Core 

Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

6. Planning an Extension Program 
Preface
Before addressing the specific tools for extension undertakings, it seems appropriate to spend 
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
some time on overall program planning. Therefore, this chapter focuses on extension program 
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
development and the process to follow in developing a program plan for extension or community 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
development. Successful programs keep the people who are the beneficiaries at the center of 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
the  process.  They  involve  local  institutions  and  stakeholders  in  all  phases  of  program 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
development.  
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
Planning  is  the  bedrock  for  planned  change.  Front‐line  extension  workers  are  expected  to 
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
develop extension programs to address local food production or community development needs.  
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
Planning involves three things: studying the past, analyzing the present situation and forecasting 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
the  future  course  of  action.  This  is  true  when  you  plan  a  program  for  extension  or  rural 
development.  Planning  is  a  process  to  bring  about  a  desirable  outcome  or  result.  A  good 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
extension program provides a clear and concise written statement of what will be done, why, 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
when, with whom and where. To put it simply, it is a process for developing a blueprint of our 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
goals, methods, procedures, activities and expected results.  
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
Program Planning in Extension
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
An extension program is more than a single activity or event.  It consists of a set of activities that 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
are intended to bring about a sequence of outcomes among the members of the target audience, 
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
often referred to as clients. In an extension setting, program planning is the process by which 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
members of an organization or community envision its future and develop the processes and 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
operations necessary to achieve that future. The process is dynamic ‐‐ leaders or managers of the 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
planning team/group continually review it and make adjustments to address changing contexts 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
such as socioeconomic, financial and community/client needs. 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
Elements of a Good Extension Program Plan  
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
 Clear and measurable objectives. 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
 A focus on needs of the target audience. 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
 A list of activities relevant to achieving the stated objectives. 
Please  note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
 An outline of inputs and resources (funding, staff, partners) required for 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
the program. 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
 A clear plan for implementation — when, where, how and to whom. 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
 A plan for evaluation.  
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so. 
34 
34 i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

Types of Extension Educational Programs

Preface
Planning is essential to find solutions for community problems or issues or to assess needs. Boyle 
(1981) described three types of educational programs:  
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
Developmental Program 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
The goal is the empowerment of local people to define and solve their own problem, issues or 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
needs.  Stakeholders  and  beneficiaries  are  involved  in  all  phases  of  the  program—planning, 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
implementation and evaluation. The extension educator works closely with the local people to 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
extension  workers; and 
identify  resources  and support, 
field‐level  agents,  whether 
implement  governmental, 
the  program  non‐governmental 
and  evaluate  or is for‐
it.  His/her  role  to 
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
facilitate  the  process  of  planned  change.  A  rural  or  community  development  program  with 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
genuine participation of beneficiaries in the program’s decision‐making process is an example of 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
an  effective  development  program.  Effectiveness  is  measured  by  positive  change  on  selected 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
indicators resulting from delivery of the program to the intended audience. 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
© M. Suvedi. Method demonstration on soil preparation before planting a fruit tree. 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
Institutional Program 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
An institutional program aims to further the growth and development of an individual’s basic 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
knowledge, skills and abilities. The program’s content is derived from the knowledge base of the 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
institution or discipline. As program developer, an extension educator assesses learning needs, 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
identifies instructional content areas, provides instruction and evaluates the program. Pre‐ and 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
in‐service training and certificate programs are examples of institutional programs.  Effectiveness 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
is  measured  by  learners’  perceptions  of  the  quality  of  instruction  and  number  of  trainees 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
completing the training.   
Please  note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
Informational Program 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
The  primary  goal  in  this  sort  of  program  is  an  exchange  of  information  with  the  intended 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
audience.  As  a  program  planner,  the  extension  educator  identifies  the  information  needs  of 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
his/her audience; prepares information packages such as print information, radio or television 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
programs; 
the  and  disseminates 
tools.  However,  information 
in  the  end,  through 
educated  various  media 
and  well‐trained  or  channels. 
extension  Effectiveness 
staff  members  is 
will  be 
measured by the extent of distribution to and the use of information by the intended audience.  
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so. 
35 
35i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

Preface
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
 
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
© M. Suvedi. Farmers attending a result demonstration on vegetable production. 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
As an extension educator, your overall aim is developmental – empowering the target audience 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
with  knowledge  and  skills.  To  reach  and  teach  your  audience,  you  can  make  use  of  existing 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
institutions  to  build  local  capacity  and  use  media  and  information  and  communication 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
technologies (ICTs). 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
Qualities of an Extension Program Planner 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
 Understands the philosophy and mandate, history, traditions, related 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
legislation and organizational structure of agricultural extension or advisory 
they  must  possess  adequate  knowledge 
services in your country.  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
 Ensures that the planning process is participatory and that members of 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
minority groups, women and dispersed audiences are engaged in the 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
planning process. 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
 Makes sure the local leaders, partners or supporters of your program 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
understand the reasons for and the importance and benefits of planning. 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
 Understands how the planning process is structured and facilitated. 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
 Reaches decisions about the nature and content of the overall program. 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
 Stimulates farmers’ interest and desire to adopt a new idea or practice.
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
Please  note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
Steps in Program Planning
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
Literature  on  program  planning  suggests  a  cycle  involving  multiple  steps  for  program 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
development. Diehl and Galindo‐Gonzalez (2014) suggest an eight‐step process for planning or 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
refining an extension program.  It should be noted, however, that extension programming is not 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
a linear process. A successful extension program follows a dynamic process with continual review 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so. 
36 
36 i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

of the situation, stakeholder consultation and resource mobilization.   A summary of the major 
steps are shown in Figure 5, and the steps are described below. 
Preface
Engage  stakeholders  in  planning  dialogue:  Identify  a  diverse  set  of  stakeholders  such  as 
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
farmers,  agribusiness  operators,  representatives  of  government  agencies,  community 
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
leaders, etc. Talk with each individually and invite him/her to serve in the advisory and/or 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
planning 
intended  committee 
audiences  representing 
of  this  handbook the  community. 
include:  Stakeholder 
governmental  engagement 
agriculture,  has natural 
fisheries,  many 
benefits ‐‐ you will get a variety of perspectives and opinions; and when done properly, it 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
establishes support and local ownership of the program.     
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
Conduct  a  situation  analysis:  This  is  where  program  planning  actually  starts.  You  need  to 
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
understand  where  the  program  is  needed;  who  the  program  beneficiaries  are;  what 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
strengths, weaknesses, opportunities and threats exist in the community; and what ancillary 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
factors are necessary for the program’s success. The situation analysis should deepen your 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
understanding of the various needs and issues facing the people in the community or your 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
intended audience.  
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
The  situation  analysis  may  involve  consultation  with  key  informants  and  experts  and  the 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
review of secondary data from census or previous reports. It involves needs assessment and 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
prioritization.  
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
Once  differ 
may  you  develop  a  list they 
from  those  of  priority 
learned needs,  share Extension 
in  school.  them  with professionals 
the  stakeholders 
must  and 
have your 
an 
organizational representative ‐‐ district director, project manager or program director. Get their 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
inputs and feedback on the list of priority needs.  
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
Please  note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so.  Figure 5. Program development cycle.
37 
37i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

Develop  program  goals  and  objectives:  Now,  together  with  the  beneficiaries,  you  develop 
program goals and objectives describing how participants or beneficiaries will change as a result 
Preface
of  the  program.  Program  goals  are  broad;  objectives  are  more  specific  and  targeted.  Good 
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
objectives are: 
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
 Specific ‐‐ Be specific and clear about what will be achieved. 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
 Measurable ‐‐ Can you measure whether the objective has been met, partially met or not 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
met? 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
extension  workers; ‐‐ and 
 Achievable  field‐level 
Is  the  agents, 
objective  whether 
achievable  governmental, 
given  the  funding, non‐governmental  or time 
staff  resources  and  for‐
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
available? 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
 Relevant ‐‐ Is it clearly linked to the desired result? 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
 Time‐limited ‐‐ Does the objective contain a target date for achieving the desired result? 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
Inventory resources: What resources are needed to make this program successful? Resources 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
may include: 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
 Human/social ‐‐ program advisors, support workers, volunteers, consultants. 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
 Material ‐‐ new information and technologies; money and what it can buy ‐‐ e.g., vehicles, 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
computers, copy machines, notebooks, staff travel. 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
 Services ‐‐ facilities for holding meetings and workshops, office and storage space. 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
they  must  possess  adequate 
Instructional  knowledge 
‐‐  demonstration  and 
plots,  skill  in  participatory 
improved  tools 
seed,  pesticides  and 
and  techniques 
other  for 
chemicals, 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
audiovisual equipment, printed materials.  
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
Select educational methods and materials: Now it’s time to plan specific ways or methods by 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
which  you  can  maximize  the  program’s  impact  given  the  human,  material,  services  and 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
instructional  resources  you  have  for  your  program.  Specifically,  what  kind  of  educational 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
activities and instructional resources would be appropriate for the content you plan to deliver to 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
your audience? Is a method demonstration an effective way to teach the audience? Should you 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
plan a tour of a research station where farmers could observe the benefits of adopting a new 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
maize variety? Should you show a documentary film or hold a group discussion?  
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
You should consult with your local stakeholders ‐‐ seek advice from staff members of local 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
cooperatives,  an  agricultural  research  station  or  other  organizations.  Select  the  most 
Please  effective 
note  that method 
neither or  combination 
the  of  methods 
length  of  each  to  reach  and 
tool’s  description  nor teach  your  audience 
its  numeric  while 
order  in  this 
keeping the cost within your budget.  
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
An effective way to present the program plan is to develop a program logic model. Key elements 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
of the program logic model are shown in Figure 6 below. 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
the 
  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so. 
38 
38 i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

Preface
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
Figure 6. Extension program planning logic model (adapted from the University of Wisconsin 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
Extension, 2014). 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
 
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
Implement program: Now you carry out the plan in the target communities. Remember that an 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
extension program consists of a set of activities designed to lead to desired changes among the 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
members of the target audience. Effective implementation involves: 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
 Promoting the program via interpersonal methods, ICTs and mass media as appropriate. 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
extension  workers. 
 Keeping  This  handbook 
an  official  was 
record  of  the created  to  activity 
program  help  meet  the 
(e.g.,  need  for 
program  a  simple  but 
announcements, 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
participant attendance or registration showing gender, ethnicity or tribe).  
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
 Involving key people, specialists and advisors as much as possible. 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
 Collecting end‐of‐activity feedback from participants or beneficiaries. 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
Evaluate and report results: Evaluation is a systematic investigation of the worth or merit of a 
Please  note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
program.  It  provides  information  to  help  improve  the  program.  Evaluation  is  not  a  separate 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
activity ‐‐ it is integrated into the program itself. Planning, implementation and evaluation are all 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
parts of a whole, and they work best when they work together.  
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
   
do so. 
39 
39i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

Evaluations are of two types: 
Preface
Process  (formative)  evaluation  is  conducted  during  the  program  implementation  to 
provide  the  program  staff  evaluative  information  useful  in  improving  the  program. 
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
to‐day  Evaluation focuses on what is working, what needs to be improved and how it can be 
work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
improved.  You  may  also  be  interested  in  knowing  the  gender  mix  of  participants,  the 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
intended  suitability of language and instruction used, appropriateness of the timing of events, the 
audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
quality of support materials, the suitability of physical facilities, etc.      
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
Summative evaluation is conducted toward the end of the program or project and made 
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
public to provide program decision makers, stakeholders and potential consumers with 
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
judgments about the program’s worth or merit in relation to stated goals and objectives. 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
Evaluation focuses on  what results occurred, with  whom, under what conditions, with 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
what activity/training and at what cost. The information is used to make decisions about 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
the program’s future. 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
Learn, modify and improve: Program development follows a cycle and is a continuous process. 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
At the end of each program or project, lessons learned can be integrated to develop the next 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
program. Formative evaluation is conducted at the end of each step, and feedback is used to 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
improve the program and process. Evaluation provides useful information for planning the next 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
cycle  of  extension  programs.  Sharing  of  evaluation  results  with  stakeholders  and  community 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
members is an opportunity for reflection, learning and program refinement. Therefore, use both 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
formative and summative evaluation information to improve your program and to report your 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
accomplishments.    
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
Participation is the Key
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
Educational programs are successful when all persons affected by the program are involved in 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
some way or participate in the program. There are various reasons for participation: 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
 It promotes local ownership of the program. 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
 It promotes democratic values ‐‐ people affected by the program should have a say about 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
the program’s what, why, who, how and when.   
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
 It reduces the cost of the program. 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
 It minimizes conflict among groups and members of the community because beneficiaries 
Please  and stakeholders are informed of the programs and programs are need‐based 
note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
 It increases the chances of the program’s success. 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
 It empowers local people by building their confidence in development work.   
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
 It provides opportunity to learn together. 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so. 
40 
40 i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

How can you maximize participation in program planning?

Participation can either be direct (all persons involved) or representative (a few are selected to 
Preface
represent the others). Representative inputs are easier to manage. Representatives should be 
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
identified  and  selected  considering  the  community’s  diversity  and  inclusiveness.  A  good 
to‐day  work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
representative is one who understands and speaks for the opinions and perspectives of those 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
s/he represents. So, maximize the number of representatives and stakeholders in the planning 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
process and make sure all groups are represented. 
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
Advice for Planning Extension Programs
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
It is essential that individuals planning extension programs be reflective and thoughtful. One way 
extension  personnel  through  in‐service  training  opportunities,  continuing  education 
to do this is to ask yourself this question: are you addressing the needs felt by the people and 
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
recognized by extension workers, also known as expressed felt needs (Baker, 1984)? Often, needs 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
felt by the extension workers but not known to the people (or unfelt needs) are included in the 
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
program. Further, are you addressing the root cause of the problem or working on symptoms of 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
the problem? You can ask yourself if the felt need is the same as the real need.  For example, 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
farmers may articulate a need to increase income when the principal problem they face is one of 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
recurring costs of debt, which eat away at their income. So what they really may need is a way 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
to steer clear of debt or learn how to access lower interest bank loans. Teaching them to do loan 
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
paperwork may be the answer to their issue/need. 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
 Judge the readiness of people to accept change: If they are not yet ready to follow a 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
piece of advice, adopt a new technology, or change their way of doing things or getting 
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
things done, find out what hinders the change. 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
 Check  for  resources:  The  human  resources,  skills,  materials  and  money  required  and 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
available to carry out the activities decided upon. 
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
 Choose an appropriate technology: Often planning is done by the national government. 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
Upon reaching a rural district or subdistrict, you’ll want to interact with local farmers to 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
find out what crops are grown and livestock raised, and what are the impediments to crop 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
and  livestock  production.  Simple  solutions  such  as  appropriate  use  of  compost  or 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
farmyard  manure  or  establishing  produce  collection  centers  with  cold  storage  can 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
improve  farmer  income  and  be  environmentally  friendly.  Rainwater  harvesting,  for 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
instance, has proved to be a life‐changing innovation in some rural communities. Helping 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
local  people  find  appropriate  solutions  to  their  problems  and  needs  is  the  first  step 
Please  toward sustainable development.  
note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
 Plan  an  exit  strategy:  Self‐sufficiency  is  a  goal  of  agricultural  extension  and  advisory 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
services, along with increases in productivity and efficiency. Suppose you are working on 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
an  extension  program  to  promote  adoption  of  high‐yielding  maize  varieties.  Once  you 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
achieve the targeted goal ‐‐ say, 50 percent adoption ‐‐ you may move to address the next 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
priority need. To maintain and continue to expand the benefits of the improved variety, 
do so. 
41 
41i 
 
 
Core Competency Handbook   Planning an Extension Program 
Core Competency Handbook for Extension Staff 

the local people have to be organized through some institution – such as a cooperative or 
other group ‐‐ own the innovation and spread it among the late adopters. At that point, 
Preface
you  can  withdraw  or  discontinue  the  program  because  the  beneficiaries  are  now 
This handbook is designed as a reference manual for front‐line extension staff to use in their day‐
independent of the outsider (you, the extension worker). Therefore, as an educator or 
to‐day  change agent, an important part of your role is to build local capacity ‐‐ individuals and 
work.  It  offers  a  set  of  tools  for  effective  communication,  program  planning  and 
evaluation. It is meant to support and educate agricultural extension workers worldwide. The 
institutions  such  as  producer  groups  and  cooperatives.  This  is  the  path  to  sustainable 
intended  audiences  of  this  handbook  include:  governmental  agriculture,  fisheries,  natural 
development.   
resources and community development ministry officials; governmental and non‐governmental 
 
extension district/regional managers; extension‐related faculty and their students—preservice 
References
extension  workers;  and  field‐level  agents,  whether  governmental,  non‐governmental  or  for‐
profit. We hope that this handbook will help advance efforts to empower and continue educating 
Baker,  H.  (1984). 
extension  The  program 
personnel  through  planning  process. 
in‐service  Pages 
training  50‐64  in  Blackburn 
opportunities,  Extension 
(ed.),  education 
continuing 
handbook. Ontario, Canada: University of Guelph.  
programming and “train‐the‐trainer” programs. Such efforts may include targeting specific tools 
of interest to audiences and inviting scholars/practitioners to teach participants about them.  
Boyle, P.A. (1981). Planning better programs. New York, New York, USA: McGraw‐Hill.  
Agricultural extension and advisory services are transitioning from a focus on technology transfer 
Diehl,  D.C.,  and  Galindo‐Gonzalez,  S.  (2014).  Planning  or  refining  an  extension  program. 
to a focus on facilitating a range of interventions in complex contexts. No longer is extension first 
Gainesville, Florida, USA: University of Florida. 
and foremost a conduit of innovations coming from research and passing them on to farmers. 
University of Wisconsin. (2014). Logic model. Madison, Wisconsin, USA: Program Development 
Today’s  agricultural  extension  and  advisory  services  are  being  challenged  to  serve  as  the 
and Evaluation, University of Wisconsin. Accessed at: 
connecting actor in complex agricultural innovation systems. The role of extension in agricultural 
www.uwex.edu/ces/pdande/evaluation/evallogicmodel.html
development is continuously evolving, and effective front‐line staff members need skill sets that 
may  differ  from  those  they  learned  in  school.  Extension  professionals  must  have  an 
understanding of the communities they work in and have compassion for the people they serve. 
They  should be well‐versed in  adult education principles.  Besides sound technical knowledge, 
they  must  possess  adequate  knowledge  and  skill  in  participatory  tools  and  techniques  for 
planning, implementation and evaluation of extension programs. Good communication skills are 
critical in all aspects of their work. This handbook attempts to provide some tools and approaches 
that can help front‐line extension staff do their important work.   
Most of the process skills or tools in this handbook are grounded in communication, education, 
rural sociology and applied development science. These tools are valuable for the trainers of field 
extension  workers.  This  handbook  was  created  to  help  meet  the  need  for  a  simple  but 
comprehensive guide for extension workers that focuses on process skills and competencies. Our 
goal was to create a concise yet complete, easy to read, user‐friendly explanation of some of the 
skills that extension workers need to help farmers improve agricultural productivity and to help 
create a sustainable and inclusive agriculture system through demand‐driven and participatory 
approaches that have gained prominence in the past two decades.   
Please  note  that  neither  the  length  of  each  tool’s  description  nor  its  numeric  order  in  this 
handbook is meant to convey the tool’s importance, complexity or usefulness. Not all tools are 
equally useful in particular circumstances. Furthermore, some complex and powerful tools are 
easier to describe than others. We present a brief overview at the end of this handbook of some 
of the ways for extension personnel to evaluate the potential usefulness and appropriateness of 
the  tools.  However,  in  the  end,  educated  and  well‐trained  extension  staff  members  will  be 
expected to use their best judgment on how best to proceed. We hope this handbook helps them 
do so. 
42 
42 i