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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS











Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por
pagar de la empresa Sidor C.A.

Informe de Pasanta presentado para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin
de Empresas.








Autor: Eleazar Gonzlez

Tutor Acadmico: Mary Muoz
Tutor Industrial: Naimelin Molina







ii


CIUDAD GUAYANA, MAYO DE 2012
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS












Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por
pagar de la empresa Sidor C.A.
Informe de Pasanta presentado para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin
de Empresas.






Autor: Eleazar Gonzlez


Tutor Acadmico: Mary Muoz Tutor Industrial: Naimelin Molina


_________________________ _________________________



CIUDAD GUAYANA, ABRIL DE 2012


iii




REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS



ACTA DE APROBACIN

Quienes suscriben, tutores evaluadores designados para examinar el Informe de
Pasanta presentado por Eleazar Gonzlez portador de la Cdula de Identidad V
17633072, titulado Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la
empresa Sidor C.A. Para optar al ttulo de Licenciado en Administracin de
Empresas, consideramos que el mismo cumple con los requisitos exigidos por los
reglamentos vigentes por lo que se confiere su aprobacin.


En Ciudad Guayana a los 30 das del mes de Abril de 2012.





Tutor Acadmico
Mary Muoz
Tutor Industrial.
Naimelin Molina

iv

INDICE

pp.

INTRODUCCIN........ 1


GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes de la Organizacin. 3
1.2 Filosofa de Gestin.. 9
1.3 Organigrama Estructural.. 10
1.4 Descripcin de la unidad donde se desarrollaron las actividades de
pasanta..

11

EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema 14
2.2 Objetivos de la Investigacin 16
2.2.1 Objetivo General...... 16
2.2.2 Objetivo Especficos.. 16

ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1 Cronograma de Actividades 17
2.2 Explicacin de las Actividades 18




LOGROS DEL PLAN DE TRABAJ O
Diagnstico de la situacin actual de la entrada y salida de los
soportes (facturas) del Departamento de Cuentas por Pagar..

23


v

Anlisis del contexto interno y externo que incide en la gestin de
archivo y control de documentos del Departamento de Cuentas por
Pagar..

27
Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno
de la entrada y salida de los soportes en el Departamento de Cuentas
por Pagar.


29
Propuesta del instrumento para el control interno de documentos en el
Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Siderrgica del
Orinoco Alfredo Maneiro...


30




FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE
DESARROLLO DE LA PASANTIA
3.1 facilidades
3.2 dificultades
APORTES.


37
37
38

CONCLUSIONES.

40
RECOMENDACIONES 41
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 42

ANEXOS 44
Anexo A. Cronograma 45
Anexo B.Cuestionario.. 47
Anexo C.Organigrama 49





vi





NDICE DE GRFICOS

Grficos
pp.
1. Opinin del personal en relacin a si considera que existe una situacin
problemtica en el proceso de control de las cuentas por pagar..
24
2. Opinin del personal en relacin a si el proceso de control interno de
documentos es
controlado
..
25
3. Opinin del personal en relacin a si considera importante que se mejore
el proceso..
25



















vii




Eleazar Gonzlez. (2012) Determinar un modelo organizacional en la
gestin de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector
de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A.
Informe de Pasanta. Universidad Nacional Experimental de Guayana,
Vicerrectorado Acadmico.

AUTOR: Eleazar Gonzalez
TUTOR: Naimelin Molina

RESUMEN

En el presente informe se encuentran los resultados obtenidos del desarrollo del
trabajo de investigacin titulado: propuesta de un instrumento de control interno de
documentos en el departamento de cuentas por pagar de la empresa Siderrgica del
Orinoco. Entre las experiencias adquiridas se presencio y se interactu en la ejecucin
de actividades en el departamento de cuentas por pagar, en especial el proceso de
archivo, cancelacin de facturas y entrada y salida de documentos. Se concluy que
existe una situacin problemtica en cuanto al proceso administrativo de entrada y
salida de documentos donde se extravan los soportes archivados, as como en la
organizacin y resguardo del archivo, lo que est incidiendo en el desarrollo de
actividades habituales. Por lo que se elabor un formato para registrar y controlar la
entrada y salida de documentos, as mismo se llev a cabo una estrategia de
organizacin y archivo de los documentos.







Descriptores: Propuesta, Archivo, Facturas, Retraso, Organizacin.





viii



1

INTRODUCCIN

Gestionar la informacin se ha vuelto cada vez ms necesario para las
organizaciones, debido a que la misma se ha considerado un recurso organizacional
necesario y estratgico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la
supervivencia de las empresas en un entorno cada vez ms exigente.
Por tal motivo, el archivo como gestor de documentos tiene una funcin de gran
relevancia al permitir la localizacin y utilizacin oportuna y efectiva de la
informacin y as lo es para el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
SIDOR, C.A; el cual es el lugar donde llegan todas las facturas de la empresa y se
efectan los pagos tanto de bienes y servicios.
Podemos decir que, actualmente no existe un adecuado funcionamiento que avale
la administracin de la documentacin en el sector de cuentas por pagar; Por ende se
propone con esta investigacin determinar un modelo organizacional en la gestin de
archivo de la entrada y salida de los soportes, es decir facturas pagadas por dicha
empresa, para as mantener un control de la documentacin en el rea de archivo en el
sector de cuentas por pagar, evitando de esta forma irregularidades y problemas en el
desarrollo de gestiones en el proceso de control de archivo, para ello, se requiere una
organizacin documental que incluya (clasificacin, ordenacin, control, distribucin,
almacenaje, recuperacin, proteccin por su carcter confidencial, difusin y
conservacin de la documentacin manejada).
Al llegar a este punto, se requiere de un anlisis de la situacin actual de la entrada
y salida de los soportes (facturas) del archivo y as evaluar el contexto interno y
externo de las fortalezas y debilidades mediante un anlisis FODA que incide en la
gestin de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de la
empresa Sidor C.A. y as plantear, de acuerdo al anlisis, los lineamientos necesarios
para el sistema de control interno de la entrada y salida de estos soportes, logrando
finalmente proponer un instrumento que controle la gestin interna de documentos en
el archivo de Cuentas por Pagar de la empresa SIDOR, C.A, logrando con esto la
eficiencia en los procesos administrativos, el desarrollo de las actividades y el alcance

2

de los objetivos. A continuacin Los resultados de este informe se presentan
orientados principalmente con las generalidades de la empresa, las cuales contienen
las informaciones relativas, se plantea el problema el cual este abarca las condiciones
generales, incluyendo las fallas en la gestin de archivo del sector de cuentas por
pagar. Tomando en cuenta a su vez las actividades realizadas presentando el
desarrollo del cronograma y la descripcin de la experiencia adquirida, las cuales
muestran los aportes generados a la empresa, para finalmente se presentaran las
conclusiones y recomendaciones, seguida por las referencias y los anexos.























3

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 Antecedentes de la Organizacin

SIDOR, C.A, es una empresa dedicada a la fabricacin de productos de acero para
el mercado nacional e internacional. Ubicada en la Zona Industrial de Matanzas de
Ciudad Guayana, sobre la margen derecha del Ro Orinoco, a 17 Km. de la
confluencia con el ro Caron y a 300 Km. de la desembocadura del ro Orinoco en el
Ocano Atlntico.
SIDOR, C.A est conectada con el resto del pas por va terrestre, y por va fluvial
(martima) con el resto del mundo. Adems cuenta con:
17 Kms. de cerca perimetral, 2 Kms. de ribera, 70 Kms. de va asfaltada, 132
Kms. de va frrea, 19 Plantas de produccin, 1 Muelle y sus facilidades.
La regin Guayana ofrece excelentes condiciones geogrficas para la instalacin
de una empresa de esta ndole, cercana a los yacimientos ferrosos y a fuentes de
energa tanto elctrica como de gas natural, as como la fcil conexin por va fluvial
a los mercados extranjeros.
La actividad industrial surge en Guayana a finales de los aos 40 con la
explotacin del mineral de hierro del cerro El Pao y, poco despus El Cerro Bolvar.
Luego fueron otorgadas concesiones y construida la infraestructura fsica para su
aprovechamiento.
El mineral de hierro, luego de su extraccin de las minas, era sometido a un
proceso de molienda y clasificacin para luego ser exportado, como consecuencia se
decidi construir en territorio nacional una planta siderrgica capaz de transformar en
acero gran parte del mineral de hierro que se encontraba bajo explotacin, y satisfacer
en cantidad, calidad y variedad, las necesidades de los principales sectores de la
economa nacional, y en particular los requerimientos de sus industrias del petrleo o
de la construccin.
Finalmente la ubicacin de la Siderrgica en Guayana se debi principalmente a la
proximidad con los yacimientos de mineral de hierro y de las fuentes energticas, as

4

como tambin a la facilidad de acceso a los mercados mundiales a travs de los
canales de navegacin del ro Orinoco, los cuales le dan interconexin con los
principales mercados del mundo.

Descubrimiento de las minas de hierro

1926: Descubrimiento de las minas de hierro del cerro El Pao.
1947: Descubrimiento de los yacimientos del mineral de hierro del Cerro Bolvar.
1950: Comienza la transformacin del hierro en acero, con la puesta en marcha de
la planta siderrgica (SIVENSA) en Antmano Caracas.
1951: Creacin del Sindicato Venezolano del Hierro y del Acero, empresa privada
que inicia los estudios preliminares para la instalacin de una industria siderrgica en
el pas.
1953: El Gobierno Venezolano toma la decisin de construir una planta
Siderrgica en Guayana. Esta gesta comienza con la creacin de la Oficina de
Estudios Especiales de la Presidencia de la Repblica y se le encomienda como
responsabilidad primaria, el estudio y plan de ejecucin de un Proyecto Siderrgico.

Descubrimiento de las minas de hierro

Etapa I: Instalacin y construccin del Complejo Siderrgico
1955: El Gobierno Venezolano suscribe un contrato con la firma Innocenti de
Miln, Italia, para la construccin de una Planta Siderrgica
Con capacidad de produccin de 560.000 toneladas de lingotes de acero.
1957: Se inicia la construccin de la Planta Siderrgica del Orinoco y se modifica
el contrato con la firma Innocenti, para aumentar la capacidad a 750.000 toneladas
anuales de lingotes de acero.
1958: Se crea el Instituto Venezolano del Hierro y del Acero, adscrito al
Ministerio de Fomento, sustituyendo a la oficina de Estudios Especiales de la

5

Presidencia de la Repblica, con el objetivo bsico de impulsar la instalacin y
supervisar la construccin de la planta Siderrgica.
1960: Se crea la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G) y se le asignan
las funciones del Instituto Venezolano del hierro y el acero
1961: Se inicia la produccin de tubos sin costura, con lingotes importados. Se
produce arrabio en Hornos Elctricos de Reduccin.
1962: El 9 de julio, se realiza la primera colada de acero, en el horno N 1, de la
Acera Siemens-Martn. El 24 de Octubre se crea el Cuerpo de Bomberos de SIDOR.
1963: Terminacin de la construccin de la Siderrgica del Orinoco, C.A. y puesta
en marcha de los trenes 300 y 500.
1964: El 1 de abril, la Corporacin Venezolana de Guayana constituye la empresa
Siderrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR), confirindole la operacin de la planta
Siderrgica existente.
1967: El 26 de junio, SIDOR logra producir por primera vez 2.000.000 toneladas
de acero, lquido.
1970: El 3 de octubre se inaugura la Planta de Tubos Centrifugados, con una
capacidad para producir 30.000 toneladas en un turno.
1971: Se construye la Planta de Productos Planos.
1972: Se ampla la capacidad de los hornos Siemens Martn, a 1,2 toneladas de
acero lquido.
1973: Se inaugura la Lnea de Estaado y Cromado Electroltico de la Planta de
Productos Planos. El 3 de Noviembre es inaugurado el Centro de Investigaciones de
la Empresa. El 20 de Diciembre se inaugur y se puso en marcha la Lnea de
Fabricacin de chapas gruesas de la Planta de Productos Planos.







6

Etapa II: Construccin del Plan IV.

1974: Puesta en marcha de la Planta de Productos Planos. Se inicia el Plan IV para
aumentar la capacidad de SIDOR, C.A. a 4.8 millones de toneladas de acero.
1975: Nacionalizacin de la Industria de la minera del hierro.
1977: El 18 de Enero se inicia las operaciones de la Planta de Reduccin Directa
Midrex I.
1978: Se inaugura el Plan IV.
1979: Puesta en marcha de la Planta de de Reduccin Directa Midrex, la Acera
Elctrica y la Colada Continua de Palanquillas y los Laminadores de Barras y
Alambrn
1980: Se inaugura la Planta de Cal y el Complejo de reduccin Directa.
1981: Se inicia la ampliacin de la planta de productos planos y la planta de tubos
centrifugados.

Etapa III: Reconversin Industrial

1989: Se inicia un Plan de Reconversin de SIDOR, C.A. que significa, entre otros
cambios, el cierre de los hornos Siemens-Martn y laminadores convencionales.
1990: La Empresa obtiene la marca NORVEN, para las lminas y bobinas de
acero, para la fabricacin de cilindros a gas SIDOR C.A. obtiene la certificacin
Lloyds para las Bandas y Lminas para recipientes a presin. La Empresa obtiene la
marca NORVEN para la tubera de Revestimiento y Produccin.
1991: Como resultado del Plan de Reconversin, se obtuvo el cierre de 13
instalaciones consideradas obsoletas, racionalizacin de la fuerza laboral, inicio de la
exitosa incursin en el mercado de capitales y reduccin de 11 a 5 niveles jerrquicos.
1992: SIDOR C.A. obtiene la marca NORVEN para el Alambrn de Acero al
Carbono, para la Trefilacin y Laminacin en Fro.



7

Etapa IV: Privatizacin

1993: El 15 de Septiembre fue promulgada la Ley de Privatizacin publicada en
gaceta oficial el 22 de Septiembre, lo que da inicio al proceso de privatizacin.
1994: El Ejecutivo nacional establece el proceso de privatizacin.
1995: Entra en vigencia la Ley de Privatizacin en Venezuela
1997: El 18 de Diciembre, se firma contrato compra-venta con el Consorcio
Amazonia, integrada por empresas mexicanas, argentinas, brasileras y venezolanas,
adquiriendo un 70% de las acciones. En este proceso licitatorio gana Amazonia.
Conformado por las empresas Hylsa de Mxico, Siderar de Argentina, Sivensa de
Venezuela, Tamsa de Mxico y Usiminas de Brasil. El proceso de subasta de SIDOR
se realiza en diciembre de 1997, con la intervencin de 3 grupos de inversionistas y
con un precio base de 1550 millones de dlares.
1998: SIDOR inicia su transformacin para alcanzar estndares de competitividad
internacional equivalentes a los de los mejores productores de acero en el mundo.

Etapa VI: Reestructuracin econmica

2000: La Acera de Planchones obtiene una produccin superior a 2,4 millones de
toneladas, cifra con la que supera la capacidad para la cual fue diseada en 1978.
2001: Se inauguran tres nuevos hornos en la Acera de Planchones y se concluye
el proyecto de automatizacin del Laminador en Caliente con una inversin de ms
de 123 millones de dlares.
2002:Rcord de produccin en plantas de Reduccin Directa, Acera de
Planchones, Tren de Alambrn y distintas instalaciones de Productos Planos, entre
ellas, el Laminador en Caliente, que super la capacidad de diseo, despus de 27
aos.
2003: Se cumplen cinco (5) aos de gestin privada de SIDOR C.A. En los
primeros cinco 5 aos de gestin privada, SIDOR C.A. exhibe estndares de
competitividad que le permiten ubicarse entre los tres mayores productores integrados

8

de acero de Amrica Latina y ser el principal exportador de acero terminado de este
continente. SIDOR C.A. Recibi el Fondo para la Normalizacin y Certificacin de la
Calidad, FONDONORMA, el certificado de Sistemas de Gestin de Calidad,
COVENIN-ISO 9001-2000 para sus lneas de Productos Planos, Largos y
Prerreducidos y el certificado IQ-NET, que otorga la Red Internacional de
Certificacin.
2004: Se inicia el proceso de Participacin Laboral de los trabajadores de SIDOR
C.A., a travs de la venta del 20% de las acciones de la empresa por parte del Estado
Venezolano a cargo de la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G.) y el Banco
de Desarrollo Econmico y Social (Bandes)
2005: El Grupo TECHINT adquiere la totalidad de las acciones de Hylsamex, y la
participacin del Grupo Alfa en el Consorcio Amazona. Con miras de fortalecer la
presencia de TECHINT en Latinoamrica y el mundo, forman el Holding Ternium
del cual SIDOR C.A. forma parte.
2006: En Febrero comienzan a cotizar la bolsa de valores de Nueva York (NYSE)
bajo el smbolo Tx.

Etapa VI: Nacionalizacin de SIDOR, C.A.

2008: Puerto Ordaz, 12 de Mayo del 2008, El presidente de la Repblica, Hugo
Rafael Chvez Fras, firm la nacionalizacin de SIDOR, C.A. y el Contrato
Colectivo entre el Sindicato de Trabajadores de la Industria Siderrgica y sus
Similares (SUTISS) y SIDOR, C.A., para el perodo 2008-2010 y estableci el 30 de
J unio como fecha lmite para que la empresa Italo-Argentina Techint transfiera el
total de los bienes de SIDOR, C.A. al Estado venezolano. Se obtuvieron Rcord de
produccin en Laminacin en Caliente, Recocido Continuo, Hot Skin Pass,
Rebobinadora 3, Cromado, Corte de Hojalata 1, Rcord de despacho de productos en
Laminacin en Fro. Leer noticia relacionada.
2009: Un rcord diario de produccin en la lnea Hot Skin Pass, dos rcord de
produccin mensual en la lnea Skin Pass.

9

1.2 Filosofa de Gestin

Misin

fabricar y Comercializar productos de acero con altos niveles de productividad,
calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador
nacional como base del desarrollo endgeno, con eficiencia productiva y talento
humano altamente calificado, comprometido en la utilizacin racional de los recursos
naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a
los clientes y a la Nacin.

Visin

Ser la empresa socialista siderrgica del Estado venezolano, que prioriza el
desarrollo del Mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino,
caribeo y del MERCOSUR, para la fabricacin de productos de acero con alto valor
agregado, alineada con los objetivos estratgicos de la Nacin, a los fines de alcanzar
la soberana productiva y el desarrollo sustentable del pas.

Polticas

Direccionalidad de las inversiones hacia el incremento de la productividad, en
un ambiente seguro.

Poltica de comercializacin que considere, a futuro, contratos a largo plazo con
empresas nacionales y extranjeras; para consolidar el posicionamiento del
producto Sidor en el Mercado nacional e internacional, asegurndole a los
clientes el suministro de acero oportuno y confiable en el tiempo.


10

Fortalecimiento y promocin del sector transformador nacional como base de la
agregacin de valor para el desarrollo endgeno; as como el mejoramiento de
la red de distribucin y comercializacin del acero.

Creacin y fortalecimiento de mecanismos institucionales que privilegien la
participacin popular, impulsando la creacin y el desarrollo de pequeas
empresas y redes de economa social.

Incentivo del modelo de produccin y consumo ambiental sustentable, con
nfasis en la reduccin del impacto ambiental y cumplimientos de las
normativas ambientales.

Formacin tcnico-poltico-ideolgica para el impulso del Nuevo modelo de
relaciones socio-productivas en el marco de una visin socialista; as como el
conocimiento y capacitacin dentro de la industria del acero y de materiales,
ampliando la infraestructura tecnolgica de los centros de investigacin como
instrumentos de desarrollo de la industria nacional.


11

1.3 Organigrama Estructural
.
CEO
SIDOR
ASISTENCIA
CEO
Direccin
PLANEAMIENTO
SIDOR
Direccin
SUPPLY CHAIN
SIDOR
Direccin
GESTION
INDUSTRIAL
SIDOR
PLAN COMERC
SIDOR
Direccin
AUDITORIA
SIDOR
Direccin
LEGAL
SIDOR
Direccin
COMUNICACIN
SIDOR
CFO
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS SIDOR
Direccin General
PLANEAMIENTOY
OPER. SIDOR
Direccin
RRHH
SIDOR
Direccin
INGENIERIA
MEDIOAMBIENTE
SIDOR
Direccin General
SIDOR
INTERNACIONAL
SIDOR
NORTE
Direccin General
SIDOR
CENTRO
Direccin General
SIDOR
Funciones
con
Servicio
Ext erno
ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
CIO
SISTEMAS
SIDOR
Direccin
ADMINISTRACIN
SIDOR
Direccin
FINANZAS
SIDOR
Direccin
TAX PLANNING&
COMP. SIDOR
Gerencia
RELACION CON
INV. SIDOR
Direccin
FINANZAS
CENTRO
DireccinGeneral


Figura 1. Estructura Organizativa. (2012)

12

1.4 Descripcin de la unidad donde se desarrollaron las actividades de pasanta.

El objeto de estudio es el sector de Cuentas por Pagar, ubicada en la Direccin de
Administracin y Finanzas. Cuentas por Pagar de SIDOR tiene como funcin
principal; la recepcin, contabilizacin y ejecucin de pago de bienes y servicios,
nacionales y extranjeros; los cuales surgen de una necesidad determinada para
satisfacer las distintas reas y deuda contrada por Sidor con terceros.
El sector de Cuentas por Pagar est constituido por:
* El J efe de Departamento
* Coordinador de pagos Nacionales
* Coordinador de pagos Extranjeros
* Analistas
* Asistente de Caja

Misin del Sector

Cumplir conjuntamente la pautas estipuladas en la Administracin Tributaria
(SENIAT), la ley de IVA en la Recepcin; Conformacin y Registro de Facturas;
Notas de Debito y Crdito; preparando las propuestas de Pago a su vencimiento
enviadas al rea de Tesorera.

Visin del Sector

Registrar correctamente la deuda de proveedores nacionales y extranjeros,
controlando cada paso del proceso desde la recepcin de la factura hasta que se
entrega al analista de pago para su cancelacin.





13














Figura 2. Departamento de Cuenta por Pagar- Archivo. (2012)

El archivo es el lugar donde son almacenadas todas las facturas pagadas, una vez
que son realizados todos los procesos dentro del sector de cuentas por pagar que son:
la recepcin, contabilizacin y ejecucin de los pagos de todas las facturas. El archivo
sirve como soporte de todo los pagos realizados en la empresa para su verificacin,
anulacin, auditorias u otra accin de tipo administrativo.











14


EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

La gestin de la informacin es una actividad estratgica para el xito de las
organizaciones y se define como aquel proceso que se encarga de gestionar la
informacin necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de los
procesos en las organizaciones; y es preocupacin de toda institucin estudiar e
indagar sobre las causas que originan la necesidad de llevar un adecuado y eficiente
sistema de registro de archivo en su organizacin.
De esta formaSidor ,C.A Al contar con un sector de cuentas por pagar que tiene
poco personal, y muchas son las facturas que ingresan al departamento, se pierde
control de la documentacin y es necesario un mecanismo que controle la gestin del
archivo. El sector de Cuentas por pagar es el lugar donde llegan todas las facturas de
la empresa y se efectan los pagos de bienes y servicios (pago de proveedores
nacionales y extranjeros, gastos, pagos de personal, pago de servicios de transporte,
comida, etc.).
Por lo tanto este sector requiere un instrumento de control, ya que las facturas
una vez pagadas deben ser almacenadas en el Archivo y en el proceso se extravan, o
no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la ubicacin de
los soportes, para su verificacin, anulacin u otra accin de tipo administrativo.
La situacin anteriormente mencionada tiene por consecuencia el incumplimiento
de las polticas y procedimientos establecidos en el sector de cuentas por pagar, para
el funcionamiento eficiente dentro del departamento. Con el fin de dar una solucin al
problema que se presenta se propone la creacin de un formato en Excel que facilite
el control de la entrada y salida de archivo, es decir un sistema de control interno de
documentos en el archivo del Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
Siderrgica del Orinoco.

15

Por lo tanto, para liberar esta abrumadora tarea de efectuar una organizacin de
documentos manuales que ocasiona congestionamiento, se debe ofrecer una
herramienta de trabajo que consista en un sistema de informacin ms exacto y
rpido, para el personal que labora archivando una cantidad de documentos en un
corto tiempo para dar inicio a las actividades de la empresa de manera eficiente e
integra, ya que si mayor y compleja sea la organizacin, mayor ser la importancia de
un adecuado sistema de control interno de documentos.

Por lo antes expuesto, surgen las siguientes interrogantes de la investigacin:
Cules son las irregularidades presentadas en la entrada y salidas de los soportes
archivados?
Cules son las causas que determinan el extravo de documentacin de la
empresa?
Las mejoras que se propondrn en las gestiones de control de documentos en el
Departamento de Cuentas por Pagar requieren de la validacin por parte de la alta
junta directiva?















16



2.2 Objetivos de la Investigacin

2.2.1 Objetivo General

Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo de la entrada y
salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A.


2.2.2 Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual de la entrada y salida de los soportes (facturas)
del archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A.

Analizar el contexto interno y externo mediante un anlisis FODA que incide en
la gestin de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de
la empresa Sidor C.A.

Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la
entrada y salida de los soportes del archivo en el sector de Cuentas por Pagar de
la empresa Sidor C.A.

Proponer un instrumento para el control interno de documentos en la gestin de
archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A





17




ACTIVIDADES REALIZADAS

SIDOR, como empresa que pone de manifiesto el cumplimiento de apoyar el
profesionalismo nacional, posee un programa de pasantas, donde permite a diversos
estudiantes de nivel tcnico y profesional en cualquiera de las ramas, desarrollar
proyectos de envergadura y al mismo tiempo ofrecerles el entrenamiento adecuado
para la obtencin de sus ttulos universitarios.
En funcin a las necesidades de la empresa, fuese el rea de archivo del sector de
cuentas por pagar el asignado para desarrollar la actividad de pasanta, ejecutando
especficamente la tarea del control de gestin de documentos (fsico de facturas),
donde se desarrollo:
Anlisis FODA, donde se determino las fortalezas, oportunidades
amenazas, debilidades en el proceso de gestin de archivo.
Un anlisis de toda la documentacin existente en el archivo
Relacin cronolgica de todos los soportes archivados en un formato de
Excel.
Apoyo al personal del sector en la gestin de actividades del sector.
Sellar y almacenar en su archivo correspondiente las facturas pagadas
Formato para de control de entrada y salida de documentos
Actividades y trabajo de oficina
Es por ello que plantearon asignar esta responsabilidad de generacin de una
propuesta de un sistema de control interno de documentos en el sector de cuentas por
pagar a un pasante de Administracin, en cuyo perfil profesional deba encontrarse
los siguientes aspectos:
Estudiante del noveno semestre de Administracin.
Sexo Masculino
Orientacin al trabajo en campo.

18

Facilidad de comunicacin
Uso adecuado de Office.
Calificaciones superiores al promedio.
Reunidos los requisitos, la empresa expuso las actividades a desarrollar en el
trabajo de pasanta regular. El propsito fundamental de la empresa, en relacin al
desarrollo del trabajo de pasanta expuesto, radica en el hecho de contar con una
propuesta derivada del diagnstico; y que permita desarrollar posteriormente acciones
que conlleven la mejora en la gestin del archivo en el proceso de control de
documentos.
2.1 Cronograma de Actividades

El cronograma de actividades es el esquema bsico donde se distribuye y organiza
en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseadas a
lo largo de un espacio de tiempo en particular. La organizacin temporal bsicamente
se organiza en torno a dos ejes: la duracin de la pasanta y el tiempo que
previsiblemente el estudiante dedicar al desarrollo de cada actividad.
Para el establecimiento del cronograma de actividades, el tutor industrial asignado,
estructur las actividades a desarrollar en el lapso de duracin de la pasanta, en
donde propuso las tareas a realizar, y planific y control el normal funcionamiento
del proyecto. Cabe resaltar que tiempo asignado para el desarrollo del tema propuesto
fue de 4 meses, equivalentes a 16 semanas. Las actividades que plante el tutor
industrial fueron las siguientes:
Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.
Conocer a los trabajadores a los que se les realizar el estudio.
Obtener informacin del personal en funcin al tema en estudio.
Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.
Tabular los resultados obtenidos de la aplicacin del cuestionario.
Analizar los soportes archivados y base de datos.
Evaluar el contexto interno y externo.

19

Plantear los lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de
soportes y elaborar formato de control.
Entregar segundo avance escrito.
Establecer conclusiones y recomendaciones
Elaborar trabajo final.

Estas actividades fueron planificadas en el lapso establecido para el desarrollo del
trabajo de pasanta. Cabe resaltar que todas las actividades fueron cumplidas de
manera exitosa en el tiempo y lugar establecido. El cronograma de actividades se
puede visualizar en el Anexo A.

2.2 Explicacin de las Actividades

En este aspecto se procede a realizar la descripcin metodolgica de la forma
cmo se cumplieron las responsabilidades asignadas y descritas en el Cronograma. A
continuacin se detalla lo antes explicado, en funcin a las tareas asignadas.

Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.

Esta actividad, consisti bsicamente en la lectura de la documentacin de la
empresa, y el sector de Cuentas por pagar, el conocimiento de sus funciones,
estructura organizativa, unidades que la conforman, visin, misin, entre otros
aspectos que dan a conocer el objeto de la organizacin.
De igual manera, el personal adscrito al departamento facilit diversos proyectos
ejecutados y por ejecutar, para obtener conocimientos acerca de lo que ha realizado y
realizar la organizacin. As mismo se pudo conocer el contenido de las prcticas
operativas y descripciones de cargo.




20


Conocer a los trabajadores

Para esta actividad se programaron diversas visitas guiadas en las unidades, con la
finalidad de conocer a los trabajadores y en el cuadro comunicacin en funcin tema
en estudio. Esta actividad fue muy importante, debido a que se pudo observar y tener
contacto con los trabajadores, aspecto que no es posible en aula, por lo que fue
interesante y de gran aprendizaje la realizacin de las visitas guiadas.
En estas visitas, el tutor industrial, as como el personal, permitan la realizacin
de preguntas para aclarar dudas y conocer ms de los procesos y operaciones
realizadas. La figura del tutor industrial fue fundamental en esta actividad, pues fue
este quien coordin la logstica para efectuar las visitas.


Obtener informacin del personal

A travs de las entrevistas y la creacin del cuestionario diagnstico se obtuvo la
informacin de manera formal e informal que permiti el desarrollo de la temtica
presentada.

Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.

El tutor industrial program la entrega de un primer avance del trabajo realizado,
el cual consisti de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir.
En este avance se pudo concretar ideas para el estudio a realizar. Fue de gran
importancia la retroalimentacin recibida por el tutor industrial y dems personal, de
donde se alent a continuar con el desarrollo del trabajo, indicando que se iba por
buen camino y que se encontraban satisfechos por lo adelantado.



21




Tabular y analizar los resultados

Para el desarrollo exitoso del anlisis, se aplic un cuestionario diagnstico, y
posteriormente se realiz la tabulacin de los resultados obtenidos, lo cuales fueron
graficados y analizados posteriormente.


Analizar los soportes archivados y base de datos

Para esta actividad, se procedi a la revisin del contenido de las cajas archivadas
y de la base de datos existentes. Durante esta fase la toma de notas fue de gran
importancia, puesto que era necesario evidenciar situaciones para la realizacin de
posteriores anlisis.
Una vez analizado el proceso, y en funcin a los resultados obtenidos, se pudo
determinar las debilidades en el proceso, las que constituyen aquellos aspectos
internos que deben fortalecerse para potenciar los aspectos positivos.
Evaluar el contexto interno y externo.

Con las debilidades identificadas, se procedi a determinar las fortalezas,
oportunidades y amenazas que afectan el proceso en estudio, a travs de la utilizacin
de la matriz FODA, la que permite la evaluacin del contexto interno y externo, a fin
de establecer estrategias que permita la mejora de la gestin, est es presentada en el
siguiente captulo.

Plantear lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de
soportes y elaborar formato de control


22

Desarrollados, los objetivos especficos con xito, se procedi al establecimiento
de lineamiento para llevar a cabo el sistema de control de entrada y salida de soportes
y su respectivo formato de control. Esto fue posible con la participacin activa del
personal.

Entregar segundo avance escrito.

El tutor industrial program la entrega de un segundo avance del trabajo realizado,
el cual consisti de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir.
En este avance se pudo visualizar los resultados obtenidos, los cuales fueron
satisfactorios. Fue de gran importancia la retroalimentacin recibida por el tutor
industrial y dems personal de la empresa.


Elaborar trabajo final.

El trabajo final, se realiz por partes, conforme se avanzaba y aprobaba cada fase
de las actividades asignadas. La aprobacin del tutor industrial en cada una de estas
fue preponderante para culminar con xito todo lo estipulado en el cronograma de
actividades.











23

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

En esta seccin del informe se presenta el desarrollo de los objetivos especficos
planteados, los cuales brindan la informacin relativa a los aportes generados a la
empresa, y que adems dan respuesta al planteamiento del problema detectado.

Diagnstico de la situacin actual de la entrada y salida de los soportes
(facturas) del sector de Cuentas por Pagar

Antes de iniciar con el diagnstico, es de suma importancia que se conozca los
procesos que se desarrollan en el sector, los cuales se describen a continuacin:

1.- Recepcin de Facturas (Entradas)

El proceso de las actividades del sector de cuentas por pagar de SIDOR inicia con
la recepcin de las facturas a Proveedores y Contratistas la cual es realizada
diariamente a travs de la taquilla ubicada en Caja Chica en el portn III de SIDOR,
en el horario comprendido de 8 a.m. a 11 a.m. Cuando las facturas son emitidas por
proveedores extranjeros y nacionales no residenciados en Puerto Ordaz se podrn
recibir por correo.

Las facturas recibidas en el sector son relacionadas en un archivo compartido la
cual indican los siguientes aspectos:
Nmero de Factura.
Fecha de Recepcin.
Monto.
Analista de Registro.
Cdigo y nombre del Proveedor.
Moneda de Documento.
Tipo de Factura (Centralizada, Descentralizada).

24

Concepto de la compra (fletes, materiales y repuestos, suministros, servicios,
descentralizadas y egresos de caja, entre otros).

2.- Proceso (Contabilizacin o Registro de las Facturas)

Para el desarrollo de este proceso, se llevan a cabo las siguientes actividades:
Recepcin y verificacin de las facturas por parte del asistente de caja.
Verificacin del analista de registro de las facturas as como los documentos
soportes establecidos en la Orden de Compra, Contrato, o procedimientos de
SIDOR, .CA.
Verificar que la factura tenga el nmero de ingreso emitido por el Almacn o la
Hoja de Entrada de Servicios est liberada (Centralizada)
Verificar que las facturas de materiales o suministros nacionales tengan la Nota
de Entrega original sellada por Proteccin de Planta y Almacenes, y que estn
emitidas en la misma moneda que establece la Orden de Compra.
Verificar que concuerde el monto total facturado con el monto total indicado en
la lista de los materiales entregados al rea, en el caso de los materiales a
consignacin/cuenta corriente; y cuando queden renglones pendientes por
facturar, incluidos en la lista, el proveedor deber traer en la siguiente
facturacin la copia de la Nota de Entrega y explicar detalladamente la
facturacin actual.
Aceptar o rechazar la factura del proveedor.
Elaborar las estadsticas de gestin.
Contabilizar en el sistema si el monto facturado coincide con la informacin
cargada en el sistema
3.- Output Producto o Servicios (Salidas -Ejecucin de pago de las Facturas)

Luego del registro y contabilizacin de la factura en el sistema, se procede con el
tercer paso del proceso de Cuentas por Pagar, que es la ejecucin del pago de la
factura para que la Gerencia de Tesorera una vez recibido los documentos que

25

soporten emita la cancelacin correspondiente ya sea en cheque, transferencia o
cualquier otro medio.

Descrito lo anterior, a continuacin se presentan los resultados del cuestionario
aplicado:








Grfico 1. Opinin del personal en relacin a si considera que existe una situacin problemtica en el
proceso de control de las cuentas por pagar. Fuente: El autor (2012)

Como se puede evidenciar en el grfico 1, el 67% de los encuestados manifestaron
que efectivamente existe una situacin problemtica en el desarrollo de las gestiones
referidas al proceso de control de cuentas por pagar; sin embargo el 33% restante
consider que no existe, debido a que el inconveniente est siendo originado por
situaciones externas al personal que labora en el sector, aspecto que es considerado
como una debilidad, dado que el retraso en el proceso deriva del deficiente manejo de
los archivos.









26










Grfico 2. Opinin del personal en relacin a si el proceso de control interno de documentos es
controlado. Fuente: El autor (2012)

De acuerdo a lo reflejado en el grfico 2, se puede comentar que el 67% opin que
el proceso si es controlado, sin embargo el complemento de la muestra consider que
a pesar de que se cuenta con los mecanismos para controlarla, esta no es efectiva,
dado que se han presentado diversas situaciones problemticas que afectan el
desarrollo de las actividades. Es importante destacar que la definicin y claridad de la
estructura organizativa es bsica para poder disear el sistema de control. En
particular, el grado de formalizacin y de centralizacin, as como el tipo de
estructura organizativa, condicionan las caractersticas del sistema de control.








Grfico 3. Opinin del personal en relacin a si considera importante que se mejore el proceso. Fuente
El autor (2012)


27

De acuerdo al grfico 3, hay que destacar que el 100% consider que es de gran
importancia que se mejore el proceso, debido a que este se encuentra relacionado con
el desarrollo de procesos administrativos que afectan estructuras de costos, a fin de
tomar acciones correctivas y preventivas, segn sea el caso.
El xito de las organizaciones depende en gran parte de que sus trabajadores
realicen sus labores de acuerdo con las normas establecidas, lo cual implica juzgar
aquellas cualidades que influyen en la ejecucin del trabajo. Resulta sumamente
importante considerar que las personas, en el transcurso del tiempo, van adquiriendo
ms experiencia y conocimientos en el desempeo de sus funciones; y sus habilidades
y cualidades van desarrollndose paulatinamente, y con ello logran hacerse cada vez
ms necesarias y tiles para la empresa.



Anlisis del contexto interno y externo mediante un anlisis FODA que incide en
la gestin de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar.

La importancia de evaluar el contexto interno y externo radica en el hecho que con
la identificacin de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, surgen
estrategias para abordar los escenarios, potenciando las fortalezas y oportunidades,
minimizando las debilidades y amenazas. El resultado de la matriz FODA, se
presenta a continuacin.









28


Tabla 1. Matriz FODA

FACTORES

INTERNOS






FACTORES
EXTERNOS
FORTALEZAS
F
1
: Existe la iniciativa y
la cultura de
mejoramiento continuo en
el departamento

F
2
: El personal se
encuentra dispuesto a la
participacin de proyectos
de mejora para las
gestiones de facturacin.
DEBILIDADES
D
1
: No existe mecanismo de
control de entrada y salida de
documentos.

D
2
: Falta de equipos de
digitalizacin de documentos.

D
3
: Ausencia de una estrategia
eficaz para el archivo de
documentos.
OPORTUNIDADES
O
1
: En la zona existen gran
cantidad de empresas
encargadas de impartir cursos
de capacitacin al personal en
materia de control interno

O
2
: Variedad de pasantes y
tesistas para la deteccin de
problemas y ejecucin de
proyectos de mejoras
FO (MAXI-MAXI)
Capacitar al personal en
cuanto a las necesidades
del departamento.

Aprovechar la cultura de
mejoramiento continuo
para desarrollar proyectos
que mejoren la
productividad de las
gestiones administrativas
DO (MINI-MAX)
Evaluar los mejores mtodos
para desarrollar la gestin
administrativa de archivo y
control de documentos

Implementar equipos
digitalizadores de documentos,
a fin de que se cuente con un
archivo digital.
AMENAZAS
A
1
: Crisis econmica de la
empresa que retrasa el pago
de las facturas.




FA (MAXI-MINI)
Aprovechar la iniciativa
que posee el personal de
aumentar la
productividad del
departamento.

A pesar de la crisis
econmica, la empresa
debe disponer de los
recursos necesarios para
cumplir con sus
compromisos
DA (MINI-MINI)

Contar con un sistema de
control de las gestiones y
documentacin a fin de
detectar las situaciones
problemticas y tomar las
acciones correctivas necesarias.
Fuente: Elaborado por el autor (2012).







29

Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la
entrada y salida de los soportes en el sector de Cuentas por Pagar.


Para determinar los lineamientos de informacin necesarios para el sistema de
control interno en lo que respecta a la entrada y salida de los soportes en el sector de
Cuentas por pagar, se recogieron opiniones del personal involucrado en donde se
determin que los aspectos de importancia informativa que debe contener el sistema
de control interno son los siguientes:
Identificacin del trabajador que solicita el documento.
Unidad a la que pertenece.
Identificacin del documento.
Motivo de la solicitud.
Fecha y Hora de retiro.
Firma de Recibido.
Fecha y Hora de devolucin.
Firma de entrega.



Con los requerimientos de informacin determinados se procede a disear el
instrumento.

Propuesta del instrumento para el control interno de documentos (fsico de
facturas) en el sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A.

Para la generacin de la propuesta, se elabor en Excel, el siguiente instrumento
que debe ser llenado al momento de retiro de algn documento. El mismo se presenta
a continuacin:

30



















31

El formato antes mostrado refleja los datos que deben ser colocados para llevar a
cabo el control de entrada y salida de documentos, as como el responsable de este,
con el fin de poder asentar quien tiene el documento. Es importante que toda unidad
de archivo cuente con estrategias para controlar la gestin interna, as el personal que
trabaja en el sector tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para
su actividad, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos,
reduccin de tiempo de consultas, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema
de localizacin de documentos.

Las siguientes imgenes, evidencian el trabajo de archivo realizado:














Figura 3. Antes de la organizacin. Fuente: El Autor (2012)








32























Figura 4. Despus de la organizacin. Fuente: El Autor (2012)


33


Relacion del archivo y actualizacion de la existencia de los soportes archivados
del departamento de cuentas por pagar. Sidor,c.a
leyenda: AO 2011
ZP ARCHIVADOS
ZP NO ARCHIVADOS
ZP ANULADOS
CAJAS CAJA N 1 CAJA N 2 CAJA N 3 CAJA N 4 CAJA N 5 CAJA N 6 CAJA N 7 CAJA N 8 CAJA N 9
CODIGO ZP 20/0000-0099 20/00100-00199 20/00200-00299 20/00300-00399 20/00400-00499 20/00500-00599 20/00600-00699 20/00700-00799 20/00800-00899
2000000 20000100 20000200 20000300 20000400 20000500 20000600 2000700 20000800
2000001 20000101 20000201 20000301 20000401 20000501 20000601 2000701 20000801
2000002 20000102 20000202 20000302 20000402 20000502 20000602 2000702 20000802
2000003 20000103 20000203 20000303 20000403 20000503 20000603 2000703 20000803
2000004 20000104 20000204 20000304 20000404 20000504 20000604 2000704 20000804
2000005 20000105 20000205 20000305 20000405 20000505 20000605 2000705 20000805
2000006 20000106 20000206 20000306 20000406 20000506 20000606 2000706 20000806
2000007 20000107 20000207 20000307 20000407 20000507 20000607 2000707 20000807
2000008 20000108 20000208 20000308 20000408 20000508 20000608 2000708 20000808
2000009 20000109 20000209 20000309 20000409 20000509 20000609 2000709 20000809
2000010 20000110 20000210 20000310 20000410 20000510 20000610 2000710 20000810
2000011 20000111 20000211 20000311 20000411 20000511 20000611 2000711 20000811
2000012 20000112 20000212 20000312 20000412 20000512 20000612 2000712 20000812
2000013 20000113 20000213 20000313 20000413 20000513 20000613 2000713 20000813
2000014 20000114 20000214 20000314 20000414 20000514 20000614 2000714 20000814
2000015 20000115 20000215 20000315 20000415 20000515 20000615 2000715 20000815
2000016 20000116 20000216 20000316 20000416 20000516 20000616 2000716 20000816
2000017 20000117 20000217 20000317 20000417 20000517 20000617 2000717 20000817
2000018 20000118 20000218 20000318 20000418 20000518 20000618 2000718 20000818
2000019 20000119 20000219 20000319 20000419 20000519 20000619 2000719 20000819
2000020 20000120 20000220 20000320 20000420 20000520 20000620 2000720 20000820
2000021 20000121 20000221 20000321 20000421 20000521 20000621 2000721 20000821
2000022 20000122 20000222 20000322 20000422 20000522 20000622 2000722 20000822
2000023 20000123 20000223 20000323 20000423 20000523 20000623 2000723 20000823
2000024 20000124 20000224 20000324 20000424 20000524 20000624 2000724 20000824
2000025 20000125 20000225 20000325 20000425 20000525 20000625 2000725 20000825
2000026 20000126 20000226 20000326 20000426 20000526 20000626 2000726 20000826
2000027 20000127 20000227 20000327 20000427 20000527 20000627 2000727 20000827
2000028 20000128 20000228 20000328 20000428 20000528 20000628 2000728 20000828
2000029 20000129 20000229 20000329 20000429 20000529 20000629 2000729 20000829
2000030 20000130 20000230 20000330 20000430 20000530 20000630 2000730 20000830
2000031 20000131 20000231 20000331 20000431 20000531 20000631 2000731 20000831
2000032 20000132 20000232 20000332 20000432 20000532 20000632 2000732 20000832
2000033 20000133 20000233 20000333 20000433 20000533 20000633 2000733 20000833
2000034 20000134 20000234 20000334 20000434 20000534 20000634 2000734 20000834
2000035 20000135 20000235 20000335 20000435 20000535 20000635 2000735 20000835
2000036 20000136 20000236 20000336 20000436 20000536 20000636 2000736 20000836


Figura 5. Relacin de la existencia de los soportes almacenados en las cajas (archivo).





34

En el formato antes mencionado refleja un anlisis de todo el contenido de las
cajas donde se relacionaron en orden cronolgico todas la facturas pagadas y
registrando en el formato la ubicacin de los soportes en su caja de archivo
correspondiente.
Se hizo una relacin de todos los soportes existentes y no existentes, creando una
base de datos con toda la documentacin en el archivo. En la leyenda del formato
tenemos en negro todos los documentos existentes en cada una de las cajas, en rojo
todos los documentos que no estn almacenados en el archivo y en azul todos los
archivos anulados que se encuentran archivados.





















35

Adicionalmente a lo antes expresado se puede sugerir al departamento que ponga
en marcha una estrategia de control de documentos de forma digitalizada la cual se
esquematiza a continuacin:


















Figura 4. Esquema. Fuente: El Autor (2012)







1. Recepcin
2.Organizacin y
Distribucin
3. Digitalizacin
4. Almacenamiento
Fsico
5.
Almacenamiento
Digital
6. Circulacin
Consulta

36

Como se puede notar en la figura anterior, el proceso se puede dividir en seis (6)
etapas, las cuales se explicarn brevemente a continuacin:


1. Etapa de Recepcin o Generacin de Documentos.

Esta es la primera etapa para la definicin de la metodologa, en este paso, se
recibe o se genera cualquier tipo de documentacin.

2. Organizacin y Distribucin.

En este paso, se organizan los documentos, por orden cronolgico, tipo de
documento, entre otros.


3. Digitalizacin.

Se utiliza un scanner, y se digitalizan los documentos originales recibidos, y los
originales generados una vez sean firmados y aprobados. Una vez digitalizada, se
propone que se enve por correo electrnico los documentos recibidos as como las
rdenes de pago procesadas.

4. Almacenamiento Fsico.

Deber disponerse del espacio fsico necesario, al igual que los materiales
necesarios, para llevar a cabo el almacenaje fsico de la documentacin. Deber
existir una sola copia, bajo custodia de una sola persona.

5. Almacenamiento Digital.


37

Este ocurre culminado la digitalizacin de los documentos. Este archivo debe estar
en las computadoras de las secretarias, y en el computador del jefe de la unidad.


6. Circulacin/Consulta.

En este ltimo paso, una vez digitalizado, se procede a dar flujo a los documentos,
que entran o salen de la unidad. Cabe destacar que los documentos estarn
disponibles en las computadoras y en el expediente para cualquier consulta por parte
de las personas que laboran en la unidad. Como se puede notar, esta metodologa de
seis (6) pasos plantea de manera sencilla la secuencia a seguir para mejorar el registro
de los documentos manejados por la unidad.

De esta manera se cumplen con los objetivos planeados, y se procede a emitir las
conclusiones y recomendaciones respectivas.

FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE
DESARROLLO DE LA PASANTIA.

3.1 Facilidades:

* El dominio de las actividades para realizar los anlisis de las facturas manejadas en
el sector de cuentas por pagar.
* Desenvolvimiento con el personal, en casos de ayuda y asesora.
* El manejo de la informacin suministrada por el personal sobre el tratamiento que
reciben el estudio de las facturas en el departamento.

3.2 Dificultades:


38

* La inexistencia o falta de algunos soportes que dificultaban llevar un registro de
(clasificacin, ordenacin, descripcin seleccin, control, distribucin, almacenaje,
recuperacin, proteccin por su carcter confidencial, difusin y conservacin de la
documentacin manejada).

* Diversas facturas que ingresan en Archivo, se extravan, no existe soporte alguno, o
no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la verificacin de
las mismas, su anulacin u otra accin de tipo administrativo.

* Desclasificacin de la documentacin manejada, llevando a acabo un anlisis de los
soportes para as ordenar y controlar el almacenaje de la informacin.



APORTES DADOS A LA ORGANIZACION

* Un anlisis completo en la gestin de archivo y control de documentos del sector
de Cuentas por Pagar.

* Instrumento para el control interno de documentos en el sector de Cuentas por
Pagar

* Las recomendaciones aportadas mediante el presente informe tcnico.



Experiencia Adquirida

El presente informe refleja las actividades realizadas en el perodo de pasanta
profesional, requisito indispensable para culminar la carrera de Administracin de

39

Empresas, ms all de ser un requisito, es una forma de poner en prctica los
conocimientos adquiridos en las diferentes materias que se cursaron en la carrera,
sirviendo as, para comparar o confrontar la teora con la realidad del da a da.
La pasanta fue realizada bajo la supervisin del departamento de cuentas por cobrar
con una duracin de diecisis (16) semanas, de las cuales se tuvo un apoyo especial
del Tutor Empresarial. En este sentido se expresan los conocimientos adquiridos y
recopilados durante el perodo establecido a continuacin:
Se interactu con personal, en donde se canalizaron opiniones y en las
reuniones de trabajo se tom el carcter de facilitador, en pro del alcance de los
objetivos.
Se presenci y se interactu con la ejecucin de actividades ejecutadas en la
empresa, en especial el proceso archivo, cancelacin de facturas y entrada y
salida de documentos.
A fin de conocer las actividades realizadas por los trabajadores, se aprendi y
adquiri experiencia en la gestin administrativa de documentos, trato con los
trabajadores, canalizacin de reclamos, facturacin; entre otras.
En las actividades de oficina, se apoyaron actividades relacionadas a la
elaboracin de informes de gestiones, comunicaciones, fotocopiadora, entre
otros.
Adems del listado presentado anteriormente, una de las experiencias ms
importantes, fue la aceptacin de la responsabilidad de desarrollar un trabajo de
manera individual, que fuera monitoreado, revisado, y aprobado por profesionales
experimentados. El cumplimiento del horario de trabajo, as como la interrelacin con
todos los trabajadores, sin duda alguna, es una de las mejores experiencias que dejan
el aprendizaje propio de la pasanta regular o profesional.






40



CONCLUSIONES


Finalizado el trabajo de investigacin, se establecen las siguientes conclusiones:

Existe una situacin problemtica en cuanto al proceso administrativo de la
gestin de entrada y salida de documentos en el sector de cuentas por pagar, en
donde se ha evidenciado el extravo de documentos lo que retrasa las gestiones
internas.
Se desarrollaron y cumplieron con xito todas las actividades planteadas en el
cronograma.
Se aplic un cuestionario diagnstico, en donde se determin que los
trabajadores conocen la situacin problemtica que se presenta, no cuentan con
un mecanismo de control de las gestiones, y existe la iniciativa de desarrollar
proyectos de mejoras.
Se aplic un anlisis FODA, mediante el cual se identificaron las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas en el proceso. Entre las fortalezas
destac: Existe la iniciativa y la cultura de mejoramiento continuo en el
departamento, y entre las debilidades: inexistencia de un sistema de control de
documentos.
Con la determinacin de los requerimientos de informacin, se procedi a
disear un formato en Excel para llevar a cabo el control de entrada y salida de
documentos.
Se desarroll una estrategia de mejoramiento del archivo de la unidad, en donde
se organiz por cajas los documentos que fueron manejados durante el lapso de
tiempo que dur la pasanta.



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RECOMENDACIONES


Tomar en consideracin las propuestas planteadas, a fin de que sean evaluadas
y aprobadas por el personal competente para su posterior puesta en prctica.
Garantizar la existencia y orden del archivo.
Continuar con la filosofa de aceptacin de pasantes, a fin de que se elaboren
trabajos de investigacin o de diagnsticos que permitan mejorar situaciones
de mejoras en las gestiones internas.
Ampliar los espacios de archivo de documentos en el sector de cuentas por
pagar, la falta de espacios suficientes para el almacenamiento de la
documentacin que ingresa peridicamente en el archivo es uno de los
problemas graves.
La compartimentacin de los espacios o la dispersin de los depsitos son otros
elementos negativos que se deben evitar.
Establecer una estrategia de control de los documentos.












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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Balestrini, M (2002). Como se elabora el proyecto de Investigacin. Segunda
Edicin, Caracas.

Chiavenato, A (2001). Administracin, proceso administrativo. Mc Graw Hill,
Tercera Edicin, Mxico.

Koontz, H. (2002) Administracin. Mxico. Mc Graw Hill.

Sabino, C (2000). El proceso de investigacin cientfica. Caracas.

Tamayo y Tamayo (2001). El proceso de investigacin cientfica. Editorial Limusa.
Mxico.















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ANEXOS



















44












ANEXO A

CRONOGRAMA















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MES 1 MES 2 MES 3 MES4
1
Familiarizarse con la empresa y con las actividades
que esta desarrolla.
2 Conocer a los trabajadores
3
Obtener informacin del personal
4
Entregar primer avance escrito de lo adelantado
hasta la fecha.
5
Analizar los soportes archivados y base de datos.
6
Evaluar el contexto interno y externo.
8
Plantear los lineamientos para el sistema de control
de entrada y salida de soportes y elaborar formato
de control.
9
Entregar segundo avance escrito.
10
Establecer conclusiones y recomendaciones
11 Elaborar el trabajo final

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ANEXO B

CUESTIONARIO
















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Considera que existe una situacin problemtica en el proceso de facturacin?

SI ( ) NO ( )

El proceso de control interno de documentos es controlado?

SI ( ) NO ( )

Considera importante que se mejore el proceso?

SI ( ) NO ( )




















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ANEXO C

ORGANIGRAMA DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECTOR CUENTAS POR PAGAR











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