UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO SEDE PLAYA DEL CARMEN Procedimiento: DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS TECNICOS DEL CONSEJO MUNICIPAL DE POBLACIÓN LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS ELABORADO POR EL ALUMNO P.T.B. CARLOS FRANCISCO MAAS HERNANDEZ ASESOR ACADEMICO: L.E. MANUEL JESUS TORRES RODRIGUEZ ASESOR EMPRESARIAL: C.P. PEDRO FRANCISCO LEAL SALAZAR PLAYA DEL CARMEN, Q.ROO, MARZO 22 DEL 2016  HOJA DE ADVERTIENCIA Por este medio declaro que este Informe de Proyecto Terminal es mi propio trabajo, con excepción de las citas en las que he dado crédito a sus autores; así mismo, afirmo que este trabajo no ha sido presentado previamente para la obtención de algún otro título profesional o equivalente. Carlos Francisco Maas Hernández  AGRADECIMIENTOS Este trabajo en base a investigaciones para aplicarlas en el Consejo Municipal de Población está realizado con hechos que se aplican dentro del reglamento, sin embargo con la dedicación y esfuerzo de un estudiante que desea superarse, y desea concluir en su carrera de licenciatura en administración de empresas en la Universidad Interamericana para el Desarrollo, con el apoyo de un grandioso amigo que fue su asesor empresarial, para llevarse de la mano con los resultados que se solicitan al plan de estudios del asesor académico.  RESUMEN El objetivo de que del Consejo Municipal de Población continúe con sus operaciones y no lleguemos al cierre del departamento, daremos una explicación en el capítulo primero de cómo elaborar un manual de procedimientos y ejemplos del mismo. El capítulo segundo nos hará mención de los antecedentes de la empresa así como también como fue evolucionando el problema que dio origen a implementar procedimientos dentro del departamento, y se concluye el capítulo con mecanismos que llevamos a cabo para erradicar un poco la problemática administrativa del área del Consejo Municipal de Población. En el tercer capítulo, abordaremos la propuesta de intervención haciendo ajustes a la plantilla de colaboradores que integran el departamento y a los procedimientos que cada uno debe llevar a cabo para conseguir una mejor organización. Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones del sustentable.  PORTADA………...………………………………………………………… INDICE GENERAL………...………………………………………………………… CAPITULO I INTRODUCCION ANTECEDENTES DESCRIPCION DE PUESTOS OBJETIVOS ALCANCES Y LIMITACIONES JUSTIFICACION.…………………………………………... CAPITULO II MARCO TEORICO CAPITULO III METODO CAPITULO IV RESULTADOS CAPITULO V CONCLUSION Y RECOMENDACIONES REFERENCIAS ANEXO  CAPITULO I. La Administración y la Importancia de la Etapa de Organización en el Proceso Administrativo.  Justificación: El presente Manual se desarrolla en base a diversos factores externos que afectaron al departamento del Consejo Municipal de Población, directamente en el departamento, dando origen a una reestructuración total del personal involucrado en la oficina, por lo que actualmente el departamento no cuenta con un control interno capaz de enfrentar esos cambios radicales, y como consecuencia de esto no hay lineamientos concretos a seguir para el buen funcionamiento del área administrativa y de la parte operativa, por lo que se espera que el implementar este nuevo manual de procedimientos, dé como resultados una buena administración y la correcta y oportuna toma de decisiones, así como también que sirva de guía para el personal de futuro ingreso. Un propósito más de la implementación de este manual es el simplificar los procesos administrativos y no entorpecer el flujo de información para que cada departamento funcione correctamente y no pierda tiempo en el estar indagando quien y/o por qué no han entregado la información. Por lo que se hace estrictamente indispensable establecer los lineamientos a seguir en todos y cada uno de los departamentos que integran la empresa, sin perder de vista los valores y el objetivo principal de la empresa, ya que de lo contrario estaríamos afectando no solo a la empresa como tal sino a toda la gente que depende de ella y de sus familias. Preguntas de investigación: ¿Qué es un manual administrativo? ¿Qué beneficio obtendríamos al poner en marcha un nuevo manual de procedimientos dentro del departamento? ¿Qué es un manual administrativo? Para Duhat Kizatus Miguel A, lo define como: “un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”. (A, 2007) Contignolo G, lo conceptualiza como “una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. (Contignolo G, 1967) Graham Kellog, "El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". (Munich, 1962) Galindo Munich , “Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización”. (Galindo Munich, 1995)  Tipología de los manuales administrativos Existen diversos tipos de manuales, según sea su contenido, alcance o destinatarios. De acuerdo a mi investigación: Manuales cuyos usuarios son miembros de la organización, como por ejemplo los manuales de procedimientos. Manuales destinados a usuarios externos a la organización: clientes, proveedores, público en general, como por ejemplo los manuales generales de la organización que se mencionan en este documento. Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros: Manuales de Organización y Funciones. Manuales de Procedimientos. Manuales de Cargos. Respecto a su alcance, se pueden distinguir: Manuales generales, que contienen información o instrucciones respecto a diversos tópicos o contenidos, como ejemplo los manuales de organización y funciones. Manuales específicos, que detallan información respecto a un área o tema Específico, como por ejemplo un Manual de Compras. (Gabriela Pintos Trias, 2009) El Lic. En Administración de Empresas, Haroldo Herrera en su libro “La reingeniería y tecnologías de aseguramiento” clasifica los manuales solo en tres tipos que son: Manual de organización.- explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general, dentro de la empresa dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella, expone con detalle la estructura de la empresa. Manual de normas y procedimientos.- describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, señala las normas que se deben de cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan. Manual de puestos y funciones.-contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos, describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa ya que para elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo por pequeña que sea la organización. (Herrera, 2004) Tenemos otro punto de vista acerca de los manuales administrativos: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Desarrollo de Procedimiento Técnicos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. (http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html) Planteamiento del área de oportunidad El departamento del Consejo Municipal de Población, actualmente no cuenta con las estrategias administrativas necesarias para poder mantener el orden y disciplina dentro del área. Objetivo General: Proponer un manual de procedimientos, que ayude a desaparecer las deficiencias de la administración del departamento. Objetivos Específicos: Establecer un control interno adecuado a las necesidades actuales del departamento. Llevar un control de los trámites administrativos internos de tal suerte que simplifique el manejo de información. Ser precisos y determinados en la toma de decisiones para el correcto funcionamiento del departamento. Solidaridad en sus primeros 20 años En tan sólo 20 años, Playa del Carmen pasó de ser una villa de pescadores a un destino turístico de interés mundial, generadora de una derrama económica estimada en mil 700 millones de pesos, tan sólo en este año 2013. Haciendo un rápido recuento tenemos que desde su creación hasta el 2016, el municipio ha sido dirigido por 11 presidentes: Nombre Periodo Marciano Toledo Sánchez Ayuntamiento Transitorio (1993) Prof. Ramón Severo Novelo Cárdenas 1993-1996 Rafael Ernesto Medina Rivero y Javier Cal López (interinato) 1996-1999 Miguel Ramón Martín Azueta 1999-2002 José Gabriel Concepción Mendicuti Loría 2002-2005 Carlos Manuel Joaquín González 2005-2008 Eduardo Román Quian Alcocer 2008-2011 Filiberto Martínez Méndez y Rafael José de Atocha Kantún Ávila (interinato) 2011-2013 C. José Mauricio Góngora Escalante 2013-2016 Actualmente es la responsabilidad del M.D.C. Rafael Eugenio Castro Castro guiar a esta comunidad, durante el periodo 2013 - 2016. (Interinato)  ANTECEDENTE HISTORICO El territorio donde se asienta el Municipio de Solidaridad pertenecía en su mayor parte al cacicazgo de Ecab, a los cuales pertenecían entre otras las localidades de Tulum, Coba, Xaman Há (actualmente Playa del Carmen), Tancah y Polé. En las crónicas de los españoles se describe a Tulum como una ciudad tan grande como Sevilla. La región fue conquistada en 1526 por Francisco de Montejo quien fundó la villa de Salamanca en donde actualmente se encuentra Xel-Ha. Durante la época colonial la región permaneció casi deshabitada y no fue hasta el siglo XX cuando se fundaron campamentos para la explotación del chicle y la madera. Desde la integración del Territorio Federal de Quintana Roo en 1902, Playa del Carmen perteneció a la Delegación de Cozumel y más tarde, el 8 de octubre de 1974 al decretarse al Estado de Quintana Roo como estado libre y soberano, esta ciudad pasó a formar parte del Municipio de Cozumel. A principios del siglo XX esta región inició su desarrollo con el surgimiento de los campos chicleros y los copreros, comunidades conformadas por gente proveniente de la península de Yucatán que se había extendido con sus campamentos y centrales de acopio, tal es el caso de Leona Vicario, y ya más cerca Central Vallarta por el lado norte de Quintana Roo. La historia moderna de Playa del Carmen, se especula comenzó con el arribo de las primeras familias provenientes de la Península de Yucatán, obligadas por las contingencias de la guerra de castas (1847-1901) en busca de tierras menos conflictivas donde establecerse y se esparcieron en distintos puntos como Cozumel y parte de la zona continental. También se dice que al ser contratados como chicleros, algunos desertaron y decidieron trabajar por su propia cuenta como pescadores, dejando su vida errante para quedarse a vivir en estas tierras. A partir de entonces comienza un lento desarrollo, propiciado por el crecimiento de las familias, al casarse los hijos e hijas de los lugareños tanto entre ellos como con fuereños. El centro de Playa del Carmen estuvo por mucho tiempo en lo que ahora es la Calle 6 en la zona federal marítima terrestre y Quinta Avenida y en ese tiempo a la comunidad se le conoció como Playa Morentes siendo al principio una incipiente comunidad de cuatro o cinco palapas de huano. De los sesenta en adelante empieza un rápido y progresivo crecimiento de la población, a partir de entonces Playa del Carmen deja de ser un lugar de paso hacia Cozumel y comienza a tener actividad económica. Sin embargo, en el aspecto político aun venían de Cozumel los nombramientos para los primeros subdelegados y posteriormente los delegados. Nace el Municipio de Solidaridad: 28 de julio de 1993 a principio de los noventa la población de Playa del Carmen manifestó abiertamente su inquietud por la creación de un nuevo municipio libre en la zona continental de lo que era Cozumel. En ese entonces, el territorio del Municipio de Cozumel, comprendía la isla del mismo nombre cuya extensión es de 461.3 kilómetros cuadrados y una parte continental con la superficie de 4,431.7 formando un total de 4,893 kilómetros cuadrados. Cozumel era el municipio de mayor superficie en el norte del Estado y su porción continental representaba el 91% de su territorio. La densidad de población en la isla era de 91 habitantes por kilómetros cuadrado, mientras que en la parte continental era de 5.4 habitantes por kilómetros cuadrado. En la porción continental, la población se distribuía principalmente entre las localidades de Playa del Carmen, Tulum, Puerto Aventuras, Coba y otras 14 localidades litorales con población mayor de cien habitantes. El Municipio de Cozumel, según sus características geográficas de población y actividades económicas, se dividía en tres subregiones: la isla de Cozumel, la franja litoral del corredor turístico cuya ciudad principal es Playa del Carmen (que a fines de 1992 contaba con 10,594 habitantes y tenía en operación 500 nuevos cuartos hoteleros), y zona indígena, de enorme riqueza cultural y arqueológica, con centro en Coba. La situación insular de San Miguel de Cozumel, le impedía actuar como centro regional integrador de la totalidad del territorio municipal. Por una parte, la distancia de 10 millas náuticas que separan la isla de Cozumel de macizo continental y por otra, la dinámica propia de la vida cotidiana y la actividad turística isleña, exige a las autoridades municipales dedicar una parte fundamental de su esfuerzo a resolver la problemática de la isla, dificultando por razones geográficas la presencia de las autoridades municipales de primer nivel en el territorio continental. En este contexto, el entonces Gobernador del Estado de Quintana Roo, Mario Villanueva Madrid, presentó a la VII Legislatura Constitucional del Estado, el 25 de julio de 1993, la iniciativa de Decreto por el cual se crea el Municipio de Solidaridad. Así, el 27 de julio de 1993 se aprobó el Decreto 19, mediante el cual se creó el octavo municipio del Estado, mismo que entró en vigor el 28 de julio del mismo año.    ORGANIGRAMA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE POBLACION DE SOLIDARIDAD. C.P PEDRO FRANCISCO MAAS HERNANDEZ COORDINADOR DEL CONSEJO MUNICIPAL DE POBLACIÓN. C. RACHEL CAMPOS CRUZ SECRETARIA P.T.B. CARLOS FRANCISCO MAAS HERNANDEZ AUXILIAR ADMO C.P. REYNOL ENRIQUE MONJE MEJIA AUXILIAR ADMO  Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales. Tipos de Organigramas: Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: Por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su presentación o disposición gráfica. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Micro administrativo: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. Macro administrativos: Involucran a más de una organización. Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3].Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones. Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Tipos de Organigrama: Generales Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo: Tipos de Organigramas: Específico POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo: Tipo de Organigrama: Integral Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2]. Tipo de Organigrama: Funcional De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas . Tipo de Organigrama: De puestos, plazas y unidades POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo . Tipo de Organigrama: Vertical Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente . Tipo de Organigrama: Horizontal Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base . Tipo de Organigrama: Mixto De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos . Tipo de Organigrama: De Bloque Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3]. DIAGRAMAS DE FLUJO. La operación de representar los procesos en mapas de proceso se llama “Diagramar”, diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como su relación causa-efecto. Los diagramas de flujo son importantes al ser guías para percibir en forma analítica, detallada y lógica la secuencia de las actividades que conforman un trabajo. Por otro lado los diagramas de flujo brindan al trabajador una mayor capacidad de decisión. En el proceso de diagramación de los procesos involucrados en el área administrativa o de producción se usan símbolos para representar etapas, actividades, documentos, etc. de un proceso.  DIAGRAMA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE POBLACIÓN No contamos con la información SECRETARIO TECNICO Información que envían o solicitan Checar correo diariamente Informa Se paraliza la búsqueda Si No No Si Comunica Solicitud o actualización Secretaria Se realiza oficio o correo para su envio Urgente o no urgente Solicitud de información se inspecciona Visto bueno para gestionar Gestiona las necesidades por relevancia *Escuela *Mercadeo *Privado Motivo del por qué solicita Descargas de información Compete a nuestra área Auxiliar se encarga de buscar que fuentes sacar información. Se necesita tiempo para indagar la información 6