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    003.Conceitos_Importantes_Compras

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    Conceitos Importantes - Compras

    FASE 2 - CONCEITOS IMPORTANTES

    Compras

    O setor de compras necessita de ferramentas que possa minimizar custos e aumentar a


    qualidade dos produtos que serão adquiridos pela empresa, sejam estes: materiais de
    consumo, imobilizados, equipamentos, produtos de revenda ou de matéria-prima.

    Normalmente a compra começa pela detecção da necessidade de se adquirir um produto,


    em função do Estoque e/ou do Giro de Produtos e previsão de comportamento de consumo
    do mercado.

    Após detectar a necessidade da compra o setor de compras passa a fazer Cotação do


    produto para garantir uma boa compra.

    Quando aprovada, esta Cotação transforma-se em um Pedido de Compra, que cria uma
    provisão de Contas a Pagar. Quando o Pedido de Compras é faturado ele se transforma em
    uma Nota Fiscal de Compra, transforma a provisão de conta a pagar em uma conta a pagar,
    dá entrada no Estoque do produto que foi adquirido, consumando assim o processo de
    compra.

    Cotação

    O processo de compra é composto de cinco fases:

    • Reconhecimento da necessidade de compra

    • Busca de informações sobre o produto ou serviço que se deseja comprar

    • Avaliação das alternativas

    • Escolha (Compra)

    • Análise pós-compra (que definirá compras futuras).

    O conjunto de critérios que apresentará como resultado a melhor opção de compra, é


    conhecido como Cotação. A definição destes critérios depende das regras de negócios de
    cada empresa, do que é mais valorizado, por exemplo, prazo de entrega, preço, qualidade
    produto etc.

    Na cotação não há TOP, pois ela não atualiza estoque, não calcula custo, não atualiza preço,
    não vai para o livro fiscal, enfim, ela não se integra com nada, exceto com a possibilidade
    de gerar um pedido.

    Pedido Eletrônico

    A busca de fornecedores, que antes da Internet demandava um tempo considerável, hoje


    pode ser feita com um click. Empresas bem estruturadas, já utilizam o “Pedido Eletrônico”
    para gerar automaticamente pedidos de compra, quando o estoque estiver baixo ou zerado
    ou ainda, quando uma venda necessitar de mais estoque do que a empresa possui,
    enviando o pedido por e-mail. É um método muito eficaz, pois reduz tempo e gastos.

    O gerenciamento da cadeia de suprimentos no Brasil ou ainda a expressão inglesa também


    muito utilizada no meio, “supply chain management”, ou SCM, é um sistema pelo qual
    organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores, numa
    rede de organizações, lida com problemas de planejamento e execução envolvidos no
    gerenciamento de uma cadeia de suprimentos.
    Conceitos Importantes - Compras

    Os componentes desse processo são:

    • Planejamento de demanda (previsão)

    • Colaboração de demanda (processo de resolução colaborativa para determinar


    consensos de previsão)

    • Promessa de pedidos (quando alguém promete um produto para um cliente,


    levando em conta tempo de duração e restrições)

    • Otimização de rede estratégica (quais produtos as plantas e centros de distribuição


    devem servir ao mercado) - mensal ou anual

    • Produção e planejamento de distribuição (coordenar os planos reais de produção e


    distribuição para todo o empreendimento) - diário

    • Calendário de produção - para uma locação única, criar um calendário de produção


    viável. - minuto a minuto

    • Planejamento de redução de custos e gerência de desempenho - diagnóstico do


    potencial e de indicadores, estratégia e planificação da organização, resolução de
    problemas em real time, avaliação e relatórios contábeis, avaliação e relatórios de
    qualidade.

    Devolução

    Produtos danificados durante a entrega, ou trocados por engano, ou outro motivo qualquer
    que poderá gerar a necessidade de ‘devolver’ a compra, a empresa tem de trabalhar com
    esta realidade do mercado de compra e venda. O sistema oferece recursos para otimizar as
    devoluções sem causar transtornos no estoque ou no financeiro da empresa. As devoluções
    podem ser realizadas na tela de Seleção de Notas, bastando, para isso, selecionar a nota e
    clicar no botão “Devolver”. Essa é a forma ideal de realizar a devolução a partir da Nota de
    origem.

    Na devolução de entradas, quando o estoque de algum item for menor que a quantidade da
    Nota de entrada, o sistema emitirá a mensagem “Estamos ajustando a quantidade da
    devolução para a quantidade em estoque” e ajustará a quantidade. Muitos outros recursos
    estão disponíveis nesta tela.

    Notas Fiscais

    São documentos fiscais, recibos, que tem por finalidade recolher impostos. Caso não sejam
    utilizadas, há sonegação fiscal.

    Os modelos de notas fiscais

    O sistema possui um formatador de arquivos TXT, que permite a criação de modelos para
    impressão de Notas Fiscais, de acordo com as necessidades da empresa. Há vários tipos de
    Notas Fiscais, cada um atendendo a necessidades diferentes: Nota Fiscal de Transporte,
    Nota Fiscal de Depósito, Nota Fiscal de Devolução, Nota Fiscal de Venda etc. Com o sistema
    o usuário terá a liberdade de criar o modelo de Nota que melhor lhe convir.
    Exemplo:
    Nota Fiscal Depósito Armazém

    Depois de enviadas todas as cargas de produto, que o agricultor pretende depositar, o


    armazém emite uma nota fiscal de depósito, que vem a ser o documento fiscal de entrada
    efetiva dos produtos no armazém.
    Conceitos Importantes - Compras

    Atualização estoque

    O controle de estoque envolve, entre várias outras coisas, a quantidade em estoque, a


    estratégia de compras e a conferência do estoque. Como regra geral, não devemos ter
    estoque pra mais do que um mês de vendas. Mesmo que se encontre um preço muito
    acessível, fazer estoque muito grande pode significar perdas. Além do custo de
    manutenção, há também o custo de dinheiro, que fica parado enquanto o produto não é
    vendido.

    A estratégia de compra de cada empresa varia. Pesquisar é a melhor forma de se conseguir


    bons preços; é necessário também ter cuidado com mercadorias muito baratas: podem
    estar com a validade vencida ou serem de origem desconhecida.

    A contagem periódica do estoque é fundamental para o controle financeiro da empresa. Um


    rígido controle de estoque, aliado ao acompanhamento das contas a pagar e a receber, é
    fundamental para a sobrevivência da empresa e evita situações de extravio ou até mesmo
    furto de mercadorias por falta de vistoria.

    Atualização preços e custos

    Nas compras é possível ter atualização de custo e de preço. Em época de alta inflação,
    atualiza-se o preço automaticamente no ato da compra, mas em época de baixa inflação,
    normalmente não se atualiza os preços quando se faz uma compra. Isso se justifica pelo
    fato de que em época de inflação baixa, é o mercado quem manda, e se tratando de preço
    há uma gerência.

    Quando se trata do custo, eles na maioria das vezes são atualizados na compra, pois ele
    afeta diretamente a margem de contribuição e a análise dos resultados.

    Atualização do Financeiro na compra

    A compra realiza no sistema uma movimentação de entrada de produto, logo, esta


    operação atualizará o financeiro gerando uma despesa.

    O sistema permite a atualização de custos, preços e estoque, financeiro e cálculo de


    impostos. Permite visualizar a movimentação financeira da Nota, definida no tipo de
    Negociação, de acordo com os parâmetros previamente configurados para esta operação.

    Numeração de notas fiscais

    É possível ter uma base de numeração por venda, por TOP, por pedido de venda, ou seja,
    tem-se uma série de bases de numeração. Base de numeração, por sua vez, é um
    identificador de números. É possível ter notas fiscais com numeração única e com
    numeração que varia por empresa. Podem existir dentro de uma empresa diferentes séries
    e em cada série uma seqüência de numeração. Portanto, todo controle de numeração nasce
    de uma base de numeração combinada com a empresa e série.

    A base de numeração depende da TOP e caso haja alteração da numeração em alguma TOP
    do sistema, as demais TOPs também terão a numeração alterada. O controle de numeração
    é de uma base e a TOP a usa. Quando a numeração é por TOP, ninguém mais usa a
    numeração em questão, apenas a TOP. Não faz sentido controlar numeração por
    compra, pois cada fornecedor tem uma seqüência e ela é vendida para todos os clientes.

    Isso justifica o fato de que normalmente para compras, a numeração é manual e não
    automática. Para evitar que surjam erros dessa numeração é colocada uma validação de
    numeração. Configura-se a validação conforme o mercado.

    Validação de estoque:
    Conceitos Importantes - Compras

    Forma de verificação do saldo do estoque, dos produtos deste grupo, nas movimentações
    de estoque.

    Algumas tabelas do sistema:

    TGFCAB

    Nessa tabela, tem-se o cabeçalho e o rodapé da nota. Há um cabeçalho para n produtos.


    Aqui estão: total da nota, total de impostos, a identificação do parceiro, a informação da
    transportadora, dentre outras informações.

    TGFITE

    Nessa tabela, têm-se os itens da nota. Ela é regulada pelo estoque. Pode atualizar os livros
    fiscais e a contabilidade, dependendo de movimentação na TOP.

    TGFFIN

    Tabela do Financeiro contém informações sobre receitas e despesas. Pode atualizar os livros
    fiscais e a contabilidade, dependendo de movimentação na TOP.

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