Cobranzas Guia A
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1. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES
La cobranza es una parte inherente a cualquier negocio que vende a crdito. El
crdito tiene aceptacin limitada a causa de los elementos de riesgo y tiempo
involucrado y, junto con estos dos elementos se encuentra el factor natural o
circunstancial, pero desafortunado de la falta de pago por circunstancias difciles
para el deudor por situaciones no previstas (factor no controlado).
El pago en general de las deudas que se han contrado no se debe a una
generalizacin de la honradez si no a una conveniencia profundamente arraigada
en la mente de quienes manejan los negocio o a una costumbre formada como
consecuencia de una necesidad, producto de las nuevas formas de ventas a
plazos.
La funcin del cobro, no se concreta a exigir la cancelacin de las deudas de los
clientes mediante el pago que estos hacen de la cantidad que adeudan. Tampoco
el existe de una funcin, se mide por la forma en que continuamente va
disminuyendo el Activo Corriente representado por las cuentas por cobrar.
Puede afirmarse que cobrar limitndose a ello es realmente fcil; lo difcil es
realizar el cobro manteniendo un buen nivel de reputacin de la empresa, sin
maltratar o disgustar al cliente, a no ser que lo mas beneficioso sea perderlo pues
no renen los requisitos que la empresa exige para otorgarle crdito por las
reiterada dificultades para honrar sus deudas.
Cobrar deudas es una gran tarea, es un trabajo difcil, un trabajo que consume
tiempo y esfuerzo, por ello se requiere mucha atencin, mucha reflexin y sobre
todo, preocupacin y toda preocupacin consume mas que cualquier otra cosa.
Por ello, las polticas de cobro en una empresa que demuestre organizacin deben
estar encaminadas a realizar la cobranza en fecha apropiada y dentro de un
programa establecido, no permitiendo que el cliente sobrepase los limites que se
han fijado; todo ello con el tacto necesario para que el cliente se considere mas
unido a la empresa.
Debemos considerar que es imposible pensar que pueda lograrse una absoluta
perfeccin en el cobro en cuanto al pago total o parcial de las cantidades
adeudadas en las fechas previstas de vencimiento sin daar la buena voluntad de
los clientes hacia la empresa.
Hay casos en que resulta acertado permitir atrasos en determinadas cuentas en
ocasiones especiales. Lo difcil es determinar cuanto y hasta que punto pueda
seguirse esa poltica en pocas recesivas, por lo dems tal decisin necesita de
una evaluacin seria y objetiva.
LA COMPETENCIA
La empresa comercial que proyecta vender sus mercaderas a plazos, debe tener
en cuenta las acciones que emprendan sus competidores, pues estas acciones
pueden tener una gran influencia sobre sus polticas de cobro.
Por consiguiente ser necesario mejorara la cobranza mediante la utilizacin de
nuevos mtodos y dems formas de cobro acordes con lo que se encuentra
actualmente en el mercado, y mas aun, conocer, acceder y evaluar las tcnicas en
la que trabaja la competencia en materia de cobranzas.
EL TIPO DE NEGOCIOS Y DE MERCADERIAS
Los mtodos y practicas de cobranza, tienden a variar en el tipo de negocios o
actividad que desarrolla la empresa y el mtodo de operacin con el tipo de
mercadera que vende.
As por ejemplo la condiciones de cobranza sern diferentes para productos de
pan llevar o de primera necesidad que para aquellos orientados a al cultura,
diversin o entretenimiento, incluyendo en ellos los electrodomsticos de lnea
blanca o marrn, o suntuarios como puede ser un reloj de oro un carro de lujo o
viajes de placer a diferentes partes del mundo.
EL MARGEN DE UTILIDAD
La amplitud en el margen de utilidad, tiene una influencia importante sobre las
polticas de cobranza implementadas. Mientras mas amplio sea el margen de
utilidad con el cual opera la empresa, sern mas indulgentes sus polticas de
cobranzas; por ejemplo mayores plazos de pago; por el contrario, los mrgenes
reducidos no permitirn retrasos en el pago y procedimientos de cobro costosos,
por ejemplo tiempos muy cortos.
LAS POLTICAS DE CREDITO
Las polticas de crdito formulada por la empresa, afectaran a las tendencias
liberales, las mismas que pueden coincidir con los de la competencia o con el
entorno econmico. Que en muchos casos puede ser restrictiva o especulativa,
pero no debe olvidarse que el objetivo del crdito es estimular las ventas y el de al
cobranza el se minimizar el riesgo y el de proveer de la liquidez adecuadas para
mantener la salud financiera de la empresa.
COMUNICACIONES, REGISTROS Y CONTROL
Los mtodos de registro y control que se estn utilizando tendrn un efecto directo
sobre las polticas de cobranza puesto que es muy importante disponer de todo el
apoyo logstico en cuanto a al entrega oportuna de los todos los documentos y
formatos para que la informacin fluya con rapidez. El uso moderno de las
comunicaciones deber estar a disposicin del Dpto. de Cobranzas para que
pueda cumplir eficientemente su labor.
Apariencia personal.
La voz.
Vocabulario.
Actitudes.
Habilidades mental.
Trayectoria de la empresa.
Polticas de cobranza.
Competencia.
Deseo de imitar.
Deseo de sobresalir.
Deseo de seguridad.
Negociador.
Comprensivo.
Sereno.
Objetivo.
Dentro del contexto del manejo de los Recursos Humanos, requiere especial atencin el
personal de Cobranza, ya que al igual que el de Ventas, su capacitacin y entrenamiento
deber ser permanente como lo veremos ms adelante. Es que si bien es cierto que el
cobrador acapara nuestra atencin en cuanto a calificar al personal de cobranza no nos
olvidemos del resto de personas que deben realizar eficazmente su labor para que la
funcin del cobro responda a los requerimientos de la empresa.
Procedimientos De Cobranza
Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de
modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el
propsito de un buen procedimiento de cobranza es la maximizacin del cobro y
minimizacin de las prdidas de cuentas por cobrar.
Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes
pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza:
Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el
recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la accin drstica.
El Recordatorio
Este primer caso es de carcter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a
aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos
de mora en el pago.
La practica comn, tanto en organizaciones comerciales que venden si el consumidor
como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como los distribuidores
y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un
ESTADO DE SITUACIN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos
montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y
dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que
tienen pendientes de cancelar.
Este aviso debe ser moderado e impersonal, dndole al cliente la sensacin que no ha
sido individualizado, sino que esta recibiendo idntico trato como a todos los dems
clientes que se encuentran en esa situacin.
De igual forma, este aviso debe mandarse an en el caso de que el cliente estuviese al
da en sus pagos, por una razn de precaucin o para reforzar el control de la cobranza.
Se incluye en esta calificacin al TALONARIO DE CUPONES, que tambin es usado
frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus
avisos de vencimiento.
Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la va mas rpida
y segura. El uso de Courier o contratar empresas de mensajera son las mas apropiadas
para este servicio.
Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que
se entrega o remite el primer aviso, as como conseguir su atencin al requerimiento de
pago, si estas actitudes captan la intencin de deudor, entonces obtendremos una
respuesta rpida a nuestro requerimiento.
Pero la tcnica mas recomendable para clientes locales, son las llamadas telefnicas
porque demandan atencin, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y
permite conseguir respuestas rpidas, adems de concluirse con facilidad, establece una
relacin personal y privada.
Exigir Respuestas
Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso debern ser automticamente objeto
del siguiente paso; al cabo de un determinado nmero de das (de 3 a 5 das despus de
la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefnicas mas
insistentes, no slo se recordara al deudor que esta en mora, sino tambin se le solicitar
una respuesta del porque de su tardanza en el pago de su deuda.
El tono seguir siendo amable y corts, pero con la salvedad de que ya hubo un primer
aviso. De todos modos es lgico suponer que existe algn motivo justificado o injustificado
a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde de la mercadera
pocas perspectivas de ventas, etc.
El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reaccin del deudor, con el
fin de averiguar la demora en el pago y as tratar de dar alguna solucin al problema
presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, despus de enviar el
segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.
Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio
de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su
requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente.
Insistir en el Pago
Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o
persecucin. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para
aplicarse a intervalos regulares segn sea que el deudor no responda a los esfuerzos de
cobranza. En este caso la actitud ser distinta, porque a estas alturas ya puede
sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de cancelar la
deuda; por lo tanto se justifica una actitud mas drstica en las acciones de cobro; Este
paso puede comprender diversos intentos de apersivimiento, severidad y puede insistirse
mediante.
- Telfono.
- Cartas Notariales.
- Vistitas del Jefe de Cobranzas.
Un proceso de confrontacin severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas puede
ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor.
Si el crdito fue dado con Fianza o Aval, la persecucin se efecta para ambas partes. Se
recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a al Gerencia para
prever las acciones correspondientes.
Adoptar Medidas Decisivas
En el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o
drstica. (vencidos los diez das despus de la ultima notificacin por escrito). En el interin
de tiempo es recomendable que se haga un ultimo anlisis de la situacin del cliente
antes de tomar decisiones drsticas.
Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presin de las gestiones antes
detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos:
Primer grupo
Se hallan incluidos aquellos deudores que estn dispuestos a pagar, pero que se
encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este caso es
recomendable prestarles asistencia, permitindoles pagos parciales y prrrogas incluida
una reprogramacin de su deuda si el caso lo amerita.
Segundo grupo
Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se
resisten ha hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisin de pasar la deuda a
un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo tuviera.
Las acciones inmediatas sern sobre la cobranza judicial o extrajudicial (Cobranza
Judicial).
Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con retencin
de propiedad), quizs convengan ejecutar el cobro mediante embargo preventivo o
entrega de los bienes segn clusulas establecidas.
No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes sean
estos naturales o jurdicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento operativo y
dinmico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una cobranza efectiva y
sobre todo preventiva, tal como lo sealamos en el punto anterior.
Entrevista En Cobranza
Cuando las empresas asumen por cuenta propia la cobranza, estas tienen que
tener la suficiente capacidad operativa para responder a esta obligacin.
Dentro de lo que se prev, la cobranza debe ejecutarse en los plazos que la
empresa ha propuesto realizarla es decir dentro del mbito de la cobranza normal.
Conseguir ese propsito garantiza el 70% de efectividad en la cobranza.
Para que esto se haga realidad tenemos que llegar al deudor de una manera
eficaz y sobre todo persuasiva, plasmada en una entrevista que debe ser de
antemano estudiada y preparada por el personal que desarrolla esta labor.
ETAPAS DE LA ENTREVISTA
Se puede organizar la entrevista en cuatro etapas interrelacionadas las cuales
son:
1. Preparacin.
2. Iniciacin.
3. Terminacin.
4. Despedida.
Seguidamente desarrollaremos cada una de ellas para su adecuado
entendimiento:
a) Preparacin: El encargado de la cobranza debe dominar los conocimientos que
puedan afectar positiva como negativamente a una entrevista, pues es muy
importante saber que tipo de persona es el cliente que va ha entrevistar y en que
estado se encuentra su deuda. Esta informacin dar la clave sobre la forma en
que se debe construir y planear la argumentacin.
Es ms, hay que saber de antemano, las tcnicas de cobranza que se debe
seguir, de acuerdo con la informacin que se tenga hay que estructurar la
entrevista con sus argumentaciones tratando de resolver por adelantado la mayor
cantidad de problemas u objeciones que pueda plantear el deudor.
b) La Iniciacin: Una vez que el cobrador analiza la informacin necesaria sobre el
cliente, con relacin a la entrevista que va a efectuar, se eligen las tcnicas de
persuasin para cobrar lo adeudado.
Es decir se estructura una argumentacin de cobro que sea mas efectiva y mejor,
en tanto que el cobrador este mas preparado, mejor entrenado y tenga mas
agilidad y practica para el manejo de estas tcnicas.
As mismo ha explorado todas las posibilidades de informacin y lo ya organizado
de tal forma que, por as decirlo posee un retrato del mismo bastante completo, lo
solo hay que demostrar que el cliente sigue siendo importante y atento al
cumplimiento de su obligacin, pero tambin hacerle entender que se esta
participando es un negocio mutuo y que ambos salen beneficiados.
Despus de no haber cobrado
Se debe impedir a toda costa que trasluzca el disgusto por no haber logrado el
cobro, porque si el cliente lo nota, las relaciones podran presentarse difciles y no
se conseguir con facilidad nuevas oportunidades de entrevistarse con el cliente
en acciones de persecucin futuras, porque inclusive en el caso de que se llegue a
una cobranza judicial, se debe lograr que el cliente sienta que es mas
recomendable pagar o tranzar extra-judicialmente que dejar de hacerlo.
LA CORRESPONDENCIA EN EL COBRO
La correspondencia tiene un rol muy importante en la cobranza, y si queremos que
los avisos y las cartas tengan efecto deseado hay que dedicar mayor tiempo a su
redaccin, persuasin y al intervalo de remisin.
La correspondencia que tramita el Dpto. de Cobranzas por lo general es:
1. Avisos de Vencimiento o Estados de Situacin.
2. Cartas de Cobranza.
3. Cartas Notariales.
4. Notificaciones.
Por lo costos de franqueo, la correspondencia es cara de hacer y enviar.
La redaccin de la correspondencia con fines de cobro, ha de reunir determinadas
particularidades que a continuacin detallamos y que en algunos casos en
imperativo por fuerza de ley:
1. El estilo debe de adaptarse a la persona que lo recibir, por lo general debe ser
breve a no ser que sea necesario extenderse por la peculiaridad del caso. Como
principio debe imperar la brevedad.
2. No debe mezclarse varios temas en una misma correspondencia, el hacerlo
perjudica la efectividad de la misma.
3. La concentracin sobre un solo tema y en este caso, el cobro de la deuda, eleva
la mente del deudor que todas las actitudes del cobrador esta centrado en el cobro
de su deuda.
4. la carta no debe llevar mas halagos que los de cortesa para mantenerle respeto
por el cliente, porque esto permite mantener una situacin expectante para ver las
actitudes que tome el deudor en el futuro.
5. si el mtodo es enviar cartas o varios impresos, la correspondencia debe ser
mas aprensiva y excluyente, pero mantenimiento la cordialidad.
6. Es recomendable enviar tarjetas de cobro de diferentes formatos y colores para
identificar el grado de persecucin que cada uno de ellos tenga sobre el
seguimiento al cliente.
La idea es crear en la mente del deudor que el incumplimiento puede ocasionarle
perjuicios, entre ellos y quiz el mas importante; que se pierda el buen nombre en
la cual lo ha colocado el acreedor y que por su retraso esa actitud negativa puede
extenderse hacia otras empresas comerciales.
Zonificacin.
Costos De Cobranza
Los costos por crditos con recuperacin a plazo o pagos parciales son ms elevados que
los costos por pagos efectuados de una sola vez (sealamiento de un tiempo fijado a
plazo; o a 30, 60, o 90 das fecha). Por lo tanto, cuando se requiera estructurar costos de
cobranza se debe tener en cuenta lo antes sealado.
Cada crdito con pago parcial, debe registrarse al detalle y darse al cliente recibos o
informes por escrito del movimiento y estado de su cuenta. Cuando los crditos
constituyen un monto considerable, el costo de cobranza se reduce, por lo que no es
aconsejable otorgar crditos en pequea escala si no se tiene un mtodo de trabajo
adecuado a las exigencias de este tipo de crdito.
El costo del dinero invertido genera un inters que deber cobrarse con el saldo pendiente
de pago considerando en muchos casos que el pago no se ajusta a la fecha prevista ni
sealada en el contrato. Por ello detallaremos en el siguiente punto el tipo de inters
aplicado a la cobranza formal cuando este se ejecuta dentro del mbito de la empresa.
Para ello una mejor explicacin detallaremos lo concerniente a la descripcin de los