Wielu początkujących przedsiębiorców rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej zastanawia się, czy istnieje wymóg posiadania własnego konta na potrzeby firmy. Otóż okazuje się, że teoretycznie można mieć firmę i nie mieć konta firmowego.
O rozliczeniach firmowych i wymogu posiadania konta dla firmy mówią trzy akty prawne:
W art. 61 Ordynacji podatkowej ustanowiono, w jaki sposób mają być realizowane płatności podatków podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Zapłata podatków przez takiego podatnika, który prowadzi ewidencję w formie księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, musi następować w formie polecenia przelewu. Natomiast zapłata w gotówce dopuszczalna jest przy opłacaniu opłaty skarbowej i zapłacie podatków przez mikroprzedsiębiorców.
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wyszczególnia, w jakich sytuacjach muszą być wykonywane transakcje za pośrednictwem banku. Art. 22 określa, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy zawsze wtedy, gdy:
Przedsiębiorcy zobowiązani są też do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS-u i w związku z tym warto zwrócić uwagę na art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Wskazano w nim, że płatnik składek jest zobowiązany opłacać je w formie bezgotówkowej, w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych. Jedynie płatnik składek, który jest mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, może opłacać składki na ZUS w formie:
W przepisach więc nie ma bezpośrednio nakazu otwarcia przez przedsiębiorcę rachunku firmowego dla nowo utworzonej czy prowadzonej firmy. Jednak z drugiej strony przedsiębiorca – poza nielicznymi wyjątkami – regulować musi należności poprzez rachunek bankowy lub rachunek prowadzony dla członka spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
W ofertach wielu banków w Polsce można znaleźć propozycje kierowane stricte do osób prowadzących działalność gospodarczą. Podstawowym produktem, jaki jest im oferowany, jest konto firmowe. To rachunek, który przeznaczony jest właściwie dla każdego typu przedsiębiorcy, w tym także dla firm jednoosobowych. Różnice pomiędzy rachunkiem firmowym a osobistym są oczywiste. Konto firmowe służy do rozliczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, a osobiste – do rozliczeń osobistych.
Konto firmowe pozwala na rozdzielenie transakcji prywatnych od tych, które są związane w sposób pośredni lub bezpośredni z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ułatwia ono dokonywanie rozliczeń podatkowych i składkowych oraz prowadzenie księgowości. Jeśli dojdzie do kontroli skarbowej, a przedsiębiorca ma konto firmowe, urzędnicy będą mieli wgląd tylko w transakcje na takim rachunku bankowym.
Numer rachunku firmowego do rozliczeń z różnymi instytucjami i kontrahentami należy podać do bazy Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej. Jeśli ulegnie zmianie, przedsiębiorca ma 7 dni od tego momentu, aby zaktualizować swój wpis.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa wskazuje, że banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe są zobowiązane do sporządzania i przekazywania ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych w formie dokumentu elektronicznego informacji o założonych i zlikwidowanych rachunkach bankowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zwykle dotyczy to informacji o rachunkach firmowych.
Informację o posiadanym rachunku bankowym przedsiębiorca podaje w rubryce 27 formularza CEIDG-1:
Należy pamiętać, że w formularzu CEIDG-1 należy podać wszystkie numery rachunków bankowych powiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Należy je wpisać do części CEIDG-RB.
Konto bankowe osobiste jest prowadzone dla osoby fizycznej lub osób fizycznych (na przykład konto małżeńskie) nieprowadzących działalności gospodarczej. Natomiast konto firmowe otwierane jest na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Niekiedy z konta osobistego można dokonywać płatności związanych z transakcjami firmowymi, z płatnością podatków czy składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak nie zawsze jest to możliwe. W wielu bankach rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (popularny ROR) służyć ma po prostu do przechowywania środków oraz prowadzenia rozliczeń niepieniężnych z wyjątkiem tych, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, społeczną, związkową itp. Należy sprawdzić w regulaminie banku, czy posiadane konto osobiste można wykorzystywać do transakcji dotyczących prowadzonej firmy. Czasami bank może zastrzegać w umowie z klientem, że wykorzystanie konta osobistego niezgodnie z przeznaczeniem będzie skutkowało wypowiedzeniem umowy z zachowaniem określonego okresu wypowiedzenia.
Porównanie kont firmowych umożliwia dobry ranking kont firmowych, czyli wykaz ofert rachunków dla firm z wyszczególnieniem najważniejszych ich cech i opłat z nimi związanych. Na pierwszych miejscach aktualnego rankingu kont dla firm znajdują się rachunki:
Konto firmowe ING to przykład darmowego konta dla przedsiębiorców, przy którym nie ponosi się opłat za kartę czy za prowadzenie rachunku. Podobnie jest w przypadku kont w Idea Banku, Nest Banku, Santanderze czy Alior Banku. Trzeba jednak zawsze sprawdzić, czy darmowe konto firmowe charakteryzuje się pożądanymi przez przedsiębiorcę cechami.
Wybór konta firmowego jest ważny z powodu opłat związanych z jego prowadzeniem. Z tego względu wielu młodych przedsiębiorców rezygnuje z otwierania nowego konta dla firmy i do celów opłacania podatków i składek stosuje konto osobiste.
Niemniej można znaleźć oferty na darmowe konto firmowe, które nie pociągnie za sobą dodatkowych kosztów, a pozwoli wygodnie prowadzić rozliczenia związane z działalnością gospodarczą. W czasie poszukiwania odpowiedniego konta firmowego ranking z aktualnymi ofertami pomoże w dokonaniu trafnego wyboru rachunku, spełniającego oczekiwania przedsiębiorcy. Należy zawsze rozważyć, czy konto firmowe za darmo na pewno będzie optymalne dla właściciela firmy. Czasem warto jednak ponieść pewną, niedużą opłatę, aby rachunek był dostosowany do potrzeb i oczekiwań właściciela.
Koszty związane z kontem firmowym mogą dotyczyć otwarcia i prowadzenia konta, wydania i utrzymywania karty płatniczej do rachunku, czy też dokonywania przelewów i poleceń zapłaty. Koszty mogą wynikać również z wypłat gotówkowych w bankomatach czy przelewów zewnętrznych. Opłaty naliczane są za osobistą obsługę klienta – w oddziale banku lub na infolinii, jak i za to, że skorzystać możemy z oferty konta firmowego z debetem.
Najtańsze konto firmowe to takie, które daje możliwość korzystania z niego bez dodatkowych opłat. Na ogół jest to konto firmowe przez internet, które można wygodnie obsługiwać za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Jeśli zastanawiacie się, jakie wybrać konto firmowe i jaki bank zaoferuje najlepszą ofertę, na pewno warto śledzić aktualne porównania i rankingi takich produktów bankowych. O wyborze nie powinny przesądzać wyłącznie koszty, ale i usługi dodatkowe. Być może będzie to konto firmowe z debetem na start, który ułatwi rozpoczynanie działalności gospodarczej, albo konto z elektroniczną księgowością.