Para qu sirve el Flujo de caja?

Una parte importante del proceso de planificacin de los costes de un proyecto es analizar su
viabilidad desde el punto de vista de la tesorera, lo que significa la capacidad que tendr el
proyecto para hacer frente a los pagos. Esto se realiza mediante el clculo y anlisis del flujo
de caja del proyecto.
El flujo de caja es la diferencia entre los pagos y cobros en un determinado periodo de tiempo
(da, semana, mes, etc.), lo cual suele diferir de los gastos e ingresos del proyecto. Desde el
punto de vista financiero, los segundos hacen referencia a un derecho u obligacin, mientras
que los primeros implican una transferencia real de dinero. Esto se entiende bien con algunos
ejemplos:
Toda factura de proveedores lleva asociada un plazo de pago, por lo que
la fecha de pago no es el mismo da que se recibe esta, sino que se retrasa
algunos das en funcin de este plazo.
Lo mismo ocurre cuando facturamos a un cliente, este tampoco paga el
da que emitimos la factura, sino que lo hace al finalizar el plazo de pago, o en
el siguiente periodo de pago a proveedores en el caso de empresas grandes.
La mayora de las facturas que paguemos estarn afectadas por
impuestos, algunos de los cuales la organizacin podr recuperar cuando haga
la declaracin correspondiente, pero que hasta este momento ser una salida
de dinero del proyecto.

Importancia del flujo de caja

El objetivo de la fase de planificacin del proyecto es definir una forma realista de ejecutar
este, de forma que al final se consigan los objetivos inicialmente definidos. Este realismo
implica la capacidad del proyecto de hacer frente a los pagos que este origine debido a sus
costes directos, lo cual puede conseguirse de dos formas:

Ajustando el cronograma del proyecto para que los cobros permitan

hacer frente a los pagos durante todo el periodo de ejecucin del proyecto. Esto
implica tener un flujo de caja acumulado positivo a lo largo del proyecto.
Obteniendo financiacin externa al proyecto, bien de la organizacin que
lo ejecuta, o bien de entidades financieras, las cuales nos cobrarn unos
intereses que deberemos incluir como costes adicionales. En este caso la
cantidad a financiar ser igual al valor mximo en negativo del flujo de caja
acumulado a lo largo del proyecto.

Esto se entender mejor con el siguiente ejemplo, el cual muestra los pagos y cobros para un
proyecto de 17 meses, para el cual se han considerado dos diferentes formas de facturacin.
Como puede verse en ambos casos, los pagos y cobros totales son los mismos, y el proyecto
finaliza con un beneficio de 213, lo que implica que es viable financieramente. Pero, mientras
que con la segunda forma de facturacin el proyecto siempre tiene capacidad para hacer
frente a los pagos, con la primera el proyecto va a necesitar una financiacin externa por valor
de 272 en el sptimo mes.

Durante mi carrera ya me he encontrado con la situacin de renegociar las condiciones de

pago con un proveedor, bajo amenaza de que este dejar el proyecto por problemas
financieros, los cuales se originaban, entre otros motivos, por no haber calculado y
considerado en la oferta los costes de financiacin. Esto genera mucho estrs en el proyecto y
lo pone en riesgo, lo que ilustra de forma prctica la importancia del clculo del flujo de caja.

Aspectos a tener en cuenta para el clculo del

flujo de caja
De forma conceptual el clculo del flujo de caja es bastante simple, basta con distribuir los
pagos y los cobros a lo largo del tiempo, y sumarlos. En la prctica para hacer esto es
necesario disponer de una serie de informacin, y de conocimiento sobre la fiscalidad del
lugar donde el proyecto se desarrolle (o apoyo del departamento financiero). Entre los
aspectos que ms influyen en este clculo podemos destacar:
Cronograma. Obviamente para distribuir los pagos y cobros debemos saber cundo estos se
van a producir, lo que vendr definido por el cronograma, y por la relacin de estos con alguna
tarea o hito en concreto.
Estimacin y distribucin de los costes. De igual forma que ocurra en el clculo de la lnea
base de costes, debemos conocer el coste de cada tarea, y la forma en que este va a ser
aplicado al proyecto, incluyendo el plazo de pago. En el caso de tareas externalizadas o
compras esto viene reflejado en las condiciones de pago indicadas en la oferta, mientras que
en tareas internas se acostumbra a considerar que el coste se aplica linealmente con pago
dentro del mismo mes (debido que en la mayora de los casos hablamos de salarios).
Estimacin y distribucin de los ingresos. De forma similar deberemos conocer la forma en
que nuestro cliente, o la organizacin en proyectos internos, va a pagar nuestro proyecto. Esto
no solo implica saber el valor total que se va a pagar, sino los hitos que generan este pago, y
el plazo de pago definido en nuestra oferta. Para ser conservadores siempre asumimos que
nos pagarn al final del plazo, considerando el tiempo hasta el siguiente periodo de pago a
proveedores en empresas grandes, si lo tienen.
 Fiscalidad. En muchos casos nos vamos a encontrar con impuestos o retenciones que,
aunque al final no afecten financieramente al proyecto porque son transparentes para la
organizacin, a nivel de flujo de caja supongan un pago o cobro. Esto implica que el proyecto
deber adelantar o retrasar el pago de ciertas cantidades de dinero, lo que puede suponer un
gasto adicional o una posibilidad de financiar temporalmente el proyecto. Por ello, en
proyectos grandes principalmente, es importante conocer la fiscalidad del lugar donde este se
ejecuta, destacando tres puntos importantes:
Impuestos por valor aadido (como el IVA en Espaa). Este impuesto se
declara en diferentes periodos a lo largo del ao, por lo que la cantidad pagada
en concepto de IVA acaba siendo transparente para el proyecto y la
organizacin, pero dentro de cada periodo no lo es, y supone una salida de
dinero a la cual hacer frente.
Impuestos no recuperables. Existen impuestos que no se recuperan, los
cuales debemos asegurarnos que estn incluidos en las ofertas que recibamos
de los proveedores, y por tanto contabilizados como gasto.
Retenciones a profesionales. En algunos pases las empresas deben
realizar una retencin de impuestos sobre las facturas que emiten los
profesionales autnomos, la cual es tambin declarada de forma peridica.
Durante el periodo, esta retencin supone un pago menor para el proyecto, y
por tanto una forma de financiar este.

En proyectos pequeos este punto de la fiscalidad se puede obviar, ya que las diferencias son
fcilmente absorbidas por la organizacin.

Clculo del flujo de caja

Teniendo claros los aspectos anteriores, el clculo del flujo de caja es relativamente simple;
este consiste en distribuir las diferentes entradas y salidas de dinero a lo largo del plazo de
ejecucin del proyecto, y sumar estas, recordando que lo ms importante para el director del
proyecto es el flujo de caja acumulado.

El flujo de caja (Cash Flow, en ingls) se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente
ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos).
En el Flujo de Caja no se utilizan trminos como ganancias o prdidas, dado que no se
relaciona con el Estado de Resultados. Sin embargo, la importancia del Flujo de Caja es que
nos permite conocer en forma rpida la liquidez de la empresa, entregndonos una
informacin clave que nos ayuda a tomar decisiones tales como:

cunto podemos comprar de mercadera?

 Podemos comprar al contado o es necesario solicitar crdito?,

Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crdito?

Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un

refinanciamiento?

Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?

El diagrama de flujo lo podemos elaborar para un nuevo proyecto de inversin y determinar el

VAN y la TIR, incorporando las tasas de inters bancarias y los costos de oportunidad de
hacer ese u otro negocio.

Asimismo, el adecuado registro de los ingresos y egresos nos permite determinar los costos
fijos, los costos variables y el margen de contribucin exigible al proceso productivo del
negocio para obtener el punto de equilibrio.

Como vemos, el Flujo de Caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de
inversin. En base a la informacin que nos entrega con el saldo neto, podemos tomar
decisiones estratgicas para el futuro.

FLUJO DE C AJA DEL PROYECTO

Un factor de mucha relevancia en la confeccin correcta de un flujo de caja es la

determinacin del horizonte de evaluacin que, en una situacin ideal, debiera ser igual a la
vida til real del proyecto, del activo o del sistema que origina el estudio. De esta forma, la
estructura de costos y beneficios futuros de la proyeccin estara directamente asociada con
la ocurrencia esperada de los ingresos y egresos de caja en el total del perodo involucrado.

Estructura General de un Flujo de Caja

Un flujo de caja se estructura en varias columnas que representan los momentos en que
ocurren los costos y beneficios de un proyecto. Cada momento refleja dos cosas: los
movimientos de caja ocurridos durante un perodo, generalmente de un ao, y los
desembolsos que deben estar realizados para que los eventos del perodo siguiente puedan
ocurrir. Si el proyecto se evaluara en un horizonte de tiempo de diez aos, por ejemplo, se
deber construir un flujo de caja con once columnas, una para cada ao de funcionamiento y
otra para reflejar todos los desembolsos previos a la puesta en marcha. Esta ltima va antes
que 33 las dems, se conoce como momento cero e incluye lo que se denomina calendario de
inversiones. El calendario de inversiones corresponde a los presupuestos de todas las
inversiones que se efectan antes del inicio de la operacin que se espera realizar con la
implementacin del proyecto. Una forma de ordenar los distintos tems que componen el flujo
de caja de un proyecto considera los cinco pasos bsicos que se muestran en la figura 7.1.
Los ingresos y egresos afectos a impuesto incluyen todos aquellos movimientos de caja que,
por su naturaleza, puedan alterar el estado de prdidas y ganancias (o estado de resultados)
de la empresa y, por lo tanto, la cuanta de los impuestos sobre las utilidades que se podrn
generar por la implementacin del proyecto. Por ejemplo, entre este tipo de ingresos se
pueden identificar las mayores ventas que podrn esperarse de una ampliacin, los ahorros
de costo por cambio de tecnologa o la venta de algn activo si se hace un outsourcing o un
abandono de alguna rea de actividad de la empresa y, entre los egresos, las
remuneraciones, insumos, alquileres y cualquier desembolso real que signifique adems un
gasto contable para la empresa.

Etapas para la construccin de un flujo de caja

Ingresos y egresos afectos a impuestos

Gastos no desembolsables

Clculo del impuesto

Ajuste por gastos no desembolsables

Costos y beneficios no afectos a impuesto

Los gastos no desembolsables corresponden a gastos que, sin ser salidas de caja, son
posibles de agregar a los costos de la empresa con fines contables, permitiendo reducir la
utilidad sobre la cual se deber calcular el monto de los impuestos a pagar. Por ejemplo,
constituyen cuentas de gastos contables, sin ser egresos de caja, la depreciacin de los
activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y el valor contable o valor libro de los
activos que se venden.
Como resultado de las sumas y restas de ingresos y gastos, tanto efectivos como no
desembolsables, se obtiene la utilidad antes de impuesto. En la tercera etapa, la del clculo
del impuesto, corresponde aplicar la tasa tributaria porcentual sobre las utilidades para
determinar el monto impositivo, que s es un egreso efectivo necesario de incorporar en la
construccin del flujo de caja. Despus de calculado y restado el impuesto, se obtiene la
utilidad neta.
En los costos y beneficios no afectos a impuesto se debern incluir aquellos movimientos
de caja que no modifican la riqueza contable de la empresa y que, por lo tanto, no estn
sujetos a impuestos. Por ejemplo, en los egresos se incluirn las inversiones, por cuanto al
adquirir un activo no disminuye la riqueza de la empresa, sino que slo est cambiando un
activo corriente (como caja, por ejemplo) por un activo fijo (como mquinas) o aumentando el
valor de los activos y los pasivos, simultneamente, si su adquisicin fue financiada con
deuda.
La prdida para la empresa se producir posteriormente cuando entre en uso el activo. Como
se mencion antes, esto se reflejar en una prdida anual de una parte de su valor, lo que se
registrar contablemente en la depreciacin. En los beneficios no afectos a impuestos se
incluir la valoracin del remanente de la inversin realizada y ocupada, la que se expresar
en el valor de desecho del proyecto, el que incluso puede tener un valor superior al de la
inversin inicial, y se anotar al final del ltimo perodo de evaluacin.
Cada uno de los cinco pasos ordenar la informacin que corresponda a cada cuenta
registrndola en la columna o momento respectivo. Por ejemplo, en la columna o momento 0
se registrarn todas las inversiones que deben estar efectuadas para que el proyecto pueda
iniciar su operacin a partir del primer perodo.
Previo a la puesta en marcha del proyecto, las inversiones se realizan por lo general, como un
solo monto en el momento cero. Esto hace necesario construir un calendario de inversiones
que posibilite agregar el costo del capital inmovilizado durante la etapa de construccin y
puesta en marcha. Comnmente, este calendario se hace en perodos mensuales,
correspondiendo el ltimo al momento cero del proyecto. Es decir, el desembolso realizado en
el ltimo mes no ocasiona costos de capital.

En el calendario de inversiones se deben incluir todos los egresos derivados de la eventual

puesta en marcha del proyecto, sean calificados bajo la denominacin de inversin o de gasto.
Por ejemplo, entre estos ltimos estn aqullos en que se incurre por concepto de seguros de
las maquinarias, sueldos, alquileres, impuesto territorial o energa, entre otros, durante la
etapa de construccin o inversin. En empresas en marcha estos egresos son cargados
frecuentemente como gastos del perodo para fines contables y tributarios, mientras que los
de inversin propiamente tal se activan para posteriormente depreciarlos. Por otra parte, una
columna del flujo, como la 4, por ejemplo, anotar los ingresos y egresos proyectados para el
cuarto ao, ms aquellas inversiones que debern estar realizadas para enfrentar un
crecimiento en la operacin en el quinto ao.
Si, por ejemplo, como se muestra en la tabla 1.1, un activo tiene una duracin estimada de
seis aos, al final del sexto perodo (momento 6), se deber incluir el ingreso esperado de la
venta del que se reemplaza (antes de impuesto) y el egreso por la inversin de reposicin
(despus de impuesto).

Ntese que al aumentar las inversiones fijas en el momento 4, se increment tambin la

inversin en capital de trabajo para asegurar el financiamiento de la mayor actividad que el
aumento en la operacin implicar para el negocio. Por el contrario, en el momento 6 se
incluye una inversin fija y no se agrega otra en capital de trabajo, por suponer que la
sustitucin de activos no cambia los requerimientos de capital de operacin.

Tabla 1.1 Estructura general de un flujo de caja

Si el proyecto se evala en un horizonte de diez aos y uno de los activos tiene exactamente
una vida til de diez aos, se deber incluir en el momento 10 la reposicin de ese activo
cuando el valor de desecho se calcule por el mtodo econmico, aun cuando sea al final del
perodo de evaluacin, por cuanto la empresa tiene un horizonte de vida superior al plazo de
evaluacin. Para que el proyecto tenga la capacidad de seguir generando beneficios a futuro,
los que se considerarn para calcular el valor de desecho del proyecto, se requerir toda su
capacidad productiva instalada disponible.

Es posible obtener un resultado de la evaluacin ms certero si en vez de anotar la suma de

los flujos durante un ao stos se capitalizan, por ejemplo, mensualmente, agregndoles el
costo del capital utilizado dentro de un ao. Lo anterior se usa escasamente y slo cuando
existen variaciones estacionales significativas durante un ao. Obviamente, la capitalizacin
de un flujo anual expresado mensualmente deber hacerse a la tasa de costo de capital
mensual.

En la gran mayora de los casos, sin embargo, no se calculan flujos capitalizados en forma
mensual, por cuanto se considera que la variacin en el monto calculado de rentabilidad para
el proyecto generalmente cambia en forma poco significativa y porque parte del efecto
estacional puede ser corregido por un capital de trabajo determinado sobre consideraciones
estacionales.

El horizonte de evaluacin (o plazo en que se evaluar la inversin) depende mucho de las

caractersticas de cada proyecto. Si es uno al que se le augura una vida til real de 5, 8 15
aos, por ejemplo, lo mejor ser construir un flujo de caja a ese nmero de aos. Pero, si el
proyecto pretende mantenerse en el tiempo, hay una convencin no escrita que hace que la
mayora de los evaluadores usen un perodo de evaluacin de diez aos.

Los beneficios que son posibles de esperar despus del dcimo ao se reflejarn en el valor
de desecho del proyecto, el cual se anotar como un beneficio no afecto a impuesto en el
ltimo momento del flujo.