FORMAT MATERI AJAR.docx

Materi Pengemasan Perangkat Pembelajaran : Format 2 : FB/MP) FORMAT MATERI AJAR (F-MA) Mata Pelajaran/Tema/Sub Tema*) : Adminisrtrasi Perkantorang/ SOP/ SIM Kelas/Semester : X/1 Nama Peserta : Oktavianus Kopa Rihi Nomor Peserta : 1266045024 A. Judul : Sistem Informasi dan Manajemen B. Uraian Materi Ajar Sistem Informasi Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Informasi merupakan data yang telah diproses dan memberikan arti bagi pengguna (user). Dalam pemrosesan data ini diperlukan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, atau bersama-sama, bahkan membentuk jaringan agar tercapai suatu sasaran yang diinginkan. Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan ini dapat disebut sebagai sistem. Agar data mampu menjadi informasi yang berkualitas maka data tersebut harus dikelola dan diolah dengan benar dengan menggunakan sistem informasi. Secara umum sistem yang benar, yaitu menggunakan sistem informasi. Sebagai sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung aktivitas organisasi, manajemen, serta pengambilan keputusan, bagi para manajer atau pemimpin. Tujuan Informasi Sistem informasi merupakan sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, pendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. Menurut O’Brien dan Markas tujuan dari sistem informasi dan manajemen sebagai berikut: Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Jadi ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan digunakan dalam suatu tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Konsep Dasar Data dan Informasi Pengertian informasi selalu dikaitkan dengan data, namun arti dari masing-masing kata dalam pengertian tersebut berbeda. Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan untuk mengambil keputusan atau dijadikan informasi. DATA INFORMASI PENGETAHAUN Data merupakan deskripsi dasar dari suatu kejadian, aktivitas, atau transaksi yang dicatat, diklasifikasi, dan disimpan tanpa pengorganisasian sebelumnya. Data belum memberikan manfaat besar bagi penerima/pemakai jika belum diolah. Jika data sudah diolah sesuai dengan keperluan pemakai maka hasil pengolahan data itu disebut informasi. Data dan/informasi yang telah diorganisasi dan diproses tidak hanya memberikan informasi melainkan memberikan pemahaman, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian tertentu kepada pemakainya sehingga dapat diaplikasikan ke dalam kasus-kasus yang dihadapi. Hal ini sama halnya dengan proses pembelajaran dan merupakan pengetahuan. Konsep Data Data merupakan bahan yang akan diolah atau diproses, bisa berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu situasi dan lain-lain yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang mengambarkan suatu kejadian-kejadian atau satuan nyata. Menurut N. Antony dan John Dearden. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan dalam mengambil keputusan, untuk lebih meyakinkan bahwa data tidak dapat terlepas dari informasi, dapat dilihat dari definisi mengenai informasi. Berdasarkan jenisnya, data terbagi menjadi dua jenis yaitu sebagai berikut: Data internal, yaitu data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Contohnya, data keuangan, data pegawai, data produksi dan sebagainya. Data eksternal yaitu, data yang menggambarkan situasi dan kondisi yang ada diluar organisasi. Contohnya, data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran produk dan sebagainya. Selain itu terdapat klasifikasi data berdasarkan bentuk data yaitu sebagai berikut Data kuantitatif yaitu, data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Contohnya, jumlah pembeli buah pada pasar segar, tinggi badan siswa kelas XI SMK dan sebagainya. Data kualitatif, yaitu data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mendukung makna. Contohnya, persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan. Konsep Informasi Informasi dalam suatu perusahaan sangat penting untuk mendukung keberlangsungan perkembangannya. Bila kurang informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses dan mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu, dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Menurut Jogiyanto, informasi sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara itu Komarudin menegaskan bahwa sumber informasi berasal dari: Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survei, atau dugaan objek. Informasi sekunder, merupakan informasi yang dihimpun dan disimpan ditempat penerimaan dan pengolahan. Informasi sekunder diperoleh dari organisasi intern, pembelian dari organisasi, publikasi dan badan pemerintah. Jenis-Jenis Informasi Setiap organisasi perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda satu dengan yang lain di mana sistem tersebut memberikan informasi secara terus-menerus kepada pihak pemakai pada semua tingkat. Selain itu sistem informasi yang dikembangkan pun untuk tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan perusahaan mulai mulai dari pendidikan, sosial, industri dan masih banyak lagi. Sebagai contoh: Sistem informasi akuntansi (accounting information systems) menyediakan informasi dan transaksi keuangan. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan pemasaran riset, dan sebagainya. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory managment information systems), menyediakan informasi persediaan bahan pokok, barang setengah jadi, dan barang yang dijual. Sistem informasi personalia (personal information systems), menyediakan informasi kepegawaian. Sistem informasi distribusi (distribution information systems), menyediakan informasi persediaan produk. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems), menyediakan informasi kebutuhan barang dan bahan yang harus dibeli. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems), menyediakan informasi kekayaan. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems), menyediakan tentang calan nasabah dan nasabah. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (risearch and development information systems), Sistem informasi analisis software, menyediakan informasi perangkat lunak penunjang sistem informasi organisasi. Sistem informasi teknik (enginering information systems), menyediakan informasi memenuhi kebutuhan pemeliharaan mesin dan instalasi listrik. Sistem informasi rumah sakit (hospital information systems), menyediakan informasi untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit. Pengertian Sistem Informasi dan Manajemen Informasi merupakan sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi akurat dan cepat sangat membantu tumbuh dan berkembangnya sebuah organisasi. Oleh karena itu pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan analisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itu sebabnya dikenal sebagai systems information management. Sistem informasi dan manajemen (SIM) mulai berkembang sejak tahun 1960-an. Waktu tidak dapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem manajemen (perusahaan), serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan sistem informasi, sistem pemrosesan informasi, dan pengambilan keputusan. Dikatakan memakai prinsip sistem karena informasi yang tersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan, serta diolah dan diproses oleh suatu badan yang kemudian dirumuskan menjadi informasi. Ahli Sistem Informasi Pernyataan atau Definsi O’Brien Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukun kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Berry E. Cushing Sistem informasi sebagai kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Fredrik H. Wu Sistem informasi adalah kumpulan-kumpulan sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Robert A Leitch dan K. Roscoe Davis Sistem informasi sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. George M. Scott Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi. Henry Lucas Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dilaksanakan akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan pengendalian di dalam. Dari analisis di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi dan mendukung operasi untuk organisasi atau manajemen dalam mengambil keputusan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur (tahap-tahap manajemen) yang terorganisasi. Manfaat Sistem Informasi Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dengan analisis khusus sangat bermanfaat bagi kebutuhan organisasi dan keputusan yang diambil untuk masing-masing tingkat (level) manajemen. Dengan demikian tujuan dibentuknya sistem informasi manajemen (SIM) agar organisasi menyediakan data dan informasi yang bermanfaat dalam membuat keputusan manajemen, baik menyangkut pengelolaan dan keputusan rutin maupun bersifatstrategis. Secara umum manfaat sistem informasi manajemen bagi perusahaan adalah sebagai berikut: Meningkatkan Efisiensi Operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien sehingga perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya. Mulai dari akuntansi hingga penelusuran order pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi bisnis sehari-hari. Seseorang dapat menghemat waktu pekerjaan, membuat laporan dari jarak jauh, menjadikan media promosi dan berinteraksi. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fungsi bisnis menjadi sangat penting. Sistem informasi memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. Memeperkenalkan Inovasi dalam Bisnis Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan contoh baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sisem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran kedalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis Teknologi sistem informasi mendorong perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendukung strategi bersaing perusahaan untuk mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Yang termasuk teknologi informasi yang dimaksud adalah untuk memperoleh hardware dan software, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialisasi sistem informasi, dan melatih pengguna. Banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer terhadap konsumen. Kadang kala mereka membantu merancang kampanye pemasaran untun menjual produk barunya. Dengan membuat situs website dan mendaftarkan kejaringan internet, sebuah perusahaan dapat mempromosikan usahanya, memberikan informasi, sarana komunikasi sehingga bisa bertransaksi dengan konsumen tanpa harus bertatap muka. Kegiatan ini disebut e-commerce. Perusahaan dapat menjangkau konsumen dari berbagai wilayah domestik maupun mancanegara. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial Sistem informasi manajemen yang dirancang dan dilakukan dengan baik akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan. SIM mempermudah manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi tersebut dilakukan. Bagi seorang pemimpin proses pengambilan keputusan merupakan dasar tindakan dimasa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan tanpa didasari  informasi yang tepat akan berakibat fatal dan tidak dapat mencapai tujuan. Kombinasi sistem informasi dapat membantu manajer menjalankan bisnis menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih bermakna. Meskipun dengan informasi yang sama, para manajer harus mampu mengidentifikasi kecendrungan dan mengevaluasi hasil. Karakteristik Informasi Siap Pakai Informasi yang baik merupakan hal penting dalam pengambilan suatu keputusan, kualitas infromasi sangat menentukan keputusan yang diambil. Oleh karena itu informasi yang baik dan siap pakai sangat diperlukan dalam setiap pengambilan keputusan. Berikut ini terdapat beberapa karakteristik informasi yang baik dan siap pakai. Akurat Syarat utama informasi dikatakan siap pakai adalah akurat. Informasi yang diterima harus benar, merefleksikan fakta yang sebenarnya, tepat, dan sebaiknya merupakan hasil analisis statistik yang baik. Tepat Waktu Selain akurat informasi harus tepat waktu, dalam arti informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan. Misalnya bagian pemasaran dan pemesanan barang harus mengetahui jenis dan jumlah stok barang di gudang. Jangan sampai bagian pemasaran menjanjikan pengiriman barang kepada konsumen sementara stok barang di gudang tidak tersedia. Bagian pemasaran perlu mengetahui jumlah seluruh stok barang digudang guna keperluan pengirimannya. Relevan Selanjutnya karakteristik informasi siap pakai adalah relevan, dalam arti informasi yang disampaikan memiliki hubungan terkait dengan keputusan yang akan diambil. Misalnya, hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyeleksi calon pegawai adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan yang pernah diikuti, usia, gender maupun status calon pegawai.  Lengkap dan Memadai Karakteristik selanjutnya adalah informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai laporan yang dibutuhkan. Misalnya, pemegang saham ingin meninjau secara langsung seluruh laporan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan harus menyediakan informasi secara rinci berupa neraca keuangan, laporan laba-rugi, laporan arus kas dan lain sebagainya. Up to Date Informasi juga harus Up to Date, hal ini karena lingkungan selalu mengalami perubahan setiap saat. Perubahan dapat menimbulkan kesempatan tersendiri. Perubahan tersebut tidak dapat dicegah melainkan harus di antisipasi dengan baik. Oleh karena itu informasi yang diperoleh terbaru dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi dan memudahkan manajemen mengambil keputusan yang tepat. Dapat Diandalkan Informasi harus handal dan dapat dipercaya, juga dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang tidak jelas sumbernya akan tidak handal dan tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dengan demikian sumber informasi harus terpercaya/ diperoleh dengan cara tepat, dan diroses dengan cara yang benar, serta pendistribusiannya dapat dipercaya. Dapat Dimengerti Karakteristik informasi selanjutnya adalah dapat dimengerti, informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik agar informasi tersebut berguna bagi para pembuat keputusan, meskipun pengguna informasi dianggap memiliki pengetahuan yang cukup untuk memahami informasi tersebut. Jika informasi mudah dimengerti oleh pengguna informasi maka proses pembuatan keputusan dapat dipercepat. Dapat Dibandingkan Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, masa lalu, dan masa yang akan datang, serta kemampuan potensial yang dimiliki kepada pihak asing. Input- Proses- Output Sistem informasi memiliki 3 unsur atau kegiatan utama, yaitu: menerima data sebagai masukan (input), memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran, perkiraan dan lain-lain, serta memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Pengendalian Informasi Pengendalian informasi merupakan bagian yang tidak dipisahkan dari pengelolaan dan pengawasan fungsi informasi. Pengendalian sistem informasi bukan hanya untuk mencari-cari kesalahan, tetapi berusaha mengamankan, mengecek kecermatan dan keandalan data/informasi, serta meningkatkan efisiensi kerja sehingga mendorong ketaatan diri terhadap kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. Hal ini sangat penting karena setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan. Tujuan pengendalian Informasi Tujuan dari pengendalian informasi sebagai berikut: Agar proses pelaksanaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang direncanakan. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan-penyimpangan. Agar mencapai sasaran dan tujuan sesuai dengan rencananya. Menjaga aset perusahaan. Tindakan pengendalian informasi Secara umum, pengendalian sistem informasi dapat dilakukan dengan 3 tahap yaitu: Pengendalian perventif didesain pada awal kegiatan organisasi baik pada sub-sub sistem maupun keseluruhan sistem. Pengendalian perventif harus mampu menjaga kerahasiaan dokumen sumber dan format-formatnya. Pengendalian deteksi merupakan pertahanan lapis kedua dari suatu sistem. Jika terjadi kesalahan pada awal sistem, tidak terdeteksi akan dikendalikan pada tahap ini. Oleh karena itu dilakukan identifikasi kembali teknik dan prosedur yang dilakukan benar. Jika belum berjalan baik , diupayakan bagaimana memperbaikinya. Sebaliknya jika prosedur telah dijalankan dengan benar, apa yang harus diperbaiki. Pengendalian koreksi adalah proses memperbaiki kesalahan-kesalahan akibat kegagalan di awal sistem maupun pada saat sistem berjalan. Pengendalian berbasis komputer Pengendalian informasi berbasis komputer ini adalah pengendalian dari suatu sistem menggunakan komputer untuk mengontrol data/informasi yang keluar atau masuk dalam perusahaan, sehingga perusahaan, sehingga memudahkan manajer dalam mengambil keputusan. Komunikasi data dan message switching Komunikasi data adalah hubungan atau interaksi (pengiriman dan penerimaan) antardevice yang terhubung dalam sebuah jaringan, baik yang dengan jangkauan sempit maupun dengan jangkauan lebih luas disebut komunikasi. Pengirim, perangkat yang mengirim data. Penerima, perangkat yang menerima data Data, informasi yang akan dikomunikasikan Media pengiriman, media atau perantara yang digunakan untuk melakukian pengiriman data. Protokol, aturan-aturan yang berfungsi sebagai penyelaras hubungan. C. SOAL LATIHAN Apa perbedaan data dan informasi? Apa yang dimaksud dengan sistem? Jelaskan pengertian sistem informasi manajemen menurut pendapatmu! Apa tujuan dari pengendalian informasi? Apa perbedaan data kuantitatif dan data kualitatif? D. KUNCI JAWABAN SOAL Data merupakan deskripsi dasar dari suatu kejadian, aktivitas, atau transaksi yang dicatat, diklasifikasi, dan disimpan tanpa pengorganisasian sebelumnya. Data belum memberikan manfaat besar bagi penerima/pemakai jika belum diolah. Sedangkan, informasi sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Yang dimaksud dengan sistem adalah proses-proses aktivitas yang secara runtut saling berkaitan satu dengan yang lain. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukun kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Tujuan dari pengendalian informasi sebagai berikut: Agar proses pelaksanaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang direncanakan. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan-penyimpangan. Agar mencapai sasaran dan tujuan sesuai dengan rencananya. Menjaga aset perusahaan. Perbedaan data kuantitatif dan kualitatif sebagai berikut: Data kuantitatif yaitu, data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Contohnya, jumlah pembeli buah pada pasar segar, tinggi badan siswa kelas XI SMK dan sebagainya. Data kualitatif, yaitu data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mendukung makna. Contohnya, persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan. E. PEDOMAN PENSKORAN Soal No. 1 bobot = 20 Soal No. 2 bobot = 20 Soal No. 3 bobot = 20 Soal No. 4 bobot = 20 Soal No. 5 bobot = 20 Analisis Penilaian NA = skor perolehannya x bobot Total skor F. DAFTAR PUSTAKA Widiyati Ika. 2014. Administrasi perkantoran bidang keahlian bisnis dan manajemen. Jakarta. Yudhistira. PSG Rayon 1 24 UNM TAHUN 2016 OKTAVIANUS KOPA RIHI