Informatización de la empresa

Índice:

1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 1
2 INFORMATIZACIÓN............................................................................................................. 3
3 APLICACIONES BÁSICAS .................................................................................................. 4
3.1 Sistemas operativos .................................................................................................. 4
3.2 Aplicaciones de escritorio ....................................................................................... 5
3.3 Antivirus y aplicaciones de protección, firewalls, etc. ................................ 5
3.4 Backup ............................................................................................................................ 6
4 BASES DE DATOS.................................................................................................................. 6
5 SEGURIDAD ............................................................................................................................ 7
6 REDES ....................................................................................................................................... 9
7 HERRAMIENTAS AVANZADAS: SOLUCIONES E-BUSINESS ................................ 11
7.1 ERP ................................................................................................................................. 12
7.2 CRM ................................................................................................................................ 18
7.3 SCM ................................................................................................................................. 20
7.4 E-procurement: ......................................................................................................... 21
8 E-COMERCIO ........................................................................................................................ 23
1 INTRODUCCIÓN

No cabe duda de que un elevado número de las empresas españolas, de las cuales
más del 90% son Pymes, tienen en mente la adaptación a los modelos de negocio
basados en las tecnologías de la información y las telecomunicaciones (TIC), tanto en
la vertiente de gestión interna como en la externa en sus relaciones con los nuevos
mercados y competidores.
El problema se encuentra en que no todas disponen de la capacidad suficiente para
adoptar los modelos de negocio que las hagan más abiertas y competitivas. La base
tecnológica de la gran mayoría de las empresas españolas tiene todavía mucho que
evolucionar y es necesario el cambio de mentalidad hacia posiciones más abiertas y
flexibles respecto a las TIC.
Por tanto, es necesario demostrar a las empresas las ventajas de los distintos modelos
disponibles para que comiencen a pensar en cómo cada una de ellas puede
beneficiarse de esta tecnología. La implantación de estas soluciones será paulatina
pero inevitable, conduciendo a la empresa y a la sociedad a la verdadera revolución
tecnológica que abrirá un enorme campo de posibilidades a todos por igual.
Conceptos como innovación, gestión del cambio y mejora continua medirán a partir de
ahora la velocidad con que la empresa detecte y haga suyos los modelos más
adecuados a sus organizaciones para encontrar las oportunidades de negocio y
crecimiento que marcarán las diferencias en los próximos años.
El impacto del uso de las tecnologías de la información en las empresas, puede afectar
y modificar el estilo de dirección, la estructura física y las relaciones laborales de los
trabajadores, el tipo de empleo, su cantidad y cualificación, la forma de venta y
aprovisionamiento, etc.
Las ventajas fundamentales que la informatización y las nuevas tecnologías aportan
son:
• La creación de valor añadido a la compañía en un periodo de tiempo razonable,
gracias a su potencial de crecimiento, la innovación tecnológica a la hora de
ofrecer sus productos y servicios y una clara ventaja competitiva con respecto a
las compañías de su sector.
• Mejoras en los procesos de las organizaciones y empresas.
• Reforzar la imagen de marca en la red e incluso crear nuevas marcas a través de
este canal.
• Perfeccionamiento de la comunicación interna dentro de las empresas con una
mejora de la relación entre los diferentes departamentos, así como la creación de
redes y el desarrollo de la cadena logística.
• Mejoras en la gestión de las relaciones con los clientes.
• Reducción de costes y tiempo en los procesos de las organizaciones.
Para una organización la implementación de las tecnologías de la información se ha
vuelto una necesidad normal, un paso que lleva a una actividad dinámica eficaz, no
importa el sector en el que esté operando dentro del sistema económico. No hay

Página 1 de 23
ningún tipo de organización que no pueda obtener un beneficio acercándose a las
tecnologías de la información y las comunicaciones 'TICs'.
Las tecnologías de la información tienen para las empresas y organizaciones en general
mucha importancia:
• El desarrollo de las TICs está cambiando los funcionamientos internos de las
compañías hacia sistemas electrónicos y digitales. Esto se logra mediante la
instalación de redes informáticas y la implementación de aplicaciones y sistemas
e-business que conseguirán una mejora en la rapidez de las operaciones internas
y estarán protegidas por un sistema de mayor seguridad. Esto permitirá la
aplicación de sistemas electrónicos eficaces y modernos (como aplicaciones
básicas y herramientas avanzadas de gestión de los recursos de la empresa, de la
relación con los clientes, etc.), permitirá un control permanente con la máxima
eficacia de todas las secciones de la compañía y también una evaluación conjunta
de todo el sistema.
• El segundo significado de la informatización es la presencia de la compañía en
Internet. Internet es sin lugar a dudas el escaparate más innovador para las
empresas, de forma que define unos nuevos modos de relación entre empresas y
entre consumidores y empresas. Internet constituye una inmensa base de datos,
que los clientes pueden consultar y utilizar. A esto hay que añadirle el nuevo tipo
de desarrollo comercial denominado ‘e-comercio’ (e-commerce).
• El tercer elemento importante de la informatización de las compañías, es la
manera en la que se pueden presentar las empresas como agentes económicos
modernos e innovadores.

Página 2 de 23
2 INFORMATIZACIÓN

Las ventajas principales obtienen por aplicación de las nuevas tecnologías de la

información y las comunicaciones TIC's en las compañías son:

• Actividad eficiente: Mediante la aplicación de las nuevas TICs en una compañía se

logrará un mejor funcionamiento con muchos mejores resultados, al contrario
que con un tipo clásico de actividad, reduciendo unos factores cruciales como son
los costes.
• Costes: La reducción de los costes generados por la comunicación (correo postal,
fax) obtenida con la aplicación del correo electrónico, ha hecho dicho proceso
mucho más barato y más seguro que las soluciones clásicas. Las nuevas
aplicaciones de gestión logran una disminución de los costes tanto para
organizaciones que ofrecen productos como las que ofrecen servicios.
• Tiempo: Ahorro en el tiempo de transferencia de información y documentación.
Ahorro en el tiempo de diseño del producto, lanzamiento, etc.
• Error humano: la eliminación de gran cantidad de los errores de cálculo (Por
ejemplo, mediante la utilización de un software para el cálculo de costes e
ingresos en su actividad, o un software de gestión de la producción, etc.)
• Mejora de la seguridad y la fuga de información: pueden eliminarse estos factores
al usar una red segura que proporcionaría acceso a los archivos y bases de datos
a personas específicas.
• Control: los sistemas se supervisan por modernas tecnologías. La oferta de
tecnología da grandes posibilidades de supervisar y controlar todos los niveles de
la compañía, así como proporcionar una base de datos compleja de todo el
funcionamiento dentro de una compañía con información de quién hizo eso,
durante cuánto tiempo y con qué costes y ganancias.
• Desarrollo de una imagen moderna de la compañía: la imagen de una compañía
percibida por los demás agentes económicos (clientes, proveedores, inversores,
etc.) es un elemento muy importante para la promoción de la compañía y de sus
productos y servicios. Dicha imagen se puede conseguir por medio de servicios
como por ejemplo, un web site de presentación de su compañía y de sus
productos y servicios.
• Las TIC's ofrecen a las empresas la posibilidad de crear presentaciones de su
compañía y sus productos en cdrom; tarjetas comerciales digitales; publicidad
electrónica, vender directamente online sus productos mediante un web site de
comercio electrónico, etc.

Página 3 de 23
3 APLICACIONES BÁSICAS

3.1 Sistemas operativos

Los sistemas operativos más extendidos son (por orden alfabético):
Apple Macintosh es un sistema operativo multitarea que constituyó la primer
interfase gráfica que obtuvo éxito comercial. Mac fue un éxito inmediato en los campos
de producción gráfica y hasta hoy tiene una parte importante de ese mercado.
Linux es un sistema operativo similar a Unix que está volviéndose cada día más
popular. Es un programa de fuente abierta creado por Linus Torvalds en la Universidad
de Finlandia y puesto en marcha en 1991. Fuente abierta (open source) significa que el
código fuente de las aplicaciones está libremente disponible para todos. Los
programadores pueden trabajar directamente con el código original y pueden agregarle
otras características.
Unix es otro de los sistemas operativos más ampliamente usados en equipos
informáticos que varían desde las personales hasta los grandes supercomputadores. El
sistema operativo Unix fue desarrollado por los laboratorios Bell Labs para manejar
situaciones científicas complicadas. Las redes de las Universidades tienden a usarlo
como proveedor de servicio en Internet. No obstante esto, Unix inicialmente no era
amistoso con el usuario y dicho problema frenó su extensión en el pasado, más tarde
se creó una interfase gráfica para Unix. Sus defensores destacan su estabilidad y
grandes funcionalidades. También existen otros sistemas operativos derivados del Unix
como es el Solaris.
El sistema operativo VMS (Virtual Memory System) es uno de los más robustos en el
mercado, aunque es propietario de la compañía Digital Equipment Corporation.
Actualmente con su versión OpenVMS 5.x existe para los procesadores de las
máquinas VAX (CISC) y con el Alpha-chip (RISC). Es un sistema operativo
multiusuario/multitarea monolítico.
Windows es el sistema operativo de Microsoft. Fue diseñado para tomar ventaja de
todo el poder que ofrecen los procesadores más avanzados de Intel, así como algunos
de los procesadores RISC. Windows ofrece los mismos servicios que Unix, interopera
con redes Unix y dispone de una simple y estandarizada interfaz para el usuario por
medio de ventanas gráficas. Está también orientado a pequeñas computadoras tipo
palmtop y handheld. Existe una gran cantidad de importantes aplicaciones disponibles
para usarse con estos sistemas operativos.
El sistema operativo inicial de IBM fue OS/2, dicho sistema ha tenido una historia
turbulenta en el seno de Microsoft e IBM, creciendo en algún tiempo bajo equipos de
trabajo de ambas compañías y prosiguiendo finalmente con la última. Los objetivos
para este sistema operativo eran: compatibilidad para ejecutar los programas
existentes para DOS en las computadoras 80x86, ofrecer la multitarea, la facilidad de
memoria virtual y servicios de red de área local.
Actualmente, IBM dispone de una amplia gama de sistemas operativos, destaca el
z/OS. Éste es un sistema para servidores usado en las empresas con complejos
sistemas de computación también provistos por IBM. Es poderoso y tiene una buena
interface gráfica.

Página 4 de 23
3.2 Aplicaciones de escritorio
Los principales tipos de herramientas de escritorio son:
• Programas para tratamiento de textos, edición de documentos, para creación
de cartas, informes, etc.: Lotus WordPro, Microsoft Word y WordPerfect.
• Hojas de cálculo: organizan y tratan información numérica, como presupuestos,
estados financieros, registros de ventas etc. Ejemplos: Lotus 1-2-3, MS Excel y
Quattro Pro.
• Una Base de Datos es un conjunto de datos que se desea administrar, tratar,
almacenar, reconfigurar, etc. (Más información)
• Presentaciones: esta clase de programas tiene el propósito de convertir la
información en formato visual, desarrollando una secuencia de diapositivas que
contienen texto y gráficos, por ejemplo para una presentación de ventas o de
proyectos. Incluye un conjunto de herramientas para crear gráficos que son
bastante útiles, ya que los gráficos y dibujos transmiten la información más
clara y rápidamente que las tablas y los números. Los ejemplos de programas
de presentaciones incluyen: Corel Presentations, Lotus Freelance Graphics y MS
PowerPoint.
• Normalmente las aplicaciones anteriores se suministran en conjuntos de
programas denominadas suites. Por ejemplo Corel Wordperfect, Lotus
Smartsuite o Microsoft Office.

3.3 Antivirus y aplicaciones de protección, firewalls, etc.

Estas aplicaciones se utilizan para la detección, eliminación de virus y protección de
sus equipos, red y datos. El problema de la seguridad en forma de virus informáticos y
utilización fraudulenta de sistemas han encontrado en Internet, y en la inmensa
cantidad de información que viaja a través de las líneas, el caldo de cultivo ideal para
extenderse. Hoy más que nunca, tanto usuarios privados como empresas o servidores
de Internet, deben tomar las debidas precauciones para evitar contagios y colapsos de
sistemas vitales en su estructura. En este asunto la mejor cura es una buena
prevención. Existen multitud de aplicaciones, por nombrar algunas tenemos:

• Antivirus (para proteger sus sistemas contra virus, detectarlos y eliminarlos):

BitDefender, F-Prot, McAfee, Norton, Panda o PC-Cillin.
• Firewalls (para impedir accesos no deseados a sus sistemas, tipo hacker, etc. o
evitar usos no deseados de sus redes y equipos): Blackice defender, Conseal
firewall, Freedom, Hacktracer, Lockfirewall, Sygate firewall, Tiny firewall o Zone
alarm.
• Aplicaciones con varias funcionalidades:
− Esafe Desktop Antivirus + Firewall
− McAfee McAfee firewall + McAfee suite (Firewall)
− Neoworks Neowatch (Firewall) + Neotrace
− Norton Firewall Norton Personal Firewall + Norton Internet Security
(Antivirus+Firewall)

Página 5 de 23
3.4 Backup
Utilidades para realizar copias de seguridad de los datos y sistemas y recuperarlos ante
las pérdidas que puedan ocurrir.

4 BASES DE DATOS

Por la importancia que tienen las bases de datos para todo tipo de aplicaciones, desde
sencillas, como pequeñas listas de contactos, hasta complejas implementaciones,
como formar el núcleo fundamental de aplicaciones e-business, se ha considerado
oportuno tratarlo en un apartado diferenciado.
Una Base de Datos es un conjunto de datos que se desea administrar, tratar y
almacenar. Una base de datos está formada por archivos que contienen registros y
éstos a su vez están compuestos por campos.
Las hojas de cálculo y las bases de datos puede ser utilizadas para manejar en gran
medida la misma información, pero cada uno de ellas está optimizada para manejar un
tipo distinto lo más eficientemente posible. Cuanto más grande sea la cantidad de
registros, más importante son las diferencias y más recomendable es la utilización de
bases de datos.
Tipos de Base de Datos
Base de Datos Simple: están formadas por una sola tabla compuesta por registros y un
determinado número de campos. Realmente no son 'bases de datos' pero normalmente
se denominan así. Se utilizan en casos muy sencillos y con pocos registros y campos.
Sus ventajas son la sencillez de uso y la facilidad para ser entendidas. Y sus
desventajas crecen según aumentan el número de campos, registros, etc. ya que
requieren que se introduzca la información repetida en muchos registros todas las
veces.
Base de datos Relacionales: las bases de datos relacionales son más avanzadas y
eficientes. Esta clase de bases de datos utiliza un conjunto de tablas que están
vinculadas entre sí. El uso de una base de datos relacional bien diseñada puede reducir
mucho la cantidad de datos que debe introducir y almacenar cada vez que agrega un
registro y para un número grande de registros, una base de datos relacional puede
buscar más rápido entre los registros. Puede crear formularios e informes que
muestren sólo los datos que interesa consultar.
Ventajas: mejora la gestión de los datos, reduce la duplicación en la introducción de
los datos, las búsquedas son más rápidas, puede crear informes más eficientemente
que las bases de datos simples, etc.
Desventajas: Pueden ser de instalación compleja, usando muchas tablas.
Algunas base de datos más utilizadas son: Approach, dBase, FoxPro, MS Access,
MySQL, Oracle y Paradox.
Destaca entre ellas MySQL, ya que es la base de datos de fuente abierta más utilizada
y reconocida por su velocidad y fiabilidad. MySQL AB es la compañía desarrolladora del
software y ofrece servicios de apoyo para las bases de datos MySQL.

Página 6 de 23
5 SEGURIDAD
La integración de medidas de seguridad en los Sistemas de Información es una de las
tareas no sólo recomendable, sino necesaria para la supervivencia del proyecto
empresarial. Baste imaginar que, por no tener previstas y estudiadas las medidas de
seguridad, toda la inversión puede perderse, por una entrada de visitantes no
deseados a través de una puerta que en nuestro sistema no quedó bien protegida, o la
falta de protección de los datos almacenados o por culpa de una incorrecta ubicación
de una máquina en una sala.
Los proyectos de Seguridad deben aportar de soluciones y medidas para eliminar o
reducir los riesgos identificados y evaluados en función de la estrategia de la empresa.
Los riesgos en los sistemas de información pueden ser vinculados a su falta de
disponibilidad, a su falta de confidencialidad o a su falta de integridad.
Protección de datos y redes seguras
En cuanto a la falta de confidencialidad de la información, la protección de datos
supone la necesidad de realizar una adecuación al Reglamento de la Ley de Protección
de Datos (LOPD). Para ello se debe realizar un plan exhaustivo de análisis sobre el
modelo conceptual y las estructuras de información donde figuren datos sensibles y
susceptibles de ser controlados y protegidos.
Asimismo, se debe respetar la legislación existente con relación a la los servicios que
se prestan en internet por medio de un portal corporativo o página web, en concreto
con La Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de
Comercio Electrónico (LSSI), que regula la prestación de servicios y comercio
electrónico a través de internet (Más información); (Texto de la Ley).
Esta norma impone una serie de obligaciones a todos los prestadores. Los sitios web,
además de cumplir con la normativa existente en materia de Protección de Datos
ahora también deben cumplir unos requisitos mínimos que vienen determinados en
esta ley.
Este proceso debería concluir con la elaboración de un plan director de aplicación de
sistemas de seguridad y protección de datos, así como el propio proceso de
mantenimiento de elementos de seguridad.

Elementos de seguridad
Los elementos de seguridad son de dos tipos: unidades de información y procesos.
Cualquier estructura de flujos de información en la empresa contiene puntos o nodos
donde se crea, acumula y/o gestiona información. Estos nodos están participados por
equipos técnicos y humanos. Sobre unos u otros se aplican unas determinadas
fórmulas de control y seguimiento, tanto en funciones de accesibilidad, herramientas
seguras de tratamiento de información, de transmisión y almacenaje seguro, etc.
Una vez que las unidades de información o nodos han sido controlados en todas sus
vertientes, los procesos deberán ser también sometidos a control de posibles riesgos.
En el mismo proceso de intercambio de información, los soportes, la manipulación, los
tiempos de entrega y otras variables deben ser analizadas y sometidas a simulaciones
lo más exhaustivas y críticas posibles. En el control de procesos se sustentarían los
necesarios planes de Gestión de Riesgos Operacionales, los cuales añaden al control de

Página 7 de 23
procesos tanto el dinamismo de su puesta en marcha a corto y medio plazo como una
completa caja de herramientas y métodos para solventar cualquier eventualidad.

Auditorías de vulnerabilidad
Estas auditorías permiten la revisión dinámica de redes y sistemas de cara a encontrar
vulnerabilidades en ellos y, mediante las herramientas de Internet Security Systems,
proponer y aplicar las necesarias medidas correctoras.
Los resultados de este tipo de auditoría concluirían con un análisis de Vulnerabilidades,
donde se realiza una valoración cualitativa de riesgo asociado y la descripción de las
acciones correctoras y la correspondiente evaluación de sus costes de implantación.
Coste de implantación
La determinación del coste de las medidas de seguridad debe ser observada como una
forma de optimizar la inversión realizada en Sistemas de Información. En este sentido,
recientes estudios del prestigioso Grupo Gartner, explicitan que el valor de la
financiación invertida en Seguridad multiplica su valor entre diez y cien veces su valor
en el momento en el que es implementada y mantenida.
La dimensión, por otra parte, de la inversión a realizar en sistemas de seguridad
deberá ser tomada en cuenta. De poco vale un Sistema de Información altamente
protegido cuando hemos gastado toda nuestra inversión en ello y, tras ello, no nos
queda margen de maniobra para responder a las necesidades de la propia empresa.
Debemos pensar en la escalabilidad conjunta del propio Sistema y su seguridad,
haciendo crecer ambos en proporciones similares.

Página 8 de 23
6 REDES

Las empresas buscan constantemente nuevas formas de aprovechar las tecnologías de

redes y los recursos que ofrece Internet para ahorrar dinero, aumentar la
productividad y crear oportunidades de negocio. La mayoría de las empresas modernas
conocen la importancia de tener un sitio Web capaz de atraer a clientes de cualquier
parte del mundo.
En las comunicaciones internas de la empresa, las redes son la clave para brindar a los
empleados acceso a la información, donde y cuando lo necesiten, para trabajar de un
modo más productivo.
Las redes le permiten reaccionar con mayor rapidez ante las oportunidades de negocio
y reducir el tiempo previo al lanzamiento de nuevos productos. Las Pymes, que en
muchas ocasiones actúan como proveedores de grandes empresas, se ven en cierto
modo obligadas por sus clientes a “conectarse” y a llevar a cabo operaciones
empresariales por medios electrónicos.
Las ventajas de conectar su empresa con el mundo a través de una red son enormes.
Y ahora es el mejor momento para aprovechar las potentes soluciones de redes que
están desarrolladas para la expansión de las organizaciones y empresas.
Hoy en día, dirigir una empresa sin tener acceso a Internet es como intentar mantener
un negocio sin teléfono y sin escaparate: a sus clientes, proveedores y socios
comerciales les será más difícil mantener una buena comunicación con su empresa.
El primer requisito puede ser ponerse en contacto con un proveedor de servicios
Internet (ISP) para que la empresa disponga de correo electrónico. Al mismo tiempo, o
poco después, es posible que desee crear un sitio Web, albergado por su ISP, para
reducir los costes iniciales derivados de la presentación de información acerca de sus
productos y servicios y de la recopilación de datos de sus clientes potenciales.
A medida que se incorporen nuevos empleados, la empresa abra sucursales y adopte
aplicaciones más sofisticadas, resultará muy ventajoso desplegar una intranet. Como
extensión lógica del acceso a la Web, una intranet permite a los empleados acceder
desde navegadores Web a la información y a las aplicaciones desde cualquier punto de
la compañía.
Las intranets son muy rentables, dado que facilitan la expansión sin necesidad de
duplicar los recursos en las sucursales. También puede utilizar una intranet para
fomentar la labor de equipo, incluso en entornos descentralizados, a través de
programas informáticos de trabajo en grupo, boletines electrónicos y otras
herramientas de colaboración orientadas a la red.
Es probable que el aumento de la productividad que permite una intranet anime a dar
un paso más en tecnologías de Internet, consistente en la creación de una extranet.
Una extranet le permite hacer públicas de forma segura algunas partes de la intranet,
para que personas autorizadas externas a la compañía puedan acceder a los datos que
se desee: por ejemplo, se pueden compartir nuevos proyectos con los asociados
estratégicos, publicar el estado de los pedidos en tiempo real, facilitar información de
inventario a los proveedores e información de interés para determinados clientes.

Página 9 de 23
Con una extranet puede ofrece un alto grado de respuesta y mantener una
comunicación dinámica con sus clientes, socios comerciales y proveedores, en una
medida que hasta ahora era impensable para las Pymes con recursos ajustados.

Página 10 de 23
7 HERRAMIENTAS AVANZADAS: SOLUCIONES E-BUSINESS

El e-Business, consiste en basar el modelo de negocio de la empresa en tecnología

internet, con los objetivos de mejorar los procesos internos, las relaciones comerciales
con otras empresas, cadenas de aprovisionamiento, etc. Un sistema de e-business
ofrece múltiples funcionalidades y puede tener diferentes esquemas de
funcionamiento, la empresa debe decidir cuál de ellos es la que mejor se adapta a sus
necesidades.
Dentro del e-Business se encuentran:
ERP (Enterprise Resuorce Planning): Se puede considerar este software como la
tecnología subyacente de gestión interna sobre la cual basar el resto de modelos de
negocio de e-business. Los sistemas ERP administran los procesos internos del negocio
para la optimización de la cadena de valor que sirve a todos los departamentos dentro
de la empresa. El software ERP incluye diversas funcionalidades: facturación,
contabilidad, compras, producción, transporte, informes de gestión y recursos
humanos entre otras.
CRM (Customer Relatinship Management): Dirigido a todos los aspectos relacionados
con la atención y el servicio al cliente, coordina a todos los departamentos
involucrados en esta atención: departamentos de ventas, marketing y relaciones con
los clientes. Las soluciones CRM gestionan conjuntamente el servicio de reclamaciones,
la gestión de incidencias, vendedores y seguimiento de ventas. Al funcionar sobre
sistemas de Datawarehouse permiten obtener perfiles de usuario, preferencias y
hábitos de compra.
SCM (Supply Chain Management): Gestiona los procesos de negocio tanto internos
como externos de la empresa implicando a todos los agentes que directa o
indirectamente están implicados, desde la producción a la distribución. El SCM incluye
el aprovisionamiento de materias primas, proveedores, la atención al cliente, la
logística y en general todo la cadena de valor de la empresa, optimizando los procesos
más que automatizándolos, como es el caso del ERP.
E-procurement: Abastecimiento electrónico de productos y servicios vía internet.
Bajo estas plataformas se gestionan los procesos de compra a proveedores bien sean
compras de productos directos (implicados en el proceso de producción del producto
final): materias primas, o indirectas (no implicadas en el producto final): papelería,
informática, servicios varios. La principal ventaja del uso de estas plataformas radica
en el ahorro de tiempo en la gestión de compras, la comodidad y la reducción de los
precios de adquisición de productos y la posibilidad de acceder a nuevos proveedores.
Existen más modelos de e-business como el BI (Business Intelligence) centrado en el
apoyo a la toma de decisiones y la evaluación de indicadores de negocio. El KM
(Knowledge Management) para la gestión del conocimiento y cuyo objetivo es lograr
que la información dentro de una organización llegue a todo aquel que la necesite,
procesada de forma tal que sea posible llevarla a la práctica. Marketplaces: Mercados
virtuales para la venta, compra e intercambio de información entre múltiples
participantes. Básicamente consiste en un directorio de empresas con información
sobre los productos de cada una donde compradores y vendedores buscan productos o
servicios, solicitan ofertas y procesan pedidos.

Página 11 de 23
Como vemos, este nuevo uso de internet como herramienta de apoyo a la gestión
global de la empresa no se presenta como la nueva panacea de los grandes beneficios.
Lo que muestran estas soluciones son una nueva visión de internet como un terreno de
enormes posibilidades para el desarrollo y fortalecimiento de las empresas.

7.1 ERP

En la actualidad, y como respuesta a múltiples condicionantes, gran parte de las

empresas están planteándose confiar sus sistemas de información a paquetes de
software de gestión, también conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning).
Estas soluciones incorporan también funcionalidades de las áreas logísticas (Ventas,
Producción, Gestión de Materiales, Mantenimiento,...) Gestión de RR.HH. y
últimamente podemos observar como incluyen dentro de su estándar las más
novedosas tecnologías (Internet, Workflow, Gestión Documental,...) y soluciones
específicas de negocio.
Dentro de estos ERP destacan: el producto R/3 de SAP, Baan ERP, JD Edwards, ...
tanto por su tecnología como por su cuota de mercado. Pero la implantación exitosa de
un ERP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y
organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, Reingeniería,
dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis coste/ beneficio,...) que hace que
muchas empresas no valoren adecuadamente el reto que supone la implantación de un
ERP en su entorno empresarial.
Aunque los sistemas de información para la gestión ERPs tienen muchos años de
historia, la implantación exitosa de un ERP no es una tarea sencilla. Existen
necesidades cuya importancia no se suele considerar:
• Concienciar a la Alta Dirección del alcance del proyecto en la organización
empresarial y conseguir su participación desde el principio.
• Determinar en todo momento, si la empresa continúa con la implantación del
ERP o por el contrario se comprueba que no cumple con las expectativas de la
empresa por rendimiento o coste.
• Facilitar la elaboración de los objetivos a acometer por el equipo de trabajo.
Realizar una guía para el seguimiento de los resultados a obtener, y la
evolución de los objetivos en el tiempo.
• Adecuada gestión del proyecto para procurar los recursos necesarios tanto
humanos como tecnológicos y monetarios.
• Definir unos parámetros para evaluar la implantación llevada a cabo en la
empresa, tanto desde el punto de vista de las funciones, procesos, tecnología y
costes.
• Determinar si el entorno tecnológico permite a la empresa afrontar el futuro o
por el contrario puede ser un cuello de botella al crecimiento.

Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una aplicación de
gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo así mejorar los

Página 12 de 23
procesos en distintas áreas (financiera, de operaciones, marketing, logística,
comercial, recursos humanos…). Así, los objetivos principales de los sistemas ERP son:
• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
• Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, hemos de tener en cuenta

que en una implantación interactúan los siguientes seis elementos:

1.- El ERP
A priori, puede parecer la parte más importante del proceso de implantación
aunque, como veremos más adelante, no es así. La correcta gestión del cambio
es más importante que el propio ERP en sí.
En el mercado podemos encontrar centenares de ERPs con características y
precios distintos. Por un lado, podemos encontrar ERPs horizontales (que sirven
para cualquier tipo de organización de cualquier sector) y ERPs verticales
(desarrollados o parametrizados para atender a las necesidades concretas de un
sector).
Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y
que el ERP y su parametrización dependerán de estas necesidades. Por ello, como
un ERP no es una solución “tipo”, las soluciones válidas para otras organizaciones
pueden no ser válidas para la nuestra.
Es habitual encontrar como una empresa empieza la implantación de un ERP
porque otra empresa que conoce de otro sector y otras características está
contenta con el que tienen. Claramente, a esta segunda empresa le puede
funcionar muy bien la implantación de su ERP, pero si ambas organizaciones no
se parecen en nada ¿tiene sentido que su ERP “ideal” sea el mismo?

2.- Las personas y la cultura de la organización.

Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de
un ERP sobre ellas es muy importante. Obviamente, la gestión del cambio es un
elemento clave.
Por ello, el correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos
desde el primer momento de la implantación es clave para conseguir buenos
resultados con el proyecto.
Además, se deben definir exactamente las mejoras que va a obtener cada una de
las personas de la organización con la implantación y definir un plan de
comunicación para “vender” el proyecto a todas las personas de la organización.

Página 13 de 23
3.- La estrategia.
El proceso “ideal” sería que el plan tecnológico - incluyendo el ERP y su hardware
asociado- soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como algunos
fabricantes de ERPs mantienen.
Básicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la
organización, se asocien a ella los recursos tecnológicos necesarios para que sea
posible ejecutarla.

4.- El hardware.
Aunque en principio el hardware no es la parte más compleja de la implantación,
en algunos casos nos encontramos que la mala elección del hardware o diseño
del sistema hace disminuir el rendimiento global de la implantación.
En este sentido es básico definir exactamente los requerimientos del sistema y
así diseñar la solución de manera que no se invierta ni más ni menos de lo
necesario.

5.- Los procesos.

Se ha de considerar que además de las personas, los procesos son los que
definen la eficiencia y eficacia de la organización. Por ello en el proyecto de
implantación de ERP se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia y
eficacia.
El enfoque correcto es redefinir los procesos – con las posibilidades que el ERP
ofrece - como un paso previo a la implantación y que los nuevos procesos sean
soportados por el ERP.
Sin embargo, lo habitual es encontrar implantaciones de ERPs en los que, tras la
implantación, se ejecutan los procesos exactamente igual que antes del ERP. Este
es un gran problema ya que no se consigue ninguna mejora en los costes o
tiempos de los procesos.
Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan,
seguirán siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento
de la implantación y entonces, la implantación del ERP tendrá bajo o nulo impacto
en la eficacia y eficiencia.

6.- El resto de las aplicaciones de gestión existentes en la organización

Cada vez es más usual que las organizaciones tengan distintas aplicaciones para
la gestión. Entre las aplicaciones más habituales están las herramientas propias o
sectoriales (por ejemplo cálculo de presupuestos), las de Gestión de Relaciones
con los clientes (CRM), Business Intelligence, Gestión de la cadena de suministro
(SCM), etc.
En la mayoría de las ocasiones, todas las aplicaciones han de estar conectadas
con el ERP para conseguir una gestión de la información eficiente. Por ello, la

Página 14 de 23
 integración entre las distintas aplicaciones (EAI) es una tarea cada vez más
compleja y que condiciona los resultados finales de la implantación.
En este sentido también es importante valorar las ventajas e inconvenientes que
tiene el que todas las aplicaciones de gestión sean del mismo fabricante. En
cuanto a las ventajas, obviamente la integración es mejor y más sencilla. Sin
embargo, elegir todas las soluciones del mismo fabricante resta libertad en el
proceso de decisión.

Una vez vistos los factores que influyen en la implantación, se puede constatar cuáles
son las cinco principales razones por las cuales las empresas se deciden a implantar
aplicaciones de este tipo:
1 Integrar la información financiera: cuando el CEO intenta comprender la situación
general de la empresa se encuentra con varias versiones de la realidad. El
departamento financiero tiene sus propios datos de ventas, beneficios, ... el
departamento de ventas los suyos y cada una de las unidades de negocio tendrán su
versión de cómo contribuyen a los beneficios del conjunto. Los sistemas ERP ofrecen
una única versión que nadie puede cuestionar porque todo el mundo utiliza el mismo
sistema con la misma base de datos.
2 Integrar la información de los pedidos: el sistema ERP se convierte en el lugar donde
se conserva el pedido desde que el represantante de ventas lo introduce hasta que
sale del almacén, es servido y el departamento correspondiente envía la factura al
cliente. Mediante el sistema la empresa puede controlar mejor la marcha de los
pedidos y coordinar la producción, el almacén y el envío entre varias localizaciones
distintas al mismo tiempo.
3 Estandarizar y acelerar los procesos de producción: en los casos de que múltiples
unidades de negocio en diferentes localidades estén fabricando productos similares
utilizando diferentes métodos y sistemas informáticos. Los ERPs proveen de métodos
estándar para automatizar algunos de las fases del proceso de fabricación.
Estandarizando esos procesos y utilizando un único sistema integrado ahorrará tiempo,
aumentará la productividad y reducirá los costes
4 Reducir el nivel de stocks: los ERPs ayudan a optimizar los procesos de producción y
aumentan el control sobre los pedidos y las órdenes de trabajo, esta mejora en la
gestión de la producción conlleva una reducción en los stocks, tanto de producto
terminado como de semielaborados. Asimismo puede mejorar la distribución de
productos a los clientes, minimizar en el flujo de producto semielaborado, etc.
5 Estandarizar la información de la plantilla: especialmente en compañías con múltiples
unidades de negocio, que pueden no tener un método simple y unificado para el
seguimiento de los trabajadores, los ERPs pueden solucionarlo.

En resumen, el objetivo de este tipo de sistemas es integrar todos los departamentos

y funcionalidades a lo largo de toda la empresa en un único sistema que puede
solucionar las necesidades particularidades de cada departamento de la organización.
Construir un único programa de software que resuelva las necesidades del personal del
departamento de financiación, recursos humanos, etc. Cada uno de los departamentos,
normalmente, dispone de su propio sistema optimizado para su trabajo y sus procesos

Página 15 de 23
particulares. El sistema ERP debe combinarlos a todos en uno único software integrado
que utiliza una única base de datos, de forma que los departamentos compartan la
información y se comuniquen más fácilmente.
Normalmente, un pedido de un cliente, supone un documento en formato papel que
viaja dentro de la empresa de bandeja en bandeja a lo largo de toda la organización,
frecuentemente catalogada y almacenada en los equipos de diferentes departamentos.
Estos procesos provocan retrasos, pérdidas de pedidos y pueden acarrear errores.
Durante este proceso no se puede asegurar en que punto se encuentra el pedido en un
momento determinado, porque por ejemplo, el departamento financiero no puede
saber si un determinado pedido ha sido enviado y cuando.
Los ERPs eliminan los antiguos sistemas de ordenadores aislados en recursos
humanos, producción, etc. y los sustituyen por una aplicación dividida en módulos que
aproximan en términos generales a los sistemas antiguos. Cada departamento obtiene
su aplicación pero con la novedad de utilizar todos la misma base de datos y estar
conectados entre sí. La mayoría de los ERPs son lo suficientemente flexibles para
permitir implantar algunos de los módulos sin tener que adquirir el programa
completo.
La ventaja que ofrecen los sistemas ERP es la mejora de los procesos en el proceso
desde que se obtiene el pedido del cliente y lo procesa. La aplicación no trata el
proceso de venta ni la relación con los clientes, de dicha labor se encargan las
aplicaciones CRM. Los sistemas ERP inician su actividad partiendo del pedido y proveen
a la organización de la automatización necesaria para guiarla y lograr que el cliente
reciba el bien o el servicio que ha solicitado según lo convenido
Cuando un representante de ventas introduce una orden en el sistema, posee toda la
información parar completar el pedido ( el histórico de pedidos del cliente, el tipo de
cliente, las existencias en el almacén, el calendario de envíos del módulo de logística,
etc.)
El personal en los diferentes departamentos dispone de la misma información y puede
actualizarla. Cuando un departamento termina su función la orden es enviada
automáticamente por medio del ERP al próximo departamento. Para averiguar en qué
punto se encuentra la orden, sólo se necesita conectarse al sistema ERP e informarse.
Si todo funciona correctamente, el pedido se tratará con mayor rapidez y los clientes
obtendrán sus pedidos en menos tiempo y con menos errores que antes.
Análogamente los sistemas ERP pueden aplicarse para los demás procesos de la
empresa, como los informes financieros, informes sobre la plantilla, etc.

Una de las principales barreras a la hora de implantar una solución de este tipo, es
el cambio en la forma de llevar a cabo los procesos internos, la forma de hacerlo antes
no sería la óptima pero era relativamente sencilla y era conocida por todos. Cada
departamento realizaba su tarea y si ocurría algún problema con el pedido fuera de él,
el problema era de otro. Pero con el sistema ERP ya no será así, el personal de ventas
ya no limitará a introducir los datos del cliente y del pedido que solicita, sino que el
ERP les exigirá tomar decisiones, le mostrará el crédito del que dispone proveniente
del departamento financiero, el nivel de stocks del almacén, etc. ¿Puede
comprometerse a servir el pedido en una determinada fecha?, anteriormente el

Página 16 de 23
representante no se hacía preguntas de este tipo, contestaba con una fecha
conservadora y denegaba la responsabilidad en caso de retrasos.
Ahora las decisiones que tome repercuten en todos los departamentos de la empresa.
La plantilla de almacén que solía mantener las existencias internamente y actualizar la
información con una frecuencia no periódica ni demasiado elevada. Ahora tienen que
mantener online la información y actualizada, sino los representantes obtendrán una
información irreal y se producirán retrasos o se dará peor servicio a los clientes.
Algunos de los sistemas ERP más extendidos son:

Desarrollador Producto
Adonix CIMPRO, X3
Baan iBaan Enterprise
EMR Innovations ProcessPro
IFS IFS Applications
Invensys Production Solutions Protean
J.D. Edwards J.D. Edwards 5
Microsoft Business Solutions Axapta, Great Plains, Navision, Solomon
Oracle E-Business Suite
ROI Systems MANAGE 2000
Ross Systems iRenaissance.ERP
SAP mySAP ERP

Página 17 de 23
7.2 CRM

En los mercados tan competitivos en los que se mueven las empresas actuales, donde
los precios ya no son un elemento diferencial y en los que la captación de clientes es
una dura tarea comercial, la estrategia más adoptada es la de fidelizar y satisfacer al
máximo las necesidades de los clientes.
La estrategia CRM persigue un único objetivo: la eficiencia en la gestión de la relación
existente entre empresa y cliente. Con el fin de lograr, mediante dicha estrategia,
conocer al cliente, vender más, conseguir fidelizaciones, prevenir los abandonos, etc.
Es decir, está orientada a las necesidades del cliente.
De ese modo, pone a disposición de la empresa una ventaja competitiva a través de la
optimización de las ventas y de los recursos de marketing, desarrollando relaciones
con los clientes de calidad superior y presentando un servicio de alto nivel.
Formalmente, según la definición de CRMGuru.com (la mayor comunidad en internet
sobre CRM): CRM es una estrategia de negocio para seleccionar y gestionar los
clientes, para optimizar la creación de valor a largo plazo. CRM requiere una filosofía y
cultura de negocio centrado en el cliente para lograr un marketing, unas ventas y unos
procesos de servicio eficientes.
En el entorno de relación entre los clientes y la empresa que define un web site, se
pueden distinguir, a diferencia de la economía clásica, tres tipos de clientes:
• El cliente potencial que es el visitante anónimo que navega durante un tiempo
en la parte pública accediendo a diferentes contenidos, servicios y
funcionalidades. De él nada se conoce, con excepción del comportamiento que
manifiesta en su sesión de navegación y de todo lo que a través de ella es
posible inferir respecto a perfiles, preferencias o intenciones de compra.
• El cliente comprador también denominado activo.
• Y un tercer estado intermedio que se sitúa entre lo que es el cliente potencial y
el cliente activo, y que podríamos definir como cliente de valor. El cliente de
valor, esa nueva categoría de cliente, es el conocido como usuario registrado.
Aun sin haber llegado todavía a hacer compra alguna, este tipo de cliente
accede a un conjunto de contenidos, servicios y funcionalidades de mayor valor
añadido que las disponibles en la parte pública del web a cambio, no de dinero,
sino de algo muy concreto y tremendamente valioso: su dirección de correo
electrónico y algún que otro dato, no muchos, de carácter personal.

El análisis en conjunto de las sesiones de navegación de los clientes potenciales en un

web site puede ofrecer información muy valiosa para la compañía en cuanto a
preferencias e intenciones de compra manifestadas por los visitantes anónimos. Aun
sin llegar a poder conectar una sesión de navegación y un conocimiento concreto con
un individuo concreto, la información de tipo más generalista que ofrece este tipo de
análisis puede y debe ser tenida en cuenta y considerada a la hora de definir
contenidos, funcionalidades y servicios del web. A la hora, en definitiva, de diseñar el
marco en el que se desarrollan y tienen lugar las experiencias de usuario de los
clientes en el entorno de Internet.

Página 18 de 23
De este cliente de valor también podemos conocer su sesión de navegación y sacar
conclusiones a partir de ella, con la diferencia respecto al cliente potencial del uso que
podemos hacer de esa información y que va más allá del meramente estadístico que
hacíamos en el caso de que la información fuera suministrada por los clientes
potenciales o visitantes anónimos. Ahora, podemos ligar ese conocimiento de
preferencias e intenciones de compra a una dirección de correo electrónico, pudiendo
con ello, efectuar una acción de marketing directo, absolutamente personalizada y
dirigida de forma unívoca a ese cliente de valor. Esto es, en esencia, un aspecto muy
importante de la gestión de campañas en Internet. En definitiva, vemos que el
concepto de cliente puede redefinirse. El cliente ya no se define por si compra o no
compra, el concepto cliente y sus diferentes estadios, se definen por las acciones que
desarrolla el individuo en el marco de su relación con la empresa, apareciendo de esta
forma la palabra mágica y clave: relación, sobre la cual se fundamenta el CRM, la
Gestión de la Relación con los Clientes, donde uno de los objetivos fundamentales
será, citando de alguna forma a Seth Godin, Vicepresidente de Marketing en Yahoo!, el
transformar clientes potenciales en clientes de valor y clientes de valor en clientes de
activo, o según comenta el propio Godin en su famosa obra Permission Marketing,
convertir extraños en amigos y amigos en clientes
En el mundo de la empresa ocurre exactamente lo mismo. Una de las mejores formas
de conseguir la fidelidad de tu cliente es crear, fomentar, desarrollar y mantener un
espacio de relación continuada, de tal forma que mientras se está relacionando
contigo, no se relaciona con tu competencia.
Ese marco de relación se construye en términos empresariales por el conjunto de
acciones desarrolladas a lo largo de las clásicas fases de pre-venta, venta y post-
venta, las cuales son contempladas por cualquier modelo conceptual y software de
CRM.
Existe un elevado número de sistemas CRM entre los que destacan los desarrollados
por:

Desarrollador
Accrue
Webtrends
E.piphany
FrontRange
Interact Commerce
Onyx
Oracle
Peoplesoft
Pivotal
SAP
SAS
Siebel
SPSS

Página 19 de 23
7.3 SCM

La cadena de suministro, que incluye, en su concepción más amplia, desde el

aprovisionamiento de materias primas hasta el servicio de atención al cliente, es, sin
ninguna duda, uno de los procesos de negocio más intensivo en información, y por
ello, puede beneficiarse muy eficazmente de las capacidades de la Red Internet.
Aunque la gestión de la cadena de suministro no es un proceso necesariamente ligado
a Internet, gracias a esta tecnología la empresa ha descubierto la posibilidad de
ampliar sus sistemas de gestión más allá de sus propios límites, integrando en sus
procesos de negocio a todos aquellos agentes que, directa o indirectamente, están
implicados en su actividad.
Así, mediante extranets controladas por sistemas de autentificación y de autorización,
la empresa puede ahora extender su ámbito de influencia desde la producción de la
materia prima hasta el punto de distribución. Puede también coordinar y optimizar sus
planes de abastecimiento, la gestión del inventario, la elaboración de previsiones, su
gestión de almacenes, la logística, etc., con el colectivo de fabricantes,
suministradores, distribuidores y clientes mediante redes globales compartidas y
equipos de gestión interempresas unidos por sistemas bidireccionales de comunicación.
Otra posibilidad es extender a toda la organización la gestión de compras de materiales
y servicios "e-procurement" mediante la creación de una central de compras soportada
por la intranet corporativa, beneficiándose la empresa de una inmediata simplificación
de procesos administrativos y de significativos ahorros de costes.
Así las soluciones SCM garantizan a las empresas que las adopten un significativo
ahorro de costes ligados a los procesos de suministro, la sincronización y optimización
de procesos, la reducción de plazos y una clara ventaja competitiva derivada del
control efectivo de los aspectos críticos del negocio.

Lista de los sistemas SCM más extendidos:

Desarrollador Aplicación
Adexa eGPS
Blinco Systems 3rdwave Global Sourcing and Distribution
Demand Management Demand Solutions
Finmatica FINeCHAIN
JustEnough JustEnough
LogicTools LogicNet, LogicChain, and Inventory Analyst
Prescient Prescient 5
Provia ViaWare
Roadmap Technologies Roadmap Millennium
Semantic Sciences SemBuy/SemContentService
Skyway Software Skyway Direct Procurement Unification
Software Technology & CoreWMS
Consulting, Inc

Página 20 de 23
7.4 E-procurement:

En la actualidad el comercio electrónico está revolucionando la forma de comprar,

vender y hacer negocios entre las empresas y consumidores. El auge del e-business
presenta a las empresas una oportunidad inigualable para optimizar y controlar todo el
ciclo de aprovisionamiento, ya que replantea los procesos y estrategias a implementar
como un elemento de primer orden en la forma de operar de las empresas.
El e-procurement no es un concepto nuevo, surge de una idea tan antigua como que
los compradores necesitan adquirir el producto a bajo precio y de que los proveedores
necesitan planificación y ventas. Esta solución, también conocida como e-purchasing
ha sido desarrollada exitosamente en la NASA, Oracle, el gobierno de Australia o IBM,
y se ha constituido en un camino seguro para obtener un rápido éxito con el comercio
electrónico, tanto por ofrecer un rápido payback como por sus objetivos precisos y
medibles.
En la actualidad los esfuerzos de las empresas por reducir gastos se han concentrado
más en la reducción de gastos generales y costes laborales (despidos, reingeniería de
procesos, outsourcing, etc...) que en los gastos externos de operaciones. Estos últimos
suponen un porcentaje tan alto sobre los ingresos totales en sectores como productos
de consumo o industria, que la reducción de los costes de compras tiene un impacto
mucho más directo en el margen de beneficios que un aumento de las ventas o
reducción de los costes administrativos.
El e-procurement se define como un sistema que permite automatizar el proceso de
aprovisionamiento de productos y servicios desde la solicitud hasta el pago,
facilitándose la compra descentralizada desde el puesto de trabajo con un workflow de
aprobación y gestión de pedido automatizada.
Los beneficios que conlleva el rediseño y automatización del proceso de
aprovisionamiento de una organización utilizando el comercio electrónico como ventaja
competitiva son muy significativos:
• Reducción de costes - El e-procurement permite la reducción de los costes de
compra, aumentando la coherencia entre políticas y procedimientos de compra
de la organización. Según Forrester Research, los costes de materiales pueden
reducirse entre un 5 y 20% gracias a concentración de proveedores y a
economías de escalas (gracias a mayores descuentos) y los costes
administrativos pueden ser reducidos al 10% por cada pedido de compras. Por
otra parte, los costes de creación, movimiento, administración y procesamiento
de documentos individuales y transacciones que establezcan relaciones entre
empresas se verán reducidos.
• Disminución del tiempo del ciclo de compra. Esta solución ofrece una gran
comodidad al usuario; facilita la búsqueda y comparación de productos en un
catálogo homogéneo, la verificación del precio y disponibilidad, todo ello bajo
una interfaz de usuario sencillo y fácil de utilizar. La automatización del
aprovisionamiento descentralizado al usuario final se descompone en una serie
de pasos guiados por un workflow.
• Eficiencia del proceso Hace posible la descentralización del proceso de compra y
permite la información y un estudio de los gastos con adquisición de bienes y
servicios. Por otra parte los costes operacionales decrecen porque la

Página 21 de 23
 información de los socios comerciales tiende generalmente a estar más
disponible, más puntual y más exacta cuando es procesada electrónicamente.
• Gestión más eficiente del capital circulante Un mejor tratamiento de los
inventarios redundará en un mayor porcentaje de pedidos servidos completos y
a tiempo, mayor agilidad en el proceso de compras, y reducción del nivel de
inventario (entre un 5 a 10%).

El e-procurement tiene aplicación para productos y servicios catalogables y repetitivos,

pero los mayores beneficios se consiguen para materiales de alto volumen de compra,
bajo valor unitario y alto volumen de transacciones. Debido a que los materiales
directos suelen estar gestionados por MRP (Material Requirements Planning) o EDI
(Electronic Data Interchange), esta solución se está aplicando primero para materiales
indirectos, que son todos aquellos inputs de operación que no forman parte del
producto o servicio final de la compañía (material de oficina, mobiliario, partes de
equipos, ordenadores, servicios auxiliares, viajes, servicios de limpieza).
Pero también los proveedores encuentran ventajas en el aprovisionamiento a través de
Internet, ya que tienen acceso y visibilidad a un mayor número de compradores sin
tener que aumentar los gastos en marketing. Por otro lado también aumentan el
volumen de ventas a la vez que se reducen los costes de transferencia de información
de sus productos y servicios. No podemos olvidar que la disponibilidad de información
de ordenes de compra en tiempo real permite una gestión más eficiente de su cadena
de valor
Por otra parte, la automatización del aprovisionamiento a través de Internet ofrece al
departamento una serie de ventajas competitivas frente al aprovisionamiento manual:
• Ahorro de tiempo, rapidez gracias a que a la automatización ( no existe
necesidad de papel y se disminuyen los errores).
• Reduce el tiempo de aprovisionamiento (la utilización efectiva del workflow de
aprobación disminuye el tiempo de proceso de solicitud) lo que permite
aminorar el nivel de stock.
• Racionalización de los proveedores y creación de contratos y relaciones estables
a largo plazo con los proveedores estratégicos. El electronic procurement ofrece
un gran detalle sobre el gasto de compras y permite el desglose consolidado del
gasto por proveedor y por cada categoría. Esta información puede ser utilizada
para negociar nuevos descuentos y seleccionar categorías de productos para
ciertos productos.
• Aumentar el control sobre la cadena de valor y disminuir la burocracia
administrativa gracias a la delegación del aprovisionamiento al usuario final, lo
que posibilita que la organización se focalice en la estrategia para las compras
más críticas del negocio, y se eliminen centros, sistemas y personal de compras
descentralizados. Además, facilita la planificación de compras futuras, el control
de costes y la presupuestación.
A la hora de implementar esta solución, un buen punto que hay que recordar es que la
gestión de e-procurement es mucho más que la simple migración de aplicaciones a un
contexto de web y necesariamente implica un profundo estudio y definición de
estrategias acerca de con qué tipo de proveedores quiere relacionarse la empresa y de
qué forma quiere hacerlo.

Página 22 de 23
8 E-COMERCIO

Actualmente, el comercio electrónico está al alcance de cualquier empresa, es un

medio que permite hacer negocios a una escala que, hasta hace poco tiempo, sólo
estaba al alcance de grandes compañías.
Si una empresa ofrece productos o servicios que pueden venderse por catálogo y
pueden adquirirse online o vía email, en ese caso, una herramienta de e-comercio
puede ser el movimiento correcto para hacer crecer el negocio.
Los componentes comunes a todos los sistemas de e-comercio son los siguientes:
• Un catálogo de productos, en base de datos, dinámico.
• Sistema de entrada de pedidos (conocido como “carrito de la compra”).
• Unos sistemas de pago electrónico, incluyendo una pasarela de seguridad y una
cuenta mercantil para aceptar los pagos.
• Desarrollo de la logística necesaria para el envío de los pedidos.

Opciones del e-comercio: las soluciones de tiendas Online.

Una herramienta de e-comercio, básicamente, consiste en un catálogo que permite
desplegar y describir las ofertas, un "carrito de la compra" que permite ir almacenando
los artículos a adquirir por el comprador, y una aplicación para procesar el pedido con
los productos, precios, información sobre las modalidades de pago, etc. y una pasarela
de pagos para asegurar el proceso de cobro.
En la venta online, tiene mucha importancia cómo se trata el pedido desde el momento
que el cliente acepta la compra:
• Comprobación de la identidad del cliente y de la posibilidad del cobro.
• Envío de un mensaje al comprador (email, ...) con los datos de la operación.
• Posibilidad de consultar online los pedidos existentes.
• Recepción de la aceptación de la operación.

Las tiendas on-line incluyen una aplicación para su configuración y la modificación de

los productos, precios, ofertas, etc. Es el área más crítica para evaluar, porque su uso
es constante y vital para la marcha del negocio, hay varias características a tener en
cuenta: facilidad para agregar productos, poner al día y anular artículos del catálogo,
posibilidad de enviar cada artículo individualmente o agruparlo en lotes, cuántas
imágenes puede desplegar por cada artículo, posibilidad de añadir características por
artículo como modelo, talla, color, etc.
Existen infinidad de herramientas para la implantación de un servicio de e-commerce,
incluso los servidores de acceso a internet tienen sus propios desarrollos, existen
aplicaciones verticales, horizontales, etc. , por lo cual no se incluye ninguna lista de
estos sistemas. En función del sector donde se encuentre la empresa y los proveedores
de servicios de internet, la compañía se encontrará ante un determinado abanico de
opciones entre las que tendrá que elegir.

Página 23 de 23