METODOLOGA PARA SELECCIN DE SISTEMAS ERP

Florencia Chiesa

Centro de Ingeniera del Software e Ingeniera del Conocimiento (CAPIS)

Escuela de Postgrado. Instituto Tecnolgico de Buenos Aires
Av. Madero 399 (C1106ACD), Buenos Aires Argentina.
http://www.itba.edu.ar/capis/webcapis/planma.html

Resumen: Un sistema ERP es una aplicacin informtica que permite gestionar todos los procesos de
negocio de una compaa en forma integrada. El propsito de este trabajo es proveer una gua de
pasos que ayude en la seleccin de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargar del
trabajo de implementacin.

Palabras Clave: Sistema ERP. Procesos de Negocio Metodologas de Seleccin

1. INTRODUCCIN proyecto. Una vez seleccionados comienza la fase de

implementacin en la que se parametrizar el sistema;
MSSE es una Metodologa para la Seleccin de un para esta fase la consultora que lleva el proyecto
Sistema ERP. Intenta ordenar y sistematizar a los propone una metodologa de trabajo, experiencia en
encargados de elegir un sistema ERP en el proceso de implementaciones y capacitacin. Luego le sigue la
seleccin. etapa de uso y mantenimiento del sistema. Finalmente
se retira el producto cuando se considera que debe ser
reemplazado por otra tecnologa o que el enfoque que le
1.1. Qu es un sistema ERP? da a los procesos del negocio ya no son los adecuados.

Un sistema ERP es una aplicacin informtica que

permite gestionar todos los procesos de negocio de una 1.2. Importancia de contar con una
compaa en forma integrada. Sus siglas provienen del metodologa de seleccin
trmino en ingls ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING. Por lo general este tipo de sistemas esta La importancia del impacto del ERP en los procesos
compuesto de mdulos como Recursos Humanos, cotidianos de la organizacin y la inversin que la
Ventas, Contabilidad y Finazas, Compras, Produccin misma debe hacer en trminos econmicos, hacen que
entre otros, brindado informacin cruzada e integrada el proceso de seleccin de la herramienta sea un tema
de todos los procesos del negocio. Este software debe delicado. Se debe tener en cuenta tambin que no es
ser parametrizado y adaptado para responder a las una tarea que se haga frecuentemente y que se espera
necesidades especificas de cada organizacin. Una vez un determinado retorno de la inversin en trminos
implementado un ERP permite a los empleados de una monetarios y de tiempo de uso.
empresa administrar los recursos de todas las reas,
simular distintos escenarios y obtener informacin MSSE se centra en la etapa de seleccin de la
consolidada en tiempo real. herramienta ERP y la consultora que har el trabajo de
implementacin. Esta metodologa intenta organizar el
La implementacin de esta herramienta en una proceso de seleccin de un ERP para que la empresa
empresa conlleva un proceso de transformacin y pueda escoger el sistema que mejor cumpla con sus
redefinicin de sus procesos. Su ciclo de vida consiste requisitos basndose en cuestiones que no sean solo
en varias etapas empezando por la fase en la que se econmicas. MSSE apunta a encontrar el producto
decide implementar un sistema ERP y no otro tipo de adecuado en el mercado evaluando aspectos
sistema. Le sigue el proceso de decidir qu ERP se funcionales, tcnicos, factores de capacitacin,
implementar y qu consultora llevar adelante el servicios de mantenimiento, ayuda a la seleccin de la

Reportes Tcnicos en Ingeniera de Software Vol. 6 N! 1 (2004), pg. 17-37

ISSN: 1668-3137. CAPIS-EPG-ITBA (http:///www.itba.edu.ar/capis/rtis/index.htm).
empresa que har el trabajo de implementacin; y da 2.2. Estructura de MSSE
algunas pautas de la planificacin general del proyecto
y la puesta en marcha del mismo. MSSE se organiza en tres fases las cuales se dividen en
actividades:
MSSE no provee herramientas para definir si un
sistema ERP es la solucin adecuada para la empresa en - Fase 1 Seleccin Del ERP
vez de otro tipo de sistema, ese trabajo debe ser una
etapa de investigacin previa, MSSE parte de la Actividad 1 Documentar Necesidad
premisa que se comprar un ERP y su objetivo es o Anlisis De Necesidad
ayudar a seleccionar uno. o Determinar Equipo De Proyecto

Actividad 2 Primera Seleccin

1.3. Pilares de un ERP o Bsqueda En El Mercado
o Primer Contacto Con Proveedores
El xito de la implementacin de un ERP implica un o Entrevistar Posibles Candidatos Y
cambio cultural y de procesos en la organizacin que se Recopilar Informacin
apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los o Armado De Listado De Criterios A
procesos y las personas, la combinacin y Tener En Cuenta
sincronizacin de los mismos lleva al xito de la o Evaluar Los Candidatos
implementacin. o Documentacin De La Seleccin Y
- El producto se refiere al sistema ERP, Armado Del Plan De Trabajo
consideraciones tcnicas y funcionales.
- Los procesos son las funciones que deben ser Actividad 3 Seleccin Final
soportadas por el sistema ERP,. o Organizar Visitas A Los Proveedores
- La implementacin de un ERP implica una o Demostracin Del Producto
reingeniera de procesos cuyo objetivo es o Decisin Final Negociacin
adaptar a la empresa a los nuevos modelos de
negocio. - Fase 2 Seleccin Del Equipo De Consultara
- Las personas son los recursos humanos, los
conocimientos y habilidades de los Actividad 1 Documentar Bases De La
involucrados en el ciclo de vida del sistema, Bsqueda
usuarios, analistas, consultores y directivos que o Organizar la bsqueda
empujan el proyecto. o Armar listado de criterios para
seleccionar consultora

2. MSSE METODOLOGA PARA LA Actividad 2 Seleccin De Candidatos

SELECCIN DE UN SISTEMA ERP o Entrevistar Posibles Candidatos Y
Recopilar Informacin
2.1. Objetivos y alcances de MSSE o Evaluar Los Candidatos
o Decisin Final Negociacin
El objetivo fundamental de MSSE es proveer una - Fase 3 - Presentacin y Planificacin General
gua de pasos que ayude en la seleccin de un sistema Del Proyecto
ERP y la empresa consultora que se encargar del
trabajo de implementacin. Lo primero que se realiza es la seleccin del sistema
a implementar (fase 1), luego se busca la empresa que
Para la aplicacin de MSSE la empresa debe haber realizar el trabajo (fase 2) y finalmente se hace una
tomado la decisin de implementar un sistema ERP y presentacin conjunta del equipo y se arma un plan
no otro tipo de sistema. As mismo, se considera que la general del proyecto con el objetivo de que todas las
organizacin ya ha realizado un trabajo de revisin de partes involucradas organicen sus recursos (fase 3).
sus procesos y sabe que reas estarn involucradas e
impactadas por el cambio. Si la empresa por decisiones corporativas o de
cualquier ndole se viera obligada a implementar un
MSSE guiar al usuario por el proceso de seleccin sistema ERP especfico, MSSE podra ser usada a partir
y luego el armado del plan general de trabajo del de la fase 2 para seleccionar la consultora. En cuyo caso
proyecto. la metodologa puede utilizarse tambin para verificar

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que el sistema que se debe implementar cumple con las los que trabajen con dedicacin completa al mismo. En
necesidades de la empresa. esta etapa se deben determinar las personas
involucradas en la seleccin y definir sus funciones y
responsabilidades.
3. FASE 1 SELECCIN DEL ERP
Se sugiere que el siguiente equipo de personas se
3.1. Actividad 1 Documentar necesidad encuentren involucradas en la implementacin ya que
tienen un rol importante en el desarrollo de la
Lo primero que se debe hacer es definir y establecer organizacin:
el marco general de referencia para la seleccin de un
ERP. Los aspectos bsicos que se deben considerar son: - Direccin: Responsables de la gestin de
- La definicin de las reas y funciones de la la empresa, cuyo objetivo es tomar la
empresa que se abarcarn con el ERP, esta decisin final en base al trabajo presentado
definicin debe contemplar los planes por el equipo de proyecto.
estratgicos de la empresa y debe tener una - Gerente del proyecto: directivo de alto
visn a largo plazo. nivel o responsable de sistemas. Es la
- Los participantes en el proceso de persona encargada de coordinar el proyecto
seleccin del sistema ERP. y las actividades del proceso de seleccin.
- Equipo de proyecto: personal de sistemas
que trabaja tiempo completo en el
3.1.1. Anlisis de necesidad proyecto. En este proceso de seleccin
realiza las tareas de recopilar informacin,
El objetivo de este primer punto es documentar los prepararla, ayuda en la toma de decisiones,
aspectos fundamentales que debe soportar el producto organizacin de reuniones y armado de
ERP que se selecciona tales como, procesos a ser cuestionarios. Trabajarn en la
cubiertos, reas de la empresa que sern afectadas con implementacin del sistema seleccionado.
la implementacin, procesos de negocio alcanzados y - Grupo de usuarios: formado por distintos
costo mximo que se pagar por la implementacin. El usuarios de alto nivel de las reas
objetivo es asentar una base de requerimientos para la impactadas por el ERP. En el proceso de
bsqueda de proveedores. Este documento no debe ser seleccin sern los encargados de evaluar
tomado como el anlisis de requerimientos sino como los ERP seleccionados segn sus
las bases de lo que el producto ERP que se adquiera conocimientos del negocio.
debe cumplir. - Grupo de calidad: dependiendo del
tamao de la implementacin y la
Para armar este documento y decidir sobre el organizacin, sta contar con personal con
alcance mximo del sistema es conveniente que se conocimientos en metodologas de
renan los directivos de la empresa, junto con el jefe de planificacin y desarrollo de sistemas, en
sistemas. Es importante que aunque no se vaya a tal caso ellos tambin participarn en el
implementar todo en una primera etapa se arme un proyecto.
documento con el alcance total deseado del sistema, - Consultor externo: Si se tiene en cuenta
para que en un futuro se pueda ampliar sin que las empresas no implementan con
inconvenientes. frecuencia sistemas ERP es normal no
encontrar un experto en seleccin de ERP
MSSE apunta a obtener un producto que sea lo mas dentro de las mismas, es por ello que se
apropiado para la empresa, es decir no pagar un precio recomienda incluir consultara externa en el
muy elevado por un sistema que se usar en un diez por equipo de proyecto. Preferentemente el
ciento de su potencial ni por otro lado comprar un consultor debe ser neutral en relacin al
sistema que resulte obsoleto al primer intento de producto a elegir y no tiene porque ser el
ampliacin. que luego har la implementacin del
producto.

3.1.2. Determinar equipo de proyecto La constitucin y el tamao de estos grupos

depender de las caractersticas de la implementacin
Antes de comenzar la bsqueda del ERP se debe (tamao, alcance y complejidad).
nombrar a los responsables del proyecto. Es importante
que el proyecto este respaldado cien por cien por la La documentacin de la actividad 1 debe incluir
direccin para llegar al xito pero no ser la direccin catlogo de procesos involucrados, listado de reas
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impactadas, presupuesto mximo disponible, listado de tcnicos y econmicos del producto y la
personas involucradas en el proceso de seleccin, sus implementacin.
funciones, responsabilidades y la disposicin horaria,
duracin estimada de la actividad 2 y cronograma de Para terminar esta fase se organiza la informacin
tareas. Es conveniente que se organice una reunin para verificando que los datos recopilados son homogneos
presentar las bases del proyecto e informar a las para facilitar la comparacin. Se prepara un reporte por
personas involucradas su rol en mismo. cada ERP donde figura la presentacin institucional de
cada proveedor y un resumen de las caractersticas
funcionales de cada mdulo de cada ERP. Se sugiere
3.2. Actividad 2 Primera Seleccin preparar una carpeta con divisiones por producto para ir
agregando toda la documentacin que se recoger en las
3.2.1. Bsqueda en el mercado etapas siguientes.

El objetivo de esta actividad es la bsqueda en el

mercado de los ERP disponibles, para lo cual se sugiere 3.2.4. Armado de listado de criterios a
consultar en Internet, exposiciones de software, revistas tener en cuenta
profesionales del rubro, consultar con profesionales en
otras empresas y armar un listado de todos los El objetivo de esta etapa es desarrollar un
proveedores de ERP encontrados. listado de puntos de comparacin ponderados
que se adecue a las necesidades de la empresa y
que ser la base de trabajo para las tareas
3.2.2. Primer contacto con proveedores posteriores y para la seleccin final.

En un segundo paso de la actividad se contacta a MSSE intenta ser una metodologa flexible, pensada
cada proveedor y se le solicita la mayor cantidad de para ser usada por distintas empresas, de distintos
informacin posible. No es necesario todava concertar rubros con un objetivo en comn: seleccionar el sistema
entrevistas, el objetivo es recopilar la mayor cantidad ERP que mejor se adecue a la empresa, para su
de informacin de cada uno posterior implementacin.

En base al documento desarrollado en la actividad 1 Para la comparacin y seleccin de un producto es

eliminar aquellos ERP que no cubran las reas de la necesario tener un listado de criterios ponderados y
empresa o los macro procesos que se han listado como puntos de comparacin comunes. Teniendo esto en
necesarios. Es importante reducir la cantidad de cuenta se han identificado diferentes aspectos que
candidatos a 5 aproximadamente ya que se llevar a deben ser evaluados en el proceso de seleccin. En el
cabo un estudio ms profundo de cada uno que incluye: anexo 1 se detalla un listado de criterios ponderados
demostraciones de producto, visitas de los usuarios al para ser usado como modelo, ste debe ser adaptado a
proveedor, entrevistas con personal del proveedor, las necesidades particulares de la empresa, verificando
armado de informes por cada uno; de ser muchos que los aspectos seleccionados se puedan aplicar a la
candidatos se incrementar el esfuerzo. organizacin en cuestin y que la ponderacin sugerida
es adecuada para la empresa.

3.2.3. Entrevistar posibles candidatos y Los criterios del listado son agrupados en seis
recopilar informacin categoras o grupos, ponderadas tambin:

En esta fase se conciertan entrevistas con cada - Los aspectos funcionales del producto:
proveedor seleccionado en el punto 3.2.2 con el bajo esta categora se agrupan todos los
objetivo de recopila toda la informacin posible tanto criterios a evaluar que estn ligados a las
del proveedor como del producto; especificaciones funciones que cumple el sistema y
tcnicas del sistema, descripcin de los mdulos que lo procesos que contempla.
componen, funcionalidad de cada mdulo, catlogos, - Los aspectos tcnicos: son aquellos
artculos o trabajos de experiencias de relacionados con las necesidades de
implementaciones del ERP en otras empresas. hardware y equipamiento tcnico
necesarios para utilizar el producto.
En la entrevista se presenta al proveedor el - Las caractersticas propias del proveedor:
documento preparado en la fase 1, se explica la aquellos criterios de evaluacin que hacen
actividad de la empresa y se solicita una propuesta de a la empresa proveedor como evolucin y
implementacin que incluya detalles funcionales, crecimiento, facturacin anual, ubicacin
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 geogrfica, otros clientes y experiencia. Es el grupo funcional debe llevar la mayor
importante evaluar la solidez del ponderacin. (Utilizar el Anexo 1 como
proveedor ya que si el proveedor deja de gua.)
existir la empresa se queda con un sistema
sin mantenimiento ni posibilidad de Una vez consensuado el listado, se documenta
evolucin. adecuadamente y se distribuye al equipo de proyecto.
- Las caractersticas del servicio: en estos
aspectos se evala puntos especficos del
servicio que brinda el proveedor tanto de 3.2.5. Evaluar los candidatos
implementacin como de soporte.
- Los aspectos econmicos: son aquellos En esta etapa el equipo debe concertar nuevas
relacionados con costos de licencias, de entrevistas con los candidatos y recibir todas las
servicio de mantenimiento y de propuestas solicitadas en el punto 3.2.4. y completar el
implementacin. listado armado en el punto anterior. Se recomienda
- Los aspectos estratgicos de la empresa: visitar las oficinas del proveedor, concertar reuniones
Los aspectos estratgicos de la empresa con personal comercial y tcnico para tener distintas
estn fuertemente ligados a los planes de visiones del producto. Contactarse con empresas que ya
negocio y al plan estratgico de la usen los ERP en evaluacin y escuchar ventajas y
compaa, es por ello que se darn desventajas del producto.
algunos ejemplos de criterios a tener en
cuenta pero deben ser preferentemente Para completar el listado cada criterio ser
desarrollados por la empresa. clasificado con un valor de 1 a 4, siendo 1= Malo, 2 =
Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy Bueno. Luego multiplicar
Para armar el listado de criterios seguir los el valor dado por la ponderacin del criterio. Sumar el
siguientes pasos: valor obtenido de todos los criterios de un mismo grupo
y multiplicar por la ponderacin del grupo y dividir por
1. Tomando como modelo los criterios del anexo 100. As se obtendr la ponderacin del grupo en
1, con los conocimientos adquiridos de los ERP general. Repetir esta operacin para los 6 grupos en
en funcin de la informacin recopilada y el evaluacin y para todos los ERP. (Ver ejemplo en
listado de las necesidades armado en actividad anexo 1.)
1; armar el listado de criterios que mejor
aplique a la empresa. Una vez completo el listado con todo los datos
2. Dividir los criterios en 6 grupos recolectados, comparar la informacin. Encontrarn
dependiendo si son de ndole funcional, para un mismo aspecto distintos criterios de evaluacin
tcnico, econmico, del proveedor, del y mtodos, algunos ERP se cobran por mdulos, otros
servicio o estratgico de la empresa como por licencia de usuario; algunos proveedores dan
se muestra tambin en el anexo 1. servicio de consultara otros no; algunos no permiten
3. Ponderar cada criterio segn su impacto implementar con otra consultora que no sean ellos.
dentro del grupo. La suma de las Algunos puntos son difciles de medir ya que resultan
ponderaciones de cada grupo debe ser igual subjetivos como la confianza que inspira la empresa y
a 100, siendo la suma de todos los criterios el producto; para reflejar todos estos puntos, que
igual a 600. (Ver anexo 1) pueden quedar fuera de evaluacin, es conveniente
4. Ponderar cada uno de los 6 grupos, la suma incorporar en el reporte final debajo del listado de
debe ser igual a 100. Algunos de los criterios un cuadro de ventajas y desventajas de cada
criterios de seleccin deben ser ERP como se muestra en el anexo 1.
considerados como una gua til y no como
criterios excluyentes; por ejemplo si una A los reportes armados para cada proveedor en el
solucin parece adecuada pero implica un punto 3.2.3, se debe agregar el listado 3.2.4 evaluado, el
gran cambio en la estructura de hardware listado de ventajas y desventajas y una copia de la
no se debe descartar directamente. Los propuesta. Luego de esto es conveniente organizar una
criterios de seleccin intentan dar un reunin de trabajo con el equipo de proyecto y jefes de
enfoque global a la decisin y no quedarse las reas impactadas para presentar las opciones,
con un solo aspecto. En caso de dudas en discutir la evaluacin, comparar los valores obtenidos y
esta etapa no es conveniente que seleccionar los candidatos. Al finalizar esta actividad se
prevalezcan los aspectos econmicos y debern seleccionar 2 o 3 productos ERP a lo sumo
tecnolgicos sino los que hacen al puesto que se har una trabajo mas detallado para cada
producto funcionalmente es por esto que
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candidato y de ser mas de 3 el esfuerzo ser muy usted es el cliente y que la imagen que el proveedor de
grande. a los usuarios impactar en la percepcin del producto
software que stos se lleven, como por ejemplo la
confianza; estos puntos deben ser evaluados y se
3.2.6. Documentacin de la seleccin y incluyen en los criterios generales. Se sugiere en el
armado del plan de trabajo anexo 2 un cuestionario modelo a tener en cuenta al
momento de preparar los propios, en el mismo se listan
El objetivo de este item es documentar la seleccin ideas para los mdulos que generalmente abarcan los
de los 2 o 3 candidatos y hacer una presentacin formal sistemas ERP.
a la direccin justificando adecuadamente cada tem. Si
sta es aprobada se debe armar un plan de trabajo para Es importante que los directivos, jefes de reas y
la prxima actividad. analistas funcionales de sistemas tambin vayan a las
demostraciones, y si es posible completen los
En la prxima actividad se har un refinamiento de cuestionarios que se le dieron a los usuarios ya que la
la seleccin realizada en la actividad 3.2.5 en funcin visin del producto desde distintas pticas enriquece la
de aspectos funcionales, es decir se evaluar si las comparacin.
prestaciones que da el sistema son adecuadas. Para ello
se sugiere la participacin de usuarios claves de cada Al terminar esta tarea se tienen los cuestionarios
sector para evaluar las funciones de cada mdulo. El modelos por mdulo, el listado de usuarios que asistirn
equipo de proyecto se reunir con cada jefe de rea a las demostraciones y el cronograma de visitas con los
impactada por el ERP para coordinar la disponibilidad usuarios, proveedores, fechas y horarios.
horaria de cada usuario e informar.

La documentacin final de la actividad 2 debe 3.3.2. Demostracin del producto

incluir el reporte para cada proveedor con la
informacin institucional, el listado de criterios En este punto los proveedores mostrarn el producto
evaluado, el cuadro de ventajas y desventajas para cada a los usuarios seleccionados y ellos completarn en
ERP, el listado de los ERP seleccionados, evaluacin cada visita los cuestionarios armados en el punto
realizada y razones de la seleccin, el listado de anterior. Los usuarios califican cada criterio indicando
usuarios que participarn en la prxima etapa y su en la columna de ponderacin (P) un valor del 0 a 5
disponibilidad horaria y duracin estimada de la segn se explica en la cabecera del anexo 2.
actividad 3.
Al finalizar las visitas se recopilan los cuestionarios,
se suman los puntajes de cada proveedor otorgado por
3.3. Actividad 3 Seleccin final cada encuestado y se arma un promedio de puntos
obtenidos por cada producto. Se agrega al reporte
3.3.1. Organizar visitas a los proveedores armado para cada ERP en la actividad 2 los
cuestionarios y puntaje total obtenido por ERP. Revisar
En este punto se organizar la logstica de las visitas el informe con los usuarios y jefes de reas para
a los proveedores de los grupos de usuarios para verificar que representa lo que ellos presenciaron.
presenciar distintas demostraciones segn las reas
involucradas. El propsito de estas visitas es obtener un Al terminar este punto se tiene un reporte con la
conocimiento ms profundo del producto, sus funciones evaluacin completa por candidato que incluye la
y la visin de la persona que realiza las tareas sobre el informacin institucional, la propuesta, el listado de
sistema diariamente para evaluar las posibilidades de criterios ponderados, las encuestas evaluadas producto
adaptacin del sistema a la empresa. de las demostraciones, el cuadro de ventajas y
desventajas y todo comentario e informacin adicional
Teniendo el listado de usuarios y la disponibilidad que se tenga del proveedor y del producto que se haya
horaria de cada uno se coordina con el proveedor las recopilado en estas dos actividades.
demostraciones. Para las demostraciones es conveniente
preparar cuestionarios para los usuarios, para facilitar la
compaginacin de la informacin y la evaluacin 3.3.3. Decisin final - negociacin
posterior de la misma. Es conveniente que los
cuestionarios tengan dos secciones, una que estar El equipo de proyecto se rene con la direccin de
enfocada a la actividad particular de cada usuario la empresa para definir, basndose en la documentacin
(asociada en el ERP a un mdulo) y otra donde se preparada en los puntos anteriores, el producto ERP a
evalan aspectos generales del producto. Recuerde que comprar.
22
 Una vez seleccionado se notifica al proveedor y se 4.1.2. Armado de un listado de criterios
coordina una reunin para la negociacin del contrato. para seleccionar la consultora
Para esta reunin el proveedor debe preparar dos
estimaciones importantes: el costo y duracin de la Al igual que para seleccionar el ERP, para la
implementacin. Estos datos sern tenidos en cuenta comparacin y seleccin de la consultora es necesario
para la prxima fase que es la seleccin del equipo de tener un listado de criterios ponderados y puntos de
consultara. comparacin comunes. Teniendo esto en cuenta se han
identificado diferentes aspectos que deben ser
Finalmente se da la aprobacin final y se firma el evaluados en el proceso de seleccin. En el anexo 3 se
contrato. detalla un listado de criterios ponderados para ser usado
como modelo, ste debe ser adaptado a las necesidades
particulares de la implementacin.
4. FASE 2 SELECCIN DEL EQUIPO DE
CONSULTORIA El objetivo de esta etapa es desarrollar un listado de
puntos de comparacin ponderados adecuado para la
4.1. Actividad 1 Documentar bases de la empresa y el proyecto.
bsqueda

4.1.1. Organizar la bsqueda 4.2. Actividad 2 Seleccin de candidatos

Una vez seleccionado el producto que se va a 4.2.1. Entrevistar posibles candidatos y

implementar el paso siguiente es seleccionar quin lo va recopilar informacin
a implementar. La consultara externa para este punto
es fundamental puesto que la empresa raramente posee Como primer paso se contacta a las consultoras
expertos en el producto y los mdulos que se listadas en el punto 4.1.1, se les presenta la
implementarn. documentacin preparada en el punto 4.1.1 y se les
solicita una propuesta para la implementacin del ERP
Los sistemas ERP en algunos casos pueden ser y los mdulos seleccionados. Para que el esfuerzo del
implementados solo por los proveedores del sistema; en proceso de evaluacin no sea muy grande, el nmero
otros tienen consultoras asociadas que realizan el ideal de candidatos para esta actividad es entre 5 y 7.
trabajo y finalmente existen productos que pueden ser
implementados por cualquier consultora capacitada sin La propuesta que presente la consultora debe
necesidad de estar acreditada ante el proveedor. incluir:

En el caso de haber adquirido un ERP que solo -Tiempo estimado de implementacin.

puede ser implementado por su proveedor esta fase no -Fecha estimada de arranque del proyecto y
ser necesaria. En el caso que el producto solo pueda de puesta en productivo.
ser implementado por consultoras acreditadas se debe -Costos del proyecto, discriminado el costo
pedir al proveedor del sistema ERP un listado con las de la implementacin del costo de soporte
consultoras autorizadas. Si el producto puede ser post implementacin.
implementado por cualquier consultora se recomienda -Listado de consultores del equipo de trabajo
pedir un listado al proveedor y buscar en el mercado con los CV de cada uno (para pedir
local otros candidatos. La bsqueda puede hacerse por referencias) y su funcin en el equipo.
Internet, revistas especializadas, contactos con otras -Plan de contingencia en caso de no cumplir
empresas que ya posean el producto. con el tiempo o los costos estimados.
-Alcance del trabajo: implementacin,
Se preparar una presentacin con la documentacin mantenimiento, capacitacin a usuarios y
de la fase 1. En esta documentacin se debe incluir, el analistas.
producto seleccionado, las reas y procesos que sern -Metodologa a utilizar.
impactados, los mdulos que se implementarn del -Referencias de otros proyectos en los que
ERP, descripcin de la actividad de la empresa, puntos han trabajado.
relevantes de la empresa como cantidad de sucursales, -Listado con las obligaciones y recursos que
cantidad de usuarios que tendr el sistema; el listado del tendr que proveer la empresa; por ejemplo
equipo de trabajo y el listado con las consultoras equipo de analistas funcionales y usuarios,
candidatas a implementar el producto. equipamiento (computadores, telfonos,
puestos de trabajo, etc.)
23
 -Experiencia comprobable en la estim a nivel costos y tiempo de la implementacin y
implementacin de los mdulos que se usarla como base para la negociacin.
implementaran en la empresa.
Al finalizar esta etapa el jefe de proyecto deber
Al obtener las propuestas de las distintas consultoras agregar al reporte armado en el punto anterior para cada
el equipo de proyecto completa el listado de criterios consultora todos los datos, opiniones, ventajas,
armado en el punto 4.1.2. Se prepara un reporte por desventajas y correcciones que hayan surgido de las
consultora en donde conste el listado con la reuniones con cada proveedor.
ponderacin y valores obtenidos, las propuestas y otra
informacin relevante. Como cartula de los reportes de
cada consultora se sugiere completar y agregar un 4.2.3. Decisin final - negociacin
cuadro resumen con la informacin por consultora
como el que se muestra en el anexo 4. Es conveniente que el jefe de proyecto se rena con
la direccin de la empresa para definir, basndose en
Con la documentacin preparada, se organiza una los reportes preparados en el punto anterior, la
reunin con el equipo de proyecto para presentar las consultora que realizar la implementacin. Se revisar
opciones, evaluar las propuestas y seleccionar los toda la documentacin preparada, es por ello que los
posibles candidatos. Al finalizar esta etapa se debern reportes deben ser lo ms completos posibles.
seleccionar 2 o 3 consultoras para la prxima tarea de
evaluacin, el nmero sugerido es para minimizar el Una vez seleccionada la consultora se le notifica y
esfuerzo que requieren las reuniones y trabajo de se coordina una reunin para la negociacin del
investigacin. contrato. Para esta reunin la consultora debe preparar
una propuesta definitiva en base a la anterior
contemplando alguna observacin que haya surgido en
4.2.2. Evaluar los candidatos las reuniones y las negociaciones.

En esta etapa se coordinarn reuniones con los Finalmente se da la aprobacin final y se firma el
gerentes de las 2 o 3 consultoras seleccionadas y con contrato.
los consultores propuestos, la idea es que expliquen la
propuesta y su metodologa de trabajo. Se aprovechar
la oportunidad para verificar que la actividad de la 5. FASE 3 - PRESENTACIN Y
empresa se ha comprendido, validar el alcance de la PLANIFICACIN GENERAL DEL
actividad de la consultora y del proyecto. As mismo PROYECTO
ser el primer contacto de la empresa con los
consultores que participarn en el proyecto, se sugiere Esta fase apunta a presentar a las partes
aprovechar la entrevista para repasar los currculums de involucradas y armar un cronograma de
los consultores y conversar personalmente sobre sus implementacin no muy detallado pero que fije una
experiencias previas. fecha para empezar a trabajar y los macro procesos.

Las reuniones se harn preferentemente en las Estos macro procesos que se deben tener en cuenta
oficinas de la consultora y asistirn el jefe de proyecto y y para los que se necesita coordinar recursos de los
algn directivo de ser necesario. distintos proveedores, son los siguientes:

En una segunda reunin entre directivos y gerentes - La instalacin del producto y armado de
de ambas partes sin los consultores se discuten temas los ambientes de trabajo. En esta tarea
econmicos, discrepancias que pueda haber en los trabajarn el proveedor de ERP, personal
tiempos de implementacin, reemplazo de algn tcnico, personal de base de la empresa y / o
consultor por otro si no hubiera gustado el perfil y otras consultora. Estimar las fechas y duracin de
diferencias que pudiera haber. Es importante la este trabajo, tener en cuenta la necesidad de
dedicacin, el esmero y atencin que muestre el nuevos equipos y disponibilidad de los
proveedor ante sus demandas ya que revela la manera proveedores de hardware.
en que responder cuando haya un problema o urgencia - Una vez instalado el producto y creados
con el sistema. los ambientes de trabajo comienzan a trabajar
los especialistas en seguridad que relevarn
Es muy importante siempre comparar la propuesta usuarios, consultores y analistas que trabajarn
de la consultora contra lo que el proveedor del ERP en el proyecto y crearn los perfiles y usuarios
en el sistema.
24
 - Al mismo tiempo la consultora puede este trabajo tan complejo que es el seleccionar que
empezar a trabajar en el relevamiento y herramienta ERP se usar.
documentacin de procesos con los usuarios.
MSSE apunta a cubrir todo el ciclo de seleccin y
Esta fase de presentacin y planificacin puede ser de ser los ms flexible posible, adecundose a
muy corta como muy prolongada dependiendo de implementaciones grandes y chicas. Sin embargo queda
alguna demora que pudiera surgir en las negociaciones mucho trabajo por hacer en esta rea. Se pueden
con los proveedores de hardware y la coordinacin que incorporar estudios para determinar porqu
todos los proveedores tengan los recursos disponibles implementar un ERP y no un sistema hecho a medida.
en el momento en que se los necesita. Se puede estudiar ms en profundo las actividades de la
fase 3 para desarrollar un plan de accin mas completo
La documentacin de esta ltima fase debe incluir una vez seleccionada la herramienta y la consultora.
un cronograma consensuado de tareas a grandes rasgos
y fechas de comienzo de trabajo de todas las partes Espero MSSE sea de ayuda en esta etapa tan crtica
involucradas. en el ciclo de vida de un ERP.

6. CONCLUSIN 7. BIBLIOGRAFA

La compra de un sistema ERP representa para la Metodologa de planificacin y desarrollo de sistemas

empresa una gran inversin no solo econmica sino de informacin MTRICA Versin 2. MAP,
tambin de otros recursos, como es el tiempo y esfuerzo 1990.
de sus empleados, y la migracin de informacin de un
sistema a otro con los riesgos que este proceso implica. An ERP Life-cycle-based research agenda. Jos M.
Se espera que un sistema ERP una vez implementado Esteves, Joan A. Pastor, 1999.
dure unos cuantos aos y acompae a la empresa en sus
proyectos, planes y objetivos de negocio. Es por esto On formalisation of ERP System procurement. Xavier
que la seleccin de qu sistema ERP se implementar y Franch, Joan Pastor, 1999.
qu consultora har el trabajo de implementacin son
muy delicados. Towars the methodological acquisition of ERP
solutions for SMEs. Francesc Sistach, 1999.
Es importante poder seleccionar el sistema que
mejor se adecue a las necesidades de la empresa en Software Acquisition: Experiences with models and
varios aspectos, no slo los econmicos sino methods. Gerhard Getto, DaimlerChrysler
funcionales, estratgico, tcnicos e inherentes al research and technology Ulm, Germany, 2002.
proveedor y su servicio. Es importante tambin
encontrar el equilibrio en el producto seleccionado para Documentacin y manuales de usuario de SAP.
que el ERP no quede obsoleto al poco tiempo de
implementacin pero tampoco que sea tan complejo SAP Lder mundial en soluciones empresariales,
para la organizacin que ni sea aprovechado en un 10 Perfil Corporativo. SAP Argentina, 2000.
por ciento de su funcionalidad.
J. D. Edwards One World: componentization for
Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es business advantage. Hurwitz Group, 1998.
un proceso crtico, no obstante la seleccin de sistemas
ERP no es un rea de mucho estudio, ms bien se le ha Estimating strategic and tangible return on investment.
dedicado ms tiempo de estudio a las metodologas de Benchmarking partners, SAP, 1996.
implementacin. Son pocas las metodologas que guen
a los directivos y miembros del equipo de proyecto en

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