Strategi Teknologi Informasi dan Konsep Pengelolaannya

Perencanaan Strategi Teknologi Informasi dan Konsep Pengelolaannya Ridwan Rahmatillah, S.Kom (57.101.12.014) Mahasiswa Magister Sistem Informasi Program Pascasarjana – UNIKOM Bandung Dalam rangka memenuhi salah satu tugas matakuliah Information System Strategy Peran Teknologi Informasi (TI) di sebuah organisasi selayaknya untuk mendukung pencapaian organisasi tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dipastikan adanya keselarasan (IT Alignment) antara TI dengan visi dan misi organisasi tersebut. Arsitektur TI organisasi yang dibangun tentunya perlu mendukung hal tersebut. IT Strategic/Master Plan merupakan sebuah rencana induk bagi TI sebuah organisasi yang sangat diperlukan guna menjamin TI dan implementasinya dapat benar-benar optimal mendukung pencapaian tujuan strategis jangka panjang organisasi tersebut. Penerapan TI di suatu perusahaan tidak selamanya selaras dengan strategi dan tujuan organisasi. Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan Pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan tujuan organisasi. Keyword : IT Strategic Planning, IT Governance, Framework.  Definisi Perencanaan (Planning) Menurut Robbins dan Coulter (2002, p200), perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atas tujuan organisasi, menyusun strategi secara menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dan mengembangkan hierarki rencana secara menyeluruh untuk meng-integrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan. Perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Definisi Strategi Menurut Thomson & Strickland (2005, p1), strategi perusahaan adalah strategi yang terdiri atas langkah-langkah kompetitif dan pendekatan-pendekatan bisnis yang digunakan oleh manager untuk menarik dan memuaskan pelanggan, bersaing, mengembangkan bisnis, melaksanakan operasional sehari-hari dan mencapai tujuan yang ditargetkan. Strategi perusahaan mengindikasikan pilihan-pilihan yang diambil tentang bagaimana perusahaan mendapatkan pelanggan, merespon, perubahan-perubahan pasar, ber-kompetisi, mengembangkan bisnis dan bagaimana cara untuk mencapai target. Menurut Robson (1997, p5), strategi merupakan suatu pola pendayagunaan dan alokasi sumber daya dalam sebuah organisasi, dimana pola tersebut menformulasikan tujuan utama organisasi dan serangkaian usaha yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Dari beberapa definisi di atas mengenai strategi, dapat disimpulkan bahwa strategi adalah rencana tentang serangkaian manufer yang mencakup seluruh elemen yang kasat mata maupun yang tak kast mata untuk menjamin keberhasilan mencapai tujuan. Proses IT Strategic Planning Dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif saat ini, perencanaan anggaran yang berorientasi pra kiraan tidak cukup untuk menjamin daya tahan dan keunggulan organisasi. Organisasi harus terlibat dalam perencanaan strategis yang secara jelas mendefinisikan tujuan dan mempertimbangkan internal dan eksternal untuk merumuskna dan menerapkan strategi, mengevaluasi kemajuan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk tetap pada jalur pencapaian tujuannya. Tampilan yang disederhanakan dari proses perencanaan strategis ditunjukkan dengan diagram berikut : Gambar 2. Strategic Planning Process Gambar 3. Framework Strategy Planning "The strategic intent of our IT strategy is to enable the business to win in the marketplace every day, with every customer, and with every purchase. By repositioning IT assets, we will empower our employees so that they can routinely delight and excite our customers. Through our unique appreciation of the value if IT, we will elevate our IT to the point where it becomes a compelling and durable contributor to the sustainable and temporary competitive advantage of the business. In this way IT will enable the business to impress its attitude on the marketplace and prevail over its competitiors who have already lost." Bernard H Boar (2001). IT Governance IT Governance bukan bidang yang terpisah dari pengelolaan organisasi, melainkan merupakan komponen dari pengelolaan organisasi secara keseluruhan, dengan tanggung jawab utama yang memastikan kepentingan stakeholder diikutsertakan dalam penyusunan strategi organisasi, memberikan arahan kepada proses-proses yang menerapkan strategi organisasi, memastikan proses-proses tersebut menghasilkan keluaran yang terukur, memastikan adanya informasi mengenai hasil yang diperoleh dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Penerapan TI di suatu perusahaan tidak selamanya selaras dengan strategi dan tujuan organisasi. Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan Pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan tujuan organisasi. Analisis yang dilakukan haruslah berdasarkan standar yang umum dan diakui secara luas. Ada beberapa standar yang telah mendapat pengakuan secara luas, antara lainITIL, ISO/IEC 17799, COSO dan COBIT. Dengan menggunakan standar-standar tersebut, maka tujuan penerapan TI di sebuah perusahaan akan sesuai dengan tujuan yang diharapkan dan menghindarkan dari terjadinya kerugian akibat risiko-risiko penerapan yang tidak terpetakan. Konsep IT Governance Penerapan TI di perusahaan akan dapat dilakukan dengan baik apabila ditunjang dengan suatu pengelolaan TI (IT Governance) dari mulai perencanaan sampai implementasinya. Definisi IT Governance menurut ITGI adalah: “Suatu bagian terintegrasi dari kepengurusan perusahaan serta mencakup kepemimpinan dan struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa TI perusahaan mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.” Kegunaan IT Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan berikut ini :  Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI. Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengekploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan.  Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab.  Penanganan manajemen risiko yang terkait TI secara tepat. Alasan terpenting mengapa IT governance penting adalah bahwa ekspektasi dan realitas sering kali tidak sesuai. Shareholder perusahaan selalu berharap tentang perusahaan untuk : Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran. Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan. Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani risiko TI. IT governance yang tidak efektif akan menjadi awal terjadinya pengalaman buruk yang dihadapi perusahaan seperti: 1. Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi, dan melemahnya posisi kompetisi. 2. Tenggat waktu yang terlampaui, biaya lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas lebih rendah dari yang telah diantisipasi. 3. Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI. 4. Kegagalan inisiatif TI untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan. Dalam studi ITGI mengenai Status Global Penguasaan IT, ada 10 masalah besar di bidang TI yang dialami oleh para CEO dan CIO, yaitu 1. Kurangnya pandangan mengenai seberapa baik TI berfungsi. 2. Kegagalan operasional TI. 3. Masalah penempatan karyawan bidang TI. Kegunaan TI Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan berikut ini : 1. Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI. 2. Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengekploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan. 3. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab. 4. Penanganan manajemen risiko yang terkait TI secara tepat. Alasan terpenting mengapa IT governance penting adalah bahwa ekspektasi danrealitas sering kali tidak sesuai. Shareholder perusahaan selalu berharap perusahaan untuk : 1. Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran. 2. Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan. 3. Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani risiko TI. IT governance yang tidak efektif akan menjadi awal terjadinya pengalaman buruk yang dihadapi perusahaan, seperti: 1. Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi, dan melemahnya posisi kompetisi. 2. Tenggat waktu yang terlampaui, biaya lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas lebih rendah dari yang telah diantisipasi. 3. Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI. 4. Kegagalan inisiatif TI untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan. Dalam studi ITGI mengenai Status Global Penguasaan IT, ada 10 masalah besar di bidang TI yang dialami oleh para CEO dan CIO, yaitu 1. Kurangnya pandangan mengenai seberapa baik TI berfungsi. 2. Kegagalan operasional TI. 3. Masalah penempatan karyawan bidang TI. 4. Jumlah masalah dan kejadian dalam TI. 5. Biaya TI yang tinggi dengan perolehan kembali modal (ROI) yang rendah. 6. Kurangnya pengetahuan mengenai sistem penting. 7. Kurangnya kemampuan mengelola data. 8. Pemutusan hubungan antara strategi TI dan bisnis. 9. Ketergantungan pada entitas di luar pengawasan langsung. 10. Jumlah kesalahan yang disebabkan oleh sistem penting. 11. Jumlah masalah dan kejadian dalam TI. Marios Damianides, ketua internasional ITGI menyatakan, "Hasil-hasil ini menunjukkan kesenjangan antara masalah TI dan pendahuluan rencana aksi untuk memusatkan perhatian pada masalah tersebut". Penggunaan standar IT Governance mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut: 1. The Wheel Exists – penggunaan standar yang sudah ada dan mature akan sangat efisien. Perusahaan tidak perlu mengembangkan sendiri frameworkdengan mengandalkan pengalamannya sendiri yang tentunya sangat terbatas. 2. Structured – standar-standar yang baik menyediakan suatu framework yang sangat terstruktur yang dapat dengan mudah difahami dan diikuti oleh manajemen. Lebih lanjut lagi, framework yang terstruktur dengan baik akan memberikan setiap orang pandangan yang relatif sama. 3. Best Practices – standar-standar tersebut telah dikembangkan dalam jangka waktu yang relatif lama dan melibatkan ratusan orang dan organisasi di seluruh dunia. Pengalaman yang direfleksikan dalam model-model pengelolaan yang ada tidak dapat dibandingkan dengan suatu usaha dari satu perusahaan tertentu. 4. Knowledge Sharing – dengan mengikuti standar yang umum, manajemen akan dapat berbagi ide dan pengalaman antar organisasi melalui user groups, website, majalah, buku, dan media informasi lainnya. 5. Auditable – tanpa standar baku, akan sangat sulit bagi auditor, terutama auditor dari pihak ketiga, untuk melakukan kontrol secara efektif. Dengan adanya standar, maka baik manajemen maupun auditor mempunyai dasar yang sama dalam melakukan pengelolaan TI dan pengukurannya. Model Standar IT Governance Ada berbagai standar model IT Governance yang banyak digunakan saat ini, antara lain: 1. ITIL (The IT Infrastructure Library) 2. ISO/IEC 17799 (The International Organization for Standardization / The International Electrotechnical Commission) 3. COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) 4. COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) DAFTAR PUSTAKA slide presentasi "Chap 1 : Introduction Information System Strategy", Dr. Ir. Yeffry Handoko Putra, M.T, Magister Sistem Informasi UNIKOM Bandung. slide presentasi "Chap 2 : IT Strategic Principle", Dr. Ir. Yeffry Handoko Putra, M.T, Magister Sistem Informasi UNIKOM Bandung. library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/.../TSA-2012-0050%20BAB%202.pdf http://artikel-teknologi-informasi.blogspot.com/2012/10/artikel-standar-framework-pada-proses.html http://www.ivitc.com/index.php?option=com_content&view=category&id=3&Itemid=12