INFORME ESCRITO AUDITORIA PPE 2 2

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN PONCE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS [Type the document title] [Type the document subtitle] [Type the abstract of the document here. The abstract is typically a short summary of the contents of the document. Type the abstract of the document here. The abstract is typically a short summary of the contents of the document.] - Area 51 Hewlett-Packard Company - Unihdhdh TRABAJO DE INVESTIGACIÓN LA AUDITORIA EN LOS ACTIVOS FIJOS CONT. 4017 – SECCIÓN M03 PROF. MIGUEL SANTINI VALERY LABOY MELODY MEDINA CHRISTIAN TORRES  TABLA DE CONTENIDO 3 4 9 10 14 15 16 17 18-19 20 Resumen Ejecutivo…………………………………………………………………. 3 Propiedad, planta y equipo……………………………………………………………… Objetivos de la auditoria………………………………………………….. Controles Internos………………………………………………………………. Documentos auditoria......................................................................................... Auditoria activos fijos…………............................................................ Riesgo inherente………………………………………………. Entendiendo los controles internos………………………………………………. ….......................................................................... …………………………………………………………………………………….. Apéndice……………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………..........18-19 Referencias……………………………………………………………………...........21  RESUMEN EJECUTIVO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO AUDITORIA ACTIVOS FIJOS Por otra parte podemos indicar que la inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible. Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración y por supuesto las implicaciones financieras que tienen los activos fijos dentro de la empresa. Si bien las empresas se miden a través de los activos y pasivos corrientes, donde la solidez y solvencia será la consecuencia de actuaciones futuras; son los activos fijos los que  representan la verdadera garantía y protección de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto están en permanente valorización, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organización. Es debido a esta implicación que este tipo de activos requiere de auditorías internas y externas que permitan observar que estos son manejados apropiadamente mediante su necesidad, autorización, adquisición, uso, registro  y disposición lo cual debe cumplir con los parámetros reglamentarios y contables. Por consiguiente se hace necesario la realización de diferentes pruebas de auditoria.  En tal caso, a continuación discutiremos los diferentes pasos para verificar dichos activos. Primeramente reconociendo la importancia de los 10 estándares de GAAS que requieren las auditorias en general, podemos ubicar los diferentes procesos que veremos más adelante, en el renglón de “Standard of fieldwork”. Este renglón desarrolla la noción de la planificación y la supervisión de la estrategia de auditoria. Además de la urgente necesidad de conocer los controles internos y su evaluación, lo cual permitirá realizar los llamados “test of control”. Finalmente corroborar la evidencia obtenida en la auditoria, la cual debe ser suficiente y apropiada y en la que también se podrá realizar pruebas sustantivas. Esto precisamente nos ubica en una mejor posición como auditor para conocer de manera amplia y precisa al cliente y su ambiente, en la que podemos utilizar el proceso de evaluación a través de reuniones con los responsables del área de activos fijos, informes de auditorías anteriores, informes de la administración, notas explicativas a los estados financieros y especialmente el  manual de proceso y procedimientos, si existe. Lo cual a su vez nos permitirá identificar los riesgos inherentes y obtener un entendimiento de la estructura de los controles internos sobre los activos fijos. La integridad de estos activos, existencia, derechos, veracidad, valoración y asignación de costo entre otros aspectos. Por consiguiente es preciso utilizando el modelo de riesgo en la auditoria, el cual consiste en la siguiente formula: “Audit Risk = f (Inherent Risk *Control Risk*Detection Risk)”. De forma paralela es apropiado emplear los procesos de auditoria mejor conocidos como A, E, I, O, U en el idioma inglés, los cuales le permiten al auditor emplear procedimientos más extensos. Analytical Procedure Enquire Confirmation Inspection Observation RecalcUlation & Reperformance Como se ha estado señalando, es necesario entender los controles internos del cliente en nuestro caso los relacionados a los activos fijos. Los cuales pueden ser evaluados mediante cuestionarios, entrevistas, flujograma y descripciones escritas con el propósito de determinar si tales controles verdaderamente han sido implantados. Por ejemplo en nuestro caso donde estaremos auditando activos fijos es importante estar alerta a los desembolsos que realizan las empresas por concepto de inversión en activos fijos, los cuales son generalmente cuantiosos, haciendo indispensable la implantación de un buen sistema de control interno para la preparación de estados financieros confiables. Así, por ejemplo, pueden cometerse errores materiales al determinar la utilidad sin reconocer el deterioro de los activos o si no se aplican políticas para distinguir los gastos de capital (activos) de los que no lo son (tales como los de mantenimiento o reparación). De igual manera es importante identificar si estos cumplen con los parámetros señalados por el comité conocido por sus siglas en inglés como “COSO”. El cual nos capacita para poder afirmar que toda empresa a ser auditada que no desarrolle e implemente un adecuado sistema de control interno está cometiendo un “crimen” (CRIME), lo cual explicaremos a continuación: Control Environment: este tiene que ver con la armonía, la base, el fundamento y los controles consientes realizados por la gerencia, la junta de directores, el departamento de recursos humanos y la estructura organizacional en general. Los que a su vez deben realizar sus tareas de forma ética, competente y responsable. Risk Assessment: es un proceso realizado por la gerencia el cual consiste en identificar, analizar y manejar los riesgos internos y externos que afectan los objetivos de la empresa. Information & Communication: de igual forma este es un proceso realizado por la gerencia, en el cual su efectivo funcionamiento permitirá que las transacciones se puedan identificar, capturar y comunicar adecuadamente. Lo que permitirá una mejor toma de decisiones para la empresa y los inversionistas. Monitorining of Control: este es un aspecto que atiende la auditoria interna. Existing Control Activities: aquí la gerencia tiene el deber de segregar las tareas de autorización, registro, documentación y custodia de las transacciones realizadas. Como veremos a lo largo de este trabajo la relevancia de conocer al cliente es desarrollar la estrategia de auditoria adecuada, con esto nos referimos al proceso por el cual debemos determinar la extensión de las pruebas a los controles internos y las pruebas sustantivas. Para corroborar que estas estén trabajando de manera acuerda a como fueron diseñadas. Es decir que si hemos podido corroborar que los controles internos son confiables, continuo con un número mayor de pruebas a los controles internos y solo un número reducido de pruebas sustantivas. En cambio sí observo que los controles internos tienen fallas, concentro mis esfuerzos en las pruebas sustantivas, por lo que de esta forma puedo determinar la valides de nuestra estrategia de auditoria. Por tanto esta última aseveración implica una inspección detallada de los documentos contables, entradas de las diferentes cuentas, la realización de reconciliaciones y todo lo que comprenda mi muestra hasta llegar a los documentos originales (rastreo). Como queda presentado implícitamente, siempre debemos realizar pruebas cruzadas, nunca debemos confiar en una sola prueba ya que al realizarlas de esta manera nos sirve como sistema de verificación y cotejo. Lo cual finalmente nos ayudara a sostener nuestra opinión y de ser necesario modificar la estrategia de auditoria. Es entonces que dejando claro lo antes expresado, concentraremos nuestro estudio en las pruebas sustantivas propias de los activos fijos. Las cuales tienen como objetivo realizar afirmaciones acerca de si estas transacciones y eventos cumplen con las siguientes condiciones: existencia y ocurrencia, derecho y obligación, realización, cierre ciclo contable, valorización y distribución, presentación y divulgación. Aspectos que están presenten a lo largo de estas pruebas sustantivas, las que se reseñan en este momento. Conseguir un análisis resumido de los cambios de las propiedades y conciliarlo con el libro mayor (ledgers): Los auditores verifican los saldos iníciales del activo de planta y de equipo consultándolos con los documentos de trabajo del año anterior. (Valoración) Comprobar las adiciones a las propiedades, la planta y el equipo durante el año: Su alcance depende de la evaluación del riesgo de control referente a la valuación de la planta y del equipo. Se analizan las cuentas de control en el mayor general y se rastrean los asientos en los diarios y en los documentos originales: los contratos, escrituras, órdenes de trabajo, facturas, cheques cancelados y autorización por las personas apropiadas. (Existencia, derechos y obligaciones, periodo contable) Inspeccionar físicamente las principales adquisiciones de planta y equipo: Los auditores generalmente realizan una inspección física de las unidades más importantes de planta y equipo adquiridos durante el año auditado. Este paso le sirve para mantener un buen conocimiento práctico de las operaciones del cliente e interpretar los asientos contables de adiciones y retiros. (Existencia, derechos, valorización) Analizar las cuentas de gastos destinados a reparaciones y mantenimiento: El principal objetivo al analizar estas cuentas consiste en descubrir los gastos que hayan sido capitalizados. Muchas compañías cuentan con una política escrita que establece el gasto mínimo a capitalizar. (Valorización) Investigar el estado de las propiedades, a la planta y al equipo durante el año: Los terrenos, los edificios y los equipos que no estén utilizándose han de investigarse afondo para determinar las posibilidades de su uso futuro en las operaciones. (Presentación, valorización) Verificar la provisión del cliente para depreciación: este paso se discutirá a fondo más adelante. Investigar el deterioro posible de las propiedades, a la planta y al equipo: Debe examinarse el deterioro de los activos de mucha antigüedad, siempre que algunos hechos o cambios de circunstancias indiquen que el valor en libros de un activo tal vez no se recuperara. (Valorización) Investigar el retiro de propiedades, planta y equipo a lo largo del año: El propósito principal de este procedimiento consiste en determinar si alguna propiedad ha sido reemplazada, vendida, desmantelada o abandonada, sin que ello se refleje en los registros contables. (Existencia, ocurrencia, derechos) Examinar los documentos de la posesión legal de las propiedades, planta y equipo: Para averiguar si los activos de la planta son propiedad del cliente, los auditores buscan esta evidencia en una escritura, en una póliza de seguros, en facturas del impuesto predial en recibos de pago de hipotecas y en seguros contra incendios. (Existencia, ocurrencia y derechos) Revisar los ingresos por la renta de terrenos, edificios y equipos del cliente: Al verificar los ingresos provenientes de terrenos y edificios, a menudo conviene obtener o trazar un mapa de las propiedades e inspeccionar físicamente las unidades. Esto puede revelar que los terrenos registrados como vacantes están ocupados por inquilinos y producen rentas no reflejadas en los registros contables. (Existencia, ocurrencia y derechos) Examinar los contratos de arrendamiento de propiedades, planta y equipo: El paso anterior se centraba en los ingresos provenientes del alquiler. Los auditores no han de olvidar que, según los principios de contabilidad generalmente aceptados, se dará un trato contable distinto a los arrendamientos operativos y de capital. (Existencia, valorización, derechos) Aplicar procedimientos analíticos a las propiedades, planta y equipo: Las tendencias y las razones con que se juzga la verosimilitud global de los montos de la planta y del equipo dependerán de la naturaleza de las operaciones del cliente. (Existencia, valorización, derechos) Evaluar la presentación y revelación de los Estados Financieros referente a los activos de la planta, así como ingresos y gastos relacionados: El balance general o las notas deben contener los saldos de las principales clases de activos depreciables. La depreciación acumulada puede incluirse en una de las clases o en total se expresa el método o métodos con que se calcula. El total de la depreciación se incluye en el estado de resultados o en las notas. (Presentación) Todas las pruebas y procedimientos que se acaban de enumerar son esenciales para la evaluación, afirmación y valorización de las transacciones contables. Pero para algunos el proceso de comprobación resulta ser una de las pruebas sustantivas más importantes (Pany & Whittington, 2012). Por tal razón explicaremos su procedimiento y aplicación en detalle, lo cual facilitará su comprensión. Para tales efectos resulta apropiado diferenciar entre el proceso de comprobación “vouching” y el proceso de rastreo “tracing”. En el proceso de comprobación observo el origen de los documentos “source documents” en donde los balances y las transacciones proceden. Como por ejemplo ordenes de clientes, órdenes de compra, facturas y contratos. Otro aspecto que debo observar es la información contable “accounting data” que es precisamente donde la información proveniente de las fuentes (origen) de los documentos es registrada. Como ejemplo de esto podemos mencionar las entradas de jornal, hoja de cálculo, y los programas de contabilidad. Por otro lado si queremos determinar y evalúa las afirmaciones de la existencia “existance” y la ocurrencia “occurrence” de los eventos, debemos comenzar estudiando la información contable “accounting data” y luego ir trabajando hacia atrás en un proceso conocido como comprobación o “vouching”. Lo que nos permitirá parear las entradas contables con las facturas o recibos. Si en este proceso encontramos que una entrada no corresponde a ningún documento o recibo en particular, podríamos sospechar de compras ficticias o de un accidente al registrar los eventos. Por lo tanto la comprobación o “vouching” nos autoriza a determinar que tales transacciones no existen o no ocurrieron porque no hay documentos que lo comprueben. Por otro lado si queremos probar el registro integro “completeness” de las transacciones hacemos lo opuesto a lo explicado anteriormente. Así que partimos del origen de la documentación “source documentations” y las rastreamos hacia adelante hasta la información contable o “accounting data”. De forma similar si en este proceso encontramos una factura “invoices” que no ha sido registrada en los libros, podemos establecer la existencia de transacciones incompletas. Cabe destacar que en ambos procesos mientras se realiza las verificaciones podemos comprobar la precisión “accuracy”, la valoración “valuation” y recalcular al mismo tiempo. APÉNDICE REFERENCIAS 1 21 3