Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ro Piedras

Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologas de la Informacin

La Planificacin Estratgica en una unidad de Informacin.

La Planificacin Estratgica (C I N F 6415)

Para: Dra. Luisa Vigo Cepeda
Todos los Derechos Reservados por Eric N. Muiz Villanueva,
2006.

La Planificacin Estratgica en una Unidad de Informacin.

En la base de la sociedad humana, de la familia y de todo el
funcionamiento social est la cuestin de cmo el ser humano puede
combinar sus esfuerzos y su imaginacin para trabajar de formas que
potencien la calidad de vida a travs del logro de determinados objetivos.
Precisamente porque los seres humanos han aprendido a trabajar y a
cooperar juntos, hemos realizados un progreso asombroso como civilizacin
y especie. Cuando colaboramos en el trabajo podemos conseguir
infinitamente ms de lo que lograramos si lo hiciramos individualmente.
Desde tiempos remotos conocer el futuro ha atemorizado e intrigado a
la humanidad y aunque hoy en da resulta imposible despejar esta incgnita,
la construccin de probables escenarios futuros a partir del uso de
tecnologas y herramientas que se han ido incorporado a las metodologas de
planificacin estratgica nos permite predecir rutas alternativas y elegir la
que a nuestro criterio resulte la ms probable. De aqu en adelante con este
mapa terico del futuro nos tocar navegar manejando con flexibilidad las
desviaciones que la prctica nos imponga. Un buen plan es aquel que logra
elaborar un excelente anlisis de situacin y en consecuencia permite que la
ruta elegida sea lo suficientemente precisa para evitar serios desvos; a los
cuales nos enfrenta la realidad en la prctica. Por lo que el diseo de planes
de contingencia, sistemas de monitoreo y estructura organizacional
descentralizadas y flexibles complementan un exitoso proceso de planeacin
estratgica. Concluido el proceso de elaboracin del plan estratgico queda
por delante la importante tarea de gestionar la implementacin del plan,
aspecto que requiere el compromiso explcito de la alta gerencia y
habilidades de liderazgo para movilizar a las personas y los recursos de la
organizacin en funcin de los propsitos definidos. Siendo as, el proceso de
planeacin estratgica es continuo, la planeacin estratgica precede y
preside las funciones de direccin de la empresa.
Ahora bien como definimos Planificacin Estratgica, segn Bryson
(1989), es la accin de cmo una organizacin pretende alcanzar unos
propsitos definidos. La planificacin estratgica busca mejorar la
flexibilidad de la organizacin, su creatividad, y capacidad de adaptarse al
cambio. Como lo expresa Bryson (1989), la misma no se centra en los
problemas operativos diarios estratgicos o en los presupuestarios, sino que
fija la misin y los objetivos a largo plazo. Lo que ayuda a compaginar los
mismos con la definicin de los objetivos, polticas y normas colectivos de la
organizacin. Se desarrollan objetivos corporativos a largo plazo. La
administracin de unidades de informacin como conjunto de funciones
directivas, que suponen la toma de decisiones de alto nivel tiene que utilizar
la planificacin estratgica. La administracin de unidades de informacin
implica planifica, organiza, dirigir, controlar y supervisar el funcionamiento
de los recursos activos, financieros y humanos. En la cual se basa en la
aplicacin de unos principios cientficos, de unas reglas y de mtodos propios
orientados a lograr los objetivos de la organizacin. La funcin de administrar

comprende tanto el proceso como el resultado de las actividades. La

administracin conlleva actuar sobre unos activos o recursos segn Wright
(1996). Como podemos explicar la Planeacin Estratgica es con la siguiente
definicin:
Incluye la aplicacin de la intuicin y el anlisis para determinar las
posiciones futuras que la organizacin o empresa debe alcanzar.

Proceso dinmico lo suficientemente flexible para permitir y hasta forzar

modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes
circunstancias.

Es el componente intermedio del proceso de planeacin, situado entre el

pensamiento estratgico y la planeacin tctica.

Trata con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de

consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con
una decisin real o intencionada que tomara la direccin.

Es identificar y llevar a la prctica los objetivos a Largo Plazo de la

empresa. Todo esto gracias al trabajo en equipo de la organizacin.

En nuestro entorno muchas veces los recursos son escasos por

definicin y esto lleva a establecer estrategias para identificar nuevas
oportunidades, explotarlas y ofrecer valor a los clientes. Para actuar en los
entornos cambiantes, las unidades de informacin tienen que ser creativos y
aprovechar la capacidad para que el personal pueda aprender nuevas ideas,
se comuniquen entre s, que comprendan el funcionamiento de la
organizacin, formen una visin colectiva y trabajen en la consecucin de
unas metas. Fomentando el espritu emprendedor del ms valioso de los
recursos que es el humano. Porque la mayor de las metas es buscar la
excelencia. Un lder o director es quien establece los objetivos, los proyectos
y los plazos, toma las decisiones estratgicas y en consecuencia asumo los
riesgos. Quien dirige una unidad de informacin debe de ser ecunime y
ejercer una justicia distributiva. Tiene que ser emptico, tener dominio de s
mismo, automotivacin, templanza, perseverancia entusiasmo, encanto e
inteligencia. Porque las unidades de informacin son unos complejos de
estructuras especializadas interrelacionadas en un entorno global,
competitivo, diverso y dinmico que le fuerza al cambio contino. Tambin
esas unidades estn organizadas en estructuras de personas y servicios. La
cual se agrupan en las actividades y responsabilidades del personal. Las
tareas y autoridad se coordinan mediante el diseo de estructuras. Con un
buen liderazgo se logran dirigir las actividades de un grupo e influir en la
conducta para la toma de decisiones acertadas y posibles soluciones a
problemas dentro de la unidad de informacin. Desde luego que para
solucionar un problema se tiene que constar con una informacin para
predecir alternativas y minimizar los riesgos. El lder junto a la organizacin

toma unas decisiones estratgicas importantes y de gran impacto. Las

mismas tendrn unas implicaciones a largo plazo. Para esto se toman unos
criterios de calidad, aceptacin y de tiempo requerido. El trabajo en equipo
ayuda a lograr las metas y propsitos trazados por la organizacin. La
planificacin estratgica depende de todo el componente y niveles para el
xito de las metas a seguir. Todos los componentes dentro del organigrama
ya sean de forma horizontal o vertical, son importantes para las tareas a
seguir y los planes a construirse dentro de la organizacin.
Los beneficios de la Planificacin Estratgica son diversos. Entre los
que podemos mencionar que mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en
el presente. Refuerza los principios adquiridos en la misin, visin y
estrategia. Fomenta la planeacin y la comunicacin interdisciplinarias.
Asigna prioridades en el destino de los recursos. Constituye el puente con el
proceso de planeacin tctica a corto plazo. Obliga a los ejecutivos a ver la
planeacin desde la macro perspectiva, sealando los objetivos centrales.
La planeacin estratgica es un proceso que mantiene unido al equipo
directivo para traducir la misin, visin y estrategia en resultados tangibles,
reduce los conflictos, fomenta la participacin y el compromiso a todos los
niveles de la organizacin con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el
futuro que se desea.
La misin es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la
organizacin para conseguir los propsitos fundamentales, indica de manera
concreta donde radica el xito de nuestra empresa.
Es importante identificar y construir la misin sin confundir los fines y
los medios de que nos valemos para lograr su materializacin, ejemplo: la
misin de un peridico no es vender papeles impresos sino informacin. No
es el producto o servicio que ofrecemos nuestra razn de ser si no qu
necesidad estamos satisfaciendo. La misin pone de manifiesto la identidad
de la organizacin para ser reconocida en su entorno los valores, reglas,
principios, que orientan la actividad de los integrantes la cohesin alrededor
de objetivos comunes, lo cual facilita la resolucin de conflictos y motivacin
del personal. La misin define la interrelacin entre la organizacin y sus
actores
relevantes:
clientes,
proveedores,
empleados,
comunidad,
accionistas, medio ambiente, suele denominrsele finalidad y es la
concepcin implcita del por qu o razn de ser de la Empresa; debe ser un
compromiso compartido por todos en la organizacin; debe ser precisa y
factible. Una vez terminado el proceso sus resultados se difunden a todas las
reas de gestin para su anlisis y contribuciones. Cada rea (en
dependencia de la naturaleza de empresa) deber a su vez generar su propia
misin, para que todos se dirijan hacia los mismos fines.
Para lograr un buen Plan Estratgico es recomendable un anlisis de
situacin. Es el medio por el cual la empresa realiza un reconocimiento de su
realidad tanto a lo interno como del entorno y sirve para valorar, evaluar y

analizar variables y factores tanto pasados, presentes as como tendencias

de futuros. Es recomendable estructurar este anlisis en tres niveles:

Atmsfera Ambiental

Entorno especfico

Situacin interna

Los primeros dos niveles se ubican en el entorno y el tercero en lo

interno. Existen diversas herramientas que nos permiten realizar este
ejercicio, entre ellas: Guas y cuestionarios especficos, anlisis estructural de
los sectores industriales (5 F de Porter), anlisis de actores claves y el FLOA
(fuerzas, limitaciones, oportunidades y amenazas.
El anlisis del entorno es el marco contextual de la planeacin estratgica.
El ambiente interno de la empresa es el contexto en que se da el trabajo. El
punto de partida es reconocer que existen fuerzas en el interno y entorno,
que actan influenciando (obstaculizando o impulsando) la concrecin de
nuestros propsitos bsicos y objetivos estratgicos. Una visin proactiva en
el anlisis es reconocer que tambin podemos desarrollar acciones
estratgicas desde nuestra organizacin para influir estas fuerzas.
El anlisis de situacin es un paso crtico en la elaboracin del Plan
Estratgico, tomando en cuenta que la calidad y efectividad de las decisiones
que se tomen estarn ligadas directamente proporcionales a la calidad y
efectividad de la informacin generada. Un buen Plan Estratgico debe de
tener unas caractersticas para una estructura exitosa.
En cuatro fases es factible estructurar un diseo que ane:
1) La filosofa del plan con los principios y valores. La estructura de la
misin-visin y la poltica subsiguiente.
2) El anlisis que permite escanear la realidad institucional junto a las
fortalezas y debilidades.
3) Concrecin de metas, objetivos estrategias flexibles.
4) Ejecucin racionalizada del plan centrado en las oportunidades de las
personas como de la propia institucin.
Segn, Laurence (2004), la planificacin estratgica responde ms a las
expectativas de las personas en su pleno desarrollo emocional, intelectual,
poltico y social. Al final las dimensiones personal e organizacional se
entretejen en tanto el rumbo que elegimos para nuestras organizaciones
influir en las personas y viceversa. En general se trata de la interaccin

entre entorno y el interno de los entes y la habilidad de estos para actuar de

manera pro activa configurando estrategias que nos permitan aprovechar
nuestras fortalezas internas y las oportunidades externas. Todo depende de
nuestra actitud y de la forma de ver el xito. Intentemos el cambio y
planifiquemos el mismo. Esto nos har ms competitivos en este mundo tan
globalizado. Nosotros somos los llamados hacer el cambio en las unidades de
informacin, tomemos el reto. Vamos a ser los lderes del futuro.
Referencias:
Borrell, F. (1996). Equipos de Trabajo. En Diseo Visual (Ed.) Como
Trabajar en Equipo, (pp.10-40). Barcelona, Espaa.: Ediciones
Gestin 2000, SA.

Bryson, J. (1989). Tcnicas de Gestin. (p. 94). Barcelona, Espaa.:

Ediciones Gestiones, SA.

Dez, C. (2002). Administracin de unidades informativas :concepto e

Historia, (pp.136-160). Asturias, Espaa.: Ediciones
Trea, S. L. 2002.
Laurence, A. (2004. De la Planificacin Piramidal a la Planificacin

Estratgica. Recuperado el 20 de enero de 2006 de

http://www.eduteka.org/foros/index.php?board=2;action=display;threadid=547

Wright, M. (1996). El trabajo eficaz en equipo. Barcelona, Espaa:

Ediciones Paidos Ibrica, SA.

La Planificacin Estratgica: Crear, Expandir e Intercambiar

Conocimientos y Capacidades. (s.f)
Recuperado el 20 de enero de 2006 de:

http://www.geocities.com/svg88/plan.html#menu1