MINIGUIA PMBOOK

Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net EL COMPAÑERO DE BOLSILLO DE LA GUÍA DEL PMBOK ® BASADA EN LA GUÍA DEL PMBOK ® 5ª EDICIÓN DEL PMI Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Other publications by Van Haren Publishing Van Haren Publishing (VHP) specializes in titles on Best Practices, methods and standards within four domains: - IT and IT Management - Architecture (Enterprise and IT) - Business Management and - Project Management Van Haren Publishing offers a wide collection of whitepapers, templates, free e-books, trainer materials etc. in the Van Haren Publishing Knowledge Base: www.vanharen.net for more details. Van Haren Publishing is also publishing on behalf of leading organizations and companies: ASLBiSL Foundation, CA, Centre Henri Tudor, Gaming Works, IACCM, IAOP, IPMA-NL, ITSqc, NAF, Ngi, PMI-NL, PON, The Open Group, The SOX Institute. Topics are (per domain): IT and IT Management ABC of ICT ASL® CATS CM® CMMI® COBIT e-CF Frameworx ISO 17799 ISO 27001/27002 ISO 27002 ISO/IEC 20000 ISPL IT Service CMM ITIL® MOF MSF SABSA Architecture (Enterprise and IT) ® ArchiMate GEA® Novius Architectuur Methode TOGAF® Business Management BiSL® EFQM eSCM IACCM ISA-95 ISO 9000/9001 OPBOK SAP SixSigma SOX SqEME® Project, Program and Risk Management A4-Projectmanagement ICB / NCB ISO 21500 MINCE® M_o_R® MSPTM P3O® PMBOK ® Guide PRINCE2® For the latest information on VHP publications, visit our website: www.vanharen.net. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® Basada en la Guía del PMBOK® 5a edición del PMI Una breve introducción a “La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (Guía del PMBOK®) Anton Zandhuis PMP Paul Snijders PMP Thomas Wuttke PMP Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Logotipo Título: Serie: Autores: Revisores de la traducción al español: Revisores 3ª edición: Equipo de traducción al español: Corrector: Editorial: ISBN papel: ISBN eBook: Impresión: Diseño: Copyright: El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK ® – Basada en la Guía del PMBOK ® 5ª edición del PMI PM series Anton Zandhuis PMP Paul Snijders PMP Thomas Wuttke PMP Adriana Morando PMP Alfonso Bucero MSc, PMP, PMI-RMP, PMI Fellow Claudio Escandarani PMP, CISSP Daniel Skigin PMP Federico Varchavsky Gastón M.Horvat PMP Jesús Sierra Lluch PMP Joan Oliveras PMP Miguel Femenia Cholbi PMP Oscar Santos PMP Óscar Úbeda PMP (INTA) Rafa Pagán PMP, PMI-ACP Xavier Mulet CISA, PMP Portfirio Chen (PM Consultant) Iain Fraser (Project Plus Ltd) Thomas Walenta (IBM Industrial Sector, Automotive & Electronics North) Bill Yates (Velociteach) José Barato (líder del equipo de traducción) Ariana Cisilino Jose Ramon Arlandis Jose Esterkin José Lopezosa Fernando Lucas Javier Martin Mercedes Martinez Diana Hochraich Van Haren Publishing, Zaltbommel, www.vanharen.net 978 90 8753 752 4 978 90 8753 574 2 Primera edición, primera impresión, mayo 2014 CO2 Premedia, Amersfoort – NL © Van Haren Publishing, 2009, 2014 “PMI,” “PMP,” and “PMBOK®,” son marcas registradas de Project Management Institute, Inc. Ilustraciones y textos reproducidos con el consentimiento de: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Copyright y todos los derechos reservados. © 2013 Project Management Institute, Inc.: Fig. 2.1, 3,1, 3,7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.11, Anexo A y mapa de procesos (tabla en la contraportada interior) Para más información sobre Van Haren Publishing: [email protected] Aunque esta publicación se ha elaborado con el mayor cuidado, ni el autor, ni el editor, ni la Editorial se responsabilizan de los daños causados por posibles errores y/o omisiones en esta publicación. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación, ya sea a través de impresión, fotografía, vídeo o cualquier otro medio sin el consentimiento por escrito de la Editorial. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Prólogo a la edición española Hace tan sólo una década, era algo asumido en nuestra comunidad profesional que “los proyectos se gestionan en inglés, el idioma oficial del Project Management”. Cuando teníamos que dirigir un proyecto importante, esos que había que planificar y controlar con sumo cuidado (los que merecía la pena poner en el curriculum) aunque el cliente hablase español, esperaba de nosotros que utilizáramos términos como WBS, CPI, schedule, stakeholder, status report, forecast, contingency reserve, risk register, issue, workaround, etc. El PMBOK® ya era el estándar “de facto” para gestionar proyectos, pero la traducción al español todavía no era muy demandada. Cuando preparábamos nuestro examen para conseguir la acreditación PMP® (Project Management Professional) o CAPM® (Certified Associate in Project Management) estudiábamos y nos examinábamos en inglés. Para los que no teníamos buen nivel de inglés, aquel examen de cuatro horas nos parecía más un examen de inglés que de gestión de proyectos. A mi juicio, uno de los mayores avances de esta última década en la práctica de la Dirección de Proyectos, es que hoy día, en los proyectos de habla hispana “ya se puede gestionar en español”. Los Directores de Proyectos ya solo tenemos que hablar inglés con los interesados de habla inglesa. Si el proyecto lo hacemos entre argentinos, chilenos, colombianos, peruanos y españoles, por ejemplo, ya podemos comunicarnos en nuestra lengua materna, mucho mejor que antes. La comunicación eficaz es un factor clave en cualquier proyecto. Este importante avance se debe, en gran medida, al esfuerzo que ha venido invirtiendo PMI para traducir correctamente la Guía del PMBOK® y las preguntas del examen y por supuesto, a iniciativas como la traducción de este libro que está usted a punto de leer. La Guía del PMBOK® está diseñada principalmente como material de referencia, pero no es el mejor material de estudio o difusión. Aun así, ya empezamos a saber de colegas que consiguen su título ¡sin saber inglés! Este Compañero de Bolsillo Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 6 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición de la Guía del PMBOK® ayudará a que los profesionales que quieran certificarse vayan al examen en igualdad de condiciones. Esta guía de bolsillo nos ayudará a difundir las buenas prácticas globales estandarizadas de gestión de proyectos en la comunidad de habla hispana, y particularmente a los interesados clave de nuestros proyectos. Cuando los interesados del proyecto usan y comparten un mismo enfoque de gestión, la comunicación dentro del proyecto se hace más fácil. En el caso de España, este libro llega en el mejor momento, con más de 5.600 PMP® en la actualidad y creciendo más de un 50% anual. ¡Esperemos que este libro sirva de ayuda a todos estos profesionales! La traducción de este libro ha sido posible gracias a la labor desinteresada del siguiente equipo de voluntarios internacional del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose Ramón Arlandis y José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un servidor (Capítulo de Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menos importante ha sido la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los autores, y Bart Verbrugge, Director Editorial. En nombre de la comunidad de Directores de Proyectos de habla hispana: ¡Muchas gracias! Jose Barato, PMP®, PMI-ACPSM Director del Proyecto de la traducción al español Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Prólogo Prólogo Cada año se gastan miles de millones de dólares a nivel mundial en la realización de proyectos en todos los sectores de actividad, cuya finalización exitosa se ha convertido en un aspecto esencial del crecimiento y de la supervivencia a largo plazo de las organizaciones. En este contexto, el éxito va más allá de la mera casualidad o de la eficacia de un director de proyectos determinado. Para hacer realidad estos pequeños “milagros”, todos los interesados deberían conocer las técnicas de dirección de proyectos y contar con una serie de procesos bien definidos que permitan asegurar una cooperación y dirección eficaces. Un pequeño cambio en la mentalidad y en el modo de actuar de los interesados del proyecto, con el objeto de lograr la cooperación de todos ellos hacia el éxito del mismo, tendría como resultado un incremento importante y continuado de proyectos exitosos. Con este compañero de bolsillo de la Guía del PMBOK ® del PMI queremos promover este cambio. Visto el éxito de la edición anterior, no hemos dudado en crear una nueva versión, totalmente alineada con la Guía del PMBOK ® – Quinta Edición (2013). Si usted ya está familiarizado con la Guía del PMBOK ®, el título de este libro, “El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK ® – Basado en la Guía del PMBOK ® quinta edición” le da pistas sobre el contenido, pero si la Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ®) no se ha cruzado aún en su camino, debe saber que es ampliamente reconocida como un estándar mundial en dirección de proyectos, como lo confirma el hecho que tiene cerca de cuatro millones de ejemplares en circulación. Como es voluminoso, necesita una versión accesible y abreviada que facilite su adopción por una mayor audiencia. La guía de bolsillo pretende responder a dicha necesidad, proporcionando una introducción breve y directa así como un resumen a alto nivel de la Guía del PMBOK ® – Quinta Edición. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 7 8 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición A nivel individual, este compañero de bolsillo es especialmente útil para los principales interesados del proyecto: patrocinadores, directores de programas, directores de proyectos y miembros del equipo de proyecto, cuyos roles son clave en este libro. También es útil para los encargados del gobierno de proyectos o para los roles de soporte (por ejemplo, los miembros de una Oficina de Dirección de Proyectos -PMO-), o para los directores de portafolios. A todos ellos, la guía les proporcionará la ayuda necesaria para lograr: • Un mejor cumplimiento de su papel en los proyectos, basado en la comprensión de las buenas prácticas básicas de la dirección de proyectos. • Una mejor aplicación de la dirección de proyectos en todos los niveles de la organización. Estos puntos constituirán la base fundamental de la implementación colectiva de una estrategia organizativa. A nivel organizativo, este libro permite abordar de manera estructurada y fundamentada el ciclo de vida de un proyecto, asegurando al mismo tiempo que todos los interesados hablen “el mismo idioma”, lo que mejorará la aplicación coherente de los procesos de dirección de proyectos, entendidos por todos. La flexibilidad del concepto, que no impone una estructura rígida, permite a todas las organizaciones y equipos de trabajo adaptarlo a su nivel y necesidades, empleando un enfoque denominado a veces “dirección de proyectos lean”. Con la publicación de la Guía del PMBOK ®, el Project Management Institute (PMI) aspiraba a crear una guía para la dirección de proyectos. Muchas metodologías sobre el tema hacen referencia a este estándar, conocido como el estándar ANSI para los procesos de dirección de proyectos. La norma “ISO 21500 – Directrices para la dirección y gestión de proyectos” comparte la misma estructura (con ligeras diferencias en los términos utilizados) y coincide en más del 90% con los procesos Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Prólogo mencionados en la Guía del PMBOK ®. Otros estándares globales siguen más o menos la misma línea. La Guía del PMBOK ® es, por lo tanto, un elemento esencial a la hora de participar en proyectos y trabajar conjuntamente por el éxito de los mismos. Distintos estudios confirman que la excelencia organizativa en dirección de proyectos aporta beneficios tangibles a las organizaciones, permitiendo afrontar los problemas derivados de un entorno y demanda cambiantes. Aconsejamos a todos – a usted, a sus colegas de la dirección de proyectos y al resto de interesados –, familiarizarse con el conocimiento y los procesos de la Guía del PMBOK ® con el objetivo de cosechar e incluso incrementar estos beneficios. Enero 2013, Paul Snijders, PMP Thomas Wuttke, PMP Anton Zandhuis, PMP Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 9 10 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Índice 1 1.1 1.2 1.3 1.4 Introducción Propósito de este Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® Consejos prácticos para utilizar esta guía de bolsillo La Dirección de Proyectos y su valor Cumplir con éxito su rol de patrocinador del proyecto, de miembro del equipo del proyecto o de director de proyectos 1.5 Preguntas Frecuentes 15 15 16 17 19 21 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 La organización detrás de la Guía del PMBOK®: El Project Management Institute (PMI) El PMI en cifras Estándares globales del PMI Certificaciones disponibles Representantes locales del PMI y traducciones Otras iniciativas del PMI 31 31 32 34 35 37 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 Visión General de la Guía del PMBOK® Historia de la Guía del PMBOK® Estructura de la Guía del PMBOK® Proyecto – Programa – Portafolio Ciclo de vida del Proyecto Fases del Proyecto Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Interesados Estructura de la Organización Las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos Procesos de la Dirección de Proyectos 41 41 42 43 46 48 49 50 52 56 57 2 Copyright protected. 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La Guía del PMBOK ® (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos) está reconocida mundialmente como una referencia fundamental en la aplicación de los conocimientos y las buenas prácticas en materia de dirección de proyectos. Es el estándar de dirección de proyectos más antiguo y más ampliamente utilizado, publicado por el Project Management Institute (PMI), la asociación líder mundial de directores de proyectos. Numerosos estudios han confirmado que la aplicación estructurada de estas prácticas y conocimientos aumenta netamente el éxito de los proyectos. Los entornos de proyectos que aplican coherentemente estas buenas prácticas no sólo experimentan mejores resultados – menores costos y tiempos de entrega inferiores – sino que también proporcionan mayor satisfacción de los clientes. El nuevo estándar global de gestión de proyectos ISO 21500 ha confirmado la calidad de la Guía del PMBOK ®, porque la estructura y el contenido de alto nivel de ambos estándares están completamente alineados. Por lo tanto, existe una amplia gama de beneficios derivados de la aplicación de las buenas prácticas en la dirección de proyectos descritas en la Guía del PMBOK ®. Una buena comunicación es esencial para la gestión de proyectos, cuyo contexto es mucho más dinámico que el de las operaciones “normales”. Por Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 16 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición este motivo, es necesario disponer de “un lenguaje común”, entendido por todos los interesados del proyecto. Esta guía de bolsillo pretende establecer un vocabulario compartido y una terminología básica de la gestión de proyectos, creando así una interpretación común de los procesos que ésta implica, de los roles principales y de sus responsabilidades. ¿Qué no es esta guía? Indudablemente no es un libro de recetas de dirección de proyectos. El director de proyectos y su equipo tienen la responsabilidad final de decidir cuáles son las buenas prácticas que se deben aplicar a un proyecto específico, trabajando en estrecha cooperación con el patrocinador del proyecto y la dirección de la organización. A un nivel organizativo, esto se puede promover implementando una metodología de dirección de proyectos, sobre la base de estas buenas prácticas. En pocas palabras, este libro de bolsillo pretende ser un colaborador clave y un activo tangible en la introducción y refuerzo de conceptos de dirección de proyectos, programas y portafolios en su organización, contribuyendo a mejorar la comunicación y la cooperación. Este libro contribuye a implantar la cultura de dirección de proyectos a nivel organizativo, proporcionándole los beneficios de “¡ejecutar bien y a la primera los proyectos adecuados!” En el Capítulo 3 se presenta una descripción más detallada de la Guía del PMBOK ®, de sus definiciones fundamentales y de su estructura. En los Capítulos 4 a 13 se detallan las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos y los procesos subyacentes. 1.2 Consejos prácticos para utilizar esta guía de bolsillo Adjunto a la contraportada del libro se incluye un listado de todas las áreas de conocimiento y procesos aplicables. Cada capítulo de la guía dispone, en el margen lateral de las páginas, iconos representativos del área de conocimiento en cuestión, facilitando la rápida localización de cada tema Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Introducción mientras que el Anexo A presenta una selección de palabras clave y de definiciones de la Guía del PMBOK ®. 1.3 La Dirección de Proyectos y su valor Cada organización tiene su idiosincrasia, su cultura, sus retos, puntos de partida diferentes y problemas que resolver. La dirección de proyectos, concepto muy amplio, debe definirse exactamente. A continuación, se explican sus diferentes aspectos y el valor asociado con cada uno de ellos. Definición del PMI La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos del proyecto. La aplicación de procesos de dirección de proyectos permite cumplir este objetivo. Diferentes estudios demuestran que en el entorno actual, dada la creciente complejidad y los cambios rápidos y constantes que conocen los negocios, los proyectos gestionados mediante la aplicación estructurada de buenas prácticas basadas en procesos obtienen efectivamente un mejor rendimiento, particularmente en las siguientes áreas: • “Entregar lo acordado”, estableciendo expectativas realistas mediante la definición, planificación y estimación del proyecto. • Reducir los plazos de entrega gracias a la reutilización de procesos comunes y conocidos de dirección de proyectos. • Menos sorpresas durante la ejecución del proyecto, utilizando en forma preventiva los procesos de dirección de proyectos. • Aumento de la satisfacción del cliente y disminución de modificaciones al entregar el producto o servicio correcto. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 17 18 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición Las oportunidades que se presentan y el ahorro de tiempo y de dinero que se obtienen con una buena organización de dirección de proyectos son tangibles, pero el valor es mucho mayor e incluye beneficios menos tangibles como: • Equipos altamente dedicados y motivados que pueden trabajar juntos a partir de objetivos claros, mediante una comunicación eficaz. • Entornos de proyectos con una mentalidad implicando “se puede hacer” (can-do, en inglés), con objetivos ambiciosos pero realistas. • Decisiones mejores y más transparentes en todos los niveles de la organización, a través de una comunicación más eficaz. Estos beneficios cualitativos refuerzan las ventajas cuantitativas que permiten a una organización distinguirse de la mayoría. Muchas organizaciones han logrado una buena reputación por su capacidad de entregar sistemáticamente proyectos de alta calidad. Sin embargo, la mayoría de ellas tiene dificultades para lograrlo. ¿Le resultan familiares los siguientes problemas? • Los proyectos habitualmente se entregan tarde, excediendo el presupuesto inicial o con funcionalidades que no cumplen ni con los requisitos del patrocinador ni con los de los usuarios finales. • Los directores de proyectos usan métodos propios que son insatisfactorios y que no siguen ninguna de las técnicas o procesos de los estándares disponibles en dirección de proyectos. • La gestión de proyectos se considera como un gasto y no como una posibilidad de dar valor al negocio. • Ausencia de planificación específica de las tareas asignadas a los miembros de una organización funcional cuyas actividades en el proyecto son consideradas como trabajos secundarios, que vienen después de sus tareas principales. • Los presupuestos de los proyectos no incluyen los costos de la mano de obra interna, pues se consideran como “ya pagados”. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Introducción • Ausencia de una visión global de los proyectos llevados a cabo por la organización, y de sus costos frente al valor añadido. • El trabajo requerido para una gestión preventiva de los proyectos no se planifica. • Los proyectos acaban “con éxito”, pero solo gracias a la alta carga de estrés y a las horas extraordinarias. ¿Se identifica con estos problemas? La dirección disciplinada de proyectos permite superar estas deficiencias. El valor de buenas prácticas de dirección de proyectos, utilizando procesos estandarizados, facilita la comunicación y la resolución de problemas de manera preventiva. Así se incrementan substancialmente las posibilidades de éxito del proyecto, estableciendo nuevos procedimientos de gestión que harán funcionar nuestra organización como un ente económico. 1.4 Cumplir con éxito su rol de patrocinador del proyecto, de miembro del equipo del proyecto o de director de proyectos Comprender nuestro rol y actuar consecuentemente es vital para el éxito del proyecto. Tres roles importantes merecen ser destacados: 1. El patrocinador del proyecto, que actúa como nexo entre la organización y el proyecto. En el inicio, el patrocinador es responsable de la definición del caso de negocio del proyecto, de suministrar las razones por las cuales el proyecto debe hacerse y de formular las necesidades de la organización patrocinadora. Cuando el proyecto es aprobado, su director asume la responsabilidad de “entregar el objetivo definido del proyecto”. El patrocinador cumple un rol importante, asegurando que el objetivo del proyecto es coherente con los objetivos de la organización y debe, entre otras cosas, garantizar que la organización acata las decisiones iniciales relacionadas con la Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 19 20 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición 2. 3. definición de metas, evitando los continuos cambios de prioridad derivados de las operaciones cotidianas. Por lo tanto, juega un rol importante asegurando que hay suficiente apoyo de la dirección funcional y operacional, quien a su vez tiene un rol clave en la asignación de recursos al equipo del proyecto. El patrocinador debe también apoyar a la organización para implementar el objetivo del proyecto una vez finalizado, ya que en esta etapa comenzará la obtención de beneficios y el valor añadido para el negocio. Para lograr esto, el patrocinador debe trabajar conjuntamente con el director del proyecto. La comunicación fluida entre estos dos participantes es crucial para el éxito del proyecto y de la organización. Los miembros del equipo del proyecto (y los integrantes del equipo de gestión del proyecto), que deben aportar la experiencia y el trabajo necesarios para llegar al resultado propuesto. Durante las fases iniciales, su atención debe centrase en la definición del mejor método y en el desarrollo de un plan factible a alto nivel. Durante las fases de ejecución y basándose en su experiencia, implementan el objetivo del proyecto y los subcomponentes específicos. Es esencial que los miembros del equipo asuman responsabilidades al final del proyecto. Esto permitirá la transición sin problemas del objetivo del proyecto a los departamentos encargados de las operaciones o a la organización patrocinadora. El director del proyecto, que es el responsable en última instancia de la entrega del objetivo del mismo. Las funciones esenciales de este rol son la gestión de los interesados y la orientación del equipo y de los interesados en la selección y aplicación de los procesos de dirección de proyectos adecuados. Pero todo debe realizarse sin perder de vista los objetivos del proyecto. El director debe servirse del conocimiento del negocio que posee el patrocinador y de su posición de influencia, y tomar en cuenta todas las cuestiones relacionadas con el negocio que no puedan ser resueltas por el equipo del proyecto. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 21 Introducción Estos roles clave son necesarios en todo proyecto y deben ser profundamente comprendidos para que todas las personas involucradas actúen en consecuencia. La figura 1.1 ilustra las relaciones comunes entre la gestión de operaciones, la gestión del proyecto y la posición de cada rol. FIN INICIO Gestión del Proyecto Equipo del Proyecto Comunicación Director del Proyecto Acta de Constitución del Proyecto Gestión del Proyecto Resultado del Proyecto Usuarios / soporte mantenimiento Patrocinador del Proyecto Obtención de beneficios Inicio del Proyecto Necesidad Implementación Gestión de Operaciones Figura 1.1 Relaciones comunes entre gestión de operaciones y gestión del proyecto 1.5 Preguntas Frecuentes Hemos identificado algunas de las preguntas que aparecen generalmente cuando alguien se enfrenta por primera vez a un proyecto o a la Guía del PMBOK ®. ¿Qué es un proyecto? Definición del PMI: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 22 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición Esto significa que: • Tiene un principio y un final definidos, por lo que un proyecto es algo temporal. • Representa un cierto volumen de trabajo que requiere un tipo de organización dado; en caso contrario no sería un esfuerzo. • No es un trabajo rutinario, no sigue los procedimientos normales porque hay algo que lo hace único. • Crea un resultado final, que puede ser un producto, un servicio o un resultado. Los proyectos de todo tipo y nivel necesitan una gestión adecuada, aunque la organización sea responsable de decidir primero si el objetivo debe ser alcanzado mediante un proyecto organizado en consecuencia. (Guía del PMBOK ® Capítulo 1.2) La “dirección de proyectos” ¿es una profesión? Aunque no exista una definición consensual de “profesión”, ésta se podría describir como: “Un grupo disciplinado de individuos que acepta un código ético de conducta y se presenta al público como poseedor de conocimientos y habilidades específicos en un campo del saber universalmente reconocido y organizado, obtenido mediante la formación y la práctica y que aplica ese conocimiento y habilidades en interés de los demás”. La complejidad creciente de los proyectos se traduce en un aumento de las aptitudes que se exigen de los directores de proyectos. Por ejemplo, todo el mundo puede colocar un vendaje, pero eso no lo convierte en médico. La necesidad de obtener competencias, habilidades y formación específicas para desempeñar el papel de director de proyecto está ampliamente reconocida. La existencia en el mundo académico de Programas de Máster en Dirección de Proyectos confirma esta tendencia. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Introducción En profesiones como la de abogado, médico, etc., normalmente la responsabilidad del bienestar, la seguridad y la salud de la comunidad tiene preponderancia sobre otras consideraciones. El PMI también confirma este aspecto en el “Código Ético”, cuya firma y aceptación es un requisito imprescindible para obtener la credencial del PMI. Una de las características de una disciplina profesional es el uso de un vocabulario común. El léxico de dirección de proyectos del PMI proporciona las bases de ese vocabulario profesional. En consecuencia, se puede afirmar que la dirección de proyectos se ha convertido en una profesión. (Guía del PMBOK ® Capítulos 1.1 y 1.7) ¿Se puede gestionar eficazmente una organización funcional (operaciones) sin proyectos? Las organizaciones funcionales suelen estar estructuradas por áreas funcionales o por especialidades, orientadas según las operaciones diarias, donde cada departamento trata de “hacer mejor lo suyo”. Es la razón por la cual las organizaciones pueden ofrecer resistencia a los (grandes) cambios, especialmente si el impulso viene de un área funcional exterior a sus responsabilidades. Por otra parte, los proyectos y la dirección de proyectos se dedican a implementar cambios necesarios en las operaciones para asegurar la continuidad del negocio. Actualmente, una organización puede difícilmente sobrevivir sin acometer proyectos, reconocidos formalmente como tales o no, pero que las organizaciones realizan de todos modos. El creciente número de reorganizaciones, con un constante realineamiento para mantenerse en un entorno cada vez más cambiante y complejo, lo demuestra. El riesgo que conllevan estos cambios pone de manifiesto la gran relevancia de los proyectos y la necesidad de un enfoque más profesional en la dirección de Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 23 24 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición los mismos. Así se asegura que los cambios sean gestionados y completados de modo apropiado, contribuyendo a que las organizaciones funcionales salgan adelante, haciendo “lo que deben hacer, de la mejor manera posible”. (Guía del PMBOK ® Capítulo 1.5) ¿Cuál es el propósito de la Guía del PMBOK®? La Guía del PMBOK ® ofrece un enfoque profesional de la dirección de proyectos, aplicable a la mayoría de ellos, en casi todas las ocasiones. Este método está basado en prácticas contrastadas y de probado valor, gracias a la contribución de profesionales de todo el mundo. (Guía del PMBOK ® Capítulo 1.1) ¿Es la Guía del PMBOK® una metodología? La Guía del PMBOK ® es conocida como un estándar y también como un marco de trabajo que puede definirse como una estructura conceptual básica que permite manejar, de forma homogénea y agrupada, diferentes procesos de negocio, lo que aumenta la disciplina en la gestión. Para cada proceso de negocio se incluyen entregables predefinidos. La utilización de un marco de trabajo es una táctica bien definida que permite dominar el entorno complejo de las organizaciones de una manera sencilla. Como tal, la Guía del PMBOK ® sirve también como taxonomía o mapa completo de los fundamentos de la dirección de proyectos. Un estándar es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido que proporciona reglas, guías o características para realizar actividades o fijar normas para los resultados, de uso habitual y repetido, con el propósito de alcanzar la excelencia en un ámbito determinado. Al haberse desarrollado siguiendo un proceso consensual, abierto, correcto y equilibrado, la Guía del PMBOK ® es uno de los estándares del PMI que proporciona directrices para alcanzar los resultados en los proyectos. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Introducción Una metodología puede definirse como un sistema de métodos de una disciplina particular que describe el proceso por el cual se completa una tarea: una forma determinada de realizar ese proceso. Siendo una referencia básica, la Guía del PMBOK ® es más un estándar o marco de trabajo que una metodología. A pesar de describir procesos de dirección de proyectos junto a las herramientas y técnicas comúnmente utilizadas, no prescribe la forma exacta de ejecutar los proyectos. En la práctica, para la implantación de este marco, se pueden aplicar y definir varias metodologías de dirección de proyectos, adaptables a una aplicación en áreas y elementos específicos (como las metodologías “ágiles”, “en cascada”, PRINCE2, etc.). Pero antes de elegir, definir o aplicar una metodología de dirección de proyectos debe haber una comprensión común y detallada de la dirección de proyectos. (Guía del PMBOK ® Capítulo 1.1) ¿Cómo están alineadas el compañero de bolsillo y la Guía del PMBOK® y qué hacer para saber más? Para establecer una comunicación clara y concisa hay que crear una visión compartida y una estructura común que permita efectuar un trabajo coherente. Por esta razón, en este libro se ha mantenido la estructura establecida en la Guía del PMBOK ®. Los capítulos 1 a 3 constituyen una introducción general para la construcción de esta visión común, al igual que los tres primeros capítulos de la Guía del PMBOK ® que lo hace a un nivel mucho más detallado. A continuación, se ha asegurado la plena adecuación de esta guía de bolsillo con la Guía del PMBOK ® original, siguiendo la numeración de los capítulos de 4 a 13, así como sus secciones (p. ej., 4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto). Por lo tanto, cuando se busque una explicación más detallada y comprensible de un determinado tema, simplemente se deberá consultar el capítulo correspondiente y el número de la sección de la Guía del PMBOK ®. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 25 26 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición ¿Se puede obtener una certificación basada en la Guía del PMBOK® como individuo o como organización? El PMI creó varias certificaciones individuales para los roles de gestión de proyectos, algunas de las cuales utilizan la Guía del PMBOK ® como base. Por ejemplo, el Certificado en Dirección de Proyectos (CAPM®) y el Profesional en Dirección de Proyectos (PMP®). El PMI no emite certificaciones a nivel de organización, como ISO o ANSI. La norma “ISO 21500 – Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos” se ha publicado recientemente (2012), pero no ha alcanzado aún el nivel de un estándar sobre el cual las organizaciones pueden ser certificadas (de la misma forma que ISO 9001, por ejemplo). ISO 21500 proporciona una guía para los procesos de gestión de proyectos que las organizaciones pueden implementar como base para garantizar la calidad de su gestión de proyectos. Hay una gran coincidencia entre ISO 21500 y la Guía del PMBOK ® respecto a la estructura y a los procesos de gestión definidos. Esto significa que si todos los directores de proyectos aplican la Guía del PMBOK ® correctamente, la organización también está aplicando la norma ISO 21500. ¿Cómo puede la aplicación de la Guía del PMBOK® servir de ayuda en la vida real? Como la Guía del PMBOK ® utiliza buenas prácticas, ésta podría verse como “una base de datos global de lecciones aprendidas”. Su estructura y sus procesos bien definidos pueden contribuir a abandonar la mentalidad que consiste en “tomar medidas para salir de apuros” para adoptar un enfoque más preventivo. Cuando se presenten situaciones difíciles en un proyecto, se podrá consultar en la Guía del PMBOK ® el proceso de gestión adecuado y adaptarlo al proyecto. Asimismo, puede acelerar la curva de aprendizaje de los directores de proyectos y mejorar la comunicación mediante la creación de una concepción común a todos los “proyectos” y una visión compartida sobre la forma de gestionarlos de la mejor manera. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Introducción Asegurar que todos los interesados “hablan el mismo idioma” es la forma más fácil de superar las barreras de comunicación. ¿Cómo se alinea la Guía del PMBOK® con otros estándares, marcos y metodologías? La Guía del PMBOK ® proporciona un marco generalmente aceptado como buena práctica global para la gestión de proyectos. Por lo tanto, es una guía perfecta para la creación y el conocimiento de la metodología de gestión de proyectos en una organización que tiene que encajar sus proyectos específicos en su entorno dado. Aquí es donde normalmente los procesos de gestión de proyectos y los de creación de contenidos deben integrarse. La confusión, los errores, la falta de comunicación y la ineficiencia, se generan probablemente debido a que las personas utilizan metodologías diferentes, de origen diferente, donde cada individuo tiene que hacer su propio “ejercicio de integración”. Una comparación bien organizada de los procesos, términos y definiciones de la Guía del PMBOK ® con los procesos, términos y definiciones de otros estándares, marcos y metodologías aplicadas en su organización, permitirá una identificación rápida de cualquier posible solapamiento, y permitirá una integración efectiva apropiada. La Guía del PMBOK ® también está en consonancia con otros estándares elaborados por el PMI. ¿Cómo afecta la Guía del PMBOK® a las diferentes entidades y niveles de una organización? Las organizaciones desarrollan procedimientos para la obtención de resultados de una forma predecible que les permite manejar las expectativas. Sin embargo, como la mayoría de los proyectos son interdepartamentales, varias entidades organizacionales suelen trabajar juntas en proyectos y tienen que hacer frente a situaciones nuevas, para las que no se han definido los procedimientos (por el momento). Como los proyectos dan Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 27 28 El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® 5a Edición lugar a cambios en las organizaciones, los interesados apropiados suelen involucrarse, lo que da lugar a la participación de los diferentes niveles de la organización, como por ejemplo, los niveles operacional, táctico e incluso estratégico. En este tipo de situaciones, el conocimiento y la aplicación de una referencia común para toda la organización, como la Guía del PMBOK ® es especialmente útil. ¿Puede la Guía del PMBOK® sustituir nuestro enfoque o metodología actual (desarrollado corporativamente) de gestión de proyectos? Los enfoques de gestión de proyectos o metodologías, desarrollados por y para la propia organización, en su mayoría provienen de una necesidad reconocida de mejorar la aplicación de gestión de proyectos, sobre la base de experiencias organizativas y buenas prácticas. Sin embargo, el mantenimiento de estas buenas prácticas, así como el aseguramiento de la alineación continua con los últimos avances en la gestión de proyectos, puede llegar a ser muy costoso y consumir mucho tiempo. Esta es la principal razón por la que las organizaciones se limitan a adoptar la Guía del PMBOK ® como referencia básica de gestión de proyectos estándar y a ajustar luego lo necesario, documentándolo de forma transparente. Como la Guía del PMBOK ® también se basa en las buenas prácticas, la mayor parte de la metodología de gestión no cambia drásticamente. Según la regla de Pareto, cerca del 80% del estándar es aplicable a sus proyectos. Esto permite concentrarse en el 20% de los procesos de gestión de proyectos específico de su organización, que se convertirá en el centro de su propia metodología. La mayor parte de las metodologías de gestión de proyectos genéricas a disposición del público hacen referencia a la Guía del PMBOK ® como marco básico. En tales casos, los conocimientos contenidos en la Guía del PMBOK ® constituyen un apoyo sustancial a la comprensión y al posicionamiento de esta metodología, reforzando así su aplicación correcta. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net Introducción ¿Y si necesito más información? Como se trata de un libro de bolsillo, debe considerarse como un resumen introductorio de la Guía del PMBOK ® y del PMI como organización. Se pueden encontrar muchos más detalles y explicaciones sobre ciertos temas en la Guía del PMBOK ®. Puede encontrar información más detallada en la página web del PMI, www.pmi.org. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net 29