Rotinas Administrativas

ROTINAS
ADMINISTRATIVAS
Victor Marques
Ementa
O
Auxiliar Administrativo na Era da Globalizao; As

Organizaes na Era do Conhecimento; Qualidades e
Responsabilidades do Auxiliar de Administrao; A Histria
das Empresas e seus segmentos de Negcios; A
Administrao e os conceitos de Empregador e de
Empregado; Realiza as seguintes Rotinas da rea de
Pessoal; Preparar processos de admisso de empregados;
Conferir e registrar documentos de contratos de trabalho;
Realizar controles de jornada de trabalho; Efetuar clculos de
folha de pagamento e de encargos sociais; Realiza as
seguintes Rotinas da rea Administrativa; Entregar e controlar
a entrada, sada de documentos e materiais diversos; Emitir
Notas Fiscais; Operar equipamentos eletrnicos diversos;
Atender telefonemas, preencher documentos e dar recados
2
Bases Cientfico-Tecnolgicas (Conteudos)

1.
Conceitos de Administrao; de Administrador; de Empresas e segmentos de Negcios;
2.
Histrico da Organizao das Empresas da Era Industrial a Era do Conhecimento;
3.
Competncias, Conhecimentos, Responsabilidades e Atitudes valorizadas nas Pessoas, pelas Organizaes

da Era da Informao;
4.
Principais Rotinas e Processos desenvolvidos nas atividades da Administrao de Pessoal/Administrativo;

Como realizar/calcular; Admisso/Demisso de Empregados; Elaborao de Contratos de trabalho; Controles
de jornadas de trabalho; Clculo de folhas de pagamento e de Encargos Sociais;
5.
Como realizar/calcular o Apontamento de horas trabalhadas dos empregados, controlando horas extras, faltas
e atrasos;
6.
Como devem ser organizadas e mantidas as diversas informaes cadastrais dos empregados, para a
elaborao de clculos e informaes diversas;
7.
Atender e operar telefonia mvel, Projetores, Computador, Hardware e Software, Notebook, Impressoras, Facsmile, Copiadora;
8.
Como Preencher na prtica Documentos e Formulrios das principais Rotinas das reas de Pessoal e
Administrativa;
9.
Atividades prticas de Arquivo; Tipos de Arquivos, Atualizao dos Arquivos, Classificao dos Documentos;
Tipos de Documentos, Categorias de Arquivamento, Classificao e Mtodos de Arquivamentos;
10.
Como efetuar os controles de entrada e sada de materiais; preenchimento de Notas Fiscais, de

Contracheques, Recibos diversos; de dados informatizados;
11.
Como preparar expedientes Administrativos para remessa de documentos internos e externos, alm de formas
de contatos com clientes, fornecedores, colegas e Superiores.
Cronograma
21/01 Apresentao da disciplina, o que empresa,
quais as reas, como funciona um negcio
22/01 Como funciona a administrao de
23/01
27/01
28/01
29/01
30/01
Evoluo Histrica
Artesanato e produo industrial
Revoluo industrial
Mecanizao das atividades
Padronizao de processos
Planejamento e controle da produo
Segunda guerra mundial
Gesto da Produo e Logstica
Evoluo Histrica
Frederick Taylor
Estudo dos tempos e movimentos
Racionalizao das atividades
Henry Ford
Mecanizao das atividades
Custos operacionais
Produo em massa (1913).
Ford Modelo T
Bens e Servios
Produto fsico
Tangvel
Exemplos:
Geladeira
Servio prestado
Ao
Intangvel
Automvel
Sem estoques
Sabonete
Grande influncia de
Livros
mo de obra
Mdico
Professor
Estruturao de uma Empresa

Engenharia
Recursos
Humanos
Finana
s
Produ
o
Marketin
g
Informao
/tecnologia
Outras
Adaptado Slack, 2004
Funes Gerenciais
Nveis de Abrangncia
10
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
ATENDIMENTO
Victor Marques
11
Como foi seu melhor
atendimento?
12
E como foi seu
pior?
13
Video sobre atendimento 1

Tudo Que Voc No Deve Fazer No Atendimento Ao
Cliente.mp4
14

Vdeo treinamento para atendimento - FAMEC PANI
2013.mp4
15

Tipos de clientes:
TIPOS DE CLIENTES.mp4
16
Quais caractersticas devem ser valorizadas?
17
Como saber se estamos
atendendo bem ou no?
18
DOCUMENTOS
OFICIAIS
Victor Marques
19
Redao oficial
Comunicar com a mxima clareza e impessoalidade os
assuntos pertinentes ao rgo emissor

Oficial (meio publico) x Comercial (particulares)
Internos e externos
Orientam feitura e tramitao
20
Estilo
Impessoalidade
No pode usar 1 pessoa
No pode adjetivao
Correo
Padro culto da lngua portuguesa
Uso de normas gramaticais
Errado: tempo do Congresso votar a emenda

Certo: tempo de o Congresso votar a emenda
21
Caracterizao
Conciso:
transmitir o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Se
voc quer chamar ateno para algo, coloque em negrito (mas no
exagere).
Clareza:
o documento no pode apresentar palavras ou expresses
ambguas. Tente ser o mais direto possvel, sem rodeios.
Padronizao:
diz respeito a manter a formalidade e a uniformidade nos
documentos emitidos em toda a Administrao Federal.
22
No envelope
23
Ofcio
O ofcio tem a finalidade de
estabelecer
uma
comunicao
entre
os
diferentes
rgos
do
Servio Publico e entre
rgos do Servio Publico
com particulares.
Memorando
memorando tem a
finalidade
de
estabelecer
a
comunicao
interna
dos rgos do Servio
Pblico
24
Oficio
Aviso
Memorando
Mensagem
Telegrama
Correio eletronico
25
Documento o
Timbre
No alto da folha. Deve conter o smbolo do rgo, o nome do
rgo e do setor, o endereo para correspondncia, o telefone, o

fax e o e-mail.
26
Tipo e numero
Tipo e numero do expediente, seguido da sigla do rgo
que o expede, com alinhamento esquerda e sem ponto

final.
Memorando n. 1/2014/GR
Ofcio n. 1/2014/DDP/SEGESP
o
27
Localizao
Local e data em que foi assinado por extenso, com
alinhamento direita, ponto final e sem o numero zero

antes do dia.
Florianpolis, 1 de janeiro de 2014
28
Destinatrio
O nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a
comunicao, com alinhamento esquerda.
29
Assunto
Resumo do teor do documento. Em negrito e com
alinhamento esquerda. Sem ponto final.
30
Texto
Introduo
Desenvolvimento
Concluso
31
Fechamento
2,5 cm de distncia da margem esquerda.
Atenciosamente,
Respeitosamente,
32
Assinatura
Assinatura do autor da comunicao e identificao do
signatrio: centralizado.
33
34
35
Sugestes para uma boa redao

Adote como norma a ordem direta:
sujeito verbo complementos
No tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para o
leitor economizar o dele

Elimine o que suprfluo. Seja objetivo. Ningum tem
tempo para ficar meditando sobre aquilo que voc
escreveu;
Evite frases muito longas, com excesso de pontuao.
Fonte: http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/CARTILHA%20DE%20REDACAO%20E
%20CORRESPONDENCIAS%20OFICIAIS-1.pdf
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ARQUIVAMENTO E
PROTOCOLO
Victor Marques
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Arquivo: funes
Armazenagem:
Recolher, selecionar, classificar e catalogar
Integridade
Garante a conservao do documento
Conservao
Garantir a conservao do conteudo
48
Classificao
Ativo: sempre consulta
ltimos 2 anos
Inativo: consultados ocasionalmente (no morto)

Fornece informaes ocasionais
Histrico: memria empresarial

Dinmico: est em formao
49
Sistema de arquivo
Centralizado:
Todos num unico lugar
Pessoal especializado
Local restrito
Descentralizado:
Cada ator tem o seu arquivo
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Rotina de um arquivo
1. Ler
2. Classificar
3. Numerar
4. Agrupar
5. Arquivar
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Dicas de organizao
Gavetas folgadas
Preferencia ao plstico
Grampeie do lado superior do papel
Papeis rasgados devem ser consertados
Quando retirar um documento assine o local
52
53
Moveis para arquivo
54
Pastas para arquivo
55
Mtodos para arquivamento

Alfabtico
Nominal, geogrfico, especifico, por assunto. Acesso direto.
Numrico
Se baseia em atribuir cdigo numrico aos documentos. Acesso
indireto. Uso de ndice.
Alfanumrico
Combina numeros e letras.
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Tempo de reteno
Guarda eventual: interesse passageiro
Guarda temporria: interesse administrativo temporrio
Guarda permanente: valor probatrio
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Tabela de aquivamento
58
Arquivo eletrnico
Dropbox
Box
Google drive
outros
59
Dropbox
60
Dropbox - victor
61
Box
62
Google drive
63
Google drive - victor
64
Protocolo
Recebimento
Classificao
Assunto Ostensivo tratamento necessrio
Assunto sigiloso
Particular
Registro
Movimentao
Distribuio dentro da organizao
Expedio para fora da organizao
65
66
67

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Bases Cientfico-Tecnolgicas (Conteudos)

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Competncias, Conhecimentos, Responsabilidades e Atitudes valorizadas nas Pessoas, pelas Organizaes

Principais Rotinas e Processos desenvolvidos nas atividades da Administrao de Pessoal/Administrativo;

Como efetuar os controles de entrada e sada de materiais; preenchimento de Notas Fiscais, de

Gesto da Produo e Logstica

Gesto da Produo e Logstica

Gesto da Produo e Logstica

Estruturao de uma Empresa

Gesto da Produo e Logstica

Gesto da Produo e Logstica

Gesto da Produo e Logstica

Como foi seu melhor

E como foi seu

Video sobre atendimento 1

Video sobre atendimento 2

Video sobre atendimento 3

Quais caractersticas devem ser valorizadas?

Como saber se estamos

atendendo bem ou no?

assuntos pertinentes ao rgo emissor

Errado: tempo do Congresso votar a emenda

rgo e do setor, o endereo para correspondncia, o telefone, o

que o expede, com alinhamento esquerda e sem ponto

alinhamento direita, ponto final e sem o numero zero

comunicao, com alinhamento esquerda.

alinhamento esquerda. Sem ponto final.

Sugestes para uma boa redao

leitor economizar o dele

Inativo: consultados ocasionalmente (no morto)

Histrico: memria empresarial

Moveis para arquivo

Pastas para arquivo

Mtodos para arquivamento

indireto. Uso de ndice.

Google drive - victor

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