INFORME SUCURSAL ORELLANA

EMPRESA PÚBLICA CORREOS DEL ECUADOR CDE E.P. GERENCIA NACIONAL DE NEGOCIOS DIRECCIÓN DE CANALES Y SEVICIO AL CLIENTE INFORME JUSTIFICATIVO DETERMINANDO LA NECESIDAD DE “ARRENDAMIENTO DE UN INMUEBLE PARA EL PUNTO DE VENTA DE LA SUCURSAL ORELLANA, DE LA EMPRESA PÚBLICA CORREOS DE ECUADOR CDE E.P. ORELLANA – ECUADOR Enero 2018 ANTECEDENTES Mediante Resolución No. DIR-CDE-EP-020-2016 de fecha 29 de Septiembre del 2016, el Directorio de la Empresa aprobó el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P, mismo que entró en vigencia el 01 de Octubre del 2016, en donde se define la misión de la Dirección de Canales y Servicio al Cliente como “Supervisar y controlar los puntos de venta directos e indirectos a escala nacional para incrementar los ingresos de venta, y asegurar la satisfacción oportuna y eficiente de los clientes finales, empresariales e institucionales, a nivel nacional como internacional, para incrementar los ingresos de venta, mantener la imagen corporativa y ampliar la cobertura de la Empresa Pública Correos del Ecuador CDE-EP.” Dentro de las principales atribuciones y responsabilidades de la Dirección de Canales y Servicio al Cliente establecidas dentro del Estatuto Orgánico de Gestión Organización por Procesos, tenemos las siguientes: Diseñar e implementar un Plan Estratégico de Canales y Servicio al Cliente para la ampliación de la cobertura postal como Operador Público Oficial, de acuerdo a objetivos empresariales y presentarlo para su aprobación a su jefe inmediato; Cumplir con el presupuesto de ventas asignado para los puntos de venta directos e indirectos; Garantizar la correcta atención a los clientes internos y externos en los puntos de venta directos e indirectos de la empresa; Garantizar la óptima atención en servicio al cliente, de los clientes internos y externos, con el levantamiento, monitoreo y control de herramientas de gestión y ser el principal canal de contacto entre la organización y los clientes externos; Atender, gestionar y resolver tanto los reclamos como los requerimientos que los clientes presenten a nivel nacional e internacional; Velar por la imagen corporativa en los puntos de venta directos e indirectos; Canalizar que exista una adecuada retroalimentación a las áreas interfaces de manera que se puedan tomar las acciones preventivas y correctivas para la resolución de reclamos y atención de requerimientos, a fin de aportar con el mejoramiento del servicio brindado; Proponer políticas de ejecución para Canales y Servicio al Cliente, ejecutar e implementar aquellas que estuvieran aprobadas por la máxima autoridad o su delegado; Coordinar y solicitar el pago de indemnizaciones con la Gerencia Nacional Jurídica para reducir los tiempos de pago a clientes; Elaborar informes sobre indicadores de gestión de la Dirección de Canales y Servicio al Cliente; Controlar y supervisar el proceso de admisión de los puntos de venta directos e indirectos de la empresa; Alertar e informar a la Dirección de Seguridad Postal o autoridades de la empresa sobre cualquier irregularidad detectada en los puntos de venta directos e indirectos; Generar una cultura permanente de evaluación de servicios y niveles de satisfacción de los clientes mediante resultados cuantificables e informar a las áreas sobre estos resultados; Proponer planes de acción sobre la base de los resultados de evaluación, con el fin de cumplir los objetivos empresariales; Establecer y evaluar a través de indicadores de gestión los estándares de calidad, metas y objetivos empresariales; que desplieguen resultados propios de la unidad con las herramientas de gestión disponibles a todos los puntos de venta directos e indirectos; Realizar la captación por ventanilla de las recaudaciones provenientes de las ventas de productos y servicios y efectuar los cierres de la caja; Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones en los plazos y formas previstos en la Ley; Elaborar la Programación Anual de Política Pública (PAPP) de la dirección en función de las políticas, estrategias y lineamientos emitidos por la máxima autoridad alineados al Plan Estratégico de la empresa. Vigilar y controlar que los servidores a su cargo actúen conforme a la normativa legal vigente establecida por los organismos de control; OBJETIVO Solicitar el dictamen favorable para el arrendamiento del punto de venta de la sucursal de Orellana de la Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P. JUSTIFICATIVO. La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, artículo 59, determina “Los contratos de arrendamiento tanto para el caso en que el Estado o una institución pública tengan la calidad de arrendadora como arrendataria se sujetará a las normas previstas en el Reglamento de esta Ley”. En base a la misión de la Dirección de Canales y Servicio al Cliente “Supervisar y controlar los puntos de venta directos e indirectos a escala nacional para incrementar los ingresos de venta, y asegurar la satisfacción oportuna y eficiente de los clientes finales, empresariales e institucionales, a nivel nacional como internacional, para incrementar los ingresos de venta, mantener la imagen corporativa y ampliar la cobertura de la Empresa Pública Correos del Ecuador CDE-EP.”, se procede a realizar el levantamiento de información para el proceso de contratación de arrendamiento de un inmueble para el Punto de Venta de la sucursal de Orellana, de la Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P.. Dentro de las Políticas de Austeridad dadas por el Sr. Presidente Constitucional de la República Lcdo. Lenin Moreno, publicadas en el Decreto N° 135 del 01 de septiembre de 2017, expide Normas de Optimización y Austeridad del Gasto Público, por lo que se debe considerar que además del espacio físico que se necesita para el funcionamiento y operatividad del Punto de Venta de la sucursal Orellana, se debe cumplir con la opción que represente un ahorro en el gasto de los arrendamientos de los locales. ANÁLISIS TÉCNICO. SUCURSAL ORELLANA Debido al giro del negocio y a la necesidad de que el punto de venta se mantenga en La Sucursal de la Provincia de Orellana, se realiza el requerimiento de un local con el proveedor que detallado a continuación: Nombre del Proveedor Nro. de RUC Bien adquirir Precio Metros Cuadrados José Luis Quintero 0400569414 ALQUILER DE INMUEBLE (AV, NAPO Y AV GUAYAQUIL) $ 497.25 + IVA 58.00 m2 La ubicación en el nuevo espacio asignado para la Sucursal de la Provincia de Orellana, permitirá brindar la prestación efectiva del servicio postal universal a los ciudadanos, por encontrarse en un lugar estratégico y de fácil acceso. Aclarando que se debe tener en cuenta que debido a la creciente demanda de los usuarios del servicio de entrega y recepción de encomiendas se debe buscar un nuevo local para mejorar de manera sustancial la atención al cliente. Como requisito para la búsqueda del local comercial, fue necesario contemplar que se encuentre en el mismo sector y zona comercial, a fin de reforzar nuestro posicionamiento y captar clientes. En el siguiente gráfico se puede observar que la sucursal de Orellana se encuentra ubicada en un lugar sin competencia, por lo cual se requiere la renovación en el nuevo espacio asignado a fin de no perder el mercado actual. Mapa de ubicación de la Sucursal de Orellana  CARACTERÍSTICAS DEL LOCAL Ubicación: En la provincia de Orellana en el cantón Puerto Francisco de Orellana en la avenida Guayaquil y Napo. El inmueble contará con: Estructura de hormigón armado con mínimo 58,00 metros cuadrados de construcción. Puerta de ingreso de vidrio y aluminio y ventanal de aluminio y vidrio. Toma corrientes e interruptores. Paredes enlucidas, empastadas y pintadas. Piso de cerámica. Servicios Básicos: La planilla de agua potable está incluida en el canon de arriendo. La planilla de línea telefónica y energía eléctrica será cancelada por parte de la Empresa Pública Correos del Ecuador ANALISIS COSTO BENEFICIO Cuadro detalle de ingresos y egresos mensuales de la Sucursal Francisco de Orellana hasta el mes de diciembre de 2017 INGRESOS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL CORPORATIVO $ 4.377,18 $ 2.783,59 $ 3.939,31 $ 3.241,62 $ 2.504,26 $ 7.547,52 $ 4.404,00 $ 5.622,79 $ 3.604,19 $ 3.878,76 $ 3.260,12 $ (624,16) $ 44.539,18 VENTANILLA $ 981,70 $ 875,11 $ 1.246,13 $ 935,82 $ 1.247,75 $ 1.128,30 $ 750,14 $ 996,21 $ 846,46 $ 705,25 $ 611,28 $ 624,16 $ 10.948,31 TOTAL INGRESOS $ 5.358,88 $ 3.658,70 $ 5.185,44 $ 4.177,44 $ 3.752,01 $ 8.675,82 $ 5.154,14 $ 6.619,00 $ 4.450,65 $ 4.584,01 $ 3.871,40 $ - $ 55.487,49 GASTOS PERSONAL ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ENLACE   $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00 $ 134,00   $ 1.474,00 ENERGÍA ELÉCTRICA   $ 33,09 $ 33,56 $ 30,97 $ 29,02 $ 29,02 $ 26,22 $ 28,38 $ 28,38 $ 26,67 $ 27,20 $ -   $ 292,51 TELEFONÍA   $ 69,45 $ 61,16 $ 45,49 $ 45,08 $ 39,13 $ 44,52 $ 33,28 $ 34,89 $ 30,59 $ 48,66 $ -   $ 452,25 ARRIENDO   $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ 497,25 $ -   $ 4.972,50 MATERIAL DE OFICINA   $ - $ 358,64 $ 22,44 $ 189,10 $ -   $ - $ 103,88 $ - $ - $ 114,77   $ 788,83 MATERIAL DE ASEO           $ 8,44 $ 70,74 $ 10,23 $ - $ - $ - $ -   $ 89,41 MATERIALES DE IMPRESIÓN FOTOGRAFÍA REPRODUCCIÓN Y PUBLICACIONES   $ - $ 118,09 $ 19,70 $ - $ - $ 2,19 $ - $ - $ 7,00 $ - $ -   $ 146,98 COMPENSACIÓN POR TRANSPORTE   $ 135,34 $ 135,34 $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -   $ 270,68 VEHICULOS TERRESTRES (MANTENIMIENTO Y REPARACIONES   $ - $ - $ 254,34 $ - $ 42,80 $ 334,38 $ - $ - $ 150,47 $ 128,30 $ -   $ 910,29 SUELDO + BENEFICIOS CANALES 1 ocasional $ 716,72 $ 716,72 $ 716,72 $ 716,72 $ 716,72 $ 716,72 $ 716,72 $ - $ 716,72 $ 716,72 $ 716,72   $ 7.167,20 SUELDO + BENEFICIOS OTRAS ÁREAS 5 ocasionales $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 5.095,92 $ 3.618,96   $ 54.578,16 FLETES Y MANIOBRAS   $ - $ - $ - $ 77,00 $ - $ - $ 146,50 $ 223,21 $ - $ -     $ 446,71 COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOS EN GENERAL PARA VEHÍCULOS TERRESTRES   $ - $ - $ 319,26 $ 218,42 $ 219,30 $ 300,45 $ 445,54 $ - $ - $ - $ 204,26   $ 1.707,23 COMISIONES POR LA VENTA DE PRODUCTOS, SERVICIOS POSTALES Y FINANCIEROS   $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ 60,64 $ - $ -   $ 60,64 REPUESTOS Y ACCESORIOS PARA VEHICULOS TERRESTRES   $ - $ - $ 242,86 $ - $ 657,14 $ - $ - $ - $ - $ - $ -   $ 900,00 TASAS GENERALES   $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -   $ - TOTAL GASTOS   $ 6.681,77 $ 7.150,68 $ 7.378,95 $ 7.002,51 $ 7.439,72 $ 7.222,39 $ 7.107,82 $ 6.117,53 $ 6.719,26 $ 6.648,05 $ 4.788,71 $ - $ 74.257,39 RENTABILIDAD   $ (1.322,89) $ (3.491,98) $ (2.193,51) $ (2.825,07) $ (3.687,71) $ 1.453,43 $ (1.953,68) $ 501,47 $ (2.268,61) $ (2.064,04) $ (917,31) $ - $ (18.769,90) CONCLUSIÓN La Dirección de Canales y Servicio al Cliente como proceso habilitante de apoyo, contribuye al desarrollo y fortalecimiento de la Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P., a través del cabal y oportuno cumplimiento de las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Empresa, por lo que se requiere iniciar los procesos de arrendamiento debido a que se contempló el valor del arriendo de la sucursal de la Provincia de Orellana en la Planificación Anual de la Política Publica PAPP 2018, para llevar a cabo las actividades establecidas en el presente informe y que las operaciones de la empresa no se vean afectadas. RECOMENDACIÓN Se recomienda a la Dirección Administrativa que basados en el presente informe se solicite el certificado de INMOBILIAR para continuar con el Inicio de proceso de arriendo de Sucursal de Orellana. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD ELABORADO POR: FIRMA Nancy Araujo Carvajal Supervisor de Puntos de Venta APROBADO POR: FIRMA Ing. Milton Fuenmayor Gerente Regional 1 INFORME JUSTIFICATIVO Rev. May. 2015 (0) CDE-DNA-ADQ-FO-001