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INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PROCESOS PMI Y MS PROJECT 2003 MEDELLÍN OCTUBRE DE 2006 Walter G. Cano TEMÁTICA 1. INTRODUCCIÓN 2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA METODOLOGÍA PMI® PMI® 3. ASPECTOS BÁSICOS PARA MS PROJECT 2003 INT RODUCCIÓN Características Organizacionales Equipo Humano del Proyecto Proyecto Metodología de Gestión de Proyectos INT RODUCCIÓN CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONALES Estructura Jerarquías Toma de Decisiones – Niveles de Autoridad Cultura Corporativa – Valores Grado de Madurez Organizacional Grado de Globalización INT RODUCCIÓN EQUIPO HUMANO DEL PROYECTO Gerente Patrocinador Usuarios Lideres funcionales Equipo técnico Contratistas ASPECTOS FUNDAMENTALES Primero: Definición de Gerencia de Proyectos Primero Segundo: Áreas de conocimiento de Gestión de Proyectos Segundo Tercero: Agrupamiento de procesos de Gestión de Proyectos Tercero Cuarto Interrelación entre los procesos de gestión de proyectos Cuarto: y las áreas de conocimiento Quinto: Gerencia y liderazgo del proyecto Quinto 2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA METODOLOGÍA PMBOK® “Gerencia de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar los requerimientos del mismo”. PMBOK® Guide GERMAN CASAS JIMÈNEZ ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y LOS PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Gestión de Integración del Proyecto Gestión de Alcance del Proyecto 1. Iniciación 1. Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Ejecución del Plan de Proyecto 3. Control General del Cambio -11 - 2. Planeación del Alcance 3. Definición del Alcance 4. Verificación del Alcance 5. Control del cambio del Alcance 2 Gestión del Tiempo Proyecto 1. Definición de actividades 2. Secuencia de actividades 3. Estimación de duración de actividades 4. Desarrollo del cronograma 5. Control del cronograma 3 GERMAN CASAS JIMÈNEZ ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y LOS PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Gestión de Costos del Proyecto 1. Planeación de Recursos Gestión de Calidad del Proyecto 1. Planeación de la Calidad 2. Estimación de Costos 2. Aseguramiento de la Calidad 3. Presupuesto de Costos 3. Control de la Calidad Gestión de Recursos Humanos del Proyecto 1. Planeación Organizacional 2. Conformación del Equipo Humano 3. Desarrollo del Equipo 4. Control de Costos 4 5 6 GERMAN CASAS JIMÈNEZ ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y LOS PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Gestión Comunicaciones del Proyecto 1. Planeación de las Comunicaciones 2. Distribución de la Información 3. Reportando la Ejecución 4. Cierre Administrativo 7 Gestión Riesgo del Proyecto 1. Identificación del Riesgo 2. Cuantificación del Riesgo Gestión de Adquisición del Proyecto 1. Planeación Contratación 2. Planeación Cotización 3. Cotización 3. Desarrollo de Respuesta al Riesgo 4. Control de Respuesta al Riesgo 8 4. Selección 5. Administración Contrato 6. Cierre del Contrato 9 GERMAN CASAS JIMÈNEZ AGRUPAMIENTO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Procesos de Planeación Procesos de Iniciación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre GERMAN CASAS JIMÈNEZ DESTREZAS CLAVES PARA GERENCIAR UN PROYECTO Destrezas de Gerencia en General Liderazgo Comunicación Negociación Solución de Problemas Influenciar la Organización GERMAN CASAS JIMÈNEZ INVOLUCRADOS (stakeholders) DEL PROYECTO “Administrar las expectativas de los involucrados puede ser muy difícil ya que ellos a menudo tienen objetivos muy diferentes que pueden estar en conflicto” “Encontrar una solución apropiada a tales diferencias puede ser uno de los mayores retos de la gerencia de proyectos”. GERMAN CASAS JIMÈNEZ INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES “La cultura de las organizaciones a menudo tiene una influencia directa en el proyecto”. “La estructura de las organizaciones a menudo limita la disponibilidad o los términos bajo los cuales los recursos se facilitan al proyecto”. GERMAN CASAS JIMÈNEZ CONCLUSIÓN Las competencias que deben reunir los líderes y los equipos, para gerenciar proyectos, se deben enmarcar dentro del contexto de cada organización y son únicas en cuanto a cultura, valores, relaciones, formas de trabajo en equipo y madurez corporativa. GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 ¿QUE ES UN PROYECTO? “Es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costo, recursos y calidad”. GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 • Fijación del objetivo del proyecto • Definición de tareas y tiempo requerido para su desarrollo • Definición de hitos • Definición de recursos • Ruta crítica GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 FIJACIÓN DEL OBJETIVO DEL PROYECTO Cuando se encuentre a punto de comenzar un proyecto, empiece sus preparativos con la determinación del objetivo del proyecto. Sea tan específico como pueda. Clarifique el alcance o extensión, las personas o grupos afectados y el marco temporal GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 DEFINICIÓN DE TAREAS Y TIEMPO Pasos requeridos para completar un proyecto Las tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto, algunas secuencialmente otras en forma paralela Cada tarea requiere un tiempo - duración La lista de tareas y el tiempo necesario para su realización es denominado “EL EL PLAN DEL PROYECTO” PROYECTO GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 DEFINICIÓN DE HITOS Los HITOS representan un evento o condición que marcan la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto Los Hitos le ayudan a seguir el progreso del proyecto, agotados los hitos se termina el proyecto GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 DEFINICIÓN DE RECURSOS Para llevar a cabo las tareas se necesitan Recursos los cuales pueden incluir personas, equipos y facilidades especiales. Considere la disponibilidad de los recursos y su costo, para ser cargados al proyecto Ahora que ya tiene definidas las tareas, los hitos y los recursos debe determinar las tareas críticas GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 DEFINICIÓN DE RUTA CRÍTICA Las tareas críticas son aquellas, que si se retrasan, harán que se retrase la finalización del proyecto. Por ello determine claramente cuales son estas tareas Los cambios en las tareas que no pertenezcan a la ruta crítica no provocaran un cambio en la fecha de finalización del proyecto GERMAN CASAS JIMÈNEZ UTILIZANDO MS-PROJECT 2003 REFINAMIENTO DEL PLAN Determine información adicional de los recursos y tareas En cuanto al proyecto responda: 1. Tiene su proyecto un presupuesto u otras restricciones que deban ser controladas 2. Quien necesita conocer el estado del proyecto 3. Que tan flexibles son los plazos y cuales las consecuencias de retrasarse en ellos GERMAN CASAS JIMÈNEZ