UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

TESIS PRESENTADA PARA OPTAR EL GRADO DE
MAGSTER EN TRIBUTACIN Y FINANZAS
TEMA:

GUA OPERATIVA PARA UNIDADES FINANCIERAS

DESCONCENTRADAS DEL
SECTOR PBLICO ECUATORIANO.
AUTOR: ECON. YECENIA M. ESCOBAR DE LA CUADRA

TUTOR:
Econ. Rene Guedes Ruz
Guayaquil Ecuador

Octubre 2014

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TTULO: Magister en Tributacin y Finanzas
AUTOR/ES: Econ. Yecenia Mariuxi
Escobar De la Cuadra

REVISORES: Econ. Bienvenido Alcvar

INSTITUCIN: Universidad de
FACULTAD: Ciencias Econmicas
Guayaquil
CARRERA: Maestra en Tributacin y Finanzas
O
FECHA DE PUBLICACIN:
N DE PG: 129
REA TEMTICA:
Anlisis de la Formulacin del presupuesto para lograr una buena ejecucin dentro
del ao fiscal operado por los analistas financieros del sector pblico.
PALABRAS CLAVES:
Intra, Reprogramacin financiera, Reformas web, presupuesto, Esigef, Esipren,
Spryn, Citrix, Compromiso, Certificado, Colector, Funcionario Pblico, Ejecucin del
presupuesto.
RESUMEN:
La tesis de grado cuyo tema es Gua operativa para unidades financieras
desconcentradas del sector publico ecuatoriano, en el captulo I hace conocer las
leyes relacionadas relacionadas en la gestin, elaboracin y ejecucin
del
presupuesto en el rea financiera del sector pblico, en el Captulo II, es el grupo
central de conceptos, definiciones de todo lo que abarca las herramientas para la
buena formulacin y ejecucin del presupuesto, basada en la experiencia propia de la
autora as como los conocimientos adquiridos en las diferentes capacitaciones, en el
Captulo III se comprueba el efecto positivo que se logra en la correcta ejecucin del
presupuesto con la aplicacin de esta gua operativa, en el Captulo IV, se concluye
y recomienda las observaciones hecha por parte de la autora como la re indicacin
de la utilidad de esta gua operativa.
O
O
N DE REGISTRO (en base de datos):
N DE CLASIFICACIN:
DIRECCIN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF:
SI X
CONTACTO CON
AUTOR/ES:
CONTACTO EN LA
INSTITUCIN:

NO

Telfono:
Mail: [email protected]
0986749313
Nombre: Econ. Natalia Andrade Moreira
Telfono:042293052
Mail: [email protected]

Quito: Av. Whymper E7-37 y Alpallana, edificio Delfos, telfonos (593-2) 2505660/ 1; y en la Av. 9
de octubre 624 y Carrin, edificio Prometeo, telfonos 2569898/ 9. Fax: (593 2) 250-9054

CERTIFICADO DEL TUTOR

Guayaquil, 16 de Octubre del 2014

Economista
FERNANDO GARCIA FALCON
Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de Guayaquil
Presente.-

De mis consideraciones:

En mi calidad de Tutor, certifico que la Econ. Yecenia Mariuxi Escobar

De la Cuadra bajo mi supervisin permanente ha culminado la tesis
titulada Gua operativa para unidades financieras desconcentradas
del
sector pblico ecuatoriano, requisito previo para obtener el grado de
Magister en Tributacin y Finanzas; indico a usted que la estructura
metodolgica del trabajo es la adecuada y cumple con los puntos
planteados en el proyecto de tesis aprobado oportunamente por la
Facultad.
Particular que informo a usted para los fines consiguientes.
Atentamente,

Econ. Ren Guedes Ruz

Tutor

II

AGRADECIMIENTOS:
Agradezco a los funcionarios pblicos del Ministerio de Educacin que
aportaron informacin para el desarrollo de esta tesis.

III

DEDICATORIA:
A m querido esposo por su apoyo incondicional, a mis hijos que son mi
musa de inspiracin y dems seres queridos que me ayudaron de una u
otra forma en la culminacin de este proyecto.

IV

NDICE GENERAL

INTRODUCCIN .................................................................................................................. 1

CAPITULO I
ANLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO EN EL SECTOR PBLICO DEL
ECUADOR
1.1 Marco Legal ............................................................................................................... 4
1.1.1 Constitucin de la Repblica del Ecuador.......................................................... 4
1.1.2 Cdigo Orgnico de Finanzas Pblicas ............................................................... 6
1.1.3 Circulares y acuerdos del Ministerio de Finanzas y Educacin .......................... 7
1.2 Sistema Financiero antes del Sistema de Gestin Financiera (e-SIGEF) ................. 10
1.2.1 Manejo del presupuesto .................................................................................. 10
1.2.2 Procesos de pago ............................................................................................ 11
1.3 Sistema Financiero con el ESIGEF ........................................................................... 12
1.3.1 Manejo del presupuesto .................................................................................. 12
1.3.2 Procesos de pago ............................................................................................ 15
1.4 Ventajas y desventajas E-SIGEF............................................................................... 18
1.4.1 Ventajas y desventajas del Sistema de Gestin Financiero (e-SIGEF) ............. 18
1.4.2 Procesos en el sistema de pagos y nminas (e-SIPREN) .................................. 21
1.4.3 Procesos en el software de pagos (CITRIX) ...................................................... 23

CAPITULO II
GUA OPERATIVA PARA UNIDADES FINANCIERAS DESCONCENTRADAS DEL SECTOR
PBLICO ECUATORIANO. CASO: UNIDAD DE GESTIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y
DESCONCENTRADA COORDINACIN ZONAL 5 DEL MINISTERIO DE EDUCACIN
2.1 Estructura de la Zona 5 del Ministerio de Educacin.............................................. 24
2.1.1 Coordinacin Zonal 5 ....................................................................................... 24
2.1.2 Unidad de Gestin Administrativa Financiera y Desconcentrada (UGAFD) .... 25
2.1.3 Entidades Operativas Desconcentradas (EOD) ................................................ 26
2.1.4 Escuelas ............................................................................................................ 32
2.2 Descripcin del ciclo presupuestario ...................................................................... 34

2.2.1 Funcin del colector ......................................................................................... 34

2.2.2 Funcin del analista de la Unidad de Gestin Administrativa Financiera y
Desconcentrada ........................................................................................................ 37
2.2.3 Funcin de los ministerios ............................................................................... 39
2.3 Gua Operativa para las entidades financieras desconcentradas del sector pblico
ecuatoriano ................................................................................................................... 41
2.3.1 Modificaciones presupuestarias a travs del Sistema de Gestin Financiera . 41
2.3.1.1 Tipos de reformas presupuestarias.......................................................... 41
2.3.1.2 Reprogramaciones financieras ................................................................. 55
2.3.1.3 Estructura del presupuesto ...................................................................... 62
2.3.2 Reformas web .................................................................................................. 71
2.3.2.1 Requisitos para elaborar una reforma web ............................................. 71
2.3.2.2 Proceso en el sistema de pagos y remuneraciones ................................. 79
2.3.2.3 Proceso de pago a travs del software (CITRIX) ...................................... 83
2.3.3 Descripcin de fondos ..................................................................................... 94
2.3.3.1 Fondos rotativos ...................................................................................... 94
2.3.3.2 Caja chica.................................................................................................. 95
2.3.3.3 Bono de matrcula .................................................................................. 102
2.3.3.4 Aporte institucional................................................................................ 102
2.3.4 Proforma presupuestaria ............................................................................... 103
2.3.4.1 Presupuesto proyectado del Grupo 51 .................................................. 103
2.3.4.2 Presupuesto proyectado del Grupo 53 .................................................. 103

CAPITULO III
EFECTO DE LA APLICACIN DE LA GUA OPERATIVA PARA LOS COLECTORES DE LAS
ENTIDADES FINANCIERAS DESCONCENTRADAS DE LAS COORDINACIONES ZONALES DE
LOS MINISTERIOS DEL SECTOR PBLICO ECUATORIANO
3.1 En los procesos ...................................................................................................... 104
3.1.1 Proceso del ciclo presupuestario ................................................................... 104
3.1.2 Reformas web de las entidades financieras desconcentradas ...................... 114
3.1.3 Procesos de asignacin y liquidacin de la caja chica .................................... 116
3.2 Utilizacin eficiente del presupuesto.................................................................... 117
3.2.1 Cierre del ejercicio fiscal ................................................................................ 117

VI

3.2.2 Proceso de cierre apertura del

presupuesto..119

CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones ......................................................................................................... 121
4.2 Recomendaciones ................................................................................................. 125

BIBLIOGRAFA ................................................................................................................. 128

ANEXOS129

VII

NDICE CUADROS
Cuadro No. 1 .................................................................................................... 14
Fases del ciclo presupuestario....................................................................... 14
Cuadro No. 2 .................................................................................................... 29
Estructura de las zonas educativas ............................................................... 29
Cuadro No. 3 .................................................................................................... 72
Escala de Nivel Jerarquico Suprior .............................................................. 72
Cuadro No. 4 .................................................................................................... 72
Escala de Nivel Profesional 20 Grados .......................................................... 72
Cuadro No.5 ..................................................................................................... 73
Escala de Nivel Jerarquico Suprior .............................................................. 73
Cuadro No. 6 .................................................................................................... 81
Partidas del personal del distributivo ............................................................ 81
Cuadro No.7 ..................................................................................................... 82
Catlogos de descuentos ............................................................................... 82
Cuadro No.8 ..................................................................................................... 82
Archivo de Detalle de descuento .................................................................... 82
Cuadro No.9 ..................................................................................................... 83
Lquido a pagar ................................................................................................ 83
Cuadro No. 10 .................................................................................................. 83
Partidas del Esigef ........................................................................................... 83
Cuadro No. 11 .................................................................................................. 85
Situacin actual de los Rgimen .................................................................... 85
Cuadro No. 12 .................................................................................................. 87
Tipos de Reformas Centralizadas (Aprueba MF) ........................................... 87
CuadroNo.13 .................................................................................................... 88
Tipos de Reformas Descentralizadas (Aprueba EOD) .................................. 88
Cuadro No.14.90
Reformas y novedades del Sistema Spryn90
CuadroNo.15..97
Gastos permitidos con el fondo de caja chica .............................................. 97

VIII

NDICE GRFICOS
Grfico No. 1 ...................................................................................... 17
Proceso de pago................................................................................ 17
Grfico No. 2 ...................................................................................... 24
Divisin por zonas ............................................................................. 24
Grfico No.3...28
Distribucion de Zonas, Distritos y Circuitos.28
Grfico No.4...44
Pasos generales para crear Reprogramacion Financiera.44
Grfico No.5...46
Cabecera de una Intra.46
Grfico No.6...46
Detalle de una Intra..46
Grfico No.7...49
Solicitando Intra 2....49
Grfico No.8...50
Detalle de una ampli....50
Grfico No.9...51
Detalle de una Dis51
Grfico No.1052
Detalle de una Dismi...52
Grfico No.11.52
Consolidacion por el lado de los ingresos...52
Grfico No.12.53
Consolidacion por el lado de los gastos...53
Grfico No.13.56
Consulta de un cuatrimestre.56
Grfico No.14.57
Pasos generales para crear Reprogramacion Financiera.57
Grfico No.15.58
Cabecera de una reprogramacion...58
Grfico No.16.59
Detalle de una Reprogramacion Financiera..59

IX

Grfico No.17.61
Cabecera de una Cuota Interna....61
Grfico No.18.61
Detalle de una Cuota Interna.....61
Grfico No.19.63
Estructura Programtica del Presupuesto....63
Grfico No.20.69
Ruta del Esigef para generar un reporte69
Grfico No.21.70
Reporte bsico generado por el Esigef..70
Grfico No.22.76
Iconos del Sistema e-Sipren..76
Grfico No.23.....76
Mdulo Informacin Financiera e-Sipren...76
Grfico No.24.77
Mdulo Nomina e-Sipren....77
Grfico No.25.77
Mdulo IESS e-Sipren.77
Grfico No.26.78
Sistema de Pagos con el e-Sipren...78
Grfico No.27.84
Iconos del Citrix...84
Grfico No.28.89
Sistema de Pagos con Spryn89
Grfico No.29.98
Parametrizacin de las partidas para fondos...98
Grfico No.30.99
Enalce de cada beneficiario con el fondo..99
Grfico No.31.99
Creacion de los fondos globales.....99
Grfico No.32..101
Rendicin de fondos.....101
Grfico No.33...105
Pregunta No.1..105

Grfico No.34...105
Pregunta No.2..105
Grfico No.35...106
Pregunta No.3.....106
Grfico No.36...107
Pregunta No.4..107
Grfico No.37...108
Pregunta No.5.....108
Grfico No.38...109
Pregunta No.6.....109
Grfico No.39...109
Pregunta No.7..109
GrficoNo.40....110
Pregunta No.8..110
Grfico No.41...111
Pregunta No.9..111
GrficoNo.42....112
PreguntaNo.10....112

XI

INTRODUCCIN

El sistema administrativo financiero en el Ecuador antes del 2008 se

manej un control de trmites y peticiones de manera arcaica, por
ejemplo en la solicitud de pago de los diferentes proveedores que prestan
sus servicios y/o bienes para el sector pblico, el pago a los docentes, el
ingreso al sistema de los maestros titulares y de contratos, etc., dichos
procesos eran producto de un sistema obsoleto, de un proceso orientado
al inters particular. Hoy en da el gobierno actual Rafael Correa dentro de
su plan de gobierno enfrascado en brindar un servicio de calidad y
mejorar la atencin al usuario con el objetivo final del buen vivir,
implement dentro de su plan nacional de gobierno el Modelo de Gestin
Educacin que hoy en da se est luchando por aplicarlo en su totalidad,
as como se adapt el Sistema Integrado Financiero ( e-SIGEF ), software
pblico que es manejado por los funcionarios de las diferentes entidades
del estado para disminuir grados de corrupcin y vigilar de esta manera la
canalizacin de los recursos del estado que se destinaba a los diferentes
ministerios y que son distribuidos a diferentes entes como es el sector
educativo. E-SIGEF es manejada por todos los ministerios del pas y se
canaliza a travs de las entidades segn su orden, pero el objetivo de
esta tesis es enfocada al sector educacin a la Coordinacin Zonal 5 del
Ministerio de Educacin cuya sede matriz est en la ciudad de San
Francisco de Milagro, entidad la cual, tiene su descentralizacin desde
Agosto 2012 con la constitucin del departamento de la Unidad de
Gestin Administrativa Financiera y Desconcentrada (UGAFD), como
cumplimiento de lo previsto en Plan de Gobierno del Eco. Rafael Correa.
La UGAFD es un departamento que depende de las polticas y decisiones
del Ministerio de Educacin y Finanzas, as como disposiciones segn
resoluciones del Ministerio de Relaciones Laborales, cuyas disposiciones
a seguir se publican en circulares las diferentes pgina web; y segundo,
a los artculos segn ley como la Constitucin de Repblica del Ecuador
como eje central, el Cdigo Orgnico de Finanzas Pblicas, La Ley

Orgnica de Educacin Intelectual (LOEI), El Reglamento de la LOEI, La

Ley Orgnica del Sector Publico (LOSEP) y el Reglamento de la LOSEP,
el Cdigo de Trabajo como, el catlogo de cuentas pblicas. El
departamento de la UGAFD es dirigido por analistas financieros que son
los que guan en la parte operativa en todos los movimientos financieros y
administrativos que hacen los colectores de las entidades operativas
financieras (EOD) que tiene la Coordinacin 5 de las provincias de Los
Ros, Bolvar, Galpagos, Santa Elena y los cantones del Guayas. La
presente investigacin se bas en la elaboracin de una gua operativa
para la elaboracin correcta de los movimientos financieros en el sistema
de Gestin Financiera (e-SIGEF) del presupuesto que manejan las
entidades operativas desconcentradas y que son supervisadas por las
Unidades Gestin

Administrativas y financieras Desconcentradas

(UGAFD) a cargo de las coordinaciones zonales de los ministerios del

Estado.
Teniendo como hiptesis planteada, la siguiente: La implementacin de
una gua operativa para unidades financieras desconcentradas que
son manejadas por las Unidades de Gestin Administrativas
Financieras

Desconcentradas

del

Sector

Publico

ecuatoriano,

permitir agilizar los procesos y conseguir la optimizacin de los

recursos del Estado.
Para comprobarla se requiere de la ayuda un objetivo general, el mismo
que para la presente investigacin es disear una gua operativa para
unidades financieras desconcentradas del sector pblico ecuatoriano.
Adicionalmente, para cumplir con el objetivo previamente planteado, se
requiere de objetivos especficos, como por ejemplo:

Realizar un anlisis del Sistema de Gestin Financiera (e-SIGEF)

del sector pblico en el ecuatoriano y el marco legal e institucional.

Desarrollar

una

gua

operativa

para

unidades

financieras

desconcentradas del sector pblico ecuatoriano, se analiza la zona

del

Ministerio

de

Educacin,

la

descripcin

del

ciclo

presupuestario, se desglosa la gua operativa.

Analizar el efecto de la aplicacin de una gua operativa para los

colectores de las entidades financieras desconcentradas del de las
coordinaciones zonales de los ministerios del sector

pblico

ecuatoriano, en los procesos y en la utilizacin eficiente del

presupuesto.

Desarrollar las respectivas conclusiones y recomendaciones en

base al tema planteado y a la investigacin realizada.

CAPITULO I
ANLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
FINANCIERO EN EL SECTOR PBLICO EL ECUADOR
1.1 Marco Legal.

1.1.1 Constitucin de la Repblica del Ecuador

La Constitucin de la Repblica del Ecuador como ley suprema, menciona

de manera general artculos relacionados con la gestin del manejo de los
recursos que para el sector pblico se lo canaliza mediante el nuevo
Sistema de Gestin Financiera (e-SIGEF), con el

fin de mejorar la

administracin pblica y optimizar el manejo de los recursos del Estado

en las diferentes entidades relacionadas como las Entidades Operativas
Desconcentradas

(EOD)

como

colegios,

distritos,

coordinaciones,

subsecretarias de diferentes ministerios.

Desde el momento en que se aprueba el traspaso de los recursos para
las diferentes actividades como el presupuesto para pago de sueldos al
inicio del ao fiscal desde planta central del Ministerio de Educacin, por
ejemplo, el cual conlleva a un proceso operativo donde intervienen los
analistas con sus diferentes funciones hasta que llega la trasferencia al
docente, administrativo, auxiliar de servicio o proveedor de un colegio o
un distrito, dichos funcionarios se rigen bajos los principios de eficacia,
eficiencia, calidad, jerarqua, desconcentracin y descentralizacin, as lo
estipula el Art. 227.
Por

ende,

el Ministro de Educacin, como autoridad mxima tiene

atribuciones para dar cumplimiento de las polticas pblicas del rea a su

cargo, en las cuales puede emitir los acuerdos y resoluciones

administrativas que demande su gestin para lograr as un mejor control
de los recursos del estado, segn el Art 154.
Al sector pblico, se le asigna recursos como parte del Presupuesto
General del Estado, que es la herramienta a travs de las cuales se
estiman los ingresos y gastos que tendr el Gobierno Central en un
periodo determinado. Del mismo, se obtiene el financiamiento para el
desarrollo de obras pblicas en beneficio de la colectividad ecuatoriana,
segn su Art.292.

Mediante el nuevo sistema e-SIGEF se busca cumplir con los principios

establecidos permitiendo una mejor planificacin por objetivos y por lo
tanto un manejo ms eficiente de los recursos y del presupuesto, cuyas
fases se explicarn ms adelante. Esto contribuye a la desconcentracin
y descentralizacin a travs de las diferentes entidades pblicas y
gobiernos autnomos descentralizados que tendrn autonoma en cuanto
a la planificacin y ejecucin del presupuesto con un mayor control a
travs de la rendicin de cuentas.
En cuanto a la administracin pblica es importante conocer que

se

constituye de dos partes: la administracin central y los gobiernos

autnomos descentralizados. La administracin central se compone de
las diferentes funciones que son la Ejecutiva, Legislativa, Judicial,
Electoral y de Transparencia y Control Social, junto con otras entidades y
organismos involucrados en el sector pblico para proveer servicios o
actividades relacionadas a la gestin econmica del Estado. Mientras los
gobiernos

autnomos

descentralizados

se

componen

de

juntas

parroquiales rurales, concejos municipales, metropolitanos, provinciales y

regionales, cada una con sus respectivas facultades, competencias y
jurisdicciones.

Finalmente, la carta magna del pas establece la existencia de una

Cuenta nica del Tesoro Nacional operada por el Banco central con el fin
de manejar el Presupuesto General del Estado, en la cual existirn las
respectivas

subcuentas

para

las

diferentes

entidades

pblicas

participantes del sistema financiero.

1.1.2 Cdigo Orgnico de Finanzas Pblicas

El Cdigo Orgnico de Finanzas Publicas en la Disposicin

General

Dcima Segunda establece en sus artculos informacin relevante al

presupuesto, sanciones y los diferentes compromisos presupuestarios
que se deben respetar y cumplir dentro del sistema financiero.

El instrumento principal para la determinacin de ingresos y gastos de las

entidades pblicas es el Presupuesto General del Estado segn lo
menciona el Art 77 de este cdigo.

As mismo, un concepto fundamental es la preeminencia presupuestaria

de

que

ninguna

entidad

organismo

pblico

podrn

contraer

compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer obligaciones, sin

la emisin de la respectiva certificacin presupuestaria, esto es, en base
la masa salarial: (remuneracin mensual dcimo tercero-dcimo cuartoaporte patronal y fondo de reserva) y no de tem y es de responsabilidad
absoluta de las entidades( autoridades) antes de generar compromisos y
obligaciones establecido en el Art.115.
Es necesario, que para ciertos procesos como rubros de Seguridad,
Mantenimiento o alguna obra/actividad especfica cuyos valores exceden
la nfima cuanta y tengan que incluirlos en procesos de compras pblicas
tienen que ser comprometidos en su totalidadsiempre y cuando exista la
respectiva certificacin presupuestaria previa. Jams se adquirirn
compromisos para desarrollar una actividad diferente a la determinada en
el respectivo presupuesto. El compromiso durar mientras se realicen las

obras o se presten los servicios respectivos, esto es permitido segn

Art.116.

Para los funcionaros que no acaten con esta premisa presupuestaria

sern destituidos del puesto y sern responsables personales y
pecuniariamente, esto se establece en el Art.178.

Este cdigo tambin estable principios del Sistema Nacional de Finanzas

Publicas (SINFIP) como legalidad, universalidad, unidad, plurianualidad,
integralidad,

oportunidad,

efectividad,

sostenibilidad,

centralizacin

normativa, desconcentracin y descentralizacin operativas, participacin,

flexibilidad y transparencia, que se toman en cuenta en el proceso de la
ejecucin del presupuesto.

Dentro de las etapas del presupuesto se establece faces como

programacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento, clausura
y liquidacin del presupuesto que tienen su validez desde inicio de ao
hasta la cierre del ejercicio fiscal.

El SINFIP es el Sistema Nacional de Finanzas Pblicas y de acuerdo al

Cdigo Orgnico el SINFIP se define como el conjunto de las normas,
polticas, instrumentos, procesos, actividades, registros y operaciones
manejadas por las entidades y organismos pblicos con el fin de llevar a
cabo una correcta gestin de los ingresos y gastos establecidos en el
Plan Nacional de Desarrollo, junto con el financiamiento pblico y a los
presupuestos que establezca la ley.

1.1.3 Circulares y acuerdos del Ministerio de Finanzas y

Educacin

El Ministerio de Finanzas es el organismo encargado de administrar los

recursos financieros del Estado, por lo tanto es el encargado de gestionar

los sistemas de presupuestos desde la planificacin hasta la ejecucin,

determinar y recaudar los recursos financieros necesarios, y gestionar la
tesorera y contabilidad del Estado.
Dentro de los principales objetivos del Ministerio de Finanzas se
encuentran dirigir todos los proyectos de presupuesto del Gobierno
Nacional y Asegurarse de que las transferencias de recursos del Estado
sean realizados con transparencia y de manera eficiente a todas las
entidades y organismos del sector pblico. A su vez, debe asegurarse de
que los recursos hayan sido utilizados de manera correcta en
concordancia a los respectivos presupuestos y evaluar las metas
alcanzadas y objetivos cumplidos. Es as como el Ministerio de Finanzas
trabaja con entidades como el Ministerio de Educacin para lograr que
este tenga los recursos apropiados para ejecutar sus acciones y
encargarse de su disciplina asignada.
A continuacin se explican algunos de los acuerdos ministeriales
relevantes al e-SIGEF que es administrado por el Ministerio de Finanzas.

Acuerdo Ministerial No. 444: Decretado en el Registro Oficial 259 en

enero del 2008, establece que la herramienta informtica SIGEF ser
insubsistente a partir de esta fecha, reemplazada por la herramienta
informtica e-SIGEF que ser de carcter obligatorio para todas las
entidades y organismos del sector pblico y podr ser adquirido de
manera gratuita.

Acuerdo Ministerial No. 061: Decretado en el 2012, establece que

toda modificacin en el presupuesto, ya sean incrementos o
reducciones de los crditos, reprogramaciones de la ejecucin
presupuestaria o traspasos de crditos tienen que ser introducidas en
el sistema e-SIGEF. Con esto se busca eliminar las solicitudes fsicas
por parte de las entidades y organismos del sector pblico.

Los

servidores pblicos que ejercen su funcin como administradores

financieros, de las instituciones que conforman el presupuesto general

del estado, al realizar una modificacin presupuestaria que implique
movimiento de recursos de un tem a otro o reprogramaciones
financieras para tener la cuota en el devengado necesitan detallar
correctamente la justificacin para ser aprobado por el Ministerio de
Finanzas. El acuerdo establece en detalle los pasos a seguir para
modificaciones de ingresos y gastos.
Esto por lo tanto deja como responsabilidad y obligacin de cada
entidad u organismo pblico guardar los archivos que sirvan de
respaldo para las modificaciones que se efectuaran.

Acuerdo Ministerial No. 163: Decretado en el 2012, establece

normas adicionales para la creacin usuarios y claves con el fin de
controlar el acceso al sistema financiero.

El Marco Legal Educativo establece ciertas obligaciones del Estado con la

Autoridad Educativa Nacional con el fin de asegurar el desarrollo del
sector educativo. Dentro de sus disposiciones establece que los recursos
destinados al sector educativo sern protegidos con el fin de que estos no
sean utilizados para otros propsitos. Adems que el presupuesto
destinado para la educacin bsica y de bachillerato tendr un constante
incremento equivalente al 0.5% del PIB del pas para lograr que este
presupuesto sea de al menos 6% del PIB.

La Autoridad Educativa Nacional tiene como responsabilidad administrar

el presupuesto desde su planificacin y asegurarse de que se ejecute
correctamente,

as

como

tambin

de

efectuar

las

reformas

presupuestarias correspondientes.

En el Art. 356 se establece que la Funcin Ejecutiva no podr quitar a

ninguna institucin los recursos que hayan sido asignados o interferir en

la transferencia de recursos. Esto rectifica la autonoma que se les otorga

a las instituciones educativas.

En el Art. 82 se establecen las obligaciones del Estado y de la Autoridad

Educativa Nacional entre las cuales se encuentran asegurar que el
presupuesto

sea

distribuido

equitativamente

para

el

correcto

funcionamiento del Sistema de Educacin Intercultural Bilinge.

1.2 Sistema Financiero antes del Sistema de Gestin Financiera

(ESIGEF)

1.2.1

Manejo del presupuesto

Antes del ao 2000, todo los clculos eran manuales y las peticiones
para asignacin de recursos tenan que hacerse mediante oficios a planta
central del Ministerio de Educacin, para que le asignen presupuesto al
inicio de cada ao a la entidad, era necesario el envo de esta
documentacin a los analistas de planta central tanto para la asignacin
de recursos por concepto de sueldos como para las facturas a
proveedores. En los oficios autorizados por la mxima autoridad tambin
se reportaban sus balances, los roles en cuadros en Excel, de esta
manera se asignaba los recursos

y la cuota que se necesitare para

dichos pagos mes a mes y por inicio de cada cuatrimestre.

Desde el ao 2000, se reporta el Sistema Integrado de Gestin Financiera
Publica (e-SIGEF) pero solo serva para consultas saldos, sacar reporte
del presupuesto y pedir ampliaciones del presupuesto (marzo), aparte los
registros contables eran manuales, cada comprobante de pago tena su
soporte y estos se los almacenada en sus bodegas de archivo.
Desde el ao 2009 hasta la actualidad se mejor el sistema el Sistema
Integrado de Gestin Financiera Publica (e-SIGEF), se integr los

10

mdulos (contabilidad, tesorera y presupuesto)y comenz a registrarse

en el sistema, aqu ya se permita desde un simple reporte saber con
cuantos recursos contaba una EOD. Aqu los colectores fueron
capacitados para que ellos puedan hacer sus reformas al presupuesto
mediante este sistema.

1.2.2 Procesos de pago

Al principio, el proceso de pago comenz mediante cheques ya sea a

docentes, facturas a proveedores, etc. En este tiempo, aparecen registros
de casa de cambios, donde cambiaban los cheques para los funcionarios
del sector pblico a cambio del 1% de comisin, pero stas,
desaparecieron por decisiones polticas.
Los analistas financieros manejaban contabilidad, tesorera y presupuesto
manual pero para aprobar pagos tenan que hacer sus peticiones a planta
central, comunicarse con el asesor en lnea para que le aprueben el
presupuesto.
Del 2000 al 2008 se pagaba mediante el Sistema de Pagos Interbancarios
(SPI), donde el proceso comenzaba con la elaboracin de los cuadros de
roles, reporte de pagos de facturas a proveedores y mediante este
sistema se suba la informacin digital ingresando a la pgina web que se
activaba, luego se tena que enviar el soporte escrito y mediante diskette
donde el banco corresponsal que previamente haba establecidos
modelos o formatos como tenan que ir los archivos, esto era todos los
das laborales hasta las 11 am de cada da, despus este banco
corresponsal enviaba la informacin hasta las 5 pm del Banco Central, el
ltimo paso consista en la acreditacin en la cuenta bancaria del
beneficiario a partir de las 11 am del da siguiente.

11

A partir del 2009 en adelante mediante los mdulos integrados del

sistema el Sistema Integrado de Gestin Financiera Pblica (e-SIGEF)
comienza a registrarse los comprobantes nicos de ingresos (cur) de los
pagos a proveedores y el manejo de nmina conjuntamente mediante el
sistema e-SIPREN, sistema que se detallar en un captulo posterior.

1.3 Sistema Financiero con el ESIGEF

1.3.1 Manejo del presupuesto

El Sistema Integrado de Gestin Financiera Pblica (e-SIGEF) busca

gestionar los datos del sistema financiero de todo el pas de manera ms
efectiva a travs de la descentralizacin en cuanto a la ejecucin del
presupuesto, pero manteniendo la centralizacin en lo que respecta a la
existencia de sola una contabilidad del Gobierno central a travs de la
Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional con sus debidas subcuentas.
Este sistema le permitir aprovechar las herramientas tecnolgicas como
lo es el Internet para crear una base de datos nica que sirva de apoyo al
Ministerio de Finanzas y las entidades interesadas.

Este sistema financiero est compuesto de tres principales subsistemas

que son el presupuesto, contabilidad y tesorera. El presupuesto recibe un
tratamiento particular ya que el sistema se basa en gran parte en el ciclo
presupuestario y sus diferentes etapas. El presupuesto permite planificar
y controlar los recursos econmicos y financieros del Estado y a travs de
este sistema logra una integracin presupuestaria en las diferentes reas
del sector pblico. A continuacin alguna de las caractersticas del
presupuesto en el nuevo sistema e-SIGEF:

12

El presupuesto es elaborado con una orientacin hacia los

resultados.

Mediante la programacin y formulacin del presupuesto se logra

articular una planificacin tanto al corto como al mediano plazo.

La programacin financiera de la ejecucin fiscal se encuentra

articulada a la programacin de la caja fiscal.

Existe un mayor seguimiento y evaluacin de la ejecucin

presupuestaria para poder controlar el uso de los recursos y
comprobar que se cumplan las metas establecidas.

La

ejecucin

del

presupuesto

comprende

diferentes

tipos

de

programaciones financieras que son las siguientes:

Programacin Indicativa Anual (PIA): Se realiza mensualmente de

acuerdo a los requerimientos financieros necesarios para poder
adquirir productos finales, los cuales tendrn que ser detallados por
tem presupuestario de cada gasto.

Programacin Cuatrimestral de Compromiso (PCC): Tiene como fin

la

autorizacin

para

perodos

cuatrimestrales

de

crditos

presupuestarios. Se busca obtener todos los recursos necesarios

ya sean financieros, humanos o materiales para alcanzar los
objetivos y metas establecidos. El crdito presupuestario es
aprobado por el Ministro de Finanzas y marca el lmite mximo que
la institucin que haya formulado el presupuesto pueda gastar en el
cuatrimestre.

Programacin Mensual de Devengado (PMD): Se refiere a la

autorizacin

que

se

da

mensualmente

para

devengar

el

presupuesto, esta autorizacin se realiza en base a la PCC y es

competencia del Ministerio de Finanzas.

13

El ciclo presupuestario tiene 6 fases, comenzando con la programacin o

planificacin presupuestaria hasta su evaluacin. En el siguiente cuadro
se detallarn las 6 fases del ciclo presupuestario con su respectiva
definicin:

Cuadro No. 1
Fases del ciclo presupuestario
Fase del ciclo presupuestario
Programacin presupuestaria

Definicin
Esta etapa se la efecta en funcin de las
directrices y polticas establecidas por el gobierno.
Se toman en cuenta las actividades, programas y
proyectos que sean prioridad para as realizar un
cronograma que permita elaborar objetivos, plazos
de cumplimiento, especificaciones tcnicas, entre
otros.

Formulacin presupuestaria

Es en la etapa en la cual se realiza en s el

presupuesto de la institucin de acuerdo a los
recursos financieros disponibles y los gastos
esperados

involucrados

en

los

proyectos

programas que vayan a desarrollar. Se realizan

estimaciones y proyecciones monetarias de los
ingresos, gastos, financiamiento y amortizacin
requeridos para el plan operativo anual.
Aprobacin presupuestaria

En esta etapa se discutir la proforma del

presupuesto realizada en la etapa previa con el fin
realizar ajustes necesarios. Una vez aprobado el
presupuesto este entrar en vigencia y pasar a la
siguiente fase de ejecucin.

Ejecucin presupuestaria

En esta fase se utilizan los recursos humanos,

financieros y materiales de acuerdo a lo asignado

14

en el presupuesto con el fin de obtener los bienes y

servicios de acuerdo a los objetivos planteados. La
ejecucin del presupuesto se realiza en base a las
directrices

establecidas

por

el

Ministerio

de

Finanzas y en esta fase se realiza tambin la

formulacin, seguimiento y programacin de la
ejecucin del presupuesto (PIA, PCC y PMD),
Adems se pueden realizar modificaciones y
operaciones presupuestarias.
Liquidacin presupuestaria

En esta fase se consolida toda la informacin de la

ejecucin presupuestaria en el correspondiente
ejercicio fiscal, es decir que se informan los
resultados obtenidos de la fase anterior.

Evaluacin presupuestaria

En esta fase la institucin que ejecut el

presupuesto mide la eficiencia y eficacia de la
ejecucin en base a los resultados obtenidos, y se
emitirn

medidas

correctivas

respecto

al

cumplimiento de los objetivos. No solo la institucin

ejecutora, sino la encargada de la Planificacin
nacional, podr evaluar la gestin y verificar si esta
estuvo de acorde al Plan Nacional de Desarrollo
del gobierno.
Fuente: Art.96, Etapas del ciclo presupuesto, COPLAFIP.
Elaborado por: La Autora.

1.3.2 Procesos de pago

El proceso de pagos es competencia de otro de los principales

subsistemas del sistema financiero e-SIGEF. El subsistema de Tesorera
encierra todas las directrices, normas y procedimientos involucrados en la
recaudacin efectiva de los ingresos y en el proceso de pagos de fondos
del sector pblico no financiero del pas.

15

Con el sistema e-SIGEF se ha logrado administrar de manera ms

eficiente los recursos de la Caja Fiscal a travs de ciertos mecanismos
como el de programacin de caja. Este mecanismo realiza proyecciones
de los ingresos y gastos en cierto perodo de tiempo, lo que permite
mejorar la asignacin de recursos financieros. Los fondos y recursos que
se entreguen a las diferentes entidades del gobierno debern estar
sujetas al flujo de caja proyectado con el fin de optimizar los recursos
disponibles y satisfacer las necesidades de las diferentes entidades y
organismos pblicos.
El subsistema de Tesorera se encargar de gestionar todas las
transferencias hacia las otras instituciones. Dentro de los pagos que
efecta este subsistema se encuentran los siguientes:

Pagos a beneficiarios: incluye pagos a proveedores, contratistas,

funcionarios pblicos, transferencias a instituciones pblicas y
privadas, servicio de la deuda y los pagos generados de la
ejecucin presupuestaria.

Pagos contables: se generan sobre la base de los registros

contables que no afectan el presupuesto, esto incluye anticipos a
empleados y movimientos de depsitos a terceros.

Pagos a terceros: se generan por las retenciones y deducciones

involucradas en la ejecucin de los gastos como los aportes al
IESS, retenciones de impuestos y otras retenciones.

El proceso de pago se realiza de la siguiente manera segn el Ministerio

de Finanzas:

16

Grfico No. 1
Proceso de pago

Fuente: Taller de Capacitacin Modulo de Presupuesto 2012, Ministerio de Educacin.

Elaborado por: La Autora.

La institucin ejecutora del pago deber realizar la solicitud del pago en el

sistema e-SIGEF y luego detallar que tipo de pago realizar, luego deber
seguir los pasos dentro del sistema para efectuar el pago. El cuadro
explica de manera general como ocurre el proceso de pagos dentro del
sistema financiero.

En este caso el cuadro se refiere al proceso de pagos a empleados. La

institucin que efectuar el pago deber elaborar la respectiva nmina,
subirla al sistema y esperar que esta sea autorizada y se realice el pago
de la nmina. Una vez autorizada y que el pago se ha realizado, la
Subsecretara del Tesoro Nacional recibir la orden del pago de la nmina
para enviarla al Banco Central. Luego el Banco Central deber sacar los
fondos necesarios de la Cuenta Corriente nica para pagar la nmina y
enviar estos fondos a los respectivos bancos privados para que depositen
el dinero en las respectivas cuentas de los miembros de la nmina. Una
vez hecho el pago, el Banco Central deber notificar si el pago se efectu
correctamente o si existi un rechazo en el pago de la nmina. Con esta
notificacin, la Subsecretara del Tesoro Nacional subir al sistema la
17

informacin recibida, en el caso de haber sido rechazado el pago la

institucin ejecutora deber solicitar nuevamente el pago, repitiendo as el
proceso.

1.4 Ventajas y Desventajas e-SIGEF

1.4.1 Ventajas y Desventajas del sistema de gestin financiero

(e-SIGEF)
Las ventajas del sistema probablemente sean muchas ms que las
desventajas existentes, ya que el sistema ha sido creado para mejorar la
gestin financiera de los recursos estatales en su totalidad. Algunas de
las ventajas que ofrece e-SIGEF son las siguientes:
1.-Se integran los procesos de la gestin financiera de todas las
instituciones pblicas.
2.-Mayor transparencia en la administracin de los fondos para el sector
pblico.
3.-Existe una centralizacin normativa con descentralizacin operativa,
permitiendo que las entidades encargadas de ejecutar las acciones se
hagan responsables de su gestin financiera.
3.-Interrelaciona los diferentes componentes de la gestin financiera.
4.-Su uniformidad permite que las normas y procedimientos sean los
mismos para todas las instituciones pblicas no financieras que participan
del sistema.
5.-La formulacin y programacin presupuestaria permiten un mayor
desarrollo de la planificacin en el corto y mediano plazo, apoyado de la
ideologa del presupuesto por resultados que permite una mejor
evaluacin de la ejecucin presupuestaria.

18

6.-El Ministerio de Finanzas obtiene directamente la informacin de

manera instantnea.
7.-El sistema permite que instituciones en todo el pas puedan ingresar
informacin en cualquier momento.
8.-El sistema puede emitir reportes automticamente sobre la informacin
solicitada.
9.-El sistema es seguro mediante el uso de usuarios con claves y huellas
digitales.
10.-El e-SIGEF permiti la descentralizacin en los procesos de pagos,
los colectores no viajan a Quito para llevar documentacin y agilitar
procesos, ya que todo se registra en el sistema y existe segn el nuevo
de modelo de gestin la descentralizacin instancia cerca de su territorio
como los distritos para resolver sus problemas, aunque existe presin
para el cumplimiento de procesos pero mejoro el costo para realizar un
trmite,

segn versin de Juan Alvarado, Colector Colegio Enrique

Gilbert, por 25 aos.

As mismo, las principales desventajas, o problemas que han surgido con
el uso de e-SIGEF:
1.-El desvo de fondos. El sistema a pesar de que una de las posibles
ventajas es su seguridad, resulta ser vulnerable ya que desde su
implementacin han existido severos casos de desviacin de fondos
ilegales y otros aparentemente por equivocaciones de los usuarios. Estos
han ocurrido de la siguiente manera:

Pagos dobles a algunas entidades pblicas por US$15,6 millones.

Pagos dobles a proveedores por US$22.722.

Pagos de anticipos en exceso por US$12,1 millones

Desvos ilegales de dinero en tres diferentes entidades,(Ministerios

de Salud, Inclusin Econmica y Ambiente) sumando una cantidad
de US$11,7 millones.
19

El total de fondos desviados fue de US$39,4 millones, de los cuales hasta

el ao 2011 se lograron recuperar US$19,6 millones, es decir la mitad de
los fondos perdidos1. En lo que se refiere a los desvos ilegales, estos
fueron realizados por usuarios que violaron el sistema que no requirieron
de mayor conocimiento para realizar las transacciones ilcitas, lo que
comprueba la vulnerabilidad del sistema.
2.- El sistema de claves es muy bsico y fcil de vulnerar
3.-No se existe un registro de las computadoras desde las cuales se
efectan los pagos.
4.-Deshonestidad de los usuarios, ya que se tienen los recursos para el
pago de factura por ejemplo pero se puede pasar facturas falsas de
proveedores.
5.-Muchos de los usuarios comparten sus claves.
6.- En muchos de los casos una persona ejerce los mismos roles de
ordenar, aprobar y solicitar los pagos, lo que facilita la desviacin de
fondos.
7.- Otra de las principales desventajas del sistema e-SIGEF se da para
las instituciones educativas del sector pblico que forman parte del
sistema, ya que este ha sido criticado por su falta de adaptacin a la
dinmica de estas instituciones. A pesar de que el sistema propone una
descentralizacin operativa, este ha limitado la autonoma de las
universidades, hacindolas ms dependientes de las autorizaciones del
Ministerio de Finanzas.
La existencia de una cuenta nica para todas las universidades hace que
cuando una de estas tenga un requerimiento de pago ya sea por la
adquisicin de nuevos insumos o de personal, pago de servicios bsicos,
u otros pagos,

estas deban solicitar el pago mediante el sistema,

El Comercio. Miles de millones del Presupuesto circulan por un sistema vulnerable.

2012

20

quitndoles autonoma y hacindolas an ms dependientes de los

fondos estatales2. Esto ha causado muchas molestias en todos los
participantes de la comunidad universitaria, y presenta otra de las
desventajas del actual sistema financiero.

1.4.2 Procesos en el Sistema de pagos y nminas (e-SIPREN)

El sistema e-SIPREN es el Sistema Presupuestario de Remuneraciones y
Nmina electrnico y ha sido diseado con el propsito de poder cargar
informacin sobre las nminas de los servidores pblicos. El sistema es
de uso para todas las instituciones pblicas con el fin de que los datos
sobre sus respectivas nminas puedan ser subidos al sistema e-SIGEF.
El e-SIPREN permite que se valide la existencia de cada servidor pblico
para que as el Ministerio de Economa y Finanzas pueda hacerlos
constar en el Distributivo de Remuneraciones, Sueldos y Salarios Bsicos
y por lo tanto consten dentro de los lmites del presupuesto.
En el sistema e-SIPREN se realiza desde la generacin de la nmina
hasta la generacin del CUR (Comprobante nico de Registro) de
compromiso y devengado para que se pueda efectuar el pago y la
transferencia al Banco Central.
En el subsistema e-SIPREN-Nmina se pueden realizar los siguientes
procesos:

Consulta de informacin financiera

Definir la orden de nmina

Cargar informacin de detalle de la orden de nmina

Validar la informacin de la orden de nmina

Aprobar la orden de nmina

Generar el CUR de compromiso y devengado en estado aprobado

Red Voltaire. El e-SIGEF, un sistema que debe reformarse por Tatiana Carceln. 2009

21

Este subsistema se encarga de proveer toda la informacin necesaria

para el pago de la nmina, ms no de realizar el pago ya que los
procesos de pagos se realizan a travs del e-SIGEF.
Dentro del subsistema de Nmina se tendr la opcin como ya se
mencion antes, de crear las rdenes de nmina. Para crear la orden de
nmina se deber introducir informacin sobre:

Perodo al que corresponde la nmina.

Tipo de nmina, puede ser normal que se refiere a la nmina

mensual de pagos regulares, o especial que se refiere al pago de
remuneraciones especficas como bonificaciones, dcimos, etc.

Se genera la descripcin de la orden de nmina que explica la

transaccin financiera que se generar, la cual se reflejar en el
CUR del gasto que la nmina generar.

Se detalla el monto gasto que equivale al monto que ser

devengado del presupuesto para gastos de personal de acuerdo a
la orden de nmina.

Se detallan montos de descuento por valores que se deban pagar

a terceros.

Esta nmina podr ser modificada y consultada cuando los usuarios lo

requieren a travs de las diferentes opciones del subsistema. Una vez
generada la orden de nmina esta deber pasar por un proceso de
validacin que verifique que todos los datos sean correctos, y una vez
validada la orden esta pasar al proceso de aprobacin. Una vez que la
orden de nmina cambie su estado de Validado a Aprobado dentro del
sistema se podr crear el Comprobante nico de Registro (CUR) del
gasto respectivo, momento en el cual la orden de nmina ya no puede
recibir ninguna modificacin.
El Cur de compromiso y devengado se genera de forma automtica en el
e-SIGEF con la orden de nmina aprobada, de no estar correcto el CUR
generado significar el sistema lo advertir y se deber corregir la

22

informacin que sea necesaria. Una vez que la informacin ya ha sido

enviada al e-SIGEF, el proceso de pagos ocurrir como se explic en el
Cuadro no.1, siendo la unidad ejecutora la que genere el pago de nmina
para que este pase por los procesos de la Subsecretaria de Tesoro
Nacional, el Banco Central y la banca privada para que finalmente el
dinero llegue a los beneficiarios.

1.4.3 Procesos en el Software de Pagos (CITRIX)

El software Citrix es el que enlaza el e-SIGEF y e-SIPREN, y es para el
uso de los analistas financieros de las Unidad de Gestin Administrativa y
Financiera Desconcentrada (UGAFD) y los financieros de planta central
exclusivamente.
El sistema permite revisar el historial de todos los funcionarios pblicos, y
adems permite eliminar, solicitar y aprobar reformas descentralizadas.
Esta plataforma permita divisar varios mdulos en una sola ventana, y
serva para aprobar reformas web, que era el primer paso para que un
docente, administrativo o auxiliar de servicios titular o contrato aparezca
en el distributivo de una entidad para que luego se proceda al pago de
sus

haberes

mediante

el

e-SIGEF

e-SIPREN.

23

CAPTULO II
GUA OPERATIVA PARA UNIDADES FINANCIERAS
DESCONCENTRADAS DEL SECTOR PBLICO
ECUATORIANO. CASO: UNIDAD DE GESTIN
ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y DESCONCENTRADACOORDINACIN ZONAL 5 DEL MINISTERIO DE
EDUCACIN

2.1 Estructura de la Zona 5 del Ministerio de Educacin

2.1.1 Coordinacin Zonal 5

En el Nuevo Modelo de Gestin Educativa (NMGE) proyecto que inici su

gestin en enero de 2010 se planific su implementacin del proceso de
educacin en 9 zonas a nivel de pas, segn la siguiente figura:
Grfico No. 2
Divisin por zonas

Fuente: Pagina web Ministerio de Educacin

Elaborado por: La autora

24

Escogeremos para este estudio la zona 5, tambin llamada Zona de

Planificacin, tiene a cargo de su jurisdiccin 5 provincias especficas:

Guayas

(excepto

los

cantones

de

Guayaquil,

Durn

Samborondn)

Santa Elena

Bolvar

Los Ros

Galpagos

Esta Coordinacin Zonal cuenta con 48 cantones y 72 parroquias rurales.

El territorio total de la zona es de 33.916 km2, y su poblacin es de
2.286.782 de acuerdo al censo del INEC del 2010 y es considerada una
de las ms grandes.

2.1.2 Unidad

de

Gestin

Administrativa

Financiera

Desconcentrada (UGAFD)

La Unidad de Gestin Administrativa Financiera y Desconcentrada

(UGAFD) es un departamento creado directamente desde planta central
del Ministerio de Educacin por competencia de la Coordinacin General
Administrativa Financiera as lo menciona el Art.1 inciso j del Acuerdo
433-12 del Ministerio de Educacin.
El proceso de desconcentracin se implement desde el ao 2012 con la
creacin de los distritos hasta entonces los trmites eran dirigidos hacia
Quito realizados por cada colegio, hasta que con la creacin de la UGAFD
se canaliz el pedido de necesidades, recursos para cubrir servicios
bsicos y mantenimiento de aulas, bateras sanitarias, etc, pero para el
presente ao segn el Nuevo Modelo de Gestin se canalizar todo a
travs de cada distrito.

25

Requisitos

para

obtener

clave

usuario

en

una

coordinacin,

subsecretaria, distrito, de cualquier ministerio:

Para ingresar en el Sistema de Administracin Financiera (e-SIGEF),
Sistema Presupuestario de Remuneraciones y Nominas (e-SIPREN) que
para el 2014 se reemplaza el e-SIPREN por el
Presupuestario de Remuneraciones y

Subsistema

Nominas (Spryn) se necesita

solicitar al Ministerio de Finanzas los siguientes documentos:

1. Se enva el Oficio firmada por la mxima autoridad indicando el Nombre
de la Entidad Operativa Desconcentrada (EOD) que puede ser un colegio,
distrito o una coordinacin especificando el cargo, nombres y apellidos del
servidor, cdula de Identidad, Cdigo del Distrito Educativo donde
prestarn sus servicios.
2. Solicitud firmada por el seor Coordinador Zonal, Subsecretario,
Distrital o Mxima autoridad del colegio.
3. Copia de cdula.
4. Accin de personal o contrato.
5. Acuerdo As1.
6. Acuerdo As2.
Requisitos mencionados en el Memorando Nro. MINEDUC-DNF-201400904-MEM publicado en la pgina web del Ministerio de Educacin al 17
febrero 2014.

2.1.3 Entidades Operativas Desconcentradas (EOD)

Se puede definir como una institucin desconcentrada con atribuciones y
competencias para realizar funciones administrativas y financieras y que,
estructuralmente, forma parte de una Institucin. Responsable, en lo
operativo, de las distintas fases del ciclo presupuestario considerando las
disposiciones y normas de control interno del ente rector canalizadas a
travs de la UGAFD y de las Unidades Coordinadoras. Actualmente se

26

considera a los Colegios y Distritos como entidades desconcentradas

anteriormente reciba el nombre de unidades ejecutoras.

Estructura de una EOD para el caso de Colegio

Se les asigna un cdigo de entidad pblica y presupuesto para pagos y
adquisiciones de ah el nombre de desconcentrada, por ejemplo Colegio
28 de Mayo EOD 3056.
El representante legal de la EOD es el colector(a), de quien se detallara
ms adelante. En actualidad los recursos se asignan desde la UGFAD
mediante el sistema Esigef, y el colector ser el encargado de administrar
de manera ptima los recursos apoyado en la ley y las circularesacuerdos emitidos por lo diferentes ministerios. Hasta el 2013 se
entregaban recursos de uso exclusivo de los colegios que era el llamado
aporte institucional y aparte los rubro especiales como el Bono de
Matricula que era repartido para las escuelas que cada colegio tenia a
cargo de las cual se explicara ms adelante, para este ao con el Nuevo
Modelo de Gestin todo se canaliza a travs de los distritos.
Estructura de un EOD para el caso de Distrito
Se les asigna un cdigo de entidad pblica y presupuesto para pagos y
adquisiciones de ah el nombre de desconcentrada, por ejemplo
DIRECCION DISTRITAL 09D06 TARQUI 2 - EDUCACION
09=Cdigo de la Provincia, se trata de Guayaquil
D=Distrito
06=orden de creacin de distrito

El distrito es un nivel desconcentrado, que generalmente coincide con el

rea geogrfica de un cantn o unin de cantones (de 1 a mximo 4), y
contiene de uno a mximo 28 circuitos educativos. En este nivel se
brindan los servicios educativos de manera cercana a la ciudadana,

27

siguiendo los lineamientos definidos por el Nivel Central, as como la

planificacin que se desprende del Nivel Zonal.

El Modelo de Gestin Educativa se ha implementado en todo el pas de

manera progresiva, para el cual se han creado 9 Zonas Educativas,
equivalentes a las Zonas de Planificacin o Coordinaciones Zonales, con
el fin de mejorar el manejo de los recursos estatales. Estas zonas
contienen en total 140 distritos y 1.117 circuitos educativos a nivel del
pas. La siguiente figura muestra la relacin de nivel jerrquico entre las
zonas, distritos y circuitos con sus respectivas funciones.

Grafico No. 3
Distribucin de Zona, Distrito y Circuito

Fuente: Pagina web de Ministerio de Educacin, Nuevo Modelo de Gestin, 2014

Elaboracin: La Autora

La figura muestra la relacin entre zonas, distritos y circuitos, siendo la

zona la estructura madre en la cual existen diferentes distritos formados
de cantones. Luego se encuentran los circuitos que son conformados por
las diferentes instituciones educativas. A continuacin se muestra una
tabla con la estructura de las 9 zonas:

28

Cuadro No. 2
Estructura de las zonas educativas

Zona
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Subtotal
Zonas no delimitadas
Total

RESUMEN GENERAL
Total Distritos Educativos
16
8
19
15
25
17
19
12
9
140
3
143

Total Circuitos Educativos

152
70
183
166
186
125
141
44
45
1.112
5
1.117

Fuente: Pagina web de Ministerio de Educacin, Nuevo Modelo de Gestin, 2014

Elaboracin: La Autora

La tabla muestra cmo estn conformadas las distintas zonas educativas.

En el caso de la Coordinacin Zonal 5, esta se conforma de 25 distritos
educativos que contienen 186 circuitos educativos.

Dentro de estos

circuitos existen las Entidades Operativas Desconcentradas que son los

colegios que manejan su propio presupuesto. La zona contiene 302
colegios segn el nuevo modelo de gestin

y estn divididos en los

siguientes 25 distritos:

Direccin Distrital 02D01 Guaranda

Direccin Distrital 02D02 Chillanes

Direccin Distrital 02D03 Chimbo San Miguel

Direccin Distrital 02D04 Caluma Echandia Las Naves

Direccin Distrital 12D01 Baba Babahoyo Montalvo

Direccin Distrital 12D02 Pueblo Viejo Urdaneta

Direccin Distrital 12D03 Mocache Quevedo

Direccin Distrital 12D04 Quinsaloma Ventanas

Direccin Distrital 12D05 Palenque Vinces

29

Direccin Distrital 12D06 Buena Fe Valencia

Direccin Distrital 09D11 Alfredo Baquerizo Moreno Simn Bolvar

Direccin Distrital 09D12 Balao Naranjal

Direccin Distrital 09D13 Balzar Colimes Palestina

Direccin Distrital 09D14 Isidro Ayora Lomas de Sargentillo Pedro

Carbo

Direccin Distrital 09D11 Alfredo Baquerizo Moreno Simn Bolvar

Direccin Distrital 09D15 Empalme

Direccin Distrital 09D16 El Triunfo Gnral. Antonio Elizalde

Direccin Distrital 09D17 Milagro

Direccin Distrital 09D19 Daule Nobol Santa Lucia

Direccin Distrital 09D20 Salitre

Direccin Distrital 09D21 San Jacinto de Yaguachi

Direccin Distrital 09D22 Playas

Direccin Distrital 20D01 San Cristobal Santa Cruz Isabela

Direccin Distrital 24D01 Santa Elena

Direccin Distrital 24D02 La Libertad Salinas

A continuacin se exponen los servicios que ofrecen de manera general

en todas las entidades en el pas, as por ejemplo para la comunidad
tenemos:

Refrendacin y legalizacin de ttulos para estudiantes que

culminaron el bachillerato.

Solicitud de cupo en las instituciones del sistema educativo.

Recepcin de denuncias y/o quejas sobre irregularidades en el

sistema educativo, as como peticiones ciudadanas.

Solicitud de certificados de pases de ao o culminacin de

educacin bsica.

Entrega de reporte de calificaciones.

Solicitud de recalificacin de exmenes, a travs de la institucin

educativa.

30

Respuestas a consultas jurdicas en el mbito educativo.

Validacin y homologacin de estudios realizados en el exterior.

Solicitud de pase o transferencia del estudiante a otra escuela o

colegio, del mismo rgimen escolar, siempre y cuando est entre
los primeros seis meses del ao lectivo

Para docentes y personal administrativo:

Entrega de certificado de tiempo de servicio, de remuneracin, de

no haber sido sancionado, de no estar inmerso en sumario
administrativo.

Activacin de clave para el IESS.

Solicitud de factibilidad para realizar una comisin de servicios.

Solicitud de vacaciones, previa autorizacin del jefe/a inmediato

superior.

Solicitud

de

permisos

licencias

(calamidad

domstica,

maternidad, paternidad, lactancia, estudios, etc.)

Categorizacin de docentes (escalafn).

Para instituciones educativas:

Certificacin

reimpresin

de

acuerdos

de

creacin

de

establecimientos.

Solicitud para la asignacin de textos, alimentos y uniformes.

Solicitud para contratacin de personal (docentes, personal

administrativo, etc.)

Solicitud para soporte tcnico para laboratorios de informtica.

Certificado de cumplimiento de estndares educativos.

Registro de calificaciones de los estudiantes en todos los niveles.

Certificacin

de

registro

de

nombres

de

autoridades,

representantes legales y secretarias.

31

Registro de organismos escolares para garantizar la participacin

de la comunidad (Gobierno Escolar, Consejo Ejecutivo, Junta
General, de Profesores, de Directores de rea).

Autorizacin

de

costos

de

matrcula

pensiones

en

establecimientos particulares y fiscomisionales.

Presentacin de demandas por incumplimiento a la normativa legal

vigente.

Solicitud de atencin en infraestructura y equipamiento.

Solicitud para creacin de personera jurdica, reformas, etc.

Certificado del estado de las organizaciones de personas jurdicas

sin fines de lucro (fundaciones, centros de estudios, cooperativa,
etc.)

Aprobacin del distributivo de trabajo de instituciones educativas.

Creacin, cierre, traslado y reorganizacin de la oferta educativa.

Fiscalizacin y fiscomisionalizacin de establecimientos educativos.

2.1.4 Escuelas

Las escuelas son unidades administrativas sin presupuesto (UASP) son

parte de los circuitos educativos, pero a diferencia de las Entidades
Operativas Desconcentradas las escuelas no manejan su propio
presupuesto. Esto hace que las escuelas sean dependientes de los
colegios, aunque ya en el ao 2014 las escuelas pasarn a ser
econmicamente dependientes del circuito y esta a su vez del distrito
respectivo al que sean asignadas de acuerdo a lo aprobado por el LOEI
en el 2011.
Estructura de una escuela
Se les asigna un cdigo AMIE de entidad pblica y no recibe presupuesto
para pagos y adquisiciones ya que depende de la EOD, por ejemplo
Escuela San Maniego.
Recursos que recibe una escuela:

32

Hasta el 2013 reciban a travs del estado recursos por 3 conceptos:

1.-Bono de Matricula: recursos en funcin de los nmeros de alumnos
otorgados desde el colegio a cada escuela en partes iguales, las facturas
de los gastos salan a nombre de la EOD.
2.-Caja Chica: Se les entregaba $200 para asuntos menores de las
escuelas, las facturas salan a nombre del Director y se haca efectivo con
un depsito a cada cuenta bancaria del director a cargo.
3.-Fondo Rotativo: La EOD reciba $5221.85, era un fondo que serva
para cubrir casos emergentes de las escuelas, cada rector valoraba la
situacin y otorgaba los valores no necesariamente eran en partes
iguales. Se manejaba por chequeras con cuenta corriente.
Para todos los fondos mencionados anteriormente, se justificaba con
documentos, facturas, liquidaciones de compra o en su efecto si no se
gastaban el valor asignado se tena que depositar a la cuenta de ingresos
propios del colegio para dichas deudas queden saldadas.
Estructura de un Circuito
Se les asigna un cdigo de acuerdo a su ubicacin conforme a su distrito,
por ejemplo:
09=Cdigo de la Provincia, se trata de Guayaquil
C=Circuito
06=orden de creacin de distrito

Segn el Art. 30 de la Ley Orgnica de Educacin Intercultural, el circuito

educativo intercultural y bilinge es un conjunto de instituciones
educativas pblicas, particulares y fiscomisionales, en un espacio
territorial

delimitado,

geogrficos,

tnicos,

conformado

segn

criterios

lingsticos,

culturales,

poblacionales,

ambientales

de

circunscripciones territoriales especiales.

33

En tal virtud, el Nuevo Modelo de Gestin Educativa se implementa a

partir del reconocimiento de la diversidad tnica y cultural. Por tanto, el
circuito educativo estar siempre conformado por escuelas y colegios de
ambas jurisdicciones, salvo en aquellos casos, en donde existe presencia
nicamente de nacionalidades y pueblos indgenas.

2.2 Descripcin del ciclo presupuestario

2.2.1 Funcin del colector

El colector es el analista financiero de las EOD como los colegios. A ellos

se les asignar un usuario con su respectiva contrasea para entrar al
sistema y cumplir diferentes tareas.

Funcin del Colector

1.-Vigilar por la ejecucin de los recursos de su EOD a cargo: Como
analista financiero de la EOD, el colector ser el responsable de que se
ejecuten

correctamente

los

recursos

de

la

entidad

deber

responsabilizarse tambin por las nminas en el sistema de gestin

financiera.

Adems,

ser

tarea

del

colectar

realizar

los

pagos

puntualmente de servicios bsicos, sueldos, mantenimiento y el resto de

transacciones que se efecten en el e-SIGEF a travs de reformas
presupuestarias y aquellas transacciones relacionadas con el sistema de
nminas SPRYN, que reemplaza al e-SIGEF al ser el nuevo sistema
donde se realicen los Curs de pago y nminas.
Movimientos permitidos:

Hacer Intras o Reprogramaciones en el e-SIGEF

Hacer Curs de Pago de Sueldos, Facturas, comprobantes al

IESS,etc.

Generar la Nomina

34

2.- Hacer/Solicitar/Aprobar Reformas web: Las reformas web son

movimientos en el distributivo (ingresar personal, finalizar docentes,
correccin de sueldos, re categorizaciones, etc) realizadas por el colector
de las EOD deban ser corregidas y aprobadas por el analista de la
UGAFD, pero esta situacin ha cambiado desde el presente ao. Ya en el
2014 los colectores tendrn la funcin de aprobar sus propias reformas
descentralizadas, mientras que las centralizadas la UGAFD las revisara y
Finanzas las aprobara segn detalle a continuacin:

Reformas Descentralizadas: Todo acto administrativo que no tenga

impacto presupuestario como por ejemplo:

Declarar puestos vacantes

Finalizar contratos

Modificacin de datos personales.

Traspaso dentro de la misma entidad

Registrar comisin de Servicios con/sin sueldo

Levantar comisin de Servicios con/sin sueldo

Temporalmente Inactivo

Reformas Centralizadas: Todo acto administrativo que tenga impacto

presupuestario como:

Creacin de Puestos

Ingreso de Contratos

Llenada de Vacante

Revisin a la Clasificacin y Valoracin de Puestos.

Traspaso de partidas vacante

Incorporacin de partida vacante

3.- Es el representante legal de la EOD: El colector adems de ser el

analista financiero, se convierte en el representante legal del colegio en el
que trabaje y ante la ausencia de un Contador Pblico Autorizado. Por lo
35

tanto el colector tambin tendr como funcin gestionar los procesos con
el Servicio de Rentas Internas (SRI) y el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS).

Funciones del Esigef y Spryn

Para poder acceder al Esigef se debe solicitar a planta central despus de
la creacin de usuario las siguientes funciones:
FUNCIONES

ESIGEF

601
TOTAL DE NOMINAS
602
CONSULTA DE NOMINAS
603
OPERADOR DE NOMINAS
604
APROBADOR DE NOMINAS
638
OPERADOR DE INGRESOS DE EOD
640
APROBADOR DE INGRESOS DE EOD
642
OPERADOR DE GASTOS DE EOD
644
APROBADOR DE GASTOS DE EOD
668
OPERADOR-APROBADOR DE TESORERIA DE EOD
669
OPERADOR DE TESORERIA DE EOD
670
APROBADOR DE TESORERIA DE EOD
671
OPERADOR-APROBADOR DE PRESUPUESTO DE EOD
672
OPERADOR DE PRESUPUESTO DE EOD
673
APROBADOR DE PRESUPUESTO DE EOD
674
OPERADOR-APROBADOR DE CONTABILIDAD DE EOD
675
OPERADOR DE CONTABILIDAD DE EOD
676
APROBADOR DE CONTABILIDAD DE EOD
935
APROBADOR DE ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EM
EXCESO
940
TESORERIA-APROBACION DE PAGO DE DEPOSITO A TERCEROS, CUR
APROBADOS
944
APROBADOR EJECUCION DE GASTOS-CURS PRESUPUETSARIOS CURS
CONTABLES

FUNCIONES SPRYN

9713
9700
9707
9714
9720
9701
9719
9702

CONSULTA TOTAL
FUNCIONES PARA PARAMETRIZACION
FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNCIONES PARA IESS
FUNCIONES PARA IESS
FUNCIONES PARA SOLICITUD
FUNCIONES PARA SOLICITUD
ELABORAR DE NOMINAS

36

9703
9715
9716
9704
9705
9706

NOVEDADES DE NOMINAS
REVISOR DE NOMINAS
APROBADOR DE NOMINAS
DEFINIDOR INSTITUCIONAL
REVISOR DE REFORMAS
APROBADOR DE REFORMAS

Cabe recalcar, que por ser colector se le asignaba todas las funciones
pero con la aplicacin del nuevo modelo de gestin en el 2014

considerando el Manual de Puestos se exige que para los diferentes

procesos tengan que dividirse las funciones, es decir, el contable
manejar sus funciones que no pueden repetirse para el financiero. Solo
las funciones de consultas pueden tener diferentes funcionarios.
2.2.2 Funcin del analista de la Unidad de Gestin Administrativa
Financiera y Desconcentrada (UGAFD)

Perfil del analista de la UGAFD:

El analista de la UGAFD debe cumplir el perfil de Economista o Ingeniero
Comercial, conocedor de la Constitucin de la Repblica, Cdigo
Orgnico de Finanzas Publicas (COPLAFIP), Cdigo de Trabajo, Ley
Orgnica del Servidor Pblico (LOSEP), Ley Orgnica de Educacin
Intercultural

(LOEI)

as

como

los

reglamentos,

Normativas

Presupuestarias, Acuerdos y Circulares emitidas por el Ministerio de

Educacin, Ministerio de Finanzas, Ministerio de Relaciones Laborales
(MRL) estipulado en el Manual de Puestos emitido por Direccin de
Talento Humano del Ministerio de Educacin en abril 2012.
El analista de la UGAFD, al igual que el colector de las EOD se le
asignar un usuario y contrasea para poder operar el sistema e-SIGEF.

Funcin del analista UGAFD

El analista de la UGAFD a diferencia del colector, deber encargarse de
que los recursos de los distritos y de los colegios que tiene a cargo el

37

distrito y se ejecuten correctamente. Como parte de esto deber aprobar y

consolidar las reformas presupuestarias emitidas en el sistema para que
se puedan efectuar los pagos de nmina y de facturas.
Otra de sus tareas, es controlar la falta de recursos en los diferentes
distritos y EODs que maneje la UGAFD en la que opere. Deber
encargarse de consolidar toda la informacin y realizar la correcta
asignacin de recursos a las EODs a travs de reformas presupuestarias.
EL analista deber analizar y regular el presupuesto de todas las
entidades que tiene a cargo para realizar una adecuada distribucin de
los recursos de la manera ms ptima para los diferentes grupos de
gastos como el 51 de remuneraciones al personal o el 53 de bienes y
servicios de consumo. El analista siempre esperar una previa
autorizacin de la autoridad mxima de la coordinacin, subsecretara o
ministerio para cumplir con estas acciones.
En el actual sistema de nminas SPRYN el analista revisar las reformas
web, que sern explicadas ms adelante, para asegurarse de que se
creen correctamente las reformas y puedan ser aprobadas por el
Ministerio de Finanzas o del colector a cargo de la EOD. Antes, cuando el
sistema vigente era el e-SIPREN, el analista incluso poda aprobar dichas
reformas si fuera necesario.
En conclusin, dentro de las funciones ms importantes de un analista
financiero hay 5 bsicas:
1. Aprobar/Solicitar Reprogramaciones Financieras y/o Intras de
los grupos de Gastos.
2. Aprobar/Solicitar reformas web hasta el 2013, actualmente
solo verifica en el sistema SPRYN.
3. Financiar a las Entidades Operativas Desconcentradas (EODs)
y Distritos recursos mediante modificaciones presupuestarias.
4. Asesorar y resolver casos de no pago de sueldos de docentes,
personal administrativo y cdigo de trabajo.

38

5. Analizar distributivo y presupuesto de la zona verificando los

cambios y la ejecucin respectivamente.

2.2.3 Funcin de los ministerios

Ministerio de Finanzas:
La misin principal de este ministerio es contribuir al desarrollo y
cumplimiento de los objetivos del pas con el fin de mejorar la calidad de
vida. Esto lo logra a travs del correcto manejo y ejecucin de la poltica
fiscal y de los ingresos gastos y financiamiento pblico, garantizando as
la sostenibilidad, estabilidad, equidad y transparencia de las finanzas
pblicas. Esto quiere decir que el Ministerio de Finanzas es el encargado
de aprobar los recursos que son solicitados de una manera sustentable
de todas las coordinaciones en el pas.
El Ministerio de Finanzas debe aprobar los presupuestos de los diferentes
ministerios. Por ejemplo, el presupuesto para educacin se lo asigna al
Ministerio de Educacin y este a su vez a las coordinaciones o
subsecretaria del pas al inicio de cada ao. Para los grupos de gastos
pertenecientes al

Grupo 51 y Grupo 53

se asigna directamente o

mediante el personal de su UGAFD a cada una de los Distritos y EODs.

Tambin cubre ciertas asignaciones por resoluciones del Ministerio de
Relaciones Laborales como los beneficios sociales del personal del
cdigo de trabajo segn la firma de Contratos Colectivos. Se encarga
tambin de las asignaciones de bono de matrcula y aporte institucional,
aunque estos en el presente ao ya no son vlidos ya que ahora se
trabaja con un fondo del cual un administrador circuito se har cargo para
cubrir las necesidades de sus entidades. Adems el ministerio se encarga
de otras tareas como el pago al personal administrativo del SENESCYT.

39

Ministerio de Educacin:
El objetivo de este ministerio es garantizar el acceso y calidad de la
educacin inicial, bsica y bachillerato de todos los habitantes del pas,
mediante la formacin integral, holstica e inclusiva de nios, nias,
jvenes y adultos, basndose en la interculturalidad, la plurinacionalidad,
las lenguas ancestrales y gnero desde un enfoque de derechos y
deberes para fortalecer el desarrollo social, econmico y cultural, el
ejercicio de la ciudadana y la unidad en la diversidad de la sociedad
ecuatoriana.

Ministerio de Relaciones Laborales:

Este ministerio se encarga de elaborar las resoluciones y acuerdos de
acuerdo a la ley del sector pblico para todos sus funcionarios
administrativos, docentes o el cdigo de trabajo.
Trabaja en forma coordinada con el Ministerio de Educacin y Finanzas
cuando por ejemplo, si se decide que hay una alza en los beneficios
sociales del personal de cdigo de trabajo se establecen acuerdos entre
los ministerios para proceder con dichos cambios salariales, se rene
ministerio de relaciones laborales, publica la resolucin, el ministerio de
finanzas le asigna los recursos a ministerio de educacin, y este a su vez
comunica a sus entidades operativas desconcentradas mediantes
circulares, donde se indique el uso y destino, as como, el soporte legal de
estos beneficios.

40

2.3 Gua

Operativa

para

las

entidades

financieras

desconcentradas del sector pblico ecuatoriano

2.3.1 Modificaciones presupuestarias a travs del Sistema

de Gestin Financiera

Se considerarn reformas presupuestarias las modificaciones en las

asignaciones consignadas a los programas incluidos en los presupuestos
aprobados que alteren los techos asignados, el destino de las
asignaciones, su naturaleza econmica, fuente de financiamiento o
cualquiera

otra

identificacin

de

los

componentes

de

la

clave

presupuestaria mencionado en el Art.118 COPLAFIP.

Conforme la circular No. 0004 de 9 de enero del 2012, emitida por el MF,
las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, a partir
del 1 de enero del 2012, debern registrar los comprobante de
Modificacin Presupuestaria por separado: EGRESOS PERMANENTES
(Gasto Corriente Grupos 5) y EGRESOS NO PERMANENTES ( Gastos
de Inversin y Capital - Grupos 7 y 8).
El presupuesto es un instrumento flexible, es decir, es susceptible de
modificaciones durante el perodo de vigencia con las variaciones a las
asignaciones inciales de ingresos o gastos aprobados, as como las que
pudieran generarse durante el ejercicio fiscal.

2.3.1.1 Tipos de reformas presupuestarias

Dado que el presupuesto es un instrumento financiero que se realiza al

inicio de un perodo y pueden ocurrir diferentes eventos que requieran
una alteracin del presupuesto, este mantiene un grado de flexibilidad
considerable, admitiendo por lo tanto las reformas que sean necesarias.
Los ingresos y gastos asignados en el presupuesto inicial podrn sufrir

41

variaciones a lo largo del perodo del ejercicio fiscal con el fin de ajustar la
ejecucin presupuestaria a lo que sea conveniente.
Mediante

el

sistema

e-SIGEF,

las

unidades

ejecutoras

de

los

presupuestos podrn iniciar la ejecucin del mismo y las respectivas

modificaciones, siempre y cuando el presupuesto y la programacin de la
ejecucin del presupuesto hayan obtenido previa aprobacin del
Ministerio de Finanzas. En el sistema e-SIGEF las unidades ejecutoras
encontrarn las diferentes opciones de reformas presupuestarias que se
pueden realizar. Una vez realizada una reforma en el presupuesto, se
podr monitorear mediante el sistema el estado de la reforma, es decir
que se podr saber ver desde el momento en el que la reforma se
introduce en el sistema hasta que esta sea aprobada finalmente por la
Subsecretara de Presupuesto del Ministerio de Finanzas.
Las modificaciones

o reformas en el presupuesto surgen por tres

principales motivos:

Para realizar un incremento o disminucin del presupuesto

institucional

Por la falta de recursos en una partida del presupuesto

Por la existencia de errores de cdigos en las diferentes partidas

del presupuesto

En el Sistema e-SIGEF, las reprogramaciones quedan en estado

recomendado para que la UGAFD o el Ministerio de Finanzas las
apruebe.
En cambio con las Intras, se tiene para los grupos de gastos segn el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Publico del
Ministerio de Finanzas:

Grupo 51(Gastos en Personal), 71(Gasto en personal para

Inversin): Son grupos controlados UGAFD revisa pero aprueba
finanzas.

42

Grupo 53(Bienes y Servicios de Consumo),84(bienes de Larga

Duracin),99(Otros Pasivos),73(Bienes y Servicios para Inversin):
Revisa y Aprueba la UGAFD

Clases de modificaciones:

Intra1

Intra2

Ampliacin / Disminucin AMP / DIS

INTER

INTRAUE

TRANS

INGRE

Reformas tipo INTRA1:

Son reformas presupuestarias que solicita la Institucin y lo aprueba la
Subsecretara de Presupuestos y no afectan los presupuestos de gastos
institucionales totales aprobados.
Este tipo de reformas son realizadas por una institucin cuando esta
desea hacer cambios en la estructura presupuestaria. Es la ms comn
de los movimientos presupuestarios, se la realiza cuando se quiere
cambiar recursos de un programa, actividad, tem. Al igual que todas
reformas subsiguientes, estas no afectan el presupuesto institucional
aprobado al inicio del perodo. A continuacin se explica los pasos
generales para crear cualquier modificacin o reforma presupuestaria.
En conclusin utilizamos la modificacin presupuestaria para pasar
recursos de un tem a otro.

43

Grfico No. 4
Pasos generales para crear Modificacin Presupuestaria

1.-Verifico que la
documentacion del pago
sea correcta

2.-Reviso el presupuesto (Ruta en

el esigef Ejecucion de Gastos,
Reportes,Informacion
consolidada) para ver si tengo los
saldos en los items adecuados

3.-Si me falta recursos en un Item

, entro al Esigef,Ruta :
Modificacion
Presupuestaria,Comprobante de
Modificacion Presupuetaria

4.- Lleno los campos:

4.1.-Clase de Modificacion
4.2.- Tipo de Documento
4.3.-Documento de Respaldo
4.4.-Monto
4.5.-Descripcion
4.6.-Justificativo
Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas Ruta Modificacin Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La autora

44

Se aconseja revisar los saldos de los tems porque es uno de los errores
ms comunes que cometen los analistas, el reporte del presupuesto por
cuestiones de control tiene que hacerse diario.

Los campos expresados en la grfica en el punto 4 se llenan para todas

las modificaciones, as tenemos como el tipo de movimiento se escoger
la clase de modificacin en este caso Intra 1, en el tipo de documento
(resoluciones) y el tipo de respaldo (10), el siguiente campo es el valor y
por ltimo el detalle correcto que se muestra a continuacin

la

justificacin que sera la parte legal.

El Detalle correcto que debera estar en la descripcin de una intra de

acuerdo a lo exigido por el ministerio de Finanzas segn Acuerdo
Ministerial Nro.061 del 8 de marzo del 2012 es el siguiente:

MODIFICACION PRESUPUESTARIA TIPO INTRA 1 DEL GRUPO 53(530101) AL 57(570201)

POR EL VALOR DE $345 FUENTE 001 DESTINADO AL PAGO DE MORA DEL IESS SEGN
COMPROBANTE NO. 00025 DE ATENCION PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE SE ATENDIO
EN ESTADO PASIVO AUTORIZADO POR EL SR(A).RECTOR(A) EN OFICIO 015 VFF-2014 DE
LA EOD 1002 COLEGIO PROV.DE GALAPAGOS, CANTON GUAYAQUIL, PROV.DEL GUAYAS

As mismo, en la siguiente figura se divisa los campos explicados con

anterioridad y puesto en accin a travs del Esigef para crear una Intra,
donde primero se llena los campos.

45

Grfico No.5
Cabecera de una Intra

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

A continuacin se selecciona los tems, el Programa, y la Actividad

involucrados en la reforma.

Grfico No.6
Detalle de una Intra

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod.Presupuesto

Elaboracin: La Autora

46

Si se realiza la reforma de manera correcta, esta deber cuadrar en cero,

estando los valores negativos en los tems de los cuales se salen los
recursos y los valores positivos en los tems adonde ingresarn los
recursos.
Finalmente, se deja la reforma en estado Solicitado para que el
Ministerio de Finanzas o la UGAFD lo aprueben respectivamente.
Documentos necesarios para aprobacin de una Intra mediante la
UGAFD
Para los movimientos de cualquier tem del Grupo 51 como regulaciones
para el pago de sueldo basta el oficio de la mxima autoridad indicando
los tems afectados con los valores correspondientes, esta reforma el
analista de la UGAFD la deja en estado solicitado y Ministerio de
Finanzas lo aprobara. Un error que cometen la mayora de los colectores
es afectar el Item 510108 Remuneracin Mensual Unificada de Docentes
del Magisterio y Docentes e Investigadores Universitarios cuando pueden
afectar de Items como 510203 Dcimo Tercero por ejemplo.
Los documentos que se requieren para aprobar una Intra dentro del
mismo Grupo 53, para el pago de servicios bsicos son el oficio de la
mxima autoridad, facturas correspondientes, una certificacin de que los
servicios bsicos estn separados hasta diciembre.
Para la compra de bienes, recursos que son trasladados del Grupo 53 al
Grupo 84, se necesitan el oficio de la mxima autoridad, 3 proformas y la
certificacin de que los servicios bsicos estn separados hasta
diciembre.
En cambio, para pago de Glosas del IESS movimientos producidos del
Grupo 53 al Grupo 57 se necesita el oficio de la mxima autoridad, el
comprobante del IESS.

47

Reforma tipo INTRA2:

Son

reformas

presupuestarias

que

modifican

la

distribucin

del

presupuesto en los Grupos e tems, no as en la Fuente de

Financiamiento. Lo solicita y aprueba la propia Institucin a travs del
colector o analista financiero y no afectan los presupuestos institucionales
totales aprobados.
En cambio, si una reforma INTRA2 adems de cambiar los tems de gasto
dentro de un mismo grupo, est cambiando el componente Actividad el
Proyecto, en ese caso la UGAFD debe consolidar antes de Aprobar la
reforma.
Al igual que las dems reformas siguen la misma ruta en el sistema Esigef
para poderlas crear para todos los grupos excepto 51, 7 1, 73.
En otras palabras, la Modificacin Presupuestara Tipo Intra 2, se la utiliza
cuando el colector o analista financiero que maneje el Esigef , cuando se
produce un compromiso en el tem que se va a necesitar y este no tiene
saldo presupuestario.
Los pasos en el sistema Esigef son los mismos que la Intra 1 solo que en
clase de modificacin se escoger Intra 2, una vez avanzado hasta el
paso de detalle, se solicita la modificacin.

48

Grfico No.7
Solicitado de una Intra 2

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

Y despus el analista de la misma entidad procede aprobarlo.

Reformas de Ampliacin / Disminucin AMP / DIS:

Son aquellas reformas que hacen aumentar o disminuir los montos totales
del

presupuesto

inicial,

con

recursos

de

autogestin,

sin

que

necesariamente a otra institucin se deba disminuirla/aumentarla para

compensar. En la descripcin de la reforma se debe indicar claramente la
justificacin del incremento.
Generalmente cuando un colegio tiene ingresos por bares, venta de
especies, ventas de productos que elaboran ellos mismos para el caso de
los colegios tcnicos agropecuarios esos valores son depositados en una
cuenta de ingresos propios de la institucin, y para hacer uso de esos
valores los colectores o analistas hacen dos movimientos en el sistema la

49

Ampli y AMP y el analista de la UGAFD hace los otros dos movimientos la

DIS, DISMI.
As tenemos que, el sistema Esigef por el lado de los ingresos por medio
de la ruta ya mencionada el colector o analista financiero procede a
realizar la Ampli con el mismo procedimiento de creacin de una Intra:

Grfico No.8
Detalle de una Ampli

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

De igual manera por el lado de los gastos y con la ruta ya mencionada se

crea la AMP.
Dichas reformas quedan en estado solicitado, el analista de la UGFD
mediante

la

ruta

Modificacin

Presupuestaria,

Comprobante

de

Modificacin Presupuestaria tanto por el lado de los Gastos como de los

ingresos las divisa.
Para proceder a consolidarlas se tiene que tener en cuenta la
documentacin:

50

Oficio firmado por la mxima autoridad indicando los tems. los

movimientos y el destino.

La copia de los depsitos.

El detalle de planta central.

Una vez revisado la documentacin y teniendo la aprobacin mediante

oficio del Director Financiero se procede hacer la DIS y la DISMI mediante
el Esigef.
Se tiene que escoger la entidad de la misma zona donde pertenece la
entidad para disminuirle cuota en la Fuente 002 =Ingresos por
autogestin, para ello se saca un reporte en el sistema para divisar a que
EOD se le disminuye la cuota, por tanto el valor va con signo negativo.

Grfico No.9
Detalle de una Dis

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

As mismo, se proceder hacer la Dismi, al igual que la Dis tambin los

valores van con negativo, los recursos se escogen automticamente al
tem que tenga esa entidad, en este caso del ejemplo al 170202.

51

Grfico No.10
Detalle de una Dismi

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

El ltimo paso es la consolidacin por separado de las 4 modificaciones:

Amp, Ampli, Dis y la Dismi se procurara que todos tengan el mismo
detalle, si existiera varias ampliaciones de diferentes EODs es
recomendable consolidar por grupo.

Grfico No.11
Consolidacin por el lado de los Ingresos

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

52

Grfico No.12
Consolidacin por el lado de los Gastos

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comp. De Mod. Presupuestaria, 2014
Elaboracin: La Autora

Generalmente el colector comete el error de hacer la AMP y no avisa a su

analista que no puede hacer la AMPLI, esto sucede por dos razones:
1.- Tiene que crear primero el tem presupuestario en la Ruta Modificacin
Presupuestaria, Creacin de Estructuras del Esigef.
2.-Si teniendo creado los tems se divisa que no tiene los iconos para
crear la ampli o amp es por la carencia de funciones, para lo cual tiene
que solicitar a la UGAFD enviando la misma documentacin mencionada
para la peticin de usuario, con el pedido de las siguientes funciones:
Ingresos(Ampli): 638,640
Gastos(Amp): 642,644

Reformas de tipo INTER:

Son reformas presupuestarias de traspaso de montos entre dos o ms
instituciones del sector pblico y se harn exclusivamente sobre los
saldos disponibles no comprometidos solo en GASTOS. No alteran el
techo presupuestario.

53

Cuando existe una institucin en un nivel superior a las unidades

ejecutoras, esta institucin ser la encargada de consolidar todas las
solicitudes de reforma presupuestaria para as realizar una solicitud de
reforma presupuestaria nica hacia el Ministerio de Finanzas. En el caso
de que exista un solo nivel institucional, es decir que la institucin sea la
UDAF y unidad ejecutora, entonces esta solicitar directamente al
Ministerio de Finanzas la reforma presupuestaria.
Con la solicitud emitida por las diferentes instituciones, la Subsecretara
de Presupuestos tendr que revisar que las solicitudes no tengan ningn
error para as proceder a enlazar los comprobantes de las instituciones
participantes, para finalmente aprobar la solicitud.
El proceso de las reformas INTER es el mismo que se describi
previamente, con la nica diferencia siendo que solo se realiza la
Ejecucin de Gastos, e intervienen solo las partidas presupuestarias de
Recursos Fiscales, Crditos Externos y Crditos Internos, que son las
fuentes de financiamiento que no cuadran los ingresos y los gastos dentro
de la institucin.

Reformas tipo INTRAUE:

Son reformas presupuestarias a nivel de tem. Si se desea realizar la
transferencia de montos entre Unidades Ejecutoras que pertenecen a una
misma Institucin, entonces se dispone de este tipo de reforma. Lo solicita
y aprueba la propia Institucin.
Solo se aplica a los GASTOS. Adems solo aplica, siempre y cuando, el
item y la estructura programtica (Programa, Proyecto, Actividad, Fuente,
Organismo y Correlativo) sean iguales. Solo se permite cambiar el
componente de GEOGRAFICO en este tipo de reforma.

54

Reformas tipo TRANS:

Es una reforma a nivel de Ingresos en la cual solo se puede transferir
recursos entre tems de un mismo grupo de ingreso y para una misma
fuente de financiamiento. La sumatoria de los montos de las partidas que
intervienen en la reforma debe ser igual a CERO.
Un Comprobante de reforma tipo TRANS lo aprueba la propia entidad,
salvo que se requiera enlazar con un Comprobante de Gastos en la cual
aprueba la Subsecretara de Presupuestos.
Reformas INGRE 1:
Es una reforma a nivel de Ingresos en la cual solo se solicita la
aprobacin de traspasos de espacios presupuestarios entre grupos.

Consolidacin de las Reformas Presupuestarias

Una vez que el analista financiero hay efectuado las respectivas INTRAS
en el sistema Esigef, el analista de la UGAFD quienes en base de las
directrices presupuestarias y la disponibilidad real de recursos, revisar,
reformar de ser el caso, analizar y consolidar las reformas
presupuestarias solicitadas en el sistema por el EOD. En lo referente a la
inversin pblica, coordinar con Planificacin y la SENPLADES para los
procesos de consolidacin de reformas. (Art 118 COPLAFIP).

2.3.1.2

Reprogramaciones financieras

La reprogramacin financiera consiste en hacer variaciones a los

cupos/cuotas

asignados

para

la

ejecucin

de

compromisos

cuatrimestrales y devengados mensuales.

Conforme a la circular 0004 de 9 de enero del 2012, del Ministerio de
Finanzas, las EOD podrn validar reprogramaciones hasta por un monto
que no supere el 8.33% (30%), en el grupo y fuente involucrados.

55

La UDAF igualmente puede consolidar y validar reprogramaciones hasta

por este monto. Caso contrario las RF debern ser remitidas al MF, para
su revisin y validacin.
Las reprogramaciones financieras estn ntimamente relacionadas con las
modificaciones presupuestarias.
Por cada reforma a los presupuestos aprobados, debe existir una
reprogramacin de cuotas, con la finalidad de permitir ejecutar el
compromiso y el devengado.
Como reconoce el colector o analista financiera que necesita hacer una
reprogramacin?
Para responder esta pregunta que muchas veces para los analistas se
crea una dificultad al momento de hacer un pago tendremos que recurrir a
examinar el cuatrimestre vigente por la ruta Reprogramacin Financiera,
Consulta

del

Cuatrimestre,

en

este

caso,

escogemos

segundo

cuatrimestre.

Grfico No.13
Consulta de un Cuatrimestre

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Reprog.Fin, Consulta de Cuatrimestre, 2014
Elaboracin: La Autora

56

En la figura anterior, tenemos el cuatrimestre de la EOD 2953 Instituto

Guayaquil como ejemplo, hemos escogido el grupo 57 y cmo podemos
observar tiene un saldo de compromiso por devengar de $966.54 y saldo
devengado por reprogramar de $966.84, estos valores tienen que ser
iguales para que no haya descuadre, en el devengado del mes
2(junio)hay disponible $1173.89, esto significa que si la entidad le llega un
comprobante del IESS por $2000 quiere decir que para pagar ese
comprobante necesitara $826.11, por lo tanto debera hacer una
reprogramacin con compromiso por ese valor. As mismo, los valores
negativos por -$225 significa que esta entidad ya reprogram sin
afectacin al compromiso y lo ocup en el mes actual.
Los pasos correctos y generales para hacer una reprogramacin se
detalla a continuacin.
Grfico No. 14
Pasos generales para crear Reprogramacin Financiera

1.-Se verifica el saldo en la cuota del mes

actual si este no alcanza se pocede hacer la
reprogramacion

3.-La ruta en el Esigef es: Reprogramacion

Financiera, Programacion Financiera
Cuatrimestral,Comprobante de Programacion
Financiera

4.- Se llena la cabecera y el detalle y se

solicita.
Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Reprogramacin Financiera 2014
Elaboracin: La autora

57

El correcto detalle se parece al de una Intra segn el Acuerdo Nro. 061 se

llena as:
REPROGRAMACION FINANCIERA CON AFECTACION AL COMPROMISO POR NO TENER
CUOTA EN EL MES ACTUAL AL GRUPO 57(570201) POR EL VALOR DE $345 FUENTE 001
DESTINADO AL PAGO DE MORA DEL IESS SEGN COMPROBANTE NO. 00025 DE
ATENCION PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE SE ATENDIO EN ESTADO PASIVO
AUTORIZADO POR EL SR(A).RECTOR(A) EN OFICIO 015 VFF-2014 DE LA EOD 1002
COLEGIO PROV.DE GALAPAGOS, CANTON GUAYAQUIL, PROV.DEL GUAYAS.

Entonces, a diferencia de una Intra la llenada de la cabecera de una

reprogramacin su consolidacin y aprobacin es ms fcil, porque aqu
la UGAFD para aprobar no pide documentacin, ya que son productos de
las Intras.
Una vez llenados todos estos campos se presionar el botn Crear
Documento para que se genere la cabecera del

comprobante de

reprogramacin y pase a estado Registrado.

Grfico No.15
Cabecera de una Reprogramacin

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Reprogramacin Financiera 2014

Elaboracin: La autora

58

Ya con la cabecera del comprobante creada, se seleccionar ahora el

registro de reprogramacin a travs del botn Detalle para poder
generar el detalle de la reprogramacin de la unidad ejecutora a la cual se
le efectuar la reprogramacin financiera.
Grfico No.16
Detalle de una reprogramacin financiera

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Reprogramacin Financiera, 2014

Elaboracin: La Autora

A continuacin, se tendr que solicitar la reprogramacin para que el

analista de la UGAFD pueda proceder aprobar el mismo o solicitar para
que finanzas apruebe.
Documentos necesarios para aprobacin de una reprogramacin por la
UGAFD
Para las reprogramaciones no se exige ninguna documentacin porque
son productos de Intras ya aprobadas en el sistema.
El analista de la UGAFD como primer paso observa si est bien hecha la
reprogramacin

mediante

las

ruta

reprogramacin

financiera

ya

mencionado anteriormente, como segundo paso analiza el cuatrimestre

para ver si est haciendo una reprogramacin sin o con compromiso, y

59

por ultimo procede aprobar, si no pudiera hacerlo la institucin aprobadora

ser finanzas, y como la UGAFD filtra las reprogramaciones ya revisadas
finanzas tampoco exige documentacin al igual que las Intras.
Procedimiento para dar cuota interna
Cuota Interna es dar la disponibilidad o cuota directamente a las
diferentes EODs para que no hagan reprogramacin, esto es comn
cuando se asigna recursos desde planta central a la entidad madre como
una coordinacin o subsecretaria y este a su vez a travs de la UGAFD a
las diferentes EODs. Hay 3 cosas que se tendrn en cuenta para hacerlo
correctamente:
1. La cuota que se va asignar de una entidad a otra o a varias tiene
que ser siempre del mismo grupo de gasto.
2. El saldo por comprometer de la entidad tiene que ser igual al que
voy asignar.
3. De la entidad donde sale la cuota pongo en negativo y a la entidad
que van los recursos van con positivo.
Entonces ingreso a la ruta por el Esigef es: Programacin de la Ejecucin
Presupuestaria - Programacin Financiera Cuatrimestral - Comprobante
Interno de Reprogramacin Financiera - Comprobante Interno de
Reprogramacin Financiera y se detalla como el siguiente ejemplo:

60

Grfico No.17
Cabecera de Cuota Interna

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comprobante Interno de Reprog.

Financiera, 2014
Elaboracin: La Autora

Por ltimo se enlaza las EODs con los valores respectivos tanto de donde
sale la cuota con valores negativos y a las EODs donde van en positivo y
se proceder aprobar.
Grfico No.18
Detalle de Cuota Interna

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Comprobante Interno de Reprog.Financiera,

2014
Elaboracin: La Autora

61

2.3.1.3

Estructura del presupuesto

El presupuesto es el clculo anticipado de Ingresos y Gastos de una

institucin u organizacin, dirigido a cumplir una meta prevista, expresada
en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo (generalmente un ao) y bajo ciertas condiciones previstas.
Cuando los Ingresos son menores que los Egresos, existe un DEFICIT
Presupuestario, y las instituciones deben solicitar una modificacin
presupuestaria al ente rector para que incremente el presupuesto
institucional, ya sea con recursos fiscales o con autogestin.
Cuando los Ingresos son mayores que los Egresos, existe un
SUPERAVIT Presupuestario y las instituciones tienen la obligacin de
ejecutar estos recursos, con la finalidad de fortalecer su capacidad de
gestin y operacin, en el marco de la normativa vigente.

Estructura Programtica del Presupuesto

La relacin insumo-producto-resultado, que fundamenta la metodologa
de presupuestaran por resultados, se articular sobre la base de una
estructura programtica adecuada para cada institucin.
Para el efecto se utilizarn categoras programticas establecidas segn
su jerarqua, el condicionamiento en la generacin de los productos y la
naturaleza econmica de stos.
Dentro de los propsitos de las estructuras programticas estn:
Dar un ordenamiento y direccionalidad al gasto de acuerdo a su
clasificacin funcional.
Organizar cronolgicamente la ejecucin de los recursos, a fin de
que tengan una clara expresin en productos cuantificables y
objeto de medicin con indicadores de resultados e impactos.

62

 Posibilitar la asignacin de recursos financieros para la ejecucin

de acciones presupuestarias, orientadas a la adquisicin de
insumos que luego se transformarn en productos.
Facilitar

la

adopcin

de

decisiones

de

asignacin

de

financiamiento entre objetivos alternativos implcitos en cada

categora programtica.
Las estructuras programticas ms utilizados son:

Grfico No.19
Estructura Programtica del presupuesto

Programas

El programa es la categora presupuestaria de mayor

nivel, enmarcado en la misin institucional, en la
planificacin, contribuye al proceso de produccin y
generacin de productos o resultados y debe estar
ligado a una unidad administrativa especfica que se
responsabilice de su ejecucin.

Proyectos

Proyecto es la categora programtica que expresa la

creacin, ampliacin o mejora de un bien de capital
(inversin real) y la formacin, mejora o incremento del
capital humano (inversin social).

Actividades

Actividad es la categora programtica de menor nivel

cuya produccin puede ser terminal, en el caso que
contribuya parcialmente a la produccin y provisin del
programa o proyecto, o intermedia, si condiciona a
otras actividades, programas o proyectos. Le
corresponde la asignacin formal, real y concreta de
recursos presupuestarios.

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Manual de Presupuesto, 2014

Elaboracin: La Autora

CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
Las clasificaciones presupuestarias son instrumentos que permiten
organizar y presentar la informacin que nace de las operaciones
63

correlativas al proceso presupuestario con el objeto de facilitar la toma de

decisiones durante el mismo.
Para tal propsito se considerarn las siguientes clasificaciones:

Clasificacin Sectorial

Corresponde a la estructura del sector pblico no financiero, cuya

organizacin se presenta en la norma tcnica 1.2.2 Clasificacin
Institucional. Para Educacin corresponde una clasificacin sectorial
signada con el cdigo 009. SECTOR EDUCACION

Clasificacin por entidad institucional.

Expresa la clasificacin que corresponde a la estructura que conforman

las instituciones del sector pblico no financiero. Para educacin
corresponde una clasificacin institucional signada con el cdigo 111
(ADMINSITRACION DEL ESTADO).

Clasificacin por la naturaleza del gasto:

Expresa una clasificacin determinada por la misin institucional que

corresponde a cada institucin pblica segn la base legal de su creacin,
la que se expresa por la naturaleza de los bienes y servicios que entrega
a la sociedad.

Clasificacin programtica

Expresa la asignacin de recursos segn las categoras programticas:

programa, actividad y proyecto, vinculados a la consecucin de los
objetivos y metas de produccin y resultados identificadas en el proceso
planificacin-programacin.

64

Clasificacin geogrfica

Permite establecer la localizacin geogrfica del gasto que ejecutan los

entes pblicos. La identificacin geogrfica se har en funcin del lugar
en que se espera se perciban los beneficios de la produccin de bienes y
servicios o por la ubicacin de la unidad ejecutora responsable de dicha
produccin.

Las

Clasificadores por catlogos presupuestarios:

clasificaciones

presupuestarias

se

expresarn

en

los

correspondientes catlogos y clasificadores que sern definidos y

actualizados por la Subsecretara de Presupuestos, con excepcin del
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos que ser expedido por
el Ministro de Economa y Finanzas, inclusive sus reformas o
actualizaciones.

Clasificacin por fuente de financiamiento

Identifica los gastos pblicos segn las fuentes de financiamiento de

origen de los ingresos. Aporte fiscal, autogestin, donaciones, prstamos.
Clasificacin por concepto de ingresos y por objeto del gasto
Es la clasificacin principal para la identificacin de los ingresos y gastos
contenidos en el presupuesto. El clasificador de ingresos organiza los
recursos segn su origen y su naturaleza corriente, de capital y de
financiamiento; el clasificador por objeto del gasto identifica los recursos
segn su destino especfico y su naturaleza corriente, de capital y de
aplicacin del financiamiento.
Partida Presupuestaria de Ingresos
El clasificador de ingresos organiza los recursos segn su origen y su
naturaleza corriente, de capital y de financiamiento:

65

Partida presupuestaria de Gastos

Identifica los recursos segn su destino especfico y su naturaleza
corriente, de capital y de aplicacin del financiamiento.
Ejecucin Presupuestaria
Comprende el conjunto de acciones destinadas a la utilizacin de los
recursos asignados en el presupuesto con el propsito de obtener los
bienes y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad previstos en la
planificacin institucional.
La ejecucin presupuestaria se realizar sobre la base de las polticas
establecidas por el Ministerio de Finanzas y siempre y cuando exista la
disposicin del jerrquico nivel superior para ejecutarlo, en los trminos
previstos en la Ley y Art. 115 del Cdigo Orgnico de Planificacin y
Finanzas Pblicas (Certificacin Presupuestaria).

Compromiso Presupuestario
Un compromiso se reconocer cuando se registre en forma previa al
devengamiento de los hechos econmicos producto de la celebracin de
contratos,

convenios,

emisin

de

actos

administrativos

otros

procedimientos de similares caractersticas segn lo establece el Art.116

COPLAFIP.
Para reservar y generar compromisos se requiere la existencia de la
asignacin presupuestaria respectiva y el saldo disponible suficiente.
En tanto no sean afectados definitivamente por el reconocimiento de una
obligacin, los compromisos se podrn anular total o parcialmente.
Devengado

66

Es el acto administrativo por el que la autoridad competente reconoce una

obligacin a un tercero como consecuencia de un compromiso previo y de
la recepcin de los bienes y servicios previamente convenidos o
contratados.
La obligacin causar la afectacin definitiva de la asignacin
presupuestaria y del compromiso en el mismo monto

segn Art.117

COPLAFIP.

Periodos de Gestin
El Sistema de Administracin Financiera operar con perodos mensuales
de ejecucin. Dichos periodos a efectos de generacin de informacin y
control, se agrupan en cuatrimestres.
El perodo o ejercicio fiscal, est comprendido entre el 1ro. de enero y el
31 de diciembre de cada ao.

Normas Tcnicas de Presupuesto

Dentro de las normas de presupuesto est la de regular la aplicacin de
las

fases

de

programacin,

formulacin,

aprobacin,

ejecucin,

evaluacin y liquidacin del presupuesto pblico, a fin de lograr un control

y seguimiento adecuado de estas operaciones, que en conjunto permitan
administrar adecuadamente los recursos pblicos mencionados en el Art.
3 de la Ley de la Contralora General del Estado con sujecin a la
Planificacin Institucional.

mbito de Aplicacin
Las normas tcnicas presupuestarias rigen para las instituciones del
sector pblico no financiero (Arts. 225, 297 y 315 de la Constitucin
Poltica del Ecuador, SINFIP), y su aplicacin es de carcter obligatorio.

67

En todo lo que no se especifique, expresamente, se entender que su

aplicacin se circunscribe al mbito de las instituciones que conforman el
Presupuesto General del Estado.
Principios Presupuestarios
Universalidad: Los presupuestos contendrn la totalidad de los ingresos y
gastos, no ser posible compensacin entre ingresos y gastos de manera
previa a su inclusin en el presupuesto.
Unidad: El conjunto de ingresos y gastos debe contemplarse en un solo
presupuesto bajo un esquema estandarizado; no podrn abrirse
presupuestos especiales ni extraordinarios.
Programacin: Las asignaciones que se incorporen en los presupuestos
debern responder a los requerimientos de recursos identificados para
conseguir los objetivos y metas que se programen en el horizonte anual y
plurianual.
Equilibrio y estabilidad: El presupuesto ser consistente con las metas
anuales de dficit/supervit fiscal bajo un contexto de estabilidad
presupuestaria en el mediano plazo.
Plurianualidad: El presupuesto anual se elaborar en el marco de un
escenario plurianual coherente con las metas fiscales de equilibrio y
sostenibilidad fiscal de mediano plazo.
Eficiencia: La asignacin y utilizacin de los recursos del presupuesto se
har en trminos de la produccin de bienes y servicios pblicos al menor
costo posible para una determinada caracterstica y calidad de los
mismos.
Eficacia: El presupuesto contribuir a la consecucin de las metas y
resultados definidos en los programas contenidos en el mismo.
Transparencia: El presupuesto se expondr con claridad de forma que
pueda ser entendible a todo nivel de la organizacin del Estado y la

68

sociedad y ser objeto permanente de informes pblicos sobre los

resultados de su ejecucin.
Flexibilidad: El presupuesto ser un instrumento flexible en cuanto sea
susceptible de modificaciones para propiciar la ms adecuada utilizacin
de los recursos para la consecucin de los objetivos y metas de la
programacin.
Especificacin: El presupuesto establecer claramente las fuentes de los
ingresos y la finalidad especificar a lo que deben destinarse; en
consecuencia, impone la limitacin que no permite gastar ms all del
techo asignado y en propsitos distintos de los contemplados en el mismo
Reporte Bsico en el Sistema e-SIGEF
Otros de los errores ms comunes es el no revisar el presupuesto de la
entidad, se recomiendo cada da sacar reporte porque pueden poner
valores directamente sin pasar por la UGAFD por alguna resolucin del
MRL, o por valores de Jubilacin por Bonos entre otros .La ruta en el
Esigef para sacar un reporte de cualquier grupo de gasto es Ejecucin de
Gastos, Reportes, Informacin Consolidada.
Grfico No.20
Ruta en el Esigef para generar reportes

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Ejecucin de Reportes, Grupos Dinmicos,
2014,
Elaboracin: La Autora

69

Los reportes del sistema eSIGEF, son una fuente de informacin

institucional y del pblico en general, orientados especficamente a
transparentar

la gestin de los recursos pblicos entregados por el

Gobierno para la consecucin de objetivos, metas e indicadores de

gestin determinados en la Planificacin, en todas las instituciones
pblicas.
Grfico No.21
Reporte bsico generado por el Esigef

Fuente: Sistema Esigef, Ministerio de Finanzas, Ruta Ejecucin de Reportes, Grupos Dinmicos,
2014,
Elaboracin: La Autora

70

2.3.2 Reformas web

2.3.2.1

Requisitos para elaborar una reforma web

Se describe a una reforma Web como un movimiento en el sistema que

permite ingresar a una persona al sector pblico dentro del distributivo del
sistema a travs del sistema de remuneraciones, esto es realizado por el
colector o analista financiero de la entidad.
Los servidores pblicos estn agrupados segn su naturaleza as:
1. Servidores/as Pblicos -Servicio Civil amparados por la LOSEP.
2. Obreros/as amparados al Cdigo de Trabajo.
3. Regmenes Especiales:
-Docentes sujetos a Ley de Orgnica de Educacin-LOEI
-Miembros Activos de la Fuerza Pblica (Policas y Militares).
-Legislativa
-Judicial y Justicia Indgena
-Electoral y Constitucional
-Trasparencia y Control Social
4. Contratos bajo sus modalidades

Los servidores pblicos perciben:

1. Remuneracin Mensual Unificada-RMU

2. Dcimo Tercer Sueldo
3. Dcimo Cuarto Sueldo
4. Aporte Patronal IESS
5. Fondos de Reserva

As mismo, los servidores pblicos bajo la LOSEP tienen su escala de

remuneraciones, se registra en la siguiente tabla desde el ao 2009.

71

Cuadro No. 3
Escala de Nivel Jerarquico Suprior
DENOMINACION DEL PUESTO

GRADO

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA
MINISTRO DE ESTADO
VICEMINISTRO
SUBSECRET. DE ESTADO/ASESOR 1
SUBSECRETARIO REGIONAL/
COORDINADOR GENERAL/ASESOR 2
COOR.GENERAL REGIONAL/ASESOR 3
DIRECTORES GENERALES/ASESOR 4
DIRECTOR TECNICO DE AREA
ASESOR 5

10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

REMUNERACION MENSUAL UNIFICADA (RMU)

En unidades de US$
2009
2010
2011
2012
5450
6000
6600
6957
5000
5760
6336
6679
4830
5280
5808
6122
4705
4805
5280
5566
3935
4320
4752
5009
3240
2745
2280
2140
1870

3600
2880
2400
2190
1920

3960
3168
2640
2415
2112

4174
3339
2783
2546
2226

Fuente: Resolucin No.MRL-2012-0025, Ministerio de Relaciones Laborales,2012

Elaborado por: La Autora

Cuadro No. 4
Escala de Nivel Profesional 20 Grados
DENOMINACION DEL PUESTO
SERVIDOR PUBLICO DE SERVICIOS 1
SERVIDOR PUBLICO DE SERVICIOS 2
SERVIDOR PUBLICO DE APOYO 1
SERVIDOR PUBLICO DE APOYO 2
SERVIDOR PUBLICO DE APOYO 3
SERVIDOR PUBLICO DE APOYO 4
SERVIDOR PUBLICO 1
SERVIDOR PUBLICO 2
SERVIDOR PUBLICO 3
SERVIDOR PUBLICO 4
SERVIDOR PUBLICO 5
SERVIDOR PUBLICO 6
SERVIDOR PUBLICO 7
SERVIDOR PUBLICO 8
SERVIDOR PUBLICO 9
SERVIDOR PUBLICO 10
SERVIDOR PUBLICO 11
SERVIDOR PUBLICO 12
SERVIDOR PUBLICO 13
SERVIDOR PUBLICO 14

GRADO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

REMUNERACION MENSUAL UNIFICADA (RMU)

2009
2010
2011
2012
En unidades de US $
478
500
500
527
504
525
525
553
532
555
555
585
566
590
590
622
612
640
640
675
667
695
695
733
741
775
775
817
819
855
855
901
897
935
935
986
987
1030
1030
1086
1102
1150
1150
1212
1286
1340
1340
1412
1523
1590
1590
1676
1600
1670
1670
1760
1850
1930
1930
2034
2100
2190
2190
2308
2250
2345
2345
2472
2400
2505
2505
2641
2700
2815
2815
2967
3220
3360
3360
3542

Fuente: Resolucin No.MRL-2012-0021, Ministerio de Relaciones Laborales,2012

Elaborado por: La Autora

72

Cuadro No.5
Escala de Nivel Jerarquico Suprior

EQUIPARACION
CATEGORIAS
ESCALA SENRES

SPS1
SPA3
SPA4
SP1
SP2
SP3
SP4
SP5
SP6
SP7

J
I
H
G
F
E
D
C
B
A

REMUNERACION
MENSUAL
UNIFICADA (RMU)
En unidades de US $
2011
2012
500
527
640
675
695
733
775
817
855
901
935
986
1030
1086
1150
1212
1340
1412
1590
1676

Fuente: Resolucin No.MRL-FI-539-2014, Ministerio de Relaciones Laborales,2012

Elaborado por: La Autora

Ahora dependiendo de la disponibilidad presupuestaria y los requisitos

que hayan cumplido segn la ley tambin podrn acceder a:

Horas suplementarias y extraordinarias

Honorarios

Bonificacin Geogrfica Docentes

Encargos y Subrogaciones

RVE

Como opera el e-SIPREN

Hasta el 2013 las reformas web se las realizaba entrando al subsistema

e-SIPREN (Nmina) en el sistema e-SIGEF. Una vez ingresado al
sistema, se deber escoger el ao del ejercicio en el que se realizar la
73

reforma. A continuacin deber escoger el cono de Distributivo seguido

de Reforma Web. Dentro de esta opcin el usuario podr realizar
diferentes actividades como:

Crear Reforma

Consultar Reforma

Eliminar Reforma

Modificar Reforma

Validar Reformar

Consultar Todo

Para iniciar el proceso se deber seleccionar el cono de Crear Reforma,

la cual ofrecer las diferentes reformas web que se pueden realizar:

Declarar Vacante

Llenar Vacante

Modificar Datos Personales

Supresin de Puesto

Reclasificacin de Puestos

Crear Puesto

Traspaso misma Entidad

El colector o analista financiera deba preparar tres archivos con

informacin referente a:

Partidas presupuestarias con los valores totales por partida

Conceptos de Descuento y Aporte Institucional con los totales por

concepto seguido del RUC, Nombre, Banco (cdigo SPI), cuenta,
tipo de cuenta y Valor a pagar.

Detalle de Funcionarios con los valores del lquido a pagar para

cada uno con informacin de Cdula, Nombres y Apellidos, Banco,
cuenta, tipo de cuenta, valor de RMU, total de ingresos, valor de
aporte patronal y valor de aporte individual.

74

Esta informacin una vez preparada se procede a cargar en la aplicacin

diseada para el efecto. Desde la aplicacin se proceder a generar en
forma automtica el CUR (comprobante nico de registro) de compromiso
y devengado respectivo para proceder al pago de la Nmina cargada.
Este proceso deber repetir la Entidad cada vez que desea proceder al
pago de una Nmina.

En cada reforma describe por su nombre la actividad que realiza, todas

son relacionadas al personal y nmina de trabajadores. A lo largo del
proceso de la reforma se debern llenar diferentes campos de informacin
y datos referentes a los empleados y a los puestos de trabajo
involucrados. El proceso finalizar una vez que la solicitud de reforma sea
aprobada por el Ministerio de Finanzas.
En el eSIPREN -Nmina, se podrn ejecutar los procesos de: Consulta de
Informacin Financiera, Definicin de la Orden de Nmina, Carga de
Informacin de detalle de la Orden de Nmina, Validacin de Informacin
de la Orden de Nmina, Aprobacin de la orden de Nmina y Generacin
del Comprobante nico de Registro (Cur) de compromiso y devengado en
estado aprobado.
El proceso de Pago y transferencia de los Sueldos de los empleados
pblicos y los beneficiarios de descuentos y aportes de la Nmina se
realiza en el Esigef, de acuerdo a los procesos establecidos en esa
aplicacin. En casos de existir errores en los datos enviados en la
transferencia al BCE, en la aplicacin eSIPREN -Nmina, se podrn
realizar las correcciones necesarias para que los registros rechazados
puedan ser corregidos y posteriormente incluidos en una nueva
trasferencia.

75

Grfico No.22
Iconos del Sistema e-SIPREN

Fuente: , Sistema Esipren, Ministerio de Finanzas, Modulo de Nominas,2013

Elaboracin: La Autora

Cada icono tiene su significado as tenemos:

1=Crear Reforma
2=Modificar Reforma
3=ConsultarReforma
4=Validar Reforma
5=Aprobar Reforma
6=Eliminar Reforma
7=Imprimir Reforma
8=Cambiar Estado Ref.
9=Consultar Todos 10=Salir

Grfico No.23
Modulo Informacin Financiera- eSIPREN

Fuente: Sistema Esipren, Ministerio de Finanzas, Modulo Informacin Financiera 2013

Elaboracin: La Autora

76

Grfico No.24
Modulo Nomina- eSIPREN

Fuente: Sistema Esipren, Ministerio de Finanzas, Modulo Nominas de 2013

Elaboracin: La Autora

Grfico No.25
Mdulo IESS-eSIPREN

Fuente: Sistema Esipren, Ministerio de Finanzas ,Modulo de IESS 2013

Elaboracin: La Autora

Procedimiento para aprobar una Reforma

La EOD, crea la reforma, valida y la solicita;

La UGAFD valida y solicita las reformas elaboradas por las EOD

Reformas que no tienen afectacin presupuestarias son aprobadas

por la UGAFD

Reformas que tienen afectacin presupuestaria aprueba la

Subsecretara de Presupuestos del MIN FIN.

77

En resumen el sistema de pago con el e-SIPREN:

Se proceda a hacer en Excel el detalle de los fondos ocupados en cada
partida presupuestaria, todos los descuentos y el valor lquido a pagar de
cada beneficiario, a travs del e-SIPREN se hacia la cabecera de la
nmina, se cargaba los archivos y en el e-SIGEF se proceda aprobar el
pago respectivo.
Para el caso de las nminas, se revisaba los distributivos por los cambios
que hubieren y procedan aprobar esos cambios para que los docentes
puedan cobrar su sueldo.

Grfico No.26
Sistema de pagos con el Esipren

Sistema
de
NominaP
ropietario
EntidadOp
Entidad

V
A
L
I
D A C I
Presu
puest
o

rdenes
de
nmina

erativaDes
concentrad
a

e-SIPREN

Sistema
de
Nomina
SIGEF
Institucio
nal

Reformas
Web

Conta
bilidad

Distributivo
de SIPREM Reforma
s
Remuneraci
ones

Tesor
era

Rplicai
nformac
inOblig
aciones
IESS

Ministerio de Finanzas
Fuente: Capacitacin del Spryn, Ministerio de Finanzas, Mayo 2014
Elaboracin: La Autora

78

2.3.2.2

Proceso en el sistema de pagos y remuneraciones

Como ya se explic en el captulo anterior, el sistema de pagos y

remuneraciones es el e-SIPREN. El colector debe ingresar al sistema con
su usuario para aprobar el ingreso del distributivo de su entidad para
luego crear el CUR de pago en el e-SIGEF para que se paguen los
sueldos.
Actualmente se realiza estos procesos de pagos y nminas en el nuevo
sistema SPRYN, en el cual se escoger la nmina que se desee realizar
para generar el CUR de pagos y luego en el sistema e-SIGEF continuar
con el proceso hasta la realizacin y aprobacin del pago.
Distributivo de la RMU
Es un instrumento de gran importancia para la validacin, ejecucin del
registro y transferencias de la Subsecretara del Tesoro con el Banco
Central del Ecuador (Sistema de Pago Interbancario), IESS, y otros.
Adicionalmente el Distributivo de Remuneraciones forma parte del
Sistema de Informacin Laboral como lo dispone la LOSEP y del Sistema
de Informacin Oficial de Remuneraciones del MF.
Se tomaran en cuenta ciertas recomendaciones para el ingreso al sector
pblico y el pago de sus remuneraciones:
1.-Para el ingreso al servicio pblico para cualquier ascenso y promocin
en la carrera administrativa se realizarn mediante concurso de mritos y
oposicin, en la forma que determine la ley as lo menciona El Art. 228.
Constitucin de la Repblica del Ecuador.
2.-En cambio, en materia de recursos humanos y remuneraciones se
sujetarn obligatoriamente a lo establecido por el Ministerio de Relaciones
Laborales en lo pertinente a remuneraciones e ingresos complementarios
as se estipula en el Art. 3 LOSEP.

79

3.-Est prohibido el pluriempleo con excepcin de las y los docentes de

las universidades y escuelas politcnicas pblicas y privadas legalmente
reconocidas, siempre que el ejercicio de la docencia lo permita y no
interfiera con la funcin pblica segn el Artculo 12 de la LOSEP, el
Esipren al querer aprobar una reforma se vea imposibilitado en poder
solicitar, para el 2014 con el Spryn tambin resalta este tipo de
inconveniente, las reformas no tienen que reportar errores para que
Ministerio de Finanzas apruebe.

Pago de Nmina mediante e-Sipren (Hasta el 2013)

La Entidad tena que preparar tres archivos con informacin referente a:
Partidas presupuestarias con los valores totales por partida
Conceptos de Descuento y Aporte Institucional con los totales por
concepto seguido del RUC, Nombre, Banco (cdigo SPI), cuenta, tipo de
cuenta y Valor a pagar.
Detalle de Funcionarios con los valores del lquido a pagar para cada
uno con informacin de Cdula, Nombres y Apellidos, Banco, cuenta, tipo
de cuenta, valor de RMU, total de ingresos, valor de aporte patronal y
valor de aporte individual. Esta informacin una vez preparada se procede
a cargar en la aplicacin diseada para el efecto.
Desde la aplicacin se proceder a generar en forma automtica el CUR
(comprobante nico de registro) de compromiso y devengado respectivo
para proceder al pago de la Nmina cargada.
Este proceso deber repetir la Entidad cada vez que desea proceder al
pago de una Nmina.

80

Cuadro No. 6
Partidas del personal del distributivo

51. Gastos en
Personal.
71 Gastos en
Personal
para
Inversin

Items:

Otros

510105
Remuneracion
es Unificadas.

510509 Horas
Extraordinaria
sy
Suplementaria
s.

510108
Remuneracin
Mensual
Unificada de
Docentes del
Magisterio y
docentes e
Investigacin
Universitarios
510106
Salarios
Unificados

510601 Aporte
Patronal
510602 Fondo
de Reserva
510510
Servicios
Personales x
Contrato

Items no
mensuales:
510203
Dcimo
Tercer
Sueldo
510204
Dcimo
Cuarto
Sueldo

Fuente: Catalogo Presupuestario de Cuentas, Ministerio de Finanzas 2014

Elaboracin: La Autora

Para el pago de la nmina se elabora el cuadro de descuentos y lquido a

pagar de la nmina as tenemos:

81

Cuadro No.7
Catlogos de descuentos

Fuente:Curso de Capacitacion de Descentralizacion del Ministerio de Educacion,2012

Elaborado por: La Autora

Cuadro No.8
Archivo de Detalle de descuento

Fuente:Curso de Capacitacion de Descentralizacion del Ministerio de Educacion,2012

Elaborado por: La Autora

82

Cuadro No.09
Lquido a pagar

Fuente:Curso de Capacitacion de Descentralizacion del Ministerio de Educacion,2012

Elaborado por: La Autora

Cuadro No. 10
Partidas del Esigef

Fuente:Curso de Capacitacion de Descentralizacion del Ministerio de Educacion,2012

Elaborado por: La Autora

2.3.2.3 Proceso de pago a travs del software Citrix

El software Citrix es el que enlaza el e-SIGEF y e-SIPREN, y es para el

uso de los analistas financieros de las UGAFD y los financieros de planta
central exclusivamente.

83

El sistema permite revisar el historial de todos los funcionarios pblicos, y

adems permite eliminar, solicitar y aprobar reformas descentralizadas.
Aparece la pantalla con la primera reforma del Ejercicio Fiscal, se tomar
en cuenta que para el manejo del sistema se utilizar las teclas de funcin
F7 para limpiar la pantalla, F8 para llamar a la reforma y F10 para guardar
los cambios que se realice en la reforma

El sistema presenta esta pantalla en la cual tenemos los siguientes

iconos:

Grfico No.27
Iconos del Citrix

Fuente: Sistema Citrix, Ministerio de Finanzas, Modulo del Distributivo 2013

Elaboracin: La Autora

1=Guardar Reforma
2=Imprimir Reforma 3= Salir de la Pantalla
4=Ordenar Reforma
5=Revisar Reforma 6=Cambiar de Estado la Reforma
7=Cambiar a Solicitado 8=Aadir registro
9=Borrar un solo Registro
10=Borrar todos los Registros 11= Flechas de posicionamiento

En el 2014, se implement en todas las instituciones pblicas el Sistema

Presupuestario de Remuneraciones y Nmina SPRYN que sirve como
Instrumento normativo del Sistema Nacional de Finanzas Pblicas que
permite la articulacin entre:

presupuesto - contabilidad -

tesorera, adems se considera una base de informacin para realizar la

estimacin de gastos en personal que se registrar en las proformas y se
puede calcular el impacto fiscal a los proyectos de resoluciones y
acuerdos de orden remunerativo.
En la actualidad en el Spryn se agrupa a los trabajadores por rgimen.
1.-Losep

84

2.-Codigo de Trabajo
3.-Otros Regmenes
77.-Pasivos

Cuadro No. 11
Situacin actual de los Rgimen
REGIMEN

1.1

1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
3.1
4.10
4.11
4.13
4.16
4.18

NOMBRE REGIMEN

REGIMEN

ESCALA
MODALIDAD
OCUPACIONAL LABORAL

SUJETOS LOSEP 20 GRADOS - ADMINISTRATIVOS

(CODIGO NS o marcados como Autoridad)

SUJETOS LOSEP 20 GRADOS - ADMINISTRATIVOS

(CODIGO <> NS o no marcados como Autoridad)
SUJETOS LOSEP 20 GRADOS - MEDICOS Y
ODONTOLOGOS

2
2

1
1

3
2

ESCALAS PROPIAS - NO SON 20 GRADOS LOSEP

SUJETOS A CONTRATACION COLECTIVA
SUJETOS A CONTRATACION DIRECTA
LEY DE CARRERA DOCENTE Y ESCALAFON DEL
MAGISTERIO NACIONAL - DOCENTES
CONTRATOS SUJETOS LOSEP 20 GRADOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS SUJETOS LOSCCA 20 GRADOS MEDICOS Y ODONTOLOGOS
CONTRATOS SUJETOS MAGISTERIO NACIONAL DOCENTES
CONTRATOS SUJETOS DOCENTES DE LAS
UNIVERSIDADES Y ESCUELA POLITECNICAS
CONTRATOS SUJETOS A CODIGO DE TRABAJO TRABAJADORES

Fuente: Capacitacin del Spryn, Ministerio de Finanzas, 2014

Elaboracin: La Autora

Ventajas del Spryn

El Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nmina es el

nico medio de pago de gastos de personal para las entidades del
PGE y usuarias del e-SIGEF.

Control por parte del Ente Rector sobre la forma de clculo de los
diferentes rubros de ingresos, aportes patronales y descuentos de
Ley, en las entidades operativas desconcentradas.

Actividades por bandejas de tareas.

Integracin del distributivo para la generacin del rol de pagos o

nmina en las entidades del PGE

Parametrizacin

establecida

por

parte

del

Ente

Rector

correspondiente (MF) a la aplicacin de los tems presupuestarios

85

sobre los conceptos de ingresos y aportes, cuya parametrizacin

de las partidas presupuestarias estar a cargo de las entidades.

Control en entrega y recuperacin de anticipos de remuneraciones

Integracin con el Sistema de Gestin Financiera e-SIGEF,

el

Sistema Informtico Integrado de Talento Humano (MRL), del

Registro Civil, de Ttulos Acadmicos (SENESCYT), de bono de
desarrollo (Min. de Coord. de Desarrollo Social) y la utilizacin de la
rplica de informacin del Sistema de Historia Laboral (IESS)

Estandarizacin de las frmulas de

clculo de la Nmina

Institucional.
A continuacin se presentan las clases de reformas web que son creadas
por el analista financiero y aprobado por el Ministerio de Finanzas (MF) y
su respectiva documentacin que es soportada mediante archivo pdf en
dicho sistema:

86

Cuadro No. 12
Tipos de Reformas Centralizadas (Aprueba MF)
CREACIN DE PUESTOS

RESOLICIN DEL MRL

CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA
PARA UNIVERSIDADES SE A.D.I. RESOLLUCIN DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

REVISIN A LA
CLASIFICACIN Y
VALORIZACIN DE PUESTOS

RESOLICIN DEL MRL

CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA
PARA UNIVERSIDADES SE A.D.I. RESOLLUCIN DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

REVALORIZACIN DE
SALARIOS DEL CDIGO DE
TRABAJO

CONTRATO O ADENDUM
ACUERDO DEL MRL

CAMBIO DE ESTADO DE
CONTRATO FIJO A
INDEFINIDO

CONTRATO O ADENDUM
CERTIFICADO PRESUPUESTARIO (510510-510106)

CAMBIO DE REGIMEN
LABORAL

RESOLUCION DEL MRL

CERTIFICADO PRESUPUESTARIO (510105-510106)

SUPRESIN DE PUESTOLOSEP
INGRESOS DE CONTRATOS

LLENADA DE VACANTE

RESOLUCIN DEL MRL CON LISTADO

PARA UNIVERSIDADES ADJUNTAR RESOLUCIN DE CONSEJO
UNIVERSITARIO
SI SON REEMPLAZO INFORME TECNICO TH Y CERTIFICACIN
SI SON NUEVOS TIENE QUE HABERUNA CERTIFICACIN VALIDADA POR LA
MXIMA ENTIDAD
ACCIN DE PERSONAL O NOMBRAMIENTO
CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA

Fuente: Capacitacin del Spryn, Ministerio de Finanzas, 2014

Elaboracin: La Autora

As mismo, hay reformas que son aprobadas directamente por el analista

financiero, estn reformas son:

87

Cuadro No.13
Tipos de Reformas Descentralizadas (Aprueba EOD)

FINALIZACION DE CONTRATOS

CONTRATOS:Renuncia o Informe tecnico.

DECLARAR VACANTE

TITULARES:Renuncia/Accion de personal/
Resolucion de Destitucion

DECLARAR /REGISTRAR COMISION

DE SERVICIOS CON SUELDO,SIN
SUELDO O LICENCIA SIN SUELDO

Accion de personal

ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO

DE REMUNERACIONES A NIVEL DE
PROCESOS Y ESTRUCTURAS DE
UNI.ADM.

INGRESO DE PASIVO

Levantar temporalmente inactivo

Se necesita la accin de personal

Fuente: Capacitacin del Spryn, Ministerio de Finanzas, 2014

Elaboracin: La Autora

En resumen la situacin con el Spryn es ms fcil en cuanto a la subida

de archivos de descuentos pues estos solo cuentan con tres columnas, se
incluye

prstamos

quirografarios,

hipotecarios,

anticipos

otros

descuentos, despus se proceder hacer la cabecera de la nmina, se

suben los archivos y se genera la nmina. En el e-SIGEF, se proceder a
poner el visto para que finalmente la trasferencia la autorice el BCE y sea
acreditado en la cuenta del beneficiario, como se observa en el diagrama
a continuacin.

88

Grfico No.28
Sistema de Pagos con Spryn

eSIGEF
Presup
uesto

Contabil
idad

B
C

Tesorer
a

Interacciones

SPRYN
DistributivoPresupuestario
de Remuneraciones

ReformasDistributivoRe
muneraciones

Generacin de
archivos CSV
y PDF IESS

Detalles de Nmina
Regi
stro

Ministerio de Finanzas

Historia
Laboral
(Rplica de

Sistema
de
HistoriaLa
boral

IESS

SEN
ESCY
Fuente: Capacitacin del Spryn, Ministerio de Finanzas, Mayo 2014
Elaboracin: La Autora

89

Cuadro No. 14
Reformas y novedades del Sistema Spryn
TIPO DE NOMINA

ESTADOS

NOVEDADES

NORMAL

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico

PRESTAMOS HIPOTECARIO IESS

PRESTAMOS QUIROGRAFARIO
IESS
IMPUESTO RENTA MANUAL
DESCUENTO ASOCIACION A
RETENCIONES JUDICIALES

ACTIVO
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
COMISIN DE SERVICIO CON SUELDO
COMISIN SERVICIO CON SUELDO PUESTO
VACANTE
COMISIN SERVICIO CON SUELDO PUESTO
CONTRATO
ACTIVO EXTERIOR
FONDOS DE RESERVA

ESTADOS PERSONAL
ACTIVO

Debe tener en la consulta de

servidores cdigo 1 2
1= cuenta propia
2= acumula al IESS

COMISIN DE SERVICIO CON SUELDO

NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
COMISIN SERVICIO CON SUELDO PUESTO
CONTRATO
LIQUIDACION DE
HABERES
PENDIENTES

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

PASIVO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico
ACTIVO

En el distributivo debe constar

dentro del rgimen 77 PASIVOS.

Proporcionales de:
-

510203 dcimo tercero

510204 dcimo cuarto
Vacaciones no gozadas
885DESCUENTOS
RECUPERACION EN MAS

DESCUENTO RECUPERACION

90

ANTICIPO TIPO C

Nota: Para registrar pasivos a un

exservidor con indemnizacin
primero debe pagar la nmina de
INDEMNIZACION en estado ACTIVO.
SUBROGACION Y/O
ENCARGOS

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico
ACTIVO

DEUDA AOS
ANTERIORES

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

-510512 VALOR CALCULADO

SUBROGACION/LIQUIDACION
510513 VALOR POR
ENCARGOS/LIQUIDACION
IMPUESTO RENTA MANUAL
DESCUENTO RECUPERACION
ANTICIPO TIPO C

Nota: diferencia entre encargo y

subrogacin y explicacin sobre
encargos cuando la autoridad sale
en una fecha diferente de 30/31 de
cada mes
El enlace del funcionario debe constar
registrado tem 990101.

OCUPADO
VALOR DEUDA AOS ANTERIORES

JUBILADO
PASIVO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
COMISIN DE SERVICIO SIN SUELDO
ACTIVO

VALOR APORTE PATRONAL DEUDA AOS

ANTERIORES
VALOR APORTE INDIVIDUAL DEUDA AOS
ANTERIORES
VALOR FONDO DE RESERVA DEUDA AOS
ANTERIORES ACUMULA
PRESTAMOS HIPOTECARIO IESS
DESCUENTO RECUPERACION ANTICIPO TIPO
C
PRESTAMOS QUIROGRAFARIO IESS
DESCUENTOS RECUPERACION EN MAS

NOMINA
RETROACTIVOS

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO
JUBILADO

Estado de personal = Consulta de Servidores

Afecta al presupuesto de este ao.

-

510108 RMU DOCENTES

REGULACION/LIQUIDACION/RETR
OACTIVOS
510106 SMU
REGULACION/LIQUIDACION/RETR
OACTIVOS
510105 RMU REGULACION
IESS/LIQUIDACION/RETROACTIVO

91

Pblico
-

NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
-

S
510510 SERVICIOS PERSONALES
POR CONTRATO.
REGULACION/LIQUIDACION/RETR
OACTIVOS
APORTES, OTROS.

ACTIVO

NOMINA SUBSIDIOS

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO
JUBILADO

Cdigo de Trabajo conforme al Contrato

Colectivo firmado por cada entidad, las
novedades deben ingresarse
manualmente
-

Estado de personal = Consulta de Servidores

Pblico
OCUPADO
NOMINA HORAS
EXTRAS

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico
COMISIN DE SERVICIO CON SUELDO
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL

--

El nmero de horas extras en funcin

de lo que establece la LOSEP y cdigo
de trabajo.
Revisar tabla de clculo de horas, anexa
-

ACTIVO
INDEMNIZACION
POR COMPRA DE
RENUNCIA 510710

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

510306 VALOR DE ALIMENTACION

510304 VALOR POR
TRANSPORTE
510401 VALOR POR CARGAS
FAMILIARES
510409 BENEFICIO SOCIAL
510408 VALOR ANTIGUEDAD
CONTRATO COLECTIVO

HORAS SUPLEMENTARIAS (LOSEP

0.25/ CODIGO 0.50)=> HH.MM
HORAS EXTRAORDINARIAS DIAS
HABILES => HH.MM
HORAS EXTRAORDINARIAS FIN
SEMANA O FERIADOS => HH.MM

El servidor debe estar OCUPADO en el

distributivo

OCUPADO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico
ACTIVO

VALOR DE LA
INDEMNIZACION
DESCUENTO
RECUPERACION ANTICIPO
TIPO C

Nota. El valor mximo son 340*150 =

51.000

92

AJUSTE
/REGULACIONES
CON IESS

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO

Solamente para cumplir con

obligaciones al IESS y que la Entidad
no cumpli oportunamente.

Estado de personal = Consulta de Servidores

Pblico

APORTE PATRONAL
APORTE SECAP
ACTIVO
COMISIN SERVICIO CON SUELDO
COMISIN SERVICIO CON SUELDO PUESTO
VACANTE
COMISIN CON SUELDO PUESTO CONTRATO

APORTE CESANTIA ADICIONAL

PRSTAMOS QUIROGRAFARIOS
PRSTAMOS HIPOTECARIO
FONDOS DE RESERVAS
COBERTURA SALUD

NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
APORTE INDIVIDUAL
APORTE IECE

DECIMO CUARTO

Estados de Puesto = Consulta del Distributivo

OCUPADO
Estado de personal = Consulta de Servidores
Pblico

El Sistema realiza el clculo

considerando los meses y los das
que el servidor y/o trabajador a
laborado.

ACTIVO
COMISIN DE SERVICIO CON SUELDO
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
Fuente: Capacitacin del Spryn , Ministerio de Finanzas , mayo 2014
Elaboracin: La autora

93

2.3.3 Descripcin de fondos

2.3.3.1

Fondos rotativos

Los fondos rotativos sirven para cubrir ciertas obligaciones que por sus
caractersticas no se pueden realizar con los procesos normales de la
gestin financiera institucional. Estos fondos rotativos pueden ser
institucionales y para proyectos y programas.

Los fondos rotativos manejarn recursos financieros para que estos sean
utilizados en ocasiones urgentes, y podrn cubrir un valor mximo de
US$300.000 o el equivalente al 10% de las partidas del grupo de gastos
de bienes y servicios de consumo y de inversin del presupuesto anual
asignado a la institucin, prevaleciendo el valor que sea menor.
Para que se puedan utilizar estos fondos se deber tener la respectiva
asignacin y certificacin presupuestaria, para las cuales se requerir de
la aprobacin de los ministros rectores mediante un acuerdo ministerial
apropiado. Cuando se trate del sector Salud y de la Secretara Nacional
de Gestin de Riesgos, la apertura de estos fondos ser obligatoria.

Es importante recordar que estos fondos no pueden ser utilizados para el

pago de servicios bsicos. Los fondos debern ser liquidados y
reinsertados a la Cuenta nica del Tesoro Nacional en diciembre
siguiendo las directrices que conllevan el cierre del ejercicio, excluyendo
aquellos fondos que hayan sido creados exclusivamente para el sector
Salud y de la Secretara Nacional de Gestin de Riesgos.

Los fondos rotativos tambin se dan en las Entidades Operativas

Desconcentradas para Unidades Administrativas sin Presupuesto de los
sectores de salud, educacin, interior e inclusin econmica y social.
Estos fondos rotativos se crean anualmente de manera obligatoria para
poder atender las necesidades urgentes o actividades no previsibles que

94

se les presenten a las unidades mencionadas que no tienen un

presupuesto. El monto del fondo es muy reducido ya que no podr ser
mayor al 0,0000002% del Presupuesto General del Estado, debido a que
el mximo valor que se repondr anualmente por este concepto ser de
US$20.000.

Los recursos de este fondo se podrn utilizar para compras cuyo valor no
excedan los US$200, y cada vez que el 60% del fondo sea consumido,
este deber ser repuesto.

2.3.3.2

Caja chica

El fondo de caja chica tiene como objetivo pagar aquellas obligaciones no

previsibles y urgentes. Estas obligaciones deben ser de un valor reducido
y pueden ser de carcter institucional o para proyectos y programas.

Es obligacin para todas las instituciones tener un fondo fijo de caja chica.
Inclusive las Entidades Operativas Desconcentradas para Unidades
Administrativas sin presupuesto tienen la obligacin de abrir un fondo fijo
de caja chica institucional.

El fondo de caja chica tiene un lmite de US$500 para los ministerios,

mximas autoridades del sector pblico y para las unidades de
produccin del sector pblico. Las unidades administrativas en general
tendrn un lmite de US$200.
El colector de la EOD es el responsable de administrar estos fondos de
caja chica, y por lo tanto el responsable de la asignacin de los recursos a
cada una de las UASP. El fondo de caja chica ser asignado al Director
de cada una de las UASP. A pesar de ser el colector el que autoriza el
pago en la EOD, el que puede disponer y autoriza el gasto es el rector ya
que es la mxima autoridad en los colegios que son EOD.

95

Antes de realizar la apertura del fondo de caja chica, el colector como

responsable financiero de la EOD deber verificar todas las escuelas que
le corresponden a su EOD. Luego, deber comunicar a cada director de
las diferentes UASP,que son en realidad las escuelas, para entregarles el
formulario AF-1 que se requiere para la apertura del fondo.
La apertura del fondo de caja chica se puede resumir en 8 simples pasos:
1. El director de la UASP deber llenar el formulario AF-1 entregado
por el colector de la EOD.
2. El director deber llenar todos los campos del formulario y firmarlo
para poder entregarlo.
3. Junto con el formulario, deber enviar una fotocopia de la cuenta
bancaria personal donde mensualmente se hace el depsito de su
remuneracin.
4. Adems, el director adjuntar una fotocopia de la Accin de
Personal y su Cdula de Identidad.
5. Con todos estos documentos en mano, el Colector de la EOD
proceder a crear el fondo de caja chica a travs del sistema eSIGEF.
6. En las siguientes 24 horas laborables los recursos se transferirn a
la cuenta bancaria personal de los directores de las UASP.
7. Los

directores

debern

verificar

que

los

recursos

fueron

efectivamente transferidos para evitar cualquier error y corregir el

proceso.
8. Finalmente, los directores tendrn los recursos a su disposicin
para realizar gastos menores y urgentes.

Las compras que se realicen con el fondo de caja chica deben ser
urgentes y no deben ser gastos previstos que fueron utilizados como base
para realizar la proforma presupuestaria de la EOD. Las compras
realizadas tampoco deben contar en el Plan Anual de Compras Pblicas.
El fondo de caja chica se lo utilizar para los siguientes gastos:

96

Cuadro No. 15
Gastos permitidos con el fondo de caja chica

tem

Nombre del tem

Presupuestario

presupuestario

530204

Edicin,

impresin, Copias

reproduccin y publicacin
Edificios,

530402

Servicio y/o producto

locales

de

documentos

oficiales,

no

personales

y Pago por mano de obra; carpintero, albail,

residencia (reparaciones y jornalero, jardinero, vidriero, cerrajero, entre

mantenimiento)

otros que hayan realizado arreglos por valores

hasta US$200.

Materiales de oficina

Borradores de pizarra, marcadores de pizarra,

cinta

530804

adhesiva,

papel,

grapas,

reglas,

perforadora, grapadora, tijeras, entre otros

suministros de oficina.
Materiales de aseo

530805

Alcohol antisptico, cepillo para sanitario, cloro

lquido, desinfectante, escobas, trapeadores,
papel higinico, entre otros.

Materiales de construccin Focos,

elctrico,
530811

plomera

carpintera

lmparas,

y interruptores,
martillos,

clavos,

boquillas,

alambres,

tornillos,

picaportes,

destornilladores,

cemento,

instrumentos de jardinera, pisos y otros

materiales de hasta US$200.

530812

Material didctico

mapas, entre otros.

Repuestos y accesorios

530813

Libros con un valor mximo de US$200,

Mouse, pantalla, teclado, disco duro, cables y

equipo informtico, bateras, entre otros.

Fuente: Capacitacin del Ministerio de Educacin,2012

Elaborado por: La Autora

97

Es prohibido usar el fondo de caja chica para gastos como anticipos de

viticos, alimentacin, sueldos y horas extras, compra de activos fijos,
asuntos personales, decoraciones e insumos de cafetera.
Es importante que los directores no mantengan los recursos de aja chica
transferidos en sus cuentas bancarias personales por ms de 48 horas.
Deben retirarlos y tener el efectivo disponible para cualquiera de los
gastos permitidos.
En el sistema e-SIGEF, para crear el fondo de caja chica se seguir los
siguientes pasos. Primero se debern parametrizar las

partidas

presupuestarias a travs de la ruta de acceso mostrada en la Figura

No.25.

Grfico No.29
Parametrizacin de las partidas para los fondos

Fuente: Sistema e-SIGEF, Ministerio de Finanzas Ruta Catlogos, Adm. de Fondos, Elaboracin
La autora

Despus de acceder en esta opcin se escoger la opcin FCF en Clase

de Fondo y se proceder a seleccionar el grupo donde fueron asignados
los recursos y crear el documento. A continuacin se registrar la EOD

98

que es el colegio y las escuelas como unidades gastadoras a travs de la

siguiente ruta:
Grfico No.30
Enlace de cada beneficiario con el fondo

Fuente: , e-SIGEF, Ministerio de Finanzas Ruta Catlogos, Administracin de Fondos

Elaboracin: La autora

A continuacin se llenar informacin de cada una de las escuelas y del

colegio para que queden registrados en el sistema. Despus se crear el
fondo con la siguiente ruta:
Grfico No.31
Creacin de los Fondos Globales

Fuente: e-SIGEF, Ministerio de Finanzas, Ruta Administracin de Fondos, Creacin de Fondos

Globales
Elaboracin: La autora

99

Al entrar en esta opcin se proceder a crear el comprobante de fondo y

empieza el proceso de la creacin del fondo de caja chica. Luego se
continuar con diferentes procesos en los que se deber primero enlazar
a los responsables de caja chica de cada escuela que sern los que se
beneficien del fondo. Se crearn las cdulas para enlazar a todos los
responsables de caja chica con las respectivas escuelas. En el sistema se
seguir el proceso de creacin del fondo para cada escuela hasta que
finalmente sea aprobado el fondo de caja chica.
Los directores tienen la obligacin de justificar los gastos de caja chica
realizados. Toda compra deber tener una factura u otro documento
autorizado que la respalde, a nombre de la persona natural encargada del
fondo que sera el director. El director debe percatarse de que ninguna de
las facturas exceda el valor de US$200 incluido el IVA. Al terminarse el
fondo, el director debe llenar por segunda vez el formulario AF-1 para
detallar todos los gastos que se realizaron.
El colector de la EOD deber revisar toda la informacin del formulario
AF-1 enviado por el director de cada UASP, asegurndose de que no
existan tachones ni errores y que los recursos hayan sido utilizados para
el destino previamente acordado en el primer formulario AF-1. Si existiera
una documentacin que no soporte el gasto, entonces el valor ser
descontado de los haberes del responsable del fondo de caja chica.
Los recursos que no fueron utilizados son responsabilidad del director, los
cuales debern ser depositados en la cuenta rotativa de ingresos de la
EOD de la cual se transfirieron los fondos inicialmente. En el caso de no
existir esta cuenta de la EOD, se realiza una transferencia desde la
cuenta personal del director a la cuenta de registro de la EOD, operacin
que se realiza a travs del Banco Central. El depsito de los recursos
sobrantes es necesaria para la liquidacin del fondo de caja chica ya que
con esto se liquida el fondo en su totalidad, evitando que quede una
cuenta pendiente de cobro para el encargado del fondo. En el caso de
que no se realice el depsito, el colector de la EOD har un informe a la

100

Coordinacin Zonal respectiva para que se haga un descuento en la

remuneracin del responsable del cargo.
Antes de realizar la liquidacin del fondo, se debe realizar la rendicin del
mismo, proceso que es responsabilidad del colector de la EOD. La
rendicin del fondo consiste en registrar en el e-SIGEF los documentos
que sirven de soporte para los gastos. Esta documentacin incluye el
valor del gasto y la afectacin presupuestaria con su tem presupuestario
respectivo. Para realizar la rendicin de fondos se sigue la ruta de acceso
mostrada a continuacin en e-SIGEF:

Grfico No.32
Rendicin de Fondos

Fuente: Sistema e-SIGEF, Ministerio de Finanzas, Admin. de Fondos,Creacin de Rendiciones de

Fondos
Elaboracin: La autora

Al ingresar en esta opcin se llenar un formulario en el cual se debe

llenar diferentes campos de informacin respecto al fondo de caja chica.
En la figura No.4 tambin se puede observar la opcin Liquidacin de
Fondos, la cual deber ser escogida despus para realizar la liquidacin
correspondiente.

101

Cuando la rendicin este completa se deber solicitar y aprobar la misma

dentro del sistema. A continuacin se consolida la rendicin de cuentas
para despus si liquidar el fondo. En este momento el e-SIGEF
automticamente genera un CUR tipo de registro REG, en el que se
pueden observar el compromiso y devengado. El CUR se encontrar ya
en estado Solicitado, por lo que se deber proseguir a su aprobacin a
travs de esta ruta de acceso: Ejecucin de Gastos/ Registro de
Ejecucin / Comprobante de Ejecucin de Gastos.

2.3.3.3

Bono de matricula

El bono de matrcula es un fondo que se le otorga a las escuelas por la

cantidad de alumnos que posee, para esto cada institucin debe realizar
constantemente la actualizacin de sus datos para poder recibir el bono
que le corresponde. En el 2012 el bono de matrcula por cada alumno fue
de US$25.

Este fondo podr ser utilizado para:

Pago de servicios bsicos

Mantenimiento de bateras sanitarias

Adquisicin y reparacin de pupitres

Para el presente ao 2014, el bono de matrcula ya no existir. Dado esto

asumirn mayor importancia los administradores circuitales, a quienes se
les otorgar un fondo para cubrir las necesidades de las escuelas y
colegios que estn dentro de su circuito.

2.3.3.4

Aporte institucional

El Aporte Institucional es un fondo que se asignan a las EODs como lo

colegios para cubrir sus necesidades, es equivalente al bono de matrcula
que se le asigna a las escuelas ya que no existe bono de matrcula para

102

los colegios, el valor dependa del tamao del colegio en funcin de sus
alumnos, para el 2014 en agosto de este se comenzara con el proceso de
cierre de los colegios para seguir con los objetivos del nuevo modelo de
gestin.

2.3.4 Proforma presupuestaria

2.3.4.1

Presupuesto proyectado del Grupo 51

El Grupo 51 comprende todos los gastos del personal, los cuales deben
ser solicitados a travs del sistema e-SIPREN. Cada Unidad Ejecutora
debe encargarse de que el distributivo de remuneraciones est con la
informacin correcta y actualizada para que se pueda efectuar
correctamente la determinacin de los requerimientos en gastos de
personal.

2.3.4.2

Presupuesto proyectado del Grupo 53

El Grupo 53 incluye los gastos en bienes y servicios de consumo. Estos

pueden ser de:

Servicios bsicos como luz, agua, telfono, internet y correo.

Servicios generales como los servicios de aseo, guardiana. Entre
otros.
Traslados, instalaciones, viticos y subsistencias.
Instalacin, mantenimiento y reparaciones, incluye los gastos en
edificios, locales, mobiliarios, maquinaria y equipos, vehculos,
entre otros.
Arrendamiento de bienes.
Contratacin de estudios e investigaciones.
Gastos en informtica.
Bienes de uso y consumo corriente.
Bienes
biolgicos
no
despreciables

103

CAPITULO III
EFECTO DE LA APLICACIN DE LA GUIA OPERATIVA
PARA LOS COLECTORES DE LAS ENTIDADES
FINANCIERAS DESCONCENTRADAS DE LAS
COORDINACIONES ZONALES DE LOS MINISTERIOS
DEL SECTOR PBLICO ECUATORIANO
3.1 En los procesos

3.1.1 Proceso del ciclo presupuestario

Para comprobar los efectos que produce la aplicacin de una gua
operativa en el presupuesto se recurri al planteamiento de cuestionario
que fue respondido por colectores de diferentes colegios de la zona.
Recordando la hiptesis: La implementacin de una gua operativa para
unidades financieras desconcentradas que son manejadas por las
Unidades de Gestin Administrativas Financieras Desconcentradas del
Sector Publico ecuatoriano, permitir agilizar los procesos y conseguir la
optimizacin de los recursos del Estado, se desarroll preguntas
focalizadas en el presupuesto y la capacitacin del e-Sigef.
El banco de preguntas que se toma como referencia se expone en la
parte final de anexos y fueron dirigidas a los analistas financieros
(colectores) que manejan el presupuesto haciendo sus reprogramaciones
financieras mediante el sistema e-Sigef, adems de elaborar, aprobar o
solicitar reformas web, cierre fiscal, que se dedican al manejo del
presupuesto de una entidad, dichos analistas, son tomados como ejemplo
ya que en el sector pblico en el rea financiera ya que es manejado por
el

mismo

sistema

en

cualquier

ministerio

de

este

pas.

104

Presupuesto: Para medir esta esta parte se utiliz 5 preguntas:

Grfico No.33 Pregunta No. 1

Cuanto tiempo lleva manejando el

presupuesto de su
entidad?(experiencia)
20
15
10
Tiempo de experiencia

5
0
Menor a
1

1a5

5 a 10

Mayor a
10

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

Como se puede apreciar en la grfica la mayora de los financieros tienen

ms de 10 aos de experiencia en el sector pblico.
Grfico No.34 Pregunta No. 2

El estado a traves del Ministerio de

Finanzas cumpli en asignarle el
presupuesto al inicio del ejercicio
fiscal?
88%
Presupuesto
asignado
10%

Si/Siempre

Casi Siempre

2%
Algunas veces

0%
No/Nunca

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autor

105

En el grafico anterior en cambio, el 88% demuestra que el estado

cumple con la asignacin del presupuesto al inicio de cada ao fiscal,
esta pregunta es el eje principal porque este proyecto se trata de
evaluar porque no se ejecuta el presupuesto fiscal a tiempo, el cual
es manejado por colectores o analistas financieros en cualquier
entidad del sector pblico.

Esta informacin se puede corroborar con las diferentes circulares

que se publican en la pgina web del Ministerio de Educacin,
aunque para agosto del 2014, los recursos asignados a las entidades
operativas fueron absorbidos por los distritos para cumplir de esa
manera con el nuevo modelo de gestin.

Grfico No.35 Pregunta No. 3

En que porcentaje cree usted que

ejecut el presupuesto de su
entidad al termino del ejercicio
fiscal?
60,00%
40,00%
20,00%
0,00%

52,00%
2,00%

34,00%

12,00%
Porcentaje
Ejecucion

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

En la grfica de la pregunta 3, solo el 34% cumple con ejecutar el

100% del presupuesto, que por la experiencia terminan siempre
solicitando presupuesto extra para el pago de facturas a
proveedores, en cambio un gran porcentaje (52%) no ejecuta todo su

106

presupuesto, razn por la cual surgen reclamos de proveedores por

obras o servicios consumidos pero que no son cancelados.

Grfico No.36 Pregunta No. 4

En que nivel usted cumplia con los

pagos mediante SPI antes de las
mejora del Sistema Esigef?
80%

74%

60%
40%

Cumplimiento
con SPI

24%

20%

2%

0%

0%
Si/Siempre

Casi
Siempre

Algunas
veces

No/Nunca

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

La pregunta anterior, revela que el 74% de los analistas financieros

cumpla con el proceso de los trmites con el sistema de pagos SPI,
siendo el 24% los que tenan problemas con este sistema y no
cumplan a cabalidad con la ejecucin del presupuesto en ese
tiempo.

107

Grfico No.37 Pregunta No. 5

Considera usted que la aplicacin y

mejora del sistema Eisigef permiti
optimizar la ejecucion de presupuesto?
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%

86%

12%
Si/Siempre

Casi Siempre

2%

0%

Algunas veces

No/Nunca

Ejecucion con el Esigef

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)
Elaboracin: La autora

La pregunta 5, se refiere a que el

86% de las personas encuestadas

consideran

del

que

la

aplicacin

sistema

e-Sigef

ayud

considerablemente al manejo del presupuesto de las entidades, segn

versiones de colector encuestado en el captulo anterior el e-Sigef facilit
un poco el proceso de pagos.
Con las primeras 5 preguntas podemos resumir, que las ms relevantes
demuestran que el presupuesto se asigna al inicio del ao fiscal y que
solo el 34% cumple al 100% con la ejecucin del presupuesto.
Capacitacin:
Para la informacin sobre la capacitacin formulamos preguntas con
respecto a cmo era el sistema de pagos antes y despus de la
implementacin del e-Sigef
108

Grfico No.38 Pregunta No. 6

Recibi usted capacitacin para el

manejo de los recursos de su entidad
antes del 2008?
50%

42%

40%
30%

20%

20%

22%

Capacitacion
antes del 2008

16%

10%
0%
Si/Siempre

Casi
Siempre

Algunas
veces

No/Nunca

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

Como se puede apreciar en la pregunta 6 la mayora de las personas

(42%) no recibi capacitacin antes del 2008 para los procesos del
presupuesto cuando an no se implementaba el sistema e-Sigef.
Grfico No.39 Pregunta No. 7

Cmo califica usted la capacitacin que

recibi para el manejo del presupuesto
de su entidad mediante el sistema Esigef?
100%
80%
60%

Capacitacion e-Sigef

92%

40%
20%
0%

8%
Mala

0%
Buena

0%

Muy Buena Excelente

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

109

La pregunta anterior demuestra que el 92% califica como buena la

capacitacin del e-Sigef, muchos de ellos decan que venan expositores
que explicaban la teora, pero al momento de la prctica era otra cosa y
que la mayora se acostumbr hacer monotamente su trabajo en el eSigef, Esipren, etc.
Grfico No.40 Pregunta No. 8

Qu porcentaje del presupuesto

ejecuta para su entidad durante el
perodo fiscal?
80%

62%

60%

32%

40%
20%

6%

Ejecucion
presupuesto

0%
Menor al 30%

Del 31% al
70%

Mayor al 71%

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

Con la pregunta anterior, tenemos que solo el 32% de las entidades

ejecutan la mayora de su presupuesto y producto de aquello a veces
solicitan ms recursos.

110

Grfico No.41 Pregunta No. 9

Qu factores considera usted que

influy en la ejecucin del presupuesto
de su entidad?
50%
40%
30%
46%

20%
10%

16%

22%

10%

6%

Retiro de
recursos por el
estado

Otros factores

0%
Carga de trabajo Capacitacin del Decisiones de
e-Sigef
autoridades
Causas de Ejecucion
de presupuesto
Fuente: Matriz de preguntas (anexo)
Elaboracin: La autora

En la grfica anterior podemos apreciar, que el 46% de los encuestados

respondieron que la causa de la ejecucin del presupuesto es por el
manejo que tengan del e-Sigef, esto es producto de la capacitacin que
recibieron.

Los financieros encuestados afirmaron que al implementar el nuevo

sistema aunque se subi informacin de ayuda en la pgina web, sta no
fue suficiente para todo el proceso del ciclo presupuestario que se realiza
en el e-Sigef.

111

Grfico No.42 Pregunta No. 10

Estara usted de acuerdo con el

diseo de una gua operativa
actualizada sobre el manejo del
Sistema Esigef y sus programas
relacionados?
76%
80%
60%
24%

40%

Aceptacion de una Guia

20%
0%
Si

No

Fuente: Matriz de preguntas (anexo)

Elaboracin: La autora

En la ltima pregunta, tenemos que hay un porcentaje de 76% de

aceptacin del diseo de una gua operativa para el correcto manejo del
e-Sigef y sus programas relacionados.

Con la gua operativa bsica se podr acceder, coordinar y realizar de

una manera correcta los procesos del ciclo presupuestario dentro del
sistema e-SIGEF y lo concerniente al Spryn, dos software vigentes que
son manejados de una manera estandarizada por toda entidad pblica,
aunque siempre tenemos que tener a la mano los lineamientos por parte
de las autoridades competentes como el Ministerio de Finanzas y
Educacin as como del Ministerio de Relaciones Laborales.

La implementacin de la gua operativa, permitir al analista financiero

conocer la teora sobre los procesos que conllevan a mejorar el manejo
ptimo del presupuesto, componente principal del SINFIP (Sistema
112

Nacional de Finanzas Pblicas), esto se confirma con la pregunta No.9

donde la mayora reconoce que le falta capacitacin no les permiti
ejecutar al 100% el presupuesto y en la pregunta N.10 estn de acuerdo
con la creacin de la gua.

El conocimiento de los procesos utilizando la gua se podr crear las

reformas presupuestarias y reprogramaciones financieras permitiendo un
registro correcto en el sistema e-SIGEF garantizando el aumento de la
ejecucin del presupuesto para el cuatrimestre de la entidad, ya que
ste es uno de los principales motivo por lo cual planta central retira los
recursos.
La gua nos ensea que desde el inicio del periodo fiscal con la
asignacin de los recursos tanto en el grupo 53 (bienes) como en el grupo
51 (sueldos), que son asignados mediante proformas o proyecciones, el
colector o analista financiero debe de distribuir las cuotas necesarias para
cada cuatrimestre por cada mes, es decir, deber calcular en base a sus
proyecciones de gastos cuanto recurso se asigna para cada mes. La
cuota va de la mano con el presupuesto a gastar, no se olvidar que si en
el ltimo mes de cualquiera de los 3 cuatrimestre no se har las
reprogramaciones en el ltimo da de del mes del cuatrimestre porque si
eso ocurriera ese presupuesto quedar reservado y se podr utilizar en el
ltimo cuatrimestre, esto es de suma importancia, porque demostraramos
as,

la eficiencia del buen administrador de los recursos de la

entidad.
.
Con la aplicacin de esta gua operativa tambin se lograr una
elaboracin correcta de la proforma presupuestaria, esta se proyecta
en base a lo que ejecutado cada ao, y el analista financiero ya sabe
sacar un reporte y observar los valores certificados que tiene la entidad,
con esto y los lineamientos que dicta planta central se cumplir con el
100% de esta actividad y en menor tiempo.

113

Al mejorar en los procesos del ciclo presupuestario cumpliremos con la

implementacin de los principios:

Universalidad: se incluyen todos los ingresos y gastos sin poder

realizar compensaciones antes de incluirlos en el presupuesto, esto
es la provisin de los mismos para sus grupos de gastos tanto para
la 51 o la 53.

Unidad: los ingresos y gastos deben estar integrados en un

presupuesto bajo un esquema estandarizado.

Programacin: los montos asignados a los presupuestos debern

estar en concordancia con los recursos requeridos que se han
identificado para lograr las metas y objetivos.

Equilibrio y Estabilidad: los presupuestos debern ser consistentes

con las metas anuales y debern ser estables en el mediano plazo.

Eficiencia: los recursos asignados y utilizados del presupuesto se

tendrn como fin la provisin de bienes y servicios pblicos al
menor costo posible, cumpliendo los requisitos que estos
demanden y la adecuada calidad.

Plurianualidad: los presupuestos se crean bajo el contexto de un

escenario plurianual de acorde a las metas fiscales de equilibrio y
sostenibilidad en el mediano plazo.

Especificacin: los presupuestos detalla las fuentes de cada

ingreso y el fin para el cual cada ingreso ser utilizado, evitando
que se gaste ms all de los recursos asignados en las actividades
correspondientes.

3.1.2 Reformas

web

de

las

entidades

financieras

desconcentradas

Las Entidades Financieras Desconcentradas pueden realizar diferentes

reformas web a travs del sistema e-SIGEF. Las rutas de acceso y el
procedimiento a seguir en el sistema se explicaron en el Captulo II
brevemente. Con la aplicacin de esta gua operativa se lograra una
114

demora de 3 a 4 das de revisin hasta la aprobacin por parte de los

analistas de planta central, ya que se explic la documentacin correcta
que se exige en los pdf de cada una de las reformas centralizadas y con
la descripcin correcta lograremos la aprobacin del 100% de estas
reformas, as tenemos:
Para las reformas descentralizadas, que son

aprobadas por los

colectores o analistas financieros de los distritos se tiene que subir

obligatoriamente el soporte indicado como se explic en el captulo
anterior, se tiene que leer la documentacin para cada caso como
recomendacin y cumplir con tener la documentacin de cada reforma
esto permitir que no se cometa errores que podran repercutir en un
sumario administrativo tanto para el funcionario titular o contrato, as el
tiempo de aprobacin es en un mismo da, recordemos entre esas
reformas las ms comunes son:

Declarar Vacante

Finalizacin de contratos

Declarar y concluir comisin de servicios

Modificacin datos personales

Para las reformas centralizadas que las aprueba el Ministerio de

Finanzas, que dentro de ellas las ms problemticas son:

Llenada de Vacante

Ingreso de contratos

Ingreso de funcionarios pasivos

Cambio estructuras administrativas Traspasos de Puestos

Creacin de puesto

La gua proyecta la documentacin vigente que exige Ministerio de

Finanzas para la aprobacin de estas reformas, es necesario cumplir
primero con la subida del soporte correcto, segundo, con la descripcin
completa, clara y precisa de cada reforma. Y tercero, el ministerio de

115

educacin como ente regulador expone directrices en circulares,

lineamientos que adems se tienen que cumplir.

Con estas tres observaciones principales, lograremos que el ministerio de

finanzas apruebe en 3 das como mximo estas reformas y no dos
semanas que actualmente se demoran por estar mal elaboradas o
descritas o sencillamente por no cumplir con el soporte correcto.

Para acotar a este trabajo de investigacin, el responsable de la

elaboracin de estas reformas que puede ser el colector o analista
financiero, tiene que coordinar, gestionar las reformas descentralizadas,
porque este nuevo sistema Spryn, no permite la aprobacin de las
reformas

centralizadas

si

un

mismo

funcionario

se

encuentra

simultneamente en otras reformas. He ah la contribucin de esta gua

operativa, permitir conocer cada reforma, la documentacin que se
exige, y as lograremos el tiempo de aprobacin ser 3 das como
mximo.

Es bueno destacar, que la aportacin social que genera este proceso es

positiva, ya que permite un mejor trato con calidad y calidez del
funcionario pblico como el docente, administrativo o el auxiliar de
servicio, ya que con la gua se conoce, se aplica y se cumple con los
parmetros para tener una respuesta inmediata de cmo est la situacin
de su trmite.

Entonces si se cumple con los parmetros expuestos, se aprueban rpido

las reformas, el funcionario ingresa al distributivo, se le elabora la nmina
para su pago y el beneficiario tendr el dinero en su cuenta bancaria
inmediatamente.

3.1.3 Proceso de asignacin y liquidacin de la caja chica

116

Uno de los problemas

ms comunes en este ao para el cierre

presupuestario de las entidades operativas desconcentradas (colegio), es

que en el asiento de apertura que esta publicada en la pgina web del
ministerio de finanzas aparecen

saldos pendientes por liquidar por

concepto de caja chica, sobre este tema se explic en el captulo anterior.

En esta gua operativa ofrece el registro correcto en el sistema e-SIGEF,
para lo cual es necesario cumplir con los 3 pasos bsicos: registro,
rendicin y liquidacin de estos fondos. De esta manera, se desaparece
estos saldos pendientes y no se tendra la necesidad de afectar al
presupuesto actual para liquidarlos, porque esta sera la nica manera de
arreglar esta situacin.
Es necesario entender, que la ejecucin correcta del presupuesto o
recursos, asignados a la entidad en el tiempo correcto, permitir tambin,
liquidar estos fondos asignados en el mismo ejercicio fiscal, y esta
aportacin tambin se demuestra en este trabajo.
El fondo de caja chica es un monto permanente y renovable de US$200
que se utiliza por lo general para gastos menores y urgentes. Todas las
EOD debern de manera obligatoria abrir este fondo de caja chica
institucional

en

cada

una

de

las

Unidades

Administrativas

Sin

Presupuesto (UASP) bajo la dependencia de estas.

3.2 Utilizacin eficiente del presupuesto

3.2.1 Cierre del ejercicio fiscal

El cierre del ejercicio fiscal para toda entidad pblica se produce el 31 de

diciembre, para ello el ministerio de finanzas ejecuta la desactivacin de
los iconos operativos, para efectuar cualquier reforma reprogramacin
financiera, o reformas al distributivo aproximadamente la segunda
semana de diciembre de cada ao, esto implica, que si se elabora

117

correctamente las reformas en el sistema, se cumple con el tiempo de

ejecucin indicado, acatando los lineamientos por parte de planta central
se ejecutara al 100% los recursos y no habra ni saldos pendientes por
retirar por parte de planta central o saldos que cierran en el sistema en
diciembre y que se apertura al inicio de cada ao, si son esas las
disposiciones de planta central.
Todos los aos mediante acuerdo ministerial se establecen estas
directrices. En noviembre del 2013 se public el Acuerdo Ministerial No.
343, en el cual constan todas las directrices que se deben de cumplir
obligatoriamente las entidades que forman parte del Presupuesto General
del Estado, los gobiernos autnomos descentralizados y todas las
empresas pblicas que hacen uso del sistema e-SIGEF. Las directrices
establecidas en este acuerdo son vlidas para el cierre contable del
ejercicio fiscal 2013 y para la apertura del presupuesto del ejercicio fiscal
2014.
Para poder realizar el cierre del ejercicio fiscal del ao anterior, las
entidades debieron realizar hasta el 23 de diciembre del 2013 las
regulaciones y ajustes para depurar el saldo de las cuentas de:

Disponibilidades

Cuentas por Cobrar y por pagar

Provisiones para incobrables

Amortizacin de inversiones diferidas y prepagos

Existencias

Activos fijos

Depreciaciones

Acumulaciones de costos en proyectos y programas de inversin

Las entidades que usen e-SIGEF y cumplan con el ajuste de esas

cuentas

de

acuerdo

las

Normas

Tcnicas

de

Contabilidad

Gubernamental, de manera automtica realizarn las operaciones de

118

cierre que permitir la generacin del asiento de apertura para el ejercicio

fiscal del ao siguiente, es decir del 2014.
El Acuerdo Ministerial incluye tres Anexos, los cuales tienen toda la
informacin necesaria sobre los presupuestos, contabilidad y tesorera
con el fin de detallar el trato que debe recibir cada grupo de gastos, tems
presupuestarios y otros aspectos relevantes al cierre del ejercicio
fiscal. Con esto se debera tener tono cuadrado y al da, gracias a un
adecuado trabajo en la proforma presupuestaria.

3.2.2 Proceso de cierre apertura del presupuesto

Otro de los problemas que se muestran al cierre y que repercute en la

apertura del presupuesto es la aparicin de deudas de aos anteriores
entidades pblicas como el SRI, o el IESS, o liquidaciones del IVA.
Esta gua operativa nos ensea a administrar los recursos de una manera
eficiente.

El

problema

ms

preocupante

de

los

mencionados

anteriormente son los valores pendientes al IESS, pero porque es una de

las variables ms sensibles?, evidentemente por la siguiente razn: Si el
colector o analista financiero no ejecuta el presupuesto en el tiempo
oportuno, planta central puede sorpresivamente retirar recursos, y si
quedan valores pendientes por liquidar del IESS, la entidad cae en mora,
esto ocasionara un problema social al momento que el funcionario se
vaya hacer atender en alguna entidad de salud, esto implica una llamada
de atencin por para de la mxima autoridad que seria del Sr(a)
Ministra(o) de Educacin.
Para resolver mediantes ajustes en el modulo de Contabilidad del eSIGEF por concepto de liquidacin del IVA se socializan lineamientos
para saldar esas cuentas pendientes, estos son publicados en momentos
especfico y aprobados por Ministerio de Finanzas.

119

En cambio, los problemas presentados por parte del SRI, son arreglados
directamente en esa institucin, para ello el representante legal, que en la
mayora de casos es el colector o analista financiero tiene que
personalizarse con la documentacin pertinente para saldar estas
cuentas.
Para el caso de no tener presupuesto como lo que le paso a muchos
colegios este ao, se procede a elaborar en el sistema la Intra en positivo,
indicando en que tem se necesita los recursos y el distrito tiene que
asignarle recursos.
Si para el caso de que el distrito no tuviera recursos, entonces la peticin
se elevara a la coordinacin zonal o la subsecretaria de la zona
pertinente.
Por ltimo, si la Coordinacin Zonal o Subsecretaria de Guayaquil o Quito
no tuviere recursos se procede hacer un solo consolidado por zona y
enviar el pedido de recursos a planta central del Ministerio de Educacin.

120

CAPITULO IV
CONLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones
Luego de analizar toda informacin recolectada para el presente proyecto
de

tesis

titulado

Gua

operativa

para

unidades

financieras

desconcentradas del sector pblico ecuatoriano, se puede afirmar que la

hiptesis planteada la implementacin de una gua operativa para
unidades financieras desconcentradas que son manejadas por las
Unidades de Gestin Administrativas Financieras Desconcentradas del
Sector Publico ecuatoriano, permitir agilizar los procesos y conseguir la
optimizacin de los recursos del Estado, debe ser aceptada. Esto debido
a que como metodologa se pudo comprobar que se tuvo un porcentaje
de aceptacin del 76% de las personas encuestadas y que trabajan en
esta rea que estn de acuerdo en la creacin de esta gua.
Adems, se entrevist a colectores sobre cmo era el sistema antes y
despus del e-SIGEF, as como los beneficios que conlleva en el buen
manejo del presupuesto, sus respuesta fueran afirmativas, es decir, ellos
estn de acuerdo con esta gua operativa, ya que explican que solo le
dieron un charla bsica hace muchos aos, y aparte los folletos de
informacin que estn publicados en la pgina web del ministerio de
finanzas no estn actualizados.
Por otro lado, si bien es cierto con el nuevo modelo de gestin los
colegios a nivel de pas se van a cierran en mes de agosto para zona 5
como para la subsecretaria,

en cuanto a materia presupuestaria,

financiera y contable, el presupuesto de estas entidades las absorber

cada distrito segn su ubicacin geogrfica, entonces si ministerio de
educacin decidiera dar nuevamente caja chica para escuelas o fondos
rotativos , se tendrn que hacer los mismo paso publicados en esta gua,
esto sera una buena portacin que nos lleva a un mismo fin: el manejo
ptimo de los recursos y su ejecucin al 100%.

121

De igual manera, para la aprobacin de las reformas se necesita aparte

de esta gua operativa, el compromiso y la responsabilidad de cada
funcionario, esto reflejara que las reformas sean aprobadas en menos
tiempo y no exista docentes impagos.
Del mismo modo, aseguran que la ejecucin del presupuesto sera ms
justa y no tendran que verse perjudicados, a causa de que realicen una
mala distribucin del mismo, por errores que pueden corregirse a tiempo.
El nuevo sistema de gestin financiera e-SIGEF ha permitido diversos
cambios en el sistema financiero en los ltimos aos a travs de una
mejor planificacin y ejecucin de los recursos financieros del Estado.
Principalmente, el e-SIGEF permite realizar una integracin de todas las
entidades pblica y las que forman parte del Presupuesto General del
Estado, logrando tener as una perspectiva globalizada de los hechos que
ocurren en la economa ecuatoriana.
A lo largo del trabajo se analizaron y explicaron diferentes aspectos del
sistema financiero e-SIGEF, con el objetivo de detallar las acciones que
se realizan dentro del sistema para facilitar los procesos a las entidades
pblicas, ms especficamente a los colegios y escuelas que son a las
que se hace referencia en el trabajo investigativo ya que se basa en la
coordinacin zonal 5 de acuerdo al Ministerio de Educacin. El alcance
del sistema e-SIGEF se extiende a los diferentes niveles jerrquicos
administrativos, desde las Unidades de gestin Administrativa Financiera
y

Desconcentrada

(UGAFD)

hasta

las

Entidades

Operativas

Desconcentradas (EOD) que son los colegios principalmente y las

escuelas o Unidades Administrativas Sin Presupuesto (UASP). Esto
permite lograr una mayor integracin del sistema financiero con el sistema
educativo y as fortalecer la comunicacin entre las diferentes entidades,
al mismo tiempo que se logra mayor autonoma e independencia en
ciertos aspectos, aunque en muchas ocasiones se podra pensar que el
hecho de requerir una autorizacin para ciertas reformas incrementa el
grado de dependencia de las EOD y de las UASP.

122

A medida que han pasado los aos se han cambiado aspectos del
sistema que vuelven ms autnomas a las EOD, dndoles funciones ms
funciones a los colectores de las EOD para que as puedan realizar
diferentes acciones, como se explic en el Captulo II. Uno de estos casos
es que a partir del ao 2014 al colector se le permite realizar reformas al
distributivo a los colectores. Adems, los fondos de caja chica que se
asignan a las escuelas permiten que estas entidades que no manejan su
presupuesto tengan cierta autonoma y puedan requerir a este fondo
cuando se de una situacin urgente que lo amerite. Este fondo pas a ser
responsabilidad del director de las escuelas a partir del ao 2014
buscando una mayor autonoma de las escuelas, que igual son muy
limitadas al no manejar un presupuesto propio.
El sistema e-SIGEF permite realizar actividades claves para la operacin
de las entidades pblicas, siendo las ms importantes el manejo del
presupuesto, el pago de las nminas y las diferentes reformas que se
pueden realizar sobre el presupuesto y las nminas. Todos estos
diferentes procesos se los analizaron y explicaron en el presente trabajo
ya que se busca formular una gua operativa para la formulacin de los
diferentes procesos. El sistema provee de una cobertura total de los
procesos presupuestarios, desde el inicio del proceso en el cual se hace
la

programacin

presupuestaria

hasta

la

clausura

liquidacin

presupuestaria. El sistema ha sido efectivo para poder realizar una

planificacin por resultados, ya que los compromisos generados en el
sistema y los devengados permiten conocer si los recursos se han
efectuado de manera correcta y se han destinado a las actividades
previamente acordadas.
Una de las mayores ventajas que ofrece el sistema es la flexibilidad, esto
se debe a que la disponibilidad de realizar reformas presupuestarias
permite adecuar la distribucin de los recursos a las operaciones de la
entidad ya que nunca se puede saber con certeza todo lo que ocurrir
dentro del perodo fiscal. Las reformas a su vez estn reguladas por las

123

entidades mayores como las UGAFD o directamente por el Ministerio de

Finanzas, lo cual es correcto ya que en caso de que dichas reformas
fueran responsabilidad de cada EOD entonces habra mucho descontrol
en el manejo de los recursos financieros. De igual manera, las reformas
web permiten a las diferentes entidades tener al da todos los aspectos
relevantes a su nmina de trabajo, lo cual es una gran ventaja del sistema
ya que le permite generar una base de datos de todos los funcionarios
pblicos de manera adecuada y rpida, evitando que se paguen sueldos y
salarios de ms.
De operarse adecuadamente, el sistema e-SIGEF proporciona a todo el
sector pblico una lista de diversas ventajas que permitirn consolidar el
sistema financiero del pas. El hecho de manejar todo a travs del internet
y un sistema en lnea permite la agilizacin de los procesos y reducir
costos de tiempo y de operacin en muchos de los casos. A pesar de
esto, el sistema se lo ha catalogada como vulnerable por diferentes
motivos que se explicaron en el trabajo, lo cual es entendible ya que
ningn sistema es perfecto.
La mayora de problemas pasan por el hecho de que a pesar de ser un
sistema computarizado, este no deja de ser manejado por personas, ya
que al final de cuentas los diferentes responsables ya sean colectores,
analistas o usuarios del sistema son los que debern introducir los
diferentes datos de sus entidades para que el sistema pueda procesarlos
y realizar las acciones debidas.
Era de esperarse que el sistema en un inicio tenga algunas fallas, pero
estas se han tratado de arreglar con el paso del tiempo y las malas
experiencias. Se han mejorado los niveles de seguridad y acceso al
sistema, as como tambin se ha buscado agilizar los procesos como las
autorizaciones o transferencias de recursos, que fue una de las
principales deficiencias del sistema en un principio. Se han realizado
modificaciones en la asignacin de fondos rotativos con el fin de mejorar
la gestin en los circuitos educativos.

124

A pesar de que en estos primeros aos de implementacin del sistema eSIGEF han existido algunos problemas como el desvo de

recursos

monetarios en significantes cantidades, las ventajas que ofrece el sistema

tienen gran potencial de ser este utilizado de la manera correcta para la
cual fue intencionado. Los recursos que se perdieron han sido
recuperados en cierta parte, y aunque no se han recuperado en su
totalidad estos hechos han servido para mejorar las fallas que ha
evidenciado el sistema.
Este trabajo fue desarrollado con el fin de proporcionar una gua operativa
del sistema e-SIGEF a las diferentes EOD, se puede sacar diversas
conclusiones sobre el sistema financiero. Principalmente el hecho de que
el sistema tiene el potencial adecuado para fortalecer el sector financiero
pblico del pas, as como tambin el sector educativo.
Por ltimo, se demuestra que el 46% de los analistas fallaron en ejecutar
todo su presupuesto por la falta de capacitacin aunque las decisiones de
las autoridades siguen en segundo lugar con un 22%, es decir, el cambiar
de autoridad de una entidad, y la falta de conocimiento de ste en los
asuntos financieros influyen tambin en la ejecucin de presupuesto.

4.2 Recomendaciones

Como recomendaciones generales, es necesario que todas las entidades

se adopten al uso del sistema e-SIGEF para lograr una mayor integracin
y coordinacin de los recursos pblicos en base a los presupuestos que
requieren cada institucin.
Se deben tratar de corregir los problemas ms importantes del sistema
relacionados a la seguridad y facilidad de acceso. A pesar de que la idea
del sistema en cierto modo es otorgar autonoma a las entidades pblicas,
no se debe dar acceso a muchas personas en cada entidad y debe existir
una entidad o tener personal ya sea directamente en el Ministerio de

125

Finanzas, que realicen constantes auditoras y controles fsicos o travs

del mismo sistema con el fin de inspeccionar y revisar las transferencias
de fondos para evitar el desvo de los mismos. Obviamente sera muy
difcil y costoso en trminos de tiempo revisar cada transferencia y
operacin que se realiza por medio del sistema, pero si se podran hacer
controles y revisiones cada cierto tiempo o al menos aquellas
transferencias que luzcan dudosas.
Otra de las cosas que se deben cambiar dentro de las entidades pblicas
que utilizan el e-SIGEF es el hecho de tener a una misma persona
realizando diferentes tareas. Se debe asignar las tareas de aprobacin de
pagos y transferencias a funcionarios de un nivel jerrquico ms alto para
evitar que le mismo personal que ordena y hace las solicitudes de pago
sean los que las aprueben. Esto facilita la desviacin de recursos y es
algo que se debe evitar estrictamente.
En general, se debe tener una mayor supervisin y control sobre las
operaciones que se generen en el sistema ya que nunca se podr saber
con la mxima certeza si todos los funcionarios sern honestos. Esto ya
va ms all de los defectos que pueda tener el e-SIGEF ya que se
enfrenta a un problema cultural de nuestra sociedad, que difcilmente
puede ser resuelto. Por lo tanto los estrictos controles y sanciones a
quienes incurran en actos ilcitos se debern aplicar con el fin de mejorar
la gestin de los recursos. Con el paso del tiempo se seguirn corrigiendo
los errores y mejorando la seguridad del sistema, ya que una vez que el
pas este completamente adaptado y el sistema est bajo el uso de todas
las entidades pblicas, se lograr un sistema financiero mucho ms
eficiente.
Es necesario para el buen funcionamiento de una entidad colocar
personas que tengan el perfil relacionado al puesto que van a ejercer, es
decir por ejemplo, que un cargo de jefe financiero debe de cumplir con el
perfil y la experiencia relacionada con el rea, ya que muchas veces esto

126

estanca los procesos y no hay sinergia entre el personal que labora en

una entidad.
La posibilidad de hacer evaluaciones al personal en general, debera de
aplicarse para incentivar a mejorar siempre, ya que la retroalimentacin
nos ayuda a corregir errores, con el objetivo de cumplir con la misin de
la entidad.
La gua operativa expuesta en este proyecto es una aportacin positiva
para cualquier funcionario del sector pblico

que maneje el rea

financiera ya que se incluye experiencias propias de la autora y que son

expuestas con el fin de mejorar los procesos, es recomendable que se
acuda a esta gua para que actualicen sus conocimientos.

127

BIBLIOGRAFA

Asamblea Constituyente. Cdigo Orgnico Tributario. Codificacin

No.2005-09 en virtud de lo prescrito por la disposicin final
segunda Ley s/n. R.O. 242-3S. Quito. Ecuador 2007.

Asamblea Constituyente. Constitucin de la Repblica del

Ecuador. R.O. No. 449. Quito. Octubre, Ecuador 2008.

Asamblea Constituyente. Ley Orgnica del Rgimen Tributario

Interno. R.O. No. 242. Quito. Diciembre, Ecuador 2007.

Asamblea Nacional. Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas.

R.O. No. 306, 2 Suplemento. Quito. 22 de Octubre 2010.

Asamblea Nacional. Ley Orgnica de Educacin InterculturalLOEI.Codificacin2009 074 R.O. No. 417, Segundo Suplemento.
Quito. 31 de marzo, Ecuador 2011.

Asamblea Nacional. Ley Orgnica de Educacin SuperiorLOSEP.Codificacin2009

044

R.O.

No.

294,

Segundo

Suplemento. Quito. 06 de Octubre, Ecuador 2010.

Ministerio de Educacin, Acuerdo 020-12 Estatuto Orgnico de

Gestin Organizacional por procesos del Ministerio de Educacin,
Ao 2012.

Ministerio de Educacin, Acuerdo 035 Uso del Fondo Rotativo,

Ao 2013

Ministerio de Educacin, Acuerdo 640 Manual de descripcin,

valoracin y clasificacin de puestos, Ao 2012

Ministerio de Finanzas, Acuerdo 086 Uso de Fondo de Caja

Chica,Ao 2012.

128

Presidencia de la Repblica, Reglamento a la Ley Orgnica de

Educacin Superior-Decreto No. 710

publicado en el R.O. No. 418

Suplemento, Quito. 1 de abril de 2011.

Presidencia de la Repblica, Reglamento a la Ley Orgnica de

Educacin Intercultural-LOEI -Decreto No. 820 publicado en el R.O. No.
754 segundo suplemento, Quito. 26 de Julio de 2012.

ANEXO
TEMARIO PARA ENCUESTA PARA LA GUIA OPERTAIVA DEL SECTOR PUBICO

129