Herramientas Básicas para La Solución de Problemas

Ttulo: HERRAMIENTAS BSICAS PARA LA SOLUCIN DE
PROBLEMAS
Aportado por: Luis Pimentel Villalaz
1.1
HERRAMIENTAS BSICAS PARA LA SOLUCIN DE

PROBLEMAS
INTRODUCCIN
La evolucin del concepto de calidad aplicado a la industria, y ahora a los servicios,

muestra claramente que se ha pasado de una etapa, en donde la calidad era aplicada
totalmente al control realizado al final de las lneas de produccin, a otra donde
aplicamos calidad total a todo dentro de la organizacin. Por ende, ya se habla de calidad
de vida en el trabajo, calidad de vida en los servicios y calidad ambiental.
Recordemos que el concepto de calidad hoy en da, es aplicado en el mbito industrial,
como el logro de hacer las cosas bien la primera vez. Y se aplica control de calidad sobre
las operaciones desde el diseo. Hasta que se obtiene el producto final e inclusive se
habla de la calidad en la atencin al cliente.
El camino que nos lleva hacia la Calidad Total crea una nueva cultura, establece y
mantiene un liderazgo, desarrolla al personal y lo hace trabajar en equipo, adems de
enfocar los esfuerzos de calidad total hacia el cliente y a planificar cada uno de los pasos
para lograr la excelencia en sus operaciones.
El hacer esto exige vencer obstculos que se irn presentando a lo largo del camino.
Estos obstculos traducidos en problemas se deben resolver conforme se presentan
evitando con esto las variaciones del proceso. Para esto es necesario basarse en hechos y
no dejarse guiar solamente por el sentido comn, la experiencia o la audacia. Basarse en
estos tres elementos puede ocasionar que al momento de obtener un resultado contrario
al esperado nadie quiera asumir responsabilidades.
De all la importancia de basarse en hechos reales y objetivos, adems de que surge la
necesidad de aplicar herramientas de solucin de problemas adecuadas y de fcil
comprensin.
Las herramientas y tcnicas cualitativas y no cuantitativas son las siguientes:

1. Recoleccin de datos.
2. Lluvia/Tormenta de ideas (Brainstorming).
3. Diagrama de Paretto.
4. Diagrama de Ishikawa.
5. Diagrama de flujo.
6. Matriz de relacin.
7. Diagrama de comportamiento
8. Diagrama de Gantt.
9. Entrevistas.
10.Listas checables.
11.Presentacin de resultados.
La experiencia de los especialistas en la aplicacin de estas herramientas seala que bien
utilizadas y aplicadas, con la firme idea de estandarizar la solucin de problemas, los
equipos pueden ser capaces de resolver hasta el 95% de los problemas.
RECOLECCIN DE DATOS
2.1
CONCEPTO
Es una recoleccin de datos para reunir y clasificar las informaciones

segn determinadas categoras de un evento o problema que se
desee estudiar. Es importante recalcar que este instrumento se utiliza
tanto para la identificacin y anlisis de problemas como de causas.
2.2 USO
Hace fcil la recopilacin de datos y su realizacin de forma que
puedan ser usadas fcilmente y ser analizadas automticamente. Una
vez establecido el fenmeno que se requiere estudiar e identificadas
las categoras que lo caracterizan, se registran los datos en una hoja
indicando sus principales caractersticas observables.
Una vez que se ha fijado las razones para recopilar los datos, es
importante que se analice las siguientes cuestiones:
La informacin es cuantitativa o cualitativa.

Cmo se recogern los datos y en que tipo de documentos se har.
Cmo se utilizar la informacin recopilada.
Cmo se analizar.
Quin se encargar de recoger los datos.
Con qu frecuencia se va a analizar.
Dnde se va a efectuar.
2.3 OTROS NOMBRES
Hoja de recogida de datos

Hoja de registro
Verificacin
Chequeo o Cotejo
2.4 PROCEDIMIENTO
1.
2.
3.
4.
Identificar el elemento de seguimiento

Definir el alcance de los datos a recoger.
Fijar la periodicidad de los datos a recolectar.
Disear el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo a la
cantidad de informacin a escoger, dejando espacio para totalizar
los datos, que permita conocer: las fechas de inicio y termino, las
probables interrupciones, las personas que recoge la informacin,
la fuente etc.
LLUVIA DE IDEAS
3.1 CONCEPTO
Tcnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un
grupo reunido, de opinar o sugerir sobre un determinado asunto que
se estudia, ya sea un problema, un plan de mejoramiento u otra cosa,
y as se aprovecha la capacidad creativa de los participantes.
3.2 USO
Se pueden tener dos situaciones ante la solucin de un problema:
1. Que la solucin sea tan evidente que slo tengamos que dar los
pasos necesarios para implementarla, y
2. Que no tengamos idea de cules pueden ser las causas, ni las
soluciones.
Es aqu donde la sesin de tormenta de ideas es de gran utilidad.
Cuando se requiere preseleccionar las mejores ideas.
3.3 OTROS NOMBRES
Brain Storming
Tormenta de ideas
3.4 PROCEDIMIENTO
1. Nombrar a un moderador del ejercicio.
2. Cada miembro del equipo tiene derecho a emitir una sola idea por
cada turno de emisin de ideas.
3. No se deben repetir las ideas.
4. No se critican las ideas.
5. El ejercicio termina cuando ya no existan nuevas ideas.
6. Terminada la recepcin de las ideas, se les agrupa y preselecciona
conforma a los criterios que predefina el equipo.
DIAGRAMA DE PARETTO
4.1 CONCEPTO
Grfico cuyas barras verticales estn ordenadas de mayor a menor

importancia,
estas
barras
representan
datos
especficos
correspondientes a un problema determinado, la barra ms alta esta
del lado izquierdo y la ms pequea, segn va disminuyendo de
tamao, se encuentra hacia la derecha.
4.2 USO
Ayuda a dirigir mayor atencin y esfuerzo a problemas realmente
importantes, o bien determina las principales causas que contribuyen
a un problema determinado y as convertir las cosas difciles en
sencillas. Este principio es aplicable en cualquier campo, en la
investigacin y eliminacin de causas de un problema, organizacin
de tiempo, de tareas, visualizacin del antes y despus de resuelto un
problema, o en todos los casos en que el efecto final sea el resultado
de la contribucin de varias causas o factores.
4.3 PROCEDIMIENTO
1. Decidir qu problemas se van a investigar y cmo recoger los
datos.
2. Disear una tabla de conteo de datos (totales).
3. Elaborar una tabla de datos.
Tipo de
Reclamo
B
C
D
A
E
Nmero
Nmero Acumulado
% Acumulado
8
7
6
4
3
8
15
21
25
28
28,57
25.00
21.43
14.29
10.71
28,57
53.57
75.00
89.29
100.00
Lista de tems
Totales individuales
Totales acumulados
Composicin porcentual
Porcentajes acumulados
4. Organizar los tems de mayor a menor.

5. Dibujar dos ejes verticales y uno horizontal
Efectos
Desde o hasta
el total general
Desde o%
hasta 100%
Causas
6. Construir un diagrama de barras.

7. Dibujar la curva acumulada (curva de Pareto).
8. Escribir cualquier informacin necesaria.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
5.1 CONCEPTO
Tcnica de anlisis de causa y efectos para la solucin de problemas,
relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan.
5.2 USO
Se utiliza para cuando se necesite encontrar las causas races de un
problema. Simplifica enormemente el anlisis y mejora la solucin de
cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos ms
entendibles, toda vez que agrupa el problema, o situacin a analizar y
las causas y subcausas que contribuyen a este problema o situacin.
5.3 OTROS NOMBRES
Diagrama de espina de pescado
Diagrama Causa Efecto
5.4 PROCEDIMIENTO
1. Ponerse de acuerdo en la definicin del efecto o problema
2. Trazar una flecha y escribir el efecto del lado derecho
DEFECT
O
3. Identificar las causas principales a travs de flechas secundarias
que terminan en la flecha principal
4. Identificar las causas secundarias a travs de flechas que terminan
en las flechas secundarias, as como las causas terciarias que
afectan a las secundarias
CAUSA
CAUSA
CAUSA
DEFECT
CAUSA
MAYOR
CAUSA
MAYOR
Causa
menor
Subcaus
a
Causa
menor
DEFECT
O
Subca
usa
Causa
menor
CAUSA
MAYOR
CAUSA
MAYOR
5. Asignar la importancia de cada factor

6. Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales,
equipos, mtodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente (4
M`s)
7. Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa
sobre el problema
8. Registrar cualquier informacin que pueda ser de utilidad
MATRIZ DE RELACIN
6.1 CONCEPTO
Grfico de filas y columnas que permite priorizar alternativas de
solucin, en funcin de la ponderacin de criterios que afectan a
dichas alternativas.
6.2 USO
Cuando se requiere tomar decisiones ms objetivas.
Cuando se requiere tomar decisiones con base a criterios
mltiples.
6.3 OTROS NOMBRES
Matriz de priorizacin
Matriz de seleccin
6.4 PROCEDIMIENTO
1.
2.
3.
4.
Definir las alternativas que van a ser jerarquizadas

Definir los criterios de evaluacin
Definir el peso de cada uno de los criterios
Construir la matriz
CRITERIOS
SOLUCIONES
Envo de solicitud por
mensajera
Envo de solicitud va Faz o
E -mail
Envo de solicitud va correo
1
0
3
4
0
2
2
0
1
3
0
1
TOTAL
5. Definir la escala de cada criterio

6. Valorar cada alternativa con cada criterio (usando la escala
definida anteriormente)
7. Multiplicar el valor obtenido en el lado izquierdo de las casillas,
por el peso de cada criterio y anotarlo a la derecha de cada casilla
8. Sumar todas las casillas del lado derecho y anotar el resultado en
la casilla Total
9. Ordenar las alternativas de mayor a menor
DIAGRAMA DE COMPORTAMIENTO
7.1 CONCEPTO
Herramienta que permite graficar los puntos del comportamiento de
una variable, de acuerdo a como se van obteniendo.
7.2 USO
Para representar visualmente el comportamiento de una variable
Evaluar el cambio de una proceso en un perodo
7.3 NOMBRES
Diagrama de Tendencias
7.4 PROCEDIMIENTO
1. Decidir qu problema se va a monitorear y cmo se van a recoger
los datos
2. Mantener el orden de los datos, tal como fueron recolectados
3. Dibujar un eje vertical y uno horizontal (Eje X Tiempo - Eje Y
Medida)
4. Marcar los puntos. Un punto marcado indica ya sea la medicin o
cantidad observada en un tiempo determinado
5. Unir las lneas de puntos
6. Escribir en el diagrama cualquier informacin necesaria
1
4
1
2
1
0
8
6
4
2
0
1
1
0
2
0
3
0
4
0
5
0
6
0
7
0
DIAGRAMA DE GANTT
8.1
CONCEPTO
Grfico que establece el orden y el lapso en que deben ejecutarse las

acciones que constituyen un proyecto.
8.2
USO
Permite vigilar el cumplimiento de un proyecto en el tiempo.

Permite determinar el avance en un momento dado.
8.3 OTROS NOMBRES
Cronograma de actividades
8.4
PROCEDIMIENTO
1. Identificar y listar todas las acciones que se deben realizar para

cumplir con un proyecto
2. Determinar la secuencia de ejecucin de las acciones
3. Definir los responsables de ejecutar cada accin
4. Escoger la unidad de tiempo adecuada para trazar el diagrama
5. Estimar el tiempo que se requiere para ejecutar cada accin
6. Trasladar
la
informacin
anterior
a
las
ubicaciones
correspondientes en el diagrama
ACTIVIDAD
RESP
DIAS LABORABLES
ENTREVISTAS
9.1 CONCEPTO
Tcnica que permite reunir
involucrado en el proceso.
informacin
directamente
con
el
9.2 USO
Obtener informacin de clientes o proveedores de un proceso.
9.3 PROCEDIMIENTO
1. Planear la entrevista. Determinar que informacin se necesita
recopilar.
2. Elaborar una gua para la entrevista (introduccin, preguntas
relacionadas con el tema). Elaborar una prueba piloto.
3. Seleccionar las personas que ms conozcan sobre el tema.
4. Programar la entrevista. Planear el tiempo necesario para realizar
la entrevista.
5. Ubicar un lugar apropiado para realizar la entrevista sin
interrupciones.
6. Invitar al entrevistado, informarle del objetivo, fecha y lugar donde
se realizar la entrevista.
7. Realizar la entrevista (sea puntual, cordial y desarrolle la gua para
la entrevista, luego resuma y permtale al entrevistado hacer
comentarios. Dele las gracias.)
LISTAS CHECABLES
10.1CONCEPTO
Mtodo, lista u hoja de informacin para lograr que nada se nos
olvide ni se omita, en la cual la informacin consignada es de fcil
anlisis y verificacin. Las podemos encontrar con diferencias
sencillas y de tres tipos:
Guas para la realizacin secuencial de operaciones, observaciones
o verificaciones.
Tablas o formatos para facilitar la recoleccin de los datos.
Dibujos o esquemas para sealar la localizacin de puntos de
inters.
10.2USO
Muestra una secuencia sistemtica de hacer las cosas.
Facilita la recoleccin de datos.
Relaciona pasos o elementos que constituyen el todo de un
proyecto o de una preparacin.
Proporciona un medio de seguimiento y control del avance de un
proyecto.
N
Oficina
1
2
3
4
5
6
Saln de conferencias
Direccin Nal. Ejecutiva de
Desarrollo
Consultores de la AID
Despacho del Contralor
Departamento de Planillas
Pagos
Listo
Por
remodelar

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HERRAMIENTAS BSICAS PARA LA SOLUCIN DE

La evolucin del concepto de calidad aplicado a la industria, y ahora a los servicios,

Las herramientas y tcnicas cualitativas y no cuantitativas son las siguientes:

Es una recoleccin de datos para reunir y clasificar las informaciones

La informacin es cuantitativa o cualitativa.

2.3 OTROS NOMBRES

Hoja de recogida de datos

Identificar el elemento de seguimiento

Grfico cuyas barras verticales estn ordenadas de mayor a menor

4. Organizar los tems de mayor a menor.

6. Construir un diagrama de barras.

5. Asignar la importancia de cada factor

Definir las alternativas que van a ser jerarquizadas

5. Definir la escala de cada criterio

Grfico que establece el orden y el lapso en que deben ejecutarse las

Permite vigilar el cumplimiento de un proyecto en el tiempo.

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