Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje I

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MANUAL DEL ALUMNO

SOFTWARE SAP ERP


UNIDAD DE APRENDIZAJE I
Introduccin a los sistemas de
gestin empresarial (ERP)

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

Material elaborado en el rea Administracin y Negocios de la Vicerrectora


Acadmica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de
INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernndez.

Esta publicacin fue elaborada por Universidad Tecnolgica de Chile INACAP en el ao 2014.
Prohibida su reproduccin total o parcial sin la autorizacin del autor.
Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educacin Superior de INACAP, con fines estrictamente
acadmicos y no comerciales.

MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnolgica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative
Commons Atribucin-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

Contenido
PRESENTACION Y DESARROLLO DE LA ASIGNATURA .......................................................................... 6
UNIDAD DE APRENDIZAJE I ................................................................................................................. 7
I. INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 8
Qu es un ERP? .......................................................................................................................... 8
Algunas Estadsticas .................................................................................................................. 10
Caractersticas principales ......................................................................................................... 10
SAP: La empresa ........................................................................................................................ 11
Soluciones de la Industria ......................................................................................................... 12
II. ACCESO A UN SISTEMA SAP ...................................................................................................... 13
SAP Easy Access ......................................................................................................................... 15
Estructura de una pantalla ........................................................................................................ 16
Varios modos............................................................................................................................. 18
Sistema de mensaje en SAP ...................................................................................................... 18
III. CONCEPTOS VLIDOS EN TODO EL SISTEMA ........................................................................... 19
Estructuras organizativas .......................................................................................................... 19
Datos Maestros ......................................................................................................................... 20
Reportes .................................................................................................................................... 22
Estructura de men ................................................................................................................... 24
Perfiles y autorizaciones............................................................................................................ 25
IV. INTRODUCCIN A GBI .............................................................................................................. 25
Antecedentes: ........................................................................................................................... 26
Historia: ..................................................................................................................................... 26
Estrategia:.................................................................................................................................. 26
Estructura organizacional .......................................................................................................... 27
Recursos Humanos .................................................................................................................... 28
Procesos de negocio.................................................................................................................. 31
V. ESTRUCTURA SAP ERP Y GBI COMO MODELO DE ENSEANZA PARA INACAP ......................... 32
Cliente-Servidor......................................................................................................................... 32
3

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Mandante (Client) ..................................................................................................................... 35


Acceso al sistema SAP ERP ........................................................................................................ 35
Modelo de empresa para el desarrollo de la asignatura .......................................................... 37
EJERCICIOS PRACTICOS PRIMERA UNIDAD ....................................................................................... 43
Introduccin a los sistemas de gestin empresarial (ERP)................................................................ 43
EJERCICIO 1: Utilizacin de las ayudas y personalizacin ............................................................. 44
EJERCICIO 2: Visualizacin de un maestro de clientes .................................................................. 52
EJERCICIO 3: Visualizacin de un maestro de materiales ............................................................. 56
EJERCICIO 4: Habilitacin de nombres tcnicos ............................................................................ 57

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

Estimado(a) alumno:

Te damos la bienvenida a la asignatura Software ERP.


Esta es una asignatura prctica del rea de la especialidad, que entrega
conocimientos sobre los usos de software contable y de gestin, en el
registro de las operaciones de la empresa, que le permite al estudiante
contar con las herramientas necesarias para generar e interpretar reportes e
informes que facilitarn la toma de decisiones en la administracin de una
empresa.
Para el logro de estos objetivos se requiere de la intervencin docente que
sea facilitadora del aprendizaje, combinando la experiencia de cada una de
las actividades que demanda el mundo laboral, con la integracin y el uso
adecuado del Software SAP ERP, dando a conocer los procesos integrados de
la empresa, a travs del conocimiento funcional de los procesos de gestin
bsicos, soportados en las soluciones SAP con un conocimiento ms
adecuado y un mayor aprovechamiento de las herramientas que ofrece el
sistema.
En este manual encontrars una propuesta actualizada para la formacin de
SAP ERP pertenecientes al modelo de competencias INACAP, sustentada
como material educativo orientado al apoyo del alumno.

Le invitamos a ser parte de este gran desafo institucional!

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PRESENTACION Y DESARROLLO DE LA ASIGNATURA


Es de nuestra conviccin que la aplicacin de la prctica dentro de asignatura,
acompaada de teora orientada al Software SAP ERP, facilita el aprendizaje de los
estudiantes. Por esa razn, las actividades que aqu se presentan han sido diseadas para
introducir a los alumnos a una serie de casos y problemas que reflejan gran parte de lo
que los estudiantes van a hacer cuando sean profesionales.

La asignatura est organizada con teora relacionada al mdulo correspondiente,


ejercicios prcticos, casos de estudio y evaluaciones propuestas por cada unidad.

Cada una de las actividades han sido desarrolladas en el marco de la empresa Global Bike
Inc. con foco en su estructura organizacional y procesos de negocio.

Considerando que el estudio de la asignatura se centra en Global Bike Inc. se presenta la


estructura mundial empresarial y los procesos centrales de negocio mediante un modelo
de empresa global, adems de diagramas de organizacin para las empresas GBI en
Alemania y los EE.UU., y las transacciones como compras y ventas.

La Universidad Tecnolgica de Chile INACAP ha mejorado el modelo creando sociedades


adicionales, con el mismo esquema planteado por GBI, pero orientadas a cada una de las
sedes y cursos asignados a cada casa de estudios, facilitando en alumno el aprendizaje y
apoyando al docente, facilitando la revisin y evolucin de los cursos.

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UNIDAD DE APRENDIZAJE I
Introduccin a los sistemas de gestin empresarial (ERP)

Software SAP ERP


Aprendizajes esperados: Justifica el uso de los sistemas de gestin empresarial ERP,
considerando los requerimientos y recursos de la organizacin, utilizando herramientas de
ofimtica para dar solucin creativa y eficiente a desafos que se le presentan.

CRITERIOS DE EVALUACION
1.1.1.- Determina la aplicacin y el impacto de un ERP en los distintos tipos de organizaciones.
1.1.2.- Identifica los tipos de ERP, considerando las necesidades de la empresa.
1.1.3.- Identifica los principales proveedores de ERP, a nivel nacional e internacional.
1.1.4.- Determina las necesidades de la empresa para implementar un sistema ERP, de acuerdo a la
administracin de la informacin dentro de la organizacin.

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I. INTRODUCCIN
Qu es un ERP?
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls,
Enterprise Resource Planning) son sistemas de Informacin que integran y manejan
muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de
distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios.

Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica (compras, ventas,


produccin, control de calidad, inventarios, etc.) y la contabilidad de la compaa de
forma modular. Sin embargo, la Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP
puede intervenir en el control de muchos procesos de negocio como ventas, entregas,
pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la
administracin de recursos humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que
el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en
contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (como los CRM Customer
Relationship Management), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los
sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, administracin
electrnica, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas.

Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus mdulos ms comunes se
encuentran el de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin

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tecnolgica, incluyen adems la Contabilidad Financiera y de Gestin, y suelen incluir un


mdulo de Gestin del Recurso Humano.

Nombre de la Compaa
SAP AG
SAP Amrica
SAP UK

Nombre del Software

SAP R/2

SAP R/3

SAP ERP
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SAP AG

Fue fundada en Walldorf, Alemania en 1972.

Es la empresa ms grande del mundo en Business Software.

Algunas Estadsticas

Ms de 40.000 empleados en ms de 50 pases.

1500 Business Partner.

36.200 clientes en ms de 120 pases.

12 millones de usuarios.

Ms de 100.000 instalaciones.

Caractersticas principales

Uso mundial.

Diseado para satisfacer las necesidades de todo tipo de industria.

Multi - monedas.

Multi Idiomas.

Diseado para satisfacer necesidades de todo tipo de tamaos de


empresas.

Permite integrar los procesos de negocios.

Ayuda a que las empresas puedan automatizar los procesos.

Integracin en tiempo real.

Escalable y flexible.

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SAP: La empresa

HTTP://WWW.SAP.COM

En el portal de SAP encontrarn ms sobre la historia de SAP, su evolucin, sus


empleados, clientes y partners, subsidiarias en el mundo, etc.

Mdulos del ERP - Agrupaciones lgicas dentro de un proceso de negocio

FI y CO (Registro)

MM (Compras)

SD ( Ventas)

PP ( Produccin)

HCM ( Recursos Humanos)


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Soluciones de la Industria

Defensa y Espacio

Automviles

Bancos

Qumica

Productos de consumo

Defensa y Seguridad

Ingeniera y Construccin

Salud

Tecnologa

Educacin

Maquinaria Industrial

Seguros

Servicios Logsticos

Media

Minera

Energa y Combustibles

Farmacia

Servicios Postales

Sector Pblico

Retail

Telecomunicaciones

Servicios

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II. ACCESO A UN SISTEMA SAP

SAP GUI

SAP LOGON

El programa SAP GUI permite conectar al equipo front end con un sistema SAP concreto.
Para iniciar el SAP GUI, SAP proporciona el SAP Logon. Cuando se llama el SAP Logon con
el cono que estar en su escritorio, se visualiza una ventana con una lista de los sistemas
SAP para los que se puede iniciar el proceso de acceso. Este archivo suele configurarse
centralmente y est disponible para los usuarios finales.

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Mandante (Client): Es el nivel ms alto dentro de las estructuras del ERP SAP. Representa
al grupo de empresas o Holding. En un servidor podemos tener ms de un mandante SAP,
siendo cada mandante un ambiente de trabajo, tal como Desarrollo de Sistema, Pruebas,
Entrenamiento y el oficial que es llamado Ambiente Productivo.

Usuario (User): Es el nombre que representa a un empleado dentro del sistema. Se


conoce como Usuario y debiera siempre ser un cdigo nico para cada empleado.

Password: Es la clave personal e intransferible que cada usuario tiene para acceder al
sistema. Cuando nos conectamos por primera vez, el sistema nos da una password de
inicio y en esa primera conexin debemos inmediatamente cambiarla por una clave
personal, que ser la clave con la cual conectaremos de ah en adelanta. Cada empresa

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puede definir cmo ser la actualizacin de la password, como por ejemplo con qu
frecuencia, as como sus caractersticas (tipo, longitud, etc.).

SAP Easy Access

La pantalla SAP Easy Access es la pantalla inicial por defecto en los sistemas SAP. En la
parte izquierda de la pantalla se muestra en estructura jerrquica en forma de rbol
compuesta por los mens disponibles para el usuario del sistema. En la parte derecha se
puede visualizar el logotipo de la empresa.

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Estructura de una pantalla

Campo de comandos: Puede iniciar transacciones directamente si introduce el cdigo de


transaccin en el campo de comandos.

Barra de Mens: La barra de mens es la lnea superior en cualquier ventana primaria del
sistema SAP. Las opciones Sistema y Ayuda estn en todas las pantallas de SAP. Los
dems mens visualizados dependen de la transaccin que se est utilizando. Estos mens
contienen adems mens en cascada.

Barra de herramientas: Los botones de la barra de herramientas estndar aparecen en


todas las pantallas del sistema SAP. Puede que en algunas transacciones los botones
aparezcan desactivados, ya que no corresponde su uso en ese momento. Si deja el cursor
por unos momentos sobre el botn, el sistema desplegar el nombre del mismo. Si
procede tambin se visualiza la tecla de funcin correspondiente.
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Barra de Ttulo: En esta barra se visualiza el nombre de la funcin que se est utilizando
en ese momento.

Barra de herramientas de transaccin: En esta barra se visualizan los botones disponibles


para la aplicacin que se est utilizando en ese momento.

Etiquetas: Una etiqueta permite organizar varios mbitos de imagen para mejorar la
claridad y organizacin de los datos.

Barra de Status: Se visualiza la informacin acerca del status actual del sistema, mensajes
de advertencia, mensajes de error, etc.

Botones de seleccin: Con los botones de seleccin slo se puede marcar una opcin.
Casillas de seleccin: Con las casillas de seleccin se pueden marcar mltiples opciones.
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Varios modos

Sistema de mensaje en SAP

Verde Informativo

Amarillo Advertencia

Rojo - Error

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III. CONCEPTOS VLIDOS EN TODO EL SISTEMA


Estructuras organizativas
Son los elementos bsicos diseados con el fin de ser utilizados para representar la
estructura de una empresa.

Cada mdulo dentro del sistema se representa con una o varias estructuras organizativas.

Mandante

Almacn

Sociedad CO

Organizacin de Ventas

Sociedad FI

Canal de Distribucin

Centro

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Datos Maestros
En SAP, todos los datos maestros se crean y almacenan centralizadamente y estn
disponibles para todas las aplicaciones y usuarios autorizados.

El almacenamiento

centralizado asegura la consistencia, la actualizacin y no redundancia de los datos.

La informacin se organiza en vistas o segmentos que estn asignados a los elementos o


estructuras organizativas. Esto permite una representacin flexible de las estructuras
empresariales implicadas en una operacin.

Creacin centralizada

Almacenamiento centralizado

Son organizados en segmentos

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Un maestro de clientes contiene la informacin clave que define la relacin empresarial
entre una empresa y su cliente. Los datos generales son propios del cliente, como por
ejemplo Razn social, RUT, direccin, etc.

Los datos de la sociedad controlan el

procedimiento de contabilizacin y tratamientos posteriores, como por ejemplo pagos.

Los datos de la Organizacin de Ventas proporcionan informacin acerca de los clientes


para dar soporte a todo el proceso empresarial, desde la introduccin de los pedidos,
expedicin, facturacin, etc.

As la estructura triple del maestro de clientes est

representada por:

Datos Generales: Son igual de importantes para cada sociedad y organizacin de ventas
dentro de la empresa.

Datos de la Sociedad: Son datos relacionados con la contabilizacin de este cliente y los
acuerdos que esta sociedad tiene con este cliente.

Datos de Ventas: Estos datos representan caractersticas diferentes para cada


organizacin de ventas y canal de una empresa.

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Maestro de Materiales: Contiene toda la informacin clave que una empresa necesita
para gestionar un material dentro de la organizacin. Define como se vende, compra,
fabrica, inventara, y contabiliza un producto y cmo se calcula su costo. La informacin se
agrupa en vistas, organizadas a su vez por funcin empresarial.

Reportes

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Estructura de men
TIPOS DE ROLES

Roles Simples
Men Encargado de Cobranzas

Roles Compuestos
Puede tener dos o ms roles simples asignados. Por ejemplo:
Rol de Jefe de Finanzas

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Perfiles y autorizaciones

IV. INTRODUCCIN A GBI

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Antecedentes:

GBI Inc. utiliza todas las capacidades del ERP.

Son dos compaas ubicadas en Alemania y Estados Unidos

Historia:
John Davis gan muchos campeonatos de mountain bike en los Estados Unidos en 1990,
inici su propia empresa de mountain bike (Frankenstein Bikes).

Peter Schwarz se cri con bicicletas de calle en Black Forest, Alemania siendo estudiante,
el diseo marcos ultra livianos.

En 1993, inici su propia empresa de marcos de bicicletas (Heidelberg Composites) ambos


se conocieron en el ao 2000 en el ao 2001, crearon Global Bike Inc.

Estrategia:
John y Peter son Co-CEOs
John es responsable de:

Ventas, Marketing, Servicios y Soporte, Informtica, Finanzas y Recursos Humanos

Vende productos y trae el dinero

Peter es responsable de:

Investigacin, Diseo, Adquisiciones y Fbricas

Construye productos y gasta el dinero


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Es una compaa de bicicletas de nivel mundial que atiende tanto a profesionales como
principiantes para carreras de pista y fuera de pista.
Su foco est en:

Calidad

Robustez

Desempeo

Estructura organizacional

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Recursos Humanos

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Procesos de negocio

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V. ESTRUCTURA SAP ERP Y GBI COMO MODELO DE ENSEANZA PARA
INACAP

SAP ERP es una solucin de negocio para Gestin Empresarial, a lo que denominaremos
un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificacin de Recursos de la Empresa).

Es una herramienta que se compone de diferentes mdulos que definen diversos aspectos
de la gestin de la empresa, como puede ser la gestin de ventas, la parte econmicofinanciera, la gestin de materiales, gestin de produccin etc.

Todos estos mdulos se integran de forma on-line y permiten la gestin global de la


compaa.

Cliente-Servidor
En el presente los sistemas de SAP ERP, operan utilizando el principio cliente/servidor
aplicado a varios niveles.

Esta arquitectura consiste bsicamente en un cliente que realiza peticiones a otro


programa, el servidor y este le da respuesta.

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Como podemos ver, en una arquitectura Cliente-Servidor, el Cliente realiza


requerimientos a travs de invocaciones al Servidor que le responde.

Servidor: Es una combinacin de Hardware / Software que puede proveer servicios a un


grupo de clientes en un ambiente controlado.

Ejemplo: Bern

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El programa SAP GUI permite conectar al equipo con un sistema SAP concreto.
SAP Logon con el cono que estar en su escritorio.
Este archivo suele configurarse centralmente y est disponible para los usuarios finales.

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Mandante (Client)
Es el nivel ms alto dentro de las estructuras del ERP SAP.

Representa al grupo de empresas o Holding. En un servidor podemos tener ms de un


mandante SAP, siendo cada mandante un ambiente de trabajo, tal como Desarrollo de
Sistema, Pruebas, Entrenamiento y el oficial que es llamado Ambiente Productivo.

Acceso al sistema SAP ERP


Para conectarnos al Sistema, debemos seleccionar previamente el servidor que nos
corresponde, ejemplo: Bern

Ingresamos el mandante (client) ### (245, 250, 255, 260)

Luego el User asignado, para efectos de la asignatura ser la siguiente estructura:

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Ingresamos el mandante (client): En el ejemplo 250

User: GBI-###

Password: La primera vez que ingresamos al sistema la password es: 123456, luego la
cambiamos por una clave propia.

Lenguaje: SAP por defecto ingresar en ingls por tanto debemos especificar el idioma
que corresponda (ES).

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Modelo de empresa para el desarrollo de la asignatura
Estructura organizativa:

El mandante es el nivel ms alto en la jerarqua del sistema SAP ERP.

En trminos

empresariales, el mandante es el equivalente a un grupo Corporativo o Holding y la


Sociedad FI es la estructura bsica que representa una unidad jurdicamente
independiente que debe presentar Balances y Estados de Resultados. Habr tantas
sociedades FI en el sistema como empresas independientes tenga el Holding.

SAP University Alliances, entrega para formacin profesional, una empresa diseada
llamada Global Bike Inc. Con estructura y modelo de negocios ya creados, Inacap toma
este modelo, copiando la Sociedad Fi de GBI para generar tantas Sociedades como sede y
secciones tenga a lo largo del pas.

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Inacap tomando la estructura de la empresa anterior, trabajara de la siguiente manera:

Se crean tantas Sociedades Financieras como sedes existan a lo largo del pas, cada curso
trabaja en la Filial que le corresponda.

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Aparecer un listado, segn las Sociedades creadas, basta con seleccionar la que
corresponda.

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Recordar que cada Sede tiene Sociedades nicas creadas con el modelo de Global Bike,
esto ayuda a que cada usuario pueda identificar de manera clara su trabajo y posibilita la
emisin de informes contables y financieros de mejor calidad.

Las organizaciones de compras y ventas, tambin son nicas segn sedes a lo largo del
pas, lo mismo para centros logsticos y parmetros necesarios de la arquitectura SAP.

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EJERCICIOS PRACTICOS
PRIMERA UNIDAD
Introduccin a los sistemas de gestin empresarial (ERP)
Criterios de evaluacin
1.1.4. Determina las necesidades de la empresa para implementar un sistema ERP, de acuerdo a la
administracin de la informacin dentro de la organizacin.
1.1.5. Identifica en el ambiente SAP los distintos perfiles de usuarios y mdulos de trabajo.

Software SAP ERP

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EJERCICIO 1: Utilizacin de las ayudas y personalizacin
1. Usted es el encargado de compras de la empresa. Desea prefijar el valor de la
organizacin de compras para que el sistema lo proponga siempre en el campo
correspondiente.

a. Vaya a la visualizacin del proveedor mediante el men:

Logstica-> Gestin de materiales->Compras->Datos Maestros->Proveedor->Central


->Visualizar y busque el ID del parmetro del campo Organizacin de compras.

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b. Busque los valores posibles para el campo Organizacin de compras. Ingrese el
proveedor 101###, la Sociedad que el docente le indique correspondiente a su
curso y sede, en el caso del ejemplo se trata de la sociedad US00 y la
Organizacin de Compra US00

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c. Fije el valor de la organizacin de compra en su perfil de usuario mediante el
men:
Sistema->Valores Prefijados->Datos Propios

d. Confirme que el valor de propuesta debe ser la organizacin de compras


indicado por el docente.

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e. Repita los pasos para establecer la fijacin de datos para la Sociedad y


Organizacin de ventas.

f. Los parmetros fijados deben quedar como en la siguiente imagen:

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2. Acaba de empezar a usar el sistema SAP y desea personalizar su interfaz de usuario.


a) Lo primero que quiere hacer es que los mensajes de error y del sistema aparezcan en
una ventana emergente en vez de en la barra de sistema.
Seleccione Customizing de configuracin local (barra de Herramientas del
sistema, en la parte superior de la pantalla.
Seleccione la ficha Opciones
Seleccione: Ventana de dilogo en mensaje de conclusin exitosa
Ventana de dilogo en mensaje de advertencia
Ventana de dilogo en mensaje de error
Selecciones OK

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b) Confirme que el formato de Fecha y moneda se visualice segn sus preferencias.


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Men: Sistema->Valores Prefijados->Datos propios

Seleccione la pestaa Valores Fijos

Confirme sus opciones.

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Selecciones Grabar

EJERCICIO 2: Visualizacin de un maestro de clientes


1. Busque la informacin solicitada en la tabla:

Cliente: 12680

Sociedad: US00

Organizacin de Ventas: UW00

Canal: WH

Sector: BI

a) Men: Logstica->Comercial->Datos Maestros->Interlocutor Comercial->Cliente->


Visualizar-> ENTER (Transaccin XD03) Ingresar los datos indicados arriba y dar Enter
nuevamente.

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b) En datos generales identifique:

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Calle / Nmero
Ciudad
Concepto de bsqueda

c) En datos de sociedad identifique:

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Cuenta Asociada

Condicin de Pago

d) En datos de rea de ventas identifique:

Condiciones de Expedicin
Condiciones de pago

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EJERCICIO 3: Visualizacin de un maestro de materiales
1. Busque la informacin solicitada en la tabla para el:

Material DXTR1054

Centro ####

a. Men: Logstica->Gestin de Materiales->Maestro de Materiales->Material>Visualizar y dar ENTER ( transaccin MM03) Ingresar los datos indicados
arriba y dar ENTER

b. VISTA: DATOS BSICOS 1


Unidad de Medida
Sector
Grupo de Artculos
Unidad de peso
c. VISTA: VENTAS ORG. 1
Grupo de Artculos
Sector
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d. VISTA: STOCK DE CENTRO


Libre Utilizacin perodo actual
Perodo Actual
Perodo Anterior

EJERCICIO 4: Habilitacin de nombres tcnicos


a) En detalle ->opciones marque la opcin como aparece en la imagen.

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