Proceso As Is/To Be la comparacin de los procesos y preparacin

para su automatizacin

Etapa AS-IS

Este es uno de los aspectos que siempre est en discusin, ya que existen

opiniones a favor y en contra respecto a si es necesario generar los modelos

As-is, es indispensable generar estos modelos debido a que:

Ayuda a generar un alineamiento y entendimiento entre las

distintas reas y locaciones de la empresa en cuanto a cmo

efectivamente se ejecuta el proceso de negocios. A menudo en las

organizaciones grandes muchos ejecutivos y usuarios claves no tienen

la visin completa de cada uno de los pasos y detalles de la operacin

del proceso de negocios. La documentacin del As-Is ayuda a generar

claridad respecto a cmo se ejecutan las cosas y cules son los

desalineamientos.

Ayuda a introducir los conceptos de BPM a los ejecutivos y a los

usuarios claves, en particular en el uso de los diagramas de procesos de

negocios (VAC, EPC, etc.)

Permite establecer los puntos crticos y de mejoramiento del

proceso.

Afiata el equipo de trabajo del proyecto: Consultores, Usuarios

Claves y Ejecutivos Claves.

 Para el levantamiento del proceso As-Is es importante considerar:

Que a fin de generar la documentacin del As-Is en un tiempo

razonable es necesario tener un mtodo preestablecido de trabajo y un

estndar para modelar.

Se necesita de herramienta de software para modelar, ojal una

que maneje objetos como ARIS.

Es indispensable, una vez generado el modelo As-Is, los gerentes

involucrados en el proceso validen formalmente el modelo. Esta accin

tiene ms de una complicacin debido a que a menudo el modelo

levantado no corresponde a la imagen que tienen del mismo los

ejecutivos.

Por ltimo, si su empresa necesita cumplir con alguna regulacin

(SoX, Basilea II) o alguna certificacin el disponer de la documentacin

de los procesos de negocios actualizados es una obligacin.

La responsabilidad de generar y mantener actualizados los

modelos As-Is de los procesos de negocios debe estar formalmente

asignada a alguna unidad de la organizacin.

Etapa To-Be

La generacin de los modelos To-Be es indispensable para establecer que

se quiere de la nueva implementacin, y ayuda a:

 Definir el nuevo modelo del proceso de negocios

independientemente del software a utilizar. Esto permite pensar sin

restricciones dadas por el software, por la costumbre, por el personal,

etc. cuestin que posibilita descubrir oportunidades de mejoramiento.

Al tener los modelos To-Be y los As-Is es factible realizar un

anlisis de GAP, que es fundamental para esta estrategia.

El desarrollo del modelo To-Be permite establecer Indicadores de

Performance KPI que apoyaran el mejoramiento del negocio y

el accountability.

Posibilita realizar un efectivo alineamiento de los procesos de

negocios con la estrategia corporativa.

Para la generacin del modelo To-Be se pueden trabajar con los siguientes

enfoques:

Utilizar Mejores Prcticas, que son modelos provistos, en

general, por los fabricantes del software o por alguna otra organizacin.

La ventaja de su uso es tiempo, costo y que son modelos probados en

la prctica.

Variantes LLL (Legal, Language, Localization), modificaciones a

una Mejor Prctica originadas por un imperativo legal, una necesidad

impuesta por el idioma o por elementos fsicos no de idiosincrasia- de

una locacin, por ejemplo la disponibilidad de un determinado elemento.

 Prcticas Propias, son modelos generados por la propia

organizacin y que se justifican, dado su alto costo de generacin,

cuando el proceso o parte de el subproceso- no est presente en una

Mejor Prctica y/o cuando su implementacin genera una ventaja

competitiva muy significativa.

Comparacin de proceso

Muchas organizaciones han comenzado a utilizar la Comparacin de

Procesos, ya que el marco se adapta bien al enfoque operativo de la mejora del

desempeo.

La Comparacin de Procesos se centra en procesos de produccin

seleccionados del negocio en lugar de atender al negocio en su conjunto. La

premisa detrs del anlisis consiste en que, mediante la identificacin de los

procesos que constituyen las mejores prcticas y la comparacin de los

procesos reales que utiliza la firma, los directivos pueden mejorar el

desempeo de subsistemas llevando a un mejor desempeo general. El

objetivo de la comparacin de procesos consiste en mejorar distintas etapas

del proceso de produccin y mejorar la eficiencia al aprender de otros.

Compartir experiencias es un paso de vital importancia para el xito de esta

tcnica. Por ejemplo, al comparar indicadores principales especficos (y los

procedimientos que actualmente se utilizan y que afectan a dichos indicadores)

correspondientes a un conjunto de empresas de servicios, es de esperar que

puedan identificarse las mejores prcticas y transferrselas a los prestadores

con desempeo ms dbil, que deberan adoptarlas para poder incrementar su

eficiencia.

Por lo tanto, la Comparacin de Procesos constituye un mecanismo de

identificacin de procedimientos de trabajo especficos que podran mejorarse a

travs de la imitacin de ejemplos externos de excelencia que pueden

establecerse como la mejor prctica de la industria. En ese sentido, la

Comparacin de Procesos implica la comparacin de la propia empresa de

servicios con empresas similares con el propsito de lograr un auto-

mejoramiento mediante la adopcin de estructuras o mtodos que en otras

partes se utilizan con xito. Para resumir, le permite a la empresa descubrir la

forma en que otros conducen sus negocios, si son o no ms eficientes y, en

caso afirmativo, si la empresa puede comprender y utilizar estos mtodos en

beneficio propio.

Recordemos que la comparacin mtrica identifica reas de dbil

desempeo en las que es necesario incorporar cambios a la forma en que se

hacen las cosas, mientras que la comparacin de procesos constituye un

vehculo para lograr ese cambio.

Ventajas

Esta comparacin detallada incluye comparaciones de prcticas de

ingeniera, procedimientos de recopilacin de datos, rutinas de oficina e

indicadores de desempeo para cada uno de los procesos objeto de estudio.

Pueden utilizarse diagramas de flujo que capturen las relaciones clave y

ayuden a los directivos a identificar las reas que deben mejorarse.

 Desventajas

Concentrarse en procedimientos especficos constituye un enfoque muy

orientado a lo gerencial, lo que implica que un supervisor externo est obligado

a depender de la informacin que le suministren las empresas de servicios. Las

comparaciones entre distintas empresas de servicios pueden resultar

problemticas dadas las particularidades propias de cada una de ellas.

Aplicacin

La Asociacin de Obras Sanitarias de los Pases Bajos (Vewin) y el Grupo

Escandinavo de las Seis Ciudades (integrado por Copenhagen, Helsinki, Oslo,

Estocolmo, Gothenburg y Malm) han utilizado la comparacin de procesos

para identificar y aislar las reas que necesitan mejorarse.

Automatizacin de procesos en la empresa

Automatizacin, sistema de fabricacin diseado con el fin de usar la

capacidad de las mquinas para llevar a cabo determinadas tareas

anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de

las operaciones sin intervencin humana. El trmino automatizacin tambin se

ha utilizado para describir sistemas no destinados a la fabricacin en los que

los dispositivos programados o automticos pueden funcionar de forma

independiente o semi-independiente del control humano. En comunicaciones,

aviacin y astronutica, dispositivos como los equipos automticos de

conmutacin telefnica, los pilotos automticos y los sistemas automatizados

de gua y control se utilizan para efectuar diversas tareas con ms rapidez o

mejor de lo que podran hacerlo un ser humano.

Etapas de la automatizacin

La fabricacin automatizada surgi de la ntima relacin entre fuerzas

econmicas e innovacin tcnica como la divisin de trabajo, la transferencia

de energa y la mecanizacin de las fbricas, y el desarrollo de las mquinas

de transferencia y sistemas de realimentacin, como se explica a continuacin.

La divisin del trabajo (esto es, la reduccin de un proceso de fabricacin o

de prestacin de servicios a sus fases independientes ms pequeas), se

desarroll en la segunda mitad del siglo XVIII, y fue analizada por primera vez

por el economista britnico Adam Smith en sus libro Investigacin sobre la

naturaleza y causas de la riqueza de las naciones (1776). En la fabricacin, la

divisin de trabajo permiti incrementar la productividad y reducir el nivel de

especializacin de los obreros.

La mecanizacin fue la siguiente etapa necesaria para la evolucin hasta la

automatizacin. La simplificacin del trabajo permitida por la divisin de trabajo

tambin posibilit el diseo y construccin de mquinas que reproducan los

movimientos del trabajador. A medida que evolucion la tecnologa de

transferencia de energa, stas mquinas especializadas se motorizaron,

aumentando as su eficacia productiva. El desarrollo de la tecnologa

energtica tambin dio lugar al surgimiento del sistema fabril de produccin, ya

que todos los trabajadores y mquinas deban estar situados junto a la fuente

de energa.
 La mquina de transferencia es un dispositivo utilizado para mover las

piezas que se est trabajando desde una mquina herramienta especializada

hasta otra, colocndola de forma adecuada para la siguiente operacin de

maquinado. Los robots industriales, diseados en un principio para realizar

tareas sencillas en entornos peligrosos para los trabajadores, son hoy

extremadamente hbiles y se utilizan para trasladar, manipular y situar piezas

ligeras y pesadas, realizando as todas las funciones de una mquina de

transferencia. En realidad, se trata de varias mquinas separadas que estn

integradas en lo que a simple vista podra considerarse una sola.

En la dcada de 1920 la industria del automvil combin estos conceptos en

un sistema de produccin integrado. El objetivo de este sistema de lnea de

montaje era abaratar los precios. A pesar de los avances ms recientes, ste

es el sistema de produccin con el que la mayora de la gente asocia el trmino

automatizado.

Realimentacin

Un elemento esencial de todos los mecanismos de control automtico es el

principio de realimentacin, que permite al diseador dotar a una mquina de

capacidad d autocorreccin. Un ciclo o bucle de realimentacin es un

dispositivo mecnico, neumtico o electrnico que detecta una magnitud fsica

como una temperatura, un tamao o una velocidad, la compara con la norma

establecida, y realiza aquellas acciones preprogramadas necesarias para

mantener la cantidad medida dentro de los lmites de la norma aceptable.

 El principio de realimentacin se utiliza desde hace varios siglos. Un notable

ejemplo es el regulador de bolas inventado en 1788 por el ingeniero escocs

James Watt para controlar la velocidad de la mquina de vapor. El conocido

termostato domstico es otro ejemplo de dispositivo de realimentacin.

En la fabricacin y en la produccin, los ciclos de realimentacin requieren

la determinacin de lmites aceptables para que el proceso pueda efectuarse;

que estas caractersticas fsicas sean medidas y comparadas con el conjunto

de lmites, y que el sistema de realimentacin sea capaz de corregir el proceso

para que los elementos medidos cumplan la norma. Mediante los dispositivos

de realimentacin las mquinas pueden ponerse en marcha, pararse, acelerar,

disminuir su velocidad, contar, inspeccionar, comprobar, comparar y medir.

Estas operaciones suelen aplicarse a una amplia variedad de operaciones de

produccin.

BIBLIOGRAFIA

https://msaffirio.com/2009/07/04/as-is-to-be-gap/

https://www.gestiopolis.com/automatizacion-de-procesos-en-la-empresa/

https://www.ib-net.org/sp/texts.php?

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