0

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA

EMPRESA BAZAR FERRETERA TITO E. I. R.
L.




















1


Trujillo, Octubre del 2014



CONTENIDO



Pg.
1. Presentacin 2
2. Base Legal 2
3. Organigrama Estructural 3
4. Organigrama de Cargos 4
5. Naturaleza y funciones de la Gerencia General 5
a. Del Gerente General 6
b. Del Asistente Administrativo 7
c. De la Gerente de ventas 8
6. Naturaleza y funciones generales de la Seccin Transporte 11
a. Del coordinador de la seccin transporte
b. Del Conductor 12
7. Naturaleza y funciones generales de la Seccin de Reparacin y Mantenimiento 13
a. Del coordinador de Logstica
b. Del Asistente en despacho 14



2



1. PRESENTACIN:
La empresa BAZAR FERRETERA TITO E. I. R. L. es una organizacin que brinda a sus clientes la
mayor diversidad en materiales de construccin y ferretera en general, bajo premisas de precio,
calidad y servicio a acorde a las exigencias del mercado, comprometindonos a mantener un
slido posicionamiento y liderazgo comercial, superando las perspectivas de calidad y servicios a
nuestros clientes, gracias al apoyo incondicional de un comprometido equipo de trabajo,
permitindonos as sostener un alto grado de responsabilidad social y comercial que nos
garantice solides financiera y crecimiento.
El Manual de Organizacin y Funciones es un instrumento tcnico y normativo de direccin y
gestin, que define la estructura orgnica, enuncia las funciones generales de cada unidad
orgnica, precisa la dependencia jerrquica, las funciones especficas, la autoridad y
responsabilidad de cada cargo y seala los requisitos que deben reunir las personas que lo
ocupen.
En tal sentido el Manual de Organizacin y Funciones de la empresa BAZAR FERRETERA TITO E.
I. R. L., contribuye a mejorar el conocimiento sobre las funciones y responsabilidades del
personal, orientando su desempeo bajo los principios de calidad, eficiencia, productividad y
confidencialidad.

2. BASE LEGAL
a) El estatuto de la empresa
b) Otras normas internas que autorizan la vigencia del MOF (por ejm. Memorndum que
dispone la puesta en vigencia del MOF, Acta de sesin de Directorio en el que se aprueba el
MOF, etc.)


3


































GERENCIA GENERAL
GERENTE
ASISTENCIA DE
TRANSPORTE
ASISTENCIA
VENTAS
Organigrama Estructural de
la Empresa
BAZAR FERRETERA
TITO E. I. R. L.

ASISTENCIA DE ALMACEN
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA

4





























Organigrama de cargos de
la Empresa
BAZAR FERRETERA
TITO E. I. R. L. GERENTE GENERAL
Cobranzas
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVO
Coordinador de
servicios diversos
Contador Dpto Compras
ASISTENCIA
VENTAS
ASISTENCIA
VENTAS
Vendedores
Logstica Despacho
Facturacion
Conductor


5




UNIDAD ORGNICA: GERENCIA GENERAL
NATURALEZA La gerencia general es el mximo rgano ejecutivo de la empresa.
LNEA DE
DEPENDENCIA
Depende directamente del Gerente General
FUNCIONES
GENERALES:

a) Busca mecanismos de capitalizacin (es decir que se concreten nuestras ganancias,
compras ventas e inversiones para obtener mejor capital).
b) Realiza evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de los
departamentos.
c) Planifica, organiza, dirige y controla, en los niveles estratgico, tctico y operacional,
la supervisin detallada de todas las reas que se encuentran a su cargo para as
saber las necesidades que estas puedan presentar y as mismo poder tomar
decisiones acertadas para la mejora de las reas.
d) Aprueba los procedimientos de las compras (es decir, la materia prima, la calidad del
producto y el precio adecuado).



6

UNIDAD ORGNICA: GERENCIA GENERAL
CARGO :

GERENTE GENERAL
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las acciones de las diversas reas a
su cargo.
b) Administrar el mantenimiento en forma integral y preventiva de las instalaciones y
activos fijos de las empresas clientes.
c) Dirigir y supervisar las acciones de proteccin de las personas y bienes vinculados a la
empresa, velando por el orden y la tranquilidad.
d) Establecer el orden interno necesario para el normal desenvolvimiento de las
actividades.
e) Programar y dirigir el servicio de transporte de acuerdo a los requerimientos y
polticas de las empresas clientes.
f) Orientar y motivar al personal, hacia la mejora continua de la calidad del servicio, la
eficiencia y la productividad en el trabajo.

RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Es el cargo de mayor nivel jerrquico de la empresa e informa de los resultados
directamente a La Gerencia General.
b) Es responsable del cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones y objetivos de la
empresa y ejerce autoridad directa para los Asistentes de seccin y para los cargos de
apoyo.
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:

a) Ttulo Profesional de Licenciado en Administracin o en reas afines.
b) Tener colegiatura y amplia experiencia, no menor de cinco (02) aos en el ejercicio de
la profesin y dos (01) aos en cargos similares.
c) Experiencia en direccin de personal.
d) Capacitacin profesional especializada.
e) Dominio de entorno Windows a nivel usuario.
f) Excelentes habilidades en relaciones humanas.
g) Persona proactiva y de excelente iniciativa.



7

UNIDAD ORGNICA: GERENCIA GENERAL
CARGO :
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Administrar ptimamente los recursos humanos, materiales y financieros del la
Ferretera
b) Proponer medidas tcnico administrativas para el mejor funcionamiento de los
recursos existentes.
c) Controlar el manejo del fondo de operacin conforme a los lineamientos
establecidos.
d) Determinar y establecer en coordinacin con los jefes de las diversas reas
que integran la Empresa los programas necesarios para el ptimo
aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros.
e) Coordinar la recopilacin de informacin para integrar el presupuesto anual de
egresos e ingresos de la Ferretera
f) Elaborar y proponer programas de remodelacin y ampliacin de la Empresa
g) Presentar los informes peridicos y extraordinarios que le sean solicitados por
sus superiores.
h) Analizar , determinar y presentar para su autorizacin las compras directas
necesarias para el funcionamiento continuo y optimo del la Ferretera
i) Controlar y verificar los depsitos de los ingresos por concepto de ventas
generadas en la Empresa, de acuerdo a la normatividad establecida por la
Gerencia General.

RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Cargo de apoyo que depende jerrquicamente del Gerente General.
b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo
los principios de calidad, eficiencia, eficacia y de alcanzar los estndares esperados
de la empresa.
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
a) Ttulo Lic. en Administracin.
b) Tener por lo menos dos (02) aos de experiencia en cargos de similar nivel.
c) Dominio de entorno Windows a nivel usuario.
d) Experiencia en manejo de archivos y trmite documentario.
e) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones
humanas.



8


UNIDAD ORGNICA: Asistente Administrativo
CARGO :
CONTADOR
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera de conformidad con
el plan de cuentas establecido.
b) Llevar los libros mayores de acuerdo con la tcnica contable y los auxiliares
necesarios.
c) Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido
d) Realizacin de la relacin de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.
e) Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a travs del sistema
computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.
f) Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registro
de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaracin.



RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Cargo de apoyo que depende jerrquicamente de Asistente Administrativo.
b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los
principios de calidad, eficiencia, productividad y confidencialidad.
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
a) Ttulo de profesional Lic. Contabilidad
b) Contador Publico
c) Tener por lo menos dos (02) aos de experiencia en cargos de similar nivel.
d) Dominio de entorno Windows a nivel usuario.
e) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones
humanas.



9


UNIDAD ORGNICA: Asistente Administrativo
CARGO :

Dpto. COMPRAS
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse
a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago.
b) Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control
de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.
c) Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las
dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
Se debe aclarar de antemano que las funciones generales del departamento de
compras no se encuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarse
grandemente de una empresa a otra.
d) Entrevistar a los proveedores o a sus representantes.
e) Cotizar los precios, la calidad y el transporte.
f) Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo
y ajustes
g) Vender desechos, sobrantes y artculos de desuso

RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente del Asistente Administrativo
b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo
los principios de calidad, eficiencia y productividad y costos
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
a) Tener estudios superiores.
b) Habilidades y conocimientos de compra y venta
c) Experiencia de 2 aos
d) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones
humanas.








10


UNIDAD ORGNICA: Asistente Administrativo
CARGO :

COBRANZAS
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Planificar, organizar, controlar y evaluar las diferentes gestiones y procesos
administrativos relacionados al cobro y otorgamiento de crdito de la empresa a
nivel nacional.
b) Proponer planes estratgicos en materia de cobranzas, enfocados a: a) Evitar
el aumento de la mora, Potenciar los procesos de cobro, para una mejor la
recuperacin de la mora.
c) Velar por la actualizacin y la correcta aplicacin del Reglamento para la
Cobranza.
d) Proponer y supervisar el cumplimiento de polticas de cobro, que permitan una
mejor recuperacin de la mora activa e inactiva, de todos los servicios que
ofrece la empresa.
e) Velar la correcta implementacin de procesos estandarizados y debidamente
legalizados, a fin de optimizar la recuperacin de la mora.
f) Coordinar, establecer y supervisar controles y registros adecuados, para el
desarrollo de una eficiente conduccin de las cobranzas de la empresa, dentro
de las Agencias Departamentales y Locales.
g) Conciliar la mora
RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
c) Cargo de lnea que depende jerrquicamente de la Asistencia Administrativa
d) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo
los principios de calidad, eficiencia, productividad y eficacia de la empresa.
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
e) Tener estudios superiores.
f) Habilidades y conocimientos en Materia Numrica y Contable
g) Experiencia en el Puesto 1 ao
h) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones
humanas.







11

UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA EN VENTAS
LNEA DE
DEPENDENCIA
Depende directamente del Gerente General
FUNCIONES
GENERALES:

e) Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones
y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles
para llevar a cabo dichos planes.
f) Establecer metas y objetivos.
g) Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es
como decir que la meta puede ser, llegar ser el nmero uno en un mercado
determinado, mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos ms cortos.
h) Se trazan objetivos y estndares esperados de ventas que tienes que cumplirse
i) Calcular la demanda y pronosticar las ventas.
j) Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores-
Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta.
k) Conducir el anlisis de costos de ventas
Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas.


12

UNIDAD ORGNICA: Asistencia Ventas
CARGO :

Vendedores
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Establecer un nexo entre el cliente y la Empresa
b) Comunicar adecuadamente a los clientes la informacin que la empresa prepar
para ellos acerca de los productos y/o servicios que comercializa, como: precios de
los productos promociones etc.
c) Asesorar a los clientes:
Acerca de cmo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer sus
necesidades y deseos;
Cmo utilizarlos apropiadamente para que tengan una ptima experiencia con
ellos.
d) Contribuir activamente en la solucin de Problemas
e) Integrarse en las Actividades de Mercadotecnia de la Empresa
f) Fidelizar al cliente
g) Retroalimentar a la empresa informando a los canales adecuados (como el
departamento de ventas y el de mercadotecnia) todo lo que sucede en el mercado,
como:
inquietudes de los clientes (requerimientos, quejas, reclamos,
agradecimientos, sugerencias, y otros de relevancia)
2) actividades de la competencia (introduccin de nuevos productos, cambios
de precio, bonificaciones, etc...).
Brindar una buena atencin al cliente


RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente de la Asistencia Administrativa
b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo
los principios de calidad, eficiencia y productividad. Del Depende el xito de la
Empresa
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
a) Habilidades, conocimientos y experiencia
b) Experiencia mnima de dos (01)
c) Persona de gran iniciativa, respetuosa y de trato cordial.
d) Amable , paciencia y buen trato al cliente



13


UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA ALMACEN
LNEA DE
DEPENDENCIA
Depende directamente del Gerente General
FUNCIONES
GENERALES:

a) Recepcin de Materiales
b) Registro de entradas y salidas del Almacn.
c) Almacenamiento de materiales.
d) Mantenimiento de materiales y de almacn.
e) Despacho de materiales.
f) Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
Contabilidad.













































14



UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA DE ALMACEN
CARGO :
Logstica
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y
mantener una buena relacin con el mismo, as como gestionar el
lanzamiento de nuevos programas dentro de la Empresa. Todo ello para
garantizar la satisfaccin del cliente.
b) dirigir los equipos de logstica y establecer los objetivos.
c) supervisar las actuaciones de logsticas e implementar las acciones de
mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de la
Empresa (Calidad, Produccin, Eficiencia del Sistema,).
d) Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro.
e) Analizar los procedimientos de distribucin de las operaciones comerciales
f) Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega
g) Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logstico
h) Gestionar y planificar las actividades de compras, produccin, transporte,
almacenaje y distribucin.
i) Un responsable en logstica tiene en definitiva la funcin de la satisfaccin
de la demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.


RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente del Asistente de Almacn
b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo
los principios de calidad, eficiencia , productividad y responsabilidad
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
a) Habilidades, conocimientos y experiencia en almacn
b) Dominio del Entorno Windows a nivel usuario
c) Persona hbil proactiva.




15

UNIDAD ORGNICA: ASSITENCIA DE ALMACEN
CARGO :

DESPACHO - FACTURACION
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Archivar de acuerdo a la entidad las ordenes, con sus respectivas facturas y soportes
para facilitar la realizacin de las cuentas de cobro y facturacin de cada periodo

b) Relacionar la facturacin mensual por entidades
c) Atender las Peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de manera amable y eficaz
d) Persona encargada de supervisar, coordinar y controlar los procesos de facturacin,
asegurando el cumplimiento de los contratos de servicios establecidos con los
clientes.
e) Habilidad para el manejo de sistemas administrativos. Conocimientos y manejo de
Office, especialmente con destrezas en Excel.
f) Facilidad de expresin y habilidad para interactuar con los diferentes reas de la
empresa, organizacionales.
g) Verificar si los productos se encuentran en buen estado
h) Entregar conforme factura o comprobante de pago todos los productos
i) Archivar las boletas facturas y llevar un control de salida de productos
j) Tener en cuenta si contamos con stock o comunicarse con su rea para abastecer el
almacn


RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente del Coordinador de la seccin de
reparaciones y mantenimiento.
b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los
principios de calidad, eficiencia y productividad. Supervisa el trabajo del auxiliar.
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
a) Electricista titulado en Instituto Tecnolgico o SENATI.
b) Experiencia no menor de tres (03) aos en actividades de su competencia.
c) Persona de gran iniciativa, respetuosa y de trato cordial.



16


UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA DE TRANSPORTE
LNEA DE
DEPENDENCIA
Depende directamente del Gerente General
FUNCIONES
GENERALES:

a) Proponer y ejecutar el plan de mantenimiento de las unidades mviles de acuerdo
a las recomendaciones tcnicas de cuidado y conservacin
b) Proporcionar en funcin de las demandas administrativas , los servicios
transporte
c) Llevar el registro de la informacin detallada de cada unidad mvil , datos tcnicos
importantes , fecha de recepcin de la unidad en la seccin y un historial del
mantenimiento realizado
d) Brindar el servicio de entrega a travs del transporte con respeto , amabilidad y
cortesa , fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional
e) Elaborar informes mensuales de servicio brindados


























17


UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA DE TRANSPORTE
CARGO :

CONDUCTOR
FUNCIONES
ESPECIFICAS:

a) Manipular los equipos, mobiliario, herramientas y conducir las unidades
mviles, con profesionalismo y responsabilidad tcnica.
b) Registrar la informacin detallada de la unidad mvil, datos tcnicos, fecha de
recepcin de la unidad y un historial del mantenimiento realizado.
c) Mantener actualizado el registro de combustible y de los servicios de
transporte realizados por la unidad mvil.
d) Conservar en buen estado de funcionamiento y de limpieza, las unidades
mviles a su cargo.
e) Proponer y participar en la ejecucin del plan de mantenimiento de las
unidades mviles, de acuerdo a las recomendaciones tcnicas de cuidado y
conservacin.
f) Informar oportunamente, sobre los desperfectos y detalles de las fallas y
apoyar en la coordinacin de la atencin de los servicios de reparacin
correspondientes.
g) Verificar los datos exigidos normativamente para la atencin del servicio a las
empresas clientes.
h) Solicitar oportunamente el combustible y el dinero para peajes, si fuera
necesario, para el desarrollo normal del servicio.
i) Informar inmediatamente por escrito y en detalle los hechos y las
circunstancias en que ocurrieran accidentes y apoyar en dar parte a la polica
y a la empresa de seguro.
j) Atender a los usuarios del servicio con respeto, amabilidad y cortesa,
fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional.

RELACIN DE
AUTORIDAD Y
RESPONSAB.
e) Cargo de lnea que depende jerrquicamente de la Asistencia de Transporte
f) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los
principios de calidad, eficiencia y Responsabilidad
REQUISITOS Y
COMPETENCIAS
PARA EL
CARGO:
i) Tener estudios superiores.
j) Licencia de conducir de categora profesional.
k) Habilidades y conocimientos de mecnica automotriz.
l) Experiencia en conducir vehculos medianos, grandes no menor de tres (03) aos.
m) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones
humanas.
n) Ser muy responsables


18



19



20





21




22