COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS VERSIN NMERO: 4 FECHA DE APROBACIN: 16/04/12 NO.

DE COPIA CONTROLADA: PGINA: 1 DE 6

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC ELABOR

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REVIS

PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD APROB

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS VERSIN NMERO: 4 FECHA DE APROBACIN: 16/04/12 NO. DE COPIA CONTROLADA: PGINA: 2 DE 6

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

1. Objetivo: Establecer los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros obligatorios de la Norma ISO 9001:2008 (Registros de la calidad). 2. Responsable: Titular del Centro de Trabajo que por sus funciones posee registros de la calidad. 3. Alcance: Registros de la Calidad. 4. Normas de Operacin: El control de registros de la calidad se realizar de acuerdo con los requerimientos que establece la Norma ISO 9001:2008; Los responsables de asentar los datos o contenido en los registros de la calidad debern asegurarse que cuando se requiera modificacin, sta se realice de tal forma de que no exista duda en los datos asentados; Los datos o contenido de los registros de la calidad deben hacerse con tinta o en archivo electrnico; Los registros de la calidad pueden presentarse en el medio de soporte que se considere conveniente; Los Titulares de los Centros de Trabajo controlarn aquellos registros de la calidad que les correspondan, de acuerdo a lo establecido en la Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008, incluida en este procedimiento. En el micrositio del SGC de la pgina web del COBAEV, est incluida la Lista de Registros de la Calidad Requeridos de la Calidad por la Norma ISO 9001:2008 por Centro de Trabajo. Cada uno de los Centros de Trabajo proporcionar las medidas de proteccin necesarias para garantizar la integridad de los registros de la calidad, es decir, que el ambiente del rea que se elija para el almacenamiento permita la conservacin de los registros; Los registros de la calidad debern ser colocados en lugares accesibles y fcilmente identificables; auxilindose para ello con flderes, carpetas de argollas, cuadernos de registro, medios electrnicos, etc. los cuales pueden estar contenidos en libreros, archiveros, cajones o cajas de cartn que cumplan con las condiciones enunciadas de conservacin; El tiempo de retencin mnimo para los registros de la calidad ser de tres aos, pudiendo ser mayor de conformidad con las necesidades de los Centros de Trabajo que los generen o por la Normatividad aplicable;

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC ELABOR

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REVIS

PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD APROB

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS VERSIN NMERO: 4 FECHA DE APROBACIN: 16/04/12 NO. DE COPIA CONTROLADA: PGINA: 3 DE 6

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

Cuando se requiera incluir un nuevo registro de la calidad en el Listado de Registros de la Calidad, es necesario comunicarlo previamente al Representante de la Direccin. 5. Descripcin de Actividades: CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD NO. RESPONSABLE Inicia Llena el formato Listado de Registros de la Calidad, con base en la Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008 por Centro de Trabajo. a) Nombre del registro b) Responsable de mantener los registros. Persona designada para controlar el registro de acuerdo a las actividades que realiza. c) Archivo temporal. Tiempo y lugar de resguardo durante el periodo que se requiera consultar el registro de forma accesible, por ejemplo: en una oficina. d) Archivo permanente. Tiempo y lugar de resguardo que no requiere un acceso inmediato, por ejemplo: archivo muerto. Nota: La suma de tiempo entre el archivo temporal y el permanente no debe ser menor a 3 aos. e) Recuperacin. Mtodo para obtener el registro en caso de prdida o deterioro, por ejemplo: conseguir una copia, respaldo electrnico, resumen de datos, recabar de la fuente original. d) Disposicin Final. Acciones para eliminar o destruir los registros una vez concluido su tiempo de resguardo, por ejemplo: tirar, destruir, borrar, reciclar. Da seguimiento al cumplimiento del control de registros de la calidad en su Centro de Trabajo. Termina DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

Titular del Centro de Trabajo

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC ELABOR

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REVIS

PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD APROB

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS VERSIN NMERO: 4 FECHA DE APROBACIN: 16/04/12 NO. DE COPIA CONTROLADA: PGINA: 4 DE 6

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

6. Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. 1. 2. DENOMINACIN Lista de Registros de la Calidad Requeridos por la Norma ISO 9001:2008 Listado de Registros de la Calidad

LISTA DE REGISTROS DE LA CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 REQUISITO 5.6.1 6.2.2. (e) REGISTRO REQUERIDO Revisiones por la Direccin. Ejemplo: Minuta de la Revisin por la Direccin. Educacin, formacin, habilidades y experiencia. Ejemplos: Expediente personal de cada trabajador en el Departamento de Recursos Humanos y Expediente de actualizacin del personal en cada Centro de Trabajo. Evidencia de que los procesos de ejecucin y el producto resultante cumplen con los requisitos. Ejemplos: Acta de academia estatal, Acta de academia local, Dosificacin de contenidos y/o dosificacin programtica, Tercer examen parcial, Formato de supervisin del procedimiento operativo supervisiones acadmicas (Reforma Integral). Resultados de la revisin de requisitos relacionados con el servicio educativo y las acciones originadas por la misma. Ejemplos: Propuestas autorizadas para la inversin en infraestructura y ampliacin de la cobertura para la Educacin Media Superior, Formatos de notificacin de movimientos en el catlogo de centros de trabajo y Minuta de supervisin fsica de la infraestructura del plantel. Elementos de entrada para el diseo y desarrollo (NO APLICA). Resultados de las revisiones de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA). Resultados de la verificacin de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA). Resultados de la validacin de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA).

7.1

7.2.2

7.3.2 7.3.4 7.3.5 7.3.6

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC ELABOR

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REVIS

PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD APROB

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS VERSIN NMERO: 4 FECHA DE APROBACIN: 16/04/12 NO. DE COPIA CONTROLADA: PGINA: 5 DE 6

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

LISTA DE REGISTROS DE LA CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 REQUISITO 7.3.7 7.4.1 7.5.2 REGISTRO REQUERIDO Resultados de la revisin de los cambios de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA). Resultados de las evaluaciones del proveedor y las acciones que se deriven de las mismas. Ejemplo: Evaluacin de proveedores. Los requisitos de los registros para demostrar la validacin de los procesos. Ejemplos: Acta de academia estatal, Dosificacin de contenidos y/o dosificacin programtica, y Tercer examen parcial. Identificacin y trazabilidad, cuando sea un requisito. Ejemplos: Nmero de matrcula del estudiante y Expediente personal del estudiante. Propiedad del alumno que se pierda, deteriore o que, del algn modo, se encuentre inadecuado para su uso. Ejemplos: Registro que evidencie la perdida, el deterioro o el inadecuado uso de la propiedad del estudiante. Resultados de calibracin y verificacin de los instrumentos de seguimiento y medicin . Ejemplos: Formato de supervisin del procedimiento operativo supervisiones acadmicas (Reforma Integral), Informe de indicadores educativos y Control de verificacin de software. Registros de las auditoras y sus resultados. Ejemplos: Plan de auditora, Programa de auditora e Informe general de auditora interna. Liberacin del producto (servicio educativo). Ejemplos: Copia de certificado de estudios en papel o Copia electrnica de documento, Libro de registro de certificados emitidos por planteles.

7.5.3 7.5.4

7.6

8.2.2 8.2.4

Naturaleza de las No conformidades del servicio y subsecuentes acciones tomadas, incluyendo las concesiones obtenidas. Ejemplo: Reporte del servicio no conforme. 8.5.2 y 8.5.3 Resultados de la accin correctiva y preventiva. Ejemplo: Plan y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.

8.3

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC ELABOR

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REVIS

PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD APROB

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS VERSIN NO.: 4 FECHA DE APROBACIN: 16/04/12 NO. DE COPIA CONTROLADA: PGINA: 6 DE 6

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

LISTADO DE REGISTROS DE LA CALIDAD Centro de Trabajo: Titular Centro de Trabajo: Fecha de actualizacin: Hoja ___ de ___

NOMBRE DEL REGISTRO

RESPONSABLE DE MANTENER LOS REGISTROS

ARCHIVO TEMPORAL TIEMPO LUGAR

ARCHIVO PERMANENTE RECUPERACIN TIEMPO LUGAR DISPOSICIN FINAL

_________________________________________ Firma del Titular

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC ELABOR REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REVIS PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD APROB