LAS FORMAS O FORMULARIOS

GESTIÓN DOCUMENTAL LAS FORMAS O FORMULARIOS EN LAS ORGANIZACIONES. INTRODUCCIÓN. En este capítulo se desarrollará los lineamientos fundamentales para analizar, diseñar y controlar las formas (formularios) en su concepción más sencilla y clara. Debido al gran volumen de información que existe en la organización, se necesita manejar formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otro modo, la proliferación indiscriminada de datos podría entorpecer o retrasar las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y materiales. La eficacia con que se atiende los aspectos relacionados con las formas en una institución repercute directamente en la fluidez y precisión con que puede hacerse frente prácticamente a todos los asuntos relativos al desarrollo de procesos, la ejecución de funciones, instalación y/o venta de productos. DEFINICIÓN. Una forma o formulario, es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general contienen información fija y espacio para incluir información variable. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo. OBJETO DE SU UTILIZACIÓN. Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos. PROPÓSITO DEL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS. El propósito de hacer el análisis, diseño y control de los formularios es:            Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización. Conocer el número exacto requerido Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos. Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo. Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas. Normalizar las que se encuentren en uso con diseño elaborados técnicamente. Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios. Economizar mediante la racionalización del uso y diseño. Contar con un catálogo de formas acorde con las necesidades de la organización. Mantener un control de calidad de su producción o compra. Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización. IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS O FORMAS. Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:  Su contenido.  La cantidad de ellas que se utilizan.  El costo que representan.   El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones. Su función como vehículo para generar y transmitir información. ANÁLISIS. Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales-tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso y consideraciones funcionales, identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos, deben considerarse los siguientes aspectos:  Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen. Duplicación de formas para un mismo fin. Exceso de formas de poco uso. Formas con un número de copias innecesarias. Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas. Formas para trámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requerido.      FUENTES DE INFORMACIÓN. Por lo general, las fuentes que emplea una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes pueden mencionarse estas:       De uso interno(control para pedidos de papelería) Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno) Producto de un consultor externo (formas para un procedimiento) De uso comercial común (forma para solicitud de empleo) Elaboradas para una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaración de impuestos) Requeridas por una instancia externa para uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación) REQUERIMIENTO PARA SU USO. La existencia en mayor o menor medida de formas en una organización obedece a las necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes: Internos:  El instrumento jurídico que las crea.  Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.  La desagregación de función derivada de su base legal.  La determinación de objetivos y programas.  La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.  El establecimiento de estrategias de negocios.  El proceso de toma de decisiones. Externos:  Por cambio en las condiciones del entorno.  Por decisiones tendentes a la globalización.  Por pactos o convenios nacionales o internacionales.  En atención a demandas de clientes o proveedores. DISEÑO. El diseño comprende la preparación de una forma y que puede ser según su objetivo, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados. Elementos funcionales: Identificación.  Logotipo de la organización.  Título.  Fecha  Numero de hojas En los puntos anteriores puede incluirse, si es un cambio, la fecha y el número de hojas que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate).  Nombre de quien la elabora revisa y/o autoriza.  Clave de la forma. Orden de los componentes.  Secuencia de datos.  Flujo del trabajo  Cuerpo.  Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio por llenar; se anexa el instructivo. Condiciones para su llenado. Manual. Requiere espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores reinterpretación. A maquina. El espacio debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir, aunque no exista una estandarización de este tipo de equipos. En impresoras de equipo de cómputo. Este tipo de reproducción no debe representar ningún problema, ya que las formas tienen que haberse creado en la computadora desde un principio. En caso contrario, puede usarse une escáner para capturarlas y darlas de altas en discos. Clases de formas. De línea. Es la clase de forma más sencilla que existe, pues su contenido se basa en datos fijos (letras) que van seguidos de una línea sobre el cual se anotarán los datos variables. En un mismo reglón pueden aparecer distintitos datos fijos, de modo que van formando líneas por cada reglón. Sólo se emplea cuando la información es mínima y se anota preferentemente a mano. Sin embargo, una variante de estas formas elimina dichas desventajas: es aquella en que los datos fijos de cada renglón se alinean y así los espacios correspondientes quedan en columna. Otra variante consiste en colocar las líneas una tras otra y anotar con letra pequeña los datos fijos debajo de cada línea. Para que los reglones sean los espacios en blanco. Contiene columnas y renglones para su llenado y se utiliza cuando los datos que se anotan (variables) son afectados por varios datos fijos que regularmente se ponen en la parte superior de la forma (encabezado) o. en casos especiales, al pie. Llega a ser tan complejas como datos fijos presentes, ya que a veces una de las columnas, generalmente la izquierda, contiene conceptos fijos que pueden variar en cada renglón. Se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras numéricas. En algunos casos se forman columnas o subgrupos, por lo cual las cabezas pueden variar siguiendo el sentido en que se leen los datos. De casilla. Esta clase se utiliza en formas cuya información es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo llamado casilla, preferentemente en el ángulo superior izquierdo y con letras pequeñas pero legibles. Así el dato variable se distinguirá fácilmente del fijo. Las casillas se forman en líneas horizontales ocupando un renglón. Combinado. Este tipo de forma incluye en su composición varias opciones de representación por lo que puede combinar casillas y bloques. División modular. El módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación de la forma, por lo que debe conservarse su tamaño y colocación, esto permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma más racional. ALTERNATIVAS PARA SU ELABORACIÓN. Los formularios pueden ser impresos en: Offset. Linotipo. Fotograbado. Rotograbado. A máquina. A computadora. Redes. UTILIZACIÓN DE LOS FORMULARIOS: Uso normal. Las formas constituyen un elemento básico en la dinámica administrativa de cualquier institución. Su uso se ha vuelto tan generalizado e indispensable que pasa a ser casi automático por lo que modificar su estructura es un paso natural que no requiere autorizaciones múltiples o estudios exhaustivos. Cambios. Cuando se presentan modificaciones radicales en los procesos, procedimientos o estructuras organizacionales, se necesita implantar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico para ajustar las formas. RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL: Operativamente. Son cada una de las áreas de la institución que utilizan formas para desahogar su trabajo diario y que están familiarizadas con su contenido y uso. En forma especializada.Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas, entre ellas las siguientes: Nivel directivo.Son las personas que por su jerarquía deben aprobar todos los cambios organizacionales u por lo tanto conocen las formas. Unidades de apoyo técnico.Son las áreas especializadas en el análisis, diseño y control de formas, en virtud de su especialidad, conocimiento técnico o ambos. Unidades encargadas de administración de los recursos.Son las áreas responsables de manejar la papelería reimprimir y almacenar formas, vigilar su reposición según las especificaciones de las áreas usuarias y resguardar archivos de tránsito y definitivos. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS. 1. Determinación de la factibilidad del estudio. Un estudio de este tipo requiere una investigación previa de las formas que operan; debe tomar en consideración lo siguiente:  El contexto de aplicación que afecta (proceso o procedimiento), para lo cual conviene determinar sus características relevantes como la cantidad de unidades administrativas que implica el numero de fases u operaciones y las formas que se emplean.  Los recursos humanos con preparación técnica para la investigación y en su caso para el análisis diseño y control.  Los recursos materiales y tecnológicos de soporte que necesitan para realizar el trabajo.  El programa de trabajo.  La autorización para efectuar el estudio. 2. Investigación. 2.1. Recopilación de las formas. Deben captarse las formas o formularios que las unidades administrativas utilizan, preferentemente dos ejemplares de cada una con sus copias correspondientes considerando las que tienen un uso frecuente y las eventuales que por características especiales demandan un diseño u una presentación con mas trabajo técnico. Existen formas que por su empleo y destino no son relevantes, como los recados telefónicos por lo que su control resulta innecesario. 2.2. Clasificación. Con la ayuda de una base de datos se clasifican según los criterios siguientes:  Por procesos.- parte del número y la secuencia de actividades que la organización realizará para transformar un insumo en productos y servicios. De esta manera ubica todas las formas que intervienen en un proceso mediante todas las unidades de administrativas por las que pasan.  Por Función.- se basa en las funciones que la organización desarrolla. Reúne las formas relacionadas con actividades semejantes. Lo que facilita su posible eliminación o adecuación.  Por unidad administrativa.- sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad.  Por denominación.- permite examinar formas similares en cuanto a su nombre o por área de adscripción.  Por características físicas.- esto hace posible ordenar las formas por su tipo tamaño papel etc.  Por cliente o usuario.- con este criterio se organizan las formas según el tipo de productos o servicios para el que se crean. 3. Análisis de formas. 3.1. Fijación de prioridades. Para establecer prioridades o rango de importancia es recomendable tener en cuenta los siguientes puntos.  Tipo de organización.  Número de unidades administrativas que la componen.  Cantidad de empleados que laboran en ella.  Volumen de productos, servicios, o ambos que generan.  Elevado consumo de formas. 3.2. Examen En este caso se precisan las ventajas y desventajas tanto de una forma nueva como de las que están en uso, por lo que se recomienda aplicar el cuestionario de análisis de información de la forma relativa a su estructura, características, flujo y observaciones del analista. 3.3. Consideraciones de tipo funcional.  Identificación de la forma  Objeto  Información que contiene  Estructura  Secuencia de datos  Tipo de forma 3.4. Consideraciones de tipo material.  Tamaño  Papel  Color de papel y tinta  Tipo de impresión  Carbonizado  Tipo de encuadernación  Volúmenes y frecuencia de manejo  Número de copias 4. Diseño de formularios. Para elaborar una forma debe partirse de la información recabada relativa a su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, métodos de llenado, número de copias, procedimientos en que intervienen y resultados que se espera obtener. Consideraciones de tipo funcional. Información básica.  ¿Qué información se va a incluir?  ¿Es importante?  ¿Cómo se va a utilizar?  ¿Cuándo será utilizado? Título. Tiene que describir claramente su función, es decir, debe señalar el objetivo que pretende lograr con su uso. Secuencia de datos.   Debe observar la secuencia de la información procedente del documento fuente. Tiene que ordenar los datos considerando lo siguiente: a) Identificación. Comprende el título, nombre de la organización y clave de la forma. b) Introducción. Orienta la acción del cuerpo de la forma, es decir a quien se dirige, cuándo, dónde, y por qué. c) Aprobación. Firma que otorga validez al documento. d) Instrucciones para su llenado. Espacios. Para facilitar las anotaciones, la forma debe contar con espacios suficientes para incluir la información variable. Tomando en cuenta si ha de llenarse a mano o a máquina, se aconseja lo siguiente. Número de copias. El análisis tiene que asegurarse de que las copias solicitadas sean las necesarias, para ello debe remitirse a las condiciones de tipo funcional formuladas en el examen de las formas. Consideraciones de tipo material. Papel: Peso. El peso del papel debe calcularse de acuerdo con el numero de copias deseadas la frecuencia de manejo que tendrá la forma, el tipo de archivo y si la forma se imprime por una o ambos lados. Grosor. Se basa en los materiales utilizados para su fabricación, según el uso y la duración que se pretende. Medidas. El tamaño de una forma está en función de la información que debe contener, el tipo de archivo que se emplee y los tamaños disponibles. Tintas. La tinta debe proporcionar al contraste adecuado con el color de papel de la forma. El uso de tintas de colores más claros en los títulos permiten que las anotaciones se destaquen o sean más legibles, aunque esto debe valorarse porque puede aumentar el costo de modo considerable. Tipo de letra. Se selecciona de acuerdo con su legibilidad. Debe procurarse no usar más de dos tipos de letras en la forma. Carbones. Existen tres opciones para obtener copias mediante el papel carbón o carbonizado.  Insertando papel carbón a mano. Es el método más económico. No resulta conveniente en formas que deban elaborarse en gran número.  Papel carbón de un solo uso intercalado en la forma. Este método favorece el trabajo cuando se trata de formas que contienen pocos datos y se elaboran en gran volumen.  Papel autocopiante. Este método es más costoso, pero facilita el trabajo y sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias. Vocabulario. Debe evitarse el uso de abreviaturas que den mala interpretación. Asimismo, no es recomendable el empleo de términos muy técnicos a menos que sean del dominio de la organización o exista un glosario que los explique. Márgenes. Los márgenes deben ir en función de la encuadernación o del uso posterior de la forma. Respecto a los márgenes laterales, las formas que vayan a colocarse en pastas con argollas deben tener un margen de 8 milímetros como mínimo, y de hasta 4 centímetros en formas que no vayan a ser encuadernados. El margen mínimo más adecuado es de 6 milímetros. Los márgenes superiores e inferior son sumamente importante para la presentación de la forma y protección de la información, pueden variar entre 8 y 12 milímetros. Métodos de reproducción. Para determinar el método de reproducción más apropiado se recomienda tomar en cuanta lo siguiente:  Objeto de la impresión  Presentación  Costos  Equipo recomendable para su manejo Los recursos de producción más representativos son:  Offset.  Mimeógrafo  Tipografía  Fotograbado  Retrogradado  A máquina  Computadora 5. Implantación. Prueba piloto. Una vez precisado el diseño de la forma, y antes de pasarlas a impresión, es necesario efectuar una prueba piloto con el personal de la unidad en que se formuló en lo relativo a:  Claridad del leguaje empleado.  Facilidad de llenado. En esa misma aplicación deben captarse y considerarse las sugerencias que, una vez incluidas, permiten probarlas con las personas que la utilizarán, además de los puntos verificados en la primera prueba, es conveniente observar lo siguiente:  Necesidad de copias.  Presentación  Funcionalidad Ajustes en las formas. La adecuación de las formas está en estrecha relación con los procedimientos, por lo que en el caso nuevos procedimiento, en particular si se trata de un rediseño o simulación, las nuevas formas se aplicarán paralelamente con las anteriores. De este ejercicio habrán derivarse los ajustes procedente en cuanto a:     Información que requiera mayor o menor espacio. Información que debe eliminarse y las razones para ello. Información de debe aparecer Distribución del juego y justificación. 6. Evaluación. La experiencia ha demostrado que en la práctica el número de formas tienden a crecer, lo que propicia que los documentos que en un momento fueron importantes, caduquen o pierdan su utilidad. La evaluación respecto a la funcionalidad de las formas debe hacerse de manera regular y sistemática con base en los siguientes aspectos:  Usuarios de la información  Propósitos a los que sirven  Dónde, cómo y por cuanto tiempo se conservarán archivadas.  Destino final De acuerdo con lo anotado, pueden establecerse criterios para rediseñar o eliminar formas cuando:  Se realicen cambios en la estructura orgánica.  Se modifique el procedimiento en que se ocupan.  El volumen de uso no las justifique.  Repitencia de información de otra de modo total o parcial.  Se adopten nuevos lineamientos de trabajo.