LMS CHAMPIONS

8 Step
PROGRAM Methodology
NQC FOR FACILITATOR
28 – 29 Mei 2012
 Agenda
Waktu Kamis, 13 September 2018 Next Training
09.00 - 09.05 Opening
Presentasi Exercise 1-4 (Project)
09.05 - 09.20 Problem Solving Introduction
09.20 - 09.40 8 Steps (Step 1) Project Charter & Exercise

09.40 - 10.00 Exercise 1 & Presentasi Presentasi Project Charter

10.00 - 10.15 Break
10.15 - 10.35 Presentasi Exercise 1
8 Steps (5)
10.35 - 11.00 8 Steps (Step 2)
11.00 - 11.45 Exercise 2 & Presentasi
8 Steps (Step6 & 7)
11.45 - 12.00 8 Steps (Step3)
12.00 - 13.00 Lunch
13.00 - 13.45 8 Steps (Step3) Exercise 6 & 7 & Presentasi
13.45 - 14.45 Exercise 3 & Presentasi 8 Steps (Step8)
14.45 - 15.00 Break
15.00 - 16.00 8 Steps (Step 4) Exercise 8 & Presentasi
16.00 - 16.30 Exercise 4 & Presentasi Q & A dan Closing
 Why We Do Need Improvement ?

Can you get this statement ?

“If you stay here once, we want you back!”
 Business needs to Change / Improve to Survive

O L D R E S U LT N E W R E S U LT

OLD PROCESS NEW PROCESS

O L D B E H AV I O R N E W B E H AV I O R
 Why Does Improvement Matters?
Snowball Effect

Small improvements if done by every chain in company

will create high impact to our end customer
 How to Get
The Right, Efficient and Effective
Change / Improvement
 Astra Value System

Sets of Sets of Sets of

VALUES SYSTEM BEHAVIOR
Heart Head Hand
Share Share Share

Astra Management System is part of Astra Value System that transforms set of values into set of
behaviors in order to achieve Astra’s Aim to be prosper with the nation

6
 Astra Management System (AMS)

CORPORATE VALUE
`
BUSINESS & WORK ETHICS

BASIC MENTALITY STRATEGIC MANAGEMENT TOOLS

FOCUS on CUSTOMER GOAL & STRATEGY VISIONING PROCESS
(Policy Management)
FOCUS on PDCA
PROCESS STRATEGIC ALIGNMENT
FOCUS on FACTS & DATA (Activity Management)
FOCUS on TEAMWORK CONTROL PROCESS ALIGNMENT
(Execution)
FOCUS on EXCELLENCE

ENABLERS FOR IMPLEMENTATION

COMMITMENT ALIGNMENT MONITORING SUPPORT

Astra Management System (AMS)is a management system that involves Astra people to manage and
improve the quality of business through the alignment among strategy, execution, improvement and
innovation in order to achieve customer satisfaction and competitiveness advantage
7
The Importance of Strategic Management & Tools

Tesco

In order to achieve competitive advantage,

We need both excellent strategies and their proper execution

8
 Basic of Improvement
A Link to Strategy

Improvement is a part of our daily work activity

 Basic Of Improvement
A Definition

Problem based improvement:

To close the gap so current situation
can meet ideal situation Kaizen (Improvement):
Slowly improve
Kakushin (Innovation):
Quantum Leap – Radical Improvement
 How to Improve?
An Principle

Improvement is to lift Business Performance at higher level

From year to year
 How to: Kerangka Berpikir Delapan Langkah Perbaikan
MENENTUKAN TEMA RENCANA
DAN ANALISA SITUASI PERBAIKAN BERIKUTNYA
` : (Y) Fokus : (Y)
1 Y1, Y3, Y2, Y4 8 Y1, Y3, Y4, NEW Y

Y2 ??

MENETAPKAN TARGET STANDARISASI DAN

MASALAH TERATASI TAPI RENCANA PENCEGAHAN
Fokus : (Y)

2 Y2
Y2 TARGET
TARGET BELUM TERCAPAI
7 Fokus :
(X) = Standardisasi & Control
Y2 SEKARANG (Y) = Monitoring

YA

ANALISA KEMUNGKINAN TIDAK HASIL

DAN SUMBER PENYEBAB IMPLEMENTASI
CEK 
Fokus : (X, Y) BENAR TAPI TARGET
MASALAH MASIH ADA PENYIMPANGAN/
X3 X2
MUNCUL KEGAGALAN

3 X4
X1
IMPLEMENTASI
EVALUASI HASIL PERBAIKAN
Fokus : (Y)
X5 X6

X8
X9
Y2

X10
6 Y2
Y2 HASIL

X7 Y2 SEKARANG

MENCARI IDE DAN IMPLEMENTASI RENCANA

MERENCANAKAN PERBAIKAN PERBAIKAN
Fokus : (S : X,Y)

4 S1, S2, S3, S4

5 Fokus : (S : X,Y)

S3
 STEP1 :
Menentukan Tema & Analisa Situasi
KETRAMPILAN MEMIMPIN KEGIATAN QCC/SS Coca Cola
 Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

OBJECTIVES
 Memilih tema DELIVERABLES
 Membentuk Tim QCC
 Menentukan batasan QCC  Tema QCC
 Mengumpulkan data  Tim QCC
 Batasan Tema
QCC
 Data-data terkait
dengan tema

TOOLS
BRAINSTORMING
CHECK-SHEET
STRATIFICATION
PARETO
SCATTER
GRAPHICS

1
 Objectives: MEMILIH TEMA
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Pertanyaan yang bisa dipakai untuk mencari tema:

1. Adakah yang bisa dibuat lebih AKURAT?

2. Adakah yang bisa dibuat lebih CEPAT?
3. Adakah yang bisa DITINGKATKAN?
4. Adakah yang bisa dibuat lebih MURAH?
5. Adakah yang bisa dibuat lebih MUDAH?
6. Adakah yang bisa dibuat lebih RINGAN?
7. Adakah yang bisa dibuat lebih BERSEMANGAT?
8. Adakah yang bisa dibuat lebih AMAN?

AKURAT, CEPAT, MURAH, MUDAH, RINGAN,

When you BERSEMANGAT, AMAN
know what to
look for, you
will soon Semua usulan melalui brainstorming diterima
discover
problem untuk dipertimbangkan sebagai tema bersama
Effectiveness and efficiency of operations,
Reliaability of financial reporting, Complince with laws
2
and regulations, Safeguarding of Assets.
 Objectives: MEMILIH TEMA
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Isu-isu yang bisa dijadikan tema:

1. Peningkatan PRODUKTIVITAS
2. Peningkatan KUALITAS
3. Penurunan BIAYA
4. Ketepatan PENGIRIMAN
5. Peningkatan PROSES PRODUKSI
6. Peningkatan KESELAMATAN
7. Peningkatan SEMANGAT KERJA

DIKATAKAN ADA MASALAH APABILA ADA Semangatnya tema yang

PERBEDAAN ANTARA KENYATAAN dipilih merupakan hasil
DENGAN YANG DIHARAPKAN (TARGET) kesepakatan bersama

3
 Objectives: MEMILIH TEMA
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Data sebagai sumber tema.

Manfaat data:
1. Bisa menggambarkan keadaan saat ini
2. Bisa digunakan untuk mengendalikan proses
3. Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi
4. Bisa digunakan untuk menganalisa dan
memperbaiki proses

Ada bermacam-macam data dari tempat kerja kita:

kualitas, jumlah produksi, biaya, keselamatan/
kecelakaan kerja, kehadiran/ absensi, dsb.

Data dikumpulkan untuk memastikan bahwa tema yang

dipilih tidak berdasarkan asumsi tapi berdasarkan
fakta sesuai mentalitas fokus pada fakta & data

4
 Objectives: MEMILIH TEMA
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Jenis-Jenis Data:
Data Nominal
KATEGORI, contoh jumlah karyawan laki-
laki dan perempuan di PT XYZ.

Data Ordinal
RANKING, contoh perusahaan dirangking
berdasarkan jumlah produksinya.
Jenis Data
Data Kontinyu
PENGUKURAN, contoh: panjang, suhu, dsb.
Data Interval
SKALA, contoh: suhu dalam oF, jarak/
skala 50oF ke 60oF sama dengan 60oC ke
Data Diskrit
70oF (dari 32 t PENGHITUNGAN, contoh: nomor sepatu

Data Kontinyu
Data Rasio
Data Diskrit
RASIO, contoh: setengah usia 80 tahun
adalah 40 tahun

5
 Objectives: MEMILIH TEMA
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Bicara Dengan Data

 Nyatakan persoalan menjadi karakteristik
yang terukur
 Persoalan bisa dilihat dari data yang ada,
bukan berdasarkan anggapan semata

Langkah-Langkah Mengumpulkan Data

 Rencanakan pengumpulan data (DATA
APA, SIAPA YANG MENGUMPULKAN
DATA, DIMANA DAN KAPAN DATA
DIKUMPULKAN)
 Pastikan cara memperoleh data (BAGAI-
MANA CARA MENGUMPULKAN DATA)
 Kumpulkan data (SUMBER DATA)

6
 Tools: CHECKSHEET
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

 Check Sheet adalah suatu formulir, dalam bentuk diagram atau tabel
yang digunakan untuk mengumpulkan data dan memeriksa kondisi
 Hasilnya merupakan alat bantu untuk memahami situasi yang sebenarnya,
menganalisa persoalan, mengendalikan proses, mengambil keputusan
dan membuat rencana.

JENIS KEGUNAAN
Defective Item CS Menentukan detil cacat
Menentukan kejadian cacat per hari,
Defect Factor CS
operator, mesin, dsb.
Defect Position CS Menentukan lokasi cacat
Menentukan penyebaran dimensi,
Process Distribution CS
kekerasan, berat, dsb
Inspeksi mesin, alat-alat, atau memeriksa
Inspection & Validation CS
prosedur

7
 Tools: CHECKSHEET
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Contoh: DEFECTIVE ITEM CHECKSHEET

8
 Tools: CHECKSHEET
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Contoh: DEFECT FACTOR CHECKSHEET

9
 Tools: CHECKSHEET
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Contoh: DEFECT POSITION CHECKSHEET

10
 Tools: CHECKSHEET
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Contoh: PROCESS DISTRIBUTION CHECKSHEET

11
 Tools: CHECKSHEET
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Contoh: INSPECTION & VALIDATION CHECKSHEET

12
 Tools: STRATIFIKASI
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

 Stratifikasi digunakan untuk mengurai / mengklasifikasikan data /

masalah menjadi kelompok / golongan sejenis yang lebih kecil atau
menjadi unsur-unsur tunggal dari data / masalah sehingga menjadi lebih
jelas
 Contoh Stratifikasi:
1. Material Pembuat, merek, tanggal pembelian, nomor lot
2. Mesin, Peralatan Nomor mesin, model, lokasi, masa pakai
3. Operator Operator A, Shift 1, usia, masa kerja
4. Prosedur (SOP) Suhu, tekanan, prosedur, kecepatan mesin
5. Pengukuran & PIC yang mengukur, alat ukur, cara mengukur, lokasi
Inspeksi pengukuran
6. Waktu Jam, hari, minggu, bulan, shift
7. Lingkungan & Cuaca Musim hujan, musim kemarau, kering, lembab
8. Lain-lain Baru vs lama, Good vs NG, metoda pengiriman

13
 Tools: STRATIFIKASI
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Contoh: Penjualan

 Penjualan 1985 sebanyak 950 buah

 Kita tidak tahu komposisi masing-masing dealer (penjual), juga tidak tahu
jenis/kategori produk yang terjual
 Untuk itu kita perlu menstratifikasi ke PENJUAL dan JENIS
 Dari tabel stratifikasi kita bisa tahu PENJUAL mana yang paling banyak
penjualannya, demikian juga kita bisa tahu jenis mana yang paling laku

15
 Tools: PARETO
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

 Pembuatnya adalah seorang Italia bernama Vilfredo

Pareto
 Diagram Pareto merupakan diagram yang terdiri
atas grafik balok (frekuensi cacat, nilai RP) dan
grafik garis yang menggambarkan perbandingan
masing-masing jenis data terhadap keseluruhan
 Diagram Pareto disusun dengan urutan terbesar ke
terkecil (descending order)
 Dengan memakai diagram Pareto, dapat terlihat masalah mana yang
dominan dan tentunya kita dapat mengetahui prioritas penyelesaian
masalah kita dapat melihat apakah kedua faktor.
 Menyelesaikan masalah besar tentunya hasilnya akan lebih besar
dibanding bila menyelesaikan masalah kecil. Biarpun masalah besar
hanya terselesaikan 50%, tetapi umumnya masih lebih besar
hasilnya dibandingkan bila menyelesaikan masalah kecil, apalagi
masalah kecil tidak dapat diselesaikan secara tuntas.

16
 Tools: PARETO
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

MEMBUAT DIAGRAM PARETO

1. Daftar semua masalah 4. Menggambarkan diagram pareto: sumbu
Penyebab Jumlah
mendatar adalah masalah, sumbu tegak
kiri menyatakan jumlah atau bobot (bisa
X1 50
frekuensi terjadinya masalah bisa juga
X2 30
nilai kerugian), sumbu tegak sebelah
X3 15
kanan menyatakan prosentase
X4 5

2. Prosentasekan
Penyebab Jumlah % RP, 100%
X1 50 50 (frek.) 95%
X2 30 30
X3 15 15
80%
X4 5 5

3. Hitung nilai kumulatif 50%

Penyebab Jumlah % % Kom
X1 50 50 50
X2 30 30 80
X3 15 15 95
X4 5 5 100 X1 X2 X3 X4
17
 Tools: SCATTER DIAGRAM
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

 Diagram ini disebut juga Diagram Pencar, merupakan diagram yang

menggambarkan korelasi/hubungan antara 2 faktor/data yang ada.

 Dengan memakai diagram ini kita dapat melihat apakah kedua faktor tersebut
saling berhubungan atau tidak.
No Jml kunjungan Penjualan No Jml kunjungan Penjualan
1 90 4 21 125 6 SCATTER DIAGRAM
2 130 3 22 131 9
3 140 8 23 137 7 14
4 100 5 24 100 7
5 123 7 25 128 8 12
6 121 6 26 85 3

JUMLAH PENJUALAN
7 133 8 27 110 5 10
8 96 3 28 113 4
9 88 2 29 139 10 8
10 136 10 30 80 2
11 117 4 31 122 9 6
12 125 5 32 130 10
13 92 3 33 127 8 4
14 132 7 34 96 8
15 106 11 35 103 3 2
16 129 4 36 115 5
17 102 3 37 106 4 0
18 118 2 38 138 11 0 50 100 150
19 107 12 39 124 9
20 136 10 40 97 1 JUMLAH KUNJUNGAN

18
 Tools: GRAPHICS
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

 Grafik (graph) menyajikan suatu informasi secara visual dan mudah

dimengerti dan diingat.
 Dengan grafik bisa mengetahui kecenderungan (trends), pola (pattern) dan
karakteristik lainnya.
 Grafik menyajikan informasi yang tersembunyi
 Gunakan grafik sesuai dengan informasi apa yang akan disajikan.
Penerapan Grafik Karakteristik
Membandingkan ukuran Untuk menyajikan balok identik (lebar sama) tetapi beda ketinggian, menya-
Bar Graph
dua kuantitas takan dua kuantitas yang berbeda.
Melihat perubahan
Line Graph Menyajikan kecenderungan (trend) data dari waktu ke waktu
sepanjang waktu
Memperlihatkan bagian/komponen masing-masing komponen pada periode
Pie Chart
Membagi bagian tertentu mudah dilihat
masing-masing kuantitas
Band Graph Memperlihatkan bagian/komponen masing-masing komponen
Menjelaskan kesetim- Untuk mengamati karakteristik dan kecenderungan kesetimbangan antara
Radar Chart
bangan antar item yg ada beberapa item
Memperlihatkan Mempermudah pemahaman rencana secara rinci dan kamajuannya apakah
Gantt Chart
kemajuan suatu rencana sesuai sesuai dengan skedulnya
Menjelaskan urutan data Untuk melacak perubahan pencapaian suatu rencana atau kemajuan sejauh
Z Diagram
sampai tercapai mana pencapaian obyektif

22
 Deliverables: MENETAPKAN TEMA
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Gunakan tools yang tersedia untuk menentukan tema dan setelah ketemu
silakan dikonfirmasikan dan dimintakan persetujuan atasan.
Pilih QCC LEADER dan juga catat siapa saja anggotanya (QCC
MEMBER)

QCC LEADER

QCC MEMBER

24
 RENCANA KEGIATAN

Setelah tema ketemu maka saatnya membuat Rencana Kegiatan (jadwal)

Gunakan Gantt Chart untuk membuat Rencana Kegiatan

STEP Juni 2004 Juli 2004

1. Menentukan Tema &
Analisa Situasi
2. Menetapkan Target
3. Analisa Faktor & Menemu-
kan Sumber Penyebab
4. Mencari Ide-Ide Perbaikan
5. Implementasi Ide-Ide
Perbaikan
6. Evaluasi Hasil
7. Standarisasi & Rencana
Pencegahan
8. Penetapan Rencana
Berikut

25
 HINTS
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Beberapa Hal yang perlu diperhatikan :

1. Tema yang dipilih harus memenuhi kriteria
• Urgency
• Importantly
2. Jangan memilih Tema yang Nice to Have
3. Selalu berdasarkan data, jangan berasumsi
4. Cara Termudah menentukan tema : KPI, Benchmarking
5. Jangan memilih tema yang ruang lingkupnya diluar tanggung jawab kita
6. Hati hati terhadap perkataan:
“ Semut di seberang lautan terlihat, gajah di depan mata dilupakan”
7. Kerucutkan dan fokuskan permasalahan agar tema yang didapat tidak terlalu
luas
8. Semakin detil dan lengkap data yang digunakan makin baik
 CONTOH
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Budget Actual Gap Analysis Bobot Bobot x Gap

Biaya Air PAM 100 160 60% increase 10% 0.06
Biaya Listrik 100 110 10% increase 70% 0.07
Biaya Telepon 100 105 5% increase 20% 0.01

70% 120% Tema:

60% Menurunkan biaya PAM
60%
100% 100%

50%
93%
Tim : GA Dept
80% 80% Leader: Amat
40% Member: Aan, Andri, & Alis
60%
30%

40%
Batasan: proses distribusi air PAM
20%
S I P O C
10% 20% (PAM) (Air Bersih) (Distribusi) (Air Bersih) (Karyawan)
10%
5%

0% 0%
Biaya PAM Biaya Listrik Biaya Telepon
 EXERCISE
Step-1: MENENTUKAN TEMA DAN ANALISA SITUASI

Pembagian Kelompok
1. Bola
2. Moto GP
3. DKI Jakarta
4. Pekerjaan Terkait
5. HRGA

Tugas Pertama :
Tentukan tema Improvement dan Rencana Kegiatan
STEP2 : Menetapkan Target

KETRAMPILAN MEMIMPIN KEGIATAN QCC/SS Facing the giant

 Step-2: MENETAPKAN TARGET

OBJECTIVES
DELIVERABLES
 Menentukan kinerja saat ini
 Menetapkan target kinerja
 Deskripsi kondisi
saat ini
 Target perbaikan

TOOLS

1
 Target: SMART
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Setelah tema diputuskan (dipilih),

maka saatnya untuk menentukan
target.
Target yang terukur akan lebih mudah
dipahami.
Gunakan pertimbangan berikut untuk
menetapkan target perbaikan:

 APA : item atau karakteristik yang

akan dievaluasi
 BERAPA : nilai target yang akan
dicapai (terukur)
SMART: Specific,  KAPAN : pengiriman atau target tsb
Measurable, selesai
Achievable, Realistic,
Timebound

2
 Target: MENYELESAIKAN MASALAH
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Aha..setelah
mencoba ke-4
akhirnya
berhasil juga

Data sangat
membantu
menafsirkan
suatu
keadaan

 Bila target terpenuhi masalah akan hilang atau berkurang

 Bila kita punya data, kita bisa tahu seberapa jauh kinerja kita
 Sebelum menetapkan target perbaikan, maka diskusikan dulu dengan anggota tim
maupun atasan. Target yang disetujui tim akan dicapai bersama-sama.

3
 Target: KESEPAKATAN TIM
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Meskipun QCC Leader sudah mempertimbangkan

targetnya, tetap perlu didiskusikan dan
dikomunikasi-kan kepada sesama anggota QCC
dan diberitahukan kepada atasan.
Jadi berdiskusilah lebih dahulu dengan anggota tim
maupun atasan.
Target yang disetujui tim akan dicapai bersama-
sama.
Hal lain yang penting dalam menetapkan target
apakah sudah mendengarkan suara pelanggan
(Voice of Customer)

S I P O C kita pelanggan
Supplier Inputs Process Output Customer
proses

4
 Objectives: PERNYATAAN MASALAH
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Pernyataan Masalah (Problem Statement) adalah deskripsi masalah

secara singkat. Dalam mendiskripsikan masalah harus bisa
menjelaskan hal-hal sbb:
 Apa yang salah atau tidak bisa memenuhi harapan pelanggan?
 Kapan dan dimana masalah terjadi?
 Seberapa besar masalah tersebut?
 Apa dampak masalah tersebut terhadap pelanggan dan perusahaan?

LARANGAN!!!
 Hindari penggunaan pernyataan negatif dan
mengandung anggapan (bukan fakta)
 Hindaripernyataan masalah yang mengarah pada
penemuan sumber penyebab
 Hindari juga pernyataan masalah yang menjelaskan
solusinya

5
 Objectives: PERNYATAAN SASARAN
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Target Perbaikan / Pernyataan Sasaran (Goal Statement) merupakan

tujuan akhir dari penyelesaian masalah

 Definisi tentang peningkatan yang ingin dicapai dan batasan waktunya

 Mengandung kata kerja “MENGURANGI, MENINGKATKAN, MENGHI-
LANGKAN”
 Dalam menyatakan masalah dan tujuan peningkatan haruslah SMART
(Spesifik, Measurable, Attainable, Realistic, dan Time Bound)

LARANGAN!!!

 Berlebih-lebihan, tidak menjelaskan solusinya,

tidak menyebutkan sumber permasalahannya

6
 Deliverables: PARAMETER TARGET
Step-2: MENETAPKAN TARGET

 Ukuran kualitas (QUALITY)?

 Ukuran biaya (COST)?
 Ukuran pengiriman (DELIVERY)?
 Ukuran keselamatan (SAFETY)?
 Ukuran semangat kerja (MORALE)?
 Ukuran produktivitas (PRODUCTIVITY)?

DESKRIPSI SATUAN SAAT INI TARGET HASIL

Produktifitas %

Jumlah Tenaga Kerja Orang

Cacat / Kegagalan %

Biaya per Unit Rp

Ketepatan Pengiriman Menit

7
 HINTS
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Beberapa Hal yang perlu diperhatikan :

1. Target harus SMART
2. Target harus jelas, sebaiknya hanya ada 1 target, bila lebih dari 1 artinya
tema terlalu luas
3. Target SMART ≠ Kata2 / Kalimat, sebaiknya dituangkan dengan singkat
4. QCC Leader perlu mengetahui alasan penentuan target
5. Alasan termudah untuk target :
• KPI
• Benchmarking
• Scretching Target
 CONTOH
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Target: Summary:
Menurunkan biaya air PAM dari 160 menjadi 140 dalam 3 bulan SMART
 EXERCISE
Step-2: MENETAPKAN TARGET

Pembagian Kelompok
1. Bola
2. Moto GP
3. DKI Jakarta
4. Pekerjaan Terkait
5. HRGA

Tugas Pertama :
Tentukan Target Improvement
 STEP3 :
Analisa Masalah
KETRAMPILAN MEMIMPIN KEGIATAN QCC/SS Lucy Movie
 Let’s Us Disccuss Lucy Movie
≠ Mentalitas Fakta & Data => Jump to Conclusion (pecat)

Kinerja ≠ Standar
Kerja cari aman/
asal2an
Cause
Diancam Irama ≠ Speed
dikeluarkan Root Speed dilambatkan
Bekerja dibawah Cause Conveyor ?
Displin terhadap tekanan ≠ Terlatih Belt
sistem reward & Orang Baru
punishment sehingga Org baru harus
tercipta situasi kerja dilatih sampai irama
kondusif (feedback kerjanya sesuai
pekerja) speed conveyor belt
(ATITUDE) (SKILL)
KNOWLDGE
hanya dijelaskan
 Step-3: ANALISA MASALAH

OBJECTIVES
 Menentukan sumber-
DELIVERABLES
sumber masalah
 Menentukan sumber  Sumber-sumber
masalah dominan penyebab
 Sumber penyebab
dominan (root
cause)

TOOLS
BRAINSTORMING
FISHBONE
RELATION DIAGRAM
PARETO
SCATTER
TREE DIAGRAM

1
 Objectives: MENCARI SUMBER-SUMBER PENYEBAB
Step-3: ANALISA MASALAH

Selidiki (faktor) sumber-sumber

penyebab dan sumber penyebab
utama

Cara:
 Brainstroming dan menggunakan
metode yang sama masalah yang mirip
 Dapatkan informasi dari bagian lain dan
atasan, gunakan data!

Notes:
 The causes that appears to be the
problem, are frequently symptoms
 The specific causes that allowed apparent
causes or symptoms occur, are the root
causes
 Tools: BRAINSTORMING
Step-3: ANALISA MASALAH

Faktor - faktor penyebab masalah

produksi: 4M1E
 Faktor material (MATERIAL)
 Faktor mesin/alat (MACHINERY)
 Faktor manusia (MAN/WOMAN)
 Faktor metoda (METHOD)
 Faktor lingkungan (ENVIRONMENT)

Semua anggota
mempunyai persepsi
yang sama tentang
masalah

3
 Tools: FISHBONE DIAGRAM
Step-3: ANALISA MASALAH

 Disebut juga Diagram Tulang Ikan, Diagram Sebab-Akibat (Cause Effect Diagram),
Ishikawa Diagram (sesuai nama penemunya Kaoru Ishikawa).
 Berguna untuk memperlihatkan faktor-faktor yang berpengaruh pada kualitas.
 Prinsip yang dipakai untuk membuat diagram sebab akibat adalah sumbang saran/
brainstorming.
 Pada umumnya ada 5 faktor utama yang perlu diperhatikan (4M+1E), tetapi bukan
keharusan (orang marketing misalnya bisa menggunakan 4P: Product, Price, Place,
Promotion).
 Tanyakan 5 kali mengapa (5 WHY) maka akan ditemukan sumber penyebabnya.
 Jawaban terakhir adalah sumber penyebab (X:faktor).

4
 Tools: FISHBONE (Contoh)
Step-3: ANALISA MASALAH

OPERATOR MESIN

Kelelahan Amplitudo Bobot

Kondisi Fisik Besar Ringan
Proses Potong
Gerinda
Jump to
Gemetar Training Kasar Delay Conclusion
Pemahaman Frekuensi
(≠ selesai)
Tidak Memadai Mesin bubut
Proses Rotasi
Tidak Ada Hasil proses gerinda
banyak yang retak
Waktu
Balik (crack)
Tdk Join
Pendek Penyaring Ada kotoran
Crack Habis Tekanan
Removal Cara mengerinda
Solution Supplier Gerinda Tercemar
Crack Removing Lama
Besar2
Fluid Kodisi
Partikel Waktu
Perbandingan potongan
Ada Bonding PRODUCT : CONTACT LENS
Pitch Dish Campuran Sisa PROCESS : GRINDING
Filled In DATE CREATED : 26/08/89
Mesin
Keras Bubut
PRODUCED BY : CRYSTAL GROUP
Pitch
[OZEKI, Kasuo, ASAKA, Tetsuichi,
MATERIAL METODE Handbook of Quality Tools, Productivity Press,
1990]

6
 HINTS
Step-3 : ANALISA MASALAH

Beberapa Hal yang perlu diperhatikan :

1. Selalu lakukan brainstorming, terutama dengan front liners
2. Brainstorming ≠ One Man Show
3. Open Minded jangan menjudge di tahap ini
4. Berhenti bertanya (WHY) sewaktu jawabannya sudah diluar tanggung jawab dan kuasa
kita
5. Hindari penentuan masalah berdasarkan asumsi yang tidak berdasar (karyawan baru,
karyawan sudah berumur, jumlah orang kurang, dll)
6. Tidak perlu terikat pada 4M1E
7. Faktor masalah (4M1E) bisa saja menghasilkan rootcause yang sama atau cross
rootcause
8. Selalu nomori seluruh rootcause yang didapat
9. Rootcause utama ditentukan oleh :
• Frekwensi kejadian
• Severity
 CONTOH
Step-3 : ANALISA MASALAH

Man
Tidak sadar (employee)

Boros

Tidak terkontrol
Biaya PAM
Naik 60%
Tidak dapat Bocor
Digunakan kembali
Tak anti karat

Tidak ditreatment Berkarat

Material Machine
(water ) (tap)
 EXERCISE
Step-3 : ANALISA MASALAH

Pembagian Kelompok
1. Bola
2. Moto GP
3. DKI Jakarta
4. Pekerjaan Terkait
5. HRGA

Tugas Pertama :
Buat Fishbone untuk permasalahan yang ada
Buat List Rootcause
STEP4 : Mencari Ide-ide
Perbaikan
KETRAMPILAN MEMIMPIN KEGIATAN QCC/SS Lawson Promotion
 Let’s Discuss Lawson Promotion
GRAND SLAM EXTRA EARNING:
TAKE 3: IKAN TAKE 1: TEBANG POHON

Benefit
STRIKE OUT
TAKE 2: SEDOT

Cost
 Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

OBJECTIVES
 Mencari ide-ide perbaikan DELIVERABLES
(penanggulangan)
 Memilih ide-ide perbaikan Sumber penyebab
(WHAT),
lokasi (WHERE),
alasan / obyektif
perbaikan (WHY),
ide-ide solusi terpilih
(HOW),
biaya diperlukan
(HOW MUCH),
TOOLS
penanggung jawab
(WHO),
5W2H waktu pelaksanaan
Matrix pemilihan (WHEN)
solusi

1
 PERSIAPAN
Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

 Jelaskan kembali apa tujuan dan

target perbaikannya!
 Cari ide-ide baru, biarkan semua
anggota mengeluarkan ide-idenya yang
bagus, jadikan ini sebagai kekuatan.
Kreativitas sangat penting artinya.
 Berpikirlah secara jelas untuk mencari
ide perbaikan. Answer root cause
 Berusahalah memperluas
Lihat pengetahuan dan pengalaman.
persoalan
, cari
ide-ide
 Boleh satu masalah beberapa ide
perbaika perbaikan.
nya?

2
 Objectives: PENGEMBANGAN IDE
Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

 Elimination: Apa yang terjadi bila

sesuatu dihilangkan? Water access
 Reversal: Apa yang terjadi bila
sesuatu dibalik? Isi form baru ke CS
 Enlargement & Reduction: Apa
yang terjadi bila sesuatu diperbesar
atau dikurangi? Kunjungan diperbanyak
 Replacement & Substitution: Apa
yang terjadi bila penggunaan
sesuatu diubah settingnya atau
malah diganti? Barcoding
 Changing of Sequence: Apa yang
terjadi bila urutan kerja/proses
diubah? Prepaid vs post-paid
 Combine: Apa yang terjadi bila dua
atau lebih perkerjaan digabungkan
menjadi satu? Audit QHSE & CSR

3
 Objectives: MEMILIH IDE YANG TEPAT
Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

Bila untuk satu sumber permasalahan muncul lebih dari satu ide maka kita
perlu memilih ide yang paling COCOK

 Dari ide-ide solusi yang ada perlu dipilih

solusi yang paling memberikan dampak
yang paling baik
S2 S1
 Salah satu alat untuk memilih solusi
‘terbaik’ adalah dengan SOLUTION
SELECTION MATRIX GRAND SLAM EXTRA EARNING

BENEFIT
S6 S3
 Pada saat mengambil keputusan hal S5
yang sering dipakai adalah analisa
biaya-manfaat (cost-benefit) dan
prediksi perubahan kinerja
 Keputusan yang diambil adalah solusi STOLEN BASE STRIKE OUT
yang memberikan peningkatan kinerja S20
paling besar dan memerlukan biaya
yang paling kecil serta memperoleh
manfaat yang besar (GRAND SLAM) COST

4
 Tools: RENCANA PENANGGULANGAN
Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

Penanggulangan (rencana tindakan) dilakukan untuk mengatasi

penyebab-penyebab / faktor-faktor yang ditemukan dalam analisa.
Perjelas rencana dengan menggunakan rumus 5W1H (5W2H):
What : Menunjukkan penyebab/faktor dan
sebaiknya dipertegas akibat sebelum
ditanggulangi.
Bisa juga berupa target perbaikan atau hasil
yang diharapkan.
Why : Alasan mengapa masalah terjadi.
Alasan diadakan perbaikan.
ide Where : Menunjukkan tempat terjadinya masalah.
Menunjukkan letak diadakannya perbaikan.
When : Menunjukkan jadwal waktu yang diperlukan
untuk penanggulangan.
Who : Menunjukkan siapa yang bertanggung
jawab.
Kapan pelaksanaan perbaikan dilakukan.
How : Menunjukkan metoda/cara yang diperlukan
untuk penaggulangan.
Menunjukkan cara perbaikan dilakukan.
5
 Deliverables: RENCANA YANG RELEVAN
Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

Cara membuat Rencana Perbaikan.

WHAT WHERE WHY HOW WHO WHEN HOW MUCH

Apa Dimana Mengapa Bagaimana Siapa Kapan Berapa
Solusinya? Solusi terjadi? Cara PIC? dilaksa - targetnya?
dijalankan? melaksanakan? nakan?

S1 X1

S2 X2

S3 X3

S4 X4

Target project
(Lag Measure)
Target solusi
(Lead Measure)
 Deliverables: RENCANA IMPLEMENTASI
Step-4: MENCARI IDE-IDE PERBAIKAN

 Solusi yang sudah dipilih atau diputuskan maka langkah selanjutya adalah
mengimplementasikan solusi tsb.
 Program kerja untuk implementasi solusi secara mikro (Pilot Solution) perlu
dibuat.
 Program kerja yang ini setidak-tidaknya memuat aktivitas, due-date, kapan
dilaksanakan, siapa yang melakasanakan, apa hasilnya/output dari
aktivitas tsb dan perlu tidaknya perubahan prosedur ataupun instruksi kerja.

Contoh : Rencana Implementasi Solusi

MO/WEEK
DESCRIPTION OF ACTIVITY D/D PIC OUTPUT CHG SOP/WI (Y/N)

7
 HINTS
Step-4 : MENCARI IDE IDE PERBAIKAN

Beberapa Hal yang perlu diperhatikan :

1. Rootcause utama biasanya akan menghasilkan solusi yang besar Benefit /
Impactnya
2. Benefit vs Cost dapat diganti Impact vs Effort
3. Batasan Solution Selection Matrix ditentukan oleh kita sendiri
4. Benefit, Cost, Impact dan Effort dapat saja diasumsikan, tetapi harus masuk
logika
5. Penentuan titik solusi di SSM harus dilakukan
6. Solusi di area Strike out boleh dibuang
7. PIC = 1 orang
 CONTOH
Step-4 : MENCARI IDE IDE PERBAIKAN

What Where Why How Who When How Much

Pasang keran Kantor Pusat Keran tidak Seleksi & GA Mei 100%
anti karat anti karat ganti yg terganti
bocor
bertahap
Setel & Kantor Pusat Pemakaian Mapping, GA April 100%
Monitor air tidak Setel & terlaksana
tutup keran terkontrol Monitor
keran
Pasang stiker Kantor Pusat Karyawan Design, GA April 100%
hemat air tidak sadar order & terlaksana
hemat air tempel stiker
Pasang Kantor Pusat Air terbuang Design, GA Juni 100%
water karena tidak order & terinstall
treament di treatment Installment
 EXERCISE
Step-4 : MENCARI IDE IDE PERBAIKAN

Pembagian Kelompok
1. Bola
2. Moto GP
3. DKI Jakarta
4. Pekerjaan Terkait
5. HRGA

Tugas Pertama :
Buat Solusi untuk Fishbone yang sudah dibuat
Buat SSM
 Recap

STEPS OBJECTIVES BASIC DELIVERABLE

QC-TOOLS
 BRAINSTORMING  Tema
 Memilih tema  CHECK-SHEET
Menentukan Tema dan  Membentuk Tim  Tim
1 Analisa Situasi  STRATIFICATION  Batasan Tema
 Menentukan batasan  PARETO
 Mengumpulkan data  Data-data terkait dengan tema
 SCATTER
 HISTOGRAM
Menetapkan Target  Menentukan kinerja saat ini  Target perbaikan
2  Menetapkan target kinerja  GRAPH  Diskripsi kondisi saat ini
 Menentukan sumber  BRAINSTORMING  Sumber-sumber penyebab
Analisa Faktor dan permasalahan  FISHBONE  Sumber penyebab dominan (root cause)
3 Menemukan Sumber
Penyebab
 Menentukan sumber  PARETO
permasalahan dominan  SCATTER
 Sumber penyebab (WHAT), lokasi (WHERE),
Mencari Ide-ide & alasan/obyektif perbaikan (WHY), ide-ide
 Mencari ide-ide perbaikan
Membuat Rencana solusi terpilih (HOW), biaya diperlukan (HOW
4 Perbaikan
(penaggulangan)  SELECTION MATRIX MUCH), penanggung-jawab (WHO), waktu
 Memilih ide-ide perbaikan  [5W2H] pelaksanaan (WHEN),

 Implementasi ide-ide perbaikan -  Diskripsi perbaikan

5 Implementasi Ide-ide
Perbaikan

 Memeriksa hasil perbaikan  CHECK-SHEET  Diskripsi SEBELUM dan SESUDAH perbaikan

6 Evaluasi Hasil (membandingkan sebelum dan  HISTOGRAM
sesudah perbaikan)  PARETO
 CONTROL CHART
Standarisasi dan  Membuat standarisasi dan  -  BARU : Standard Operating Procedure (SOP),
7 Rencana Pencegahan rencana pencegahan Working Instruction (WI)

Penetapan Rencana  Menentukan rencana perbaikan  BRAINSTROMING  Tema perbaikan berikutnya

8 Berikut berikutnya  PARETO
Q&A
- Thank You -

Innovation