Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP Borrador

Manual de
Ceremonial y
Protocolo
Tabla de contenido
1
Introduccin........................................................................................1
Definiciones de Actividades Institucionales y de Sede.......................2

2.1
Actividades Institucionales............................................................2
2.1.1 Actividades Corporativas.........................................................3

2.2
3
Actividades de Sede......................................................................3
Organizacin de Actividades..............................................................4
3.1
Presupuesto...................................................................................4
3.2
Responsables................................................................................5
3.2.1 Actividades institucionales o de Sede.....................................5

3.2.2 Actividades corporativas.........................................................5
3.3
Registro.........................................................................................6
3.3.1 Acciones de registro previas a la actividad..............................6

3.3.2 Acciones de registro posteriores a la actividad.......................7
3.4
Coordinacin de acciones..............................................................9
3.5
Invitados y correspondencia protocolar......................................10
3.5.1 Autoridades invitadas............................................................10

3.5.2 Tarjeta de invitacin..............................................................11
3.5.3 Confirmacin de invitados.....................................................13
3.6
Vocativos.....................................................................................16
3.7
Precedencias...............................................................................19
3.7.1 Orden de precedencia de Autoridades Regionales................19

3.7.2 Orden de precedencia protocolar en INACAP.........................20
3.7.3 Oradores................................................................................21
3.7.4 Protocolo de invitados...........................................................21
3.8
Libreto.........................................................................................23
3.9
Maestro(a) de Ceremonia............................................................24
3.10 Interpretacin de himnos nacionales e institucionales................25

3.11 Fotografas..................................................................................26
3.11.1 Actividades Corporativas.......................................................27
3.11.2 Actividades institucionales....................................................28
3.11.3 Actividades de Sede..............................................................29
4
Visitas de autoridades a Sedes.........................................................30
Visitas protocolares a autoridades nacionales y regionales.............31
5.1
Autoridad nacional......................................................................31
5.2
Autoridad regional.......................................................................31
Situaciones de duelo:.......................................................................32
6.1
Duelos oficiales o nacionales......................................................32
6.2
Duelos institucionales.................................................................32
6.3
Duelos de Sede...........................................................................33
6.4
Normas generales en situacin de duelo....................................33
6.4.1 Autoridad superior (integrantes del Consejo Directivo, Consejo

Superior y Vicerrectores de Sede)....................................................33
6.4.2 Colaborador...........................................................................33
6.4.3 Docente.................................................................................34
6.4.4 Alumno..................................................................................34
6.4.5 Familiares directos autoridad superior...................................34
7
Anexo 1.............................................................................................35
7.1
Tipos de actividades....................................................................35
7.1.1 Aniversario............................................................................35
7.1.2 Titulacin...............................................................................35
7.1.3 Entrega de certificados..........................................................35
7.1.4 Charla....................................................................................35
7.1.5 Conferencia...........................................................................36
7.1.6 Curso.....................................................................................36
7.1.7 Taller......................................................................................36
7.1.8 Seminario..............................................................................36
7.1.9 Mesa redonda........................................................................37
7.1.10 Panel de discusin.................................................................37
7.1.11 Foro.......................................................................................37
7.1.12 Encuentro..............................................................................37
7.1.13 Simposio................................................................................37
7.1.14 Congreso...............................................................................38
7.1.15 Ciclo.......................................................................................38
7.1.16 Jornada..................................................................................39
7.1.17 Feria.......................................................................................39
7.1.18 Otras actividades de Sede.....................................................39
7.2
Programas bsicos para algunas ceremonias.............................40
7.2.1 Ceremonia de Titulacin........................................................40

7.2.2 Entrega de Certificados de Capacitacin...............................42
7.2.3 Seminarios y Conferencias....................................................42
7.2.4 Entrega de reconocimientos..................................................42
7.2.5 Firma de convenios................................................................42
7.2.6 Visitas protocolares:..............................................................43
7.2.7 Ccteles y recepciones..........................................................43
8
Anexo 2.............................................................................................45
8.1
Ubicacin de invitados................................................................45
8.1.1 Mesas o testeras (Anexo 2)...................................................45

9
Anexo 3.............................................................................................47
9.1
Ubicacin de Banderas (Anexo 3):..............................................47
1 Introduccin
os actos y ceremonias que se realizan en INACAP, requieren

estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad
correspondiente a su prestigio e imagen corporativa. Por ello, la
Secretara General, presenta el Manual de Ceremonial y
Protocolo, con el objetivo de ordenar y orientar su elaboracin y diseo

en las diferentes Vicerrectoras, Sedes y Direcciones. El Manual pretende
aportar y apoyar con los elementos a considerar en la organizacin y
realizacin de ceremonias, eventos acadmicos, visitas protocolares y
actos oficiales de INACAP.
31
2 Definiciones
de
Institucionales y de Sede
Actividades
on el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad

corporativa, INACAP se relaciona tanto con la comunidad
interna como externa, para lo cual realiza acciones, como la
organizacin de diversas actividades acadmicas, culturales,
sociales y de vinculacin con el medio.
2.1 Actividades Institucionales

Se define como Actividad Institucional aquella actividad interna o
externa, de Casa Central o de Sedes, que tiene un impacto a nivel
institucional (ms all de una sede) y considera la presencia de:
-
Integrantes del Consejo Directivo.
Rector.
Integrantes del Consejo Superior.
Autoridades
de
gobierno
nivel
nacional,
autoridades
de
asociaciones gremiales a nivel nacional o mximo directivo de una

empresa de presencia nacional o extranjera.
Estas actividades pueden ser organizadas por una Vicerrectora, Sede o
Direccin y deben ser coordinadas por la Vicerrectora de Extensin
(VRE) a travs de las Direcciones de Marketing y de Comunicaciones
Internas de Casa Central.
31
Por su parte, Secretara General a travs de Asuntos Corporativos,

evaluar si dicha actividad requiere la presencia del Rector y/o alguna
autoridad del Consejo Directivo o Consejo Superior.
Las actividades institucionales deben registrarse en el Calendario de
Actividades Institucionales, de acuerdo al instructivo vigente disponible
en
la
intranet,
el
cual
es
administrado
por
la
Direccin
de
Comunicaciones Internas.
2.1.1Actividades Corporativas
Dentro
de
las
Actividades
Institucionales,
existen
ceremonias
denominadas Actividades Corporativas, las cuales se dividen en 4

categoras:
Inicio de ao acadmico
Cuenta anual de rectora
Inicio de obras de nueva Sede
Inauguracin de nueva Sede
Estas
actividades
sern
coordinadas
directamente
por
Secretara
General, a travs de Asuntos Corporativos.
2.2 Actividades de Sede

Son todas aquellas actividades de carcter acadmico y no acadmico,
organizadas y coordinadas por la unidad gestora de los mismos y que
solo tienen impacto local. En estos actos, quienes estn a cargo
(Director o Jefe de Comunicaciones) deben solicitar la asesora de las
Direcciones de Comunicaciones Internas y Marketing de la Vicerrectora
de Extensin y preparar la actividad de acuerdo a este manual, con el
31
propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la

imagen corporativa. Ejemplos:
Ceremonias de titulacin
Inicio ao acadmico de la Sede
Semanas de las reas acadmicas
Entrega de certificados de cursos de capacitacin
Premiaciones
Eventos artsticos
Inauguracin o clausura de actividades de extensin acadmica
(olimpadas,
debates,
congresos,
seminarios,
talleres, ferias,
presentaciones de libros, otros).

Visitas de Empresas y/o Colegios a Sede
Reclutamientos (Empresas en Sede)
3 Organizacin de Actividades
oda actividad que se realice en INACAP deber contar con

presupuesto
y ser
informada
y coordinada
en lo que
corresponda con la Vicerrectora de Extensin, de acuerdo a la

naturaleza de la misma.
En el anexo 1 se detallan los distintos tipos de actividades que se

pueden organizar en INACAP.
3.1 Presupuesto
Solo podrn realizarse las actividades que estn consideradas en el
presupuesto de la unidad coordinadora, el cual debe incluir todos los
tems de gasto correspondiente. Al finalizar la actividad, el organizador
31
del evento debe elaborar un informe de los gastos, el cual debe

presentar al responsable del centro de costo correspondiente.
3.2 Responsables
3.2.1Actividades institucionales o de Sede
El organizador de una actividad institucional o de Sede ser el
responsable del xito de la misma. En el caso de las Sedes, el
responsable debe ser el Director o Jefe de Comunicaciones. Sus
obligaciones sern las siguientes:
Elaborar la minuta de la actividad, la que debe incluir los datos de

la actividad (fecha, hora y lugar), objetivos de la actividad,
oradores, participantes e ideas fuerza.

Solicitar el registro de la actividad antes y despus de la misma,
de acuerdo a lo establecido en el punto 3.3.

Coordinar la acciones de la actividad en todos sus aspectos,
solicitando los apoyos correspondientes a las direcciones de
Comunicaciones Internas y Marketing de la Vicerrectora de
Extensin (cotizaciones, invitaciones, confirmaciones, asistencia
de invitados, otros).
Coordinar la elaboracin del libreto, de acuerdo a la minuta.
Elegir maestro de ceremonia.
Coordinar las fotografas.
Solicitar y coordinar con la Direccin de Comunicaciones Internas
su difusin interna y externa (nota interna, nota para la pgina
web y comunicados de prensa).

Generar rdenes de compra y coordinar pago a proveedores.
Controlar el presupuesto.
31
3.2.2Actividades corporativas
La organizacin de una actividad corporativa estar a cargo de varios
responsables. Si bien se rige por los puntos sealados en el inciso
anterior, los responsables estarn a cargo de:
Solicitar el registro de la actividad antes y despus de la misma
(Jefe de Asuntos Corporativos).

Coordinar las acciones de la actividad en todos sus aspectos
logsticos y de alimentacin (Jefe de Extensin Actividades
Corporativas).
Elaborar base de datos de invitados, enviar invitaciones y realizar
confirmaciones (Secretaria del Vicerrector de Sede o a quien ste
asigne).
Elaborar el discurso del orador principal (Jefe de Asuntos
Corporativos).
Elaborar el libreto (Jefe de Medios y Voceras).
Elegir maestro de ceremonia (Secretario General).
Asegurar asistencia de invitados (Jefe de Asuntos Corporativos).
Coordinar las fotografas (Jefe de Asuntos Corporativos).
Coordinar difusin en medios nacionales y regionales (Jefe de
Medios y Voceras).
Generar solicitudes de rdenes de compra y coordinar pago a
proveedores (Jefe de Asuntos Corporativos).

Controlar el presupuesto (Jefe de Asuntos Corporativos).
31
3.3 Registro
3.3.1Acciones de registro previas a la actividad
3.3.1.1 Actividades institucionales (incluidas las actividades
corporativas)
El organizador de una actividad institucional (incluidas las corporativas)
deber registrar su actividad, segn el procedimiento establecido en el
instructivo del Calendario de Actividades Institucionales, con el fin de
que la Vicerrectora de Extensin, a travs de la Direccin de
Comunicaciones Internas, tome conocimiento del evento, lo apruebe (si
fuera del caso) y lo coordine en conjunto con la Direccin de Marketing.
Si la actividad involucra a
Institucional
de
grupos de inters, definidos en la Poltica
Vinculacin
con
el
Medio,
la
Direccin
de
Comunicaciones Internas informar a la Direccin de Vinculacin con el

Medio (DVcM), con el fin de asegurar el
registro y seguimiento de la
evidencia del evento.

Una vez registrada la actividad en el Calendario de Actividades
Institucionales, la Direccin de Comunicaciones determinar si la
actividad debe ser informada al Jefe de Medios y Vocera, para su
cobertura en los diferentes medios de comunicacin, nacionales y/o
regionales.
3.3.1.2 Actividades de Sede
El organizador de una actividad de Sede, ya sea el Director o Jefe de
Comunicaciones de la Sede, deber informar sobre la misma a la
Vicerrectora
de
Extensin,
travs
de
las
Direcciones
de
Comunicaciones Internas y Marketing, con el fin de tomar conocimiento
31
del evento y que lo coordine en conjunto con la sede anfitriona. Adems,

deber coordinar las entrevistas y/o publicaciones en medios regionales,
previo al evento, si corresponde segn las caractersticas de la actividad.
3.3.2Acciones de registro posteriores a la actividad

3.3.2.1 Actividades institucionales (incluidas las actividades
corporativas)
El organizador de una actividad institucional (incluidas las corporativas)
deber solicitar el registro del resultado de su actividad en los siguientes
sitios:
Noticia en el portal home.

Noticia en otros portales (alumnos, docentes, intranet).
La
Direccin de Comunicaciones Internas evaluar la pertinencia en
cada caso.
Fotos en el Atlas de INACAP.
Si la actividad fue en conjunto con otra empresa, solicitar que la
noticia aparezca tambin en el portal de la contraparte.

Publicacin en medios nacionales y/o regionales. Las Direcciones
de Marketing y Comunicaciones Internas evaluarn la pertinencia
de estas publicaciones. Si es positiva, deber coordinarlo con la
Secretara General, a travs del Jefe de Medios y Voceras.

Vinculacin con el medio, si la actividad involucra a grupos de
inters definidos en la Poltica Institucional de Vinculacin con el
Medio,
de
acuerdo
lo
establecido
en
los
lineamientos
institucionales (Poltica de Vinculacin con el Medio vigente).

Adems, el organizador deber contar con un registro fsico y/o digital,
que incluya recortes de prensa y/o impresiones de pantallas de pginas
31
web que contengan noticias, entrevistas o fotografas del evento. En

este ltimo caso, se debe incluir el enlace directo del sitio web.
3.3.2.2 Actividades de Sede
El Director o Jefe de Comunicaciones, en su calidad de organizador de
una actividad de sede, deber solicitar el registro del resultado de su
actividad en los siguientes sitios:
Noticia en el portal home, de acuerdo a lo definido en la poltica de
gestin de portal web vigente.

Noticia en otros portales (alumnos, docentes, intranet).
La
Direccin de Comunicaciones Internas evaluar la pertinencia en
cada caso.
Fotos en el Atlas de INACAP.
Si la actividad fue en conjunto con otra empresa, solicitar que la
noticia aparezca tambin en el portal de la contraparte.

Publicacin en medios regionales. El Director o
Jefe
de
Comunicaciones de su Sede deber informarlo al Jefe de Medios y
Vocera.
Vinculacin con el medio, si la actividad involucra a grupos de
inters definidos en la Poltica Institucional de Vinculacin con el
Medio,
de
acuerdo
lo
establecido
en
los
lineamientos
institucionales (Poltica de Vinculacin con el Medio vigente).

Adems, el organizador deber contar con un registro fsico o digital,
que incluya recortes de prensa y/o impresiones de pantallas de pginas
web que contengan noticias, entrevistas o fotografas del evento.
Opcionalmente, podr aplicar encuestas que midan el efecto de la
actividad a nivel interno y externo.
31
3.4 Coordinacin de acciones

El organizador de la actividad deber coordinar con la Vicerrectora de
Extensin a travs de las Direcciones de Comunicaciones Internas y de
Marketing todas las acciones relacionadas con el evento, teniendo en
cuenta los siguientes elementos:
Determinar y reservar lugar de realizacin de la actividad, con

base en el objetivo de la ceremonia y categora del acto y de los
invitados. Es conveniente tener claridad sobre el nmero de
invitados, para ubicar el lugar ms adecuado, de modo que la
gente quede cmoda y en lo posible, sin espacios vacos.
Coordinar invitaciones fsicas y electrnicas, elaboracin de sobres

y etiquetas, ensobrado, envo y confirmacin de asistencia (ver
acpite Invitados y correspondencia protocolar).
Establecer necesidad de amplificacin y equipos audiovisuales

junto con el personal de apoyo correspondiente para su manejo.
Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar

asistencia y atender la recepcin y ubicacin de invitados el da de
la ceremonia.
Verificar otras necesidades: presentacin de coro, entrega de

diplomas, bandejas, obsequios, flores, placa primera piedra,
cascos, palas, crucifijo, cinta tricolor, tijeras con mango de metal,
radios, banderas (planchadas), rompefilas, podio, pendones y
otros.
Confeccionar libreto (ver acpite Libreto).
Considerar maestro de ceremonia (ver acpite Maestro de

ceremonia).
31
Reservar estacionamientos para invitados e informar al personal

de la guardia (si es necesario entregar foto de autoridades para
facilitar el ingreso).
Preparar vocativos para autoridades y precedencia (ver acpites

Vocativos y Precedencia).
Definir uso de testera y confirmar la presencia de los convocados a

sta.
Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales: piochas

autoridades INACAP, etiquetas, agua, vasos, micrfonos, banderas,
manteles, pendones y ornamentos.
Determinar
la
realizacin
de
recepcin
(comida,
cctel
banquete), y si ste se requiere, definir lugar, banquetero y

espacios que utilizar el contratado.
3.5 Invitados y correspondencia protocolar

3.5.1Autoridades invitadas
A las principales autoridades invitadas al evento, se debe enviar por
escrito el propsito de la actividad, especificando si se desea que hagan
uso de la palabra y, si es as, sugerir la temtica a tratar.
Las actividades a las que se inviten autoridades de carcter nacional
(Presidente, Ministros o Subsecretarios u otras no gubernamentales),
debern considerar, en lo posible, la presencia del Presidente o del
Vicepresidente del Consejo Directivo y/o del Rector de INACAP,
evaluando caso a caso, quin ser el emisor de la respectiva invitacin
formal en coordinacin con Asuntos Corporativos.
31
En el evento que ninguna de las autoridades anteriores pueda asistir a la

actividad, se considerar la presencia de al menos un miembro del
Consejo Superior de INACAP, adems del Vicerrector de Sede o Director
de la unidad respectiva, evaluando caso a caso quin gestionar y
formalizar la invitacin a la autoridad nacional en nombre de INACAP,
en coordinacin con la Direccin de Comunicaciones Internas.
El proceso y el protocolo de invitacin de autoridades de carcter
nacional seguir lo establecido en la Circular N 7 / 2007, actualizada en
abril de 2013.
Las actividades a las que asistan miembros del Consejo Directivo de
INACAP, debern considerar, la presencia del Rector, como primera
opcin, quien ser el emisor de la respectiva invitacin formal. En caso
que ste no pueda asistir, se evaluar caso a caso la presencia y
formalizacin de la invitacin por parte de otros miembros del Consejo
Superior,
Vicerrector de Sede o Director de la unidad respectiva, en
coordinacin
con
la
Asuntos
Corporativos
la
Direccin
de
Comunicaciones Internas.
En la eventualidad que una autoridad de nivel nacional o un miembro
del Consejo Directivo de INACAP anuncie su asistencia a alguna
actividad institucional o de Sede, se deber informar a Asuntos
Corporativos.
3.5.2Tarjeta de invitacin
Al remitirse una invitacin a una actividad de INACAP, se guardarn las
siguientes formalidades:
Las invitaciones debern ser cuidadosamente redactadas siempre en
tercera persona singular.
31
Las invitaciones contarn con una versin fsica y/o electrnica, con el
adecuado uso de la marca corporativa (de acuerdo al manual), cuya
diagramacin y diseo ser establecida y/o visada por la Direccin de
Marketing.
Se debe indicar claramente el propsito de la misma, lugar, hora y
dems pormenores. Debe incluir un nmero de telfono de confirmacin
y/o correo electrnico.
Se debe designar a una persona que llame para confirmar la asistencia
de aquellos invitados que no lo hayan hecho por otros medios.
Si la invitacin es personalizada debe indicarse nombre completo y
cargo de quien invita y nombre completo, cargo, unidad y/o institucin
del invitado.
Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado de Usted. Las
invitaciones por tarjeta no deben firmarse.
En caso que se invite autoridades de Gobierno de alto rango (Presidente
de la Repblica, Ministros de Estado, etc.), se sugiere que sean cursadas
con 30 das de anticipacin, evaluando caso a caso, quin ser el emisor
de la respectiva invitacin formal en coordinacin con Asuntos
Corporativos.
El tiempo de despacho previo de una invitacin es de 10 das hbiles
como mnimo y 20 como mximo, y ste estar a cargo de la
Vicerrectora de Extensin, excepto en el caso de las actividades
corporativas, cuyo despacho estar a cargo de la Secretara General. El
despacho se realizar por correo postal para las invitaciones fsicas y por
el
sistema
electrnico
para
las
corresponda.
31
invitaciones
digitales
cuando
Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales (Intendente

Regional, diputados y senadores de la zona, etc.), se sugiere que se
despachen con 20 das de antelacin, evaluando caso a caso, quin ser
el emisor de la invitacin formal y su respectivo seguimiento en
coordinacin con Asuntos Corporativos.
3.5.3Confirmacin de invitados
Los invitados podrn confirmar su asistencia o inasistencia a la
actividad, llamando al telfono indicado en la tarjeta de invitacin o
mediante el sistema electrnico de envo de invitaciones digitales.
Ambos canales debern confluir a un archivo nico donde se encuentre
la lista de invitados y se registre correctamente su confirmacin positiva
o negativa a la actividad. Si se han enviado invitaciones digitales, se
sugiere registrar las respuestas telefnicas en el sistema electrnico de
envo de invitaciones, de modo de contar con un consolidado de los
distintos canales de confirmacin.
3.5.3.1 Confirmacin telefnica
En el caso de los invitados que no confirman su participacin, la persona
designada para estos efectos deber realizar la confirmacin telefnica.
Con el objetivo de resguardar la imagen corporativa, para responder o
hacer llamados telefnicos, se recomienda ser amable, utilizar un tono
de voz agradable y seguir el siguiente protocolo:
3.5.3.1.1
Recepcin de llamados telefnicos

INACAP, buenos das (tardes).
Habla (su nombre), en qu puedo ayudarle?
31
Si la llamada es para confirmar la asistencia a un evento, debe contar

con la informacin a mano para responder dudas, como da, hora, lugar,
estacionamiento, tenida y otros. Luego, debe registrar su nombre en la
lista de confirmacin, indicando si asiste o no. Posteriormente, debe
enviar la informacin a la persona encargada para actualizar esta
informacin en el sistema electrnico de envo de invitaciones digitales,
cuando corresponda.
3.5.3.1.2
Realizacin de llamados telefnicos
Para confirmar la asistencia a un evento, debe contar con la informacin

a mano para responder dudas, como da, hora, lugar, estacionamiento,
tenida y otros. Debe tambin tener disponible la invitacin digital.
Adems, deber tener a mano todos los datos de la persona que
contacta, incluyendo mail, con el fin de enviarle inmediatamente la
invitacin digital, en caso de no haberla recibido.
Buenos das (tardes). Habla (su nombre) de INACAP. Se
encontrar (nombre del invitado)?
Si habla con la secretaria o asistente:

Estoy llamando para confirmar la asistencia del seor(a)
(nombre del invitado) al evento (nombre completo del
evento)
organizado por INACAP. Habr
recibido la
invitacin?
Si recibi la invitacin:
Muy bien, podra informarme si l (ella) asistir a la actividad?
(Esperar respuesta). Muchas gracias, por favor, informe al
seor(a) (nombre del invitado) que le esperamos el da
31
(fecha del evento) a las (hora del evento) horas en la Sede

INACAP (nombre de la sede) (en caso de confirmar
asistencia).
Lamentamos
mucho
que
no
pueda
acompaarnos en esta ocasin. Esperamos contar con su

presencia en un prximo evento (en caso de declinar la
invitacin). Muchas gracias.
Si no recibi la invitacin:
Permtame confirmar su correo electrnico (leer el e-mail de
contacto). Le parece que le reenve la invitacin a usted?
Por favor, indqueme su correo electrnico. (Registrar email de la secretaria o asistente y enviar la invitacin
digital a ese correo). Cundo le llamo nuevamente para
confirmar la asistencia del seor(a) (nombre del invitado)?
(Esperar respuesta). Muy bien, le volver a llamar en la
fecha indicada. Muchas gracias.
Si habla directamente con el invitado (a):

Estoy llamando para confirmar su asistencia al evento (nombre
completo del evento) organizado por INACAP. Habr
recibido la invitacin?
Si recibi la invitacin:
Muy bien, podra informarme si asistir a la actividad?
(Esperar respuesta). Muchas gracias, le esperamos el da
(fecha del evento) a las (hora del evento) horas en la Sede
INACAP (nombre de la sede)
asistencia).
Lamentamos
31
(en caso de confirmar
mucho
que
no
pueda
acompaarnos en esta ocasin. Esperamos contar con su

presencia en un prximo evento (en caso de declinar la
invitacin). Muchas gracias.
Si no recibi la invitacin:
Permtame confirmar su correo electrnico (leer el e-mail de
contacto). Le parece que le reenve la invitacin? (Enviar
la invitacin digital). Podr asistir? (Esperar respuesta).
Muchas gracias, le esperamos el da (fecha del evento) a
las (hora del evento) horas en la Sede INACAP (nombre de
la sede) (en caso de confirmar asistencia). Lamentamos
mucho que no pueda acompaarnos en esta ocasin.
Esperamos contar con su presencia en un prximo evento
(en caso de declinar la invitacin). Muchas gracias.
Luego, debe registrar su nombre en la lista de confirmacin, indicando si

asiste o no. Posteriormente, debe enviar la informacin a la persona
encargada para actualizar esta informacin en el sistema electrnico.
3.6 Vocativos
Vocativo es el trmino o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una
autoridad en un acto pblico o a travs de una comunicacin escrita, y
que se establece de acuerdo a su rango al interior de una institucin y
en el caso de autoridades externas, de acuerdo al protocolo que aparece
en la tabla.
Para su aplicacin en los actos de INACAP, se recomienda:
31
a) Nombrar a una persona encargada de confirmar los vocativos, los

que deben ser entregados al maestro de ceremonia y a los
oradores antes del inicio del evento.
b) Cualquier otra autoridad no incluida en el listado que se indica a
continuacin, puede recibir el vocativo de seor, seguido del cargo
que desempea.
c) En aquellos casos en que determinada autoridad o personalidad
tenga ms de un cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo
de ms alto rango que le sea aplicable.
d) En los discursos deber mencionarse, a su inicio, como vocativo, a
un nmero restringido de las autoridades presentes, evitando
exceder un nmero superior a 10, pudiendo designar el resto de
las autoridades presentes al acto o ceremonia por cargos
genricos y por la denominacin de seoras y seores.
e) Los vocativos no deben improvisarse. Antes del comienzo de la
ceremonia, debe verificarse la llegada de las autoridades incluidas
en
ellos
fin
de
evitar
omisiones
que
pueden
resultar
inexcusables.
f) Las autoridades externas deben mencionarse antes que las
autoridades locales, siguiendo las precedencias que se indican en
el captulo siguiente.
31
Tabla 1: Protocolo y Vocativos

Autoridad o
Institucin
Trato Epistolar
Trato Personal
Para referirse a l / ella
Presidente (a) de la
Repblica
Excelentsimo (a) Seor (a)

Repblica o Vuestra
Excelencia
Excelencia o
Seor (a) Presidente
(a) o
Presidente (a)
Su Excelencia el (la)
Repblica
Presidente del
Senado

o Vuestra Excelencia
Presidente de la
Excma. Corte
Suprema de Justicia

o
Vuestra Excelencia
Seor (a) Presidente

(a) o Presidente (a)
Su Excelencia
Presidente de la
Honorable Cmara
de Diputados

o
Vuestra Excelencia
Seor (a) o
Presidente (a) o
Diputado (a)
Honorable Cmara de
Diputados
Seor (a) o
Expresidente (a)
Expresidente (a) de la
Repblica
Senador (a)
Honorable Seor (a) o

Senador (a)
Diputado (a)
Honorable Seor (a)

Diputado (a)
Expresidentes de la
Repblica
Senadores
Diputados

o
Vuestra Excelencia
o
Vuestra Excelencia
Honorable Seor(a)
Diputado(a) o
Vuestra Seora
Seor (a) o
Presidente (a) o
Senador (a)
Presidente (a) del Senado
Ministros de Estado
Seor (a) Ministro (a)
Ministro (a)
Seor (a) Ministro (a)
Subsecretarios de
Estado
Seor (a) Subsecretario (a)
Subsecretario (a)
Seor (a) Subsecretario (a)
Intendentes
Seor (a) Intendente (a)
Seor (a) o
Intendente (a)
Seor (a) Intendente (a)
Gobernadores
Seor (a) Gobernador (a)
Seor (a) o
Gobernador (a)
Seor (a) Gobernador (a)
Alcaldes
Seor (a) Alcalde (sa)
Seor (a) o
Alcalde (sa)
Seor (a) Alcalde (sa)
Comandante en Jefe
del Ejrcito de Chile
Seor General de Ejrcito
Seor General o
General
Seor Comandante en Jefe

del Ejrcito
Seor Almirante
Seor Almirante o
Almirante

de la Armada
Seor General del Aire
Seor General o
General

de la Fuerza Area
General Director de
Carabineros de Chile
Seor General Director de

Carabineros
Seor General o
General
Seor General Director de

Carabineros
Director General de
la Polica de
Investigaciones de
Chile
Seor Director General de

la Polica de Investigaciones
Seor Director o
Director
Seor Director General de

la Polica de Investigaciones
Comandante en Jefe
de la Armada de
Chile
Comandante en Jefe
de la Fuerza Area
de Chile
31
3.7 Precedencias
La precedencia se ajusta al protocolo interno, siendo la mayor jerarqua
el Presidente del Consejo Directivo.
En el caso de visitas polticas nacionales e internacionales, la
precedencia
se
ajustar
la
reglamentacin
oficial
(Academia
Diplomtica).
3.7.1Orden de precedencia de Autoridades Regionales

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Intendente Regional
Senadores de la Circunscripcin por antigedad
Diputados del Distrito por antigedad
Presidente de la Corte de Apelaciones
Contralor Regional
Fiscal Regional del Ministerio Pblico
Gobernador Provincial
Alcalde
Oficiales Generales de las Fuerzas Armadas y de Orden y
Seguridad Pblica y/o Comandante de Guarnicin, conforme
antigedad segn su reglamento interno
Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia Catlica y otros
dignatarios equivalentes de otras Iglesias, confesiones e
Instituciones Religiosas
Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad
Pblica
Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones
Concejales y Consejeros Regionales
Defensor Regional
Secretarios Regionales Ministeriales
Hacienda
Gobierno
Economa, Fomento y Turismo
Desarrollo Social
Educacin
Justicia
31
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Trabajo y Previsin Social

Obras Pblicas
Salud
Vivienda y Urbanismo
Agricultura
Minera
Transportes y Telecomunicaciones
Bienes Nacionales
Energa
Medio Ambiente
Deportes
Directores Regionales con rango de Seremis
Servicio Nacional de la Mujer
Consejo Nacional de la Cultura y las Artes

Decano del Cuerpo Consular
Rectores de Universidades
Tesorero Regional
Cnsules Extranjeros
Director Regional del Servicio Electoral
Jefes de Servicios Pblicos
Jueces de Letras, de Garanta y del Tribunal de Juicio Oral
Presidente del Tribunal Electoral Regional
Jueces de Polica Local
Oficiales de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad Pblica,
segn antigedad
3.7.2Orden de precedencia protocolar en INACAP

1. Presidente Consejo Directivo
2. Vicepresidente Consejo Directivo
3. Integrantes Consejo Directivo (Presidente, Vicepresidente,
Consejeros en orden alfabtico por apellido)
4. Rector
5. Secretario General
6. Vicerrector Acadmico de Pregrado
7. Vicerrector Nacional de Sedes
8. Vicerrector de Extensin
31
9. Vicerrector de Administracin y Finanzas

10.
Vicerrector de Innovacin y Postgrado
11.
Vicerrector de Desarrollo Institucional
12.
Vicerrector Sede Anfitriona (si corresponde)
13.
Vicerrectores Sede (por orden geogrfico y dentro de
Santiago, por orden alfabtico)
14.
Directores Nacionales
15.
Directores de Sedes
16.
Directores de Carrera
17.
Colaboradores
18.
Docentes
19.
Exalumnos
20.
Alumnos
21.
Familiares
3.7.3Oradores
El orden de los oradores depender de la naturaleza de la actividad.
No obstante, como regla general, en primer lugar debe hablar la
autoridad de menor rango y la autoridad de mayor rango debe
hablar al final.
3.7.4Protocolo de invitados
La ubicacin de las autoridades ser de acuerdo a su categora, segn el
orden de precedencia.
3.7.4.1 Mesas o testeras (Anexo 2)
Deben ser equilibradas, con un mnimo de tres personas.
A. Panel de discusin o mesa redonda
Para los paneles de discusin o mesas redondas, los invitados sern
ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principal
a la derecha del moderador, quien ser siempre el nmero 1.
31
B.
Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los mximos
representantes de las instituciones sern ubicados protocolarmente
en testera, quedando el invitado principal a la derecha del Rector. Si
fueran tres los firmantes, el Rector se ubicar al centro.
C. a INACAP
Para los almuerzos protocolares, los mximos representantes de las
instituciones sern ubicados uno frente al otro al centro de la mesa.
La mxima autoridad de INACAP presente es el nmero 1 y la
mxima autoridad de la contraparte es el nmero 2. Luego se van
alternando protocolarmente.
3.7.4.2 Ubicacin de Banderas (Anexo 3):
En todas las actividades corporativas y en aquellas donde se cante el
Himno Nacional debern estar presentes, la bandera nacional y la
institucional, con las siguientes opciones de ubicacin:
En un estrado, podio o testera, la bandera chilena deber estar a la
izquierda del espectador y la institucional, a la derecha.
En caso que deban emplazarse ms de dos banderas, se debe distinguir:
Si son 3 banderas, la bandera chilena ocupar el centro. La bandera
institucional deber estar a la izquierda del espectador, a la derecha, se
ubicar la bandera de otro pas, la regional o la de otra institucin
educacional o empresa.
Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilena ocupar el
centro, seguida a su derecha por la siguiente en orden alfabtico y a la
31
izquierda por la que le sigue. El pabelln institucional ir al final (en caso

de que las banderas sean pabellones patrios).
Si el nmero de banderas es par, la bandera chilena ocupar el primer
lugar de la fila, siempre a la izquierda de la visin del pblico, seguida
de las que le suceden en orden alfabtico.
La bandera institucional no puede ser de menor tamao que otras
banderas que la acompaan, ni puede quedar izada a menor altura que
las dems. Se sugiere que todas las banderas sean de las mismas
dimensiones y es obligacin que los mstiles sean de la misma altura y
tengan el mismo tope.
3.8 Libreto
El libreto es un documento que permite ordenar por escrito la estructura
o programa de una ceremonia.
En el caso de actividades corporativas, el responsable de la preparacin
del
libreto
ser
el
Jefe
de
Medios
Voceras;
en
actividades
institucionales, el responsable es el Coordinador de Produccin de la

Direccin de Comunicaciones Internas, y en actividades de Sede, el
responsable es el organizador del evento y revisado por la Direccin de
Comunicaciones Internas, que velar por mantener la alineacin con las
declaraciones y definiciones institucionales.
El libreto debe estar escrito en letra grande (se sugiere Arial 16),
espaciada (doble espacio) que favorezca su fcil lectura.
El libreto incorpora la precedencia de los oradores, la cual depender de
la naturaleza de la ceremonia. (Ver punto 3.7.3).
31
Las palabras y frases: A continuacin, Prosiguiendo con esta

ceremonia, Continuando, sirven para dar continuidad al acto.
El libreto siempre debe comenzar solicitando poner en silencio los
celulares. Posteriormente, si la actividad se realiza en dependencias de
INACAP, se debe mostrar el video de seguridad o leer el protocolo en
caso de emergencia que rige en el lugar. Si la actividad se realiza fuera
de INACAP, el lugar elegido debe contar con su protocolo para actuar en
caso de emergencia y debe darlo a conocer antes de iniciar la
ceremonia.
El libreto debe ser entregado por el organizador de la actividad al
Maestro de Ceremonia el da anterior a la misma.
El libreto debe pautear cada accin, movimiento o palabra del Maestro
de Ceremonia, con el fin de evitar las improvisaciones.
Antes de la ceremonia se debe revisar el libreto, incorporando todos los
cambios de ltimo minuto y la confirmacin de los vocativos de acuerdo
a la asistencia de las autoridades.
3.9 Maestro(a) de Ceremonia

El encargado de leer el libreto es el (la) Maestro(a) de Ceremonia.
El (La) Maestro(a) de Ceremonia es el encargado de facilitar y dar
continuidad a un evento, presentar a las autoridades que harn uso de
la palabra, controlar los tiempos y el cumplimiento del libreto.
El
(La)
Maestro(a)
de
Ceremonia
debe
caractersticas:
- Carisma, buena comunicacin con el pblico.
31
poseer
las
siguientes
- Buena pronunciacin y diccin.

- Conservar el bajo perfil, entendiendo su rol de facilitador y no de
personaje principal.
La vestimenta del (la) Maestro (a) de Ceremonia debe ser adecuada para
la ocasin. En el caso de ser hombre, debe vestir traje oscuro, camisa
blanca, corbata lisa gris marengo y zapatos negros. En el caso de ser
mujer, debe vestir con un traje de 2 piezas negro, blusa blanca y
pauelo rojo.
Si corresponde cantar el Himno Nacional, el Maestro de Ceremonia debe
dar un paso atrs del podio y mirar hacia la bandera mientras dura la
interpretacin del himno.
Se debe disponer de un espacio fsico definido que utilice el maestro de
ceremonia cuando cede el podio al orador, a fin de evitar que sea un
elemento distractor para el pblico.
Se deben revisar los micrfonos antes de las ceremonias, y que se
disponga de vasos de agua para los oradores en el podio y si es
necesario, contar con luz en el mismo.
El Maestro de Ceremonia debe ceirse estrictamente al libreto, sin
calificar el discurso de los oradores ni otro tipo de improvisaciones.
3.10
Interpretacin
institucionales
de
himnos
nacionales
El Himno Nacional ser interpretado nicamente en las actividades

corporativas, actividades de titulacin, entrega de certificados de
31
capacitacin y en aquellas que concurra el Presidente de la Repblica. El

Himno Nacional se cantar al inicio de la ceremonia.
Si se requiere interpretar el Himno Nacional de otro pas, ste se
realizar inmediatamente a continuacin del Himno Nacional de Chile.
En otras actividades no es necesaria la interpretacin de ningn himno.
3.11
Fotografas
Todo evento debe contar con un reporte grfico, el cual servir como
evidencia de las diversas actividades que se realizan en INACAP y
deber ajustarse a la naturaleza de la misma.
En trminos generales, las fotografas:
Deben planificarse el da anterior al evento, considerando las

autoridades de INACAP que deben aparecer acompaadas por
autoridades externas. Para ello se debe considerar:
o Foto oficial: mximas autoridades presentes.
o Secretario General o su representante con autoridades del
mundo poltico.
o Vicerrector Nacional de Sedes o su representante con
empresarios.
o Vicerrector de Administracin y Finanzas o representante del
rea inmobiliaria con representantes de las empresas de
arquitectura, constructoras y otros relacionados.
o Vicerrector de Sede con autoridades polticas locales.
o Vicerrector de Extensin o su representante
con
representantes de los grupos de inters presentes segn la

actividad (ejemplo, directores de instituciones de Educacin
Media).
Para prensa nacional, deben tener un mximo de 5 personas.
31
Para prensa regional, no hay restricciones. De todas maneras, se
debe confirmar con el mismo medio.

Pueden ser de medio cuerpo y cuerpo entero.
Nadie puede aparecer con una copa en la mano.
Deben ser ntidas.
Con distintos fondos, cuidando que aparezca claramente la marca
INACAP. Los fondos pueden ser pendones corporativos INACAP,
araas INACAP, como tambin la construccin de una nueva sede,
el edificio o el teln de fondo del escenario.

Deben tener variedad de personas, sin repetir una misma
autoridad en muchas fotos.

Se deben registrar los nombres, cargos y empresas de las
personas que aparecen en cada fotografa.

En la medida de lo posible, es deseable que cada fotografa
seleccionada sea enviada a las personas que aparecen en la
misma.
3.11.1
Actividades Corporativas
En el caso de las actividades corporativas, Asuntos Corporativos ser el

responsable de contratar un fotgrafo profesional, con experiencia en
fotografa para medios impresos.
Las fotografas deben ceirse a los lineamientos generales expuestos
anteriormente. Adems, se debe cuidar que las autoridades que
aparecen en la foto principal, no se repitan en otras fotografas o, en su
defecto, ubicarla en uno de los costados de la misma.
La foto oficial de la actividad, depender de su naturaleza y las
autoridades presentes, pero en trminos generales, se debe considerar
lo siguiente:
31
3.11.1.1
Inicio de ao acadmico
En la fotografa oficial debe aparecer el Rector de INACAP, el o los
oradores del evento, Vicerrector de la sede anfitriona y alumnos.

El fondo de la fotografa debe contener la marca INACAP.
3.11.1.2
Cuenta anual de rectora
En la fotografa oficial debe aparecer el Presidente del Consejo

Directivo de INACAP, el Vicepresidente del Consejo Directivo de
INACAP u otro integrante del mismo, el Rector de INACAP y el
Vicerrector de la Sede anfitriona.

3.11.1.3
Inicio de obras de nueva Sede
La fotografa oficial se toma alrededor de la primera piedra. No

puede haber ms de 5 personas. En general, debera aparecer el
Presidente del Consejo Directivo de INACAP, el Vicepresidente del
Consejo Directivo de INACAP u otro integrante del mismo, el Rector
de INACAP, el Intendente Regional, el Alcalde de la comuna de la
nueva sede y/o el Vicerrector de la Sede. Las autoridades deben
aparecer con casco y pala y sacar otra versin solo con la pala.
Considerar fotografa de Vicerrectores de Sede con autoridades
locales con y sin casco.

El fondo de la fotografa debe ser la obra.
3.11.1.4
Inauguracin de nueva Sede
La fotografa oficial corresponde al corte de cinta. No puede haber

ms de 5 personas. En general, debera aparecer el Presidente del
Consejo Directivo de INACAP, el Vicepresidente del Consejo
Directivo de INACAP u otro integrante del mismo, el Rector de
31
INACAP, el Intendente Regional, el Alcalde de la comuna de la
nueva Sede y/o el Vicerrector de la Sede anfitriona.

3.11.2
En
el
Actividades institucionales
caso
de
las
actividades
corporativas),
la
Direccin
de
institucionales
Comunicaciones
(distintas
Internas
las
ser
la
responsable de contratar un fotgrafo adecuado a las necesidades del

evento y a los objetivos de las fotografas.
anteriormente.
En la fotografa oficial deben aparecer las principales autoridades

del evento, considerando adems al Rector si se encuentra dentro
de los asistentes y al Vicerrector de la sede anfitriona.

3.11.3
Actividades de Sede
En el caso de las actividades de Sede, el Director o Jefe de

Comunicaciones, en su calidad de organizador del evento, ser el
responsable de contratar un fotgrafo adecuado a las necesidades del
evento y a los objetivos de las fotografas.
anteriormente.
En la fotografa oficial deben aparecer las principales autoridades
del evento, considerando al Vicerrector de la Sede anfitriona.

31
31
4 Visitas de autoridades a Sedes

Toda visita de una autoridad nacional, regional o de INACAP a una Sede,
debe ser informada por el Encargado de Comunicaciones de la Sede con
antelacin a la Editora Nacional del Portal Web y a la Jefa de Asuntos
Corporativos.
El Director o Jefe de Comunicaciones debe informar lo siguiente:
Nombre y cargo de la(s) autoridad(es) visitante(s).

Nombre y cargo de la(s) autoridad(es) de INACAP.
Objetivo de la visita.
La Direccin de Comunicaciones Internas determinar la conveniencia

de difundir la noticia en el portal web.
Si la noticia ser publicada, el Director o Jefe de Comunicaciones deber:
Elaborar un informe sobre la visita.

Velar por las fotografas, las cuales deben regirse por las
indicaciones contenidas en el acpite Fotografas.

Entregar el texto a los menos 2 horas despus de concluida la
visita a la Editora Jefa del Portal Web.
La Editora Jefa del Portal Web visar la noticia y propondr la fotografa

pertinente.
La aprobacin final ser dada por el Secretario General.
31
5 Visitas
protocolares
nacionales y regionales
autoridades
oda visita a una autoridad nacional o regional debe ser

informada previamente a Secretara General a travs de
Asuntos Corporativos, quien determinar la conveniencia y
pertinencia de la misma.
En caso de ser aprobada, se debe determinar, en coordinacin con

Asuntos Corporativos, la delegacin de INACAP que asistir y el mensaje
que se desea entregar.
5.1 Autoridad nacional

De acuerdo al tipo de autoridad y a la naturaleza de la visita, se
determinar la delegacin que representar a INACAP. La misma podra
estar conformada desde el Presidente y/o Vicepresidente del Consejo
Directivo y/o un Consejero, el Rector, un Vicerrector del Consejo
Superior, hasta otro representante designado por el Rector.
5.2 Autoridad regional

La delegacin debe estar conformada por el Vicerrector de Sede, el
Director Acadmico, el Director de Administracin y Finanzas y el
Gerente de Capacitacin.
31
31
6 Situaciones de duelo:
6.1 Duelos oficiales o nacionales
INACAP se adhiere a duelos nacionales. En este caso, se izar el pabelln
nacional y el institucional a media asta por los das que indique el
decreto respectivo.
El procedimiento para levantar la bandera indica que sta debe izarse
hasta el tope de mstil y luego bajarla hasta quedar a media asta. Para
arriar la bandera, sta se iza hasta el tope y luego se baja en su
totalidad. El pabelln se iza a las 08.00 horas de la maana y se arra a
las 18.00 horas.
6.2 Duelos institucionales

Estas reglas aplican a todas las Sedes de INACAP, por ende, cuando se
decrete duelo, ste ser para todo INACAP y no una sede en particular.
En este caso, se izar el pabelln institucional a media asta por el da.
Son duelos institucionales el fallecimiento de autoridades superiores.
En este caso, se izar solamente el pabelln institucional a media asta
por un da, siguiendo el procedimiento indicado anteriormente.
El Rector podr tambin decretar duelo institucional en el caso del
fallecimiento de un exalumno, exdocente o excolaborador relevante,
cuyo aporte a INACAP le haga acreedor de un homenaje pstumo,
31
mediante el smbolo de INACAP de mayor relevancia, como es el

pabelln institucional.
6.3 Duelos de Sede

Estas reglas aplican a la Sede de INACAP afectada y solo en ella se izar
el pabelln institucional a media asta por el da.
Son duelos de Sede el fallecimiento de colaboradores docentes, alumnos
y familiares directos de autoridades superiores.
6.4 Normas generales en situacin de duelo

De acuerdo al carcter del duelo se realizarn una serie de acciones:
En caso de:
6.4.1Autoridad superior (integrantes del Consejo Directivo,

Consejo Superior y Vicerrectores de Sede)
Aviso de prensa institucional realizado por la Direccin de

Comunicaciones Internas
Corona
de
flores
caridad
enviada
por
la
Direccin
Delegacin de INACAP
Discurso del Rector o su representante
Velatorio en sede de INACAP (si la familia as lo solicita)
31
de
6.4.2Colaborador
Corona de flores o caridad enviada por la Direccin de Recursos

Humanos
Delegacin de INACAP
6.4.3Docente
Corona de flores o caridad realizado por el Director o Jefe de

Comunicaciones de la Sede o Encargado de Personal.
Delegacin de INACAP
6.4.4Alumno
Corona de flores o caridad enviado por el Director de Asuntos

Estudiantes o el Director o Jefe de Comunicaciones de la Sede o el
Encargado de Personal.
Delegacin de INACAP (entre los delegados debe estar, al menos,

el Director de Asuntos Estudiantes, el Director de Carrera y el
Director o Jefe de Comunicaciones).
6.4.5Familiares directos autoridad superior
Aviso de prensa institucional realizado por la Direccin de

Corona
de
flores
caridad
31
enviada
por
la
Direccin
de
Delegacin de INACAP
31
7 Anexo 1
7.1 Tipos de actividades
7.1.1Aniversario
Celebracin de carcter simple de un acontecimiento interno importante
para la unidad organizadora.
7.1.2Titulacin1
Celebracin solemne donde se hace entrega del ttulo a los alumnos de
una Sede, a la que asisten los titulados y sus familiares. Cuenta con la
presencia
de
las
mximas
autoridades
de
la
Sede
es
un
acontecimiento interno importante para las unidades de Curricular,

Exalumnos, Comunicaciones y Direcciones de Carrera.
7.1.3Entrega de certificados
Celebracin solemne donde se hace entrega del certificado de asistencia
y/o aprobacin a las personas de los cursos de capacitacin.
7.1.4Charla
Consiste en una exposicin de carcter simple, generalmente con
propsitos de divulgacin o informacin, sobre diferentes tpicos
tratados sin mayor profundizacin. No se precisa de requisitos previos
para asistir a ella.
1 Ver protocolo completo de ceremonias de Titulacin en el punto 7.2.1
de este manual.
31
7.1.5Conferencia
Exposicin sobre un tema doctrinal o especfico que reviste grados de
complejidad y profundidad. Est dirigida a un auditorio que posee
conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusin cultural
en reas determinadas o la profundizacin en temas especializados.
7.1.6Curso
Conjunto de sesiones pedaggicas destinadas a desarrollar varios temas
sobre una materia especfica, durante un periodo determinado, que se
estructura en torno a objetivos de enseanza-aprendizaje definidos o
implcitos. Para su realizacin, se pueden utilizar materiales de apoyo,
incluir instancias de evaluacin y exigir un mnimo de asistencia. El
curso tiene como propsito ampliar la formacin general, profesional o
acadmica del pblico al cual est dirigido; por lo tanto, puede tener
diversos niveles de profundidad o complejidad.
7.1.7Taller
Actividad prctica realizada en conjunto por un grupo de personas con
experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas
competentes. Su propsito es estudiar o buscar soluciones a problemas
concretos del rea respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias
mediante el trabajo en pequeos grupos.
7.1.8Seminario
Actividad acadmica de carcter terico que se realiza a travs de
sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar,
analizar
enriquecer
un
tema
previamente
determinado.
Est
programado y dirigido por un acadmico experto en la materia, tiene un
31
mnimo de sesiones y concluye con la elaboracin de un informe final

expuesto por un relator.
7.1.9Mesa redonda
Reunin en la cual un grupo pequeo de personas versadas en un tema,
generalmente polmico, participa en igualdad de condiciones y bajo la
direccin de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un
pblico heterogneo. Su propsito es dar a conocer diversos enfoques
sobre el mismo problema.
7.1.10
Panel de discusin
Modalidad de presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo

de diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ngulos,
con el fin de proporcionar amplia informacin sobre l. Una vez expuesto
el tema, el pblico participa formulando preguntas, presentando ideas o
experiencias que aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate.
7.1.11
Foro
Reunin en la que uno o ms especialistas exponen ante un pblico

heterogneo
un
tema
previamente
determinado,
generalmente
controvertido, seguido de una discusin en la cual participa el pblico

asistente.
7.1.12
Encuentro
Reunin formal de especialistas, en la cual uno o ms expositores

abordan temas inherentes a su rea, con el propsito de conocer e
intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos
campos disciplinarios.
31
7.1.13
Simposio
Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema,

los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma
sucesiva, conformando as un panorama lo ms completo posible del
tema en cuestin. Es una tcnica formal en que los especialistas
exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos.
Lo importante es que cada expositor trate un aspecto particular del
tema, de tal manera que, al terminar ste, quede desarrollado
integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio se
obtiene informacin autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos
de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones,
sino que suman informacin al aportar conocimientos propios de su
especialidad.
7.1.14
Congreso
Conjunto de sesiones de trabajo sobre una temtica determinada que se

realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren
especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene
como propsito presentar tesis, investigaciones o experiencias inditas,
para someterlas al juicio crtico de los participantes, a fin de unificar
criterios, en relacin con la temtica central. Los trabajos presentados
son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas
para ello por los organizadores del evento. El congreso est estructurado
sobre la base de trabajo de comisiones y reuniones plenarias, en las que
se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por
las comisiones. Culmina con una sesin en la que se exponen y someten
a aprobacin las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones
31
de trabajo. Un comit especialmente designado redacta las conclusiones

del congreso, las que son publicadas posteriormente.
7.1.15
Ciclo
Serie de actividades de extensin (charlas, conferencias, conciertos,

etc.), cuyos contenidos obedecen a una temtica central, que se realiza
tambin en forma peridica.
7.1.16
Jornada
Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de

extensin, centradas en un rea disciplinaria, cuyo propsito es difundir
y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses
afines.
7.1.17
Feria
Evento social, econmico y cultural que se lleva a cabo en una Sede o

fuera de ella y que llega a abarcar generalmente un tema o propsito
comn.
7.1.18
Otras actividades de Sede
Visitas de Pares Externos / Internos para Acreditacin Institucional
y de Carreras.
Capacitaciones (Ej.: Acadmicas/Administrativas/Comit Paritario)
Concursos (Ej.: de reas/nacionales DAE, cuentos)
Olimpiadas (Ej.: Citren-INACAP) de Actualidad ANP/Matemticas
CEDEM)
Lanzamientos (Ej.: Libros,/Talleres)
Debate (Ej.: nacional DAE)
Reclutamientos (Empresas en Sede)
31
Reuniones
Comit Ejecutivo/, Egresados/ Empleadores)

Campeonatos (Ej.: Intersedes/ Deportivos)
Visitas de Empresas y/o Colegios a Sede (Ej.: Convenios prctica,
(Ej.:
Comits
Autoevaluacin/Comit
Acadmico/
colaboracin/ vinculacin)
7.2 Programas bsicos para algunas ceremonias

7.2.1Ceremonia de Titulacin
Contar con un equipo encargado de la titulacin, con funciones

claras y especficas, dirigido por el Director o Jefe de
Comunicaciones. Este equipo debe estar conformado por los
colaboradores de curricular, soporte, operaciones, coordinacin
acadmica y marketing.
Acondicionar un espacio especial para fotografas con pendn

institucional y flores.
Contar con servicio de video que haga un registro de la ceremonia

y fotgrafo(s) oficial(es).
La ceremonia no debe exceder de 1 hora.
Los asientos de los titulados deben estar claramente identificados.

Las filas de sillas deben tener una letra y cada silla un nmero (ej.
Silla B15). Adems, cada silla debe tener una etiqueta con el
nombre del titulado.
Citar a los alumnos 1 hora antes del inicio de la ceremonia en

tenida formal. En el caso de los hombres, deben estar con corbata
(si no la lleva, se le debe proveer una).
Registrar a los alumnos asistentes en el sistema de registro de

titulados.
Entregar a alumno papeleta con la disposicin de las sillas y su

ubicacin dentro del auditorio.
31
Generar la lista de los presentes 5 minutos antes del inicio de la

ceremonia y entregar la lista al maestro de ceremonia y al
encargado de los diplomas.
Alumnos atrasados se incluyen al final de la ceremonia.
Ambientacin en el auditorio previo a la ceremonia. Puede ser

msica de fondo o un msico (ej.: Saxofonista).
Inicio de la ceremonia. Se entregan las normas de seguridad (ver

punto 3.8 de este manual Libreto)
Saludo inicial (vocativos)
Himno Nacional. El maestro de ceremonia debe seguir las

indicaciones del punto 3.9 de este manual.
Palabras del Vicerrector de Sede o del Director Nacional de rea

(en el caso de titulaciones a nivel nacional con transmisin va
streaming).
Se prepara a los alumnos que sern llamados, verificando sus

nombres y orden de llamado (por carrera y por orden alfabtico
del primer apellido).
Entrega de diplomas de mano del Director(a) de Carrera. Los

alumnos son llamados uno a uno. El Director (si es hombre)
saludar con la mano al alumno titulado y de beso en la mejilla a
la alumna titulada. No se aceptan abrazos u otras demostraciones
ms efusivas.
El fotgrafo oficial toma la fotografa de la entrega del diploma al

alumno. No se debe permitir la presencia de ninguna otra persona
tomando fotografas en el rea destinada para ello.
Si se trata de una alumna, un anfitrin debe ayudarle a bajar la

escalera. Lo mismo con cualquier mujer.
Opcionalmente, se puede contar con otro fotgrafo que tome una

foto al alumno recin titulado con su diploma, una vez que haya
bajado del escenario.
Al bajar el alumno(a), un anfitrin le entrega la credencial del

exalumno y un
regalo y le dice las siguientes palabras:
Felicitaciones. Bienvenido a la comunidad de exalumnos INACAP.
Mucho xito.
31
Terminada la entrega de diplomas, se procede, si corresponde, a la

entrega de premios.
Discurso de titulado(a).
Foto oficial del Vicerrector de Sede con los premiados (si

corresponde).
Cierre e invitacin a la copa de champagne.
Para acompaar la salida de los titulados, familiares y amigos del

auditorio, se puede poner una cancin motivadora y alusiva al
momento (ej. Color esperanza de Diego Torres).
A la salida del auditorio, se entrega una bolsa INACAP a cada

titulado para que guarde su diploma y regalo de titulacin.
El servicio de cctel debe ser muy sencillo e incluir, a lo ms, una

copa de champagne, una bebida o jugo, dos empanaditas de
cctel y un pedazo de torta por persona.
Fotografa final de todo el equipo encargado de la titulacin y las

autoridades de la Sede.
El video de la ceremonia junto con las fotos, se regala a los

alumnos que lo solicitan.
7.2.2Entrega de Certificados de Capacitacin
Introduccin (normas de seguridad, vocativos)
Himno Nacional
Palabras del Vicerrector de Sede
Entrega de certificados
Entrega de premios (si corresponde)
Discurso de alumno certificado
Foto oficial
Cierre
7.2.3Seminarios y Conferencias
Introduccin (normas de seguridad, vocativos)
Palabras de bienvenida del Rector o representante de INACAP
31
Orador(es)
Entrega de reconocimiento
Foto oficial con pendn de INACAP en el fondo
Cierre
7.2.4Entrega de reconocimientos
Introduccin
Palabras del Rector o representante de INACAP
Entrega de reconocimientos
Foto oficial con pendn de INACAP en el fondo
Cierre
7.2.5Firma de convenios
Introduccin
Palabras del Rector o representante de INACAP
Palabras de representante de la contraparte
Firma de los documentos
Foto oficial con los pendones de las partes firmantes en el fondo
Cierre
7.2.6Visitas protocolares:
Saludo al Rector en Rectora o Saln de Consejo Superior
Entrega de obsequio y material institucional
Foto oficial
Recorrido por dependencias de INACAP
Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente
31
7.2.7Ccteles y recepciones
Determinar nmero y perfil de los asistentes.
Contratar a banquetero (se puede consultar a la Vicerrectora de

Extensin). Se sugiere cotizar al menos 3 presupuestos.
Considerar que no se ofrece alcohol dentro de INACAP, excepto

una copa de champagne para brindar en ceremonias especiales
como inicio de obras e inauguracin de nueva sede, cuya
organizacin depende de Asuntos Corporativos. En el caso de las
Sedes, solo se ofrecer una copa de champagne en las ceremonias
de titulacin.
Determinar lugar a efectuarse, considerando categora de los

invitados y carcter y naturaleza del acto; la capacidad de los
espacios fsicos de cada Sede y la cercana con servicios bsicos
como: agua, electricidad con la potencia adecuada en caso de uso
de hornos, ventilacin ptima para no acumular olores en espacios
cerrados, distancia con baos y condiciones climticas (en caso de
ser al aire libre); vas de circulacin de gente ajena a la recepcin,
vas de escape y zonas seguras. Tambin se debe considerar
espacios para el personal de coctelera: uno para la preparacin de
los alimentos y otros como guardarropa y camarines.
Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para

ubicacin de coctelero.
Considerar una buena sealtica para todos los sectores que sern
ocupados, como, baos, guardarropa, sector de cctel y salones.
Considerar,
dependiendo
la
hora
da
de
realizacin,
la
contratacin de personal adicional, especialmente para aseo y
31
ornato tanto de las dependencias utilizadas, como baos y

pasillos/salas.
Designar a una persona encargada de entregar los espacios

limpios, prolijos y dejar dependencias cerradas, luces apagadas y
otros.
Fotos oficiales.
31
8 Anexo 2
8.1 Ubicacin de invitados
8.1.1Mesas o testeras (Anexo 2)
A) Panel de discusin o mesa redonda
te
te
A
AC
IN
AP
AC
r
pa
ra
nt
Co
IN
r
pa
ra
nt
Co
r
pa
ra
nt
Co
B)
te
31
C)
10
31
9 Anexo 3
9.1 Ubicacin de Banderas (Anexo 3):
A) Dos banderas (puede ser detrs de la testera o a un costado)
B) Tres banderas (puede ser detrs de la testera o a un costado)
Empre
sa
o
pas
C) Cuatro o ms banderas (puede ser detrs de la testera o a un

costado)
31

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Manual de

Definiciones de Actividades Institucionales y de Sede.......................2

2.1.1 Actividades Corporativas.........................................................3

3.2.1 Actividades institucionales o de Sede.....................................5

3.3.1 Acciones de registro previas a la actividad..............................6

Invitados y correspondencia protocolar......................................10

3.5.1 Autoridades invitadas............................................................10

3.7.1 Orden de precedencia de Autoridades Regionales................19

3.10 Interpretacin de himnos nacionales e institucionales................25

Visitas de autoridades a Sedes.........................................................30

Visitas protocolares a autoridades nacionales y regionales.............31

Duelos oficiales o nacionales......................................................32

Normas generales en situacin de duelo....................................33

6.4.1 Autoridad superior (integrantes del Consejo Directivo, Consejo

Programas bsicos para algunas ceremonias.............................40

7.2.1 Ceremonia de Titulacin........................................................40

8.1.1 Mesas o testeras (Anexo 2)...................................................45

Ubicacin de Banderas (Anexo 3):..............................................47

os actos y ceremonias que se realizan en INACAP, requieren

Protocolo, con el objetivo de ordenar y orientar su elaboracin y diseo

on el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad

sociales y de vinculacin con el medio.

2.1 Actividades Institucionales

Integrantes del Consejo Directivo.

Integrantes del Consejo Superior.

asociaciones gremiales a nivel nacional o mximo directivo de una

Por su parte, Secretara General a travs de Asuntos Corporativos,

denominadas Actividades Corporativas, las cuales se dividen en 4

Cuenta anual de rectora

Inicio de obras de nueva Sede

Inauguracin de nueva Sede

General, a travs de Asuntos Corporativos.

2.2 Actividades de Sede

propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la

presentaciones de libros, otros).

oda actividad que se realice en INACAP deber contar con

corresponda con la Vicerrectora de Extensin, de acuerdo a la

En el anexo 1 se detallan los distintos tipos de actividades que se

del evento debe elaborar un informe de los gastos, el cual debe

Elaborar la minuta de la actividad, la que debe incluir los datos de

oradores, participantes e ideas fuerza.

de acuerdo a lo establecido en el punto 3.3.

web y comunicados de prensa).

Solicitar el registro de la actividad antes y despus de la misma

(Jefe de Asuntos Corporativos).

proveedores (Jefe de Asuntos Corporativos).

grupos de inters, definidos en la Poltica

Comunicaciones Internas informar a la Direccin de Vinculacin con el

evidencia del evento.

Comunicaciones Internas y Marketing, con el fin de tomar conocimiento

del evento y que lo coordine en conjunto con la sede anfitriona. Adems,

3.3.2Acciones de registro posteriores a la actividad

Noticia en el portal home.

Direccin de Comunicaciones Internas evaluar la pertinencia en

noticia aparezca tambin en el portal de la contraparte.

Secretara General, a travs del Jefe de Medios y Voceras.

institucionales (Poltica de Vinculacin con el Medio vigente).

web que contengan noticias, entrevistas o fotografas del evento. En

Noticia en el portal home, de acuerdo a lo definido en la poltica de