Inventario y almacenes (Autoguardado)

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Superior y Universitaria Universidad Alejandro Humboldt (UAH) Cátedra: Administración de Inventarios y Almacenes Sección: DCN0702 INVENTARIOS Y ALMACENES Profesor: Integrantes: Ángel Lara Moreno Carla C.I: 24213928 Caracas, 05 de junio de 2017 INTRODUCCIÓN Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;  de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tienen una miopía similar; por lo general creen que mientras mas mejor. Inventario Podemos definir el inventario como el registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una persona, empresa privada, dependencia pública, entre otros, y que se encuentra realizado a partir de mucha precisión y prolijidad en la plasmación de los datos. El inventario nos facilita el poder encontrar cada elemento de manera, más rápida y sencilla pues su misión es precisamente organizar, ordenar, controlar y tener registrado formalmente los materiales que componen el patrimonio de la empresa. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante. Debemos destacar que los inventarios se llevan a cabo en lugares que disponen de muchas cantidades de pertenencias y de elementos, y esto es así porque son una herramienta muy eficiente a la hora de saber las entradas, salidas, los costos que implicaron sus ingresos y egresos, entre otras cuestiones. Tipos de inventarios La clasificación del inventario facilita su incorporación a los procesos organizacionales. Analizaremos los más importantes: Inventario inicial: Este se realiza al inicio del año fiscal (el 1 de enero) representando el valor de las existencias de mercancías, donde se registran todos los bienes de la empresa y solo documentamos los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Inventario final: Es el inventario realizado al final o cierre del ejercicio económico, por lo general se realiza el último día del año fiscal (31 de diciembre); y sirve para determinar la nueva situación del capital. Con este se realiza un inventario físico de las mercancías o productos con su correspondiente valoración. Inventario Perpetuo: Es el inventario que de manera actualizada demuestra la cantidad de artículos existentes en el almacén de manera detallada, lleva un registro de las mercancías en existencia y de las que han sido vendidas con su respectivo valor. Es muy empleado al momento de realizar balances provisionales, mensuales o trimestrales. Inventario físico: Es el inventario real que se realiza como una lista detallada y valorada de las exigencias, se determina las clases de bienes de manera detallada, ya sea anotando, midiendo, pesando y contando, teniendo como finalidad convencer a los auditores de que el registro del inventario da a conocer las exigencias necesarias para indicar el valor de los activos. Inventario de productos terminados: Representa las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes, es decir, inventario realizado solo a los productos que ya han pasado por un proceso de fabricación, y que están listos para su posterior almacenamiento y venta. Inventario de transito: Se utilizar para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, en los que existen porque los materiales deben trasladarse de un lugar a otro para su compra o venta. Inventario de materiales y suministro: son aquellos materiales que fundamentalmente necesitamos para elaborar los productos realizados en una empresa, por ejemplo: pintura, clavo, lija, entre otros, y que no pueden ser contabilizados con exactitud. Inventario de materia prima: representan el insumo básico de materiales que es necesario para el proceso de fabricación del producto, es decir aquellos materiales utilizados en la elaboración de productos pero que no han pasado por el procesamiento. Inventario en proceso: son productos elaborados que les falta algunas etapas para poder llegar a producto terminado, que se tiene a medida que se añade la mano de obra, otros materiales y demás costos y mientras no concluya la fabricación total del producto, ha de ser inventario en proceso. Inventario máximo: se establece un nivel de inventario máximo debido a las masas empleado, para que no puede existir el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado algo para algunos artículos. Inventario mínimo: es la cantidad mínima de inventario para ser mantenidas en el almacén. Inventario disponible: es aquel que tiene la disponibilidad necesaria para la producción o venta. Inventario en línea: es el inventario que se mantiene o se aguarda a ser procesado en la línea de producción que delega cada trabajador. Inventario en cuarentena: es aquel que debe cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es decir, que se aplica a bienes de consumo, generalmente comestible u otros. Inventario en consignación: es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero el título de propiedad lo conserva aún el vendedor, es decir, se entrega a un tercero para su venta asegurando la disponibilidad y venta del inventario. Inventario de previsión: se utiliza para cubrir una necesidad futura que pueda comprometer un posible riesgo. Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Inventario de seguridad: son aquellos que se utilizan para protegerse contra la incertidumbre de la actuación de los proveedores debido a distintos factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones, se usa para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de demanda. Inventario de mercancías: se constituye en todos aquellos bienes que posee o pertenecen a la empresa, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. Inventario agregado: se utiliza para minimizar el impacto del costo en la administración de inventario, aplicándose cuando un artículo presenta un alto costo para la empresa. Inventario Cíclico: se trata del trabajo con lotes que especifica la manera de operar según tamaños de lotes para poder transportar inventarios de una unidad a la vez, de esta manera los inventarios tienen a acumularse. Características: Bienes tangibles que se tienen para la venta o para ser utilizados en la producción. Establece relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. Define categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. Proveedores. Pocos proveedores. Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos. Repetir negocio con los mismos proveedores. Uso activo del análisis para permitir que los proveedores deseables sean/permanezcan competitivos en los precios. Cantidades. Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable). Entregas frecuentes en lotes pequeños. Acuerdos contractuales a largo plazo. Papeleo mínimo para lanzar los pedidos. Las cantidades entregadas varían de una entrega a otra, pero son fijas para el término total del contrato. Calidad. Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor. Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad. Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor. Proveedores motivados a utilizar cartas de control estadístico del proceso en lugar de inspeccionar lotes por muestreo. Embarques. Programación de la carga de entrada. Asegurar el control mediante la utilización de una empresa de transportes propia o contratar transporte y almacenamiento. Permite flexibilidad en la programación de la producción. La existencia de un inventario alivia la presión sobre el sistema de producción para tener listos los bienes. Técnicas de manejo de inventario La gestión del inventario es una parte variable al implementar un negocio. El sistema óptimo es diferente para cada empresa. Sin embargo, cada empresa debe esforzarse por eliminar errores humanos, tanto como sea posible. A continuación veremos varias técnicas: Niveles de conjuntos a la par: Una buena técnica de administración de inventarios comienza con manejar fácilmente los niveles en conjunto. La mínima cantidad de productos que tener a la mano. Cuando el inventario caiga por debajo de este nivel Principio First-In First-Out (FIFO): Este principio es importante en el manejo de inventarios. Significa que los productos con mayor antigüedad (first-in) se venden primero (first-out), no el nuevo inventario. Esto es particularmente importante para productos con caducidad. También es buena idea practicar este principio (FIFO) para productos no perecederos. Si los mismos productos se mantienen hasta el fondo de inventario, suelen desgastarse. Además, el diseño del envase y las características a menudo cambian con el tiempo. No vas a querer terminar con productos obsoletos que no vas a poder vender. Manejo de relaciones: Parte del éxito de la gestión de inventarios es la capacidad de adaptarse rápidamente. Si se necesita devolver un artículo que se vende lento, con el objetivo de hacer espacio para nuevos productos, reponer un best-seller rápidamente, solucionar problemas de fabricación o temporalmente ampliar el espacio de almacenamiento, es importante tener una buena relación con los proveedores. De esa manera estarán dispuestos a trabajar contigo para solucionar tus problemas. Planeación de contingencia: Existen muchos problemas relacionados con el manejo de inventarios. Estos problemas pueden paralizar a cualquier empresa que no esté preparada. Por ejemplo: las ventas aumentan inesperadamente y la empresa se queda sin producto en stock, existe un déficit de flujo de caja y no se puede pagar por el producto que se necesita desesperadamente, un error en el cálculo del inventario, que puede significar que se tiene menos producto de lo que se pensaba. No es cuestión de si surgen o no problemas, la cuestión es cuándo va a suceder. Se debe estudiar en dónde están los riesgos y preparar un plan de contingencia. ¿Cómo se va a reaccionar? ¿Qué medidas se tomaran para resolver el problema? ¿Cómo afectará esto a algunas partes del negocio? Auditoría regular: En la mayoría de los casos, los informes del almacén se confían a un software especializado, con el objetivo de conocer la cantidad de productos existentes. Sin embargo, es importante asegurar que los números que arroja el software coinciden en la vida real. Hay varios métodos para hacer esto a través de: Inventario físico: Hacer un inventario físico es la práctica que cuenta. Si se hace un inventario físico completo al final del año y a menudo existen problemas, es posible que se desee comenzar a comprobar a lo largo del año. Esto significa simplemente elegir un producto, contar su existencia en inventarios y comparar el número a lo que se supone que debe ser. Esto no se hace de manera programada y es complementario al inventario físico. Ciclo de conteo: En vez de hacer un inventario físico completo, algunas empresas utilizan ciclos de conteo para auditar su inventario. En lugar de un conteo completo al cierre del ejercicio, el conteo de ciclo se extiende durante todo el año. Cada día, semana o mes se hace el conteo de un producto diferente, en un horario rotativo. Existen diferentes métodos para determinar qué elementos contar, pero, en términos generales, los elementos de mayor valor se contarán con más frecuencia. Prioriza con ABC: Algunos productos necesitan más atención que otros. Utiliza un análisis ABC para dar prioridad a la gestión del inventario. Separa los productos que requieren atención de los que no. Para ello, revisa la lista de productos y agrega cada producto en una de estas tres categorías: A – Productos de alto valor con baja frecuencia de ventas B – Productos de valor moderado con una frecuenta de ventas moderada C – Productos de valor bajo con altas ventas Los productos de la categoría A requieren atención regular debido a que su impacto financiero es importante, pero las ventas son impredecibles. Los artículos en la categoría C requieren menos supervisión, ya que tienen un impacto financiero más pequeño, pero que están en constante rotación. Los artículos en la categoría B caen en algún lugar en medio. Pronósticos precisos: Gran parte de la buena gestión de inventario se reduce a predecir con exactitud su demanda. No se equivoquen, esto es increíblemente difícil de hacer. Hay tantas variables que intervienen que seguramente nunca sabrás a ciencia cierta el futuro de tus productos, pero puedes acercarte. A continuación algunos elementos que debes tomar en cuenta al proyectar tus ventas: Tendencias en el mercado Ventas del año pasado durante la misma semana Tasa de crecimiento de este año Ventas garantizadas de contratos y suscripciones Estacionalidad y economía en general Próximas promociones Inversión publicitaria. Considera utilizar una estrategia Dropshipping: Una estrategia de dropshipping puede ser el escenario ideal desde una perspectiva de gestión de inventario. En lugar de manejar el inventario y enviar los productos por ti mismo –ya sea internamente o a través de un socio logístico– el proveedor o vendedor al por mayor se encarga de hacerlo. Básicamente, se elimina por completo el proceso de inventario. Muchos mayoristas y fabricantes anuncian que utilizan dropshipping y lo hacen como un servicio. Pero incluso si tu proveedor no hace esto, todavía puede ser una opción. No tengas miedo de preguntar. Aunque los productos cuestan más, de esta manera eliminas los gastos relacionados con el manejo de inventario, almacenamiento y cumplimiento de pedidos. Es hora de tomar el control de la gestión de inventario de tu tienda online y ya no pierdas dinero. Elige la técnica de administración de inventario adecuada para tu empresa, y empieza a aplicarla hoy mismo. Almacenes Son lugares donde se guardan diferentes tipos de mercancías, es decir, su espacio físico en las empresas permite guardar cantidades de bienes dentro de la cadena de suministros, trata de la recepción y almacenamiento y movimiento de distintos materiales y productos. Tipos de almacenes Almacén de productos terminados: presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar productos a los clientes, es decir, maneja los materiales y productos para su entregarlos a los clientes en buenas condiciones. Almacén de materia prima y partes componentes: se enfoca en el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción, donde las partes componentes le dan cierto margen de soporte. Almacén de materias auxiliares: son aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para empacarlo, por el tipo de componente que poseen, por ejemplo: combustible, grasa, lubricantes. Almacén de productos en proceso: son aquellos materiales o artículos que aún no están terminados y que son guardados bajo custodia intencional previstos por la programación. Almacén de herramientas: se encuentran bajo custodia de un encargado especializado para el control de las herramientas, equipos y útiles que se prestan en los distintos departamentos. Almacén de materiales de desperdicio: son los materiales que no tienen reparación y que son rechazados por el departamento de control y calidad y queda bajo el cuidado de ese mismo departamento. Almacén de materiales obsoletos: son aquellos materiales que han sido descontinuados en la programación de producción por falta de ventas, deterioro o por haberse vencido el plazo de caducidad, es decir, la pérdida de su utilidad para el consumo. Almacén de devoluciones: es donde llegan las devoluciones de los clientes, en el que los productos se separan y clasifican para el reproceso o desperdicio. Características Las principales características que podemos encontrar de un almacén son: 1.-Salida de emergencia 2.-Debe ser espacioso 3.-Contar con electricidad suficiente 4.-Tener aire acondicionado suficiente 5.-Camaras de vigilancia 6.-Tener estantes adecuados 7.-Ventanas en forma estratégica 8.-Responsable que verifique y controle las entradas y salidas del producto 9.-Debe contar con un extinguidor en zona estratégica 10.-El color del almacén debe ser claro para que se distinga el producto 11.-Debe contar con mobiliario adecuado 12.-Debe tener líneas de división y dirección 13.-Debe tener limpieza y mantenimiento constante 14.- Equipos que permitan elevar la mercancía desde el nivel del piso del almacén. La administración de almacenes y el control de los inventarios son conocimientos y funciones que todo director de empresa debe conocer y diferenciar con toda claridad, con el fin de optimizar las operaciones logísticas de su empresa Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que se emplea en el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas empresas, el almacén incluye las estanterías, los casilleros, compartimientos, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y chapada. Función de Recepción: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra. Al recibir un embarque: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones, si el contenedor está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos De Manera Similar: El material que se recibe en una instalación de la empresa también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar. Técnicas de Almacenamiento de Materiales Es un hecho que el desorden en almacén o en el área de trabajo provoca graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil. El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden requerir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y tecnologías complejas. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que serán almacenados. Número de artículos guardados. Velocidad de atención necesaria. Tipo de embalaje. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. Se usan pallets (plataformas), que es una plataforma de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1,100mm x 1,100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: En cuanto al número de entradas en: plataformas de 2 y de 4 entradas. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de manejo de materiales. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras. Otros medios de almacenamiento: Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardarse en cajas en las secciones productivas pueden ser de metal, de madera o de plástico con tamaños muy variados. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas.