación por parte del equipo del Proyecto, que forma parte del
proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. De él obtendremos, entre otros, el Plan de
Gestión de Costos, que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar,
estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del Proyecto. Entre otros, puede establecer lo
siguiente:

  Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.

 Unidades de medida utilizadas en las mediciones.
 Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a cada cuenta de control (CA)
se le asigna un código vinculado con el sistema de contabilidad de la organización.
 Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación permitida antes de actuar,  con
respecto a la línea base de costos del Plan para la dirección del Proyecto.
 Reglas para medir el desempeño. Gestión del valor ganado: Earned Value Managemente
(EVM).
 Formato de informes.
 Descripción de los procesos.

Procesos de la Gestión de Costos

 Planificar la Gestión de los Costos: La Gestión de los Costes del Proyecto debe considerar las
necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados medirán los Costes de diferentes
formas y en diferentes momentos. Este proceso establece las políticas, procedimientos y
documentación necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costes.
 Estimar los Costos: Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto.
 Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
 Controlar los Costos: Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Tipos de costos

 Costos variables. Costos dependientes del volumen de producción. Por ejemplo los

materiales a utilizar. Cuantas más plantas tenga el edificio que vamos a construir, más hormigón
necesitaremos.
 Costos fijos. Costos que no varían con el volumen de producción. Por ejemplo los alquileres.
Independientemente del número de plantas que tenga el edificio que vamos a construir, el alquiler que
se paga por las casetas de obra se mantendrá fijo.
 Costos directos. Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el coste del
hormigón es repercutible en entregables (por ejemplo las zapatas) del Proyecto de construcción del
edificio.
 Costos indirectos. Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no se pueden
repercutir directamente en ninguna actividad. Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz,
teléfono, PMO, etc.).
 Costo de oportunidad. Costo de la mejor opción no realizada. Por ejemplo, si tenemos un
presupuesto de 10 euros para elegir entre comprar caramelos o chicles, decidamos lo que decidamos,
tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos finalmente adquirir caramelos, habremos
renunciado a los chicles y viceversa. Se basa en el principio de la rentabilidad esperada, y parte de
que los agentes económicos racionales basan sus decisiones en base al coste o privación de recursos
para conseguir la mayor rentabilidad.
 Costos hundidos o enterrados. Costo en el que ya se ha incurrido, independientemente de
si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante para la toma de decisiones. Que se
debe suprimir en el análisis y la evaluación del Proyecto. Por ejemplo, la realización de un estudio de
viabilidad de un Proyecto. Se debe realizar para evaluar si el Proyecto es viable. Tendrá un coste,
pero éste no influye en el análisis de rentabilidad del Proyecto.

Otros conceptos relacionados

 Capital de trabajo. Recursos que requiere el Proyecto para atender las operaciones de
producción y comercialización de bienes o servicios. Contempla el monto de dinero que se precisa
para dar inicio al Proyecto. En otras palabras es el capital adicional con el que se debe contar para
que comience a funcionar el Proyecto, lo que quiere decir,  financiar el Proyecto antes de percibir
ingresos.
 Depreciación contable. Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un
bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un
desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable.
 Depreciación Lineal. Supone que la depreciación varía linealmente, es decir, que la
depreciación es una función lineal de la edad y su representación gráfica es, por lo tanto, una recta.
Se deprecia la misma cantidad todos los años.
 Depreciación Acelerada. Supone mayores valores de depreciación en los primeros años de
uso del bien.
 Depreciación económica. Variación o pérdida del valor real de sufren los bienes del
inmovilizado.
 Ley de rendimientos decrecientes. El aumento en el uso de recursos, aumenta la
producción de forma creciente.
 GESTIÓN/ADMINISTRACIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
.

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y
controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. El
Gráfico 3-1 brinda una descripción general de los procesos de la gestión de los costos del proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo
de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de
personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del
proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí
como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e
interactúan de formas que no se detallan aquí. En algunos proyectos, especialmente en aquéllos de
alcance más pequeño, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de costos están tan
estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona en un
periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como procesos distintos,
porque las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.

El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de la Gestión de los Costos del Proyecto
está precedido por un esfuerzo de planificación del equipo de dirección del proyecto. Este esfuerzo de
planificación es parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, lo cual produce
un plan de gestión de costos que determina el formato y establece los criterios necesarios para
planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto.

Por ejemplo, el plan de gestión de costos puede establecer lo siguiente:

 • Nivel de exactitud. Las estimaciones del costo de las actividades se ajustarán a un redondeo de
datos según una precisión establecida (p.ej., $100, $1.000), dependiendo del alcance de las
actividades y de la magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias.
 • Unidades de medida. Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales como las horas o
días de trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen para cada uno de los
recursos.
 • Enlaces con los procedimientos de la organización. La estructura de desglose del trabajo (EDT)
establece el marco para el plan de gestión de costos, permitiendo la consistencia con los estimados
de costos, los presupuestos y el control de costos. El componente de la EDT que se utiliza para la
contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control (CA). A cada cuenta de control
se le asigna un código único o un número de cuenta vinculado directamente con el sistema de
contabilidad de la organización ejecutante.
 • Umbrales de control. Para monitorear el desempeño de los costos, pueden definirse umbrales de
variación que establecen una cantidad acordada de variación permitida antes de que sea necesario
realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con
respecto a la línea base del plan.
 • Reglas para la medición del desempeño. Se establecen reglas para la medición del desempeño
gracias a la gestión del valor ganado (EVM). Por ejemplo, el plan de gestión de costos podría:    
    o Definir la EDT y los puntos donde se realizará la medición de las cuentas de control.
    o Establecer las técnicas que se emplearán para medir el valor ganado(p.ej., hitos ponderados,
fórmula fija, porcentaje completado, etc.).  
    o Especificar las fórmulas de cómputo de gestión del valor ganado (EVM)para determinar la
estimación a la conclusión (EAC) proyectada y otras metodologías de seguimiento. Véase The
Practice Standard for Earned Value Management [3] (en inglés) para más información sobre la gestión
del valor ganador EVM).
 • Formatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los
diferentes informes de costos.
 • Descripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres
procesos de Gestión de los Costos del Proyecto.

Toda esta información se incluye en el plan de gestión de costos, que es un componente del plan para
la dirección del proyecto, ya sea como texto dentro del cuerpo del plan o como anexos. Dependiendo
de las necesidades del proyecto, el plan de gestión de costos puede ser formal o informal, muy
detallado o formulado de manera general.
La Gestión de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la
obtención de los costos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes
maneras y en tiempos diferentes. La Gestión de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca
del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los
Costos del Proyecto también debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los
costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del
proyecto.

 En muchas organizaciones, la predicción y análisis del desempeño financiero probable del producto
del proyecto se llevan a cabo fuera del proyecto. En otras, como un proyecto de obras de
infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando tales
proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto puede
recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión, como el retorno de la inversión, el
flujo de caja descontado y el análisis de la recuperación de la inversión. El esfuerzo de planificación de
la gestión del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el
marco de referencia para cada uno de los procesos de gestión de los costos, de modo que el
desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.
3.1 ESTIMAR LOS COSTOS
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimación de costos es una
predicción basada en la información disponible en un momento dado. Incluye la identificación y
consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para
lograr un costo óptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y
riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de
recursos.

 La estimación de costos debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles
adicionales a medida que éstos se hacen disponibles. La exactitud de la estimación del costo de un
proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. 

Las fuentes de información de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras
áreas del conocimiento. Una vez recibida, toda esta información permanecerá disponible como
entradas para los tres procesos de Gestión de los Costos del Proyecto. Los costos se estiman para
todos los recursos que se asignarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los materiales, el
equipo, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como una asignación
por inflación o un costo por contingencia. Una estimación de costos es una evaluación cuantitativa de
los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

GRÁFICO 3-2

3.1.1 Estimar los Costos: Entradas

.1 Línea Base del Alcance
.2 Cronograma del Proyecto
.3 Planificación de los Recursos Humanos
.4 Registro de Riesgos
.5 Factores Ambientales de la Empresa
.6 Activos de los Procesos de la Organización
 3.1.2 Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas
 .1 Juicio de Expertos
 .2 Estimación Análoga
 .3 Estimación Paramétrica
 .4 Estimación Ascendente
 .5 Estimación por Tres Valores
 .6 Análisis de Reserva
 .7 Costo de la Calidad
 .8 Software de estimación de costos para la dirección de proyectos
 .9 Análisis de Propuestas para Licitaciones
 

3.1.3 Estimar los Costos: Salidas

 .1 Estimaciones de Costos de las Actividades
 .2 Base de los Estimados
 .3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

3.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Esta línea
base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestión.
 Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El
desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al presupuesto autorizado.

GRÁFO 3-3

3.2.1 Determinar el Presupuesto: Entradas

 .1 Estimaciones de Costos de las Actividades
 .2 Base de las Estimaciones
 .3 Línea Base del Alcance
  .4 Cronograma del Proyecto
 .5  Calendarios de Recursos
 .6 Contratos
 .7 Activos de los Procesos de la Organización

3.2.2 Determinar el Presupuesto: Herramientas y Técnicas

 .1 Suma de Costos
 .2 Análisis de Reserva
 .3 Juicio de Expertos
 .4 Relaciones Históricas
 .5 Conciliación del Límite del Financiamiento

3.2.3 Determinar el Presupuesto: Salidas

 .1 Línea Base del Desempeño de Costos
 .2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
3.3 CONTROLAR LOS COSTOS
Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto
implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier incremento con
respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios.
El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está realizando y que
corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo del
proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo
del control de costos implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo
real efectuado a cambio de tales gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la
línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios a la línea base.

 El control de costos del proyecto incluye:

 • Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
 • Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna.
 • Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
 •Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por
periodo como total.
 • Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a
la línea base aprobada de costo.
 • Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que se ha incurrido.
 • Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
 • Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados.
 • Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.
El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma
parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

GRÁFO 3-4

3.3.1 Controlar los Costos: Entradas

 .1 Plan para la Dirección del Proyecto
 .2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
 .3 Información sobre el Desempeño del Trabajo
 .4 Activos de los Procesos de la Organización

3.3.2 Controlar los Costos: Herramientas y Técnicas

.1Gestión del Valor Ganado
 .2 Proyecciones
 .3 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
 .4 Revisiones del Desempeño
 .5 Análisis de Variación
 .6 Software de Gestión de Proyectos

 3.3.3 Controlar los Costos: Salidas

 .1 Mediciones del Desempeño del Trabajo
 .2 Proyecciones del Presupuesto
 .3 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la  Organización
 .4 Solicitudes de Cambio
 .5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
 .6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
 EN RESUMEN:
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Los procesos del área de conocimiento Gestión de los Costos del Proyecto (Capítulo 7 del PMBOK)
son:

 Planificar  la Gestión de los Costos

 Estimar los Costos
 Determinar el Presupuesto
 Controlar los Costos

Estos procesos presentan interacciones entre sí y con procesos de otras áreas de Conocimiento.
En algunos proyectos, especialmente en aquellos de alcance más reducido, la estimación de costos y
la preparación del presupuesto en términos de costos están tan estrechamente ligadas que se
consideran un solo proceso, que puede realizar una única persona en un período de tiempo
relativamente corto. Debido a que la capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las
primeras etapas del proyecto, la definición temprana del alcance del proyecto se revela como una
tarea crítica.

La Gestión de los costos del Proyecto debería tener en cuenta los requisitos de los interesados al
gestionar los costos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes maneras
y en momentos diferentes.

La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios
para completar las actividades del proyecto. También debería tener en cuenta el efecto de las
decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de utilizar, mantener y
dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto.

En numerosas organizaciones, la predicción y el análisis del rendimiento financiero esperado del

producto del proyecto se llevan a cabo fuera del ámbito del proyecto. En otros, como por ejemplo en
un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir este
trabajo.

Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del
Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión financiera, como el
retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis del retorno de la inversión.

El esfuerzo de planificación de la gestión de los costos tiene lugar en las etapas iniciales de la
planificación del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de
gestión de los costos, de modo que el desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.