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1 Arquivologia Prof: Edson Botelho

Licensed to WESLLEY SAIMOM DIAS MARINHO - [email protected]
Arquivologia Prof. Edson Botelho
O Professor Edson Botelho ministra aulas de

Língua Portuguesa em cursos preparatórios para
concursos públicos desde 2000. Todavia a
trajetória em Educação começa dia 11 de agosto de
1982. Graduado em Letras pela UA (atual UFAM),
pós-graduada em Metodologia do Ensino Superior
pela UFAM, Especialização em produção de textos
pela universidade de Oxford, Inglaterra, Mestrado
em Educação pela UFAM. O estudo em
arquivologia foi uma consequência de estudos
feitos em Redação Oficial. Meta principal: oferecer
ao candidato a um cargo no serviço público o
máximo de ferramentas efetivas para a resolução
de provas.
2 www.seraprovado.com.br
Prof. Edson Botelho Arquivologia
Arquivologia:
Programa:
▪ Arquivística: princípios e conceitos;
▪ Gerenciamento da informação e Gestão de documentos.
▪ Diagnósticos;
▪ Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de
documentos.
▪ Classificação de documentos de arquivo;
▪ Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. Arquivos correntes,
intermediários e permanentes;
▪ Tabela de temporalidade de documentos de arquivo;
▪ Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo;
▪ Preservação e conservação de documentos de arquivo;
▪ Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação;
preservação, conservação e restauração de documentos;
Apresentação
Concurseiros de todo o Brasil têm sido agraciados com a publicação de diversos editais de
concursos, que vieram quebrar um período de “jejum” que já durava algum tempo. É hora
de revisar todo o conteúdo já apreendido e complementar os estudos de algumas
disciplinas que, porventura, não tenham recebido a atenção devida anteriormente:
Arquivologia para concursos públicos
Com o advento da Lei n. 12.527, de 2011, conhecida como a Lei da Informação, e o

Decreto n. 7.724. de 2012, que a regulamenta, os órgãos públicos tiveram de reforçar a
sua preocupação com a organização e a gestão de seus documentos, já que o cidadão,
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agora mais do que nunca, têm o direito de acesso rápido às informações contidas nos
arquivos públicos, o que pressupõe que a disciplina arquivística continuará presente e de
maneira efetiva nos concursos dos próximos anos.
Estude sempre os tópicos:
Conceitos fundamentais de Arquivologia: aborda as definições básicas da área de

arquivo. As questões trabalham o conceito de arquivo, suporte e documento, além de
discorrer sobre a função e finalidade dos arquivos, suas classificações (públicos, privados,
especiais, especializados, centrais, setoriais, corrente, intermediário e permanente) e a
classificação dos documentos (quanto ao gênero, natureza do assunto, espécie e
tipologia).
Gerenciamento da informação e gestão de documentos: é o tópico mais abrangente

dentro do conteúdo programático de Arquivologia, já que a gestão de documentos envolve
todos os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos durante o seu ciclo de vida. Desta forma, o
candidato deverá entender, em um primeiro momento, o que é o ciclo vital dos
documentos (que abrange os estágios corrente, intermediário e permanente), e como
utilizar a tabela de temporalidade, instrumento que permite controlar os prazos de guarda
e o destino final dos documentos dentro da instituição, a partir de sua importância
administrativa e histórica.
Protocolo: em linhas gerais, envolve as atividades que permitem controlar a tramitação

dos documentos, desde a sua entrada/criação, até o cumprimento de sua função
administrativa, permitindo à instituição prestar informações em tempo real aos usuários
acerca do andamento do documento de seu interesse.
Preservação e conservação dos documentos: as questões envolvem os cuidados que

devem ser tomados a fim de garantir que os documentos sejam mantidos em condições
adequadas durante todo o período em que devem ser arquivados. Em geral, exige
conhecimentos acerca dos fatores que concorrem para a degradação dos materiais
acumulados nos arquivos e a forma de evitá-los.
Microfilmagem: é uma técnica que permite criar uma cópia fotográfica do documento
em tamanho extremamente reduzido. O candidato deve identificar as aplicações e
vantagens do uso da microfilmagem, bem como alguns procedimentos a serem adotados
pelos órgãos públicos que utilizam este procedimento, a partir da legislação pertinente.
Legislação arquivística: em geral, a legislação arquivística é constituída por inúmeras

leis federais, estaduais e municipais, além de decretos, resoluções e recomendações. O
site do Conarq (http://www.conarq.gov.br) apresenta um compêndio de toda esta
legislação. É importante destacar, entretanto, que apenas algumas destas normas são
consideradas quando da elaboração das questões, o que só fica evidente com a análise de
provas anteriores.
Documentos digitais / automação dos arquivos: Este assunto tem aparecido nos
últimos editais, provavelmente pela grande difusão dos sistemas informatizados de
geração de documentos, que faz com que as instituições acumulem um grande volume de
informações em meio digital. Cabe ao candidato entender os aspectos que envolvem esta
nova realidade (validade legal e cuidados na preservação a longo prazo, por exemplo).
O estudo de Arquivologia, como o das demais disciplinas, requer um levantamento de

provas e questões de concursos anteriores, que permitam identificar a forma como
cada banca trabalha cada tópico. Existem diversos materiais disponíveis no mercado com
questões separadas por banca, assunto e período, o que torna a vida do concursando
menos complicada.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
Arquivo: documentos produzidos e recebidos, naturalmente, em decorrência de suas

atividades específicas. Reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos
e legais. Tem significado polissêmico:
▪ Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de
suas funções;
▪ Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante);
▪ Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
▪ Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a
responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de
arquivo).
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir

os procedimentos da área comparando-os aos praticados pelas demais instituições de
custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é possível afirmar que os arquivos,
ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de autonomia.
Documento: registra a informação que foi desenvolvida em atividade. No estado verbal

a informação não se constitui de um instrumento confiável. A função para a qual o
documento é criado determina seu uso e o destino de seu armazenamento.
Não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa
compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado,
consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº
8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRÊNCIA DE SUAS
ATIVIDADES”. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve
ser capaz de provar testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu.
Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada
para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da
humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares.
Arquivos públicos: reúnem documentos que comprovam as atividades desenvolvidas

por diferentes organismos estatais ao longo do tempo. O arquivo público pode
realizar atividades culturais, tais como palestras, debates, lançamentos de obras,
exposição de documentos, comentários sobre conjuntos de documentos no próprio arquivo
ou em meios de comunicação de massa e visitas exclusivas.
Acervo – definição genérica, envolvendo toda a documentação de um

organismo ou de um arquivo.
Dossiê – definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada
pessoa (parte do acervo).
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela
instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando
necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e
otimize seus recursos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades
distintas: a administração e à história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos

arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente,
os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que
busquem informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar,

através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está
inserido e mesmo à sociedade em geral. Neste momento, o usuário passa ser o
pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado
refletido nos documentos ali depositados.
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA

Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da
informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os diferenciam.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender
a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins
culturais. Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da
instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e
conservadas nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as
atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição

Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Esses
documentos ingressam na instituição de formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de

suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo
ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no tópico

anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência,
formando coleções. Essa aquisição se dá, normalmente, por meio da compra do material
escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta
(troca) com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento

Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um único
exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias para atender a eventuais
necessidades administrativas. Já os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo),
são produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos

Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no
item Métodos de arquivamento, sendo que uma delas é por meio da classificação ou
codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas,
estantes ou prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que,

enquanto a biblioteca adota esquemas preestabelecidos e padronizados (não variam de
biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das
atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos
específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.
Classificação quanto às entidades mantenedoras:

Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, os arquivos
gerados podem ser:
▪ Públicos – em âmbitos Federal, Estadual ou Municipal.
▪ Institucionais – escolas, igrejas, associações, entidades sem fins lucrativos.
▪ Comerciais – corporações, firmas.
▪ Familiares ou Pessoais.
Cada esfera é responsável pelo seu arquivamento: Município/Arquivo municipal,

DF/Arquivo distrital, Estado/Arquivo Estadual e União (Federal)/Arquivo Nacional.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos

produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional
de arquivos.
Estrutura Organizacional do Arquivo pode ser:

▪ Centralizada: os documentos da instituição ficam em um único lugar. Isso indica que,
além dos arquivos serem transferidos para um único espaço físico, as atividades
concernentes às rotinas administrativas do arquivo também serão centralizadas.
▪ Descentralizada: os documentos do arquivo ficam a cargo de cada departamento a
responsabilidade de gerir seus documentos.
Quanto à natureza do documento:

▪ Arquivos especiais: vincula-se ao aspecto físico do documento, como por exemplo,
fotografia, fita, microfilmagens. São aqueles que fogem do padrão “papel”.
▪ Arquivos especializados: são documentos que refletem a experiência de quem os
produziu, como por exemplo, uma planta residencial.
Classificação quanto à extensão de atuação:

▪ Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus
produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos
para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em
empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa
complexa (vários departamentos, várias filiais). Exemplo: o arquivo de uma rede de
supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Departamento.
Financeiro, de RH, Compras).
▪ Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de
uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de
médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos
departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas). Por exemplo:
o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno,
um consultório médico. É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente

aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
Função básica do arquivo: tornar disponíveis as informações contidas no acervo

documental sob sua guarda. À medida que os documentos perdem sua função serão
descartados, não precisam ser mantidos eternamente.
Naturalidade: característica do documento de arquivo que indica que ele foi acumulado
espontaneamente no correr das atividades da entidade, e não, colecionado
deliberadamente em razão de interesses específicos. A formação artificial, que não
ocorre em “arquivo”, é aquela em que é opcional ou não a formação do acervo.
(Cespe) Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação

arquivística, julgue o item a seguir. Os documentos de arquivo não são criados
ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um
número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica
entre si.
Resposta: CERTO - Os documentos de arquivo possuem caráter orgânico, mostrando a

importância do conjunto documental, a “relação que os documentos mantêm entre eles”.
Já os documentos de biblioteca possuem relação não orgânica, não precisando haver
algum tipo de ligação entre eles. Além disso, estes possuem numerosos (múltiplos)
exemplares, ao contrário dos documentos de arquivo (onde cada setor produz o se próprio
documento, em exemplar único).
Teoria das 3 idades – ciclo de vida dos documentos:

▪ Corrente: ativo/movimento/primeira idade - documentos frequentemente
consultados, devem estar fisicamente próximos de quem os está utilizando.
▪ Intermediário: semiativo/limbo/purgatório/segunda idade - o documento ainda tem
uso administrativo. Não é aberto ao público em geral.
▪ Permanente: inativo/custódia/terceira idade - já perdeu o uso administrativo, mas
ainda possui algum potencial, informativo, probatório ou histórico. Quando o
documento perdeu o uso administrativo ou ele será permanente ou será
descartado. Documentos permanentes não podem ser descartados em
nenhuma hipótese, pois são imprescritíveis e inalienáveis.
A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será
aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada
instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos
existentes na mesma.
Localização física
• arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores
(nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos
documentos por eles mesmos (os administradores).
• arquivos intermediários – devem estar em locais afastados dos órgãos que
produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata.
• arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa
razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às
universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os
usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.
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Acesso aos documentos

• arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde
pelos documentos são os setores de origem.
• arquivos intermediários – acesso ao documento pelo público apenas quando a
sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem.
A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor.
• arquivo permanente – acesso liberado ao público (não há restrições). Os
documentos passam a fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não
pertencendo mais ao setor de origem do mesmo, devido ao seu valor secundário
Cuidado: Quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo

permanente, mas ainda não pertence ao seu acervo, é denominado de “arquivo em
depósito”. Isso pode ocorrer quando, em uma empresa, não existe um arquivo
intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco consultados, ainda
possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a fim de liberar espaço nos
arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo permanente de um determinado
organismo, embora continuem pertencendo ao setor de origem, até cessar totalmente o
seu valor administrativo.
Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos:

▪ correntes (setoriais) - 1 ano
▪ gerais ou centrais (continuação da idade corrente) - 5 a 10 anos
▪ intermediários - 20 anos
▪ permanentes (tempo de existência do documento, e não de sua guarda) - 25 ou
30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite
Transferência e recolhimento
▪ quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos
que houve uma transferência de documentos.
▪ quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos
que houve um recolhimento de documentos.
Observações:
• em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do
arquivo corrente direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da
instituição), sem passar pelo arquivo intermediário. Quando isso ocorrer, também
dizemos que houve um recolhimento de documentos;
• um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente. Por exemplo,
um processo “engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado (certo assunto
nele registrado volta a ser objeto de debate, após anos de esquecimento),
tornando-se novamente muito consultado pela administração por algum período.
Valoração dos documentos:
▪ Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-

se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor
pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É
um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua
existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que
se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também
é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas
características.
▪ Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
No arquivo histórico, elabora-se um quadro que mostra um esquema do(s)

arranjo(s) estabelecido(s) para o acervo, independentemente de quantos fundos
existam e de que método tenha sido selecionado para o arranjo dos documentos.
ARRANJO OU CLASSIFICAÇÃO: ordenação estrutural ou funcional dos documentos em

fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente); distribuição dos
documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o
método de arquivamento adotado (arquivos correntes).
Informações mais que importantes:

▪ Todo documento será criado na fase corrente;
▪ A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos
próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central,
também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos
setores;
▪ Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo
com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos
(para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);
▪ Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de
acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou
recolhidos (para a fase permanente);
▪ Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais
serão eliminados;
▪ A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente
ou intermediária) e nunca na terceira (permanente);
Características:
▪ Suporte: material sobre o qual as informações são registradas, como por exemplo:
acelato, papel, disco magnético, fita magnética, disco óptico, filme. Alguns suportes
arquivísticos não são mais usados como argila, pedra, papiro, etc.
▪ Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como
foi confeccionado, como por exemplo: cartaz, livro, planta, folhas avulsas. OBS.: pode-
se ter o mesmo suporte “papel”, mas com formato diferente.
▪ Forma: estágio de preparação e de transmissão de documentos, como por exemplo:
rascunho ou minuta, original e cópia. O fato de ser manuscrito não torna o documento
rascunho.
▪ Gênero: configuração que assume o documento de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo, como por exemplo: audiovisual,
fonográfico, iconográfico, textual, informático, etc.
▪ Espécie: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações contidas, como exemplo: boletim, certidão, relatório, ata,
contrato, decreto-lei.
▪ Tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade
que a gerou, como por exemplo: boletim metereológico, boletim escolar, boletim
médico, contrato de prestação de serviço, contrato de locação. O tipo documental é
uma característica que vai além da questão meramente física ou externa. Ele revela
tanto o conteúdo como sua estruturação no documento e é resultado da ação
representada.
O manuscrito é técnica de registro.
Natureza do assunto:
▪ Ostensivos/ ordinários: documentos cuja divulgação não prejudica a Administração.
▪ Sigilosos: documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas
especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação.
Graus de sigilo - Decreto 9.690/19 altera regulamentação da lei de acesso à informação

e estabelece novas regras para delegação de competências na classificação de grau de
sigilo de informações. Ultrassecreto (U), secreto (S) ou reservado (R), com as iniciais na
cor vermelha, quando possível.
▪ Ultrassecreto: prazo de duração até 25 anos, prorrogável uma vez por igual
período;
▪ Secreto: prazo de duração até15 anos, não prorrogável;
▪ Reservado: prazo de duração até 5 anos, não prorrogável.
▪ Ultrassecreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e

cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Aqueles da política

governamental de alto nível e segredos de Estado.
▪ Secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos

extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo
da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de
operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras;
aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse
sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos
importantes que não tenham recebido classificação inferior.
▪ Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em

geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalações importantes.
ATENÇÃO: De acordo com o Decreto Federal no 7.724, de 16 de maio de 2012

(que regulamenta a Lei Federal no 12.527, de 18 de novembro de 2011 –
inerente à Lei de Acesso à Informação Pública), diz o artigo 47, inciso IV:
Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações “prorrogar por
uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos,
o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto
seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania
nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações
internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo
total da classificação.”
Comentário: Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode

ocorrer a prorrogação (uma vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e
reservado) não
existe a possibilidade de prorrogação do prazo de restrição do documento.
Quanto ao gênero do documento:

▪ Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
▪ Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
▪ Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas.
▪ Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,
contendo imagens em movimento.
▪ Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros

fonográficos.
▪ Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução
de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
▪ Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
(Polícia Federal/2004 – Cespe) O arquivista responsável pelo gerenciamento das

informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos
acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e
museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes.
1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos
biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos,
audiovisuais e exemplares múltiplos.
2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.
3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades
administrativas, jurídicas, funcionais e legais.
4. No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se a identificação, a
classificação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição.
5. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo
conteúdo.
6. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no
âmbito da instituição.
Resposta:
▪ ITEM 1: ERRADO. Os acervos arquivísticos são produzidos e conservados em um
“único exemplar ou em número limitado de cópias”, e não em exemplares múltiplos.
▪ ITEM 2: CERTO. O objeto do arquivo é servir de prova, de testemunho. O objetivo
da biblioteca é instruir, educar.
▪ ITEM 3: CERTO. Estas finalidades estão relacionadas com o valor primário do
documento (quando ele é utilizado baseando-se nos fins de sua criação).
▪ ITEM 4: ERRADO. Processamento técnico dos arquivos: registro, arranjo e
descrição. Processamento técnico das bibliotecas: tombamento, classificação e
catalogação.
▪ ITEM 5: ERRADO. Os documentos arquivísticos são reunidos pela sua proveniência
ou origem. Os de biblioteca são reunidos pelo seu conteúdo.
▪ ITEM 6: CERTO. Os documentos são produzidos e recebidos pelos vários setores
de uma instituição. Vários desses documentos serão preservados por um
determinado tempo (enquanto durar o seu prazo prescricional), e outros serão
preservados definitivamente (devido ao seu valor secundário). Logo, a
documentação vai se acumular, resultando, portanto, no crescimento do acervo
arquivístico da instituição.
Princípios Arquivísticos:
▪ Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das
atividades da entidade produtora. Refletem o funcionamento da atividade da
entidade que o produziu.
A qualidade chamada organicidade refere-se ao relacionamento estreito,
à interdependência existente entre os documentos de um arquivo, em
decorrência das atividades da entidade produtora, ou seja, do contexto
de produção.
▪ Proveniência: princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por

uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras. O conceito de fundo de arquivo é resultado do princípio da
proveniência, alguns autores usam os dois como sinônimos. O fundo arquivístico pode
ser aberto ou fechado, se aberto quando a instituição está em funcionamento, se
fechado quando a instituição não está mais em funcionamento. O fundo de arquivo
não está completo até que esteja encerrado.
Segundo o princípio da proveniência cada documento deve ser identificado na
relação com seu produtor, de forma que arquivos originários de diferentes
instituições ou pessoas devem manter a respectiva individualidade, não
podendo ser mesclados.
▪ Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a

arquivo.
O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos

arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o
funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos
documentos.
FUNDO ABERTO - Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função
do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
FUNDO FECHADO - Fundo que não recebe acréscimos de documentos, em função de a

entidade produtora não se encontrar mais em atividade.
▪ Unicidade: os documentos são únicos em decorrência de sua produção. Único em

função de seu contexto de origem, a despeito de forma, espécie ou tipo.
▪ Pertinência: princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por
assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também é
chamado de princípio temático.
▪ Ordem original: princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado
pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Não se pode alterar o ordem
em que os documentos foram recebidos.
▪ Integridade: Integridade arquivística é atributo segundo o qual um fundo deve se

conservar indivisível e coeso.
Gestão documental: atividade que se preocupa com toda a documentação da empresa

(da produção à destinação final – guarda permanente ou descarte). Está presente na
legislação brasileira, abordada legalmente por lei.
▪ De acordo com a legislação Brasileira, gestão de documentos é o conjunto de
procedimentos ligados à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de
documentos, nas duas primeiras fases do ciclo vital.
Fases da Gestão de documentos:

▪ Produção: decisão em torno da elaboração dos documentos em decorrência das
atividades de um órgão ou setor.
▪ Utilização: inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento
de documentos em fase intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso
à documentação e à recuperação da informação.
▪ Destinação: análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de
arquivamento permanente ou descarte.
Temporalidade dos documentos:
Avaliação dos documentos: identificar os valores dos documentos e definir prazos de

guarda desses documentos. São dois os valores:
primário ou imediato: relacionado ao uso administrativo do documento, possui
relação direta com o arquivo corrente e intermediário.
valor secundário ou mediato: atribui-se apenas ao arquivo permanente, não
incluindo-se aqui o descarte.
A tabela de temporalidade de documentos baseia-se na lei em vigor.

▪ A passagem de um documento do arquivo corrente ao intermediário
é transferência e para o arquivo permanente é o recolhimento.
Na tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no arquivo corrente e no

arquivo intermediário é conhecida como prazo de retenção.
Prazos dos documentos:

▪ Prazo de vigência - Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de
vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e
disposições contidos nos documentos.
▪ Prazo de prescrição
▪ Prazo de precaução
O documento digitalizado não tem valor probatório, apenas o valor

informativo.
Diagnóstico em arquivos: é a coleta e análise de informações básicas acerca de um

arquivo, tais como quantidade de documentos, localização, estado físico, condições de
armazenamento, entre outras, que é frequentemente realizado com a finalidade de
planejar e implantar sistemas arquivísticos.
Tipos de arquivamento:
▪ Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados
em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e
desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos
arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é
necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da
informação.
▪ Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo
sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos
ou fichas.
Métodos de Arquivamento:
▪ classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
▪ classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático,
soundex, mnemônico e rôneo.
Numérico - o número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da

direita para a esquerda. Exemplo: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O
número de arquivamento será: 25-67-41
▪ 41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
▪ 67 – grupo secundário, indicando a guia
▪ 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Orientação para prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando
do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também
ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo
terciário e repetir o procedimento.
Plano de Classificação: esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções

da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os
documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão
geralmente adotada em arquivos Correntes. Pode seguir dois critérios:
▪ funcional: tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do
arquivo.
▪ estrutural: tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do

arquivo.
Um plano de classificação deve ser simples, flexível e expansível.
Ordenação: tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois,
mesmo no que se refere a uma mesma atividade, é em relação a um mesmo tipo
documental os documentos atingem um volume significativo. É realizada com base nos
elementos informativos contidos nos documentos.
▪ Arranjo: sequência de operações intelectuais e físicas que visam a organização dos
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecidos.
▪ Notação: código de identificação que permite a ordenação ou localização das
unidades de arquivamento. Também chamado de cota. Se em vigor e formulado de
acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, equivale a
código de referência.
▪ Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item
documental para assinalar a sua remoção temporária. Também
chamado fantasma ou ficha-fastama.
Quadro de arranjo: esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo,

a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo.
Expressão adotada em arquivos permanentes. Não confundir com arranjo. O método
funcional de arranjo se baseia especialmente nas atividades da entidade produtiva, já o
método estrutural se baseia na estrutura organizacional.
Instrumentos de pesquisa:
▪ Guia: instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e
coleções existentes em um ou mais arquivos. É uma visão geral do arquivo.
▪ Inventário: instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as
unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá
refletir ou não a disposição física dos documentos. Como instrumento de pesquisa,
o inventário toma por unidade de descrição a série documental.
▪ Catálogo: instrumento de pesquisa organizado segundo
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a
descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de
forma sumária ou analítica. Diferencia-se do índice porque no catálogo há a
descrição pormenorizada dos documentos e no índice há apenas a relação
dos documentos.
▪ Repertório: instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente
documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados
segundo critérios previamente definidos.
Administração e Organização De Arquivos Correntes

▪ Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento
e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das
particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível,
no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a
primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do
assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de
registro e movimentação; Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo,
em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência,
espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira
distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu
destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os
documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente.
O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por

suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
Protocolo: pode ser tratado tanto como setor ou atividade. É característica do arquivo
corrente. Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição;
controle de tramitação e expedição de documentos e autuação. É o único responsável
pela abertura de processos.
▪ Tramitação: atividade típica do protocolo, é o curso do documento desde sua

produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
▪ Expedição –como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar
se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas
cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso,
malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que
lhes deram origem, ao setor de arquivo.
▪ Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações
contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e
obrigações.
▪ Consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o
trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à
recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só
podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam
ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
Destinação – Há documentos que frequentemente são usados como referência, há outros

aos quais se faz referência com menos frequência ou quase não são usados e ainda aqueles
que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. Devido a essas
diferenças relativas ao valor e à frequência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção,
a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e
implantadas.
Documento sigiloso x ostensivo: Se o documento for sigiloso só serão registrados os

dados básicos do recebimento e em seguida o documento será encaminhado a pessoa a
que se destina. O documento ostensivo, por sua vez, pode ser aberto e o registro será de
forma detalhada. Neste caso verificasse os antecedentes a esse documento.
Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência, deve-se observar se ele

contém o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devolução desse
documento ao remetente.
Uso de tecnologia na Arquivologia: Tecnologia para a mudança de suporte.

▪ Microfilmagem: tem como foco a preservação, a fim de substituir (documento
será descartado) ou preservar;
Microfilmagem e Automação
TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

▪ Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais
especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação
especializados.
▪ Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos
▪ Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.
Microfilmagem
▪ Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus
de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.
▪ Economia com espaços físicos
▪ Instrumento de consulta
▪ Preservar os originais do manuseio
▪ Segurança
▪ Racionalização da informação
▪ Formas: filme, jaqueta, microficha
▪ Possui validade legal
▪ Possuem imagem de abertura e de encerramento
▪ Sempre é feito filme cópia
Automação
▪ Arquivos como usuário
▪ Computador identifica séries documentais, registra documentos e controla o acervo.
▪ Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações

▪ Computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados.
▪ Recuperação rápida e eficaz
▪ Descentralização da informação.
▪ Racionalização da gestão documental.
No processo de microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de redução, desde que
sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução das informações. A extração
de um filme cópia é medida de segurança obrigatória, assim como seu armazenamento,
que deve ser feito em local diferente daquele do filme original.
Decreto 1.799/96: Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em

filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a
segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
▪ Digitalização: tem como foco a acessibilidade. Documento produzido de

forma digital é diferente de documento digitalizado.
▪ As duas tecnologias refletem no sentido de preservar o original uma vez que
ele será menos utilizado.
▪ O sistema híbrido é a microfilmagem + digitalização, não importando a ordem
dessas ações.
Preservação e conservação de documentos de arquivo:
▪ Conservação e restauração de documentos - Um documento deve ser

conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local
elevado, e acondicionado de maneira adequada.
▪ Principais operações de conservação - Desinfestação, limpeza, alisamento e

restauração ou reparo, entre outras.
Comentário:
▪ Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente
para combatê-los é a fumigação.
▪ Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um
pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada.
▪ Alisamento – documentos são passados a ferro.
▪ Restauração – são utilizados determinados procedimentos para recuperar
documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa
área (requer muito conhecimento desses profissionais).
Métodos de restauração (resumo)

▪ banho de gelatina – é mergulhado em cola específica, aumentando a sua
durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fungos e dos insetos;
▪ tecido – usa-se pasta de amido;
▪ silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo;
▪ laminação – consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-
os entre folhas de papel de baixa gramatura (folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose);
▪ laminação manual – acetato de celulose em contato com a acetona;
▪ encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.
▪ velatura – consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer parte
de uma folha.
Preservação (Comentários)
1. A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque
enfraquece
2. o papel. A própria luz artificial deve ser usada com cuidado.
3. O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo.
4. A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A
umidade
5. também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações.
6. As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que
possível,
7. utilize luvas de algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras.
8. Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando
riscos, perfurações ou rasgos.
9. Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá
causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez.
10.Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua
saúde e pode provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação.
11.Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os

documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.
12.Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos
irreversíveis e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas.
13.Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas
capas e lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernação.
14.Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando
reações químicas danosas (levando à formação de ácidos; e sujam, arranham e
desfiguram os materiais).
15.Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o
dia e à noite; caso contrário, os danos são muito maiores.
16.Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição
vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
17.Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira,
umidade e temperaturas altas.
Fonte: Arquivo Nacional.
Simulado CESPE:
1. (CESPE - 2020) Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos,
julgue o item a seguir. Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo
com a tabela de temporalidade e classificados a partir do plano de classificação.
julgue o item a seguir. O registro de documentos é uma atividade de
responsabilidade do arquivo permanente.
julgue o item a seguir. Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela
de temporalidade e o plano de destinação.
julgue o item a seguir. Formulário é exemplo de tipo documental.
5. (CESPE - 2020) A respeito das teorias e dos princípios de arquivologia, julgue o
item a seguir. A preservação da ordem original, defendida pelo princípio do respeito
à ordem primitiva, não faz referência à ordem física, mas à ordem intelectual.
item a seguir. A teoria dos fundos é o embasamento teórico do arranjo e da
ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes.

item a seguir. O princípio da unicidade é utilizado para a manutenção dos conjuntos
documentais nas regiões em que foram acumulados.
item a seguir. O objetivo da teoria das quatro idades documentais, proposta pelo
arquivista italiano Elio Lodolini, é dividir a fase intermediária em duas etapas para
facilitar a operacionalização dos documentos de guarda intermediária.
item a seguir. Havendo necessidade de reversão de procedimento ou de tratamento
empreendido em determinado arquivo, aplica-se o princípio da pertinência.
10.(CESPE - 2020) Acerca de gestão de documentos aplicada aos arquivos
governamentais, julgue o item seguinte. Se um documento já for criado com valor
secundário, ele deverá ser recolhido imediatamente ao arquivo permanente.
11.(CESPE - 2020) Acerca de gestão de documentos aplicada aos arquivos
governamentais, julgue o item seguinte. Difusão é função típica do arquivo
intermediário.
12.(CESPE - 2020) Julgue o item que se segue, referentes a arquivologia. Os
procedimentos de recebimento, registro, distribuição e movimentação de
documento de arquivo são realizados, em regra, pelo setor de arquivamento
intermediário.
13.(CESPE - 2020) Julgue o item que se segue, referentes a arquivologia. É possível
verificar que um documento de arquivo foi bem acondicionado quando ele está
embalado adequadamente, de acordo com o seu suporte físico.
14.(CESPE - 2020) Julgue o item que se segue, referentes a arquivologia. Em uma
agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os documentos que compõem o
arquivo do setor de trabalho são aqueles produzidos e(ou) recebidos no
desenvolvimento das atividades administrativas da agência.
15.(CESPE - 2020) A respeito da gestão de documentos e do acesso à informação,
julgue o item a seguir. Para garantir eficiência e racionalidade ao processo de
organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de maneira
que a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realizada antes
da aplicação da tabela de temporalidade.

julgue o item a seguir. De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a
dados contidos em documento classificado como reservado poderá ser restringido
por até cinco anos.
julgue o item a seguir. A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição
do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermediária.
julgue o item a seguir. Na gestão de documentos, a atividade arquivística de
classificação atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo
informativo.
19.(CESPE - 2020) Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos
de arquivamento, julgue o item a seguir. A correspondência, uma das principais
espécies documentais existentes nas instituições brasileiras, deve ser arquivada, de
acordo com a sua natureza, em ordem alfabética.
de arquivamento, julgue o item a seguir. O método geográfico de organização dos
documentos é o do sistema direto, que deve ser utilizado quando a procedência ou
o local for o principal elemento a ser considerado na busca de um documento.
de arquivamento, julgue o item a seguir. O método de arquivamento decimal é
aplicado quando a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos,
partindo-se do gênero para a espécie e desta para os detalhes da documentação.
de arquivamento, julgue o item a seguir. O procedimento denominado codificação
consiste na determinação da entrada de documentos e das referências cruzadas
que serão atribuídas a esses documentos.
de arquivamento, julgue o item a seguir. As fases básicas da gestão de documentos
são a produção, a utilização e a destinação.
de arquivamento, julgue o item a seguir. Entre as etapas do arquivamento de
documentos inclui-se a ordenação, fase na qual os documentos são organizados de

acordo com a classificação e a codificação estabelecidas na instituição.
Gabaritos:
1. Certo.
2. Errado.
3. Certo.
4. Errado.
5. Certo.
6. Certo.
7. Errado.
8. Certo.
9. Errado.
10.Certo.
11.Errado.
12.Certo.
13.Certo.
14.Certo.
15.Errado.
16.Certo.
17.Errado.
18.Certo.
19.Errado.
20.Certo.
21.Errado.
22.Errado.
23.Certo.
24.Certo.
GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVÍSTICOS
▪ ACERVO - Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade que possui

sua guarda.
▪ ACESSIBILIDADE - Condição ou possibilidade de acesso a serviços de referência,
informação, documentação e comunicação.
▪ ACESSO - Possibilidade de consulta a documentos e informações; Função
arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua
utilização.
▪ ACONDICIONAMENTO - Embalagem ou guarda de documentos visando à sua
preservação e acesso.
▪ ACUMULAÇÃO - Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das

atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.
▪ ANEXAÇÃO - Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro
processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
▪ ANEXO – Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro
documento ou processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de
conteúdo; Depósito fora da sede do arquivo.
▪ APENSAÇÃO – Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou
subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independência.
▪ APENSO - Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a
integrá-lo.
▪ ARMAZENAMENTO - Guarda de documentos em depósito. Ver também
Acondicionamento.
▪ ARQUIVAMENTO - Sequência de operações que visam à guarda ordenada de
documentos; Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento,
cessada a sua tramitação.
▪ ARQUIVÍSTICA – Ver Arquivologia.
▪ ARQUIVO - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza dos suportes; Instituição ou serviço que tem por
finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a
documentos; Instalações onde funcionam arquivos; Móvel destinado à guarda de
documentos.
▪ ARQUIVO CENTRAL - Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos
técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a
centralização do armazenamento; Também chamado Arquivo Geral.
▪ ARQUIVO CORRENTE – Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que,
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o
produziu, a quem compete a sua administração; Unidade administrativa ou serviço
responsável pelo arquivo corrente.
▪ ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação; Unidade
administrativa ou serviço responsável pelo arquivo intermediário; Depósito de

arquivos intermediários.
▪ ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor; Unidade administrativa ou serviço responsável
pelo arquivo permanente; Também chamado de Arquivo Histórico.
▪ ARQUIVO PRIVADO – Arquivo de entidade coletiva de direito privado, família ou
pessoa; Também chamado Arquivo Particular.
▪ ARQUIVO PÚBLICO – Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente
de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país; Arquivo integrante da
administração pública.
▪ ARQUIVO SETORIAL - Arquivo de um setor ou serviço de uma administração.
Arquivo responsável pelo arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a
ele tecnicamente subordinado.
▪ ARQUIVOLOGIA - Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e
técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e
utilização dos arquivos. Também chamada Arquivística.
▪ ASSUNTO - descrição clara e concisa do conteúdo do documento objeto de decisões
e providências, através da tramitação do processo.
▪ ATIVIDADE-FIM – Expressão que designa as atividades desenvolvidas em
decorrência da finalidade de uma instituição; Também chamada Atividade
Finalística.
▪ ATIVIDADE-MEIO – Expressão que designa as atividades que dão suporte à
consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada Atividade
Mantenedora.
▪ AUTUAÇÃO – ação pela qual um documento recebido no protocolo passa a se
constituir Processo reunindo documentos em sequência e em ordem cronológica,
sempre de ordem de uma autoridade competente, em uma capa devidamente
numerada.
▪ AVALIAÇÃO - Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os
prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Ver também Comissão de Avaliação e Destinação.
▪ CERTIFICAÇÃO - Afirmação ou atestação de um fato em razão de ofício.
▪ CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS - Sucessivas fases por que passam os

documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
Ver também Teoria das Três Idades.
▪ CLASSIFICAÇÃO - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de
acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo;
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto
sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos; Atribuição a
documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme
legislação específica.
▪ CÓDIGO – Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que,
mediante uma convenção, representam dados.
▪ CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO - Código derivado de um plano de classificação
▪ COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO - Grupo multidisciplinar encarregado
da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração da tabela
de temporalidade.
▪ CONSERVAÇÃO - Promoção da preservação e da restauração dos documentos
▪ CONSULTA - Busca direta ou indireta de informações. Ver também Acesso.
▪ DEPÓSITO - Local de guarda de documentos; Entrada de documentos sob custódia
temporária, sem a cessão da propriedade.
▪ DESAPENSAÇÃO - Separação física de documento ou processo juntado por
apensação após os efeitos desejados.
▪ DESCARTE - Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. Ver também
Eliminação.
▪ DESCRIÇÃO - Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais
e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
▪ DESENTRANHAMENTO – Retirada de peça documental do processo que poderá
ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.
▪ DESMEMBRAMENTO – separação de parte da documentação de um ou mais
processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo
dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.
▪ DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também Tabela
de Temporalidade.
▪ DESTINO – Entidade ou pessoa a quem se dirige um documento.

▪ DILIGÊNCIA – é o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades indispensáveis ou de cumprir algumas disposições legais, é devolvido
ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
▪ DOCUMENTAÇÃO - Conjunto de documentos; Ato ou serviço de coleta,

processamento técnico e disseminação de informações e documentos.
▪ DOCUMENTO - É toda unidade de informação registrada em qualquer suporte
material.
▪ DOCUMENTO DE ARQUIVO – Registro de informação, em qualquer suporte,
produzido, recebido ou acumulado por uma instituição durante o curso de sua
atuação e no cumprimento de seus objetivos.
▪ ELIMINAÇÃO - Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados
sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.
▪ EMPRÉSTIMO – Transferência física e temporária de documentos para locação
interna ou externa, com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou
exposição.
▪ ENCERRAMENTO – Ato formal de autoridade responsável, que determina a
finalização da ação que desencadeou o processo, não sendo permitida juntada ou
despachos complementares.
▪ ESPÉCIE DOCUMENTAL - Divisão de gênero documental que reúne tipos
documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta,
decreto, memorando, ofício, relatório, processo, etc.
▪ EXTRAVIO – Desaparecimento temporário ou definitivo de um documento ou
processo não explicado.
▪ FORMATO - Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de
registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.
▪ FUNDO - Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que
equivale a um arquivo.
▪ GÊNERO DOCUMENTAL - Reunião de espécies documentais que se assemelham
por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem
processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como
documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos,
documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos,

documentos micrográficos, documentos textuais.
▪ GESTÃO DE DOCUMENTOS - Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
▪ IDENTIFICAÇÃO - Processo de reconhecimento, sistematização e registro de
informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual.
▪ INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio que permite a identificação, localização ou
consulta a documentos ou a informações neles contidas, tais como catálogo, guia,
índice, inventário, listagem descritiva do acervo, repertório e tabela de equivalência.
▪ INTERESSADO – Pessoa física, jurídica, servidor ou aluno, unidade administrativa
ou acadêmica, órgão da UFABC, órgãos governamentais ou outra entidade que se
caracterizem como diretamente interessados na condução do assunto que originou
o processo.
▪ JUNTADA - É a união de um processo a outro ou a junção de documentos a um
processo. Ver também Anexação e Apensação.
▪ MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - Sequência de operações que determina a
disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros,
e a identificação de cada unidade.
▪ NUMERAÇÃO ÚNICA DE PROCESSO - Padronização do número dos processos em
âmbito federal, integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, com o intuito de
facilitar o acesso às informações processuais, visando à integridade do número
atribuído ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem.
▪ PEÇA DOCUMENTAL - Menor unidade documental, intelectualmente indivisível,
integrante de processos; Unidade documental fisicamente indivisível. Também
chamada Item Documental.
▪ PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS - Esquema de distribuição de
documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise
do arquivo por ela produzido.
▪ PRAZO DE ELIMINAÇÃO - Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do
qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.
▪ PRAZO DE GUARDA - Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em

estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente
ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também
chamado Período de Retenção ou Prazo de Retenção
▪ PROCEDÊNCIA - Termo em geral empregado para designar origem mais imediata,
quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela
que gerou o arquivo.
▪ PROCESSO ACESSÓRIO – É o processo que apresenta matéria indispensável à
instrução do processo principal.
▪ PROCESSO PRINCIPAL – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá
exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
▪ PROTOCOLADO - É a dominação que recebe o documento avulso registrado como
protocolo, mas que não integra o processo. Contém documentos diversos que
circulam no âmbito da instituição, sem necessidade de serem autuados na forma
processual.
▪ PROTOCOLO – Unidade administrativa ou serviço encarregado do recebimento,
registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos. Também chamado Unidade Protocolizadora.
▪ PROVENIÊNCIA - Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou
família produtora de arquivo.
▪ RECOLHIMENTO - Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes,
com competência formalmente estabelecida; Operação pela qual um conjunto de
documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
▪ RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO – Abertura de segunda via de processo
extraviado.
▪ REGISTRO ELETRÔNICO – É a reprodução de dados do documento, feita em
sistema eletrônico próprio, destinado a controlar a movimentação do processo e
expedientes, fornecendo dados de suas características fundamentais, aos
interessados.
▪ REGULARIZAÇÃO – Ato pela qual um processo que não atendeu as formalidades
e não contém as informações necessárias para a tomada de decisão é devolvido
para regularização e complementação.
▪ SÉRIE DOCUMENTAL - Sequência de documentos do mesmo assunto/tipo

documental, produzidos pelo mesmo órgão/unidade, relativos à mesma função,
sub-função e atividade e que resultam em idêntica forma de produção e tramitação,
correspondendo aos mesmos prazos de vigência e destinação.
▪ SUPORTE - Material no qual são registradas as informações.
▪ TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado por
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em
vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
▪ TEORIA DAS TRÊS IDADES - Teoria segundo a qual os arquivos são considerados
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de
uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e
secundário. Ver também Ciclo Vital dos Documentos.
▪ TIPO DOCUMENTAL - Divisão de espécie documental que reúne documentos por
suas características comuns, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como
boletim de ocorrência, certidão de bens, folha de frequência, processo de compra.
▪ TRAMITAÇÃO - Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa. Também chamado Movimentação ou
Trâmite.
▪ UNIDADE PROTOCOLIZADORA – Ver Protocolo.
▪ VOLUMES – Novas pastas abertas, em continuidade a um determinado processo,
quando a anterior atingir 200 folhas.
Bibliografia
▪ ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio
de Janeiro, 2005. (Publicações Técnicas, 51).
▪ ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: conceitos e procedimentos
práticos. Rio de Janeiro, 1995. (Publicações Técnicas, 47).
▪ BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de
Janeiro: FGV, 2004.
▪ BELTRÃO, Odacir. Correspondência: linguagem & comunicação; oficial, comercial,
bancária, particular. São Paulo: Atlas, 1987.
▪ DICIONÁRIO de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas
Brasileiros/Núcleo de São Paulo, 1996.
▪ FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário Aurélio século XXI: o
dicionário da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1999.
▪ JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Acervo, Rio
de Janeiro, v. 2, no 2, p. 35-42, jul./dez. 1987.
▪ LEAL, Eurípedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noções de paleografia e

diplomática. Santa Maria: Universidade Federal de Santa Maria, 1996.
▪ LEITÃO, Everardo. Técnicas da redação criativa. Brasília: Texto, 1992.
▪ LOPES, Luís Carlos. A informação e os arquivos: teoria e práticas. Niterói: EDUFF;
São Carlos: EDUFSCar, 1996.
▪ MENDES, Gilmar Ferreira et al. Manual de redação da Presidência da República.
Brasília: Presidência da República, 1991.
▪ PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

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