Reglamento de Notarias Publicas
Reglamento de Notarias Publicas
Reglamento de Notarias Publicas
Las autoridades de todo orden les acordarn su asistencia y la fuerza pblica estar
obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeo de su cargo.
Artculo 7
El Notario Pblico slo proceder a instancia de las personas interesadas, excepto en
los casos especiales de emergencia nacional, por instruccin expresa del Ministro de
Justicia. No podr negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere
legtimamente requerido, salvo que se encuentren fsica o legalmente impedido o en el
supuesto previsto en el literal a) del artculo 20 de este Reglamento.
Artculo 8
El Notario Pblico impedir que los abogados y particulares en general, despachen
asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la
oficina notarial. Asimismo, mantendr el orden e impondr a los contraventores la
sancin que prev el Pargrafo nico del artculo 51 de la Ley de Registro Pblico.
Artculo 9
El Notario Pblico deber prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caucin
real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los
particulares en el desempeo de sus funciones, comprendido el reintegro de
cantidades recibidas en contravencin al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de
Justicia determinar el monto de la caucin, pero en ningn caso podr ser menor a
Dos Millones de Bolvares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias as lo
aconsejen, el Ministerio de Justicia podr aumentar la cuanta de la caucin prestada o
exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o
disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caucin prestada. La
caucin ser devuelta y la pliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Pblico
haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) aos.
El ministerio de Justicia a travs del rgano competente, verificar los documentos
presentados y aprobar o no la caucin prestada.
Artculo 10
El Notario Pblico deber prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a
la toma de posesin del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se har por disposicin del Presidente de la Repblica, mediante
Resolucin del Ministro de Justicia que se publicar en la Gaceta Oficial de la
Repblica de Venezuela.
Artculo 11
El Notario Pblico registrar ante la Direccin General Sectorial de Registros y
Notaras del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdiccin, su
firma, rbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresin que utilizar en el
ejercicio de la funcin.
Artculo 12
Cuando el Notario Pblico tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un
trmino que no exceda de cinco (5) das hbiles en el lapso de un mes o haga uso de
sus vacaciones legales, designar al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la
Oficina Notarial, previa notificacin al Ministerio de Justicia. Esta designacin se har
constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal
10 del artculo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibir sus
derechos y dems emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en
el artculo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Artculo 16
El Notario Pblico autenticar los documentos presentados en el orden establecido,
dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deber atender las
solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y
recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel
Judicial.
Artculo 17
El Notario Pblico estar obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que
se le presenten sea en el propio da o dentro de los tres das hbiles siguientes,
siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se seale.
Artculo 18
El Notario Pblico deber exhibir a quien demuestre inters, los Tomos de
Autenticaciones, Diario e ndices, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de
Archivo deber ejercer los controles de vigilancia y seguridad, y a fin de evitar el
deterioro de los tomos sealados, siendo responsable de cualquier hecho, extravo o
prdida que pueda daarlos total o parcialmente. Los particulares que consulten en el
archivo general los libros, podrn tomar de ellos las notas que juzguen convenientes,
pero no podrn exigir otra ayuda que la simple exhibicin de dichos libros.
Artculo 19
El Notario Pblico ser directamente responsable de cualquier hecho que por su
negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la
seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.
CAPTULO IV, DE LAS PROHIBICIONES
Artculo 20
Queda prohibido a los Notarios Pblicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos
en que aparezcan interesados, aun con el simple carcter de presentantes,
representantes o apoderados, su cnyuge, ascendientes, descendientes o parientes
hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de
cualquiera de estas circunstancias har que el Notario se considere legalmente
impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Pblico encargar, para ese solo
acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participar al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos
o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artculo 2 de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que
revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien
autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa
que es objeto del contrato, con excepcin de los casos en que por su naturaleza no se
pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad
legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el
Notario Pblico estampar una nota al pie del documento, especificando los hechos o
recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolver a los
interesados.
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Enviar los primeros cinco (5) das de cada mes, los recaudos y estadsticas
contables que exija el Ministerio de Justicia.
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Artculo 38
Cada oficina notarial tendr un Jefe de Archivo, el cual cumplir con las siguientes
funciones:
1. Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organizacin y conservacin
del archivo general.
2. Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y
dems libros sealados en este Reglamento.
3. Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4. Llevar los Libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con sus
correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5. Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias
certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboracin de las
mismas el tomo de autenticacin respectiva.
Artculo 45
Los documentos originales que se presenten en la oficina notarial debern ser
presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible
en letras y nmeros. Los documentos de difcil lectura, de los que no se puedan
obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, debern ser
rechazados.
Artculo 46
El documento original presentado ser reproducido ntegramente antes del
otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado
para la seguridad y preservacin documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deber estar instalado en la sede de la oficina notarial y ser usado
exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Pblico con el
fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.
Artculo 47
Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a travs de medios
pticos y magnticos o por cualquier otro medio mecnico inteligible, de acuerdo a lo
sealado en el artculo 40 de este Reglamento, el documento se procesar a travs de
captura de imagen correspondiente a la pgina o pginas en las cuales consten las
firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.
Artculo 48
El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deber grabarse y almacenarse a travs de
los mtodos que respondan a la tecnologa ms adecuada al momento durante el cual
se utilicen. Ser almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los
sistemas adecuados a su conservacin.
Artculo 49
Las oficinas notariales debern:
a.
b.
c.
d.
e.
Artculo 50
El sistema de informacin electrnica de las oficinas notariales, deber garantizar la
proteccin de la informacin almacenada de los medios pticos y magnticos y todo
interesado en acceder a la informacin contenida en los bancos de datos, deber tener
presente:
a.
b.
c.
d.
Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y slo podrn ser empleados
para la finalidad solicitada al Notario Pblico y dispuesta por stos de
conformidad con el artculo anterior.
e.
Los datos que debern ser asegurados mediante las adecuadas garantas, para
evitar su prdida o su divulgacin no autorizada.
Artculo 51
De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio
del sistema por recuperacin electrnica se determinar conforme a los precios del
mercado. Su producto ser destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualizacin
del servicio.
CAPTULO IX, DE LOS SELLOS
Artculo 52
Cada oficina notarial tendr un sello de cuatro centmetros (4cm) de dimetro, con el
Escudo de Armas de la Repblica de Venezuela en el centro y con las siguientes
inscripciones; en la parte superior y forma circular: "Estado..." o "Distrito Federal..." o
"Territorio...", debajo de esta inscripcin Notara Pblica, debajo del Escudo
nomenclatura de la Notara. Dicho sello se estampar en los oficios o comunicaciones
que dirija el Notario Pblico y en el encabezamiento y al pie de los documentos
otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los
escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o ms
folios sern sellados en la unin marginal de sus folios de manera que el sello abarque,
en cada caso, los mrgenes de uno y otro folio. Adems, llevar un sello horizontal en
donde aparezca el nombre del Notario Pblico Titular o Notario Interino, el nombre de
la oficina correspondiente y el carcter con el cual actan.
Artculo 53
El Notario Pblico ser responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las
funciones inherentes al cargo.
CAPTULO X, DEL PROCEDIMIENTO
Artculo 54
En las actuaciones a que se refiere el artculo 14, los Notarios Pblicos observarn el
procedimiento y formalidades establecidas en este Reglamento y las que ordenen los
Cdigos y Leyes Nacionales.
Artculo 55
En las oficinas notariales se observarn las formalidades siguientes:
1. Los documentos que formarn el Libro de Autenticaciones se copiarn
ntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola
serie numrica que comenzar con el nmero uno (1), cuyas pginas sern
foliadas en letras y cifras en orden numrico que no exceda de doscientos
(200) folios, estampndose de seguidas la correspondiente nota de cierre.
No se asentar ms de un documento con un mismo nmero.
2. En el acto de otorgamiento se estampar en el documento original y en el
Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota
respectiva que contendr: Repblica de Venezuela, el nombre del Notario
Pblico que autoriza el acto, la identificacin de la oficina notarial, la
Artculo 58
Las anulaciones procedern en los siguientes casos:
a. Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de
otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario
Pblico declarar nulo el asiento y estampar al pie del documento y de las copias,
una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual ser firmada por el
Notario Pblico y por las partes que se avengan a ello.
b.
Artculo 63
El Notario Pblico y dems empleados no podrn percibir directa o indirectamente
cantidad alguna de dinero, ddivas o retribuciones por su intervencin en actos
inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan
por actuaciones distintas. Toda infraccin a las disposiciones de la Ley de Arancel
Judicial, acarrearn las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.
Artculo 64
El Notario Pblico no realizar ninguna actuacin si antes no se han liquidado y
pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidacin haya de
hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artculo 11 de la
Ley de Arancel Judicial.
Artculo 65
El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o
emolumentos, podr reclamar, dentro del trmino de diez (10) das hbiles, por escrito
ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolver el reclamo dentro de los quince
(15) das hbiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisin ser
transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondr la sancin
administrativa correspondiente al Notario Pblico infractor.
CAPTULO XII, DE LAS CAUSALES DE RETIRO Y DESTITUCIN
Artculo 66
El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
a. Por muerte.
b. Por sentencia firme que declare la interdiccin o inhabilitacin temporal
o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
c. Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el rgano
competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
d. Por abandono del cargo por motivos injustificados.
e. Por jubilacin.
Artculo 67
Son causales de destitucin del Notario Pblico:
a. No llevar con regularidad los Libros Indices y dems libros que prev
este Reglamento.
b. El incumplimiento de los artculos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este
Reglamento.
c. Condena penal que implique privacin de la libertad.
Artculo 68
Son causales de destitucin del personal de las oficinas notariales:
a. Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artculos 32, 33 y 63
de este Reglamento.
b. Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artculos 33 y 37 de este
Reglamento.
c. Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artculos 18, 33, 38, 59 y 63 de
este Reglamento.
d. Del Personal: el incumplimiento de los artculos 29, 33, 35 y 63 de este
Reglamento.
RAFAEL CALDERA