Manual do Usuário

Manual do Usuário Visual Estmatic Manual do Usuário Copyright  Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução Manual do Usuário Visual Estmatic ÍNDICE 1. COMENTÁRIOS................................................................................................................................................................ 1.1. Apresentação do Sistema (uso, benefícios, características).................................................................................7 1.2. Requisitos para implantação do Visual Estmatic....................................................................................................7 2. CADASTROS...................................................................................................................................................................... 2.1. Cadastro de Fornecedores.....................................................................................................................................9 2.2. Cadastro de Produtos.............................................................................................................................................9 2.3. Cadastro de Componentes do Produto................................................................................................................12 2.4. Cadastro de Transportadora..................................................................................................................................13 2.5. Cadastro de Embalagens.......................................................................................................................................13 2.6. Cadastro de Unidade de Medida ..........................................................................................................................13 2.7. Cadastro de Centro de Custo................................................................................................................................13 2.8. Cadastro de Departamento....................................................................................................................................14 2.9. Compra ..................................................................................................................................................................14 2.10. Outros Cadastros.................................................................................................................................................14 2.10.1. Cadastro de Grupos...........................................................................................................................14 2.10.2. Cadastro de Subgrupos......................................................................................................................14 2.10.3. Cadastro de Alíquotas por Estado....................................................................................................14 2.10.4. Cadastro de Classificações Fiscais.................................................................................................15 2.10.5. Cadastro de Natureza das Operações..............................................................................................15 2.10.6. Cadastro de Formas de Pagamento.................................................................................................15 2.10.7. Cadastro de Tipos de Tributação.....................................................................................................15 2.10.8. Cadastro de Situações Tributárias ..................................................................................................15 2.10.9. Cadastro de Bancos..........................................................................................................................16 3. PROCESSOS ....................................................................................................................................................................... 3.1. Pedido de Compra.................................................................................................................................................18 3.2. Entrada de Produtos..............................................................................................................................................18 3.3. Saída\Requisição...................................................................................................................................................19 3.4. Saldo Inicial dos Pordutos....................................................................................................................................20 3.5. Ajuste de Estoque..................................................................................................................................................21 3.6. Devolução Outras(+).............................................................................................................................................22 3.7. Devolução Outras(-).............................................................................................................................................22 3.8. Recalculo de Estoque...........................................................................................................................................23 3.9. Transferência de Produtos/Departamento..........................................................................................................23 3.10. Ordem de Produção.............................................................................................................................................24 3.11. Transferência de Ordem de Produtos.................................................................................................................25 4. RELATÓRIOS...................................................................................................................................................................... 4.1. Definição de função.............................................................................................................................................27 4.2. Arvore de relatórios.............................................................................................................................................27 5. OUTROS............................................................................................................................................................................... 5.1. Configurações.........................................................................................................................................................30 5.2. Configuração de Acesso........................................................................................................................................31 5.3. Muda Usuário.........................................................................................................................................................31 5.4. Formatar Disquete..................................................................................................................................................31 5.5. Backup (Cópia de Segurança)................................................................................................................................31 5.6. Atualização de Sistema..........................................................................................................................................31 5.7. Importação de dados da versão DOS ...................................................................................................................31 5.8. Reindexação............................................................................................................................................................31 3 Manual do Usuário Visual Estmatic 5.9. Consiste Arquivos.................................................................................................................................................32 5.10. Exporta Efiscal....................................................................................................................................................32 5.11. Informações sobre Suporte...............................................................................................................................32 4 Visual Estmatic Manual do Usuário A EMPRESA Em 1990, quando ainda não existia Internet, sequer se pensava em laptop e muito menos em computador de uso pessoal, nascia a Folhamatic Tecnologia em Sistemas. Assim como o mercado de softwares, a empresa cresceu, evoluiu e mais: tornou-se líder em seu segmento. Atualmente, ela conta com sete mil clientes e mantém um ritmo de crescimento de 15% ao ano. Com departamentos exclusivos para programação, análise, pesquisa, atualização e testes, a Folhamatic ganhou o mercado com o desenvolvimento de softwares administrativos multifuncionais, de fácil utilização por funcionários treinados, adaptáveis a qualquer ramo da empresa cliente, e, sobretudo, atualizados diariamente de acordo com a legislação brasileira. Um dos diferenciais da empresa é não se limitar a ser uma simples fornecedora de softwares. A Folhamatic Tecnologia em Sistemas se dedica à manutenção e à atualização dos softwares de seus clientes. O empresário e/ou contador utilizam os Sistemas Folhamatic dentro de seus escritórios e tiram suas dúvidas por telefone ou on line, de maneira fácil, prática e rápida. O empenho de toda a equipe, aliado a investimentos constantes em estrutura e pessoal alavanca o crescimento da Folhamatic, que hoje conta com 157 colaboradores. 5 Visual Estmatic Manual do Usuário CAPÍTULO 1 6 Manual do Usuário Visual Estmatic 1 - COMENTÁRIOS 1.1 - APRESENTAÇÃO DO SISTEMA Finalidade do Sistema Este Sistema foi desenvolvido para gerenciar o Estoque e seus Processos. Nas rotinas de Cadastro você adiciona os dados que serão utilizados nos processos, por exemplo: dados dos Produtos Finais e Matérias prima como (Código, Descrição, etc...), Dados dos Fornecedores como (Código, Nome, Endereço, etc...) e assim para todos os cadastros. Nos processos você registra as movimentações de estoque por tipo de Movimento, por exemplo: Entradas...: Compras, Devolução, Requisição e Ajustes. Saídas.......: Requisição, Devolução de Compras a Ajustes. Os Relatórios e Consultas fornecerão as informações necessárias para um controle eficaz do seu estoque, como relatórios de movimentações, Árvore de Produtos, entre outros. A quem se destina? O Visual Estmatic é um Sistema de Estoque destinado a todos os portes de empresas e ramos de atividade Indo desde uma Industria de Grande porte até uma Micro-empresa. Benefícios Gerenciamento total da Área de Estoques com as seguintes funções: • Controle do Saldo de Produtos e Matéria-Prima, pela movimentação do estoque, controla Saldos Mínimos e Materiais em Ponto de Pedido. • Consultas / Relatórios dos Materiais , movimentos de Estoques e saldos atuais. • Emissão de relatórios Gerenciais, por Produto, por Fornecedores, por Centro de Custo, entre outros. • Resumo de movimentos e valorização do estoque. • Se possuir o Pacote TimeWin, o sistema estará trabalhando completamente integrado com o Financeiro e Faturamento, efetuando operações do sistema totalmente On-line. • Todos os relatórios podem ser exibidos em vídeo antes de serem impressos, tendo também a opção de serem salvos como arquivos. Características Linguagem e Padrões • Utiliza moderna linguagem e avançados recursos de programação , tornando-se completo e ao mesmo tempo de fácil utilização. • Independência de pessoal especializado em informática para operá-lo. • Desenvolvido em Delphi, trabalha com arquivos de padrão Dbsys, facilitando a integração com outros sistemas e geradores de relatórios. • Todo processo de impressão segue um padrão onde o usuário poderá emitir em Impressora, Tela ou Arquivo com vários formatos como html, xls, pdf, jpg, rtf, informando a data da emissão e a quantidade de cópias. 1.2. REQUISITOS PARA INSTALAÇÃO. O Visual Estmatic possui um programa de instalação para simplificar o trabalho do usuário. Para instalar o Visual Estmatic, basta verificar alguns requisitos necessários, que são os seguintes: • • • • • Microcomputador 900 Mhz ou superior 128 MB de Memória RAM ou Superior.. Winchester (Disco Rígido) com 5 GB de espaço livre Sistemas Compatíveis com Windows, 98, ME, 2000, XP. Impressora de 80 ou 132 Colunas instalada 7 Visual Estmatic Manual do Usuário CAPÍTULO 2 8 Manual do Usuário Visual Estmatic 2. CADASTROS 2.1. CADASTRO DE FORNECEDORES Para acessar o cadastro de Fornecedores no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Fornecedores. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Fornecedores na tela principal do sistema. Incluindo um novo fornecedor: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao fornecedor que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso possua o sistema Visual Finamatic e o mesmo esteja integrado com o sistema de contabilidade informar dados aos seguintes campos: Crédito = Compra de Mercadorias e Serviços Débito = Fornecedor / Duplicatas a Pagar 2.2. CADASTRO DE PRODUTOS Para acessar o cadastro de Produtos no sistema, escolha o menu Cadastros e em seguida Produtos. Outra maneira de acessar o cadastro, é através do botão de atalho Produtos na tela principal do sistema. É neste cadastro que serão informados os dados dos produtos a serem utilizados na emissão de Orçamentos, Pedidos de Venda e nota Fiscal. Se estiver controlando o estoque através do sistema Estwin, este cadastro também poderá ser visualizado no Estoque, com os mesmos dados aqui informados. Incluindo um novo produto: Clique no botão Incluir, se tiver sido configurada uma mascara para o código do produto, este assumirá as configurações do parâmetro, senão terá que ser informado manualmente neste campo, depois de informado o código do produto tecle Enter. Será exibida uma tela como mostrada na figura abaixo. Nesta tala serão informados descritivos do produto ou serviço. Os campos mostrados em azul são de preenchimento obrigatório, informaremos a descrição do produto, que será o nome com o qual ele será identificado posteriormente, informaremos também o grupo e subgrupo ao qual este produto pertence, sua unidade de medida , se possuir uma série , será informada neste momento para futuramente ser utilizada na composição da lista de preços. 9 Manual do Usuário Visual Estmatic Também serão informado o valor de venda, a classificação do item, que vai definir se este item é um produto de produção própria , revenda, industrializado por terceiros ou se é um serviço. Informaremos o tipo de item, dizendo se o mesmo é Produto Final , Matéria Prima ou se é os dois ao mesmo tempo (Somente serão utilizados no faturamento os produtos que tiverem marcado no Tipo de Item Produto final) , informaremos se o produto possui embalagens, e os dados referentes à embalagem. Após clicaremos sobre a aba Tributos, será exibida a tela como mostrada abaixo. Nesta tela serão informados os dados referentes à tributação do Produto, como sua Classificação Fiscal , Código de Tributação, Situação Tributária, Alíquotas de IPI, ICMS, ISS e suas devidas Reduções. Após clicaremos sobre a aba Estoque, será exibida a tela como indicado na figura a seguir. Nesta tela será exibido um resumo das movimentações de entradas e saídas que foram efetuadas para este produto, temos ainda a opção de informarmos um estoque máximo e mínimo para este produto, quanto possui no ponto de pedido, seu lote mínimo para compra, o ultimo custo será informado automaticamente, se estiver utilizando o sistema de estoque Estwin o mesmo será capturado no processo de entrada de notas. Podemos informar também o valor unitário de custo deste produto para que o mesmo posteriormente seja utilizado pelo sistema de estoque nas entradas de Nota Fiscal. O saldo do produto no estoque e seu preço médio são calculados automaticamente utilizando as entradas e saídas do mesmo. Após clicaremos sobre a aba Complemento, será exibida a tela como indicada na figura a seguir. 10 Manual do Usuário Visual Estmatic Nesta tela podemos informar mais algumas observações sobre o produto, para que as mesmas possam ser utilizadas posteriormente na emissão de Orçamentos, Pedidos de Venda e Nota Fiscal. Após clicaremos na aba Ficha Técnica, será exibida a tela como mostrado a seguir. Nesta tela podemos informar Informações técnicas complementares sobre o produto, estes dados podem ser formatados de acordo com sua preferência, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a tela e selecionar a opção editar. Esta ficha poderá ser importada posteriormente no pedido de venda, podendo ser impressa juntamente com os dados do pedido. Após clicaremos na aba Sintegra, será exibida a tela como mostrado abaixo. 11 Manual do Usuário Visual Estmatic Nesta tela informaremos o período de validade para as informações sobre este produto no sistema Sintegra, para que posteriormente possamos efetuar a exportação para o Sintegra. Após clicaremos novamente sobre a aba Manutenção e depois sobre o botão Grava, com isso o produto já estará cadastrado, podendo ser utilizado nos processos de faturamento e Estoque 2.3. CADASTRO DE COMPONENTES DO PRODUTO Para acessar o cadastro de Componentes do Produto no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Componentes do produto. Neste cadastro que serão informadas as composições dos produtos, ou seja , de quais matérias primas e em que quantidade , o produto final é composto. Este cadastro será utilizado nos processos de ordem de produção, e também será responsáveis pela baixa das matérias primas, que serão baixadas conforme informada neste cadastro. Incluindo um novo Componente: Pressione a tecla F4, para selecionar o Produto Final ou Semiproduto que deseja compor. Para incluir as matérias primas e suas quantidades pressione a tecla “Insert” e logo após a tecla F4, selecione a matéria prima e informe sua respectiva quantidade, que será de acordo com a unidade previamente definida no cadastro do produto. Após informar os componentes do produto, basta clicar em grava para que seja atualizado seu cadastro, se futuramente houver necessidade de alterações na composição, basta entrar novamente na mesma efetuar as alterações de inclusão ou exclusão de componentes, ou até mesmo alterações nas quantidades. Para efetuar alterações nas quantidades basta selecionar o componente que deseja alterar e teclar Enter, será exibida na tela as quantidades definidas anteriormente podendo ser alteradas conforme a necessidade, para excluir componentes, basta selecionar o componente que deseja excluir e logo após pressionar o a tecla “Delete”, para que as alterações sejam aceitas pelo sistema, clique sobre o botão “Grava”. Este processo é exibido na figura a seguir. 12 Manual do Usuário Visual Estmatic 2.4. CADASTRO DE TRANSPORTADORA Para acessar o cadastro de Transportadora no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Transportadora. Incluindo uma nova Transportadora: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Transportadora que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. 2.5. CADASTRO DE EMBALAGENS Para acessar o cadastro de Embalagens no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Embalagens. Incluindo uma nova Embalagem: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Embalagem que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. 2.6. CADASTRO DE UNIDADES DE MEDIDA Para acessar o cadastro de Unidades de Medida no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Unidade de Medida. Incluindo uma nova Unidade de Medida: Clique no botão Incluir, informe a sigla da unidade que está cadastrando, exemplo MT para metro, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a descrição da Unidade de Medida. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. 2.7. CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO Para acessar o cadastro de Centro de Custo no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Centro de Custo. Incluindo um novo Centro de Custo: 13 Manual do Usuário Visual Estmatic Clique no botão Incluir, informe o código do Centro de Custo (Se tiver informado uma mascara para o Centro de Custo, o Código seguirá o padrão informado no parâmetro) , e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a Descrição do Centro de Custo. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Este mesmo centro de Custo será utilizado também no Estoque e no Sistema Financeiro. 2.8. CADASTRO DE DEPARTAMENTO Para acessar o cadastro de Departamento, escolha o Menu Cadastros e em seguida Departamento. Incluindo um novo Departamento: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Departamento que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. 2.9. COMPRAS Neste cadastro serão informados dados específicos de compras, como cadastro de produtos por fornecedor. Podendo ser informados grupos de produtos para cada um dos fornecedores, além de ter a opção de fazer o cadastro por itens também, este cadastro será utilizado futuramente para efetuar a cotação dos produtos. Nesta opção também poderemos cadastrar os compradores da empresa, e observações para serem utilizadas no pedido de compra. 2.10.OUTROS CADASTROS 2.10.1. CADASTRO DE GRUPOS Para acessar o cadastro de Grupos, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Grupos. Incluindo um novo Grupo: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código conforme o definido nos parâmetros, após tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a Descrição do Grupo. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Este Grupo será utilizado também no Estoque no processo de Cadastro de Produtos. 2.10.2. CADASTRO DE SUBGRUPOS Para acessar o cadastro de Subgrupos, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Subgrupos. Incluindo um novo Subgrupo: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código conforme o definido nos parâmetros, após tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a Descrição do Subgrupo. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Este Subgrupo será utilizado também no Estoque no processo de Cadastro de Produtos. 2.10.3. CADASTRO DE ALIQUOTAS POR ESTADO Para acessar o cadastro de Alíquotas por Estado , escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Alíquotas por Estado. Incluindo uma nova Alíquotas por Estado: Clique no botão Incluir, digite a sigla do estado, logo após tecle Enter , preencha os campos com os dados referentes ao cadastro das alíquotas, clique sobre o botão grava para concluir o cadastro. Estas alíquotas serão utilizadas no processo de Emissão de nota fiscal. 14 Manual do Usuário Visual Estmatic 2.10.4. CADASTRO DE CLASSIFICAÇÃO FISCAL Para acessar o cadastro de Classificação Fiscal , escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Classificação Fiscal. Incluindo uma nova Classificação Fiscal: Clique no botão Incluir, digite um código para a Classificação Fiscal logo após tecle Enter , preencha os campos com os dados referentes ao cadastro da classificação Fiscal, clique sobre o botão grava para concluir o cadastro. Esta Classificação será utilizada no Cadastro de Produtos 2.10.5. CADASTRO DE NATUREZA DE OPERAÇÃO Para acessar o cadastro de Natureza de Operação, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros e em seguida Natureza de Operação. Incluindo uma nova Natureza de Operação: Clique no botão Incluir, informe o código do CFOP, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a descrição da Natureza de Operação e logo após clique no botão Gravar. Esta natureza de operação será utilizada no processo de emissão de Notas Fiscais no Faturamento e no processo de entradas de Notas no Estoque. 2.10.6.CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO Para acessar o cadastro de Formas de Pagamento no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Formas de Pagamento. Incluindo uma nova Forma de Pagamento: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Forma de Pagamento (Os campos marcados em azul são de preenchimento obrigatório). Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. 2.10.7. CADASTRO DE TIPOS DE TRIBUTAÇÃO Para acessar o cadastro de Tipos de Tributação, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Tipos de Tributação. Incluindo um novo Tipo de Tributação: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Tipo de Tributação que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. 2.10.8.CADASTRO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA Para acessar o cadastro de Situação Tributária, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Situação Tributária. Incluindo uma nova Situação Tributária: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos Situação Tributária que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Esta situação tributária estará sendo utilizada no cadastro de produtos. 15 Manual do Usuário Visual Estmatic 2.10.9.CADASTRO DE BANCOS Para acessar o cadastro de Bancos no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros e em seguida Bancos. Incluindo um novo Banco: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Banco / Conta Corrente que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso possua o sistema visual Finamatic e o mesmo esteja integrado com o sistema de contabilidade, informar no campo Conta Contábil, a conta do Banco no plano de contas. Facilidades: Permite o controle dos saldos e dos lançamentos efetuados por Banco, via extrato bancário e extrato bancário por centro de custos. O campo FLOAT existente neste cadastro informa quantos dias seu dinheiro ficará bloqueado no banco, e será utilizado para cálculo da data prevista de vencimento presente no lançamento de contas a receber. O sistema permite também, o cadastramento de banco internacionais, disponibilizando os campos ABA e SWIFT. 16 Visual Estmatic Manual do Usuário CAPÍTULO 3 17 Manual do Usuário Visual Estmatic 3. PROCESSOS 3.1. PEDIDOS DE COMPRA Para acessar o processo de pedido de Compra no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Pedido de Compra. Outra maneira de acessar este processo, é através do botão de atalho Pedido compra na tela principal do sistema. Incluindo um novo Pedido de Compra: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Pedido de compra conforme mostrado na figura a seguir. Informe o Fornecedor, a data do pedido, o departamento, a Condição de Pagamento, o Banco, o Centro de Custo referente a este pedido, o Valor de desconto se possuir e o valor do Frete. Para inserir os produtos no corpo do Pedido pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado no Pedido , basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. 3.2. ENTRADAS DE PRODUTOS Para acessar o processo de Entrada de produtos no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Entrada de Produtos. Outra maneira de acessar este processo, é através do botão de atalho Notas de Entrada na tela principal do sistema. Incluindo uma nova Nota de Entrada: 18 Manual do Usuário Visual Estmatic Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, se esta nota possuir um pedido de compra, favor informar o numero do mesmo para que o sistema importe os dados existentes no pedido. Tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Nota Fiscal de Entrada, conforme mostrado na figura a seguir. Informe a data de entrada da Nota Fiscal, a data de Emissão, a Espécie, a Série, o Centro de Custo, O departamento onde os produtos estarão dando entrada, a Condição de pagamento, o banco para pagamento, a Natureza de Operação referente à entrada da mercadoria, o Código para a integração Contábil, o Modelo da Nota Fiscal, se a mesma possui ICMS Sobre IPI e o Valor do Frete. Para inserir os produtos no corpo da Nota pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado na Nota, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto da Nota. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. Se Possuir o sistema Visual Finamatic, o estoque estará trabalhando integrado com o financeiro, serão atualizados os dados referentes ao estoque dos produtos que foram inseridos, e o sistema vai gerar as duplicatas referentes a esta nota e encaminhá-las ao Sistema Financeiro como Contas a Pagar, para que lá sejam efetuados seus controles. 3.3. SAIDA / REQUISIÇÃO Para acessar o processo de Saída / Reaquisição no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Saída / Reaquisição. Incluindo uma nova Requisição: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Pedido de compra conforme mostrado na figura a seguir. 19 Manual do Usuário Visual Estmatic Informe a Data de movimento o Departamento onde serão efetuadas as baixas dos produtos, a qual Centro de Custo se refere esta movimentação e uma Observação pra posterior identificação. Para inserir os produtos no corpo da Requisição e pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado na Requisição, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. 3.4. SALDO INICIAL DOS PRODUTOS Para acessar o processo de Saldo Inicial no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Saída / Reaquisição. Incluindo saldo inicial para os produtos: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir. 20 Manual do Usuário Visual Estmatic Para inserir o Saldo inicial para os produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. 3.5. AJUSTE DE ESTOQUE Para acessar o processo de Ajuste de Estoque no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Ajuste de Estoque / Ajuste de Produtos. Ajustando o Estoque dos produtos: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir. 21 Manual do Usuário Visual Estmatic Para inserir o Saldo dos produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. 3.6. DEVOLUÇÃO OUTRAS (+) Para acessar o processo de Devolução Outras (+) no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Devolução Outras (+). Efetuando uma Devolução Outras (+) : Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir. Para efetuar a devolução dos produtos dos produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. 3.7. DEVOLUÇÃO OUTRAS (-) Para acessar o processo de Devolução Outras (-) no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Devolução Outras (-). Efetuando uma Devolução Outras (-) : Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir. 22 Manual do Usuário Visual Estmatic Para efetuar a devolução dos produtos dos produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. 3.8. RECALCULO DE ESTOQUE Para acessar o processo de Recalculo de Estoque no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Recalculo de Estoque . Efetuando um Recalculo de estoque: Selecione o código do produto que deseja recalcular, informe a partir de quando deseja recalcular este produto, Clique sobre o botão recalcular. OBS (É muito importante que seja efetuado o processo de Backup do Sistema antes de efetuar o recalculo). Este processo apaga o saldo do produto selecionado, verifica todas as entradas e saídas que foram efetuadas e recalcula automaticamente o Saldo do produto selecionado. Se preferir recalcular o saldo do estoque inteiro, basta deixar o campo Código do Produto em branco, o que vai influenciar na velocidade deste processo, vai ser a quantidade de movimentação que foi efetuada a partir do período selecionado. Após o termino do processo de Recalculo de estoque, efetuar uma reindexação do sistema, no menu Outros / Reindexação. 3.9. TRANSFERENCIA DE PRODUTOS / DEPARTAMENTO 23 Manual do Usuário Visual Estmatic Para acessar o processo de Transferência de Produtos no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Transferência de Produtos / Departamento. 3.10. ORDEM DE PRODUÇÃO Para acessar o processo de Ordem de Produção no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Ordem de Produção. Incluindo uma nova Ordem de Produção: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Ordem de Produção conforme mostrado na figura a seguir. 24 Manual do Usuário Visual Estmatic Para inserir os produtos na ordem de produção, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado, basta clicar sobre ele e pressionar o botão “Delete”, será exibida a mensagem “Excluir Item?” se clicar sobre a opção “Sim” ele excluirá o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o botão gravar. Depois de gravada a ordem de produção, se nas configurações foi informado que o estoque de matérias primas é baixado pela Ordem de Produção, vai ser neste momento que o estoque de matérias primas será baixado, Mas se foi informada que a baixa é efetuada pela transferência de Ordem de Produção, somente no processo de transferência que os materiais serão baixados. 3.11. TRANSFERÊNCIAS DE ORDEM DE PRODUÇÃO Para acessar o processo de Transferência de Ordem de Produção no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Transferência de Ordem de Produção. Efetuando o processo de Transferência de Ordem de Produção: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Transferência de Ordem de Produção conforme mostrado na figura a seguir. Nesta tela informe a data do movimento, informe a qual Ordem de produção esta Transferência se refere, para qual Departamento os produtos serão transferidos, logo após clique sobre o botão grava, com isso os produtos contidos na Ordem de produção serão transferidos automaticamente para o Departamento indicado na Transferência, podendo serem utilizados para o faturamento ou ate mesmo no próprio sistema de estoque em movimentações internas. 25 Visual Estmatic Manual do Usuário CAPÍTULO 4 26 Manual do Usuário Visual Estmatic 4. RELATÓRIAS 4.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO O sistema possui um conjunto completo de relatórios para controle do Estoque e gerencial, tendo também a opção de visualizar todos os relatórios em vídeo antes de imprimi-los, podendo também salvá-los como arquivo. Os relatórios do sistema estão descritos abaixo. 4.2. ÁRVORE DOS RELATORIOS 1. Cadastros 1..1 1..2 1..3 1..4 1..5 1..6 Fornecedores Produtos Embalagens Unidade de Medida Componentes do Produto Componentes do Produto por grupo 2. Outros Cadastros 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Grupos SubGrupos Classificação Fiscal Tipos de Tributação Situações Tributária 3. Relatórios de Estoque 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. Movimentação por Centro de Custo Movimentação por Período Movimentação por Período / Departamento Saldo Estoque Atual Saldo Estoque Atual por data Selecionada Saldo Resumido por Grupo Entradas por Período Conferência das Entradas 3.8.1. Por Fornecedor 3.8.2. Por Fornecedor com Produto 4. Relatórios de Compras 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Resumo por Fornecedor Produtos por Fornecedor Produtos por Pedido Pedidos por Centro de Custo 5. Relatórios Auxiliares 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. Termo de Abertura Termo de Encerramento Livro Registro de Inventário Materiais abaixo do mínimo Materiais acima do máximo Situação dos Produtos Situação dos Pedidos de Compras Devolução Outras Devolução de Notas 27 Manual do Usuário 6. Visual Estmatic Etiquetas 6..1 Parâmetros da Etiqueta 6..2 Etiqueta de Clientes 6....2.1.Impressora Matricial 6....2.2.Impressora Jato de Tinta 6..3 Etiquetas de Vendedores 6....3.1.Impressora Matricial 6....3.2.Impressora Jato de Tinta 6..4 Etiquetas de Produtos 6....4.1.Impressora Matricial 6....4.2.Impressora Jato de Tinta 28 Visual Estmatic Manual do Usuário CAPÍTULO 5 29 Manual do Usuário Visual Estmatic 5. 5.1. OUTROS Configurações Nesta opção serão configurados os parâmetros do sistema, que são as configurações iniciais do sistema para o seu bom funcionamento. Nesta primeira tela Serão configurados as Mascaras do Produto, Grupo, Subgrupo, Mascara de Centro de Custo e Departamento. Utilize (L) Para Letras e (9) para Números, exemplo se meu código for seqüencial numérico de cinco dígitos sua mascara será 99999. No Momento em que for incluir o produto seu código será 00001, 00002, 00003, etc... Nesta tela informaremos como será o processo de baixa de estoque de produtos acabados, se o mesmo será pela Nota Fiscal de Saída ou pelo Pedido de Venda. Também podemos configurar nesta tela se a baixa das matérias primas será efetuada pela ordem de produção ou pela Transferência de Ordem de produção, podemos definir se no processo de Ordem de Produção será permitido ou não saldo de produtos negativo. Vamos definir se no processo de Ordem de Produção será utilizado o preço médio ou preço unitário. Configuraremos também se no processo de Entradas de Notas Fiscais quando importarmos um pedido de compra, se será possível à alteração de campos como (Condição de Pagamento, Total da Nota e Total dos Produtos, se será deduzido ICMS para o Calculo do Preço Médio esse no estoque será permitido Saldo de Produtos negativo. 30 Manual do Usuário Visual Estmatic Nesta tela definiremos se será utilizado o validador de CPF / CNPJ, que verifica se a seqüência numérica digitada esta correta e se já não existe outro Cliente ou Fornecedor com o mesmo número de CPF / CNPJ, podemos configurar a quantidade de casas decimais para o campo de valor de venda e criar uma identificação para o relatório de pedido de compra. 5.2. CONFIGURAÇÃO DE ACESSO Nesta opção serão cadastradas e alteradas senhas de acesso ao sistema, e efetuada a manutenção de senhas, onde são informadas as restrições de acesso dos usuários. 5.3. MUDA USUÁRIO Com esta opção podemos alterar o usuário sem sair do sistema. 5.4. FORMATAR DISQUETE Esta opção abre a opção de formatação de disquetes do Windows. 5.5. BACKUP (CÓPIA DE SEGURANÇA) Esta opção fará a copia de segurança do sistema, por padrão o backup é feito em disquete. Para efetuar o backup, apenas o computador onde o backup será feito pode estar acessando o sistema, após ter se certificado que nenhum outro computador esta como sistema aberto, insira no drive de disquete um disquete formatado, e logo após clique na opção “Iniciar” , depois de concluído o backup será exibido uma mensagem indicando que o backup foi concluído com sucesso depois é só clicar em sair. OBS: Esta operação é muito importante e deve ser efetuada constantemente, qualquer dúvida referente a este processo entrar em contato com o suporte da Folhamatic. 5.6. ATUALIZA SISTEMA Esta operação será utilizada somente quando for alterada a versão do sistema, onde serão informados os diretórios de origem e de destino para a substituição dos arquivos. 5.7. IMPORTAÇÃO DE DADOS DA VERSÃO DOS Esta função somente será utilizada por clientes que utilizavam a versão do sistema Estmatic em Dos e que necessitam converter os dados para versão Windows. Nesta opção é possível importar os cadastros processos e movimentações que foram efetuadas no sistema em dos. 5.8. IMPORTAÇÃO DE DADOS (Layout Fatumatic) Com esta função é possível importar dados como cadastras, por exemplo, a partir de um layout que é fornecido pela Folhamatic Sistemas. 5.9. REINDEXAÇÃO Este processo exclui os índices do sistema e cria novos índices, deve ser utilizado somente com a orientação do suporte técnico 31 Manual do Usuário Visual Estmatic 5.10. CONSISTE ARQUIVOS Esta rotina foi criada a efetuar correções no sistema devido a alterações recentes, por exemplo, campos novos que foram acrescentados ou tirados do sistema. Esta opção deve ser utilizada com o auxilio do suporte da Folhamatic. 5.11. ALTERAÇÃO DE PREÇOS Esta rotina foi criada a efetuar correções no preço dos produtos, e pode ser efetuada por percentual ou por valor, e também pode ser definida para um produto , para uma faixa de produtos ou se deixarmos o campo código do produto em branco ela será alterada para todos os produtos. 5.12. EXPORTAR PARA E-FISCAL Esta opção possibilita a importação de dados, como cadastros de outro sistema, conforme Layout fornecido pela Folhamatic. 5.13. INFORMAÇÕES DO SUPORTE O Suporte Técnico FOLHAMATIC é feito por telefone, fax e internet e atende de segunda a sexta-feira (exceto feriados) das 08:00h às 17:30h. O atendimento é gratuito para clientes com contratos de atualização vigentes e com o pagamento em dia. As atualizações de sistemas sempre que existirem serão enviadas automaticamente pelo correio. Nossos clientes também poderão retirá-las na própria FOLHAMATIC ou adquirí-las via Internet sem custo adicional. O atraso de 15 dias ou mais no pagamento da taxa de manutenção e suporte acarretará imediata suspensão do atendimento. Entre em contato conosco: Fone (19) 3471 3900 Fax (19) 3471 3908 32 Visual Estmatic Manual do Usuário Folhamatic Americana – SP (Matriz) Av. Paulista, 629 - Colina CEP: 13479-580 Callcenter (19) 3471-3900 Folhamatic São Paulo – SP Av. Paulista , 1439 – 1º andar Bela Vista – CEP: 01311 - 200 Callcenter (11) 3459-5700 Suporte para outras localidades Ribeirão Preto – SP (16) 3968-3300 Santos – SP (13) 3278-3900 São José dos Campos – SP (12) 3925-3900 Curitiba – PR (41) 3362 - 6206 Rio de Janeiro – RJ (21) 2518 - 2418 Porto Alegre – RS (51) 2108 - 3900 33